Il-fatti li wasslu għall-ilment

1. L-ilmentatur, entità Taljana, ħa sehem fis-sejħa għal proposti tal-Kummissjoni JUST/2015/RRAC/AG Action grants għall-prevenzjoni u l-ġlieda kontra r-razziżmu, il-ksenofobija, l-omofobija u forom oħra ta’ intolleranza - RIGHTS, EQUALITY AND CITIZENSHIP/JUSTICE PROGRAMME (2014-2020) (is-“Sejħa”). L-iskadenza għat-tressiq tal-proposti skadiet fit-18 ta' Frar 2016 f'nofsinhar. Is-Sejħa pprevediet li l-proposti setgħu jiġu ppreżentati biss permezz ta’ PRIAMOS, sistema ta’ applikazzjoni online ġestita mid-DĠ Ġustizzja u Konsumaturi tal-Kummissjoni.

2. Minħabba l-allegati problemi tekniċi ma' PRIAMOS, l-ilmentatur bagħat il-proposta tiegħu bil-posta elettronika. Huwa ġibed l-attenzjoni tal-Kummissjoni għall-problemi tekniċi. Madankollu, il-Kummissjoni ma weġbitx.

3.  Fl-4 ta’ Lulju 2016, il-Kummissjoni tat għotjiet fis-Sejħa iżda ma kkunsidratx l-applikazzjoni tal-ilmentatur.

L-inkjesta

4. L-Ombudsman fetħet inkjesta dwar in-nuqqas tal-Kummissjoni li twieġeb għall-korrispondenza tal-ilmentatur. It-tim ta’ inkjesta tal-Ombudsman eżamina wkoll il-kwistjoni li l-Kummissjoni rrifjutat b’mod żbaljat l-applikazzjoni tal-email tal-ilmentatur.

5. Matul l-inkjesta, it-tim ta’ inkjesta tal-Ombudsman qies kif xieraq l-informazzjoni pprovduta fl-ilment. B’mod partikolari, it-tim ta’ inkjesta wettaq analiżi bir-reqqa tat-tweġiba tal-Kummissjoni għall-korrispondenza tal-ilmentatur. It-tim ta’ inkjesta tal-Ombudsman talab lill-ilmentatur għal kjarifika u wettaq ir-riċerka tiegħu stess fir-rigward tal-kwistjoni li dwarha sar l-ilment.

Allegazzjoni li l-Kummissjoni naqset milli twieġeb għall-korrispondenza

Argumenti magħmula mill-ilmentatur u mill-istituzzjoni

6. L-ilmentatur ipprovda kopji ta’ żewġ emails li jispjegaw li t-tentattivi tiegħu li jissottometti proposta ltaqgħu ma’ tweġiba ta’ “server temporanju mhux disponibbli”. Fit-tweġiba tagħha tat-2 ta’ Settembru 2016, il-Kummissjoni spjegat li ma setgħet tidentifika l-ebda tentattiv mill-ilmentatur biex jissottometti l-proposta qabel l-iskadenza fis-sistema. Hija kkonfermat ukoll li PRIAMOS kienet kompletament operattiva fl-aħħar jum għas-sottomissjoni tal-applikazzjonijiet, jiġifieri, fid-data li fiha, skont l-ilmentatur, hija ppruvat tippreżenta l-proposta. Peress li PRIAMOS ħadmet kif suppost u l-Kummissjoni ma setgħetx taċċetta applikazzjonijiet tal-posta elettronika, hija rrifjutat il-proposta tal-ilmentatur sabiex jinżamm trattament ugwali tal-applikazzjonijiet kollha. Hija stiednet ukoll lill-ilmentatur biex jipparteċipa f’sejħa ġdida għal proposti (f’qasam simili). Minkejja l-istedina tal-Ombudsman, l-ilmentatur ma ssottometta l-ebda kumment dwar it-tweġiba tal-Kummissjoni.

Il-valutazzjoni tal-Ombudsman

7. Fir-rigward tal-aspett proċedurali tal-każ, il-Kummissjoni issa wieġbet għall-korrispondenza tal-ilmentatur u skużat ruħha talli ma weġbitx qabel. Għalhekk, il-Kummissjoni ddeċidiet dwar dan l-aspett tal-ilment.

8. Fir-rigward tal-ġustifikazzjoni sostantiva tal-Kummissjoni għaċ-ċaħda tal-applikazzjoni tal-ilmentatur, l-Ombudsman iqis li din hija raġonevoli. L-ewwel nett, l-Ombudsman tinnota li l-Punt 7.1 tas-Sejħa (Proċedura għas-sottomissjoni tal-applikazzjonijiet) jiddikjara li “L-applikazzjonijiet iridu jiġu ppreżentati, fl-intier tagħhom, permezz ta’ PRIAMOS. L-ebda applikazzjoni (parzjali jew sħiħa) sottomessa fuq karta, fax jew e-mail mhi se tiġi kkunsidrata" (enfasi miżjuda mill-Ombudsman). F’dan ir-rigward, il-Kummissjoni tat parir lill-applikanti “biex ma jistennewx sal-aħħar mument biex jirreġistraw fis-sistema u jissottomettu applikazzjoni”. Barra minn hekk, l-applikanti ġew infurmati li “Mhi se tingħata l-ebda estensjoni tal-iskadenza. L-ebda applikazzjoni ma tiġi aċċettata jekk l-applowdjar tal-pakkett ta’ applikazzjoni ma jirnexxix minħabba raġunijiet li huma lil hinn mill-kontroll tal-Kummissjoni”.

9. It-tieni nett, ma hemm l-ebda ċirkostanza, li tindika li d-diffikultajiet tekniċi bis-sottomissjoni tal-applikazzjoni tal-ilmentatur permezz ta’ PRIAMOS kienu dovuti għal problemi tekniċi min-naħa tal-Kummissjoni. Il-fajl tal-ilment ippreżentat lill-Ombudsman ma kien fih l-ebda evidenza ta’ nuqqas ta’ disponibbiltà ta’ PRIAMOS jew il-messaġġi ta’ żball iġġenerati minnu. Konsegwentement, l-ilmentatur ma ġġustifikax li kellu bżonn jibgħat applikazzjoni bil-posta elettronika wara li tkun għaddiet l-iskadenza. Hija lanqas ma ppreżentat osservazzjonijiet dwar l-ispjegazzjoni tal-Kummissjoni tar-raġunijiet għaċ-ċaħda tat-talba.

10.  F’dan l-isfond, l-Ombudsman issib li ma kien hemm l-ebda amministrazzjoni ħażina fir-rigward tal-ġustifikazzjoni pprovduta mill-Kummissjoni għar-rifjut tagħha tal-proposta tal-ilmentatur.

Konklużjoni

Abbażi tal-inkjesta dwar dan l-ilment, il-każ jingħalaq bil-konklużjonijiet li ġejjin [1]:

Il-Kummissjoni ddeċidiet dwar l-aspett proċedurali tal-ilment (nuqqas ta’ tweġiba).

Ma kien hemm l-ebda amministrazzjoni ħażina fir-rigward tal-ġustifikazzjoni pprovduta mill-Kummissjoni għar-rifjut tagħha tal-proposta tal-ilmentatur.

L-ilmentatur u l-Kummissjoni se jiġu infurmati b’din id-deċiżjoni.

Strasburgu, 01/12/2016

Marta Hirsch-Ziembinska

Unità 1 - Inkjesti u ICT

[1] L-informazzjoni dwar il-proċedura ta' rieżami tal-Ombudsman tista' tinstab fuq is-sit web.