Il-każ kien jikkonċerna n-nuqqas tal-Kummissjoni li twieġeb għall-messaġġi tal-ilmentatur dwar id-diffikultajiet tiegħu bil-preżentazzjoni ta’ proposta ta’ għotja. Minħabba problemi tekniċi, l-ilmentatur ma setax japplika permezz tas-sistema tal-Kummissjoni PRIAMOS. Minflok, hija ppreżentat il-proposta tagħha permezz tal-posta elettronika, li baqgħet ma tweġibx.

L-Ombudsman staqsiet dwar il-kwistjoni u talbet lill-Kummissjoni twieġeb. Fir-risposta tagħha, il-Kummissjoni skużat ruħha talli ma weġbitx qabel. Hija qalet li ma setgħetx taċċetta l-applikazzjoni tal-email tal-ilmentatur minħabba li s-sistema kienet ħadmet kif suppost u l-Kummissjoni ma setgħet tidentifika l-ebda tentattiv mill-ilmentatur biex jibgħat il-proposta permezz ta’ PRIAMOS qabel l-iskadenza.

Il-każ kien jikkonċerna l-allegat nuqqas tal-Uffiċċju tar-Rappreżentant Speċjali tal-Unjoni Ewropea (l-uffiċċju tar-RSUE) fil-Kosovo li jżomm lill-applikanti għal internship infurmati dwar il-passi fi proċedura ta’ reklutaġġ. L-Ombudsman staqsiet dwar il-kwistjoni, u ppreżentat il-fehma tagħha li "huwa kemm ta' korteżija kif ukoll ta' fehma ta' servizz li tiġi rikonoxxuta l-wasla tal-applikazzjonijiet u li l-kandidati jiġu infurmati dwar il-passi sinifikanti (bħall-esklużjoni tagħhom minn proċedura ta' reklutaġġ) li jaffettwaw il-progress tagħhom fi proċedura ta' reklutaġġ." L-uffiċċju tar-RSUE spjega li kellu riżorsi limitati ħafna u għalhekk seta' jinforma biss lill-persuni fil-lista mqassra dwar l-eżitu tal-proċedura. Madankollu, hija indikat li kienet qiegħda teżamina kif tista’ ttejjeb il-komunikazzjoni tagħha ma’ persuni li jixtiequ jkunu interns, pereżempju billi tinforma lil dawn il-persuni kollha bil-passi rilevanti fil-proċedura billi tqiegħed informazzjoni rilevanti fuq is-sit internet tagħha. L-Ombudsman stieden lill-uffiċċju tar-RSUE biex jirrapporta dwar l-implimentazzjoni ta' din is-soluzzjoni.

Dan il-każ kien jikkonċerna d-Delegazzjoni tal-UE għall-allegata deċiżjoni illegali u/jew inġusta tal-Armenja li ttemm kuntratt ta’ għotja relatat ma’ proġett implimentat fl-Armenja u fil-Ġordan, għad-detriment tal-ilmentatur, NGO Taljana attiva fil-qasam tal-kooperazzjoni għall-iżvilupp. Wara valutazzjoni bir-reqqa tal-fatti u l-argumenti kollha, l-Ombudsman ikkonkluda li l-ispjegazzjoni tad-Delegazzjoni għad-deċiżjoni ta' terminazzjoni ma kinitx kompluta. L-Ombudsman għalhekk issuġġerixxa li l-Kummissjoni, fir-rwol superviżorju tagħha fuq id-Delegazzjonijiet tal-UE, tipprovdi lill-ilmentatur bi spjegazzjoni aktar komprensiva dwar ir-raġunijiet għat-terminazzjoni tal-proġett.

Bi tweġiba għall-proposta tal-Ombudsman, il-Kummissjoni ddikjarat li d-Delegazzjoni kienet qieset il-fatturi rilevanti kollha meta ddeċidiet li ttemm il-kuntratt. Madankollu, hija rrikonoxxiet li l-ispjegazzjoni għat-terminazzjoni tal-għotja setgħet ma kinitx komprensiva biżżejjed. Għalhekk, hija bagħtet lill-Ombudsman ittra li d-Delegazzjoni kienet bagħtet lill-ilmentatur fejn spjegat il-fatturi kollha li qieset fil-valutazzjoni tagħha.

Minkejja l-fatt li l-ilmentatur esprima n-nuqqas ta' sodisfazzjon tiegħu bit-tweġiba tal-Kummissjoni għall-proposta tagħha għal soluzzjoni amikevoli, l-Ombudsman qieset li l-Kummissjoni kienet ħadet passi biex issolvi l-kwistjoni. Għalhekk iddeċidiet li tagħlaq il-każ.

Din l-inkjesta qamet fil-kuntest taż-żjara tal-Ombudsman Ewropew fl-Istitut Ewropew għall-Ugwaljanza bejn is-Sessi. Iż-żjara kienet parti mill-programm ta' żjarat tal-Ombudsman lill-aġenziji tal-UE bil-għan li tinxtered il-prattika tajba fost l-aġenziji fir-relazzjonijiet tagħhom maċ-ċittadini. Bħala parti miż-żjara, l-Ombudsman eżaminat (i) il-kuntatti inizjali tal-Istitut mal-pubbliku, (ii) it-trasparenza, id-djalogu u r-responsabbiltà, (iii) ir-reklutaġġ, (iv) l-offerti u l-kuntratti, (v) il-kunflitti ta' interess u (vi) l-iżvelar ta' informazzjoni protetta. L-Ombudsman għamlet sitt suġġerimenti lill-Istitut biex itejjeb il-prestazzjoni tiegħu f'dawn l-oqsma. Ir-rispons tal-EIGE kkonferma li kien qed jieħu azzjoni billi, fost affarijiet oħra, jagħmel l-informazzjoni dwar il-ħidma tiegħu disponibbli fil-lingwi uffiċjali kollha tal-UE u jadotta dispożizzjonijiet aktar dettaljati fir-rigward tal-iżvelar ta' informazzjoni protetta.

Peress li ż-żjara tal-Ombudsman issuġġeriet li l-Istitut kellu bżonn jagħmel aktar biex jittratta, u tabilħaqq jipprevjeni, każijiet ta' fastidju, hija segwiet speċifikament din il-kwistjoni u ġiet imħeġġa mill-azzjoni determinata meħuda mill-Istitut b'reazzjoni. Biex tippromwovi aktar titjib, l-Ombudsman, fost affarijiet oħra, issuġġeriet li l-EIGE jorganizza regolarment taħriġ f'dan il-qasam ta' importanza ċentrali għall-ħidma tal-Istitut.

Fil-qafas tal-programm ta' żjarat lill-aġenziji tal-UE, l-Ombudsman Ewropew żar il-Frontex fl-4 ta' Ottubru 2012. Ir-Rapport dwar iż-żjara għamel għadd ta’ suġġerimenti li jkopru l-kwistjonijiet diskussi matul iż-żjara. Dawn il-kwistjonijiet kienu: (i) ir-regolamenti tal-Frontex dwar l-imġiba personali u l-imġiba amministrattiva tajba; (ii) il-prinċipji tas-servizz pubbliku; (iii) it-trasparenza, id-djalogu u r-responsabbiltà (l-aċċess pubbliku għad-dokumenti); (iv) l-għażla u r-reklutaġġ; (v) kunflitti ta’ interess; (vi) l-iżvelar ta' informazzjoni protetta; u (vii) offerti u kuntratti. Wara li wettqet aktar inkjesti, l-Ombudsman ikkonkludiet li l-Frontex adottat approċċ kostruttiv u wriet ir-rieda li timplimenta l-maġġoranza tas-suġġerimenti tal-Ombudsman. Filwaqt li jiddispjaċiha li l-Frontex ma qablitx mal-iżvelar proattiv tal-ismijiet tal-membri tal-Bord tas-Selezzjoni, l-Ombudsman innotat li din il-kwistjoni se tiġi ttrattata f’inkjesta fuq inizjattiva proprja indirizzata lill-aġenziji kollha. L-Ombudsman għamel ukoll żewġ rimarki oħra.

L-ewwel nett, huwa laqa' l-fatt li l-Frontex bħalissa qed tirrevedi d-Deċiżjoni tal-Bord Amministrattiv tagħha, datata l-21 ta' Settembru 2006, li tistabbilixxi arranġamenti prattiċi rigward l-aċċess pubbliku għad-dokumenti. Huwa fakkar lill-Frontex dwar il-ħtieġa li jiġu implimentati bis-sħiħ id-dispożizzjonijiet tar-Regolament 1049/2001 u b’mod partikolari li r-reġistru tagħha għandu jinkludi lista ta’ dokumenti sensittivi. Huwa talab ukoll li l-Frontex tibgħat id-Deċiżjoni riveduta lill-Ombudsman sal-aħħar ta' Marzu 2014. It-tieni, l-Ombudsman ħeġġet lill-Frontex tgħin liċ-ċittadini li jżuru s-sit web tagħha billi tipprovdi link mill-paġna ewlenija għall-Kodiċi Ewropew ta’ Mġiba Amministrattiva Tajba.

Il-programm ta’ żjarat tal-Ombudsman fl-Aġenziji tal-UE huwa mfassal biex jiżgura li dawn jirrispettaw il-prinċipji ta’ amministrazzjoni tajba, bħat-trasparenza u standards etiċi għoljin. Fil-qafas ta' dan il-programm, l-Ombudsman żar il-Bord Ewropew dwar ir-Riskju Sistemiku (BERS) fl-14 ta' Ġunju 2012. Wara ż-żjara, huwa bagħat rapport lill-BERS, li fih għamel diversi suġġerimenti.

Fir-rapport tiegħu, l-Ombudsman stieden lill-BERS itejjeb il-proċeduri tiegħu għall-indirizzar ta' kunflitti ta' interess potenzjali fir-rigward tal-persunal tiegħu. Barra minn hekk, huwa ssuġġerixxa li l-BERS għandu jsir aktar trasparenti fir-rigward tat-tixrid tiegħu tal-informazzjoni u t-trattament tat-talbiet għal aċċess għad-dokumenti. L-Ombudsman issuġġeriet ukoll li, meta jirrekluta l-persunal tiegħu, il-BERS għandu jipprovdi informazzjoni dwar ir-rimedji disponibbli għall-kandidati f’avviżi ta’ postijiet battala u ittri li jirrifjutaw l-applikazzjonijiet. Fl-aħħar nett, huwa stieden lill-BERS jitlob li l-BĊE jikkunsidra li jifformula mill-ġdid dikjarazzjoni fit-taqsima tar-reklutaġġ tas-sit web tiegħu, sabiex jagħmilha aktar faċli għaċ-ċittadini.

Fil-25 ta' Ġunju 2013, il-BERS bagħat il-pjan ta' azzjoni ta' segwitu tiegħu. L-Ombudsman ikkonkluda li l-BERS kien ħa l-passi xierqa biex jadotta l-biċċa l-kbira tas-suġġerimenti tiegħu. Fir-rigward tal-kwistjonijiet li fadal, huwa kkonkluda li l-BERS kien ħa miżuri fid-direzzjoni t-tajba biex jimplimentahom. Huwa għalhekk ikkonkluda li l-ebda inkjesta ulterjuri ma kienet ġustifikata dwar il-kwistjonijiet li qed jiġu rieżaminati hawnhekk u għalaq il-każ.

Fil-qafas tal-programm tiegħu ta' żjarat fl-aġenziji tal-UE, l-Ombudsman żar l-Aġenzija dwar is-Sigurtà tan-Netwerks u l-Informazzjoni (ENISA) fid-19 ta' Lulju 2012. Wara ż-żjara, huwa bagħat Rapport lill-ENISA, li fih għamel is-suġġerimenti li ġejjin: a) l-ENISA tista' tagħmel l-impenn tagħha lejn il-prinċipji stabbiliti fil-Kodiċi Ewropew ta' Mġiba Amministrattiva Tajba ("ECGAB") aktar viżibbli għaċ-ċittadini tal-Unjoni billi tipprovdi link għall-ECGAB fuq is-sit web tagħha; b) l-ENISA tista' tikkunsidra (i) il-ħolqien ta' paġna ddedikata fuq is-sit web tagħha li tidentifika r-regoli applikabbli għat-talbiet għall-aċċess għad-dokumenti u l-persuna ta' kuntatt responsabbli, (ii) il-produzzjoni ta' rapport annwali dwar it-trattament tagħha tat-talbiet għall-aċċess pubbliku għad-dokumenti, u (iii) l-istabbiliment ta' reġistru pubbliku tad-dokumenti tagħha; c) l-ENISA tista' tikkunsidra li tagħmel disponibbli fit-23 lingwa tat-Trattat mill-inqas il-paġna ewlenija tas-sit web tagħha, kif ukoll informazzjoni dwar il-funzjonijiet u l-politika lingwistika tagħha; d) Bil-ħsieb li tkompli ttejjeb l-informazzjoni pprovduta lill-kandidati fil-proċeduri tal-għażla u tar-reklutaġġ, l-ENISA tista' tinforma lill-kandidati dwar id-drittijiet tagħhom li jikkontestaw deċiżjoni mhux favorevoli; e) l-ENISA tista' tikkunsidra mill-ġdid il-pożizzjoni tagħha rigward id-divulgazzjoni tal-ismijiet tal-membri tal-bord tal-għażla; f) l-ENISA tista' tiżgura li l-membri kollha tal-persunal tagħha jkunu infurmati dwar il-prinċipji tas-servizz pubbliku għall-impjegati taċ-ċivil tal-UE u li tkun tista' tikkunsidra li tagħmel il-prinċipji tas-servizz pubbliku disponibbli fuq is-sit web tagħha; g) l-ENISA tista' tadotta l-miżuri konkreti dwar kwistjonijiet ta' kunflitt ta' interess stabbiliti fir-Regolament ta' Twaqqif tagħha sabiex tikkonforma mal-obbligi legali tagħha; h) L-ENISA tista' tikkunsidra li tinforma lill-persunal dwar l-għażla pprovduta mir-Regolamenti tal-Persunal li l-ewwel tirrapporta l-eżistenza possibbli ta' attività illegali internament.

Fil-31 ta' Jannar 2013, l-ENISA bagħtet it-tweġiba ta' segwitu tagħha. Fit-tweġiba tagħha, l-ENISA ddeskriviet il-miżuri meħuda sabiex jiġu implimentati s-suġġerimenti tal-Ombudsman.

L-Ombudsman ikkonkluda li l-ENISA wriet approċċ kostruttiv u rieda li timplimenta s-suġġerimenti tiegħu wara ż-żjara tiegħu fl-Aġenzija. Fid-dawl tar-reazzjoni pożittiva tal-ENISA għas-suġġerimenti tiegħu, l-Ombudsman għalaq l-inkjesta tiegħu.

L-ilmentatur huwa ddivorzjat mill-eks raġel tagħha, li kien impjegat bħala aġent temporanju tal-Kummissjoni Ewropea fil-Lussemburgu. L-ilmentatur u l-eks raġel tiegħu għandhom żewġt itfal, li l-ilmentatur għandu l-kustodja tagħhom. Il-Kummissjoni ħallset lill-ilmentatur l-allowance tal-unità domestika, l-allowance għat-tfal dipendenti, u l-allowance għall-edukazzjoni f’isem u għan-nom tal-eks raġel tagħha.

Fl-2008, l-eks raġel tal-ilmentatur informa lill-Kummissjoni li l-eks mara tiegħu u wliedu ma kinux għadhom jgħixu fil-Ġermanja, iżda kienu marru jgħixu l-Bulgarija aktar minn sena qabel. Dan kien ifisser li l-Kummissjoni kienet ħallset somom ogħla fl-allowances tal-familja milli kienu dovuti, peress li l-allowances kienu soġġetti għal ponderazzjoni ġeografika bbażata fuq l-għoli tal-ħajja. L-ilmentatur informa lill-Kummissjoni li hija kienet għadha residenti fil-Ġermanja, kif kienu wkoll uliedha. Madankollu, l-istituzzjoni ma kinitx konvinta li dan kien il-każ u bdiet proċedura ta’ rkupru kontriha għall-allowances allegatament imħallsa żejda.

L-ilmentatur irrikorra għand l-Ombudsman Ewropew, li fetaħ inkjesta. Matul l-inkjesta, uffiċjal tal-Kummissjoni bagħat b’mod involontarju lill-eks raġel email li kien fiha lingwaġġ terribbli u vulgari li ma kienx biss offensiv għalih iżda wkoll għall-ilmentatur. L-ilmentatur issottometta din il-kwistjoni lill-Ombudsman u ddeċieda li l-insulta evidenti lill-ilmentatur kienet timmerita li tiġi inkluża fl-inkjesta tiegħu.

Matul l-investigazzjonijiet tal-Ombudsman, il-Kummissjoni rrikonoxxiet li kienet applikat b'mod żbaljat ir-regoli dwar l-irkupru ta' allowances tal-familja allegatament imħallsa żejda sa fejn kien ikkonċernat l-ilmentatur. Madankollu, minkejja li l-Kummissjoni kienet skużat ruħha mal-ilmentatur għall-posta elettronika insolenti, l-Ombudsman qies li r-reazzjoni tiegħu, kemm fil-forma kif ukoll fis-sustanza, ma kinitx proporzjonata mal-amministrazzjoni ħażina li kienet seħħet. Għalhekk huwa indirizza abbozz ta' rakkomandazzjoni lill-Kummissjoni. Barra minn hekk, l-Ombudsman irreferiet għall-possibbiltà li l-użu tal-lingwa inaċċettabbli fl-email ikkonċernata seta' kien indikazzjoni ta' problema usa' fi ħdan is-servizzi tal-Kummissjoni.

Fl-opinjoni dettaljata tagħha, il-Kummissjoni ppreżentat ittra ta’ apoloġija mibgħuta lill-ilmentatur mid-Direttur tas-servizz ikkonċernat u offriet li tagħmel ħlas ta’ EUR 500 sabiex tikkumpensa lill-ilmentatur għad-danni morali li ġarrbet. Barra minn hekk, il-Kummissjoni organizzat sensiela ta’ sessjonijiet ta’ taħriġ intern biex tenfasizza l-importanza tal-etika u ta’ kultura ta’ servizz lejn iċ-ċittadini tal-UE. Għalkemm l-ilmentatur għażel li ma jaċċettax l-offerta tal-Kummissjoni li tikkumpensaha għad-danni morali tagħha, l-Ombudsman ikkonkluda li l-Kummissjoni kienet ħadet passi adegwati ta' individwu kif ukoll ta' natura ġenerali biex timplimenta l-abbozz ta' rakkomandazzjoni tiegħu.

L-ilmentatur kien is-suġġett ta’ investigazzjoni mill-Uffiċċju Ewropew Kontra l-Frodi (OLAF). L-OLAF żvela d-dettalji tal-eżitu tal-investigazzjoni tiegħu lil parti terza, li ġew ippubblikati f'artiklu tal-istampa fil-pajjiż tal-ilmentatur. Il-Kontrollur Ewropew għall-Protezzjoni tad-Data qies li d-divulgazzjoni tmur kontra r-regoli tal-UE dwar il-protezzjoni tad-data. Sussegwentement, l-ilmentatur talab li l-OLAF jammetti għemil ħażin fl-iżvelar tal-informazzjoni personali u jitlob skuża għaliha.

L-OLAF inizjalment irrifjuta li jagħmel dan. Madankollu, wara l-inkjesta tal-Ombudsman, huwa bagħat ittra lill-ilmentatur li fiha esprima dispjaċir għan-nuqqas ta' azzjoni f'konformità mar-regoli dwar il-protezzjoni tad-data fil-każ tiegħu u skuża ruħu għalih. Għalkemm l-ilmentatur ma kienx sodisfatt bl-apoloġija, l-Ombudsman kien tal-fehma li dan iltaqa' mal-affermazzjoni tal-ilmentatur u għalhekk ikkonkluda li ma kien hemm l-ebda raġuni għalih biex iwettaq aktar inkjesti dwar l-ilment.