L-ilmentatur ħadem bħala espert għal kuntrattur estern tal-UE fuq proġett iffinanzjat mill-UE fit-Tanzanija ġestit mid-Delegazzjoni tal-Unjoni Ewropea għat-Tanzanija u l-Komunità tal-Afrika tal-Lvant. L-ilmentatur sostna li l-kuntrattur kiser il-liġi tat-Tanzanija billi naqas milli jirreġistra fit-Tanzanija, u b’hekk ma ħalliehx jikseb permess tax-xogħol validu. Sussegwentement, il-kuntrattur informa lill-ilmentatur bid-deċiżjoni tiegħu li jittermina l-kuntratt tiegħu, filwaqt li qies it-tħassib dwar il-ħidma tal-ilmentatur imqajma mid-Delegazzjoni tal-UE.

L-Ombudsman fetħet inkjesta dwar it-tħassib tal-ilmentatur dwar kif id-Delegazzjoni ttrattat iż-żewġ kwistjonijiet. F'dan ir-rigward, l-Ombudsman irreferiet għall-fehma konsistenti tagħha li, meta l-istituzzjonijiet tal-UE jfittxu s-sostituzzjoni ta' esperti li jaħdmu fuq proġetti tal-UE, dawk l-individwi għandhom jinstemgħu qabel ma jiġu sostitwiti. Filwaqt li l-Kummissjoni argumentat li ma talbitx is-sostituzzjoni tal-espert, l-Ombudsman sabet li l-Kummissjoni kienet involuta fid-deċiżjoni ta’ sostituzzjoni. L-Ombudsman għalhekk sab li l-Kummissjoni naqset milli tiżgura li d-dritt tal-ilmentatur li jinstema’ ġie rrispettat qabel is-sostituzzjoni tiegħu, li kien jammonta għal amministrazzjoni ħażina.  Hija għamlet suġġeriment għal titjib bil-għan li l-kwistjoni ma titħalliex isseħħ fil-futur. 

Barra minn hekk, l-Ombudsman sabet li, peress li l-kuntratt tal-ilmentatur kien ġie tterminat, ma ġiet iġġustifikata l-ebda inkjesta ulterjuri dwar il-kwistjoni tal-permess tax-xogħol. Madankollu, hija għamlet suġġeriment għal titjib lill-Kummissjoni, u stednitha tivverifika l-kwistjoni peress li tista’ taffettwa esperti oħra li jaħdmu fuq il-proġett tal-UE. 

 

L-aġenziji tal-UE għandhom rwol ċentrali billi jimplimentaw il-politiki tal-UE u jipprovdu għarfien espert tekniku, xjentifiku u legali fis-setturi ewlenin kollha. Kwalunkwe perċezzjoni li l-impjegati pubbliċi tagħhom isegwu interessi privati li jmorru kontra dmirijiethom tista’ timmina l-fiduċja pubblika fix-xogħol tagħhom. L-Ombudsman Ewropew enfasizza b'mod konsistenti r-riskji tal-fenomenu "revolving door" - fejn il-persunal jiċċaqlaq għal rwoli esterni, b'mod partikolari fis-settur privat. Anke għadd żgħir ta’ każijiet ta’ profil għoli jistgħu jikkawżaw ħsara lill-pubbliku u lir-reputazzjoni, kif rifless f’inkjesti reċenti.

Fl-istess ħin, l-amministrazzjoni tal-UE trid tattira professjonisti tas-sengħa biex jindirizzaw prijoritajiet bħas-sostenibbiltà, id-diġitalizzazzjoni u s-sigurtà. Miżuri bħal perjodi ta’ preklużjoni u restrizzjonijiet fuq l-impjiegi jistgħu jaffettwaw il-flessibbiltà tal-karriera, speċjalment f’oqsma bħal-liġi, il-finanzi jew it-teknoloġija.

F’dan l-isfond, din l-inkjesta eżaminat, minn perspettiva sistemika, kif l-aġenziji tal-UE jittrattaw każijiet ta’ bibien iduru. L-għan kien li jiġu identifikati prattiki tajbin u nuqqasijiet possibbli fil-politiki u l-prattiki fis-seħħ. Għal dan il-għan, l-Ombudsman wettqet rieżami dettaljat tal-politiki stabbiliti minn 15-il aġenzija tal-UE u spezzjonat 54 fajl dwar każijiet individwali ttrattati minn disa’ aġenziji tal-UE. It-tim ta’ inkjesta tal-Ombudsman iltaqa’ ma’ rappreżentanti ta’ ħames aġenziji tal-UE biex jiċċara kwistjonijiet pendenti.

Kważi l-aġenziji kollha tal-UE li ppreżentaw dokumentazzjoni lill-Ombudsman qalu li kienu adottaw l-approċċ tal-Kummissjoni Ewropea għall-implimentazzjoni tal-obbligi legali tal-persunal fi tranżizzjoni għal rwoli tas-settur privat, kemm mat-tluq kif ukoll matul il-liv bla ħlas. Madankollu, l-Ombudsman sabet li xi aġenziji tal-UE għandhom gwida aktar dettaljata u komprensiva dwar l-implimentazzjoni ta’ dawn l-obbligi legali minn oħrajn. Id-differenzi li l-Ombudsman identifikat jikkonċernaw kif l-aġenziji jittrattaw notifiki tard jew mhux kompluti ta’ attivitajiet ta’ wara s-servizz, kif l-aġenziji jivvalutaw tali notifiki, in-natura tal-miżuri ta’ mitigazzjoni imposti, it-trasparenza tad-deċiżjonijiet dwar attivitajiet notifikati ta’ wara s-servizz u kif kwalunkwe obbligu li jirriżulta minnhom jiġi mmonitorjat, kif ukoll kif l-aġenziji jħarrġu lill-persunal dwar l-obbligi etiċi tagħhom.

Barra minn hekk, l-Ombudsman sabet li r-regoli u l-politiki li jirregolaw l-attivitajiet ta’ wara l-mandat ta’ persuni mhux membri tal-persunal, jiġifieri, membri tal-Bordijiet Maniġerjali jew tal-Bordijiet tas-Superviżuri tal-aġenziji, ivarjaw b’mod sinifikanti. Il-biċċa l-kbira tal-membri tal-Bord tal-aġenziji jinħatru mill-awtoritajiet nazzjonali u jirrappreżentaw l-Istati Membri rispettivi tagħhom, li jfisser li jibqgħu soġġetti għar-regoli nazzjonali dwar l-etika, li jvarjaw bejn l-Istati Membri. Sabiex jiġu indirizzati l-kunflitti ta’ interess potenzjali u l-ħsara għar-reputazzjoni li tirriżulta miċ-ċaqliq ta’ bibien iduru, huma biss ftit mill-korpi governattivi mill-aġenziji tal-UE eżaminati f’din l-inkjesta li adottaw politiki li jirregolaw l-attivitajiet ta’ wara l-mandat tal-(eks) membri tal-Bord.

Biex tassisti lill-aġenziji tal-UE jkomplu jsaħħu r-regoli tagħhom dwar iċ-ċaqliq ta’ bibien iduru, l-Ombudsman stabbiliet sensiela ta’ linji gwida ta’ prattika tajba:

• Qafas ta’ integrità b’saħħtu jibda bil-prevenzjoni: huwa essenzjali li l-persunal u l-membri tal-Bord jiġu mgħammra bi gwida ċara, taħriġ regolari, u inizjattivi ta’ sensibilizzazzjoni kontinwi biex jiġi żgurat fehim sħiħ tal-obbligi etiċi.
• Dan huwa msaħħaħ minn proċeduri operattivi standard robusti għall-immaniġġjar ta’ sitwazzjonijiet ta’ bibien iduru, li jipprovdu approċċ ċar u gradwali għan-notifiki, il-valutazzjonijiet u l-konformità.
• Kriterji trasparenti għar-restrizzjoni tar-rwoli ta’ wara s-servizz jew ta’ wara l-mandat iridu jiġu stabbiliti minn qabel, sabiex l-individwi jkunu kompletament konxji mil-limitazzjonijiet qabel ma jissieħbu.
• Meta tiġi indikata bidla għas-settur privat, l-aġenziji għandhom jaġixxu malajr - billi jwettqu valutazzjonijiet tar-riskju bir-reqqa, jidentifikaw kunflitti ta' interess potenzjali, u jieħdu passi ta' prekawzjoni immedjati bħar-revoka tad-drittijiet ta' aċċess jew l-assenjazzjoni mill-ġdid tar-responsabbiltajiet fejn meħtieġ.
• It-teħid tad-deċiżjonijiet jenħtieġ li jkun ġust, trasparenti u dokumentat sew, li jippermetti lill-individwi jikkummentaw dwar ir-restrizzjonijiet proposti filwaqt li jiżgura li r-riskji jiġu ġestiti b’mod effettiv permezz ta’ miżuri proporzjonati bħal perjodi ta’ preklużjoni, projbizzjonijiet ta’ lobbying jew, fejn meħtieġ, projbizzjonijiet diretti.
• Id-deċiżjonijiet motivati f’waqthom iridu jiddeskrivu b’mod ċar id-drittijiet tal-appell.
• Lil hinn mit-teħid ta’ deċiżjonijiet bir-reqqa, ir-responsabbiltà tiddependi fuq infurzar b’saħħtu. Dan jinkludi l-pubblikazzjoni ta’ sommarji tal-attivitajiet awtorizzati, il-monitoraġġ attiv tal-konformità mal-kundizzjonijiet imposti, u ż-żamma tal-obbligi ta’ kunfidenzjalità.
• Meta jkun hemm suspett ta' ksur, l-aġenziji jridu jirrispondu minnufih lil - li jistabbilixxi l-fatti, u jsegwu azzjoni dixxiplinarja f'każijiet serji - biex iżommu l-fiduċja u jissalvagwardjaw l-integrità istituzzjonali.

L-Ombudsman tikkonkludi li l-aġenziji tal-UE jistgħu jitgħallmu ħafna mill-prattiki ta’ xulxin. L-Ombudsman biħsiebha tapplika dawn il-linji gwida ta' prattika tajba għal każijiet li jistgħu jinġiebu għall-attenzjoni tagħha fil-futur.