Is-Sur Geert Dancet Direttur Eżekuttiv tal-Aġenzija Ewropea għas-Sustanzi Kimiċi (ECHA) P.O. Box 400 Annankatu 18 FIN-00121 Helsinki FINLANDE

 

Strasburgu, 17.09.2012

Żjara tal-Aġenzija OI/12/2012/EIS – Żjara lill-Aġenzija Ewropea għas-Sustanzi Kimiċi (ECHA)

Għażiż Sur Dancet,

F'Mejju 2011, nedejt programm ta' żjarat fl-aġenziji tal-UE, bil-għan li nidentifika u nxerred l-aħjar prattiki fir-relazzjonijiet tagħhom maċ-ċittadini. Inizjalment wettaqt tliet żjarat “pilota” fl-aġenziji tal-UE fir-Renju Unit, jiġifieri, l-Awtorità Bankarja Ewropea, l-Aġenzija Ewropea għall-Mediċini u l-Kulleġġ Ewropew tal-Pulizija. Sussegwentement, fl-1 ta’ Ġunju 2011, iltqajt mal-kapijiet tal-aġenziji kollha tal-UE fi Brussell u kelli l-okkażjoni li niffamiljarizzahom ma’ din l-inizjattiva f’aktar dettall. F'Ottubru u Novembru 2011, żort, rispettivament, l-Aġenzija Ewropea għall-Ambjent f'Kopenħagen u ċ-Ċentru Ewropew għall-Monitoraġġ tad-Droga u d-Dipendenza fuq id-Droga u l-Aġenzija Ewropea għas-Sigurtà Marittima f'Lisbona. Fi Frar 2012, żort iċ-Ċentru Ewropew għall-Iżvilupp ta' Taħriġ Vokazzjonali f'Tessaloniki u f'Mejju żort il-Fondazzjoni Ewropea għat-Titjib tal-Kondizzjonijiet tal-Ħajja u tax-Xogħol f'Dublin. F'Ġunju 2012, żort il-EUROJUST u l-EUROPOL fl-Aja u l-Bord Ewropew dwar ir-Riskju Sistemiku fi Frankfurt. Fl-aħħar nett, f’Lulju 2012, żort l-Aġenzija Ewropea dwar is-Sigurtà tan-Netwerks u l-Informazzjoni, ENISA, f’Iraklion, Kreta. L-informazzjoni dwar iż-żjarat preċedenti tiegħi fl-aġenziji tal-UE hija disponibbli fil-paġna li ġejja tas-sit web tiegħi:

www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

Se nkun f'Ħelsinki fil-5 ta' Ottubru 2012 u nixtieq nieħu din l-opportunità biex inżur l-ECHA u nkun kuntent li niltaqa' mal-membri rilevanti tat-tim maniġerjali tal-Aġenzija. Minħabba n-natura ta' tali żjara, jidher xieraq li nindirizza lili nnifsi lilek bħala d-Direttur Eżekuttiv tal-ECHA. Biex ngħinek tħejji għal dak li jien ċert li se jkun skambju ta’ fehmiet utli u kostruttiv, ma’ din l-ittra qed nehmeż anness li fih (a) l-abbozz ta’ programm għal-laqgħa tagħna u (b) informazzjoni dwar l-aspetti proċedurali ta’ dan it-tip ta’ żjara.

Ninnota li, wara kuntatti informali bejn l-uffiċċji tagħna, il-Ġimgħa 5 ta' Ottubru 2012 (9:30 - 12:30 h) intlaħaq qbil dwarha bħala data konvenjenti b'mod reċiproku għal-laqgħa tagħna, li fiha, nifhem, id-Deputat Direttur tiegħek is-Sur Jukka Malm, fin-nuqqas tiegħek, se jirrappreżenta l-maniġment tal-ECHA.

Matul iż-żjara tiegħi fl-ECHA, se nkun akkumpanjat mis-Sa Eija Salonen, Uffiċjal Legali, li se taġixxi bħala persuna ta’ kuntatt għall-aspetti organizzattivi tal-laqgħa tagħna. Id-dettalji ta' kuntatt tagħha huma: [email], tel: + 33 3 88 17 24 29. Mill-kuntatti informali bejn l-uffiċċji tagħna, nifhem ukoll li s-Sa Minna Heikkilä mill-Aġenzija tiegħek se sservi bħala l-persuna ta’ kuntatt fl-ECHA li se tikkomunika mas-Sa Salonen għat-tħejjijiet kollha meħtieġa.

Jekk jogħġbok innota li, wara l-laqgħa tagħna, nixtieq ukoll niltaqa' mal-Kumitat tal-Persunal tal-ECHA. Dan isegwi talba mill-Assemblea tal-Kumitati tal-Persunal tal-Aġenzija (AASC) li niltaqa’ sistematikament mal-kumitati tal-persunal tal-aġenziji tal-UE li nżur fil-kuntest ta’ inkjesti fuq inizjattiva proprja.

Nixtieq nirringrazzjak għal darb’oħra talli qbilt li torganizza din iż-żjara, u nistenna bil-ħerqa li niltaqa’ (fl-assenza tiegħek) mal-Viċi Direttur tiegħek u mal-kollegi tiegħek u li ninvolvi ruħi magħkom kollha f’dak li jien ċert li se jkunu skambji produttivi dwar id-diversi kwistjonijiet li jinsabu fl-abbozz ta’ aġenda għal-laqgħa tagħna. Nirringrazzja wkoll lill-maniġment tal-ECHA talli organizza l-aspetti prattiċi tal-laqgħa tiegħi mal-Kumitat tal-Persunal tal-Aġenzija.

Dejjem tiegħek,

P. Nikiforos Diamandouros

Mehmuż: 1

ANNESS: Aspetti proċedurali u abbozz ta' aġenda taż-żjara

Dwar l-aspetti proċedurali

Iż-żjarat tal-Ombudsman Ewropew jitwettqu formalment fuq il-bażi tal-kompetenza tiegħu li jwettaq inkjesti fuq inizjattiva proprja. Għalhekk, il-korrispondenza relatata ma’ din iż-żjara se jkollha numru ta’ referenza tar-reġistrazzjoni għal dawn l-inkjesti fuq inizjattiva proprja (OI/12/2012/EIS). L-Ombudsman ikun grat jekk l-ECHA tkun tista' tikkwota dan in-numru ta' referenza fil-korrispondenza tagħha dwar iż-żjara.

Inkjesta fuq inizjattiva proprja timplika, fost l-oħrajn, li japplikaw il-garanziji proċedurali tas-soltu li jikkonċernaw tali inkjesti. Dawn jinkludu d-dritt tal-aġenzija li titlob lill-Ombudsman Ewropew jittratta l-informazzjoni u d-dokumenti fuq bażi kunfidenzjali - ara l-Artikoli 5.1, 5.2 u 14.2 tad-Dispożizzjonijiet ta' Implimentazzjoni tal-Ombudsman:  www.ombudsman.europa.eu/resources/provisions.faces

Minbarra li jinforma lill-aġenzija li se ssirilha żjara dwar il-kwistjonijiet li biħsiebu jqajjem, l-Ombudsman jista' wkoll jitlobha tipprovdi bil-quddiem ċerta informazzjoni u/jew dokumenti rilevanti.

Wara kull żjara, l-Ombudsman jinforma lill-aġenzija bil-miktub bis-sejbiet tiegħu. Jekk jagħmel xi suġġerimenti speċifiċi, normalment jitlob lill-aġenzija biex tinfurmah b'kull azzjoni ta' segwitu li jkun qed jipproponi li jieħu. Skont ir-rispons tal-aġenzija, l-Ombudsman jew se jikkunsidra li jagħlaq l-inkjesta jew jieħu passi ulterjuri, pereżempju, billi joħroġ rakkomandazzjonijiet formali.

Jekk jogħġbok innota li l-ittra preparatorja għal din iż-żjara, kif ukoll dan l-anness se jiġu ppubblikati fuq is-sit web tal-Ombudsman Ewropew. Jekk l-Ombudsman jiddeċiedi li jagħmel suġġerimenti lill-Aġenzija wara ż-żjara tiegħu, il-komunikazzjoni li jkun fiha tali suġġerimenti tiġi ppubblikata wkoll fuq dik il-paġna, kif ukoll it-tweġiba tal-Aġenzija, kwalunkwe korrispondenza oħra, u l-konklużjonijiet finali bil-miktub tal-Ombudsman. Dawn l-iskambji se jidhru fil-paġna li ġejja tas-sit web tal-Ombudsman: http://www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

Dwar il-kwistjonijiet fuq l-aġenda

 Fir-rigward tal-kontenut taż-żjara tal-5 ta' Ottubru 2012, l-Ombudsman Ewropew jixtieq jiddiskuti t-temi li ġejjin:

• il-prinċipji tas-servizz pubbliku;
• il-kuntatti inizjali tal-ECHA mal-pubbliku;
• Trasparenza, djalogu u responsabbiltà ;
• Reklutaġġ;
• Offerti u kuntratti;
• Kunflitti ta' interess; u
• Żvelar ta' informazzjoni protetta.

Il-kwistjonijiet speċifiċi li l-Ombudsman jixtieq iħares lejhom taħt kull tema huma kif ġej:

1.Il-Prinċipji tas-Servizz Pubbliku

Fl-10 ta’ Lulju 2012, infurmajt lill-ECHA bil-pubblikazzjoni ta’ ħames prinċipji tas-servizz pubbliku li għandhom jiggwidaw l-imġiba tal-impjegati taċ-ċivil tal-UE. Inkun interessat li nitgħallem jekk l-Aġenzija ħaditx jew tippjanax li tieħu passi biex tiżgura (a) li l-membri kollha tal-persunal tagħha jkunu infurmati bil-prinċipji u (b) li tagħmel il-prinċipji disponibbli fuq is-sit web tagħha, sabiex il-pubbliku jkun infurmat li l-Aġenzija tabbona għalihom.

2. Kuntatti inizjali mal-pubbliku

Wieħed mill-kompiti fundamentali tal-Ombudsman huwa li jiżgura li l-amministrazzjoni tal-UE tkun miftuħa, orjentata lejn is-servizzi u effiċjenti fit-trattament tal-kuntatti maċ-ċittadini. Il-prinċipji bażiċi rilevanti huma stabbiliti fil-Kodiċi Ewropew ta’ Mġiba Amministrattiva Tajba (ECGAB). Il-kwistjoni għadha sinifikanti fil-ħidma tagħna ta’ kuljum, u dan jissuġġerixxi li l-amministrazzjoni tal-UE għadha qed tiffaċċja xi sfidi f’dan il-qasam. Meta jkun xieraq, l-Ombudsman Ewropew jipprova jsib soluzzjoni rapida għal ilmenti li jikkonċernaw ilmenti dwar il-kuntatti inizjali ta' ċittadin mal-amministrazzjoni. Normalment dan jinvolvi li s-servizzi tiegħi jikkuntattjaw lill-persuna rilevanti bit-telefon.

Nifhem li l-aġenziji kollha tal-UE qablu li jadottaw il-Kodiċi Ewropew ta’ Mġiba Amministrattiva Tajba f’laqgħa tal-kapijiet tal-aġenziji li saret f’Lisbona f’Ottubru 2008. Fuq is-sit web tal-ECHA sibt link għall-Kodiċi ta' Mġiba Amministrattiva Tajba tagħha stess [1] (minn hawn 'il quddiem "il-Kodiċi tal-ECHA"). Mal-ewwel daqqa t’għajn, jidher li l-Kodiċi tal-ECHA jirrifletti prinċipalment il-prinċipji li jinsabu fil-Kodiċi Ewropew ta’ Mġiba Amministrattiva Tajba (ECGAB). Madankollu, pereżempju, referenza għall-Ombudsman hija nieqsa fil-Kodiċi tal-ECHA fir-rigward tad-dispożizzjoni li tikkorrispondi għall-Artikolu 19 tal-ECGAB (indikazzjoni tal-possibbiltajiet ta’ appell). F’dan ir-rigward, inkun grat jekk l-ECHA tkun tista’ tiċċara kif tara r-relazzjoni bejn iż-żewġ kodiċijiet u jekk għandhiex l-intenzjoni li tippubblika wkoll l-ECGAB fuq is-sit web tagħha. Inkun grat ukoll li nkun naf aktar dwar kif l-ECHA tmur biex tiżgura li l-persunal tal-ECHA jikkonforma mal-prinċipji stabbiliti fil-Kodiċi. Ma stajtx insib referenzi għal din il-kwistjoni fuq is-sit web tal-ECHA u għalhekk inkun grat għal preżentazzjoni dwar dan is-suġġett.

3. Trasparenza, djalogu u responsabbiltà

L-Ombudsman Ewropew tqiegħed ukoll primjum fuq il-promozzjoni tat-trasparenza u ż-żieda tar-responsabbiltà fl-amministrazzjoni tal-UE. Dan ir-rekwiżit huwa, fost l-oħrajn, rifless fil-leġiżlazzjoni tal-UE dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti, li ssemmi espressament lill-Ombudsman bħala korp ta’ rieżami. Dan huwa rifless ukoll fis-setgħat estensivi ta' investigazzjoni tal-Ombudsman, li jippermettulna niċċaraw bir-reqqa l-fatti u l-kwistjonijiet imqajma fl-inkjesti tagħna.

Għalhekk inkun grat jekk inkun naf aktar dwar il-kwistjonijiet li ġejjin:

a) Ninnota li s-sit web tal-ECHA fih taqsima dwar l-aċċess għad-dokumenti miżmuma mill-aġenzija. Madankollu, inkun grat jekk inkun naf kif l-ECHA tittratta fil-prattika t-talbiet għal aċċess pubbliku għad-dokumenti. X’inhuma r-regoli, il-linji gwida u/jew l-arranġamenti prattiċi tagħha għat-trattament ta’ talbiet bħal dawn? Jekk jogħġbok ipprovdi eżempji, bħall-korrispondenza ewlenija fit-trattament mill-Aġenzija tal-aħħar tliet talbiet għal aċċess pubbliku għal dokumenti ttrattati skont ir-regoli rilevanti tal-ECHA u/jew ir-Regolament 1049/2001. (Is-sustanza tad-deċiżjonijiet tal-ECHA f'dawn l-eżempji mhux se tiġi eżaminata, peress li dan mhuwiex l-għan ta' din iż-żjara.)

L-ECHA tipproduċi rapport annwali (intern jew estern) dwar it-trattament tagħha tal-aċċess pubbliku għad-dokumenti?

c) L-ECHA topera, jew għandha l-intenzjoni li topera, reġistru pubbliku fis-sens tal-Artikolu 11 tar-Regolament Nru 1049/2001?

d) L-ECHA timmaniġġja ammont kbir ta' informazzjoni u data. Is-sit web tagħha huwa faċli għall-utent u fih volum kbir ta' data, pubblikazzjonijiet u informazzjoni relatati mal-attivitajiet ewlenin tal-ECHA. Ir-Regolament 1049/2001 fil-veru sens tal-kelma japplika biss għal "dokumenti". L-ECHA kif tittratta t-talbiet għal informazzjoni? Jekk jogħġbok ipprovdilna informazzjoni dwar il-feedback li s-servizzi tal-ECHA jirċievu mingħand l-utenti u l-partijiet ikkonċernati rigward l-aċċess għall-informazzjoni.

4. Għażla u reklutaġġ

Fir-rigward tas-sustanza tad-deċiżjonijiet dwar l-għażla u r-reklutaġġ, l-Ombudsman jieħu approċċ simili għal dak tal-Qrati tal-UE. Dan ifisser, fost l-oħrajn, li huwa jirrikonoxxi s-setgħat diskrezzjonali wiesgħa ħafna tal-Amministrazzjoni fl-għażla tal-persunal tagħha.

Fir-rigward tal-aspetti proċedurali tal-għażla u r-reklutaġġ, l-Ombudsman ħadmet b'mod attiv ħafna biex iżżid it-trasparenza tar-reklutaġġ tal-UE. Dan, pereżempju, wassal għal trasparenza msaħħa fir-rigward tal-ismijiet tal-membri tal-bordijiet tal-għażla, u skedi ta’ evalwazzjoni aktar dettaljati li jipprovdu lill-kandidati b’għarfien aħjar dwar kif ġew ivvalutati.

L-ECHA ppubblikat fuq is-sit web tagħha, taħt it-taqsima “Impjiegi”, informazzjoni dwar il-politika ta’ reklutaġġ tagħha u l-proċeduri ta’ reklutaġġ tagħha għal aġenti temporanji u aġenti kuntrattwali (l-ECHA bħalissa ma għandha l-ebda uffiċjal permanenti). Inkun grat jekk nirċievi kjarifika addizzjonali dwar il-kwistjonijiet li ġejjin:

a) L-ECHA kif tiżgura komunikazzjoni effettiva mal-kandidati għall-proċeduri tal-għażla dwar l-istatus tal-applikazzjonijiet tagħhom u/jew l-eżitu tal-proċedura tal-għażla?

b) L-ismijiet tal-membri tal-bord tal-għażla huma magħrufa mill-kandidati?  Sa liema punt l-ECHA tipprovdi lill-kandidati b’aċċess għall-valutazzjonijiet tal-applikazzjonijiet tagħhom?

c) Sa liema punt l-ECHA tfittex mezzi aktar rapidi u inqas formali biex issolvi tilwim dwar deċiżjonijiet ta' għażla u reklutaġġ minn dawk previsti fl-Artikolu 90 tar-Regolamenti tal-Persunal?

d) L-ECHA tinforma sistematikament lill-kandidati fil-korrispondenza tagħha li jistgħu jilmentaw mal-Ombudsman, kif previst fl-Artikolu 19 tal-Kodiċi Ewropew ta' Mġiba Amministrattiva Tajba msemmi hawn fuq u l-Kodiċi ta' Mġiba Amministrattiva Tajba tal-ECHA?

5. Offerti u kuntratti

Fil-livell ta’ rieżami, it-tilwim fir-rigward tad-deċiżjonijiet dwar l-offerti u r-relazzjonijiet kuntrattwali jiġi ttrattat l-aktar mill-qrati. Madankollu, proporzjon sinifikanti tal-każijiet tal-Ombudsman matul is-snin ikkonċernaw dawn l-oqsma wkoll. Fir-rigward tal-offerti, l-Ombudsman jispira ruħu mill-approċċ tal-Qorti, li huwa li tirrikonoxxi s-setgħat diskrezzjonali wiesgħa tal-amministrazzjoni fil-valutazzjoni tal-aspetti sostantivi tal-proposti tal-offerti, filwaqt li tivverifika bir-reqqa jekk tatx raġunijiet validi u adegwati għad-deċiżjonijiet tagħha u jekk irrispettatx b'mod adegwat il-proċeduri applikabbli u d-drittijiet ta' informazzjoni. Fir-rigward tat-tilwim kuntrattwali, l-Ombudsman bħala tali ma jivvalutax jekk hemmx ksur tal-kuntratt. Madankollu, huwa jeżamina bir-reqqa jekk l-amministrazzjoni pprovdietx raġunijiet tajbin għall-pożizzjoni tagħha, u jħares ukoll lejn il-ġustizzja tal-azzjonijiet jew l-ommissjonijiet amministrattivi.

Ninnota li s-sit web tal-ECHA fih taqsima dwar “Akkwist”. F’dan ir-rigward, il-mistoqsijiet tiegħi huma:

a) L-ECHA kif tittratta t-tilwim fir-rigward ta' dawn l-oqsma?

b) L-offerenti u l-kuntratturi jiġu infurmati li jistgħu jilmentaw mal-Ombudsman?

6. Kunflitti ta' interess

L-evitar tal-kunflitti ta’ interess huwa aspett importanti tat-tieni prinċipju tas-servizz pubbliku: l-integrità. Kunflitti ta’ interess jinħolqu meta persuni li jaħdmu għall-amministrazzjoni pubblika jistgħu jitqiesu li għandhom interess personali mhux xieraq fi kwistjoni li jkunu qed jittrattaw. Tali kunflitti jeħtieġ li jiġu ttrattati b'mod xieraq sabiex jiġi żgurat teħid ta' deċiżjonijiet oġġettiv, u biex tissaħħaħ il-fiduċja tal-pubbliku fl-amministrazzjoni. Avvenimenti u każijiet reċenti juru li l-amministrazzjoni tal-UE ma tgawdix b'mod ċar il-fiduċja sħiħa tal-pubbliku fir-rigward ta' din il-kwistjoni.

Ninnota li l-ECHA ppubblikat fuq is-sit web tagħha, taħt it-taqsima "Proċeduri u Politiki", il-Politika tagħha għall-Ġestjoni ta' Kunflitti ta' Interess potenzjali [2] kif ukoll dikjarazzjonijiet annwali ta' interess mid-Diretturi, il-Maniġers u membri oħra tal-persunal ta' livell għoli tal-ECHA.

Fid-dawl ta’ dawn il-kunsiderazzjonijiet, inkun interessat li nkun naf x’miżuri konkreti ulterjuri tapplika l-ECHA sabiex jiġu evitati kunflitti ta’ interess fir-rigward tal-oqsma li ġejjin:

a) Reklutaġġ ta' persunal, inkluż persunal anzjan

b) Membri tal-persunal attwali u preċedenti, b'mod partikolari fir-rigward tal-attivitajiet esterni matul u wara s-servizz tagħhom fl-ECHA (ara pereżempju l-Artikoli 11, 11a, 12b, u 16 tar-Regolamenti tal-Persunal).

7. Żvelar ta' informazzjoni protetta

L-Artikoli 22a u 22b tar-Regolamenti tal-Persunal huma komunement imsejħa d-"dispożizzjonijiet dwar l-informaturi". Dawn id-dispożizzjonijiet għandhom struttura doppja li tikkonsisti minn (a) dmir li jirrapporta għemil ħażin serju lill-istituzzjoni tal-informatur stess jew, taħt ċerti kundizzjonijiet, lill-OLAF, u (b) dritt li jirrapporta wkoll il-kwistjoni lid-detenturi ta' kariga ta' ċerti istituzzjonijiet oħra tal-UE, dment li jkun hemm konformità ma' rekwiżiti speċifiċi [3]. L-Artikoli 22a u 22b jiddefinixxu ċ-ċirkostanzi li fihom l-informaturi huma protetti kontra r-ritaljazzjoni mill-istituzzjoni li jaħdmu għaliha. Skont l-Artikolu 22a, l-istituzzjoni kkonċernata ma tistax tieħu azzjoni għad-detriment tal-uffiċjal li jkun żvela l-informazzjoni, jekk ikun aġixxa b’mod raġonevoli u onest. L-Artikolu 22b jestendi din il-protezzjoni għall-uffiċjal li jkompli jiżvela informazzjoni lil wieħed jew aktar minn ħames detenturi ta’ kariga msemmija fih, jiġifieri, lill-Presidenti tal-Parlament Ewropew, tal-Kummissjoni, tal-Kunsill, tal-Qorti tal-Awdituri, jew tal-Ombudsman Ewropew.

Inkun grat jekk l-ECHA tkun tista’ tipprovdi informazzjoni dwar kwalunkwe arranġament li għandha fis-seħħ għall-iżvelar ta’ informazzjoni protetta intern u dwar kwalunkwe esperjenza mal-informaturi.