Għażiż Dr X,

Jekk jogħġbok sib mehmuża d-deċiżjoni tiegħi ta' hawn fuq.

Abbażi tal-inkjesta fuq inizjattiva proprja tiegħi, iddeċidejt li nagħlaq il-każ bil-konklużjonijiet li ġejjin:

L-aġenziji tal-UE għandhom jadottaw proċedura robusta għall-valutazzjoni tan-notifiki tal-persunal superjuri (preċedenti) biex jassumu rwoli tas-settur privat relatati mill-qrib mad-dmirijiet preċedenti tagħhom.

L-aġenziji tal-UE li ma għandhomx politika interna biex jipprevjenu l-kunflitti ta’ interess tal-membri tal-Bord (mhux tal-persunal) għandhom iħeġġu lill-korpi governattivi tagħhom jadottaw tali politika.

Biex tassisti lill-aġenziji tal-UE jtejbu l-prattiki tagħhom fir-rigward taċ-ċaqliq ta’ bibien iduru, l-Ombudsman adottat il-“Linji gwida ta’ prattika tajba għall-immaniġġjar ta’ sitwazzjonijiet ta’ bibien iduru” mehmuża.

Beħsiebni napplika l-linji gwida ta’ prattika tajba għal każijiet li jinġiebu għall-attenzjoni tiegħi fil-futur. Għandek issib il-linji gwida annessi ma' din l-ittra.

Jekk jogħġbok innota li, fid-deċiżjoni, irreferejt għal eżempji ta’ dak li nikkunsidra bħala prattika amministrattiva tajba, inkluż mill-aġenzija tiegħek. Jekk tixtieq toġġezzjona għall-inklużjoni ta’ dawn ir-referenzi fil-verżjoni ppubblikata tad-deċiżjoni, jekk jogħġbok informa lill-Uffiċċju tiegħi qabel l-10:00 tat-22 ta’ April 2026 (id-data tal-pubblikazzjoni).

Dejjem tiegħek,

Teresa Anjinho

L-Ombudsman Ewropew

Strasburgu, 20/04/2026

Anness - Linji gwida ta' prattika tajba għall-immaniġġjar ta' sitwazzjonijiet ta' bibien iduru

1. Prevenzjoni

Ikollhom proċedura standard għall-valutazzjoni ta’ sitwazzjonijiet ta’ bibien iduru li tinkludi gwida ċara pass pass għall-aġenzija, il-persunal tagħha u l-membri tal-Bord fir-rigward tan-notifiki, il-valutazzjoni, il-miżuri ta’ mitigazzjoni, it-trasparenza u l-konformità.

Jipprovdu lill-persunal u lill-membri tal-Bord b’materjali komprensivi ta’ taħriġ u gwida u jwettqu kampanji regolari ta’ sensibilizzazzjoni u inizjattivi ta’ komunikazzjoni biex jippromwovu l-aderenza mar-regoli tal-etika applikabbli.

Jistabbilixxi kriterji ċari għal (i) il-projbizzjoni ta’ ċaqliq wara s-servizz jew wara l-mandat, jew (ii) l-għoti ta’ rakkomandazzjonijiet f’każijiet li jinvolvu ċerti membri tal-Bord part-time maħtura mill-awtoritajiet nazzjonali, filwaqt li jiġi żgurat li l-persunal prospettiv jew il-membri tal-Bord jifhmu dawn ir-restrizzjonijiet qabel ma jingħaqdu mal-aġenzija.

Ladarba jkunu konxji mill-intenzjoni ta’ membru tal-persunal jew tal-Bord li jibda impjieg ġdid, jivvalutaw minnufih jekk jirrevokawx id-drittijiet ta’ aċċess jew, fil-każ ta’ membri tal-persunal, jirrikużawhom minn kompiti speċifiċi.

Jirrikjedu li l-membri tal-persunal li jkollhom l-intenzjoni li jieħdu pożizzjoni ġdida jinfurmaw lit-timijiet tal-etika u/jew tal-konformità tagħhom, li jistgħu jgħinu fil-valutazzjoni tar-riskji potenzjali u jagħtu pariri dwar il-passi li jmiss, inkluż billi jinfurmaw lill-maniġer dirett.

2. Notifika

Għal (ex) membri tal-persunal:

F’każ ta’ notifiki tard, tagħti struzzjonijiet lill-(ex) membru tal-persunal biex jistenna approvazzjoni formali qabel ma jibda l-attività l-ġdida (fejn ikun għadu possibbli), u tfakkarhom b’mod espliċitu dwar l-obbligi tagħhom li jiżguraw konformità futura mal-iskadenzi tan-notifika.

 F’każ ta’ notifiki mhux kompluti jew mhux ċari, titlob minnufih informazzjoni nieqsa u tissospendi l-iskadenza ta’ 30 jum ta’ xogħol għat-teħid ta’ deċiżjoni sakemm in-notifika tkun kompluta, jew tibda l-limitu ta’ żmien biss ladarba tkun ġiet ipprovduta l-informazzjoni kollha meħtieġa.

Għall-membri (preċedenti) tal-Bord:

Itlob lill-(ex) membri tal-Bord jinnotifikaw l-attivitajiet ta’ wara l-mandat għal sentejn wara t-tmiem tal-mandat tagħhom, u qabel ma jibdew l-attivitajiet maħsuba ta’ wara l-mandat, b’analoġija għar-regoli applikabbli għall-membri tal-persunal.

3. Valutazzjoni

Jiżgura li l-persunal (preċedenti) jew il-membri tal-Bord jingħataw l-opportunità li jikkummentaw dwar abbozzi ta’ deċiżjonijiet jew abbozzi ta’ rakkomandazzjonijiet li jipproponu restrizzjonijiet jew projbizzjonijiet.

Tadotta deċiżjoni motivata minnufih, li tinforma lill-persunal (preċedenti) u lill-membri tal-Bord dwar id-dritt tagħhom li jikkontestaw id-deċiżjoni.

Iddokumenta l-valutazzjoni tan-notifiki u l-proċessi tat-teħid tad-deċiżjonijiet relatati biex tiżgura li tinġabar l-informazzjoni rilevanti kollha u li tkun possibbli sorveljanza effettiva.

Għal (ex) membri tal-persunal:

Ikkonsulta l-maniġer dirett (preċedenti) tal-membru tal-persunal fi stadju bikri.

Ikkonsulta b’mod konsistenti l-Kumitati Konġunti dwar l-attivitajiet ta’ wara s-servizz maħsuba tal-(ex) membri tal-persunal fis-settur privat, jew dwar pożizzjonijiet oħra li jistgħu jwasslu għal riskji.

Itlob li l-(ex) membri tal-persunal jippreżentaw deskrizzjoni formali tar-rwol il-ġdid tagħhom jew l-avviż ta’ pożizzjoni vakanti relatat (jekk disponibbli) flimkien man-notifika tagħhom.

Għall-membri (preċedenti) tal-Bord:

Fin-nuqqas ta’ mekkaniżmi ta’ infurzar legalment vinkolanti, tivvaluta l-attivitajiet ta’ wara l-mandat f’termini ta’ kwalunkwe kunflitt li jista’ jinqala’ fir-rigward tal-interessi leġittimi tal-aġenzija u, fejn applikabbli, tifformula rakkomandazzjonijiet korrispondenti lill-awtorità nazzjonali kompetenti rilevanti. Dan għandu jseħħ malajr kemm jista’ jkun, u idealment qabel ma l-(ex) membru tal-Bord jibda l-attività notifikata.

Sabiex tiġi żgurata l-adozzjoni f’waqtha tar-rakkomandazzjonijiet, jiġu implimentati proċeduri ta’ approvazzjoni bil-miktub għall-korp governattiv rilevanti, u b’hekk jiġi evitat dewmien potenzjali kkawżat minn laqgħat mhux frekwenti wiċċ imb wiċċ.

4. Miżuri ta’ mitigazzjoni

Tesplora l-firxa sħiħa ta’ miżuri disponibbli meta tivvaluta attivitajiet ta’ wara s-servizz jew ta’ wara l-mandat, bħal perjodi ta’ preklużjoni, projbizzjonijiet ta’ kuntatt u/jew ta’ lobbying, u projbizzjonijiet possibbli fuq ċerti rwoli tas-settur privat.

Meta r-riskji ma jkunux jistgħu jiġu mitigati biżżejjed, (temporanjament) jipprojbixxu lill-persuna kkonċernata milli twettaq tali attivitajiet. Fil-każ ta’ (ex) membru tal-Bord li jirrappreżenta awtorità nazzjonali, din id-determinazzjoni tista’ tieħu l-forma ta’ rakkomandazzjoni lill-awtorità nazzjonali tagħhom.

Għal (ex) membri tal-persunal:

Meta r-restrizzjonijiet jipprojbixxu t-trattament ta’ ċerti kwistjonijiet, tiġi ffaċilitata l-konformità billi tiġi kkompilata u kondiviża lista ta’ dawk il-kwistjonijiet mal-(ex) membru tal-persunal ikkonċernat.

5. It-trasparenza

Tagħmel pubblika l-informazzjoni dwar l-attivitajiet awtorizzati ta’ wara s-servizz ta’ eks membri għolja tal-persunal, u l-attivitajiet ta’ wara l-mandat ta’ eks membri tal-Bord, fuq is-sit web tal-aġenzija, ftit wara li tadotta d-deċiżjonijiet jew ir-rakkomandazzjonijiet rilevanti.

Għal (ex) membri tal-persunal:

Aqsam direttament id-deċiżjonijiet kundizzjonali mal-impjegatur il-ġdid tal-(ex) membru tal-persunal.

Tapplika definizzjoni wiesgħa biżżejjed ta’ persunal anzjan meta timplimenta d-dispożizzjoni fl-Artikolu 16 tar-Regolamenti tal-Persunal tal-UE, biex tinkludi r-rwoli maniġerjali ewlenin kollha fi ħdan l-aġenzija.

Ipprovdi dettalji dwar ir-restrizzjonijiet li japplikaw għall-eks membri tal-persunal għall-persunal rilevanti fuq bażi ta’ ħtieġa ta’ tagħrif.

Għall-membri (preċedenti) tal-Bord:

Jikkondividu r-rakkomandazzjonijiet dwar l-attivitajiet ta’ wara l-mandat tal-(ex) membri tal-Bord li jinvolvu restrizzjonijiet jew projbizzjonijiet mal-awtorità nazzjonali rilevanti u mal-korpi governattivi tal-aġenzija.

6. Konformità u monitoraġġ

Il-monitoraġġ tal-konformità ma’ kwalunkwe miżura ta’ mitigazzjoni applikata, kif ukoll mal-obbligu ta’ kunfidenzjalità.

F’każ ta’ allegat ksur tal-konformità, tistabbilixxi fil-pront il-fatti, tivvaluta s-serjetà tan-nuqqas ta’ konformità u, fl-aktar każijiet serji, tibda segwitu (dixxiplinarju).

Għall-membri tal-persunal fuq liv bla ħlas:

Timplimenta sistema awtomatizzata ta’ twissija biex tinnotifika kemm lill-membri tal-persunal ikkonċernati kif ukoll lit-tim responsabbli dwar l-iskadenzi għat-tiġdid li ġejjin għall-attivitajiet esterni awtorizzati.