Għażiż Sur X,

L-Ombudsman irċieva lment kontra l-Kummissjoni Ewropea. L-ilment jikkonċerna d-deċiżjoni tal-Kummissjoni meħuda fl-istadju konfermatorju dwar it-talba tal-ilmentatur għal aċċess pubbliku għad-dokumenti rreġistrati taħt EASE 2023/2252.

Nifhem li l-Kummissjoni identifikat total ta’ seba’ dokumenti fid-deċiżjoni konfermatorja tagħha. Hija tat aċċess sħiħ għal dokument wieħed, aċċess parzjali għal ħames dokumenti u rrifjutat aċċess sħiħ għal dokument wieħed. Meta għamlet dan, il-Kummissjoni bbażat ruħha fuq l-eċċezzjonijiet stabbiliti fl-Artikolu 4 tar-Regolament (KE) 1049/2001, b’mod partikolari l-Artikolu 4(1)(b) (protezzjoni tal-privatezza u l-integrità) u t-tieni subparagrafu tal-Artikolu 4(3) (protezzjoni tal-proċess tat-teħid tad-deċiżjonijiet).

Iddeċidejna li niftħu inkjesta dwar l-ilment kontra d-deċiżjoni tal-Kummissjoni li tirrifjuta l-aċċess (kompletament jew parzjalment) għad-dokumenti mitluba skont ir-Regolament 1049/2001.

Ir-Regolament 1049/2001 jiddikjara li l-applikazzjonijiet għall-aċċess għandhom jiġu ttrattati fil-pront. Huwa konformi ma' dan il-prinċipju li l-Ombudsman ifittex ukoll li jittratta każijiet bħal dawn malajr kemm jista' jkun.

Bħala l-ewwel pass, aħna nqisu li huwa meħtieġ li jiġu rieżaminati d-dokumenti inkwistjoni fit-talba tal-ilmentatur. Inkun grat jekk il-Kummissjoni tkun tista’ tipprovdi lit-tim ta’ inkjesta tal-Ombudsman b’kopji tad-dokumenti li ġejjin, b’mod sħiħ (mhux redatt):

• Komunikazzjoni interna bejn is-Segretarjat Ġenerali u l-Uffiċċju tal-Pubblikazzjonijiet tal-Unjoni Ewropea tat-30 ta’ Marzu 2023, referenza Ares(2023)3833726 (minn hawn ’il quddiem “id-dokument 2”).
• Komunikazzjoni interna fis-Segretarjat Ġenerali tas-7 ta’ Marzu 2023, referenza Ares(2023)3838050 (minn hawn ’il quddiem “dokument 3”);
• Email mis-Segretarjat Ġenerali lill-Parlament Ewropew u lill-Kunsill tal-14 ta’ Marzu 2023, referenza Ares(2023)3829858 (minn hawn ’il quddiem “id-dokument 4”);
• Tweġiba mill-Kunsill tas-17 ta’ Marzu 2023, referenza Ares(2023)3829910 (minn hawn ’il quddiem “dokument 5”);
• Risposta tal-Parlament Ewropew tas-16 ta’ Marzu 2023, referenza Ares(2023)3829946 (minn hawn ’il quddiem “dokument 6”);
• Email lill-Kabinett tal-President tal-21 ta’ Marzu 2023, referenza Ares(2023)3829965 (minn hawn ’il quddiem “dokument 7”).

Id-dokumenti għandhom jintbagħtu lill-Ombudsman preferibbilment f’format elettroniku permezz ta’ email kriptata,[1] sal-11 ta’ Settembru 2023.

Id-dokumenti soġġetti għat-talba għal aċċess pubbliku se jiġu ttrattati b’mod kunfidenzjali, flimkien ma’ kwalunkwe materjal ieħor li l-Kummissjoni tagħżel li taqsam magħna li jimmarka kunfidenzjali. Dokumenti ta’ dan it-tip se jiġu ttrattati u maħżuna f’konformità ma’ dan l-istatus kunfidenzjali u se jitħassru mill-fajls tal-Ombudsman ftit wara li tkun intemmet l-inkjesta.

Il-pożizzjoni tal-Kummissjoni ġiet stabbilita fid-deċiżjoni konfermatorja tagħha tas-27 ta’ Lulju 2023. Jekk il-Kummissjoni tkun tixtieq tipprovdi fehmiet addizzjonali dwar l-ilment, li għandhom jitqiesu mill-Ombudsman Ewropew matul din l-inkjesta, hija mistiedna tipprovdihom fi żmien ħmistax-il jum tax-xogħol mill-wasla ta’ din l-ittra, jiġifieri sal-25 ta’ Settembru 2023. B’mod speċifiku, l-ilmentatur jargumenta li hemm dokumenti oħra li jaqgħu fil-kamp ta’ applikazzjoni tat-talba tiegħu u li l-Kummissjoni naqset milli tidentifikahom (b’mod partikolari “Dokumenti biex tintwera kwalunkwe evidenza ta’ pressjoni żejda fuq il-persunal, jew talbiet għal persunal li jixtieq li isimhom jitneħħa”). Għalhekk ikun ta’ għajnuna jekk il-Kummissjoni tkun tista’ tispjega kif is-seba’ dokumenti inkwistjoni ġew identifikati u, jekk kienu jeżistu dokumenti addizzjonali oħra, għaliex ma ġewx inklużi fil-lista.

Jekk jogħġbok sib mehmuża kopja tal-ilment.

Jekk jogħġbok innota li t-tieni kwistjoni mqajma mill-ilmentatur, jiġifieri d-deċiżjoni tal-Kummissjoni li tbiddel il-prattika tagħha fir-rigward tal-pubblikazzjoni tal-ismijiet tal-persunal mhux maniġerjali fuq is-sit web Whoiswho tal-UE, issa hija inammissibbli.

L-uffiċjal tal-inkjesti responsabbli għall-każ huwa s-Sur Nicholas Hernanz.

Dejjem tiegħek,

Rosita Hickey
Direttur tal-Inkjesti

Strasburgu, 04/09/2023

[1] L-emails kriptati jistgħu jintbagħtu fil-kaxxa postali apposta tagħna.