Rapport [1]

1. Introduzzjoni

Ma hemm l-ebda tweġiba sempliċi għall-mistoqsijiet “x’inhi aġenzija tal-UE?” u “x’jagħmlu l-aġenziji tal-UE?” It-terminu “aġenzija tal-UE” jintuża biex jirreferi għal varjetà ta’ korpi stabbiliti fi żminijiet differenti, minn strumenti legali differenti u għal raġunijiet differenti [2].

Is-sit web Europa http://europa.eu/agencies/index_en.htm jelenka aktar minn 40 aġenzija. Dan jaqsamhom f’erba’ gruppi:

• aġenziji deċentralizzati
• aġenziji eżekuttivi
• Aġenziji tal-EURATOM
• L-Istitut Ewropew tal-Innovazzjoni u t-Teknoloġija (EIT)

Madankollu, dan ma jikkostitwixxix skema sistematika, jew awtorevoli, ta’ klassifikazzjoni.

It-tieni kategorija biss tiġbor flimkien entitajiet simili. Is-sitt aġenziji eżekuttivi għandhom bażi legali komuni u arranġamenti simili għall-governanza u r-responsabbiltà, li huma stabbiliti f'Regolament [3]. Dawn huma stabbiliti (u jistgħu jiġu aboliti) b’deċiżjoni tal-Kummissjoni.

Is-sit web Europa jelenka 37 hekk imsejħa aġenziji "deċentralizzati"[4], li tlieta minnhom huma elenkati f'subkategorija ta' "aġenziji taħt il-Politika ta' Sigurtà u ta' Difiża Komuni". Dawn l-aġenziji huma deċentralizzati f’sens ġeografiku: kollha ħlief tnejn minnhom jinsabu 'l bogħod mill-istituzzjonijiet ewlenin tal-UE fi Brussell u l-Lussemburgu.

Għall-kuntrarju tal-aġenziji eżekuttivi, l-“aġenziji deċentralizzati” mhumiex stabbiliti taħt qafas leġiżlattiv ġenerali. Kull wieħed minnhom għandu l-bażi legali tiegħu. Mhux kollha għandhom il-kelma "aġenzija" f'isimhom. Ismijiet oħra jinkludu “ċentru”, “awtorità”, “uffiċċju”, “istituzzjoni” “fondazzjoni” u “unità”[5].

Id-differenzi fl-ismijiet ma jikkorrispondu bl-ebda mod sistematiku għall-funzjonament, jew għall-arranġamenti għall-governanza u r-responsabbiltà. Xi wħud mill-aġenziji deċentralizzati għandhom, b’mod ġenerali, rwol regolatorju (eż. l-Aġenzija Ewropea tas-Sikurezza tal-Avjazzjoni). Oħrajn għandhom kompiti operattivi speċifiċi (eż. l-Uffiċċju għall-Armonizzazzjoni fis-Suq Intern). It-tielet grupp ta’ aġenziji huma ċentri ta’ għarfien espert f’oqsma speċjalizzati, b’funzjonijiet konsultattivi u ta’ ġbir ta’ informazzjoni (eż., l-Aġenzija Ewropea għall-Ambjent). Madankollu oħrajn huma primarjament involuti fl-iffaċilitar u l-koordinazzjoni tal-kooperazzjoni bejn l-awtoritajiet tal-Istati Membri f'oqsma speċifiċi (eż. l-Aġenzija Ewropea għall-Ġestjoni tal-Kooperazzjoni Operattiva fil-Fruntieri Esterni - FRONTEX).

2. Il-programm ta' żjarat tal-Ombudsman fl-aġenziji

Fl-2011, l-Ombudsman Ewropew nieda programm ta' żjarat fl-aġenziji tal-UE, bil-għan li jippromwovi amministrazzjoni tajba u jaqsam l-aħjar prattika. Il-programm iffoka fuq aġenziji "deċentralizzati".

L-Ombudsman żar ħmistax-il aġenzija bħal dawn fil-perjodu 2011-2013: l-Aġenzija Ewropea għall-Mediċini (EMA), l-Awtorità Bankarja Ewropea (EBA), il-Kulleġġ Ewropew tal-Pulizija (CEPOL), l-Aġenzija Ewropea għall-Ambjent (EEA), l-Aġenzija Ewropea għas-Sigurtà Marittima (EMSA), iċ-Ċentru Ewropew għall-Monitoraġġ tad-Droga u d-Dipendenza fuq id-Droga (EMCDDA), iċ-Ċentru Ewropew għall-Iżvilupp ta’ Taħriġ Vokazzjonali (CEDEFOP), il-Fondazzjoni Ewropea għat-Titjib tal-Kondizzjonijiet tal-Ħajja u tax-Xogħol (EUROFOUND), l-Uffiċċju Ewropew tal-Pulizija (EUROPOL), l-Unità tal-Kooperazzjoni Ġudizzjarja tal-Unjoni Ewropea (EUROJUST), il-Bord Ewropew dwar ir-Riskju Sistemiku (BERS)[6], l-Aġenzija Ewropea dwar is-Sigurtà tan-Netwerks u l-Informazzjoni (ENISA), l-Aġenzija Ewropea għall-Ġestjoni tal-Kooperazzjoni Operazzjonali fil-Fruntieri Esterni tal-Istati Membri tal-Unjoni Ewropea (FRONTEX), l-Aġenzija Ewropea għas-Sustanzi Kimiċi (ECHA), u l-Istitut Ewropew għall-Kwalità tal-Ġeneri (EIGE). L-inkjesta dwar l-EIGE kienet għadha għaddejja meta ġie ffinalizzat dan ir-Rapport.

Il-kwistjonijiet li ġejjin ġew indirizzati matul iż-żjarat: (i) Kuntatti inizjali mal-pubbliku; (ii) it-trasparenza, id-djalogu u r-responsabbiltà; (iii) ir-reklutaġġ; (iv) offerti u kuntratti; (v) kunflitti ta' interess.

3. Proċedura

Iż-żjarat twettqu formalment abbażi tal-kompetenza tal-Ombudsman li jwettaq inkjesti fuq inizjattiva proprja. Il-garanziji proċedurali tas-soltu relatati mal-inkjesti għalhekk applikaw. Wara kull żjara, l-Ombudsman informa lill-aġenzija dwar is-sejbiet bil-miktub. Jekk saru xi suġġerimenti speċifiċi, l-aġenzija ntalbet tinforma lill-Ombudsman dwar kwalunkwe azzjoni ta' segwitu. Skont ir-rispons tal-aġenzija, l-Ombudsman jew għalqet l-inkjesta, jew ħadet passi ulterjuri, pereżempju, billi ħarġet rakkomandazzjonijiet formali.

4. Ħarsa ġenerali lejn ir-riżultati [7]

A. Kuntatti inizjali mal-pubbliku

Lingwi

L-Ombudsman appellat lil diversi aġenziji biex jagħmlu l-paġna ewlenija tas-sit web tagħhom, kif ukoll informazzjoni dwar il-funzjonijiet u l-politika lingwistika tagħhom, disponibbli fil-lingwi uffiċjali kollha tal-UE. Billi tilqa’ liċ-ċittadini li jżuru s-sit web bil-lingwa tagħhom stess u tispjegalhom il-funzjonijiet tiegħu, aġenzija tista’ turi li tirrikonoxxi li ċ-ċittadini kollha tal-UE għandhom interess leġittimu fil-ħidma tagħha.

Fil-biċċa l-kbira tal-każijiet, l-aġenziji aċċettaw is-suġġerimenti tal-Ombudsman. Bħala eżempju, is-sit web tal-EBA issa jinkludi menu li jinżel li minnu l-informazzjoni dwar ir-rwol u l-kompiti ewlenin tagħha hija faċilment aċċessibbli bil-lingwi uffiċjali tal-UE.

Gwida għall-ilmenti

L-Ombudsman ħeġġet lill-aġenziji biex jagħmlu d-dritt li jilmentaw mal-Ombudsman aktar viżibbli fuq is-sit web tagħhom u biex jiżguraw it-trattament f’waqtu tal-ilmenti internament. Bi tweġiba, l-EMA indikat li kienet għamlet id-dritt li tilmenta mal-Ombudsman aktar viżibbli fuq is-sit web tagħha, filwaqt li l-EBA allokat riżorsi addizzjonali tal-persunal għat-trattament tal-ilmenti. L-ECHA emendat il-Kodiċi ta’ Mġiba Amministrattiva Tajba tagħha biex iżżid referenza espliċita għall-Ombudsman.

Il-Kodiċi Ewropew ta’ Mġiba Amministrattiva Tajba u l-Prinċipji tas-Servizz Pubbliku

L-aġenziji ġew imħeġġa jagħmlu l-Kodiċi Ewropew ta' Mġiba Amministrattiva Tajba, kif ukoll il-Prinċipji tas-Servizz Pubbliku tal-Ombudsman disponibbli fuq is-siti web tagħhom. L-ENISA wieġbet billi pprovdiet deskrizzjoni qasira tal-prinċipji tas-servizz pubbliku fit-taqsima rilevanti tas-sit web tagħha u billi pprovdiet link għas-sit web tal-Ombudsman. Il-Eurojust ippubblikat id-dokument kemm fuq is-sit web tagħha kif ukoll fuq is-sit tal-intranet tagħha, filwaqt li l-Europol ipprovdiet link fuq is-sit web tagħha. Aġenziji oħra qablu li jagħmlu l-Kodiċi aktar viżibbli, u b’hekk aktar aċċessibbli għaċ-ċittadini, fuq is-siti web tagħhom.

B. Trasparenza, djalogu u responsabbiltà

L-Ombudsman għamlet firxa ta’ suġġerimenti lill-aġenziji biex jippromwovu trasparenza akbar u biex jagħtu effett lid-dritt fundamentali taċ-ċittadin ta’ aċċess pubbliku għad-dokumenti. Fost it-titjib ewlieni li jirriżulta miż-żjarat tal-Ombudsman hemm dan li ġej:

Regoli dwar l-aċċess pubbliku

L-EBA pproċediet għall-adozzjoni f’waqtha ta’ regoli dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti u ħadet il-miżuri meħtieġa biex tiżgura politika ta’ informazzjoni proattiva. Bħala eżempju, il-formoli ta’ reġistrazzjoni tagħha għal-laqgħat issa jinkludu dikjarazzjoni li l-ismijiet tal-parteċipanti jistgħu jsiru pubbliċi.

L-ENISA ddedikat taqsima tas-sit web tagħha għal kwistjonijiet li jikkonċernaw l-aċċess għal dokumenti b'links kemm għar-Regolament 1049/2001 dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti kif ukoll għar-regoli ta' implimentazzjoni tal-ENISA f'dan il-qasam. Huwa qabel ukoll li jabbozza rapport annwali dwar l-aċċess għad-dokumenti u impenja ruħu li jistabbilixxi reġistru pubbliku. Bl-istess mod, il-BERS ħoloq taqsima speċifika fuq is-sit web tiegħu li fiha informazzjoni dwar ir-regoli applikabbli għat-talbiet għal aċċess għal dokumenti, kif ukoll id-dettalji ta’ kuntatt tal-persuna responsabbli għat-trattament ta’ tali talbiet.

F’termini ta’ titjib fit-trattament tat-talbiet għal aċċess pubbliku, il-Frontex impenjat ruħha li tbiddel il-prattika tagħha li l-istess persuna tittratta kemm l-applikazzjonijiet inizjali kif ukoll dawk konfermatorji għal aċċess.

Reġistru pubbliku u aċċess dirett għad-dokumenti

Wara ż-żjara tal-Ombudsman, il-Europol impenjat ruħha li tinkludi taqsima ġdida fir-rapport annwali tagħha dwar it-trattament tat-talbiet għal aċċess pubbliku għad-dokumenti. Huwa qabel ukoll li jistabbilixxi reġistru pubbliku, kif għamlu l-Eurojust u l-Frontex. L-EMSA qablet ukoll li teżamina kif l-aħjar tistabbilixxi reġistru pubbliku u kkonfermat li, ladarba tkun implimentat l-obbligi rilevanti, tkun f’pożizzjoni li tirrapporta kull sena dwar każijiet li fihom tirrifjuta l-aċċess għad-dokumenti. L-EMCCDA spjegat li kienet se tinkludi fl-abbozz tal-Programm ta’ Ħidma tagħha l-istabbiliment ta’ reġistru pubbliku u li kienet qed tippjana li tinkludi fir-Rapport Ġenerali tal-Attivitajiet tagħha rapport dwar il-każijiet li fihom kienet irrifjutat l-aċċess għad-dokumenti. L-ECHA qablet li tagħmel ir-rapport annwali tagħha dwar it-trattament tat-talbiet għal aċċess pubbliku disponibbli b’mod prominenti fuq is-sit web tagħha.

Għalkemm l-EEA pproċediet għall-pubblikazzjoni online tar-rapport annwali rilevanti, hija ma bdietx il-proċess biex tintroduċi reġistru pubbliku. Fl-ispirtu tal-kondiviżjoni tal-aħjar prattika, l-Ombudsman ħeġġet lill-EEA tikkuntattja aġenziji oħra tal-UE biex jitgħallmu mill-esperjenza tagħhom f'dan il-qasam.

Fl-aħħar nett, dwar din il-kwistjoni, is-Cedefop impenja ruħu li jipprovdi aċċess dirett għal għadd ta’ dokumenti identifikati bħala ta’ interess għall-pubbliku.

Interess pubbliku prevalenti

L-EMA qablet li t-test prevalenti tal-interess pubbliku għandu jkun il-kriterju ewlieni li jmexxi lill-Aġenzija meta tieħu deċiżjoni dwar l-iżvelar ta’ dokument jew informazzjoni, mhux biss fuq talba, iżda wkoll b’mod proattiv.

C. Reklutaġġ

Rimedji

L-Ombudsman ħeġġet lill-aġenziji biex jinfurmaw lill-kandidati dwar id-dritt tagħhom li jikkontestaw deċiżjoni mhux favorevoli f’dan il-qasam, pereżempju, deċiżjoni li teskludihom minn kompetizzjoni. L-ENISA wieġbet billi emendat il-mudell tal-avviż ta’ pożizzjoni vakanti tagħha kif issuġġerit mill-Ombudsman. L-avviżi ta' postijiet battala ppubblikati fuq is-sit web tas-Cedefop issa jinkludu informazzjoni dwar il-possibbiltà li wieħed jilmenta mal-Ombudsman, taħt l-intestatura "proċeduri ta' appell". Fil-paġna web tagħha "Informazzjoni Ġenerali għar-Reklutaġġ", l-EMSA tispjega b'mod ċar li l-applikanti għall-proċeduri ta' reklutaġġ tagħha jistgħu jilmentaw mal-Ombudsman. Bl-istess mod, l-Europol emenda l-Linji Gwida dwar ir-Reklutaġġ tiegħu biex jinkludi taqsima speċifika li tispjega li l-kandidati jistgħu jilmentaw mal-Ombudsman dwar allegata amministrazzjoni ħażina jew jippreżentaw appell quddiem it-Tribunal għas-Servizz Pubbliku tal-UE. Il-Frontex spjegat li l-informazzjoni dwar il-possibbiltà li jitressaq ilment mal-Ombudsman se tiżdied mal-mudell tal-avviż ta’ pożizzjoni vakanti u fit-taqsima tar-reklutaġġ tas-sit web tal-Frontex.

It-trasparenza

L-Ombudsman tat parir lill-aġenziji biex jikkunsidraw mill-ġdid il-pożizzjoni tagħhom rigward l-iżvelar tal-ismijiet tal-membri tal-bord tal-għażla, sabiex tali informazzjoni tingħata lill-kandidati kollha u mhux biss lil dawk li jitolbuha b'mod espliċitu. L-Ombudsman sussegwentement innota li din il-kwistjoni qajmet għadd ta' mistoqsijiet, b'xi wħud mill-aġenziji jfittxu gwida dwar l-aħjar approċċ li għandu jiġi adottat. Għalhekk ġie deċiż li tinbeda investigazzjoni fuq inizjattiva proprja dwar il-kwistjoni tal-iżvelar tal-ismijiet tal-membri tal-Bord tal-Għażla. Din l-inkjesta ntemmet b’“Linji gwida ta’ prattika tajba”[8] maħruġa lill-aġenziji fir-rigward ta’ din il-kwistjoni, li għalihom il-maġġoranza l-kbira tal-aġenziji wieġbu bl-aktar mod kostruttiv.

D. Offerti u kuntratti

L-Ombudsman issuġġerixxa li l-aġenziji jinkludu referenza għall-Ombudsman fl-ittri u l-kuntratti ta’ notifika tagħhom, kif ukoll fis-sejħiet għall-offerti tagħhom, jew fuq is-sit web tagħhom. Dawn is-suġġerimenti ġew implimentati mill-aġenziji rilevanti. L-ECHA ddikjarat li se tinkludi referenza għall-Ombudsman fl-ittri ta’ notifika tagħha u l-ittri kollha skambjati fil-kuntest tas-soluzzjoni ta’ tilwim kuntrattwali u l-applikazzjoni ta’ rimedji kuntrattwali. Il-Eurojust daħħlet it-test rilevanti fuq il-paġna web tagħha dwar il-proċeduri ta’ akkwist, filwaqt li l-Frontex aġġornat il-mudell tal-ittra tagħha lill-offerenti li ma ntgħażlux li issa fih informazzjoni dwar ir-rwol tal-Ombudsman meta jirċievi lmenti mingħand l-offerenti kif ukoll l-indirizz tal-Internet rilevanti. L-EMCDDA u l-EMSA impenjaw ruħhom li fis-sejħiet għall-offerti tagħhom jindikaw b’mod espliċitu li l-Ombudsman jikkostitwixxi mekkaniżmu ta’ rieżami possibbli f’każ ta’ tilwim bejn l-offerenti u l-awtoritajiet kontraenti. Min-naħa tagħha, l-ESMA spjegat li l-“Linji Gwida għall-Offerenti” aġġornati tagħha jipprevedu xi struzzjonijiet ġenerali dwar kif għandhom jiġu ppreżentati l-offerti, inkluża referenza ċara kemm għall-Qorti tal-Ġustizzja tal-Unjoni Ewropea kif ukoll għall-Ombudsman.

E. Kunflitti ta' interess

L-Ombudsman issuġġeriet li, fir-reviżjoni tar-regoli dwar il-kunflitt ta' interess u l-etika b'mod ġenerali, l-aġenziji għandhom iqisu l-ħidma tal-OECD dwar l-importanza li jiġu evitati kunflitti ta' interess "apparenti" kif ukoll "reali". Huma jistgħu jikkunsidraw ukoll li jqiegħdu abbozz ta’ kwalunkwe regola riveduta fuq is-sit web u jistiednu kumment pubbliku qabel ma jiġu ffinalizzati r-regoli.

Wara s-suġġerimenti tal-Ombudsman, l-EMA rrevediet il-politika tagħha u għażlet li tqiegħed online d-dikjarazzjonijiet ta' interessi tal-esperti li jinsabu fil-bażi tad-data tagħha, kif ukoll aktar informazzjoni dwar il-kunflitti ta' interess kollha ddikjarati matul proċess ta' rieżami xjentifiku. Huwa impenja ruħu wkoll li jabbozza politika u jikkonsulta mal-partijiet ikkonċernati dwar il-pubblikazzjoni ta’ informazzjoni dwar kif għandhom jiġu rrapportati l-improprjetatijiet jew kwistjonijiet oħra li jistgħu jqajmu tħassib etiku.

L-EMSA ddikjarat li kienet ħadet għadd ta’ miżuri biex tevita kunflitti ta’ interess potenzjali. Minbarra l-paġna web tal-Intranet tagħha dwar l-Etika u l-Kondotta, l-EMSA torganizza taħriġ obbligatorju dwar l-etika u l-integrità għall-persunal tagħha. Fir-rigward tal-proċeduri ta’ reklutaġġ u ta’ akkwist, l-EMSA spjegat li żviluppat taħriġ, kif ukoll proċessi mmirati lejn l-evitar ta’ kunflitti ta’ interess. Pereżempju, il-presidenti tal-kumitati tal-għażla u tal-akkwist jivverifikaw b’mod sistematiku d-dikjarazzjonijiet iffirmati kollha ta’ nuqqas ta’ kunflitti ta’ interess. L-informazzjoni rilevanti kollha f’dan ir-rigward hija ppubblikata kemm fuq l-Intranet tal-EMSA kif ukoll fil-manwal tal-EMSA.

L-EMCDDA spjega li kien adotta “Linji Gwida Interni għall-Proċedura ta’ Ħruġ mill-Persunal għat-Tluq mill-EMCDDA” u enfasizza li dawn il-linji gwida riveduti jinkludu Formola ta’ Dikjarazzjoni, li fiha dikjarazzjoni ta’ ebda kunflitt ta’ interess, u għal proċeduri bil-miktub aġġornati għat-trattament ta’ tali dikjarazzjonijiet.

Bħala segwitu għas-suġġeriment tal-Ombudsman li l-persunal tal-EEA jipprovdi lill-Aġenzija bis-CVs sħaħ tiegħu, sabiex ikun jista’ jiddetermina jekk teżistix sitwazzjoni ta’ kunflitt ta’ interess u, fejn possibbli, l-Aġenzija tippubblika CVs u dikjarazzjonijiet ta’ interess, l-EEA introduċiet proċess biex tirrieżamina s-CVs tal-persunal biex tivvaluta jekk tistax teżisti sitwazzjoni ta’ kunflitt ta’ interess u għamlet is-CVs tal-Maniġers Anzjani u tal-membri tal-Kumitat Xjentifiku disponibbli għall-pubbliku fuq is-sit web tal-Aġenzija.

L-ECHA ġiet mistiedna tirrapporta dwar il-miżuri konkreti li kienet adottat dwar il-kwistjonijiet ta’ kunflitt ta’ interess identifikati mill-Qorti tal-Awdituri. L-Aġenzija indikat li kienet ġiet stabbilita proċedura speċifika biex jiġi żgurat li l-interessi potenzjalment kunfliġġenti jiġu vverifikati qabel ma l-kompiti jiġu assenjati lill-persunal.

Bi tweġiba għas-suġġerimenti mill-Ombudsman, l-ENISA esprimiet ir-rieda tagħha li tiżviluppa mudelli għad-Dikjarazzjonijiet ta’ Interess tad-Direttur Eżekuttiv u tal-esperti nazzjonali sekondati, filwaqt li taqsima intitolata “Dikjarazzjoni ta’ Interess” ġiet inkluża fuq is-sit web tagħha. Wara l-istess rakkomandazzjoni mill-Ombudsman, il-BERS iddikjara li l-Kap tiegħu u l-Viċi Kap iffirmaw mudell dwar id-Dikjarazzjonijiet ta’ Interess, li huwa simili għall-mudell użat mill-Ombudsman u żied li d-dikjarazzjonijiet tqiegħdu fuq is-sit web tal-BERS.

5. Riflessjonijiet interni

A. Valur miżjud taż-żjarat

Skont il-membri tal-persunal tal-Ombudsman li ħejjew u pparteċipaw f’dawn iż-żjarat, dawn li ġejjin huma l-benefiċċji ewlenin tal-eżerċizzju.

i) Titjib konkret għaċ-ċittadini u l-organizzazzjonijiet li huma f'kuntatt mal-aġenziji, kif deskritt fit-taqsima 4 hawn fuq.

ii) L-istabbiliment ta' kuntatti tajbin mal-persunal li jaħdem fl-aġenziji. Iż-żjarat irriżultaw f'kooperazzjoni ħafna aħjar li dak li jista' jinkiseb permezz ta' korrispondenza bil-miktub jew bit-telefon. Iż-żjarat kienu partikolarment utli fil-każ ta’ aġenziji li għalihom l-Ombudsman ma kienx qabel ittratta l-ilmenti, pereżempju, il-Frontex.

iii) Il-bini tal-għarfien u s-sensibilizzazzjoni fuq iż-żewġ naħat

It-tħejjija taż-żjarat wessgħet u approfondiet il-bażi tal-għarfien dwar l-aġenziji fost il-persunal tal-Ombudsman, li eżamina l-bażi ġuridika u s-sit web tal-aġenzija kkonċernata, kif ukoll materjal rilevanti ieħor bħar-rapporti tal-Qorti tal-Awdituri u r-rapporti u r-riżoluzzjonijiet tal-Parlament Ewropew, sabiex jiġu identifikati l-kwistjonijiet ewlenin ta’ tħassib u interess. Fir-rigward tat-tagħlim mill-aġenziji, xi wħud indikaw li l-Ombudsman jista’ jgħin biex jipprovdi għarfien espert u gwida rilevanti dwar firxa ta’ kwistjonijiet. Dan huwa partikolarment importanti, fejn ċerti kategoriji ta’ persunal huma skarsi (pereżempju, konsulent legali wieħed biss biex jittratta għadd kbir ta’ kwistjonijiet). Iż-żjarat kienu utli wkoll fis-sens li ppermettew valutazzjoni komparattiva bejn l-aġenziji.

B. Punti għal titjib

i) Irrevedi l-lista ta' kwistjonijiet

L-eżaminar tal-lista sħiħa ta’ kwistjonijiet deskritti fit-Taqsima 2 hawn fuq fir-rigward ta’ kull aġenzija wera li kien intensiv fir-riżorsi għall-persunal tal-Ombudsman. Jista’ jkun preferibbli fil-futur li l-lista tiġi adattata għall-aġenzija inkwistjoni, b’enfasi fuq l-aktar kwistjonijiet importanti.

ii) Diskussjoni aktar fil-fond

Ħafna drabi ma kienx hemm biżżejjed żmien biex jiġu eżaminati l-kwistjonijiet fil-fond u biex jiġi esplorat kif eżattament taħdem l-aġenzija inkwistjoni fil-prattika. Xi aġenziji qiesu ż-żjarat bħala tip ta’ “spezzjoni” tal-Ombudsman li għaliha kellhom bżonn jipprovdu t-tweġibiet “tajba”.

iii) L-involviment tal-persunal

Inħass li l-persunal tal-aġenzija għandu jibbenefika aktar miż-żjarat billi jkollu l-opportunità li jinvolvi ruħu mal-persunal tal-Ombudsman u japprofitta mill-għarfien espert tagħna f’oqsma ewlenin. Fil-każ ta’ aġenzija waħda, pereżempju, il-membri tal-persunal ma kinux konxji taż-żjara tal-Ombudsman. Il-laqgħa mal-persunal ġiet enfasizzata bħala partikolarment importanti fil-każ ta’ aġenzija waħda, fejn il-persunal sar jaf bir-rimedji li għandu għad-dispożizzjoni tiegħu f’każ ta’ problemi. Kollega waħda ssuġġeriet, min-naħa l-oħra, li l-laqgħat tal-Ombudsman mal-kumitati tal-persunal jitwaqqfu peress li l-valur miżjud ma kienx evidenti.

6. Politika futura

L-ideat li ġejjin jistgħu jitqiesu hekk kif insawru l-politika futura tagħna lejn l-aġenziji:

i) il-possibbiltajiet ta' kooperazzjoni u koordinazzjoni ma' istituzzjonijiet oħra tal-UE involuti mal-aġenziji: b’mod partikolari, il-Kummissjoni [9] (li hija rrappreżentata fil-bordijiet tat-tmexxija) u l-Qorti tal-Awdituri (fuq il-bażi tal-esperjenza ta’ kooperazzjoni fir-rigward ta’ kwistjonijiet ta’ kunflitti ta’ interess fl-EFSA);

ii) jekk l-Ombudsman għandux ifittex li jinvolvi ruħu mal-bordijiet tat-tmexxija [10] tal-aġenziji kif ukoll tad-Diretturi;

iii) l-Ombudsman jista' jiffoka fuq kwistjoni partikolari waħda (approċċ tematiku, bħal dik adottata fl-inkjesta fuq inizjattiva proprja fir-rigward tal-iżvelar tal-ismijiet tal-membri tal-bord tal-għażla) u jqabbluha permezz tal-aġenziji. L-eżitu jista’ jkun “linji gwida ta’ prattika tajba” għall-aġenziji f’oqsma rilevanti, pereżempju revolving doors jew aċċess għad-dokumenti. Tista' tissemma wkoll il-korrispondenza reċenti tal-Ombudsman ma' tlieta mill-erba' aġenziji regolatorji fir-rigward tal-Inizjattivi ta' Trasparenza tagħhom;

iv) jekk l-Ombudsman ikompli bi programm ta' żjarat, ikun utli li l-fokus taż-żjarat jinbidel għal kwistjonijiet speċifiċi. Iż-żjarat jistgħu jiffukaw fuq kwistjonijiet li huma l-aktar ta' tħassib u ta' rilevanza għall-aġenzija inkwistjoni (approċċ ta' "aġenzija waħda - kwistjoni waħda"). Inkella, il-lista eżistenti tista’ tkompli tintuża iżda titfassal biex tiffoka fuq l-aktar kwistjonijiet pertinenti. Dan għandu jiġi deċiż fuq bażi ta’ każ b’każ. Meta żżur aġenzija għall-ewwel darba, ikun rakkomandabbli approċċ usa’. Żjara ta’ segwitu, anke wara għadd ta’ snin, tista’ tkun iffukata aħjar fuq l-ispeċifiċitajiet;

v) b'rabta mal-punt preċedenti, għandna neżaminaw jekk il-ħidma proattiva futura mal-aġenziji tistax tinvolvi enfasi aktar strateġika fuq kwistjonijiet ewlenin ta' governanza;

vi) għandna nikkunsidraw kif nistgħu nimmobilizzaw bl-aħjar mod it-tagħlim mill-persunal tagħna li jirriżulta minn dawn iż-żjarat fl-iżvilupp ta' ħidma proattiva futura li tinvolvi l-aġenziji [11];

vii) għandna neżaminaw modi kif nipprovdu taħriġ kosteffettiv għall-persunal tal-aġenzija. Kollega waħda ssuġġeriet li 90 minuta jistgħu jitwarrbu fil-laqgħa annwali tan-Netwerk Legali bejn l-Aġenziji biex l-Ombudsman jikkondividi l-għarfien espert (kif ġara dan l-aħħar dwar l-aċċess għad-dokumenti). Nistgħu nikkunsidraw ukoll it-tħejjija ta’ materjali ta’ taħriġ, bħal materjal awdjoviżiv, dwar suġġetti partikolari għall-użu fl-aġenziji (eż. linji gwida dwar l-offerti, it-trattament tajjeb tal-ilmenti, it-trattament tal-korrispondenza miċ-ċittadini, eċċ.). L-użu tal-vidjokonferenzi jista' jiġi esplorat ukoll għal aġenziji li huma s-suġġett ta' ħafna lmenti jew aġenziji ġodda li jistgħu jibbenefikaw minn laqgħa bikrija mal-persunal tal-Ombudsman dwar kwistjonijiet bħar-reklutaġġ;

jiżviluppaw u jżommu kuntatti fil-livelli kollha. L-Uffiċjali Legali tal-Ombudsman għandhom iżommu u jiżviluppaw kuntatti personali mal-kollegi tal-aġenzija, filwaqt li għandhom jiġu stabbiliti kuntatti f'livelli oħra fi ħdan l-Uffiċċju wkoll. B’mod speċifiku, il-maniġment intermedju jista’ jiġi mħeġġeġ iżur l-aġenziji biex jaqsam l-għarfien espert (eż. żjara reċenti fl-EIGE). Il-kapijiet tal-aġenziji u l-membri tal-persunal li jakkumpanjawhom jistgħu jiġu mistiedna fl-Uffiċċju tal-Ombudsman fi Strasburgu jew Brussell;

x) fir-rigward, b'mod partikolari, tal-aġenziji eżekuttivi, nistgħu nipproduċu studju ta' lmenti li jikkonċernaw applikazzjonijiet ta' riċerka li jwasslu għal linji gwida possibbli ta' amministrazzjoni tajba (rilevanti wkoll għal istituzzjonijiet u aġenziji oħra). L-eżitu tal-OII li għaddej dwar in-nuqqas ta’ proċedura ta’ rieżami fl-EASME se jkun rilevanti wkoll;

x) tikkunsidra mill-ġdid kif ir-riżultati tal-ħidma proattiva mal-aġenziji jsiru viżibbli għall-pubbliku, għall-partijiet ikkonċernati tal-aġenziji u għal istituzzjonijiet oħra tal-UE;

xi) l-Ombudsman għandu jfittex li jindirizza lill-Kapijiet tal-Aġenziji, b'mod kollettiv, biex jaqsmu dawn l-ideat u jistiednu l-feedback tagħhom dwar x'ikun utli għalihom.

Anness: Link għad-deċiżjonijiet tal-Ombudsman

• L-Aġenzija Ewropea għall-Mediċini (EMA)
• Awtorità Bankarja Ewropea (EBA)
• Kulleġġ Ewropew tal-Pulizija (CEPOL)
• L-Aġenzija Ewropea għall-Ambjent (EEA)
• L-Aġenzija Ewropea għas-Sigurtà Marittima (EMSA)
• Ċentru Ewropew għall-Monitoraġġ tad-Droga u d-Dipendenza fuq id-Droga (EMCDDA)
• Ċentru Ewropew għall-Iżvilupp ta' Taħriġ Vokazzjonali (CEDEFOP)
• Il-Fondazzjoni Ewropea għat-Titjib tal-Kondizzjonijiet tal-Ħajja u tax-Xogħol (EUROFOUND)
• Uffiċċju Ewropew tal-Pulizija (EUROPOL)
• L-Unità ta’ Kooperazzjoni Ġudizzjarja tal-Unjoni Ewropea (EUROJUST)
• Bord Ewropew dwar ir-Riskju Sistemiku (BERS)
• Aġenzija Ewropea dwar is-Sigurtà tan-Netwerks u l-Informazzjoni (ENISA)
• Aġenzija Ewropea għall-Ġestjoni ta' Koperazzjoni Operazzjonali fil-Fruntieri Esterni tal-Istati Membri tal-Unjoni Ewropea (FRONTEX)
• Aġenzija Ewropea għas-Sustanzi Kimiċi (ECHA)
  

 

[1] Dan ir-rapport huwa ppreżentat mill-koordinatur tal-OII, li jixtieq jirringrazzja lil Elpida Apostolidou (apprendista tal-SG) għall-għajnuna siewja tagħha fl-abbozzar tar-Rapport, kif ukoll lill-kollegi responsabbli għaż-żjarat li pprovdew ħafna ideat utli, b’mod partikolari fir-rigward tat-Taqsimiet 5 u 6 hawn taħt.

[2] Ara b'mod ġenerali, The Evaluation of the EU decentralised agencies in 2009 Final Report Volume I Synthesis and prospects, Diċembru 2009 http://europa.eu/agencies/documents/synthesis_and_prospects_en.pdf
Id-Dikjarazzjoni Konġunta tal-Parlament Ewropew, il-Kunsill tal-UE u l-Kummissjoni Ewropea dwar l-aġenziji deċentralizzati (19 ta' Lulju 2012) tirrikonoxxi wkoll li "l-istabbiliment ta' aġenziji sar fuq bażi ta' każ b'każ u ma ġiex segwit minn viżjoni ġenerali tar-rwol u l-post tagħhom fl-Unjoni". https://ec.europa.eu/archives/commission_2010-2014/sefcovic/documents/120719_agencies_joint_statement_en.pdf

[3] Regolament tal-Kunsill Nru 58/2003 li jfassal l-istatut għall-aġenziji eżekuttivi li jridu jiġu fdati b’ċerti kompiti fit-tmexxija tal-programmi tal-Komunità, 2003 ĠU L 11 p. 1.

[4] Tnejn minnhom huma "qed jitħejjew".

[5] Eż., iċ-Ċentru Ewropew għall-Iżvilupp ta’ Taħriġ Vokazzjonali; L-Awtorità Ewropea dwar is-Sigurtà fl-Ikel; L-Uffiċċju Komunitarju tal-Varjetajiet tal-Pjanti; L-Istitut Ewropew għall-Ugwaljanza bejn is-Sessi; Il-Fondazzjoni Ewropea għat-Taħriġ; l-Unità ta’ Kooperazzjoni Ġudizzjarja tal-Unjoni Ewropea.

[6] Il-BERS kien tal-fehma li mhijiex "aġenzija tal-UE" minħabba li mhijiex elenkata bħala tali fuq is-sit web Europa u minħabba r-relazzjoni mill-qrib tagħha mal-Bank Ċentrali Ewropew. Madankollu, il-BERS ma kkontestax li dan jaqa' taħt il-mandat tal-Ombudsman.

[7] L-eżempji mogħtija f’din it-taqsima huma illustrattivi u mhumiex maħsuba biex jipprovdu rendikont komprensiv taż-żjarat. Informazzjoni dettaljata dwar dawn l-inkjesti hija disponibbli fuq: http://www.ombudsman.europa.eu/en/activities/visits.faces. Il-links għad-deċiżjonijiet tal-Ombudsman li jagħlqu l-inkjesti relatati ma’ dawn iż-żjarat huma pprovduti fl-Anness.

[8] Il-Linji Gwida ta’ Prattika Tajba huma disponibbli fuq: http://www.ombudsman.europa.eu/cases/correspondence.faces/en/54521/html.bookmark

[9] Il-fatt li l-Kummissjoni ħarġet proposta li tapprova r-rakkomandazzjonijiet tal-Ombudsman fl-inkjesta fuq inizjattiva proprja dwar l-iżvelar tal-ismijiet tal-membri tal-bord tal-għażla ġie ċċitat bħala importanti u rilevanti f'dan ir-rigward.

[10] Madankollu, il-ħtieġa li l-Ombudsman iżżomm l-indipendenza tagħha ssemmiet fir-rigward tal-punti i) u ii).

[11] Qed jitħejja dokument separat minn Alina Nedea fir-rigward tas-segwitu u l-monitoraġġ ta' aġenziji speċifiċi mill-Uffiċjali Legali.