L-isfond taż-żjara

1. F'Mejju 2011, l-Ombudsman Ewropew nieda programm ta' żjarat fl-aġenziji tal-UE bil-għan li jidentifika u jxerred l-aħjar prattiki fir-relazzjonijiet tagħhom maċ-ċittadini [1].

2. Permezz ta' ittra tas-17 ta' Settembru 2012, l-Ombudsman informa lill-Aġenzija Ewropea għas-Sustanzi Kimiċi (iktar 'il quddiem l-"ECHA") li kellu l-intenzjoni li jżurha fil-5 ta' Ottubru 2012.

3. L-ECHA ġiet stabbilita abbażi tar-Regolament (KE) Nru 1907/2006 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-18 ta' Diċembru 2006 dwar ir-Reġistrazzjoni, il-Valutazzjoni, l-Awtorizzazzjoni u r-Restrizzjoni ta' Sustanzi Kimiċi (minn hawn 'il quddiem ir-"Regolament REACH")^[2]. Ir-Regolament REACH ġie adottat biex itejjeb il-protezzjoni tas-saħħa tal-bniedem u tal-ambjent mir-riskji li jistgħu jinħolqu mis-sustanzi kimiċi, filwaqt li jtejjeb il-kompetittività tal-industrija tas-sustanzi kimiċi tal-UE. Tippromwovi wkoll metodi alternattivi għall-valutazzjoni tal-periklu tas-sustanzi sabiex jiġi evitat ittestjar bla bżonn fuq annimali vertebrati. L-ECHA taġixxi bħala l-punt ċentrali fis-sistema REACH: (i) timmaniġġja l-bażijiet tad-data meħtieġa biex topera s-sistema; (ii) jikkoordina l-evalwazzjoni fil-fond ta’ sustanzi kimiċi suspettużi; u (iii) qed tibni bażi tad-data pubblika li fiha l-konsumaturi u l-professjonisti jistgħu jsibu informazzjoni dwar il-periklu. L-ECHA hija bbażata f'Ħelsinki, il-Finlandja.

4. L-Ombudsman bagħat lill-ECHA abbozz ta' aġenda bil-kwistjonijiet speċifiċi li xtaq jiddiskuti. Barra minn hekk, l-Ombudsman informa lill-ECHA li, bi tweġiba għal impenn li kien ħa wara talba mill-Assemblea tal-Kumitati tal-Persunal tal-Aġenzija (iktar 'il quddiem l-"AASC"), huwa kellu l-intenzjoni li jiltaqa' mal-Kumitat tal-Persunal tal-ECHA matul iż-żjara tiegħu.

Iż-żjara

5. Il-laqgħa saret fil-bini tal-ECHA fil-5 ta' Ottubru 2012. L-Ombudsman kienet akkumpanjata mis-Sa Eija Salonen, Uffiċjal Legali. L-ECHA kienet irrappreżentata mis-Sur Jukka Malm, Direttur tal-Affarijiet Regolatorji, li kien akkumpanjat mis-Sur Jef Maes, Direttur tar-Riżorsi; Is-Sur Alain Lefebvre, Kap tal-Uffiċċju Eżekuttiv; Is-Sa Minna Heikkilä, Kap tal-Unità tal-Affarijiet Legali; Is-Sur Shay O'Malley, Kap tal-Unità tar-Riżorsi Umani; Is-Sur Frank Büchler, Uffiċjal Legali fl-Uffiċċju Eżekuttiv; u s-Sur Mark Perera, Assistent tal-Maniġment fl-Uffiċċju Eżekuttiv.

6. Fil-bidu tal-laqgħa, l-Ombudsman ipprovda informazzjoni dwar l-iskop u l-kuntest taż-żjara tiegħu fl-ECHA. Huwa ċċara li jwettaq iż-żjarat tiegħu fl-aġenziji tal-UE abbażi tal-kompetenza tiegħu li jwettaq inkjesti fuq inizjattiva proprja. Inkjesta fuq inizjattiva proprja timplika, fost l-oħrajn, li japplikaw il-garanziji proċedurali tas-soltu li jikkonċernaw tali inkjesti. Dawn jinkludu d-dritt tal-Aġenzija li titlob lill-Ombudsman jittratta l-informazzjoni u d-dokumenti fuq bażi kunfidenzjali, skont l-Artikoli 5.1, 5.2 u 14.2 tad-Dispożizzjonijiet ta' Implimentazzjoni tal-Ombudsman [3].

7. Wara r-rimarki introduttorji tal-Ombudsman, l-ECHA l-ewwel ipprovdiet lill-Ombudsman b'ħarsa ġenerali lejn l-attivitajiet tagħha u mbagħad ippreżentat il-pożizzjoni tagħha dwar is-suġġetti identifikati mill-Ombudsman fl-ittra tiegħu tas-17 ta' Settembru 2012. Il-Kapijiet tal-Unità inkarigati u, fejn meħtieġ, id-Diretturi indirizzaw il-punti differenti tal-aġenda bl-għajnuna ta’ slides bil-PowerPoint. Kull preżentazzjoni kienet segwita minn diskussjoni u sessjoni ta’ mistoqsijiet u tweġibiet. Fi tmiem il-laqgħa, kopja tal-preżentazzjoni u d-dokumenti ta' sostenn ġew ipprovduti lill-Ombudsman.

8. Il-kwistjonijiet li ġejjin ġew diskussi bejn l-Ombudsman u l-maniġment tal-ECHA:

1. Il-Prinċipji tas-Servizz Pubbliku;
2. il-kuntatti inizjali tal-ECHA mal-pubbliku;
3. It-trasparenza, id-djalogu u r-responsabbiltà;
4. Reklutaġġ;
5. Offerti u kuntratti;
6. Kunflitti ta' interess; u
7. Żvelar ta' informazzjoni protetta.

Is-sejbiet u s-suġġerimenti tal-Ombudsman

(A) Il-Prinċipji tas-Servizz Pubbliku

9. Fid-19 ta' Ġunju 2012, l-Ombudsman ippubblika l-Prinċipji tas-Servizz Pubbliku għas-Servizz Ċivili tal-UE [4]. L-għan ewlieni tiegħu fil-pubblikazzjoni ta’ dawn il-prinċipji kien li jgħin biex tinbena fiduċja akbar bejn iċ-ċittadini u l-istituzzjonijiet tal-UE. Il-prinċipji jqisu l-aħjar prattika fl-Istati Membri u ġew stabbiliti wara perjodu estensiv ta’ riflessjoni u konsultazzjoni pubblika. Kif ikkonfermat il-konsultazzjoni pubblika, il-prinċipji tas-servizz pubbliku mhumiex ġodda, iżda jirrappreżentaw l-aspettattivi eżistenti taċ-ċittadini u tal-impjegati taċ-ċivil. Dawn jikkostitwixxu l-istandards etiċi fundamentali li jirregolaw l-imġiba tal-impjegati taċ-ċivil tal-UE. Il-prinċipji huma maħsuba wkoll biex jiggwidawhom lejn id-deċiżjoni t-tajba f’sitwazzjonijiet fejn għandhom jeżerċitaw ġudizzju. Bħala tali, dawn jikkostitwixxu komponent vitali tal-kultura amministrattiva tas-servizz li l-istituzzjonijiet tal-UE jaderixxu magħha.

10. Fl-10 ta' Lulju 2012, l-Ombudsman informa lill-ECHA bil-pubblikazzjoni tal-Prinċipji tas-Servizz Pubbliku. Għalhekk huwa kien interessat li jsir jaf jekk l-ECHA ħaditx jew għandhiex il-ħsieb li tieħu passi (a) biex tiżgura li l-membri kollha tal-persunal tagħha jkunu infurmati dwar il-prinċipji, u (ii) biex tagħmel il-prinċipji disponibbli fuq is-sit web tagħha, sabiex il-pubbliku jkun infurmat li l-Aġenzija tissottoskrivi għalihom.

11. Fil-preżentazzjoni tagħha, l-ECHA spjegat li hija tapprova bis-sħiħ il-Prinċipji tas-Servizz Pubbliku tal-UE u kkontribwiet b’mod attiv għall-konsultazzjoni pubblika tal-Ombudsman dwarhom, permezz ta’ ittra mibgħuta mid-Direttur Eżekuttiv tal-ECHA f’isem l-Aġenziji kollha tal-UE fis-16 ta’ Mejju 2011. Il-Prinċipji nġiebu għall-attenzjoni tal-persunal tal-ECHA fl-1 ta' Awwissu 2012 permezz ta' twissija tal-aħbarijiet, li għadha disponibbli fuq l-intranet tal-ECHA. L-ECHA spjegat ukoll li l-prinċipji dalwaqt se jkunu disponibbli fuq is-sit web estern tal-ECHA.

Is-sejbiet tal-Ombudsman dwar (A)

12. L-Ombudsman tilqa' l-involviment attiv tal-ECHA fil-konsultazzjoni pubblika dwar il-Prinċipji tas-Servizz Pubbliku u l-miżuri proattivi li ħadet biex tagħmel lill-persunal tagħha konxju minnhom. L-Ombudsman jinnota wkoll li, wara ż-żjara tiegħu, l-ECHA ppubblikat il-Prinċipji tas-Servizz Pubbliku fuq is-sit web estern tagħha [5]. L-Ombudsman tfaħħar din l-inizjattiva biex tinforma liċ-ċittadini li l-ECHA tissottoskrivi għall-Prinċipji.

(B) Kuntatti inizjali tal-ECHA mal-pubbliku

13. Wieħed mill-kompiti fundamentali tal-Ombudsman huwa li jiżgura li l-amministrazzjoni tal-UE tkun miftuħa, orjentata lejn is-servizzi u effiċjenti fit-trattament tal-kuntatti maċ-ċittadini. Il-prinċipji bażiċi rilevanti huma stabbiliti fil-Kodiċi Ewropew ta' Mġiba Amministrattiva Tajba ("l-ECGAB"). L-Ombudsman Ewropew spiss jirċievi lmenti li jallegaw nuqqas ta' orjentament lejn is-servizz u effiċjenza. Dan jissuġġerixxi li l-amministrazzjoni tal-UE għadha qed tiffaċċja sfidi f’dan il-qasam. Meta jkun xieraq, l-Ombudsman Ewropew jipprova jsib soluzzjoni rapida għall-ilmenti li jikkonċernaw l-ilmenti li jirriżultaw mill-kuntatti inizjali taċ-ċittadini mal-amministrazzjoni. F'ċirkostanzi bħal dawn, is-servizzi tal-Ombudsman normalment jikkuntattjaw lill-persuna rilevanti bit-telefon.

14. Fl-ittra tiegħu tas-17 ta' Settembru 2012, l-Ombudsman informa lill-ECHA li l-aġenziji kollha tal-UE kienu qablu li jadottaw il-Kodiċi f'laqgħa tal-Kapijiet tal-aġenziji li saret f'Lisbona f'Ottubru 2008. Madankollu, is-sit web tal-ECHA ma kien fih l-ebda link għall-Kodiċi iżda pjuttost link għall-Kodiċi ta' Mġiba Amministrattiva Tajba tagħha stess [6] ("il-Kodiċi tal-ECHA"). Mal-ewwel daqqa t’għajn, deher li l-Kodiċi tal-ECHA kien jirrifletti l-prinċipji li jinsabu fl-ECGAB. Madankollu, eżami aktar mill-qrib żvela ċerti differenzi. Pereżempju, deher li referenza għall-Ombudsman kienet nieqsa fil-Kodiċi tal-ECHA fir-rigward tad-dispożizzjoni li tikkorrispondi għall-Artikolu 19 tal-ECGAB (indikazzjoni tal-possibbiltajiet ta’ appell). F'dan ir-rigward, l-Ombudsman kienet interessata li tkun taf jekk l-ECHA setgħetx tiċċara kif tara r-relazzjoni bejn iż-żewġ kodiċijiet u jekk għandhiex l-intenzjoni li tippubblika wkoll l-ECGAB fuq is-sit web tagħha. Barra minn hekk, l-Ombudsman staqsiet kif l-ECHA tiżgura li l-membri tal-persunal tagħha jikkonformaw mal-prinċipji stabbiliti fl-ECGAB.

15. Fil-preżentazzjoni tagħha, l-ECHA enfasizzat l-importanza li tagħti lill-prinċipji ta’ mġiba amministrattiva tajba u ddeskriviet l-isforzi tagħha biex tiżgura li l-membri tal-persunal tagħha jkunu konxji minnhom. Għal dan il-għan, permezz ta' deċiżjoni tal-14 ta' Frar 2008, jiġifieri qabel il-laqgħa ta' Ottubru 2008 tal-kapijiet tal-aġenziji f'Lisbona, il-Bord Amministrattiv tal-ECHA adotta l-Kodiċi tal-ECHA. Il-Kodiċi tal-ECHA huwa ppreżentat lill-persunal tal-ECHA matul it-taħriġ ta' induzzjoni, u huwa disponibbli kemm fuq is-siti web interni kif ukoll fuq dawk esterni tal-Aġenzija. Fil-fehma tal-ECHA, il-pubblikazzjoni ta' żewġ Kodiċijiet fuq is-sit web tagħha toħloq konfużjoni kemm għall-persunal tagħha kif ukoll għall-udjenza esterna.

16. Fil-Kodiċi tal-ECHA, hemm dispożizzjoni speċifika dwar il-possibbiltajiet ta’ appell (l-Artikolu 19 tal-Kodiċi tal-ECHA), li, kif spjegat l-ECHA, tirrifletti n-natura vinkolanti tad-deċiżjonijiet operazzjonali u tas-setgħat deċiżjonali tagħha. Anki jekk l-Artikolu 19 tal-Kodiċi tal-ECHA ma fihx referenza espliċita għall-Ombudsman, il-possibbiltà li wieħed jilmenta mal-Ombudsman tissemma fil-biċċa l-kbira tad-deċiżjonijiet amministrattivi tal-ECHA. F’deċiżjonijiet operazzjonali, hemm jew referenza għall-possibbiltà li jinbdew proċedimenti tal-qorti jew indikazzjoni tal-possibbiltà li wieħed jirrikorri għall-Bord tal-Appell tal-Aġenzija.

17. Sussegwentement, b’enfasi fuq inizjattivi reċenti, l-ECHA spjegat il-prattiki tagħha mmirati lejn it-titjib tal-kuntatti inizjali maċ-ċittadini. L-ewwel nett, l-ECHA ppreżentat l-adozzjoni tagħha tas-Sistema Integrata ta’ Ġestjoni tal-Kwalità bbażata fuq l-ISO 9001. Din is-sistema għandha l-għan li: (a) l-iżgurar li l-konferma tar-riċevuta tintbagħat bi tweġiba għall-korrispondenza riċevuta; (b) iż-żamma ta’ rekords adegwati; u (c) l-għoti ta’ dettalji dwar il-limiti ta’ żmien fil-proċeduri kif deskritti fir-Regolament REACH. L-Ombudsman staqsiet jekk l-ECHA kkunsidratx il-mudell maħluq mill-Fondazzjoni Ewropea għall-Ġestjoni tal-Kwalità (EFQM) bħala alternattiva għas-sistema li għandha fis-seħħ. L-ECHA wieġbet li l-kwistjoni ma kinitx ġiet diskussa s’issa. It-tieni nett, l-ECHA informat lill-Ombudsman li hija tagħti importanza partikolari lill-orjentazzjoni tal-klijent fl-isforzi ta’ komunikazzjoni tagħha. F'każijiet fejn tweġiba tista 'tintbagħat malajr, il-membru tal-pubbliku jieħuha mill-ewwel. F’oqsma speċjali, bħal fil-Help Desk u t-talbiet għall-aċċess għad-dokumenti, dejjem tintbagħat konferma tar-riċevuta, filwaqt li għal ittri normali, tintbagħat tweġiba proviżorja fi żmien 15-il jum ta’ xogħol, sakemm ma tkunx tista’ tintbagħat tweġiba sostantiva fl-istess perjodu ta’ żmien. Il-mudelli jgħaddu minn kontroll legali bir-reqqa sabiex tiġi żgurata mhux biss il-legalità iżda wkoll l-oġġettività u l-imparzjalità; jitwettqu verifiki interni; u s-sessjonijiet ta’ taħriġ jiġu organizzati fuq bażi regolari. L-ECHA kellha wkoll sit web ġdid mill-2011. Bil-ħsieb li tittejjeb il-faċilità tal-użu, id-dokumenti jiġu ttaggjati elettronikament u raggruppati għal referenza elettronika faċli. Il-konklużjonijiet preliminari tal-Bord tat-Tmexxija huma disponibbli fi żmien jumejn tax-xogħol fuq is-sit web pubbliku tal-ECHA.

18. Fir-rigward tad-dispożizzjoni inkluża fl-Artikolu 14(3) tal-ECGAB [7] u tal-Kodiċi tal-ECHA, l-ECHA talbet lill-Ombudsman għal gwida dwar sitwazzjonijiet fejn l-istess persuna tibgħat ilmenti ripetuti jew korrispondenza oħra. Bi tweġiba, l-Ombudsman spjegat li deċiżjoni biex tiġi invokata l-"klawżola ta' waqfien" għandha tittieħed fil-livell maniġerjali u l-persuni li jittrattaw il-każijiet għandhom jiġu infurmati kif xieraq. It-tieni nett, l-Ombudsman enfasizza li, meta jinvoka n-natura "repetittiva" tal-ilmenti jew tal-korrispondenza, approċċ kawt huwa xieraq.

Is-sejbiet u s-suġġerimenti tal-Ombudsman dwar (B)

19. L-Ombudsman tilqa' l-impenn tal-ECHA li tipprovdi lill-persunal tagħha b'firxa wiesgħa ta' informazzjoni relatata ma' mġiba amministrattiva tajba u tfaħħarha talli tat attenzjoni speċifika lill-prinċipji ta' mġiba amministrattiva tajba u l-isforzi tagħha biex ittejjeb il-faċilità taċ-ċittadini. Huwa jifhem ukoll ir-raġunijiet li fuqhom hija bbażata d-deċiżjoni tal-ECHA li tippubblika kodiċi wieħed biss fuq is-sit web tagħha. Il-Kodiċi tal-ECHA jsegwi l-istruttura u l-preżentazzjoni tal-ECGAB, anki jekk hemm xi differenzi fid-dettall [8]. L-Ombudsman għalhekk iqis li, b'mod ġenerali, il-Kodiċi tal-ECHA jista' jitqies bħala sodisfaċenti. Madankollu, huwa jqis li l-Artikolu 19 tal-Kodiċi tal-ECHA jista’ jinkludi riferiment espliċitu għall-Ombudsman. Barra minn hekk, l-Ombudsman jesprimi s-sodisfazzjon tiegħu bl-attivitajiet ta' sensibilizzazzjoni tal-ECHA u bl-inizjattivi meħuda biex tissaħħaħ il-ġestjoni tal-kwalità tal-Aġenzija u biex jiġu ffaċilitati l-kuntatti inizjali tagħha mal-pubbliku.

(C) Trasparenza, djalogu u responsabbiltà

20. L-Ombudsman tagħti importanza kbira lill-promozzjoni tat-trasparenza u ż-żieda tar-responsabbiltà fl-amministrazzjoni tal-UE. Il-ħtieġa għat-trasparenza hija riflessa, fost l-oħrajn, fil-leġiżlazzjoni tal-UE dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti, li ssemmi espressament lill-Ombudsman bħala korp ta’ rieżami. Il-ħtieġa għall-obbligu ta' rendikont hija riflessa fis-setgħat estensivi ta' investigazzjoni tal-Ombudsman, li jippermettulu jiċċara bir-reqqa l-fatti u l-kwistjonijiet li jinqalgħu matul l-inkjesti tiegħu.

21. Fid-dawl tal-kunsiderazzjonijiet ta' hawn fuq, l-Ombudsman talbet lill-ECHA tipprovdi informazzjoni addizzjonali u twieġeb il-mistoqsijiet li ġejjin:

"a) Ninnota li s-sit web tal-ECHA fih taqsima dwar l-aċċess għad-dokumenti miżmuma mill-aġenzija. Madankollu, inkun grat jekk inkun naf kif l-ECHA tittratta fil-prattika t-talbiet għal aċċess pubbliku għad-dokumenti. X’inhuma r-regoli, il-linji gwida u/jew l-arranġamenti prattiċi tagħha għat-trattament ta’ talbiet bħal dawn? Jekk jogħġbok ipprovdi eżempji, bħall-korrispondenza ewlenija fit-trattament mill-Aġenzija tal-aħħar tliet talbiet għal aċċess pubbliku għal dokumenti ttrattati skont ir-regoli rilevanti tal-ECHA u/jew ir-Regolament 1049/2001. (Is-sustanza tad-deċiżjonijiet tal-ECHA f'dawn l-eżempji mhux se tiġi eżaminata, peress li dan mhuwiex l-għan ta' din iż-żjara.)

L-ECHA tipproduċi rapport annwali (intern jew estern) dwar it-trattament tagħha tal-aċċess pubbliku għad-dokumenti?

c) L-ECHA topera, jew għandha l-intenzjoni li topera, reġistru pubbliku fis-sens tal-Artikolu 11 tar-Regolament Nru 1049/2001?

d) L-ECHA timmaniġġja ammont kbir ta' informazzjoni u data. Is-sit web tagħha huwa faċli għall-utent u fih volum kbir ta' data, pubblikazzjonijiet u informazzjoni relatati mal-attivitajiet ewlenin tal-ECHA. Ir-Regolament 1049/2001 fil-veru sens tal-kelma japplika biss għal "dokumenti". L-ECHA kif tittratta t-talbiet għal informazzjoni? Jekk jogħġbok ipprovdilna informazzjoni dwar il-feedback li jirċievu s-servizzi tal-ECHA mingħand l-utenti u l-partijiet ikkonċernati rigward l-aċċess għall-informazzjoni."

22. Fil-preżentazzjoni tagħha, l-ECHA nnotat li t-trasparenza hija karatteristika importanti tal-mod kif twettaq ix-xogħol tagħha. Fuq is-sit web intern tagħha, hemm taqsima speċifika ddedikata għall-aċċess għad-dokumenti biex tgħin lill-persunal jittratta t-talbiet għall-aċċess għad-dokumenti. It-taħriġ dwar l-aċċess għad-dokumenti huwa organizzat darbtejn fis-sena, u hemm ukoll network speċifiku fi ħdan l-ECHA li jittratta kwistjonijiet relatati mal-aċċess għad-dokumenti. In-network jikkonsisti f’persuni ta’ kuntatt minn kull Direttorat għat-trattament ta’ talbiet għal aċċess għal dokumenti, u jorganizza laqgħat darbtejn fis-sena.

23. Bi tweġiba għall-mistoqsijiet relatati mal-aċċess għad-dokumenti, l-ECHA spjegat li hija tittratta t-talbiet kollha li tirċievi skont ir-Regolament 1049/2001 u d-Deċiżjoni MB/12/2008 [9] li timplimenta dak ir-Regolament. L-ECHA għandha żewġ avukati li l-kompitu tagħhom huwa li jiżguraw il-koordinazzjoni ċentrali tat-trattament tal-applikazzjonijiet inizjali. Il-koordinaturi jirċievu talbiet inizjali permezz tal-formola web speċjali tal-ECHA jew permezz ta' kaxxa postali funzjonali u jassenjawhom lid-Direttorat inkarigat. Huma jittrattaw ukoll in-negozjati mal-applikant, jipprovdu pariri sabiex jiżguraw il-konsistenza u jimmonitorjaw l-iskadenza. L-ipproċessar konkret tal-applikazzjonijiet inizjali huwa deċentralizzat, sabiex kull Direttorat jittratta l-applikazzjonijiet fil-qasam ta’ responsabbiltà tiegħu. L-applikazzjonijiet konfermatorji jiġu ttrattati b’mod aktar ċentralizzat mill-Uffiċċju Eżekuttiv u mill-Unità tal-Affarijiet Legali.

24. Sussegwentement, l-ECHA ppreżentat statistika dwar it-trattament tagħha tat-talbiet għal aċċess għal dokumenti. Fl-2011, l-ECHA rċeviet 93 talba għal aċċess pubbliku għad-dokumenti. Filwaqt li l-biċċa l-kbira tat-talbiet wasslu għal aċċess sħiħ jew parzjali, fi 8 każijiet, l-aċċess ġie miċħud. Għadd kbir ta’ talbiet riċevuti kienu jikkonċernaw dokumenti li fihom data ta’ partijiet terzi, li, f’konformità mar-regoli applikabbli, kienu jeħtieġu konsultazzjoni mal-parti terza qabel ma jingħata l-aċċess [10]: pereżempju, matul l-aħħar kwart tal-2011, saru madwar 130 konsultazzjoni ma’ partijiet terzi. Fi tliet każijiet, l-iskadenza għat-tweġiba tal-ECHA ġiet estiża, iżda l-iskadenzi ġew rispettati fil-każijiet kollha ħlief wieħed, fejn iġġarrab dewmien ta' ġurnata. Madwar 65 fil-mija tat-talbiet ġew minn ditti tal-industrija jew tal-liġi, filwaqt li l-bqija ġew minn NGOs, akkademiċi u ġurnalisti. L-ECHA ppreżentat ukoll iċ-ċifri korrispondenti rigward l-ewwel żewġ trimestri tal-2012, li fil-biċċa l-kbira kienu jixbhu l-istatistika tal-2011, u pprovdiet lill-Ombudsman b’kopji tal-aħħar tliet talbiet għal aċċess pubbliku għad-dokumenti u tat-tweġibiet tagħha.

25. Fir-rigward tax-xejriet reċenti, l-ECHA indikat li kien hemm tnaqqis ċar fl-għadd ta’ talbiet wara li l-ECHA bdiet ixxerred informazzjoni relatata mal-fajls ta’ reġistrazzjoni fuq is-sit web tagħha. Madankollu, l-għadd ta’ dokumenti koperti minn talbiet individwali u l-għadd ta’ paġni żvelati għal kull talba żdiedu.

26. Bi tweġiba għall-mistoqsija tal-Ombudsman dwar ir-rappurtar tal-ECHA dwar it-trattament tagħha ta' talbiet għal aċċess pubbliku għal dokumenti, l-ECHA spjegat li, mill-2011, ir-rapporti interni għall-maniġment jiġu prodotti fuq bażi annwali u kull tliet xhur. Barra minn hekk, inħolqot bażi tad-data excel fi tmiem l-2011, sabiex tippermetti rappurtar awtomatizzat. Għad m'hemm l-ebda rappurtar estern, iżda huwa previst aġġornament tat-taqsima tal-aċċess għad-dokumenti fuq is-sit web tal-ECHA. Fuq is-sit web tal-ECHA, hemm reġistru pubbliku ta' dokumenti ("Librerija tad-Dokumenti"), u d-dokumenti li jinsabu fih ġew (i) ittaggjati elettronikament għal tfittxija aħjar, u (ii) miġbura flimkien għar-referenza elettronika faċli tagħhom, kif iddikjarat fil-punt 17 iktar 'il fuq. L-ECHA kontinwament ittejjeb il-materjali disponibbli għall-pubbliku.

27. Fir-rigward tat-talbiet għal informazzjoni, l-ECHA spjegat li hija topera żewġ uffiċċji ta’ appoġġ: (i) l-Info Desk tal-ECHA u (ii) il-Helpdesk tal-ECHA. L-Info Desk tal-ECHA hija responsabbli għall-mistoqsijiet ġenerali indirizzati lill-Aġenzija, filwaqt li l-Helpdesk tal-ECHA jipprovdi pariri lil dawk li għandhom obbligi skont ir-Regolamenti REACH, CLP [11] u Biocides [12]. Dan tal-aħħar jipprovdi wkoll appoġġ lill-utenti tal-għodod tat-teknoloġija tal-informazzjoni tal-ECHA u assistenza relatata mal-ipproċessar ta' sottomissjonijiet individwali.

28. Fir-rigward tal-Helpdesk tal-ECHA, dan jopera fuq sistema fuq tliet livelli: l-ewwel livell (L1) huwa għal mistoqsijiet li jaqgħu taħt il-kompetenza tat-tim tal-Helpdesk u li għalihom jista’ jipprovdi tweġiba waħdu; it-tieni livell (L2) huwa għal każijiet li jeħtieġu għarfien espert barra mill-Unità tal-Helpdesk fl-ECHA; u t-tielet livell (L3) huwa għal każijiet li jeħtieġu konsultazzjoni esterna. Il-Helpdesk tal-ECHA wieġeb 5 362 mistoqsija fl-2011, li 90 fil-mija minnhom fi żmien 15-il jum tax-xogħol. Fil-kategoriji L1 u L2, iż-żmien medju kumulattiv għar-riżoluzzjoni tal-każijiet u l-mistoqsijiet kien ta’ 6.9 ijiem tax-xogħol u, fil-kategorija L3, 54.8 ijiem tax-xogħol.

29. L-Info Desk tal-ECHA saret operattiva f'Jannar 2012. Matul l-ewwel żewġ kwarti tal-2012, hija rċeviet 850 email, 900 telefonata u viżitatur wieħed. Il-biċċa l-kbira tal-mistoqsijiet ġew imwieġba jew fl-istess jum, jew fi żmien ħamest ijiem tax-xogħol. Is-suġġetti koperti mill-mistoqsijiet kienu jikkonċernaw l-aktar l-istediniet, il-mistoqsijiet tal-Helpdesk, is-sustanzi rreġistrati, l-abbonamenti tal-aħbarijiet elettroniċi, is-sit web tal-ECHA u l-offerti dwar prodotti jew servizzi. Kważi tliet kwarti tal-mistoqsijiet ġew minn kumpaniji.

30. Id-diskussjoni mbagħad daret għall-inizjattivi tal-ECHA biex tippromwovi t-trasparenza, id-djalogu u r-responsabbiltà. F’dan ir-rigward, l-ECHA spjegat li s-sit internet tagħha fih volum kbir ta’ data, ta’ pubblikazzjonijiet u ta’ informazzjoni dwar l-attivitajiet prinċipali tagħha. L-ECHA ppreżentat ukoll il-politika tagħha tal-partijiet ikkonċernati għall-kooperazzjoni mal-partijiet ikkonċernati akkreditati tagħha. Il-politika tiġi implimentata prinċipalment permezz tal-ħidma tal-kumitat. Bil-ħsieb li tissaħħaħ il-kooperazzjoni tal-partijiet ikkonċernati, l-ECHA torganizza wkoll Jum il-Partijiet Ikkonċernati u sessjonijiet ta’ ħidma oħra kull sena u tipparteċipa b’mod attiv f’konferenzi organizzati mill-partijiet ikkonċernati. Hemm ukoll sessjonijiet ta’ informazzjoni online (“webinars”) organizzati mill-ECHA fuq bażi regolari. Il-feedback dwar l-avvenimenti nkiseb permezz ta’ stħarriġ dwar is-sodisfazzjon immirat lejn il-partijiet ikkonċernati, il-Kumitati tal-ECHA u l-klijenti tal-Helpdesk. Il-biċċa l-kbira tal-feedback kien pożittiv ħafna għas-servizzi tal-ECHA.

31. L-Ombudsman imbagħad staqsa lill-ECHA kif tara r-rwol ta' lingwaġġ sempliċi fil-komunikazzjonijiet tagħha mal-pubbliku. L-ECHA spjegat li hija konxja ħafna tal-kwistjoni, speċjalment minħabba li l-attivitajiet ewlenin tal-ECHA huma ta' natura teknika ħafna. Bħala eżempju tal-użu ta’ lingwaġġ sempliċi fil-komunikazzjonijiet tagħha, l-ECHA semmiet il-pubblikazzjonijiet tagħha li jipprovdu gwida fil-qosor. Id-Dipartiment tal-Komunikazzjoni jieħu ħsieb il-mudelli ta’ ittri li jintbagħtu lill-pubbliku. Hemm taqsima speċifika fuq is-sit web għaċ-ċittadini interessati.

Is-sejbiet u s-suġġerimenti tal-Ombudsman dwar (C)

32. L-Ombudsman tifraħ lill-ECHA fuq is-sit web tagħha, li hija faċli għall-utent, faċli biex tinnaviga u informattiva. Il-paġna ewlenija, il-funzjonijiet ta’ tiftix u wkoll informazzjoni sostantiva oħra fuq is-sit web huma disponibbli fit-23 lingwa uffiċjali kollha. Din il-prattika turi l-impenn tal-ECHA li tilqa' liċ-ċittadini bil-lingwa tagħhom stess u li tirrikonoxxi li ċ-ċittadini kollha tal-Unjoni Ewropea għandhom interess leġittimu fil-ħidma tagħha.

33. Fuq is-sit web tagħha, l-ECHA tipprovdi lill-pubbliku ammont kbir ta’ informazzjoni prinċipalment relatata mal-attivitajiet ewlenin tagħha, kif ukoll informazzjoni suffiċjenti dwar kwistjonijiet finanzjarji u organizzattivi. Huwa adotta approċċ proattiv għat-tixrid tal-informazzjoni, prinċipalment permezz tal-help desks u l-pubblikazzjonijiet online tiegħu, u għandu jiġi mfaħħar f'dak ir-rigward. L-Ombudsman ifaħħar ukoll il-mekkaniżmi li l-ECHA stabbiliet biex tiżgura t-tiftix u r-referenza elettronika faċli tad-dokumenti fuq is-sit web tagħha, kif ukoll it-trattament effiċjenti tal-kuntatti mill-pubbliku.

34. Fir-rigward tal-aċċess għad-dokumenti, l-Ombudsman tifraħ lill-ECHA għall-proċeduri dettaljati u speċifiċi li għandha fis-seħħ għat-trattament tat-talbiet għall-aċċess għad-dokumenti. L-istatistika tidher li tikkonferma li l-proċeduri ġeneralment jaħdmu tajjeb. L-Ombudsman tinnota wkoll b'sodisfazzjon li l-ECHA bdiet tipproduċi rapporti dwar it-trattament tagħha ta' talbiet għal aċċess pubbliku għad-dokumenti. Huwa jissuġġerixxi li l-ECHA tista' tikkunsidra li tagħmel ir-rapport annwali dwar it-trattament tagħha tat-talbiet għal aċċess pubbliku għad-dokumenti disponibbli għall-pubbliku.

(D) Reklutaġġ

35. Fir-rigward tas-sustanza tad-deċiżjonijiet dwar l-għażla u r-reklutaġġ, l-Ombudsman jieħu approċċ simili għal dak tal-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea. Dan ifisser, fost l-oħrajn, li huwa jirrikonoxxi s-setgħat diskrezzjonali wiesgħa tal-amministrazzjoni fl-għażla tal-persunal tagħha. Fir-rigward tal-aspetti proċedurali tal-għażla u r-reklutaġġ, l-Ombudsman ħadmet b'mod attiv ħafna biex iżżid it-trasparenza fir-reklutaġġ tal-UE. L-isforzi tiegħu, pereżempju, wasslu għal trasparenza akbar fir-rigward tal-ismijiet tal-membri tal-bordijiet tal-għażla, u skedi ta’ evalwazzjoni aktar dettaljati li jipprovdu lill-kandidati b’għarfien aħjar dwar kif ġew ivvalutati.

36. Fl-ittra tiegħu tas-17 ta' Settembru 2012, l-Ombudsman talab lill-ECHA tipprovdi kjarifiki dwar il-kwistjonijiet li ġejjin:

"a) L-ECHA kif tiżgura komunikazzjoni effettiva mal-kandidati għall-proċeduri tal-għażla li jikkonċernaw l-istatus tal-applikazzjonijiet tagħhom u/jew l-eżitu tal-proċedura tal-għażla?

b) L-ismijiet tal-membri tal-bord tal-għażla huma magħrufa mill-kandidati?  Sa liema punt l-ECHA tipprovdi lill-kandidati b’aċċess għall-valutazzjonijiet tal-applikazzjonijiet tagħhom?

c) Sa liema punt l-ECHA tfittex mezzi aktar rapidi u inqas formali biex issolvi tilwim dwar deċiżjonijiet ta' għażla u reklutaġġ minn dawk previsti fl-Artikolu 90 tar-Regolamenti tal-Persunal?

d) L-ECHA tinforma sistematikament lill-kandidati fil-korrispondenza tagħha li jistgħu jilmentaw mal-Ombudsman, kif previst fl-Artikolu 19 tal-Kodiċi Ewropew ta' Mġiba Amministrattiva Tajba msemmi hawn fuq u l-Kodiċi ta' Mġiba Amministrattiva Tajba tal-ECHA?"

37. Fil-preżentazzjoni tagħha, l-ECHA pprovdiet informazzjoni dwar il-proċeduri tal-għażla tagħha. Bil-ħsieb li tiġi żgurata komunikazzjoni effettiva mal-kandidati, l-ECHA adottat Gwida għall-Applikanti [13], li fiha taqsima speċifika dwar il-komunikazzjoni mal-applikanti. L-Unità tar-Riżorsi Umani nnominat koordinatur għall-proċeduri tal-għażla, li jaġixxi bħala persuna ta’ kuntatt għal kull proċedura tal-għażla biex jiżgura li l-kandidati kollha jinżammu infurmati bis-sħiħ fl-istadji kollha tal-proċedura. Il-koordinatur iwieġeb għall-mistoqsijiet u jipprovdi kjarifiki lill-kandidati, joħroġ stediniet għall-intervisti, iħejji ittri ta’ eżitu u jwieġeb talbiet għal rieżami wara li l-membri tal-bord tal-għażla jkunu vvalidaw it-tweġibiet.

38. Fir-rigward tal-arranġamenti prattiċi għall-proċeduri tal-għażla, huwa l-president tal-bord tal-għażla li jiffirma l-korrispondenza mal-applikanti. Fuq talba, il-kandidati jistgħu jirċievu: (i) feedback bil-miktub dwar il-valutazzjoni tal-applikazzjonijiet tagħhom; (ii) il-punteġġ totali tal-evalwazzjoni u l-feedback ġenerali dwar il-valutazzjoni tal-applikazzjonijiet tagħhom; (iii) estratt tal-grilja ta’ evalwazzjoni, inkluż dak ta’ konsulent estern; u (iv) informazzjoni dwar il-kompożizzjoni tal-bord tal-għażla.

39. L-ECHA ddikjarat ukoll li jkun grat li tisma' l-opinjoni tal-Ombudsman dwar il-prattika attwali tagħha li tipproteġi lill-membri tal-bord tal-għażla minn pressjoni esterna billi tiżvela isimhom biss fuq talba. Hija indikat ukoll il-possibbiltà li l-membri tal-persunal jew il-membri esterni jistgħu joqogħdu lura milli jipparteċipaw fil-bordijiet tal-għażla jekk isimhom jiġi żvelat. L-Ombudsman spjega li l-kwistjoni hija eżerċizzju ta' bbilanċjar, iżda l-iżvelar tal-ismijiet tal-membri tal-bord tal-għażla huwa konformi mal-ġurisprudenza tal-Qorti dwar il-kwistjoni. Is-segretezza tad-deliberazzjonijiet u l-proċedimenti tal-bordijiet tal-għażla ġiet introdotta bil-ħsieb li jiġu ggarantiti l-indipendenza ta’ dawn il-bordijiet u l-oġġettività tal-proċedimenti tagħhom. Jipproteġihom minn kull interferenza u pressjoni esterna [14].  L-osservanza ta’ dan is-sigriet għalhekk tipprekludi l-iżvelar tal-opinjonijiet adottati mill-membri individwali tal-bordijiet tal-għażla. Madankollu, l-Ombudsman konsistentement kien tal-fehma li d-dritt li jinżammu sigrieti l-fehmiet individwali tal-membri tal-bord tal-għażla mhuwiex l-istess bħal dak li jinżammu sigrieti l-identitajiet tagħhom [15]. F’dan ir-rigward, ġew diskussi żewġ punti fil-laqgħa: (i) f’liema stadju tal-proċedura tal-għażla għandhom jiġu pprovduti l-ismijiet, u (ii) jekk il-pożizzjoni ġerarkika tal-persuna kkonċernata (eż. maniġer/assistent) jistax ikollha rwol f’dak l-eżerċizzju.

40. L-ECHA tinforma lill-kandidati dwar il-possibbiltà li jressqu lment formali f’konformità mal-Artikolu 90(2) tar-Regolamenti tal-Persunal. Mill-2007, l-ECHA kellha żewġ tilwimiet relatati ma' deċiżjonijiet ta' għażla u reklutaġġ, u kien hemm erba' lmenti lill-Ombudsman f'dan ir-rigward. F’termini ta’ mezzi informali għas-soluzzjoni tat-tilwim, it-Taqsima F tal-Gwida tal-ECHA għall-Applikanti tipprevedi l-possibbiltà li tiġi sottomessa talba għal rieżami lill-President tal-Bord tas-Selezzjoni. Fl-istess gwida, hemm ukoll referenza għad-dritt jew li jitressaq ilment quddiem l-Ombudsman jew li jitressaq każ quddiem it-Tribunal għas-Servizz Pubbliku.

Is-sejbiet u s-suġġerimenti tal-Ombudsman dwar (D)

41. L-Ombudsman tinnota li l-fehmiet tal-istituzzjonijiet dwar il-bilanċ korrett bejn il-ftuħ u l-ħtiġijiet leġittimi tal-kunfidenzjalità fil-ħidma tal-bordijiet tal-għażla evolvew fid-direzzjoni li tingħata aktar importanza lill-ftuħ [16]. Huwa jirrimarka li l-prattika stabbilita kemm fi ħdan l-Uffiċċju Ewropew għas-Selezzjoni tal-Persunal ("EPSO") kif ukoll fi ħdan il-Kummissjoni hija li jiġu żvelati l-ismijiet tal-membri tal-bord tal-għażla. Fil-fehma tal-Ombudsman, din il-prattika tiggarantixxi t-trasparenza fil-proċeduri tal-għażla; jgħin biex tinbena u tinżamm il-fiduċja pubblika fl-istituzzjonijiet, il-korpi, l-uffiċċji u l-aġenziji tal-UE; u jiżgura lill-kandidati li l-proċedura tal-għażla ma kinitx ivvizzjata b’kunflitti ta’ interess. Fid-dawl tal-kunsiderazzjonijiet ta’ hawn fuq, l-ECHA tista’ tikkunsidra mill-ġdid il-pożizzjoni tagħha rigward l-iżvelar tal-ismijiet tal-membri tal-bord tal-għażla u tiżvelahom lill-kandidati kollha u mhux biss lil dawk li jitolbu b’mod espliċitu tali informazzjoni.

(E) Offerti u kuntratti

42. Fil-livell ta’ rieżami, it-tilwim fir-rigward tad-deċiżjonijiet dwar l-offerti u r-relazzjonijiet kuntrattwali jiġi ttrattat l-aktar mill-qrati. Madankollu, matul is-snin, proporzjon sinifikanti tal-każijiet tal-Ombudsman ikkonċernaw dawn l-oqsma wkoll. Fir-rigward tal-offerti, l-Ombudsman jispira ruħu mill-approċċ tal-Qorti tal-Ġustizzja, li huwa li tirrikonoxxi s-setgħat diskrezzjonali wiesgħa tal-amministrazzjoni fil-valutazzjoni tal-aspetti sostantivi tal-proposti tal-offerti, filwaqt li tivverifika bir-reqqa jekk tatx raġunijiet validi u adegwati għad-deċiżjonijiet tagħha u jekk irrispettatx b'mod adegwat il-proċeduri applikabbli u d-drittijiet ta' informazzjoni. Fir-rigward tat-tilwim kuntrattwali, l-Ombudsman, bħala tali, ma jivvalutax jekk hemmx ksur tal-kuntratt. Madankollu, huwa jeżamina bir-reqqa jekk l-amministrazzjoni pprovdietx raġunijiet tajbin għall-pożizzjoni tagħha, u jħares ukoll lejn l-ekwità tal-azzjonijiet jew l-ommissjonijiet amministrattivi.

43. Fid-dawl ta' dan ta' hawn fuq, l-Ombudsman xtaq jiġi infurmat dwar kif l-ECHA tittratta t-tilwim fir-rigward ta' dawn l-oqsma.

44. L-ECHA ppreżentat l-elementi ewlenin tal-proċedura li ssegwi f’każijiet ta’ sejħa għall-offerti. Hija infurmat lill-Ombudsman li tibgħat ittri ta' notifika lill-offerenti, fejn tiddikjara r-raġunijiet għall-għoti jew in-nuqqas ta' għoti ta' offerta. L-ittri ta’ notifika fihom informazzjoni dwar l-offerta rebbieħa u informazzjoni dwar ir-rimedji ġudizzjarji disponibbli. It-tieni ittra tintbagħat fuq talba, u fiha informazzjoni dwar il-karatteristiċi u l-vantaġġi komparattivi tal-offerta rebbieħa. Jekk tintalab, jew bi tweġiba għal talba għal rieżami amministrattiv tad-deċiżjoni, tintbagħat it-tielet ittra b’aktar kjarifiki dwar il-valutazzjoni tal-offerta li ma tkunx intgħażlet. L-offerenti jiġu infurmati wkoll dwar il-possibbiltà ta’ stħarriġ ġudizzjarju mill-Qorti Ġenerali.

45. Fil-qasam tal-kuntratti, l-ECHA spjegat li hija tfittex li ssolvi t-tilwim prinċipalment permezz ta’ negozjati fil-kuntest tal-ġestjoni tal-proġetti u tal-kuntratti. Jekk it-tilwima ma tiġix solvuta permezz ta’ negozjati, il-partijiet jistgħu jaqblu li jissottomettuha għall-medjazzjoni. Tali klawżola fakultattiva hija inkluża, pereżempju, fil-kuntratti tal-IT. Madankollu, s’issa, ma kien hemm l-ebda rikors għall-medjazzjoni. F’każ li t-tilwima ma tkunx tista’ tiġi solvuta b’mod amikevoli, l-istħarriġ ġudizzjarju huwa possibbli wkoll quddiem il-Qorti Distrettwali ta’ Ħelsinki.

46. Dwar il-kwistjoni ta’ jekk l-offerenti u l-kuntratturi humiex infurmati li jistgħu jilmentaw mal-Ombudsman, l-ECHA ddikjarat li tinforma lill-offerenti u lill-kuntratturi bid-dritt tagħhom li jissottomettu lment lill-Ombudsman fl-avviż tal-kuntratt u fl-avviż tal-għoti tal-kuntratt ippubblikat f’Il-Ġurnal Uffiċjali tal-UE. L-ittri ta’ notifika fil-proċeduri ta’ akkwist isegwu l-mudelli tal-Kummissjoni Ewropea u ma fihomx referenza għall-Ombudsman. Fil-kuntratti standard, ma hemm l-ebda referenza diretta għall-Ombudsman.

47. Matul id-diskussjoni, l-Ombudsman spjega d-differenza bejn il-legalità u l-amministrazzjoni tajba, u qajjem il-kwistjoni tas-sottokuntratturi, u pprovda eżempju ta' każ li fih huwa intervjena sabiex jiżgura li s-sottokuntrattur irċieva l-ħlas korrett skont il-kuntratt. Huwa indika li, anki jekk l-awtorità kontraenti ma għandha l-ebda obbligu legali li tissensibilizza lill-kuntratturi tagħha għall-ħtieġa li jiġu rrispettati l-interessi tas-sottokuntratturi, tkun konformi mal-prinċipji ta’ amministrazzjoni tajba jekk tagħmel dan. L-ECHA laqgħet din il-gwida.

Is-sejbiet u s-suġġerimenti tal-Ombudsman dwar (E)

48. L-Ombudsman tilqa' l-fatt li l-ECHA tinforma lill-offerenti u lill-kuntratturi bid-dritt tagħhom li jippreżentaw ilment lill-Ombudsman fl-avviż dwar kuntratt u fl-avviż dwar l-għoti ta' kuntratt. Barra minn hekk, huwa jqis li l-proċeduri li l-ECHA għandha fis-seħħ fil-qasam tal-offerti u l-kuntratti huma sodisfaċenti fl-intier tagħhom. Madankollu, huwa jħeġġeġ lill-ECHA tipprovdi informazzjoni dwar il-possibbiltà li tressaq ilment lill-Ombudsman anke fl-ittri ta' notifika tagħha dwar il-proċeduri ta' akkwist. L-ECHA tista' tikkunsidra wkoll li tinkludi referenza għall-Ombudsman fil-kuntratti tagħha.

(F) Kunflitti ta' interess

49. Kunflitti ta’ interess jinħolqu meta persuni li jaħdmu għall-amministrazzjoni pubblika jistgħu jitqiesu li għandhom interess personali mhux xieraq fi kwistjoni li jkunu qed jittrattaw. Tali kunflitti jeħtieġ li jiġu ttrattati b'mod xieraq sabiex jiġi żgurat teħid ta' deċiżjonijiet oġġettiv, u biex tissaħħaħ il-fiduċja tal-pubbliku fl-amministrazzjoni. Avvenimenti u każijiet reċenti juru li l-amministrazzjoni tal-UE ma tgawdix mill-fiduċja sħiħa tal-pubbliku fir-rigward ta' din il-kwistjoni.

50. Fl-ittra tiegħu tas-17 ta' Settembru 2012, l-Ombudsman talab lill-ECHA tipprovdi informazzjoni dwar il-miżuri konkreti li tieħu sabiex tevita kunflitti ta' interess fir-rigward ta':

(a) ir-reklutaġġ ta’ persunal, inkluż persunal ta’ livell għoli; u

(b) l-imġiba tal-membri tal-persunal attwali u preċedenti, b’mod partikolari fir-rigward tal-attivitajiet esterni matul u wara s-servizz tagħhom fl-ECHA (ara, pereżempju, l-Artikoli 11, 11a, 12b, u 16 tar-Regolamenti tal-Persunal).

51. Fil-preżentazzjoni tagħha, l-ECHA spjegat li t-tip ta' kunflitti ta' interess li jistgħu jinqalgħu fir-rigward tal-membri tal-persunal tal-ECHA jridu jitqiesu fir-rigward ta' (i) il-mandat tal-Aġenzija u (ii) il-fatt li l-persunal tagħha jikkonsisti minn aġenti temporanji u aġenti kuntrattwali bi profili speċjalizzati ħafna.

52. Kif innota l-Ombudsman fl-ittra tiegħu lill-ECHA, l-Aġenzija ppubblikat fuq is-sit web pubbliku tagħha, taħt it-taqsima "Proċeduri u Politiki", kemm il-Politika tagħha għall-Ġestjoni ta' Kunflitti ta' Interess potenzjali [17], kif ukoll dikjarazzjonijiet annwali ta' interess mid-Diretturi, il-Maniġers u membri oħra tal-persunal ta' livell għoli tal-ECHA. Barra minn hekk, kull membru tal-persunal tal-ECHA huwa meħtieġ jiffirma dikjarazzjoni ta’ interess li tikkonforma mal-mudell fl-Anness 1 tal-imsemmija Politika.

53. Taqsima speċifika fuq is-sit web intern tal-ECHA hija ddedikata għal kwistjonijiet ta' "Etika u kodiċi ta' kondotta". Dik it-taqsima fiha, fost affarijiet oħra, Deċiżjoni tad-Direttur Eżekuttiv dwar gwida dwar stediniet u rigali, kif ukoll dikjarazzjonijiet ta’ impenn u kunfidenzjalità. Id-deċiżjoni fiha struzzjonijiet dettaljati dwar l-aċċettazzjoni ta’ rigali u favuri, stediniet għal avvenimenti, tariffi u onorarji, u unuri u dekorazzjonijiet.

54. Id-diskussjoni mbagħad għaddiet għall-proċeduri tal-għażla. L-ECHA żviluppat mudelli li għandhom jintużaw għal dikjarazzjonijiet u dikjarazzjonijiet dwar kunflitti ta’ interess fil-proċeduri tal-għażla. Kull membru tal-bord tal-għażla huwa mitlub jiffirma dawn id-dokumenti. Id-Direttur Eżekuttiv sussegwentement jivvaluta d-dikjarazzjoni u jieħu l-miżuri meħtieġa fejn meħtieġ. It-taħriġ dwar il-kwistjoni tal-kunflitti ta’ interess fir-reklutaġġ huwa organizzat fuq bażi kontinwa.

55. Sussegwentement, l-ECHA talbet lill-Ombudsman għal gwida dwar sitwazzjonijiet fejn membru ta' ġurija jkun jaf kandidat. L-Ombudsman wieġeb li inċident bħal dan jenħtieġ li jiġi ddikjarat u mbagħad, skont iċ-ċirkostanzi speċifiċi tal-każ, il-persuna kkonċernata jenħtieġ li jew ma tipparteċipax fil-proċedura tal-għażla jew tkun preżenti bħala osservatur biss, mingħajr ma tieħu sehem fid-deliberazzjonijiet.

56. Id-diskussjoni mbagħad irrikorriet għall-perijodu ta’ sentejn previst fl-Artikolu 16 tar-Regolamenti tal-Persunal, li matulu hija meħtieġa l-approvazzjoni għall-eżerċizzju ta’ ċerti okkupazzjonijiet wara t-tluq mis-servizz. L-ECHA staqsiet lill-Ombudsman jekk il-kwistjoni għandhiex tiġi ttrattata b'mod differenti jekk membru tal-persunal ikun aġent temporanju li l-kuntratt tiegħu ma jistax jiġġedded għal raġuni jew oħra. L-Ombudsman wieġbet li s-sitwazzjoni hija tabilħaqq delikata u trid tiġi riflessa. Madankollu, fil-prinċipju, ir-regoli huma l-istess għall-membri kollha tal-persunal. Fattur importanti jista’ jkun ukoll liema kompiti ġew fdati lill-membru tal-persunal ikkonċernat qabel ma telaq. Meta jsir dan, għandu jitqies il-grad tal-aġent.

Is-sejbiet u s-suġġerimenti tal-Ombudsman dwar (F)

57. L-Ombudsman iddikjarat f'diversi okkażjonijiet li l-istituzzjonijiet, il-korpi, l-uffiċċji u l-aġenziji tal-UE għandhom jagħmlu l-almu tagħhom biex jevitaw mhux biss kunflitti ta' interess attwali iżda wkoll evidenti, sabiex iżommu l-fiduċja u l-kunfidenza tal-pubbliku fl-attivitajiet tagħhom u jipproteġu lill-persunal tagħhom minn suspett mhux ġustifikat. F'dan ir-rigward, huwa jilqa' l-fatt li l-ECHA żviluppat mudelli għad-Dikjarazzjonijiet ta' Interess u għamlet dawk mimlija mid-Diretturi, il-Maniġers u membri oħra tal-persunal ta' livell għoli tagħha disponibbli fuq is-sit web pubbliku tagħha. L-Ombudsman tinnota wkoll li l-ECHA għandha regoli interni dettaljati fis-seħħ, li għandhom l-għan li jevitaw kunflitti ta' interess.

58. Madankollu, ta' min jinnota wkoll li, fir-Rapport Speċjali reċenti tagħha Nru 15/2012 [18], il-Qorti Ewropea tal-Awdituri rrakkomandat li ċerti aġenziji, inkluża l-ECHA, itejbu l-politiki u l-proċeduri tagħhom dwar il-kunflitt ta' interess. F'dan ir-rigward, il-Qorti tal-Awdituri indikat li l-implimentazzjoni prattika tal-ECHA tal-politiki u l-proċeduri f'kunflitti ta' interess għandha nuqqasijiet sinifikanti. B’mod partikolari, hija indikat il-fatti li (i) l-interessi ma jiġux rieżaminati qabel ma l-kompiti jiġu assenjati lill-persunal, u (ii) il-politiki u l-proċeduri għall-valutazzjoni u l-ġestjoni ta’ sitwazzjonijiet ta’ kunflitt ta’ interess fil-Bord tal-Appell tal-ECHA ma humiex adegwati. L-Ombudsman tilqa' l-fatt li l-ECHA diġà ħadet azzjoni ta' segwitu fir-rigward ta' ħafna mis-sejbiet tal-Qorti Ewropea tal-Awdituri [19]. Madankollu, ikun xieraq b’mod ċar li l-ECHA tkun tista’ tirrapporta dwar il-miżuri konkreti li tkun adottat sabiex tikkonforma mal-obbligi legali tagħha, b’mod partikolari, kif issuġġerit fir-rapport tal-Qorti tal-Awdituri, fir-rigward tal-kwistjonijiet ta’ kunflitt ta’ interess stabbiliti taħt il-punti (i) u (ii) hawn fuq.

(G) Żvelar ta' informazzjoni protetta

59. L-Ombudsman talbet lill-ECHA tipprovdi informazzjoni dwar kwalunkwe arranġament li għandha fis-seħħ għall-iżvelar ta' informazzjoni protetta intern u dwar kwalunkwe każ ta' żvelar ta' informazzjoni protetta.

60. Fil-preżentazzjoni tagħha, l-ECHA nnotat li, sal-lum, ma kellha l-ebda każ ta’ żvelar ta’ informazzjoni protetta. Il-prinċipji rilevanti inklużi fir-Regolamenti tal-Persunal ġew implimentati internament bid-Deċiżjoni MB/30/2009 tal-Bord tat-Tmexxija tal-ECHA. Ir-regoli huma spjegati lil membri ġodda tal-persunal matul it-taħriġ ta’ induzzjoni. Taqsima speċifika fuq is-sit web intern tal-ECHA hija ddedikata għal kwistjonijiet li jikkonċernaw l-iżvelar ta' informazzjoni protetta.

61. L-Ombudsman indikat li l-Artikolu 22a tar-Regolamenti tal-Persunal ma jipprovdix tweġiba sħiħa għall-isfidi tal-iżvelar ta' informazzjoni protetta. Għal din ir-raġuni, huwa importanti li l-maniġment jieħu deċiżjonijiet xierqa qabel ma l-problemi possibbli jinqalgħu. Barra minn hekk, l-Ombudsman indikat li l-iżvelar ta' informazzjoni protetta huwa dimensjoni addizzjonali fejn iċ-ċittadini jistgħu jeżerċitaw id-drittijiet tagħhom u b'hekk ħeġġet lill-ECHA tinforma lill-persunal tagħha dwar l-għażla pprovduta mir-Regolamenti tal-Persunal li l-ewwel tirrapporta l-eżistenza possibbli ta' attività illegali internament.

Is-sejbiet tal-Ombudsman dwar (G)

62. L-Ombudsman jilqa' l-fatt li l-ECHA ħadet approċċ proattiv għall-iżvelar ta' informazzjoni protetta billi adottat regoli interni (id-Deċiżjoni MB/30/2009) f'dak ir-rigward. Dik id-Deċiżjoni fiha regoli fir-rigward tal-ġlieda kontra l-frodi, il-korruzzjoni u l-irregolaritajiet, kif ukoll dispożizzjonijiet maħsuba biex jiffaċilitaw l-investigazzjonijiet amministrattivi tal-Uffiċċju Ewropew Kontra l-Frodi (OLAF) fi ħdan l-Aġenzija. L-Ombudsman hija tal-fehma li d-Deċiżjoni fiha regoli interni importanti li jindirizzaw l-isfidi tal-iżvelar ta' informazzjoni protetta. 

Sommarju tas-suġġerimenti tal-Ombudsman

63. Abbażi taż-żjara tiegħu u l-informazzjoni pprovduta lilu mill-ECHA, l-Ombudsman jagħmel is-suġġerimenti li ġejjin:

a) L-ECHA tista' tikkunsidra li żżid referenza espliċita għall-Ombudsman fl-Artikolu 19 tal-Kodiċi ta' Mġiba Amministrattiva Tajba tagħha.

b) L-ECHA tista' tikkunsidra li tagħmel ir-rapport annwali tagħha dwar it-trattament tagħha tat-talbiet għal aċċess pubbliku għad-dokumenti disponibbli għall-pubbliku.

c) L-ECHA tista' tikkunsidra mill-ġdid il-pożizzjoni tagħha fir-rigward tal-iżvelar tal-ismijiet tal-membri tal-bord tal-għażla, sabiex tali informazzjoni tiġi pprovduta lill-kandidati kollha u mhux biss lil dawk li jitolbuha b'mod espliċitu.

d) Fil-qasam tal-offerti u l-kuntratti, l-ECHA tista' tikkunsidra li tinkludi referenza għall-Ombudsman fl-ittri u l-kuntratti ta' notifika tagħha.

e) L-ECHA tista' tirrapporta dwar il-miżuri konkreti li tkun adottat, sabiex tikkonforma mal-obbligi legali tagħha, dwar il-kwistjonijiet ta' kunflitt ta' interess identifikati mill-Qorti tal-Awdituri. F’dan ir-rigward, l-ECHA tista’ b’mod partikolari tirrapporta dwar l-azzjonijiet ta’ segwitu tagħha fir-rigward tas-sejbiet li (i) l-interessi ma jiġux rieżaminati qabel ma l-kompiti jiġu assenjati lill-persunal, u (ii) il-politiki u l-proċeduri għall-valutazzjoni u l-ġestjoni ta’ sitwazzjonijiet ta’ kunflitt ta’ interess fil-Bord tal-Appell tal-ECHA ma jkunux adegwati.

Napprezza jekk l-ECHA tkun tista' tirrapporta lura lili sat-30 ta' Ġunju 2013 dwar is-segwitu tagħha għas-suġġerimenti elenkati hawn fuq.

P. Nikiforos Diamandouros

Magħmul fi Strasburgu fit-03.04.2013