Magħmul skont l-Artikolu 3(6) tal-Istatut tal-Ombudsman Ewropew [1]

L-isfond tal-inkjesta

1. L-inkjesta tikkonċerna ftehim ta’ għotja bejn il-Kummissjoni u Università fil-Libanu għall-implimentazzjoni ta’ proġett imfassal biex isaħħaħ il-leġiżlazzjoni ambjentali f’dak il-pajjiż (referenza: Ħajja 02/TCY/RL/032-SELDAS - "Tisħiħ tas-sistema tal-iżvilupp u l-applikazzjoni tal-leġiżlazzjoni ambjentali fil-Libanu" - il-"proġett SELDAS"). Il-Kummissjoni daħlet fil-ftehim mal-Università f’Settembru 2002.

2. Il-Viċi President tal-Università, li aġixxa bħala l-koordinatur tal-proġett ilmenta mal-Ombudsman Ewropew li, għalkemm il-proġett SELDAS kien tlesta b’suċċess, il-Kummissjoni rrifjutat li tħallas għall-ispejjeż imġarrba mill-ilmentatur, peress li huwa ma kienx issottometta skedi ta’ żmien jew kwalunkwe evidenza oħra b’appoġġ għaż-żmien li huwa ddikjara li kien iddedika għall-proġett. L-ilmentatur argumenta li l-ispejjeż li sostna kellhom ikunu aċċettabbli jew fuq il-bażi tad-dokumentazzjoni li kien diġà ssottometta, jew fuq il-bażi ta ' "skedi tal-ħin retroattivi " (l-iskedi tal-ħin huma kunċett mhux familjari fit-tradizzjoni tal-Libanu).

3. L-Ombudsman iddikjarat l-ilment inammissibbli peress li l-ilmentatur ma kienx ċittadin jew resident tal-UE. Madankollu, l-Ombudsman iddeċieda li jiftaħ inkjesta fuq inizjattiva proprja abbażi tal-argumenti tal-ilmentatur deskritti hawn fuq (OI/1/2008/(VIK)JMA).

4. Wara li rreveda l-evidenza kollha, inklużi l-klawżoli kuntrattwali rilevanti, l-Ombudsman qies li l-Kummissjoni kienet legalment intitolata li titlob li l-Università tiġġustifika l-ispejjeż iddikjarati fir-rigward tax-xogħol imwettaq mill-impjegati part-time tal-proġett (bħall-ilmentatur) permezz ta' skedi ta' żmien, li jistgħu jitqiesu bħala evidenza ta' sostenn għal tali nefqa. Fil-fatt, l-Università qatt ma fasslet skedi ta' żmien bħal dawn meta wieġbet għat-talbiet speċifiċi tal-Kummissjoni f'dak ir-rigward. Madankollu, l-Ombudsman sabet li l-argument tal-ilmentatur li l-iskedi bil-ħinijiet tax-xogħol bħala mezz biex jiġu ġġustifikati l-ispejjeż dehru bħala kunċett barrani fil-kuntest tal-kultura legali lokali (li hija bbażata fuq il-fiduċja), kien raġonevoli. Bl-istess mod, l-argument li l-iskedi bil-ħinijiet tax-xogħol ma kinux parti mill-proċeduri ta' verifika tal-Università jew tas-sħab tagħha kien raġonevoli wkoll.

5. Matul l-inkjesta fuq inizjattiva proprja tal-Ombudsman imsemmija hawn fuq, il-Kummissjoni aċċettat li xorta tista' tikkunsidra evidenza ta' sostenn, li tista' turi li l-ispejjeż ikkontestati kienu jikkorrispondu għal ħidma effettivament iddedikata għall-proġett SELDAS. Il-Kummissjoni rreferiet speċifikament għall-aġendi personali tal-persunal. Madankollu, sad-data tal-pożizzjoni tal-Kummissjoni deskritta hawn fuq, l-ilmentatur kien għadu ma seta’ jissottometti l-ebda dokument li wera ż-żmien reali li kien iddedika għall-proġett SELDAS jew li ppermetta lill-Kummissjoni taċċetta dak iż-żmien bi grad adegwat ta’ ċertezza. Għalhekk, l-Ombudsman għalqet l-inkjesta fuq inizjattiva proprja OI/1/2008/(VIK)JMA, u ġibdet l-attenzjoni tal-Kummissjoni għall-fatt li, fl-interess tal-ġustizzja u r-relazzjonijiet kuntrattwali ekwi, hija tista' tikkunsidra li tagħti struzzjonijiet lill-partijiet l-oħra f'kuntratt, li mhumiex familjari mal-kultura legali Ewropea, dwar it-tifsira ta' xi termini legali potenzjalment kontenzjużi inklużi fil-kuntratt (bħar-rekwiżit tal-iskedi taż-żmien). Prattika bħal din tgħin biex jiġu evitati problemi simili fil-futur.

6. Fit-23 ta' Lulju 2009, il-kwerelant esprima l-apprezzament tiegħu għall-inkjesta tal-Ombudsman. Huwa talab ukoll l-appoġġ tal-Ombudsman biex il-Kummissjoni ssolvi l-kwistjoni abbażi ta' evidenza ġdida li huwa hemeż mal-ittra tiegħu; jiġifieri l-aġenda personali tiegħu għall-2004 u r-reġistrazzjonijiet li saru fiha. F’dik l-aġenda, l-ilmentatur irreġistra s-sigħat li ħadem fuq il-proġett SELDAS.

7. Peress li l-aġenda ta' hawn fuq qatt ma kienet ġiet żvelata qabel, l-Ombudsman bagħatha lill-Kummissjoni, sabiex din tal-aħħar tkun tista' tirrevedi l-kontenut tagħha u tistabbilixxi jekk setgħetx taċċettaha jew le bħala evidenza tal-ħidma tal-ilmentatur fuq il-proġett SELDAS, u, fl-aħħar mill-aħħar, tħallsu. Meta għamel dan, l-Ombudsman spjega wkoll lill-ilmentatur li, kieku kellu jikkunsidra t-tweġiba futura tal-Kummissjoni bħala inadegwata, huwa seta' jissottometti lment ġdid lill-Ombudsman.

8. Fit-3 ta’ Novembru 2009, il-Kummissjoni wieġbet lill-persuna li ressqet l-ilment billi spjegat li, wara li eżaminat l-aġenda personali, hija kkonkludiet li din l-aġenda ma kienet tipprovdi ebda informazzjoni affidabbli li tippermettilha terġa’ tikkunsidra l-evalwazzjoni preċedenti tagħha. L-ewwel nett, ma kien hemm l-ebda indikazzjoni dwar min kellu l-aġenda. It-tieni, in-numri ta’ sigħat iddedikati għall-proġett SELDAS kuljum kienu ġew miżjuda fil-lapes, li, fil-fehma tal-Kummissjoni, “kien ifisser li ż-żidiet b’mod ċar ma kinux kontemporanji mal-bqija tal-informazzjoni fl-aġenda” u ma kien hemm l-ebda mod kif dawn jintrabtu direttament mal-listi ta’ attivitajiet deskritti fl-aġenda. Fl-aħħar nett, l-aġenda mhux dejjem kienet tinkludi informazzjoni dwar iż-żmien ta’ kull waħda mill-attivitajiet elenkati u, fil-ftit każijiet li għamlet, dik l-informazzjoni ma kinitx tikkoinċidi man-numru ta’ sigħat iddikjarati. Għalhekk, il-Kummissjoni kkonkludiet li l-entrati li saru fl-aġenda ma setgħux jiġu aċċettati bħala sostitut għall-iskedi tal-ħin, jew bħala evidenza tal-ħin iddedikat għall-proġett SELDAS.

9. Fit-3 ta’ Marzu 2010, l-ilmentatur wieġeb lill-Kummissjoni li kien aċċetta kopji ta’ aġendi personali fi proġett ieħor fil-Libanu, jiġifieri l-proġett elenkat taħt ir-referenza Life00 TCY/INT/021 SEA - “Strategic Environmental Assessment & Land Use Planning in Lebanon”(il-“proġett SEA”). L-ilmentatur hemeż kopji tal-aġendi personali relatati mal-proġett SEA [2]. Skont l-ilmentatur, dawk l-aġendi ma pprovdew l-ebda indikazzjoni dwar: (i) is-sidien tagħhom; (ii) l-għadd ta’ sigħat imqattgħin; (iii) l-attivitajiet elenkati; jew (iv) informazzjoni dwar il-ħinijiet. Madankollu, il-Kummissjoni aċċettat li d-dokumentazzjoni relatata mal-proġett SEA kif kienet, filwaqt li fl-istess ħin irrifjutat l-aġenda tal-ilmentatur relatata mal-proġett SELDAS. L-ilmentatur talab lill-Kummissjoni tispjega xi tfisser meta ddikjarat li l-entrati li saru fl-aġenda tiegħu ma kinux konformi mal-bqija tal-informazzjoni li tinsab f’dik l-aġenda. Huwa ried li l-Kummissjoni tipprovdi gwida dwar kif il-kwistjoni tista' tiġi solvuta b'mod ġust. Huwa enfasizza wkoll fl-ittra tiegħu li, skont il-valutazzjoni tal-Kummissjoni stess, huwa kien temm b'suċċess il-proġett SELDAS. Matul l-aħħar erba’ snin, l-ilmentatur qatta’ ħafna ħin u sforz biex jiżgura t-tlestija xierqa tal-proġett SELDAS. Huwa fada li l-Kummissjoni kienet se tgħinu bl-ispejjeż u t-telf relatati li kien qed jesperjenza.

10. Fit-30 ta’ Ġunju 2010, il-Kummissjoni wieġbet, billi rreferiet għal ittra preċedenti li kienet bagħtet lill-ilmentatur fl-24 ta’ April 2007. F’dan l-istadju, il-proġett SELDAS kien diġà tlesta. F’dik l-ittra, il-Kummissjoni kienet iddikjarat li l-proġett SELDAS ma setax jibqa’ soġġett għal evalwazzjoni mill-ġdid minħabba li kien ikkunsidrat iffinalizzat fis-sistema kontabilistika tiegħu (“diżimpenjat”). Madankollu, għall-kuntrarju tal-proġett SELDAS, il-proġett SEA kien għadu ma tlestiex u seta’ jkun soġġett għal evalwazzjoni mill-ġdid. Konsegwentement, l-ilmentatur ma setax iqabbel il-proġett SELDAS u l-proġett SEA. Madankollu, il-Kummissjoni aċċettat l-aġenda personali tal-ilmentatur għall-evalwazzjoni. Madankollu, għar-raġunijiet diġà spjegati lill-ilmentatur fit-3 ta' Novembru 2009, il-Kummissjoni kkonfermat li l-ispejjeż tal-persunal tal-ilmentatur ma kinux eliġibbli.

11. Fl-1 ta' Ottubru 2010, l-ilmentatur reġa' mar għand l-Ombudsman (ilment 2219/2010/JF). Fid-dawl tal-fatt li l-ilmentatur mhuwiex ċittadin jew resident tal-UE, l-Ombudsman iddikjara dak l-ilment inammissibbli, f’konformità mal-Artikolu 228 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-Unjoni Ewropea. Madankollu, l-Ombudsman sab ukoll li l-informazzjoni pprovduta mill-ilmentatur kienet teħtieġ il-kunsiderazzjoni bir-reqqa tiegħu u, fid-29 ta' Novembru 2010, fetaħ din l-inkjesta fuq inizjattiva proprja dwar ir-rifjut tal-Kummissjoni msemmi hawn fuq li taċċetta l-aġenda personali tal-ilmentatur bħala evidenza taż-żmien li kien qatta' jaħdem fuq il-proġett SELDAS.

Fuq is-suġġett tal-investigazzjoni

12. L-inkjesta tal-Ombudsman kienet tikkonċerna l-allegazzjoni tal-ilmentatur li r-rifjut tal-Kummissjoni li taċċetta l-aġenda personali tiegħu bħala evidenza tal-ħin imqatta' fuq il-proġett SELDAS huwa inġust u inkonsistenti.

13. L-inkjesta eżaminat ukoll l-affermazzjoni tal-ilmentatur li l-Kummissjoni għandha taċċetta l-aġenda tiegħu u tikkunsidra mill-ġdid l-ispejjeż tal-persunal tiegħu akkumulati taħt il-proġett SELDAS.

L-inkjesta

14. Fid-29 ta' Novembru 2010, l-Ombudsman talab lill-President tal-Kummissjoni għal opinjoni dwar l-allegazzjoni u t-talba msemmija hawn fuq.

15. Fl-10 ta' Frar 2011, l-Ombudsman irċieva l-opinjoni tal-Kummissjoni, li huwa bagħat lill-ilmentatur bi stedina biex jagħmel osservazzjonijiet. L-Ombudsman irċieva l-osservazzjonijiet tal-ilmentatur fil-21 ta' Marzu 2011.

16. Fil-31 ta' Ottubru 2011, l-Ombudsman indirizza lill-Kummissjoni proposta għal soluzzjoni amikevoli. Il-Kummissjoni wieġbet fit-2 ta’ Frar 2012. L-ilmentatur bagħat l-osservazzjonijiet tiegħu dwar dik it-tweġiba fl-1 ta’ Marzu 2012.

L-analiżi u l-konklużjonijiet tal-Ombudsman

A. Allegazzjoni ta' inġustizzja u inkonsistenza

Argumenti ppreżentati lill-Ombudsman

17. L-ilmentatur allega li r-rifjut tal-Kummissjoni li taċċetta l-aġenda personali tiegħu bħala evidenza tal-ħin imqatta' fuq il-proġett SELDAS kien inġust u inkonsistenti.

18. B’appoġġ għal din l-allegazzjoni, l-ilmentatur argumenta li: (a) l-informazzjoni pprovduta fl-aġenda tiegħu kienet aktar dettaljata minn dik ipprovduta fl-aġenda tal-VAS, li ġiet aċċettata mill-Kummissjoni bħala evidenza tal-ħin iddedikat għal dak il-proġett; u (b) il-Kummissjoni għenet lill-benefiċjarji ta’ proġetti simili fil-Libanu.

19. L-ilmentatur iddikjara li l-Kummissjoni għandha taċċetta l-aġenda tiegħu u tikkunsidra mill-ġdid l-ispejjeż tal-persunal tiegħu taħt il-proġett SELDAS.

20. Barra minn hekk, l-ilmentatur argumenta li skont id-Dispożizzjonijiet Amministrattivi Standard applikabbli tal-LIFE (“id-Dispożizzjonijiet LIFE”) il-Kummissjoni tista’ twettaq kontrolli u żjarat sa ħames snin wara t-tlestija ta’ proġett jew pagament finali [3]. Għalhekk, il-proġett SELDAS għadu ma setax jitqies bħala komplut għalkollox.

21. Fl-opinjoni tagħha, il-Kummissjoni kkontestat l-argumenti tal-ilmentatur. L-ewwel nett, hija rreferiet għall-ispjegazzjonijiet ipprovduti fl-ittri tagħha lill-persuna li għamlet l-ilment tal-24 ta’ April 2007 u tat-3 ta’ Novembru 2009. It-tieni nett, huwa enfasizza li ma kien hemm l-ebda isem fuq l-aġenda tal-ilmentatur. Hija enfasizzat ukoll għal darba oħra li l-informazzjoni dwar is-sigħat iddedikati għall-proġett SELDAS kienet ġiet miżjuda fil-lapes. Dawn l-entrati, li ġew miżjuda bil-lapes, ma kinux konsistenti mal-bqija tal-informazzjoni fl-aġenda (il-Kummissjoni pprovdiet xi eżempji). Għalhekk, fil-fehma tal-Kummissjoni, kien impossibbli li dawk l-entrati jiġu assoċjati mal-attivitajiet deskritti fl-aġenda.

22. Il-Kummissjoni rrikonoxxiet li l-benefiċjarju tal-proġett SEA tah aġenda personali, li fiha nnota ż-żmien li kien ħadem fuq il-proġetti differenti. Il-Kummissjoni mbagħad analizzat din l-aġenda. Ir-reġistrazzjonijiet tal-benefiċjarju kienu jaqblu maż-żmien iddikjarat fir-rapport finali u r-riżultati tal-proġett SEA. Għal dik ir-raġuni, il-Kummissjoni aċċettat xi wħud mill-ispejjeż tal-persunal ta' dak il-benefiċjarju.

23. Fl-aħħar nett, il-Kummissjoni enfasizzat li kienet użat l-istess kriterji biex tevalwa żewġ proġetti oħra fil-Libanu. "[P] aġendi eronali għandhom jagħtu prova suffiċjenti li s-sigħat maħduma mill-persunal part-time kienu reali, imġarrba u verifikabbli u ma kinux ibbażati fuq stimi. " Il-Kummissjoni appoġġat il-proġetti LIFE Libaniżi kollha, ittrattat id-diversi proġetti b'mod ugwali, u identifikat u evalwat bir-reqqa r-rapporti interim u finali. Skont id-Dispożizzjonijiet LIFE, il-ħin li wieħed iqatta’ jaħdem fuq il-proġetti jrid jiġi rreġistrat f’iskedi tal-ħin [4].

24. Fl-osservazzjonijiet tiegħu, l-ilmentatur reġa’ enfasizza li, b’mod simili għall-aġenda tiegħu, l-aġenda relatata mal-proġett SEA ma kien fiha l-ebda indikazzjoni dwar is-sid tiegħu.

25. L-ilmentatur imbagħad kompla jispjega li s-sigħat li kien kiteb bil-lapes fl-aġenda tiegħu kienu sommarju ta’ dak li nkiteb bil-pinna. Filwaqt li l-ilmentatur elenka l-attivitajiet dettaljati ta’ kull jum fil-maqjel, huwa ġabar fil-qosor is-sigħat totali ta’ dawn l-attivitajiet relatati ma’ kull proġett fil-lapes. L-ilmentatur irrefera għall-eżempji li l-Kummissjoni kienet indikat fl-opinjoni tagħha u spjega kemm-il siegħa kienu jikkorrispondu għal kull attività.

26. L-ilmentatur ikkontesta l-opinjoni tal-Kummissjoni li l-entrati tiegħu fil-lapes kienu “żidiet”. F’dan ir-rigward, huwa kien tal-fehma li kien ikun aktar faċli għalih li jistampa kalendarji ta’ Outlook simili għal dawk użati fil-proġett SEA, idaħħal l-informazzjoni rilevanti, u jibgħat il-folji lill-Kummissjoni. Billi ppreżenta l-aġenda oriġinali kif kienet, l-ilmentatur aġixxa b’mod kompletament trasparenti.

27. Fl-aħħar nett, l-ilmentatur enfasizza li l-Kummissjoni kienet ikkunsidrat il-proġett SELDAS bħala “suċċess tekniku [u] inizjattiva ewlenija għal-leġiżlazzjoni ambjentali”. Huwa sostna trattament ugwali għal dak li l-Kummissjoni tat lill-proġett SEA, enfasizza t-telf finanzjarju sinifikanti tiegħu, u talab li l-ispejjeż tal-persunal tiegħu jiġu riveduti.

Il-valutazzjoni preliminari tal-Ombudsman li twassal għal proposta ta' soluzzjoni amikevoli

28. Mill-bidu nett, l-Ombudsman kien sodisfatt li l-Kummissjoni kienet tat kunsiderazzjoni xierqa lill-kuntesti legali u soċjali taż-żona ġeografika inkwistjoni u kienet qablet li tikkunsidra l-aġendi personali tal-benefiċjarji lokali, u b'hekk ir-reġistrazzjonijiet personali li saru fihom, bħala mezz possibbli biex tiġi pprovduta evidenza taż-żmien li dawk il-benefiċjarji ddedikaw għal proġetti sponsorjati mill-Kummissjoni. F'dan ir-rigward, l-Ombudsman innota li l-Kummissjoni kienet eżaminat kemm l-aġendi tal-ilmentatur kif ukoll ta' benefiċjarji oħra. Dan kien konsistenti mal-opinjoni tal-Kummissjoni tat-22 ta' April 2008 espressa fl-inkjesta fuq inizjattiva proprja tal-Ombudsman OI/1/2008/(VIK)JMA u fid-deċiżjoni tiegħu dwar dik l-inkjesta nnota li:

"[t] il-Kummissjoni ddikjarat ir-rieda tagħha li tikkunsidra evidenza oħra ta' sostenn, minflok skedi ta' żmien, li tista' turi li l-ispejjeż inkwistjoni kienu jikkorrispondu fil-fatt għal xogħol iddedikat b'mod effettiv għall-proġett. F'dan ir-rigward, hija rreferiet b'mod partikolari għal mezzi probatorji bħal aġendi personali tal-persunal, djarji tal-proġetti/personali, u/jew rekords tal-prestazzjoni..."[5]

29. L-Ombudsman għalhekk fehem li, fl-aħħar mill-aħħar, l-analiżi u l-aċċettazzjoni possibbli tar-reġistrazzjonijiet tal-benefiċjarji li jinsabu fl-aġendi personali tagħhom ma kinux jiddependu fuq jekk il-proġetti inkwistjoni kinux diġà ngħalqu jew le. L-Ombudsman sabet li dan ta' hawn fuq kien inkoraġġanti.

30. L-Ombudsman innota wkoll l-argumenti pprovduti fl-opinjoni tal-Kummissjoni li jiġġustifikaw għaliex ma setgħetx taċċetta l-aġenda tal-ilmentatur bħala evidenza taż-żmien li ddedika għall-proġett SELDAS. Meta għamlet dan, il-Kummissjoni pprovdiet ukoll raġunijiet li jispjegaw għaliex aċċettat l-ispejjeż personali relatati mal-proġett SEA, wara li analizzat l-aġenda personali ta’ dak il-benefiċjarju tal-proġett. L-Ombudsman ivvaluta dawn ir-raġunijiet fid-dettall, kif deskritt hawn taħt.

Is-sidien tal-aġendi u t-tfassil tar-reġistrazzjonijiet

31. L-ewwel nett, il-Kummissjoni reġgħet enfasizzat li l-aġenda pprovduta mill-ilmentatur ma għamlet l-ebda referenza għas-sjieda tiegħu. Hija indikat ukoll li s-sigħat iddedikati għall-proġett SELDAS f’kull jum inkitbu bil-lapes. Il-Kummissjoni sabet li dawn il-kitbiet huma “żidiet”, inkonsistenti mal-bqija tal-informazzjoni li tinsab fl-aġenda. Għalhekk hija rreferiet għal darb’oħra għall-ittra tagħha tat-3 ta’ Novembru 2009 fejn kienet tal-fehma li dawk iż-“żidiet [kienu] b’mod ċar mhux kontemporanji mal-bqija tal-informazzjoni fl-aġenda”, valutazzjoni li rriżultat mill-fatt li “l-indikazzjoni tan-numru ta’ sigħat iddedikati għall-proġett [SELDAS] f’kull jum ġiet miżjuda fil-lapes...”

32. L-Ombudsman enfasizza li l-ilmentatur kien għamilha ċara li l-aġenda kienet tiegħu. Barra minn hekk, l-opinjoni tal-Kummissjoni stess lill-Ombudsman dehret li tindika li l-Kummissjoni aċċettat li l-aġenda tabilħaqq kienet tappartjeni lill-ilmentatur [6]. Barra minn hekk, l-Ombudsman innota li l-Kummissjoni kienet diġà kkooperat mal-ilmentatur f'għadd ta' okkażjonijiet fil-passat fil-kapaċità tiegħu bħala Professur u Viċi President ta' Università Libaniża magħrufa sew. F'dan il-kuntest, l-Ombudsman ma fehemx x'valur evidenzjarju addizzjonali jkollha l-aġenda kieku l-ilmentatur kiteb ismu fuqha.

33. Barra minn hekk, l-Ombudsman ma fehemx għaliex il-fatt li l-ilmentatur daħal fis-sigħat li kien qatta ' fuq il-proġett SELDAS fil-lapes wera li tali entrati kienu jikkostitwixxu "żieda mhux kontemporanja" għall-informazzjoni miktuba fl-aġenda fil-pinna. Fil-fehma tal-Ombudsman, l-unika inferenza li tista' tittieħed b'ċertezza mill-fatt li l-ilmentatur kiteb ċerti entrati fil-lapes hija li xtaq jiddistingwi b'mod ċar tali entrati minn dawk li kiteb fil-lapes.

Il-ħin iddedikat għall-proġetti u l-valutazzjonijiet tar-rapporti u r-riżultati finali

34. Il-Kummissjoni ddikjarat fl-opinjoni li l-benefiċjarju tal-proġett SEA "[h] u nnotat iż-żmien li kien ħadem għal proġetti differenti". Għar-raġunijiet spjegati hawn taħt, l-Ombudsman ma setax jara għaliex il-Kummissjoni ħasbet li l-ilmentatur ma għamilx dan ukoll.

35. L-Ombudsman analizza l-kopji tal-partijiet tal-aġenda tal-ilmentatur li l-Kummissjoni hemżet mal-opinjoni tagħha. Hemmhekk, l-ilmentatur semma għadd ta' attivitajiet imwettqa fid-19, it-23 u d-29 ta' Jannar 2004 u indika l-għadd ta' sigħat li qatta' fuq għadd ta' proġetti, jiġifieri "Oltero", "LIBNOR" u SELDAS. Matul it-tlett ijiem ta’ hawn fuq, l-ilmentatur qatta’ total ta’ 20 siegħa fuq il-proġett SELDAS. Fl-osservazzjonijiet tiegħu, l-ilmentatur ipprovda spjegazzjoni raġonevoli u aktar dettaljata fir-rigward tal-korrispondenza bejn is-sigħat li qatta’ fuq, u l-lista ta’ attivitajiet li wettaq għall-proġetti differenti msemmija hawn fuq, inkluż il-proġett SELDAS, f’kull wieħed minn dawk il-jiem. Minn dan isegwi li, b’mod simili għall-benefiċjarju tal-proġett SEA, l-ilmentatur kien żamm ukoll rekord fl-aġenda tiegħu taż-żmien li qatta’ jaħdem fuq proġetti differenti [7].

36. F'dan ir-rigward, l-Ombudsman innota li, skont l-opinjoni tal-Kummissjoni f'din l-inkjesta, l-informazzjoni pprovduta mill-benefiċjarju fil-proġett SEA kienet taqbel ma': (i) iż-żmien iddikjarat fir-rapport finali tas-SEA, u (ii) ir-riżultati tal-proġett tas-SEA. Konsegwentement, il-Kummissjoni aċċettat li l-aġenda tal-benefiċjarju bħala “prova mhux effiċjenti li s-sigħat maħduma mill-persunal part-time kienu reali, imġarrba u verifikabbli u ma kinux ibbażati fuq stimi.”

37. L-Ombudsman innota li l-Kummissjoni vvalutat l-aġenda tal-maniġer tal-proġett SEA skont ir-riżultati u r-rapport finali ta' dak il-proġett. Dan kellu l-effett li l-Kummissjoni aċċettat dik l-aġenda bħala evidenza suffiċjenti taż-żmien li l-benefiċjarju ta’ SEA ddedika għal dak il-proġett.

38. Skont il-Kummissjoni, żewġ proġetti oħra fil-Libanu kienu soġġetti għal valutazzjoni simili [8]. Madankollu, il-Kummissjoni ma ddikjaratx fl-opinjoni tagħha li hija applikat dik l-istess proċedura wkoll għall-proġett SELDAS jew li, b'mod simili għal proġetti oħra, hija kienet ivvalutat ukoll l-aġenda SELDAS tal-ilmentatur kontra r-riżultati (ta' suċċess) u r-rapport finali ta' dak il-proġett [9].

39. Minn dan ta' hawn fuq irriżulta li l-Kummissjoni ma kinitx uriet li kien impossibbli għaliha li taċċetta l-aġenda tal-ilmentatur bħala evidenza biex issostni l-ispejjeż tal-persunal tiegħu, u lanqas li, f'dan ir-rigward, hija kienet ittrattat lill-ilmentatur bl-istess mod bħal benefiċjarji oħra tal-proġetti tagħha fil-Libanu. L-Ombudsman għalhekk għamel proposta għal soluzzjoni amikevoli, skont l-Artikolu 3(5) tal-Istatut tal-Ombudsman Ewropew. Il-proposta kienet kif ġej:

"[b]'kont meħud tas-sejbiet tal-Ombudsman, il-Kummissjoni tista' tivvaluta mill-ġdid il-valur evidenzjarju tal-aġenda tal-ilmentatur fir-rigward taż-żmien li qatta' fuq il-proġett SELDAS u, għaldaqstant, tikkunsidra mill-ġdid l-ispejjeż tal-persunal tiegħu."

Meta għamlet din il-proposta, l-Ombudsman qieset l-istorja preċedenti ta’ kooperazzjoni bejn l-ilmentatur u l-Kummissjoni fi proġetti konklużi b’suċċess fil-Libanu, li ċertament għandhom itejbu l-possibbiltà li tinkiseb soluzzjoni sodisfaċenti b’mod reċiproku f’dan il-każ.

L-argumenti ppreżentati lill-Ombudsman wara l-proposta tiegħu għal soluzzjoni amikevoli

40. Fit-tweġiba tagħha għall-proposta għal soluzzjoni amikevoli, il-Kummissjoni ddispjaċiha li ma setgħetx taċċetta l-proposta tal-Ombudsman. Hija enfasizzat li, għalkemm huwa kien ingħata biżżejjed opportunitajiet biex jagħmel dan, il-lanjant naqas milli jippreżenta evidenza alternattiva tal-ispejjeż tal-persunal tiegħu fi żmien xieraq. Kien biss wara li ngħalqet l-inkjesta fuq inizjattiva proprja OI/1/2008/(VIK)JMA li l-ilmentatur bagħat l-aġenda personali tiegħu lill-Ombudsman. Dik l-aġenda ma tipprovdix informazzjoni affidabbli u dettaljata biżżejjed biex il-Kummissjoni tkun tista’ tivvalutaha kif xieraq skont ir-riżultati u r-rapport finali tal-proġett SELDAS. Konsegwentement, ma huwiex possibbli li jiġi konkluż li s-sigħat iddedikati għal dan il-proġett kienu reali, sostnuti u verifikabbli. Il-fatt li l-aġenda ġiet ippreżentata erba’ snin wara t-tlestija tal-proġett lanqas ma ffaċilita l-kwistjonijiet.

41. Fl-osservazzjonijiet tiegħu, l-ilmentatur enfasizza, fost affarijiet oħra, li l-ebda benefiċjarju tal-proġett LIFE fil-Libanu ma ppreżenta skedi ta’ żmien fiż-żmien rilevanti. Kien biss fil-bidu ta' nofs l-2007 li l-Kummissjoni identifikat u aċċettat alternattiva xierqa għall-iskedi tal-ħin, għall-persunal part-time ta' dawk il-proġetti. Dan ġie rikonoxxut mill-Kummissjoni fl-opinjoni li bagħtet lill-Ombudsman [10].

42. L-ilmentatur reġa’ insista li, billi ssottometta l-aġenda oriġinali tiegħu kif kienet, huwa aġixxa b’mod kompletament trasparenti u li l-evidenza li pprovda kienet aktar sostantiva minn dik sottomessa għall-proġett SEA, li l-Kummissjoni madankollu aċċettat bħala evidenza alternattiva xierqa. L-ilmentatur ġarrab telf finanzjarju sinifikanti u l-Kummissjoni għandha tikkumpensah, tal-anqas parzjalment.

Il-valutazzjoni tal-Ombudsman wara l-proposta tiegħu għal soluzzjoni amikevoli

43. Mill-bidu nett, l-Ombudsman jinnota li, fit-tweġiba tiegħu għall-proposta tiegħu għal soluzzjoni amikevoli, il-Kummissjoni ddikjarat li "[l]-fatt li [l-aġenda] ġiet ippreżentata erba' snin wara t-tlestija tal-proġett d [ma] jiffaċilita l-ebda kwistjoni lanqas" (enfasi miżjuda). L-Ombudsman huwa sorpriż b'din id-dikjarazzjoni, peress li din tidher li tikkontradixxi r-rieda espressa preċedentement mill-Kummissjoni li teżamina l-valur probatorju tal-aġenda tal-ilmentatur, minkejja l-fatt li l-aġenda ġiet ippreżentata biss wara li l-Ombudsman għalaq l-inkjesta fuq inizjattiva proprja tiegħu OI/1/2008/(VIK)JMA.

44. Barra minn hekk, il-Kummissjoni naqset milli tispjega għaliex il-fatt li l-ilmentatur issottometta l-aġenda tiegħu fl-2009 għandu jkollu xi impatt negattiv fuq l-evalwazzjoni tagħha tal-informazzjoni li tinsab f’dik l-aġenda. Il-Kummissjoni lanqas ma spjegat kif is-sottomissjoni tal-aġenda fl-2007 [11] setgħet “tiffaċilita [d] kwistjonijiet” fir-rigward tal-valutazzjoni tagħha ta’ tali informazzjoni.

45. Barra minn hekk, il-Kummissjoni tidher li ma qisitx ir-relazzjoni ta’ fiduċja li ilha teżisti tagħha mal-ilmentatur, minkejja s-suġġeriment tal-Ombudsman li għandha tagħmel dan. L-Ombudsman jenfasizza f’dan ir-rigward li, ladarba l-Kummissjoni aċċettat (li ma huwiex ikkontestat) il-prinċipju li l-aġendi personali jistgħu jipprovdu alternattiva għall-iskedi tal-ħin bħala sors ta’ evidenza, hija ma setgħetx tinjora b’mod raġonevoli l-fatt li, minħabba n-natura personali tagħhom, tali aġendi x’aktarx li jiġu abbozzati b’mod informali.

46. Fid-dawl ta' dak li ntqal hawn fuq, l-Ombudsman mhuwiex konvint li l-fehma tal-Kummissjoni, espressa bi tweġiba għall-proposta tiegħu għal soluzzjoni amikevoli li

"l-aġenda personali tal-ilmentatur ma tipprovdix informazzjoni affidabbli u dettaljata biżżejjed biex tivvalutaha b'mod xieraq skont ir-riżultati u r-rapport finali tal-proġett [SELDAS] sabiex tikkonkludi li s-sigħat maħduma kienu reali, imġarrba u verifikabbli"

huwa bbażat fuq valutazzjoni ġenwina tal-valur probatorju tal-aġenda bħala alternattiva għall-iskedi tal-ħin.

47. L-Ombudsman jiddispjaċih li, fis-sustanza, it-tweġiba tal-Kummissjoni għall-proposta għal soluzzjoni amikevoli sempliċement ttenni l-pożizzjoni li kienet diġà esprimiet fl-opinjoni tagħha, mingħajr ma tressaq argumenti ġodda. L-Ombudsman indika b'mod ċar lill-Kummissjoni għaliex dik il-pożizzjoni ma tistax titqies sodisfaċenti [12]. Madankollu, il-Kummissjoni lanqas biss ikkummentat dwar, u wisq inqas ma kkontestat, l-analiżi tal-Ombudsman.

48. L-Ombudsman, għalhekk, isib li, għal darb'oħra, il-Kummissjoni naqset milli turi li ma tistax taċċetta l-aġenda tal-ilmentatur bħala evidenza b'appoġġ għad-dikjarazzjonijiet tal-ispejjeż tal-persunal tiegħu. Lanqas ma wriet, f’dan ir-rigward, li hija ttrattat lil-lanjant bl-istess mod bħall-benefiċjarji l-oħra tal-proġetti tagħha fil-Libanu. Dan jikkostitwixxi każ ta' amministrazzjoni ħażina. L-Ombudsman għalhekk jagħmel abbozz ta' rakkomandazzjoni hawn taħt, skont l-Artikolu 3(6) tal-Istatut tiegħu.

49. Meta jagħmel dan l-abbozz ta’ rakkomandazzjoni, l-Ombudsman jerġa’ jqis l-istorja preċedenti ta’ kooperazzjoni bejn l-ilmentatur u l-Kummissjoni fi proġetti konklużi b’suċċess fil-Libanu, u jistieden lill-Kummissjoni tqis serjament dik l-istorja bil-ħsieb li ttejjeb il-possibbiltà li tinkiseb soluzzjoni sodisfaċenti f’dan il-każ.

50. L-Ombudsman tħeġġeġ lill-Kummissjoni, fit-tħejjija tal-opinjoni dettaljata tagħha tal-abbozz ta' rakkomandazzjoni, biex tadotta approċċ ibbilanċjat, li jqis mhux biss ir-riskji finanzjarji, iżda wkoll ir-riskji għar-reputazzjoni tal-Unjoni Ewropea li l-Kummissjoni titqies li taġixxi b'mod inġust. L-Ombudsman jenfasizza f'dan ir-rigward li l-aċċettazzjoni tal-abbozz ta' rakkomandazzjoni f'dan il-każ turi r-rieda tal-Kummissjoni li tisma', taġixxi b'mod raġonevoli u tikkoopera mal-Ombudsman.

B. L-abbozz ta' rakkomandazzjoni

Abbażi tal-inkjesti tiegħu dwar dan il-każ, l-Ombudsman jagħmel l-abbozz ta' rakkomandazzjoni li ġej lill-Kummissjoni:

Il-Kummissjoni għandha tivvaluta mill-ġdid il-valur evidenzjarju tal-aġenda tal-ilmentatur fir-rigward taż-żmien li qatta' fuq il-proġett SELDAS u, għaldaqstant, tikkunsidra mill-ġdid l-ispejjeż tal-persunal tiegħu.

Il-President tal-Kummissjoni ser jiġi infurmat b'dan l-abbozz ta' rakkomandazzjoni. Skont l-Artikolu 3(6) tal-Istatut tal-Ombudsman Ewropew, il-Kummissjoni għandha tibgħat opinjoni dettaljata sal-31 ta' Ottubru 2012. L-opinjoni dettaljata tista’ tikkonsisti fl-aċċettazzjoni tal-abbozz ta’ rakkomandazzjoni u deskrizzjoni ta’ kif ġie implimentat.

L-Ombudsman se jinforma wkoll lill-ilmentatur dwar l-abbozz ta’ rakkomandazzjoni.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Magħmul fi Strasburgu fis-26 ta' Lulju 2012

---

[1] Deċiżjoni tal-Parlament Ewropew tad-9 ta’ Marzu 1994 dwar ir-regolamenti u l-kundizzjonijiet ġenerali li jirregolaw it-twettiq tal-obbligi tal-Ombudsman (94/262/KEFA, KE, Euratom), ĠU 1994 L 113, p. 15.

[2] Il-kopja tal-ittra mibgħuta lill-Ombudsman ma kienet tinkludi l-ebda anness.

[3] Il-Kummissjoni pprovdiet kopja tad-Dispożizzjonijiet LIFE bl-opinjoni tagħha. L-Artikolu 29(2) tad-Dispożizzjonijiet LIFE jipprevedi li "[c] l-ontrols jistgħu jinbdew sa ħames snin wara t-tlestija tal-proġett jew il-pagament finali..."

[4] L-Artikolu 21(2) tad-Dispożizzjonijiet LIFE: "[p] L-ispejjeż tal-bini għandhom jiġu ddebitati fir-rigward tal-ħin reali ddedikat għall-proġett... Il-ħin tax-xogħol tal-proġett ta’ kull impjegat [...] għandu jiġi rreġistrat bl-użu ta’ skedi tal-ħin stabbiliti u ċċertifikati mill-benefiċjarju u l-imsieħba eventwali tiegħu.”

[5] Punt 31 tad-deċiżjoni tal-Ombudsman dwar OI/1/2008/(VIK)JMA, disponibbli fuq is-sit web tal-Ombudsman (www.ombudsman.europa.eu).

[6] L-opinjoni tal-Kummissjoni tipprovdi għad-dikjarazzjonijiet li ġejjin: "[f]'dan l-istadju aktar tard [l-ilmentatur] bagħat l-aġenda personali tiegħu għall-2004 lill-Ombudsman... L-aġenda personali ta’ [l-ilmentatur], mibgħuta lill-Ombudsman Ewropew fl-2009... Għar-raġunijiet imsemmija hawn fuq, il-Kummissjoni kellha tirrifjuta l-aġenda personali ta’ [min għamel l-ilment]... Il-Kummissjoni wriet ir-rieda tagħha li tikkollabora meta taċċetta l-aġenda personali tal-[kwerelant] fl-2009 għall-evalwazzjoni... Għar-raġunijiet mogħtija... il-Kummissjoni ma tistax taċċetta l-aġenda personali tal-kwerelant..."(enfasi miżjuda)

[7] "19.01.2004: 7h30 - 17h00 MoE [Ministeru tal-Ekonomija] (jiġifieri l-għadd totali ta' sigħat huwa ta' madwar 9 sigħat)

- "Libnor, Libnor, Libnor, ittri, ittri tal-ilma, Rapport Annwali u telefon" huma l-attivitajiet dettaljati

- OLTERO (is OGERO) 3hrs, LIBNOR 3hrs u SELDAS 3hrs huma t-totali għal kull proġett; jiġifieri Libnor, Libnor, Libnor huma miġbura fil-qosor bħala LIBNOR (3 sigħat); * Ittri, ittri bl-ilma, Rapport Annwali huma miġbura fil-qosor bħala SELDAS (3 sigħat) u telefon bħala OGERO (l-utilità tat-telefon fil-Libanu) (3 sigħat) - li jammontaw għal 9 sigħat skont il-perjodu muri ħdejn MoE (7h30 - 17h00)

23.01.2004: 7h30 - 16h00 (total ta 'madwar 9 sigħat), l-attivitajiet varji (pjan ta' ħidma, briefing, DEA, eċċ.) huma kollha għall-proġett SELDAS, għalhekk 9 sigħat huma kontabilizzati għal SELDAS

29.01.2004: MoE 7h30 - 15h20 (total ta 'madwar 8 sigħat), l-attivitajiet varji (l-ewwel abbozz ta' pres., salarju, e-mails, TVA ħarġa, eċċ.) huma kollha għall-proġett SELDAS, għalhekk 9 sigħat huma kontabilizzati għal SELDAS".

[8] "Żewġ proġetti Libaniżi oħra li ppreżentaw ir-rapporti finali tagħhom wara l-proġett SEA (TARGET u SISPAM) ippreżentaw ukoll aġendi personali li ġew evalwati skont l-istess kriterji applikati għall-proġett SEA..."

[9] Skont l-opinjoni tal-Kummissjoni, "[e]nd tal-2006, meta evalwat ir-rapport finali tal-proġett SEA, l-evalwazzjoni rriżultat, fost l-oħrajn, fi spejjeż tal-persunal mhux eliġibbli minħabba l-fatt li l-ebda skeda tal-ħin ma mtliet u mtliet b'mod retroattiv fl-iskedi tal-ħin ma ġewx aċċettati mill-Kummissjoni. Bażikament kienet l-istess problema u l-istess valutazzjoni bħal dik għall-proġett SELDAS. Madankollu, wara skambju ta’ korrispondenza, il-benefiċjarju informa lill-Kummissjoni li kien biegħ aġenda personali li fiha kien innota ż-żmien li kien ħadem għal proġetti differenti. Din l-aġenda personali ġiet ivverifikata mill-Kummissjoni u rriżultat f’rikonoxximent parzjali tal-ispejjeż tal-persunal tal-persunal part-time bħala r-reġistrazzjoni mqabbla mal-ħin iddikjarat fir-rapport finali u r-riżultati tal-proġett. Żewġ proġetti Libaniżi oħra li ppreżentaw ir-rapporti finali tagħhom wara l-proġett SEA (TARGET u SISPAM) ippreżentaw ukoll aġendi personali li ġew evalwati skont l-istess kriterji applikati għall-proġett SEA. F’dawn l-evalwazzjonijiet kollha, il-Kummissjoni applikat il-prinċipju fundamentali li l-aġendi personali jridu jagħtu prova suffiċjenti li s-sigħat maħduma mill-persunal part-time kienu reali, imġarrba u verifikabbli u ma kinux ibbażati fuq stimi”(enfasi miżjuda).

[10] "[L]-eżistenza ta' aġendi personali nġiebet għall-attenzjoni tal-Kummissjoni biss fil-bidu tal-2007, wara evalwazzjoni tar-rapport finali tal-proġett SEA u, konsegwentement, l-istess approċċ ġie applikat għat-TARGET u l-proġett SISPAM. Il-Kummissjoni wriet ir-rieda tagħha li tikkollabora meta taċċetta l-aġenda personali tal-[kwerelant] fl-2009 għall-evalwazzjoni..."

[11] Ara n-nota 10 f'qiegħ il-paġna hawn fuq.

[12] Ara l-paragrafi 31 sa 39 ta' dan l-abbozz ta' rakkomandazzjoni.