Il-fatti li wasslu għall-ilment

1. L-ilmentatur huwa assoċjazzjoni mingħajr skop ta’ qligħ ibbażata fi Franza.

2. Fil-15 ta’ Diċembru 2006, l-ilmentatur iffirma l-ftehim ta’ għotja ONG-PVD/2006/118-741 (“il-Kuntratt”) mal-Kummissjoni għall-iżvilupp tal-“Projectode Apoio ao Relançamento e ao Desenvolvimento Agrícola do Norte do Cubal”fl-Angola (“il-Proġett”). L-objettiv ġenerali tal-Proġett kien li jiġġieled il-faqar u jrawwem is-sigurtà tal-ikel tal-familji tal-bdiewa fir-reġjun partikolari[1].

3. Il-Proġett kellu jiġi eżegwit fi żmien 36 xahar, mill-jum wara li ġie ffirmat il-Kuntratt[2]. Għalhekk kien mistenni li jibda fis-16 ta' Diċembru 2006 u jintemm fis-16 ta' Diċembru 2009. L-ispiża globali tal-azzjoni kienet ta’ EUR 842 279.78. Il-Kummissjoni kellha tiffinanzja total ta’ 74,81 % tal-ammont imsemmi hawn fuq, jiġifieri EUR 630 079,78[3]. Il-kwistjonijiet kollha relatati mal-eżekuzzjoni tal-Kuntratt kellhom jiġu indirizzati lid-Delegazzjoni tal-Kummissjoni fl-Angola (“id-Delegazzjoni”) f’dak iż-żmien[4].

4. L-Artikolu 9(1) tal-Kundizzjonijiet Ġenerali applikabbli għall-ftehimiet ta’ għotja ffinanzjati mill-Komunità Ewropea fil-kuntest tal-programmi ta’ għajnuna esterna, previsti fl-Anness II tal-Kuntratt u li jiffurmaw parti integrali minnu (“l-Anness II tal-Kuntratt”), kien jipprevedi li kwalunkwe bidla fil-Kuntratt kellha ssir permezz ta’ addenda bil-miktub. Jekk l-ilmentatur kellu jitlob kwalunkwe bidla bħal din, huwa jkollu jindirizza lill-Kummissjoni f'dan ir-rigward xahar qabel id-data ta' skadenza għall-introduzzjoni ta' kwalunkwe bidla bħal din, ħlief f'każijiet debitament ġustifikati aċċettati mill-Kummissjoni[5]. B'rabta ma' dan, l-Artikolu 11(1) tal-Anness II tal-Kuntratt ippreveda li, jekk min jagħmel l-ilment kellu jesperjenza kwalunkwe ċirkostanza li tista' ddewwem l-eżekuzzjoni tal-Proġett, huwa jista' jitlob lill-Kummissjoni, mhux aktar tard minn xahar qabel id-data tat-tlestija tal-Proġett, biex tagħtih estensjoni debitament ġustifikata[6].

5. Fit-18 ta' April 2007, il-kwerelant u l-Kap tad-Delegazzjoni ffirmaw l-ewwel addendum għall-Kuntratt, li jimmodifika ċerti aspetti tal-baġit tal-Proġett ('l-ewwel addendum'). Il-finanzjament ġenerali tal-Kummissjoni baqa’ l-istess.

6. Permezz ta' e-mail datata d-9 ta' Settembru 2009, il-kwerelant ikkuntattja lill-uffiċjal tad-Delegazzjoni responsabbli għal kwistjonijiet relatati mal-Kuntratt ('Uffiċjal F'). L-ilmentatur talab li l-perjodu ta' eżekuzzjoni tal-Proġett jiġi estiż sat-30 ta' Ottubru 2010. L-ilmentatur ressaq għadd ta’ raġunijiet biex jiġġustifika t-talba tiegħu, u pprovda wkoll baġit aġġornat.

7. Fl-istess jum, l-Uffiċjal F wieġeb, permezz tal-posta elettronika, billi ddikjara li l-kwistjonijiet relatati mal-Proġett issa kienu qed jiġu ttrattati minn uffiċjal ieħor fid-Delegazzjoni ('Uffiċjal K'). L-ilmentatur għalhekk bagħat email fejn talab estensjoni tal-perjodu ta' eżekuzzjoni tal-proġett lill-Uffiċjal K, li wieġeb, fejn stieden lill-ilmentatur jissottometti talba uffiċjali għal addendum ("it-tieni addendum")[7].

8. Fl-10 ta' Settembru 2009, il-kwerelant bagħat bil-posta talba uffiċjali għat-tieni addendum lill-Kap tad-Delegazzjoni.

9. Fis-16 ta' Settembru 2009, id-Delegazzjoni rċeviet it-talba uffiċjali tal-kwerelant għat-tieni addendum.

10. Fil-5 ta’ Ottubru 2009, Uffiċjal F informa lill-kwerelant, permezz tal-posta elettronika, li d-Delegazzjoni kienet qed tanalizza t-talba tagħha u li, qabel ma tieħu kwalunkwe deċiżjoni dwarha, kienet teħtieġ informazzjoni dwar l-eżekuzzjoni tal-Proġett, ir-riżultati diġà miksuba, u r-riżorsi applikati. L-uffiċjal F, għalhekk, stieden lill-kwerelant biex jipprovdi lid-Delegazzjoni b'rapport li għandu x'jaqsam mal-perjodu bejn l-aħħar rapport tiegħu u t-30 ta' Settembru 2009. L-uffiċjal F kompla jesprimi l-fehma li l-ilmentatur u d-Delegazzjoni għandhom jiltaqgħu.

11. Fit-22 ta' Ottubru 2009, il-kwerelant bagħat ittra elettronika lill-Uffiċjal F li kien fiha r-rapport interim tiegħu ("ir-rapport interim") dwar l-attivitajiet tal-Proġett għall-perjodu bejn Jannar u Settembru 2009.

12. Fis-27 ta' Ottubru 2009, il-kwerelant iltaqa' mal-uffiċjali inkarigati mill-Kuntratt fil-bini tad-Delegazzjoni ("il-laqgħa tas-27 ta' Ottubru 2009").

13. Fl-istess jum, Uffiċjal F bagħat lill-ilmentatur email li kien fiha informazzjoni li, kif diskuss matul il-laqgħa dakinhar, l-ilmentatur kellu jqis meta jerġa’ jissottometti t-talba tiegħu għal estensjoni tal-perjodu ta’ eżekuzzjoni tal-Proġett[8].

14. Fit-2 ta’ Novembru 2009, il-kwerelant bagħat ittra elettronika lill-Uffiċjal F li fiha ssottometta t-talba l-ġdida għat-tieni addendum. Huwa nnota li kien ġie deċiż matul il-laqgħa tas-27 ta' Ottubru 2009 li l-perijodu ta' eżekuzzjoni tal-Proġett ser jiġi estiż b'10 xhur, u li ser isiru xi aġġustamenti baġitarji[9].

15. Fl-4 ta’ Novembru 2009, Uffiċjal F wieġeb bil-posta elettronika, fejn informa lill-kwerelant li għandu jibgħat ukoll id-dokumenti oriġinali bil-posta bil-kurrier. Hija rreferiet ukoll lill-ilmentatur għall-mudell li għandu juża biex il-baġit jiġi inkluż fit-tieni addendum[10].

16. L-ilmentatur imbagħad talab f’email tal-istess data, għal xi kjarifiki rigward il-mudell tal-baġit propost. L-uffiċjal F bagħat tweġiba bil-posta elettronika fl-istess jum[11].

17. L-ilmentatur bagħat lid-Delegazzjoni t-talba uffiċjali tiegħu, bid-data tat-2 ta' Novembru 2009, għal estensjoni tal-perjodu ta' eżekuzzjoni tal-Proġett. It-talba uffiċjali kienet tinkludi wkoll il-baġit u ntbagħtet lid-Delegazzjoni bil-posta[12].

18. Fl-10 ta' Novembru 2009, l-Uffiċjal F bagħat ittra elettronika[13] lill-ilmentatur li fiha rrikonoxxa l-ispjegazzjonijiet tekniċi ta' dan tal-aħħar u talbitu jipprovdi aktar tweġibiet għal għadd ta' mistoqsijiet dwar il-baġit għat-tieni addendum.

19. Fit-13 ta' Novembru 2009, id-Delegazzjoni rċeviet it-talba uffiċjali tal-ilmentatur għall-estensjoni tal-perjodu ta' eżekuzzjoni għall-Proġett, li ntbagħtet bil-posta.

20. Fil-15 ta’ Novembru 2009, il-kwerelant bagħat e-mail[14] li kien fiha t-tweġibiet tiegħu għall-mistoqsijiet Uffiċjali F li saru fl-e-mail tal-10 ta’ Novembru 2009.

21. Fis-16 ta’ Novembru 2009, permezz tal-posta elettronika, l-uffiċjal F informa lill-uffiċjal K li hija kienet ser titlaq minn missjoni u li l-persuna li ressqet l-ilment kienet għadha kif bagħtet lid-Delegazzjoni l-aħħar informazzjoni tagħha dwar it-tieni addendum.

22. Fit-30 ta' Novembru 2009, uffiċjal mis-Settur tal-Kuntratti u l-Finanzi tad-Delegazzjoni ("l-Uffiċjal tal-SCF") bagħat email lill-Uffiċjali F u K. L-Uffiċjal tal-SCF ġibed l-attenzjoni, fost affarijiet oħra, għall-fatt li (i) il-kwerelant kien iltaqa' ma' problemi matul l-eżekuzzjoni tal-Proġett; (ii) l-ispjegazzjonijiet ipprovduti b’appoġġ għat-talba għal estensjoni tal-perjodu ta’ eżekuzzjoni għall-Proġett (it-tieni addendum) ma kinux biżżejjed, u (iii) normalment, sa dak l-istadju, jiġifieri, inqas minn xahar qabel it-tmiem tal-Proġett, il-finanzjament kollu kien diġà jintefaq, u għalhekk ma seta’ jkun hemm l-ebda ġustifikazzjoni għal distribuzzjoni ġdida tal-baġit. Mingħajr spjegazzjoni motivata kif xieraq li tiġġustifika l-estensjoni tal-perjodu ta’ eżekuzzjoni għall-Proġett, l-Uffiċjal tal-SCF iddikjara li l-ilmentatur ma setax jingħata tweġiba pożittiva għat-talba tiegħu għat-tieni addendum[15].

23. Fl-1 ta’ Diċembru 2009, il-Uffiċjal K wieġeb lill-Uffiċjal tal-SCF, u ssuġġerixxa li għandhom jiltaqgħu bil-ħsieb li tintlaħaq deċiżjoni finali dwar it-tieni addendum. F'dan ir-rigward, l-Uffiċjal K innota li l-Kuntratt kellu jintemm fis-16 ta' Diċembru 2009, u li l-ilmentatur kien qed jistenna tweġiba mid-Delegazzjoni. Uffiċjal K kien ukoll tal-fehma li, meta jitqiesu l-attivitajiet involuti, u l-problemi esperjenzati matul is-sentejn tal-Proġett, ikun mixtieq li l-Kuntratt jiġi estiż, u l-finanzi jippermettu[16].

24. Fl-4 ta’ Diċembru 2009, Uffiċjal K informa lill-kwerelant permezz tal-posta elettronika li d-diverġenzi fil-preżentazzjoni ta’ xi data baġitarja għamluha diffiċli biex it-tieni addendum jiġi approvat. L-uffiċjal K staqsa lill-ilmentatur għaliex l-ispiża totali eliġibbli prevista fil-proposta tiegħu għat-tieni addendum ma kinitx tikkorrispondi għall-ispiża totali oriġinali tal-Kuntratt ta' EUR 842 279.78, li kienet ġiet ikkwotata wkoll fl-ewwel addendum[17].

25. Fl-istess jum, l-ilmentatur ikkonferma fit-tweġiba tiegħu bil-posta elettronika li l-ammont previst fil-proposta għat-tieni addendum kien tabilħaqq aktar baxx mis-somma kkwotata inizjalment. L-ispiża totali tal-Proġett kienet tnaqqset u, għalhekk, ma kienx hemm bżonn li jsir użu mill-ammont sħiħ allokat fil-finanzjament inizjali.

26. Fis-7 ta’ Diċembru 2009, uffiċjal ieħor tad-Delegazzjoni (“Uffiċjal D”) wieġeb lill-ilmentatur permezz ta’ email, u spjega li l-Uffiċjal K kien assenti mid-Delegazzjoni u li l-Uffiċjal D issa kien qed jittratta kwistjonijiet relatati mat-tieni addendum sar-ritorn tal-Uffiċjal K. L-uffiċjal D iddikjara li l-baġit għandu dejjem jibqa’ l-istess, peress li s-sistema tad-Delegazzjoni ma taċċetta l-ebda bidla. Huwa għalhekk stieden lill-ilmentatur biex jibgħat baġit ġdid għat-tieni addendum, li għandu jkun l-istess bħal dak għall-ewwel addendum, anki jekk l-ammont inizjali ma jintnefaqx kollu kemm hu[18].

27. Fid-9 ta’ Diċembru 2009, wara li ġabar xi wħud mil-linji baġitarji sabiex iġib il-baġit sal-ammont inizjali tiegħu, il-kwerelant bagħat verżjoni ġdida tal-baġit lill-Uffiċjal D, permezz tal-posta elettronika[19].

28. L-uffiċjal D wieġeb li, sfortunatament, il-baġit ma kienx korrett. Huwa stieden lill-ilmentatur jissottometti baġit li kien fih id-data rilevanti kollha u mhux biss is-subtotali u t-total. L-uffiċjal D irrefera lill-ilmentatur għall-baġit previst fl-ewwel addendum, li huwa hemeż mal-email tiegħu[20].

29. L-ilmentatur wieġeb, u spjega kif l-Uffiċjal D jista' jsib xi informazzjoni ulterjuri li tinsab fil-baġit tiegħu[21].

30. L-uffiċjal D imbagħad irrefera lill-ilmentatur għal-link tal-paġna web Europeaid li fiha l-mudell tal-baġit xieraq. Huwa spjega li l-mudell li kien uża l-ilmentatur kien maħsub għar-rapportar finanzjarju[22].

31. L-ilmentatur wieġeb li ma seta’ jara l-ebda differenza bejn il-mudell li għalih kien irrefera l-Uffiċjal D u l-baġit li kien issottometta. Hija indikat li l-baġit tagħha kien jipprovdi għal unitajiet, kwantitajiet, kostijiet unitarji, u kostijiet totali. L-ilmentatur talab lill-Uffiċjal D biex jipprovdi spjegazzjoni aktar dettaljata ta' x'tixtieq tirċievi eżattament id-Delegazzjoni[23].

32. L-uffiċjal D wieġeb, u ta parir lill-ilmentatur biex juża mudell xieraq. Huwa stieden lill-ilmentatur jikkonsulta ż-żewġ dokumenti annessi mal-email tiegħu sabiex jara d-differenza bejn dik użata għar-rapportar finanzjarju, u dik użata għall-baġit. Huwa ddikjara li, minkejja li d-data kienet korretta, l-ilmentatur ikollu juża l-format korrett għall-baġit[24].

33. L-ilmentatur imbagħad bagħat email lill-Uffiċjal D[25] li kien fiha baġit ġdid, bl-użu tal-format xieraq.

34. L-uffiċjal D wieġeb billi ddikjara li, għalkemm l-ilmentatur kien uża l-mudell korrett, id-Delegazzjoni ma setgħetx tagħraf x’kien diġà ntefaq, jew tifhem il-varjazzjonijiet bejn l-intestaturi. L-uffiċjal D għalhekk stieden lill-ilmentatur biex jipprovdi data preċiża għall-unitajiet, għall-kostijiet unitarji, u għall-kostijiet totali[26].

35. L-ilmentatur wieġeb, u ddikjara li kien diġà kkonforma mal-istruzzjonijiet uffiċjali kollha tad-D. Għalhekk talbet lill-Uffiċjal D biex jiċċara b’mod preċiż, eżattament liema informazzjoni ried li jissottometti[27].

36. Fl-10 ta’ Diċembru 2009, Uffiċjal D wieġeb permezz tal-posta elettronika, fejn ta parir lill-ilmentatur biex juża l-eżempju tal-baġit kif muri fid-dokument mehmuż ma’ dik l-email[28].

37. Fil-11 ta’ Diċembru 2009, il-kwerelant issottometta baġit ġdid lill-Uffiċjal D, permezz tal-posta elettronika, skont l-istruzzjonijiet li rċieva l-jum ta’ qabel[29].

38. Fil-15 ta’ Diċembru 2009, Uffiċjal K esprima dispjaċir f’email lill-ilmentatur li kien hemm għadd ta’ anomaliji fit-tieni addendum. L-uffiċjal K iddikjara li jista’ jgħin biex jintlaħaq eżitu pożittiv jekk l-ilmentatur ikun jista’ jispjega jekk kienx biddel il-kont bankarju tiegħu, u jekk iva, għaliex kien għamel dan[30].

39. L-ilmentatur wieġeb fl-istess jum, u ddikjara li l-bank tiegħu kien biddel in-numri tal-kontijiet tal-klijenti professjonali kollha tiegħu. L-ilmentatur enfasizza li kien diġà informa lid-Delegazzjoni bin-numru l-ġdid tal-kont bankarju tiegħu f'Mejju 2009[31].

40. Fis-16 ta’ Diċembru 2009, il-Proġett intemm, kif previst fil-Kuntratt.

41. Fit-8 u t-18 ta' Jannar 2010, il-kwerelant bagħat e-mail lill-Uffiċjal K fejn talab informazzjoni dwar it-tieni addendum.

42. F’din l-aħħar data, l-Uffiċjal K wieġeb, u informa lill-ilmentatur li kien se jirċievi tweġiba uffiċjali fil-jiem li ġejjin. L-uffiċjal K enfasizza, madankollu, li ma kienx possibbli li jiġi ffirmat it-tieni addendum matul il-perjodu ta' eżekuzzjoni tal-Proġett minħabba li d-Delegazzjoni ma kinitx irċeviet id-data meħtieġa qabel ma kien tard wisq. Għalhekk, kien impossibbli li l-Proġett jiġi estiż[32].

43. L-ilmentatur wieġeb fl-istess jum, permezz tal-posta elettronika, u esprima sorpriża dwar il-pożizzjoni meħuda mid-Delegazzjoni[33].

44. Permezz ta' ittra datata t-18 ta' Jannar 2010, il-Kap tad-Delegazzjoni wieġeb uffiċjalment għat-talba tal-ilmentatur tad-9 ta' Settembru 2009 għal estensjoni tal-perjodu ta' eżekuzzjoni tal-Proġett. L-ittra ddikjarat dan li ġej: (i) l-ilmentatur kien talab l-estensjoni tliet xhur biss qabel it-tmiem tal-kuntratt[34]; (ii) fit-3 ta' Ottubru 2009, id-Delegazzjoni talbet lill-kwerelant biex jipprovdilha rapport interim, li l-kwerelant bagħat biss fit-22 ta' Ottubru 2009; (iii) matul il-laqgħa tas-27 ta' Ottubru 2009, id-Delegazzjoni talbet lill-kwerelant biex jipprovdilha verżjoni kkoreġuta tal-baġit tal-Proġett, peress li dak ippreżentat ma kienx kompatibbli mal-ammont globali msemmi fil-Kuntratt; (iv) fit-13 ta' Novembru 2009, id-Delegazzjoni rċeviet verżjoni ġdida tal-baġit mingħand il-kwerelant; madankollu, dan il-baġit il-ġdid kien għad fih ineżattezzi u d-Delegazzjoni kellha titlob informazzjoni addizzjonali, u (v) fil-11 ta' Diċembru 2009, jiġifieri, tlett ijiem biss qabel l-iskadenza għall-approvazzjoni tal-estensjoni tal-perjodu ta' eżekuzzjoni tal-Proġett kellha tiskadi[35], il-kwerelant issottometta l-forma korretta ta' talba għal estensjoni. L-ilmentatur ġie infurmat li dan il-perjodu ta' tlett ijiem kien żmien qasir wisq biex tittieħed deċiżjoni biex tiġi approvata l-estensjoni[36]. Għalhekk, il-Kap tad-Delegazzjoni ddispjaċih li t-talba tal-ilmentatur ma setgħetx tiġi approvata.

45. Fid-19 ta’ Jannar 2010, uffiċjal ieħor fid-Delegazzjoni informa lill-ilmentatur li l-Uffiċjal F kien responsabbli mill-kwistjonijiet relatati mal-Proġett[37].

46. Fis-26 ta' Jannar 2010, l-ilmentatur kiteb lill-Kap tad-Delegazzjoni, fejn esprima s-sorpriża tiegħu għall-pożizzjoni tad-Delegazzjoni. Hija enfasizzat li kienet ippreżentat it-talba għal addendum fid-9 ta’ Settembru 2009, jiġifieri tliet xhur qabel it-tmiem tal-eżekuzzjoni tal-proġett u, għaldaqstant, ferm qabel it-termini previsti fl-Anness II tal-kuntratt. Hija indikat li d-diskussjonijiet li segwew it-talba ta' hawn fuq kienu twal u diffiċli u kienu jinvolvu tliet uffiċjali differenti fid-Delegazzjoni. L-ilmentatur enfasizza li, meta Uffiċjal K talabha, fl-4 ta’ Diċembru 2009, dwar l-ammont differenti fl-addendum propost, dak l-ammont stess kien diġà ġie deċiż xi ġimgħat qabel[38]. Aktar tard, meta l-Uffiċjal D talab lill-ilmentatur biex iżid il-baġit sal-ammont inizjali tiegħu, l-ilmentatur, għalkemm sorpriż, għamel kif mitlub. Hija indikat ukoll li d-Delegazzjoni ma weġbitx għat-talba tagħha għat-tieni addendum sa xahar wara t-tmiem tal-Proġett u li qatt ma kienet tat xi indikazzjoni li setgħet tirrifjuta t-talba. L-ilmentatur ikkunsidra, għalhekk, li d-Delegazzjoni għandha tieħu azzjoni u testendi l-Kuntratt sa mill-inqas l-aħħar ta' Frar 2010, bil-ħsieb li tkopri l-ispejjeż li kienet ġarrbet filwaqt li tkompli taħdem fuq il-Proġett.

47. Fit-12 ta' Frar 2010, il-Kap tad-Delegazzjoni wieġeb li, bil-kollaborazzjoni tal-kwerelant, id-Delegazzjoni kienet ippruvat tiffinalizza l-baġit mehmuż mat-talba għal estensjoni[39]. Kif spjegat lill-ilmentatur fit-18 ta' Jannar 2010, id-Delegazzjoni ma rċevietx il-verżjoni tal-baġit li kienet kompatibbli mar-rekwiżiti applikabbli sal-11 ta' Diċembru 2009. Dan kien ifisser li l-ilmentatur ma ppreżentax talba kompluta qabel l-iskadenza ta’ xahar, kif previst fl-Anness II tal-Kuntratt. Minkejja dan, il-Kap tad-Delegazzjoni enfasizza li d-Delegazzjoni kompliet tittratta t-talba tal-ilmentatur, minkejja l-fatt li ma kienx aktar possibbli li jiġi ggarantit li r-rekwiżiti kollha meħtieġa setgħu jiġu ssodisfati f'perjodu ta' żmien daqshekk qasir[40]. Sfortunatament, dawn l-isforzi ma rnexxewx, u l-Kuntratt intemm fid-data mistennija tas-16 ta’ Diċembru 2009.

48. Fil-31 ta' Marzu 2010, l-ilmentatur irrikorra għand l-Ombudsman.

Fuq is-suġġett tal-investigazzjoni

49. L-ilmentatur allega li d-Delegazzjoni naqset milli tittratta kif suppost, u milli tibgħat tweġiba f’waqtha għat-talba tagħha għall-estensjoni tal-Kuntratt.

50. L-ilmentatur iddikjara li d-Delegazzjoni għandha tippermettilu jsegwi l-objettivi tal-Proġett sal-aħħar ta' Settembru 2010.

L-inkjesta

51. Fid-19 ta' Mejju 2010, l-Ombudsman bagħat l-ilment lill-President tal-Kummissjoni.

52. Fis-16 ta' Settembru 2010, l-Ombudsman irċieva l-opinjoni tal-Kummissjoni, li huwa bagħat lill-ilmentatur bi stedina biex jippreżenta osservazzjonijiet. L-ilmentatur issottometta l-osservazzjonijiet tiegħu fit-18 ta’ Ottubru 2010.

53. Fis-26 ta' Mejju 2011, l-Ombudsman ippreżenta lill-Kummissjoni proposta għal soluzzjoni amikevoli. Il-Kummissjoni wieġbet fis-17 ta’ Ottubru 2011. L-ilmentatur bagħat l-osservazzjonijiet tiegħu dwar dik it-tweġiba fit-28 ta’ Ottubru, fit-28 ta’ Novembru, u fit-22 ta’ Diċembru 2011, u fil-31 ta’ Jannar u fid-29 ta’ Marzu 2012. Hija bagħtet ukoll aktar kummenti dwar il-każ tagħha fit-3 ta' Ottubru 2011.

54. Wara analiżi bir-reqqa tat-tweġiba tal-Kummissjoni, l-Ombudsman ma kienx sodisfatt li l-Kummissjoni kienet wieġbet bis-sħiħ għall-proposta tiegħu. Għalhekk huwa ppropona soluzzjoni amikevoli komplementari għall-ilment, skont l-Artikolu 3(5) tal-Istatut tiegħu.

55. Fl-1 ta' Frar 2013, l-Ombudsman irċieva l-opinjoni tal-Kummissjoni, li huwa bagħat lill-ilmentatur bi stedina biex jagħmel osservazzjonijiet. Huwa rċieva l-osservazzjonijiet tal-ilmentatur fit-3 u t-30 ta' April 2013.

L-analiżi u l-konklużjonijiet tal-Ombudsman

A. Allegazzjoni ta’ trattament mhux xieraq u talba relatata

Argumenti ppreżentati lill-Ombudsman

56. B’appoġġ għall-ilment tiegħu, l-ilmentatur argumenta li (i) id-diversi uffiċjali tad-Delegazzjoni responsabbli għall-kwistjoni taw informazzjoni kontradittorja dwar il-korrettezza u l-kompletezza tat-talba u, b’mod partikolari, tal-baġit mehmuż magħha; u (ii) id-Delegazzjoni wieġbet għat-talba tagħha għal estensjoni biss fit-18 ta’ Jannar 2010, jiġifieri xahar wara t-tmiem tal-Kuntratt, minkejja l-fatt li ppreżentat it-talba f’Settembru 2009.

57. Fl-opinjoni tagħha, il-Kummissjoni ċaħdet l-ilment. L-ewwel nett, hija kkwotat l-Artikoli 9(1) u 11(1) tal-Anness II tal-Kuntratt, u kienet tal-fehma li, skont l-ewwel wieħed mill-artikoli ta' hawn fuq, il-Kuntratt seta' jiġi mmodifikat biss permezz ta' addenda ffirmati miż-żewġ partijiet matul il-perjodu tal-eżekuzzjoni tal-Kuntratt[41]. Għalhekk kien impossibbli, skont dan l-artikolu, li tittawwal l-eżekuzzjoni tal-proġett ladarba l-kuntratt ikun intemm.

58. Il-Kummissjoni mbagħad irreferiet għal-laqgħa tas-27 ta’ Ottubru 2009 u ddikjarat li, matul dik il-laqgħa, id-Delegazzjoni qajmet numru ta’ riżervi relatati mal-baġit tal-Proġett propost mill-kwerelant. Hija għamlet ukoll mistoqsijiet speċifiċi lill-ilmentatur permezz ta' email datata l-10 ta' Novembru 2009. L-ilmentatur ma kkunsidrax it-tħassib tad-Delegazzjoni ta' hawn fuq, u lanqas biss wieġeb għall-mistoqsijiet speċifiċi tiegħu.

59. Il-Kummissjoni rreferiet ukoll għall-emails tagħha tal-5 ta' Ottubru u l-10 ta' Novembru 2009, u l-ittra tagħha datata t-18 ta' Jannar 2010, fejn qieset li kienet wieġbet fil-pront għad-diversi talbiet tal-ilmentatur għal estensjoni, u għal informazzjoni dwar it-tieni addendum. Barra minn hekk, hija qieset li ma kienx neċessarju li tinforma lil-lanjant li l-addendum ma kienx ġie ffirmat, peress li, fin-nuqqas ta’ modifika formali tal-Kuntratt, dan tal-aħħar temm, skont id-dispożizzjonijiet tiegħu, fis-16 ta’ Diċembru 2009.

60. Il-Kummissjoni kienet ukoll tal-fehma li, fl-emails tagħha tal-4, is-7 u d-9 ta’ Diċembru 2009, li hija rreferiet għalihom fl-opinjoni tagħha, id-Delegazzjoni kienet ipprovdiet lill-ilmentatur il-mudell korrett tal-baġit. Għalkemm il-baġit ippreżentat mill-kwerelant fil-11 ta' Diċembru 2009 rrispetta l-mudell tad-Delegazzjoni, xorta ma kkonformax mal-istruzzjonijiet ipprovduti fil-laqgħa tas-27 ta' Ottubru u l-email tal-10 ta' Novembru 2009.

61. Il-Kummissjoni ċċarat ukoll li ma kienet taħt l-ebda obbligu li taċċetta awtomatikament modifiki ta’ kuntratti. Il-kompitu tagħha pjuttost kien li teżamina bir-reqqa l-ġustifikazzjonijiet proposti, il-kompletezza tal-fajls ippreżentati, u li tirrifjuta t-talbiet kollha mhux kompluti u infondati.

62. Fl-aħħar nett, il-Kummissjoni ddikjarat li, anki meta t-tmiem tal-Proġett kien imminenti, id-Delegazzjoni kompliet taġixxi fi spirtu ta’ kooperazzjoni soda mal-ilmentatur. Madankollu, fid-dawl tal-proċedura applikabbli u l-atturi differenti involuti[42], u minkejja l-isforzi tad-Delegazzjoni, kien impossibbli li jitlestew il-formalitajiet meħtieġa biex jiġi konkluż l-addendum fi żmien daqshekk qasir.

63. Fl-osservazzjonijiet tiegħu, l-ilmentatur indika li l-Artikolu 9(1) tal-Anness II tal-Kuntratt ma kienx jipprevedi li l-Kuntratt seta’ jiġi mmodifikat biss matul il-perjodu tal-eżekuzzjoni tiegħu.

64. L-ilmentatur enfasizza wkoll li huwa wieġeb għat-tħassib li qajmet id-Delegazzjoni matul il-laqgħa tas-27 ta' Ottubru 2009, u fl-email ta' din tal-aħħar tal-10 ta' Novembru 2009. Barra minn hekk, huwa enfasizza li, meta ppreżenta t-talba tiegħu għal estensjoni tat-2 ta' Novembru 2009, huwa kien ħa inkunsiderazzjoni l-konklużjonijiet li waslu għalihom matul il-laqgħa msemmija iktar 'il fuq, u rrapporta fil-posta elettronika uffiċjali ta' F tas-27 ta' Ottubru 2009. Fir-rigward tal-mistoqsijiet li l-Uffiċjal F għamel lill-kwerelant fl-email datata l-10 ta’ Novembru 2009, il-kwerelant indika li kien ipprovda tweġibiet fl-email tiegħu tal-15 ta’ Novembru 2009. L-ilmentatur issottometta kopji tal-emails ta’ hawn fuq bl-osservazzjonijiet tiegħu.

65. Fir-rigward tal-mudelli differenti tal-baġit, il-kwerelant ipprovda lill-Ombudsman b'kopji tal-emails li kien irċieva mill-Uffiċjal F, bid-data tal-4 ta' Novembru 2009; aktar emails skambjati bejn il-kwerelant u l-Uffiċjal D fid-9 ta' Diċembru 2009; E-mail oħra tal-Uffiċjal D lill-kwerelant bid-data tal-10 ta' Diċembru 2009, u e-mail uffiċjali ta' K lill-kwerelant bid-data tal-15 ta' Diċembru 2009. Il-Kummissjoni ma semmiet l-ebda waħda mill-emails imsemmija hawn fuq fl-opinjoni tagħha.

66. Fl-aħħar nett, l-ilmentatur innota li ma kienx għadu possibbli li jissodisfa t-talba tiegħu biex il-Proġett jiġi estiż. Għaldaqstant, hija ressqet talba ġdida għal kumpens finanzjarju fl-ammont ta’ madwar EUR 80 000.

Il-valutazzjoni preliminari tal-Ombudsman li twassal għal proposta ta' soluzzjoni amikevoli

67. L-Ombudsman qabel mal-Kummissjoni li, meta l-partijiet ikunu daħlu fi ftehim kuntrattwali li skontu proġett għandu jiġi eżegwit sa ċerta skadenza, il-kuntratt jista’ jiġi mmodifikat biss matul il-perjodu tal-validità tiegħu, jiġifieri, qabel l-iskadenza stipulata fil-kuntratt. Jekk proġett jiġi eżegwit sal-iskadenza kuntrattwali, huwa ovvju li ma hemm bżonn li ssir l-ebda dispożizzjoni għal estensjoni.

68. F’dan il-każ, il-proġett ma ġiex eżegwit qabel id-data ta’ skadenza kuntrattwali, li kienet is-16 ta’ Diċembru 2009. L-ilmentatur, li kien inkarigat mill-Proġett, kien diġà avviċina lill-Kummissjoni dwar estensjoni fid-9 ta’ Settembru 2009, jiġifieri, tliet xhur qabel id-data ta’ skadenza kuntrattwali għall-eżekuzzjoni tal-Proġett. Minn dan isegwi li l-ilmentatur ikkonforma kif xieraq mad-dispożizzjoni stabbilita fl-Artikolu 11(1) tal-Anness II tal-Kuntratt, li ppermettietlu jitlob estensjoni tal-Proġett sa xahar qabel ma l-Proġett kellu jintemm[43], filwaqt li kompla jirrispetta l-limiti ta' żmien previsti fil-PRAG għall-formalitajiet amministrattivi proprji tal-Kummissjoni[44]. L-Ombudsman qieset li kien ikun ġust li jiġi żgurat li ż-żmien li l-ilmentatur kellu bżonn biex jikkonforma mal-modifiki kollha li d-Delegazzjoni talbitu jagħmel għat-talba tiegħu, dment li tali talba tkun saret sal-iskadenza kuntrattwali, ma kien ikollu l-ebda impatt fuq dik l-iskadenza.

69. Minkejja s-serje ta' modifiki mitluba mid-Delegazzjoni, il-kwerelant madankollu rnexxielu jikkonforma mal-iskadenza kuntrattwali ta' xahar imsemmija hawn fuq meta, fl-10 ta' Settembru, u fit-2 ta' Novembru 2009, issottometta t-talba tiegħu għal estensjoni, u għal darb'oħra meta lesta dik it-talba, billi wieġeb, fil-15 ta' Novembru 2009, għall-mistoqsijiet tad-Delegazzjoni tal-10 ta' Novembru 2009.

70. L-ilmentatur iġġustifika wkoll kif xieraq it-talba tiegħu għal estensjoni tal-Kuntratt skont l-Artikolu 11(1) tal-Anness II tal-Kuntratt. Il-Kummissjoni argumentat li l-ilmentatur ma kkunsidrax kif xieraq it-tħassib li d-Delegazzjoni esprimiet matul il-laqgħa tas-27 ta' Ottubru 2009. Madankollu, l-evidenza pprovduta mill-ilmentatur fl-osservazzjonijiet tiegħu wriet li dak it-tħassib, li d-Delegazzjoni tenniet f'email fl-istess jum (27 ta' Ottubru 2009)[45], kien indirizzat b'mod ċar fit-talba li l-ilmentatur għamel fit-2 ta' Novembru 2009[46] għal estensjoni tal-Kuntratt.

71. Bl-istess mod, skont il-Kummissjoni, il-kwerelant ma weġibx għall-posta elettronika tiegħu datata l-10 ta’ Novembru 2009[47]. Madankollu, l-evidenza pprovduta mill-ilmentatur bl-osservazzjonijiet tiegħu wriet li l-ilmentatur wieġeb lill-Kummissjoni permezz ta’ email datata l-15 ta’ Novembru 2009[48].

72. Wara li bagħat dik it-tweġiba, l-ilmentatur ma semax mingħand id-Delegazzjoni għal kważi tliet ġimgħat. Deher raġonevoli li l-ilmentatur kellu fiduċja li d-Delegazzjoni kienet qed tivvaluta bir-reqqa t-talba tagħha għal estensjoni, li ġiet sottomessa sal-iskadenza applikabbli, u li kienet se terġa’ lura għand l-ilmentatur, jew biex tiffirma t-tieni addendum, jew b’talba għal aktar informazzjoni, jekk ikun meħtieġ. Madankollu, fir-rigward tal-pożizzjoni meħuda mill-Kummissjoni, l-Ombudsman ikkonkluda li d-Delegazzjoni ma osservatx b’mod korrett l-obbligu tagħha stess, imsemmi fil-punt 61 iktar ’il fuq, li teżamina debitament il-ġustifikazzjonijiet kollha mressqa mill-lanjant.

73. L-Ombudsman innota wkoll l-approċċ pjuttost inkonsistenti tad-Delegazzjoni għat-talba tal-ilmentatur; filwaqt li, minn naħa waħda, l-Uffiċjal tal-SCF sab li l-ġustifikazzjoni pprovduta ma kinitx biżżejjed biex tapprova l-estensjoni tal-Proġett[49], min-naħa l-oħra, wieħed mill-uffiċjali responsabbli għat-trattament tat-talba qies li kien mixtieq li d-Delegazzjoni tagħti l-estensjoni, fid-dawl tal-attivitajiet involuti, u d-diffikultajiet imġarrba mill-ilmentatur[50].

74. Sussegwentement, id-Delegazzjoni talbet lill-ilmentatur biex iżid l-ammont globali tal-baġit fit-tieni addendum. L-ilmentatur wieġeb billi spjega għaliex kien naqqas il-baġit, iżda mbagħad ikkonforma mat-talba tad-Delegazzjoni, u żied il-baġit lura għall-ammont inizjali tiegħu. Sussegwentement, fid-9 u l-10 ta' Diċembru 2009, id-Delegazzjoni u l-ilmentatur skambjaw għadd ta' emails li jappartjenu għall-mudell tal-baġit li kellhom jiġu ppreżentati mat-talba.

75. Ir-rendikont tal-Kummissjoni tal-korrispondenza ta' hawn fuq ma kienx komplut. L-ilmentatur ipprovda kopji tal-emails bl-osservazzjonijiet tiegħu li wrew biċ-ċar li, fl-4 ta’ Novembru 2009, id-Delegazzjoni pprovdiet lill-ilmentatur bil-mudell tal-baġit li hija tat parir lill-ilmentatur biex juża biex jakkumpanja t-talba tiegħu għal estensjoni[51], u li, aktar minn xahar wara, hija infurmat lill-ilmentatur li hija kienet tqis li dak il-mudell stess kien żbaljat[52]. Fil-fatt, l-iskambju ta’ korrispondenza msemmi hawn fuq issuġġerixxa li, tal-inqas, kien hemm għadd ta’ nuqqas ta’ fehim dwar liema mill-mudelli tal-baġit kien dak korrett li jintuża, u l-kompletezza tal-informazzjoni pprovduta. Dawn l-avvenimenti fl-aħħar mill-aħħar irriżultaw fl-email tad-Delegazzjoni datata l-15 ta' Diċembru 2009 li fiha esprimiet id-dispjaċir tagħha għall-kontradizzjonijiet li kienu qamu fir-rigward tat-talba tal-ilmentatur[53]. L-Ombudsman għalhekk ikkonkluda li d-Delegazzjoni, fil-fatt, ipprovdiet lill-ilmentatur b'informazzjoni kontradittorja.

76. Kien minħabba n-nuqqas ta' ftehim ta' hawn fuq li, skont il-Kummissjoni, kien biss fil-11 ta' Diċembru 2009 li l-ilmentatur finalment issottometta l-baġit li rrispetta l-mudell tad-Delegazzjoni. Madankollu, skont il-Kummissjoni wkoll, it-talba għall-estensjoni ma kinitx konformi mal-konklużjonijiet tal-laqgħa tas-27 ta' Ottubru 2009, jew mal-email tad-Delegazzjoni tal-10 ta' Novembru 2009.

77. L-Ombudsman ma aċċettax l-argument tal-Kummissjoni msemmi hawn fuq għar-raġunijiet li ġejjin. Minbarra l-fatti li indika fil-paragrafi 70 u 71 hawn fuq, huwa nnota l-kontenut tal-ittri tad-Delegazzjoni lill-ilmentatur datati t-18 ta' Jannar u t-12 ta' Frar 2010, u enfasizza bil-qawwa l-fatt li d-Delegazzjoni ddikjarat li sabet li t-talba tal-11 ta' Diċembru 2009 kienet korretta, kompluta u eliġibbli, u li r-raġuni għaliex ma setgħetx tiffinalizza l-proċeduri relatati mat-tieni addendum kienet li kien fadal tant żmien qabel it-tmiem kuntrattwali tal-Proġett[54].

78. Fid-dawl ta' dan ta' hawn fuq, l-Ombudsman ikkonkluda li l-ilmentatur ressaq it-talba għal estensjoni b'mod li kien kompletament konformi kemm mar-regoli kuntrattwali applikabbli, kif ukoll mal-istruzzjonijiet suċċessivi tad-Delegazzjoni. Madankollu, id-Delegazzjoni naqset milli tittratta b'mod xieraq dik it-talba u, għalhekk, milli tiffinalizza t-tieni addendum qabel it-tmiem kuntrattwali tal-Proġett. Filwaqt li ma kien hemm l-ebda negliġenza min-naħa tal-ilmentatur fir-rigward tal-mod li bih issottometta t-talba tiegħu għall-estensjoni, it-trattament tad-Delegazzjoni tat-talba deher li kien negliġenti. L-Ombudsman kien tal-fehma li dan jista' jikkostitwixxi każ ta' amministrazzjoni ħażina.

79. L-Istatut tal-Ombudsman jipprevedi li, meta jiġi identifikat każ ta' amministrazzjoni ħażina, l-Ombudsman għandu jfittex soluzzjoni amikevoli. Fl-osservazzjonijiet tiegħu, l-ilmentatur talab kumpens finanzjarju għad-dannu li rriżulta mill-azzjonijiet tad-Delegazzjoni f'ammont approssimattiv ta' EUR 80 000. Anki jekk l-ilmentatur seta' jiġġustifika dan l-ammont, ir-rwol tal-Ombudsman mhuwiex li jivverifika l-adegwatezza tal-kalkolu tal-ilmentatur. F'dan ir-rigward, l-Ombudsman innota l-każistika tal-Qrati tal-Unjoni li tipprovdi l-kundizzjonijiet għar-responsabbiltà mhux kuntrattwali tal-Unjoni[55]. Huwa stieden lill-Kummissjoni tivvaluta kif xieraq kwalunkwe evidenza li l-ilmentatur jista’ jkun jixtieq jippreżentalu direttament b’appoġġ għat-talba tiegħu għal kumpens finanzjarju. Għalhekk huwa għamel proposta korrispondenti għal soluzzjoni amikevoli riprodotta hawn taħt, skont l-Artikolu 3(5) tal-Istatut tal-Ombudsman Ewropew:

"[i]l-Kummissjonitista' tivvaluta kif xieraq kwalunkwe evidenza li l-ilmentatur jista' jkun jixtieq jippreżentalha direttament b'appoġġ għat-talba tiegħu għal kumpens finanzjarju. Hija għandha tħallas lill-ilmentatur kumpens finanzjarju xieraq, ikkalkulat abbażi ta' tali evidenza."

L-argumenti ppreżentati lill-Ombudsman wara l-proposta tiegħu għal soluzzjoni amikevoli

80. Fit-tweġiba tagħha għall-proposta għal soluzzjoni amikevoli msemmija hawn fuq, il-Kummissjoni infurmat lill-Ombudsman li, fit-12 ta' Settembru 2011, id-Delegazzjoni bagħtet ittra lill-ilmentatur bil-ħsieb li jinstab ftehim reċiprokament sodisfaċenti.

81. F'din l-ittra, id-Delegazzjoni rreferiet għall-Artikolu 13(2) tal-Anness II tal-Kuntratt[56] u kienet tal-fehma li, sabiex tkun tista' ssib soluzzjoni amikevoli, l-ilmentatur għandu jibgħatilha talba motivata, akkumpanjata minn dokumenti ta' sostenn, jiġifieri r-rapporti finanzjarji, tal-attivitajiet u tal-awditjar finali tal-Proġett, fi żmien 30 jum mill-wasla tal-ittra.

82. Fid-29 ta' Marzu 2012, l-ilmentatur issottometta l-osservazzjonijiet tiegħu. Huwa ddikjara li kien ħejja d-dokumenti mitluba mid-Delegazzjoni u, fil-31 ta' Jannar 2012, bagħatlu r-rapport finanzjarju u tal-attivitajiet tal-Proġett, kif ukoll ir-rapport tal-awditur tiegħu dwar il-Proġett. Fil-qosor, l-ilmentatur talab EUR 64 180 bħala kumpens finanzjarju għalih innifsu, kif ukoll EUR 12 109 għas-sieħeb tiegħu fil-Proġett.

83. L-ilmentatur hemeż mal-osservazzjonijiet tiegħu kopja tal-ittra tad-Delegazzjoni datata s-27 ta' Marzu 2012, li fiha d-Delegazzjoni aċċettat parzjalment it-talba tal-ilmentatur għal kumpens billi tatha s-somma ta' EUR 47 756. Fir-rigward tal-ammont li jifdal ta' EUR 16 424 mitlub mill-ilmentatur, id-Delegazzjoni enfasizzat li l-Proġett intemm uffiċjalment fil-15 ta' Diċembru 2009 u li l-ilmentatur ġie infurmat dwar ir-rifjut tad-Delegazzjoni li testendi l-Proġett[57]. Għalhekk, ma saret l-ebda attività oħra tal-Proġett fl-2010 u l-allegati spejjeż amministrattivi tal-ilmentatur imġarrba matul dik is-sena ma setgħux jiġu kkunsidrati. Id-Delegazzjoni rrifjutat ukoll li tikkumpensa lis-sieħeb tal-Proġett tal-ilmentatur. Huwa enfasizza li, kif kien jaf l-ilmentatur, il-baġit tas-sieħeb tiegħu kellu jipprovdi għal għotjiet għat-tkeċċija tal-persunal u għat-terminazzjoni tal-impjieg fi tmiem il-kuntratt rilevanti. Id-Delegazzjoni enfasizzat f'dan ir-rigward li "[l]-ispejjeżimġarrba bejn il-15 ta' Diċembru 2009 u t-28 ta' Frar 2010 ġew inklużi fir-rapport finanzjarju u kkonfermati mill-verifika"[58].

84. L-ilmentatur kompla jesprimi s-sodisfazzjon tiegħu li d-Delegazzjoni aċċettat li tagħtih EUR 47 756 bħala kumpens. Madankollu, hija kkontestat il-pożizzjoni tad-Delegazzjoni fir-rigward tal-bqija tal-ammont li kienet talbet. Fir-rigward tal-pożizzjoni tad-Delegazzjoni dwar l-ispejjeż amministrattivi tagħha fl-2010, il-kwerelant enfasizza li d-Delegazzjoni wieġbet biss għat-talba tagħha għal estensjoni tal-Proġett fit-18 ta' Jannar 2010. Wara li pprova jagħmel konċiljazzjoni mad-Delegazzjoni, il-kwerelant iddedika ħin għall-finalizzazzjoni ta' kwistjonijiet li għandhom x'jaqsmu mal-Proġett, u waqqaf l-attivitajiet kollha biss fit-28 ta' Frar 2010[59].

85. L-ilmentatur indika wkoll kwistjoni li, fil-fehma tiegħu, kienet tammonta għal kontradizzjoni fil-pożizzjoni tad-Delegazzjoni: filwaqt li argumentat li l-Proġett intemm fil-15 ta’ Diċembru 2009, hija nnotat li l-ispejjeż imġarrba bejn il-15 ta’ Diċembru 2009 u t-28 ta’ Frar 2010 kienu ġew ikkonfermati mill-verifika. Fir-rigward tal-kumpens mitlub għas-sieħeb tal-Proġett tiegħu, l-ilmentatur iddikjara li l-ammont ta’ EUR 12 109 fil-fatt kien jikkorrispondi għal għotjiet għat-tkeċċija u għat-terminazzjoni tal-impjieg tal-persunal tas-sieħeb tiegħu. Meta l-ilmentatur talab l-estensjoni tal-Proġett, huwa inkluda wkoll l-ammont inkwistjoni fil-baġit rispettiv. Madankollu, l-ilmentatur ma inkludiex dak l-ammont fl-ispejjeż finali tal-Proġett ippreżentati lid-Delegazzjoni fil-31 ta' Jannar 2012 minħabba li kellu l-impressjoni li għandu jistenna l-konklużjonijiet tal-Ombudsman dwar l-ilment u t-tweġiba tad-Delegazzjoni għal dawk il-konklużjonijiet[60]. Is-sieħeb tal-ilmentatur ġarrab l-ispejjeż imsemmija hawn fuq u pprovda l-evidenza kollha meħtieġa, li l-ilmentatur bagħat lid-Delegazzjoni. Fid-dawl ta’ dan ta’ hawn fuq, l-ilmentatur żamm il-pretensjoni tiegħu għall-EUR 28 533 li jifdal.

Il-valutazzjoni preliminari tal-Ombudsman li twassal għal proposta ta' soluzzjoni amikevoli komplementari

86. Mill-bidu nett, l-Ombudsman laqgħet l-inizjattiva tad-Delegazzjoni li tikkuntattja lill-ilmentatur bil-ħsieb li tivvaluta l-evidenza li pprovdiet b'appoġġ għat-talba tagħha għal kumpens u faħħret il-kunsiderazzjoni tad-Delegazzjoni ta' dik l-evidenza. Dan, huwa nnota, kien diġà wassal biex id-Delegazzjoni taqbel li tikkunsidra ammont ta' kważi EUR 48 000 bħala kumpens debitament ġustifikat[61].

87. Madankollu, l-Ombudsman innota wkoll li, minkejja li apparentement ma kellu l-ebda riżerva fir-rigward tal-evidenza li l-ilmentatur ippreżentalu fil-31 ta' Jannar 2012, id-Delegazzjoni kienet tal-fehma li l-bqija tat-talba għal kumpens ma kinitx ġustifikata minħabba li, fil-qosor, (i) parti minnha kienet tikkorrispondi għal spejjeż amministrattivi li l-ilmentatur ġarrab fl-2010, jiġifieri, fi żmien meta kien konxju li l-Proġett kien diġà ntemm; u (ii) il-parti relatata mat-tkeċċija tal-persunal u l-għotjiet għat-terminazzjoni tal-impjieg kellha tkun prevista fil-baġit tas-sieħeb tal-ilmentatur.

88. Fir-rigward tal-punt (i), l-Ombudsman irrefera għall-osservazzjoni li għamel fil-punti 44 u 77 iktar ’il fuq u għall-konklużjoni li wasal għaliha fil-punt 78 iktar ’il fuq, li l-Kummissjoni ma kkontestatx. Huwa qies li kien raġonevoli li, fin-nuqqas ta' kwalunkwe tweġiba uffiċjali għat-talba tiegħu għat-tieni addendum, il-kwerelant kompla jaħdem fuq il-Proġett fl-2010, jiġifieri, anki wara t-tmiem kuntrattwali tal-Proġett. Barra minn hekk, kif ġustament osservat id-Delegazzjoni, ir-rapport tal-awditur għamel referenza ċara għall-fatt li l-attivitajiet relatati mal-Proġett seħħew sat-28 ta' Frar 2010[62], u għall-ispejjeż amministrattivi korrispondenti, u apparentement korretti, imġarrba[63]. Dan, innota l-Ombudsman, deher li kien kompletament kompatibbli mad-dikjarazzjonijiet tal-ilmentatur dwar il-waqfien tal-attivitajiet kollha tal-Proġett biss fit-28 ta' Frar 2010, wara li pprova jagħmel konċiljazzjoni mad-Delegazzjoni.

89. Fid-dawl ta' dak li ntqal hawn fuq, l-Ombudsman kien tal-fehma li ma jkunx ġust li l-ilmentatur ma jiġix ikkumpensat għax-xogħol imwettaq bejn il-15 ta' Diċembru 2009 u t-28 ta' Frar 2010.

90. Fir-rigward tal-punt (ii), minbarra l-applikazzjoni tar-raġunament stabbilit fil-paragrafi 88 u 89 hawn fuq ukoll għall-pożizzjoni tal-Kummissjoni dwar is-sieħeb tal-ilmentatur, l-Ombudsman innota li, skont l-ilmentatur, it-tkeċċija tal-persunal u l-ispejjeż tal-għotjiet għat-terminazzjoni tal-impjieg kienu tabilħaqq ġew inklużi fil-baġit li jakkumpanja t-talba għal estensjoni tiegħu.

91. L-Ombudsman reġa' enfasizza s-sodisfazzjon kbir tiegħu bil-kunsiderazzjoni tad-Delegazzjoni tal-evidenza fil-pussess tagħha u stieden lill-Kummissjoni, għal darb'oħra, biex tirrevedi bir-reqqa dik l-evidenza bħala sinjal tar-rieda tagħha li tikkunsidra t-talba korrispondenti tal-ilmentatur għal kumpens.

92. Fid-dawl ta' dak kollu li ntqal hawn fuq, l-Ombudsman għamel proposta komplementari għal soluzzjoni amikevoli, f'konformità mal-Artikolu 3(5) tal-Istatut tal-Ombudsman Ewropew. Huwa ddikjara kif ġej:

"L-Ombudsmanjilqa' r-rispons pożittiv tal-Kummissjoni għall-proposta ta' soluzzjoni amikevoli tiegħu għal kumpens. B'kont meħud tas-sejbiet tiegħu fir-rigward tas-somma li jifdal ikklejmjata mill-ilmentatur, l-Ombudsman jistieden lill-Kummissjoni biex tikkumpensa lill-ilmentatur għall-attivitajiet tal-Proġett imwettqa bejn il-15 ta' Diċembru 2009 u t-28 ta' Frar 2010. Huwa jistedinha wkoll tirrevedi l-evidenza fil-pussess tad-Delegazzjoni relatata mat-tkeċċija tal-persunal u l-ispejjeż tal-għotjiet għat-terminazzjoni tal-impjieg imġarrba mis-sieħeb tal-ilmentatur u tagħti kumpens għal dawk l-ispejjeż."

L-argumenti ppreżentati lill-Ombudsman wara l-proposta tiegħu għal soluzzjoni amikevoli komplementari

93. Fit-tweġiba tagħha għall-proposta għal soluzzjoni amikevoli komplementari, datata l-1 ta' Frar 2013, il-Kummissjoni ddikjarat li kienet lesta tikkunsidra li tikkofinanzja s-somma ta' EUR 16 424, li tikkorrispondi għall-ispejjeż li l-ilmentatur ġarrab bejn il-15 ta' Diċembru 2009 u t-28 ta' Frar 2010, sakemm dawn kienu msemmija fir-rapport finanzjarju tal-Proġett u kienu kkonfermati mill-verifika. Huwa enfasizza li l-ispejjeż korrispondenti jeħtieġ li jkunu direttament attribwibbli għall-Proġett u eliġibbli skont il-Kuntratt.

94. Bl-istess mod, il-Kummissjoni kienet lesta li tikkunsidra wkoll li tirrimborża l-ispejjeż tat-tkeċċija tal-persunal u tal-għotjiet għat-terminazzjoni tal-impjieg imġarrba mis-sieħeb tal-ilmentatur, sakemm dawn kienu (i) ugwalment kompatibbli mar-regoli ta’ eliġibbiltà previsti fil-Kuntratt, (ii) inklużi fir-rapport finanzjarju finali tal-Proġett, u (iii) ikkonfermati mill-awditu.

95. Flimkien mal-osservazzjonijiet tiegħu dwar it-tweġiba tal-Kummissjoni msemmija hawn fuq, l-ilmentatur hemeż ittra datata t-12 ta' April 2013, li fiha d-Delegazzjoni, fil-qosor, ippreżentat direttament lill-ilmentatur il-pożizzjoni adottata mill-Kummissjoni bi tweġiba għas-soluzzjoni ta' ħbiberija komplementari tal-Ombudsman. Madankollu, din l-ittra semmiet ukoll li s-somma ta’ EUR 16 424 mitluba mil-lanjant kienet diġà ttieħdet inkunsiderazzjoni mid-Delegazzjoni[64].

96. Fl-osservazzjonijiet tiegħu, l-ilmentatur innota li l-Kummissjoni kienet lesta li tikkofinanzja s-EUR 16 424 li talbet bħala kumpens (iżda li ma tħallasx is-somma sħiħa). Fil-fehma tal-ilmentatur, dan ma kienx raġonevoli, peress li huwa stess ikollu jiffinanzja l-bqija tal-ammont globali li huwa talab bħala kumpens. Barra minn hekk, skont l-ilmentatur, ir-regoli ta’ eliġibbiltà stabbiliti fil-Kuntratt ma japplikawx għal kumpens dovut bħala riżultat tan-negliġenza amministrattiva tad-Delegazzjoni. Konsegwentement, l-awditur qatt ma seta’ jikkonferma dawn l-ammonti. L-ilmentatur iddikjara li t-tweġiba tal-Kummissjoni għas-soluzzjoni ta' ħbiberija komplementari tal-Ombudsman f'dan ir-rigward għalhekk ma kinitx sodisfaċenti.

97. Fl-aħħar nett, l-ilmentatur laqa’ l-fatt li l-Kummissjoni aċċettat li tirrimborża l-ispejjeż tat-tkeċċija tal-persunal u tal-għotjiet għat-terminazzjoni tal-impjieg imġarrba mis-sieħeb tagħha. Hija talbet lill-Kummissjoni tikkonferma li hija kienet ser tirrimborsa dawn l-ispejjeż kollha.

Il-valutazzjoni tal-Ombudsman wara l-proposta tiegħu għal soluzzjoni amikevoli komplementari

98. Mill-bidu nett, l-Ombudsman jinnota li, għall-kuntrarju tal-pożizzjoni tiegħu fir-rigward tat-talba tal-ilmentatur għal kumpens għall-ispejjeż li huwa stess ġarrab, il-Kummissjoni ma semmietx li kienet lesta tikkumpensa lis-sieħeb tal-ilmentatur parzjalment biss. L-Ombudsman għalhekk jifhem li l-Kummissjoni aċċettat bis-sħiħ il-proposta komplementari tiegħu għal soluzzjoni amikevoli f'dan ir-rigward. Konsegwentement, mhuwiex meħtieġ li tittawwal l-inkjesta tal-Ombudsman billi l-Kummissjoni tintalab tikkonferma li hija lesta tikkumpensa lis-sieħeb tal-ilmentatur b'mod sħiħ, kif issuġġerit mill-ilmentatur.

99. L-Ombudsman għalhekk jilqa' l-approċċ pożittiv tal-Kummissjoni għall-parti korrispondenti tal-proposta tiegħu għal soluzzjoni amikevoli komplementari u jagħlaq il-każ f'dan ir-rigward.

100. Fir-rigward tal-pożizzjoni tal-Kummissjoni dwar it-talba tal-ilmentatur għal kumpens fir-rigward tal-ispejjeż li ġarrab bejn il-15 ta' Diċembru 2009 u t-28 ta' Frar 2010, l-Ombudsman jinnota li l-Kummissjoni hija lesta li tikkofinanzja biss dawk l-ispejjeż. Fid-dawl tad-dispożizzjonijiet tal-Kuntratt[65], u t-talbiet ripetuti tal-ilmentatur lid-Delegazzjoni għal estensjoni tal-Proġett[66], il-pożizzjoni tiegħu li jista' jikkofinanzja biss l-ispejjeż eliġibbli mġarrba matul id-durata ġenerali tal-Proġett kienet tkun raġonevoli li kieku d-Delegazzjoni fil-fatt estendiet il-Proġett kif mitlub.

101. Madankollu, l-Ombudsman tenfasizza li l-Proġett ma ġiex estiż. L-Ombudsman diġà wera b'mod ċar lill-Kummissjoni li d-Delegazzjoni naqset milli tittratta b'mod xieraq it-talba tal-ilmentatur u milli tiffinalizza t-tieni addendum qabel it-tmiem kuntrattwali tal-Proġett. Filwaqt li ma kien hemm l-ebda negliġenza min-naħa tal-ilmentatur fir-rigward tal-mod li bih issottometta t-tieni talba tiegħu għall-estensjoni, il-mod li bih id-Delegazzjoni ttrattat dik it-talba jidher li kien negliġenti[67]. Il-Kummissjoni ma kkummentatx dwar l-analiżi ta' hawn fuq tal-Ombudsman u ma kkontestatx jew ma qablitx mas-sejba tiegħu li d-Delegazzjoni setgħet wettqet każ ta' amministrazzjoni ħażina[68].

102. Il-kumpens li l-Ombudsman għalhekk ippropona kien relatat mar-responsabbiltà mhux kuntrattwali tal-Unjoni li tirriżulta min-negliġenza tad-Delegazzjoni msemmija hawn fuq[69]. L-Ombudsman jenfasizza li kwalunkwe kumpens bħal dan huwa, min-natura tiegħu stess, differenti minn dak li jirriżulta minn kuntratt. Għalhekk hija differenti mis-sitwazzjoni fejn id-Delegazzjoni tirrimborża l-ispejjeż tal-ilmentatur imġarrba matul l-eżekuzzjoni estiża tal-Proġett, skont id-dispożizzjonijiet tal-Kuntratt.

103. Fid-dawl ta' dan kollu ta' hawn fuq, l-Ombudsman għalhekk jifhem ir-rieda tal-Kummissjoni li tikkofinanzja l-ispejjeż imġarrba mill-ilmentatur bejn il-15 ta' Diċembru 2009 u t-28 ta' Frar 2010 bħala "kontroproposta" għall-proposta ta' soluzzjoni amikevoli komplementari tiegħu f'dan ir-rigward. Il-Kummissjoni qed tipproponi li tirrimborża lill-ilmentatur bl-istess mod li kieku d-Delegazzjoni kienet tirrimborżah, kieku aċċettat it-talba tal-ilmentatur biex testendi l-Proġett sal-aħħar ta' Frar 2010[70].

104. L-Ombudsman iqis li l-"kontroproposta" ta' hawn fuq tal-Kummissjoni hija raġonevoli. Madankollu, huwa ma jaqbilx mal-Kummissjoni li, fil-qosor, il-kwerelant ikollu jipprovdi aktar provi li dawk l-ispejjeż huma kompatibbli mad-dispożizzjonijiet tal-Kuntratt. F'dan ir-rigward, huwa jiġbed l-attenzjoni għall-osservazzjonijiet li għamel fil-paragrafu 88 ta' din id-deċiżjoni, fis-sens li r-rapport tal-awditur diġà għamel referenza ċara għal (i) il-fatt li l-attivitajiet relatati mal-Proġett seħħew qabel it-28 ta' Frar 2010; u (ii) l-ispejjeż amministrattivi korrispondenti, u apparentement korretti, imġarrba[71]. Dan, innota l-Ombudsman, jidher li huwa kompatibbli bis-sħiħ mad-dikjarazzjonijiet tal-ilmentatur dwar il-waqfien tal-attivitajiet kollha tal-Proġett fit-28 ta' Frar 2010 biss. Il-Kummissjoni għal darb'oħra ma kkummentatx dwar l-analiżi ta' hawn fuq tal-Ombudsman, u wisq inqas ma kkontestat is-sejbiet tiegħu.

105. Minn dak kollu li ntqal iktar ’il fuq jirriżulta li l-Kummissjoni għandha tkun tista’ tikkumpensa lill-persuna li għamlet l-ilment għall-ispejjeż li hija sostniet bejn is-16 ta’ Diċembru 2009 u t-28 ta’ Frar 2010 abbażi tal-provi li hija diġà kellha għad-dispożizzjoni tagħha. It-tweġiba tal-Kummissjoni għall-parti korrispondenti tal-proposta għal soluzzjoni amikevoli komplementari tal-Ombudsman, għalhekk, mhijiex sodisfaċenti. Madankollu, l-Ombudsman mhux se jtawwal din l-inkjesta, li bdiet fl-2010, billi jagħmel abbozz ta' rakkomandazzjoni lill-Kummissjoni f'dan ir-rigward. Minflok, huwa se jagħmel rimarka oħra, fejn jesprimi t-tama tiegħu li l-Kummissjoni tkompli turi l-impenn tagħha għal amministrazzjoni tajba billi tikkumpensa lill-ilmentatur mingħajr dewmien għall-bqija tal-ispejjeż tiegħu, f'konformità mal-"kontroproposta" tagħha. L-Ombudsman tħeġġeġ lill-ilmentatur jaċċetta l-offerta tal-Kummissjoni li tikkofinanzja dawk l-ispejjeż.

B. Konklużjonijiet

Fuq il-bażi tal-inkjesta tiegħu dwar dan l-ilment, l-Ombudsman jagħlaqha bil-konklużjonijiet li ġejjin:

L-Ombudsman jilqa' r-rieda tal-Kummissjoni li tħallas lill-ilmentatur EUR 47 756 bħala kumpens u l-fatt li hija aċċettat li tirrimborża l-ispejjeż relatati mas-sieħeb tal-ilmentatur.

L-ebda inkjesta ulterjuri ma hija ġġustifikata dwar it-talba tal-ilmentatur għal kumpens għall-ispejjeż li ġarrab bejn is-16 ta' Diċembru 2009 u t-28 ta' Frar 2010.

L-ilmentatur u l-President tal-Kummissjoni se jiġu infurmati b’din id-deċiżjoni.

Kumment ieħor

L-Ombudsman huwa fiduċjuż li l-Kummissjoni se tkompli turi l-impenn tagħha għal amministrazzjoni tajba billi tikkumpensa lill-ilmentatur mingħajr dewmien għall-bqija tal-ispejjeż tiegħu, f'konformità mal-"kontroproposta" tagħha.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Magħmul fi Strasburgu fl-24 ta' Settembru 2013

---

[1] Skont l-Anness I tal-Kuntratt.

[2] Skont l-Artikolu 2 tal-Kuntratt.

[3] Skont l-Artikolu 3 tal-Kuntratt.

[4] Skont l-Artikolu 5 tal-Kuntratt.

[5] Fil-Portugiż oriġinali: "Artigo 9° - Alteração do contrato. 9.1. Qualquer alteração do contrato e respectivos anexos deve ser efectuada por escrito e ser objecto de uma adenda. Se o pedido de alteração emanar do beneficiário, este deverá apresentá-lo à entidade adjudicante um mês antes da data da entrada em vigor da alteração, excepto em casos devidamente justificados pelo beneficiário e aceites pela entidade adjudicante..."

[6] Fil-Portugiż oriġinali: "Artigo 11° - Período de execução, prolongamento, suspensão, força maior e data de conclusão da acção. 11.1... O beneficiário informará sem demora a entidade adjudicante de qualquer circunstância susceptível de travar ou de atrasar a execução da acção. O beneficiário poderá solicitar, o mais tardar um mês antes do termo da execução da acção, um prolongamento desse período, devendo acompanhar o pedido de todas bħala justificações necessárias para o seu exame..."

[7] Din il-korrispondenza ġiet ipprovduta mill-ilmentatur bl-osservazzjonijiet tiegħu. L-opinjoni tal-Kummissjoni ma għamlet l-ebda referenza għal din il-korrispondenza. L-email uffiċjali ta' K tipprovdi għad-dikjarazzjonijiet li ġejjin (bil-Franċiż oriġinali): "[s]i j'ai bien compris, vous solliciter une prolongation de la durée d'exécution (qui termine en date de Décembre 2009), si cela est le cas, il sera nécessaire de solliciter au siège un avenant à la Convention de financement (qui termine en Juin 2011), puisqu'il faut toujours une période de clôture de 1 ans et demis ou de 2 ans après la date de fin des activités. En outre, étant donné que il n'y aura pas augmentation budgétaire en cas de validation seuls les couts tinsab aux activités reprises dans le contrat original (non réalises) qui seront éligibles..."

[8] L-ilmentatur ipprovda kopja ta’ din l-email meta ppreżenta l-osservazzjonijiet tiegħu. Il-Kummissjoni ma rreferietx għall-email fl-opinjoni li ssottomettiet. Il-posta elettronika kien fiha d-dikjarazzjonijiet li ġejjin (bil-Franċiż oriġinali): "[t]el que convenu lors de la réunion de ce matin, veuillez trouver ci-joint les résultats du monitoring réalisé. Il serait bon de voir les conclusions / recommandations avec les différentes parties prenantes, y compris et surtout pour la justification de la demande d'avenant de prolongation de 10 mois avec potentiel réajustement budgétaire (ou non) entre les différentes rubriques. Il sera importanti dans la demande d'insister, entre autres, sur les questions de: Résultats qualitatifs [...] appui institutionnel (tekniki ta’ infurzar) aux nouvelles associations dans une logique de durabilité; * Amélioration des circuits de commercialisation dans le nouveau contexte (voise d'accès réhabilités); * Piloti ta' projets; * Durabilité du projet; * Visibilité / Stratégie de communication du projet et capacités de capitalisation sur certaines expériences. Merci de nous envoyer au plus vite les documents nécessaires pour analyser cette demande (au plus tard le 02/11)...".

[9] Fil-Portugiż oriġinali: "[c]omo foi decidido durante a reunião do dia 27 de Outubro de 2009, em Luanda essa prolongação será de 10 meses com reajustes das linhas orçamentais."

[10] L-ilmentatur ipprovda kopja ta' din l-email meta ppreżenta l-osservazzjonijiet tiegħu. L-opinjoni tal-Kummissjoni ma għamlet l-ebda referenza għal din l-email. L-email fiha d-dikjarazzjonijiet li ġejjin (bil-Franċiż oriġinali): "[n]ous avons besoin de recevoir le document original par DHL... Par ailleurs pour les modifications budgétaires, pour y voir plus clair, merci d'utiliser le modèle que je vous envoie d'avenant en tenant compte de votre budget initial (anness III de votre contrat). Merci de m'envoyer ce doc Excel ASAP..."

[11] F'dawn l-emails, li l-ilmentatur issottometta kopji tagħhom mal-osservazzjonijiet tiegħu, iżda li mhumiex imsemmija fl-opinjoni tal-Kummissjoni, l-ilmentatur iddikjara (bil-Franċiż oriġinali): "[n]ous adjoindrons donc le tableau budgétaire modifié avec le courrier original de demande d'avenant. Concernant le tableau budgétaire, vous semblez proposingr un modèle particulier, mais les deux fichiers annexés à votre mail présente le budget sous la forme classique, originale. Souhaitez-vous que nous présentions le nouveau budget singlement sous cette forme, sans les aspects réalisations et prévisions de clôture?...". L-uffiċjal F wieġeb: "[o]ui envoyez-moi le budget revu avec une colonne (contrat en cours) et une autre (venant n°1) ASAP pour pouvoir analizzatur/encoder et mettre dans le circuit...".

[12] It-talba tal-ilmentatur ipprovdiet, fost affarijiet oħra, għal intestaturi differenti, b'mod partikolari (fil-Portugiż oriġinali): "A nível dos resultados qualitativos"; "Para garantir o acesso aos meios de produção"; "Reforço de competências dos grupos de camponeses para sustentabilidade do projecto"; "Melhorar o sistema de informação econômica existente e melhoramento dos circuitos de comercialização novo contexto (vias de acesso reabilitadas)"; "Reforço de competência dos membros das novas associações na lógica da sustentabilidade"; "Acções piloto"; u "Visibilidade/Estratégiade comunicação de projecto e capacidade de capitalização de certas experiências".

[13] Fil-posta elettronika, l-Uffiċjal F għamel il-mistoqsijiet li ġejjin (bil-Franċiż oriġinali): "Nous sommes en train d'analyser votre demande d'avenant. Votre explicatif reprend la réunion technique du 27/10. Pour ce qui est des ajustements budgétaires, j'ai quelques mistoqsijiet: Ir-riżorsi humaines: 1 - Pourquoi le projet n'a pas eu les 36 mois d'appui vétérinaire (responsabbli de la composante traction animale)? Quelles ont été les difficultés? Ces 2 mois ont déjà eu lieu sinon 2 mois sont-ils insuffisants? 2 - Pourquoi le projet n'a pas eu de comptable? 3 - Fuq nota awmentazzjoni une esponentionnelle des gardes, pourquoi? 4 - Fuq nota une différence des prix unitaires pour la rubrique "Ressources humaines". Les salaires ont été plus bas que prévus. Pourquoi? Normalement les ONG ont plutôt le problème inverse: rareté des RH en Angola et dons salaires élevés. 5 - Fuq nota ta' awmentazzjoni de 24 à 40 jours des missions [tal-lanjant],pourquoi? quelle est la plus-value de ces missions? Missjonijiet tas-Ces ont déjà été toutes réalisées? Equipements et fournitures: 1 - Pouvez-vous SVP m'expliquer le pourquoi des achats plus faibles (kwantitattiv) pour la parcelle de démonstration en termes de semences et d'engrais. Désolée pour ces nouvelles questions, mais nous devons justifier toutes différences budgétaires lors d'un avenant..."(enfasi miżjuda mill-Kummissjoni).

[14] L-ilmentatur hemeż kopja ta' din l-email mal-osservazzjonijiet tiegħu. L-opinjoni tal-Kummissjoni ma semmietx din l-email. Din il-posta elettronika kienet tinkludi t-tweġibiet li ġejjin għall-mistoqsijiet tal-Kummissjoni riprodotti fin-nota ta' qiegħ il-paġna preċedenti (bil-Franċiż oriġinali): "[E]xplication des ajustements budgétaires pour la prolongazzjoni: Ir-riżorsi humaines: 1 - ... d'appuis vétérinaires pendent 36 mois pour cause de hardé de trouver la ressource humaine compétente sur la zone. Opzjoni prise la première année sur projet d'utiliser le vétérinaire des services agricoles de la zone. Les 2 mois restants correspondent à un suivi vétérinaire de distribution de bœufs effectué au mois d'août. 2 - ... Même problème pour trouver une personne compétente sur la zone pour le poste de comptable. Poste supprimé et assuré par le volontaire en place (formation en cours [tas-sieħeb tal-ilmentatur] sur les outils comptables utilisés). 3 - ... Awmentazzjoni tal-gardiens depuis le début du projet pour assurancer la sécurité sur 4 sites différents où sont regroupés les équipements du projet sur la zone (bureau Cubal, résidence volontaire, bureau annexe Lumaum, entrepôt). Raison de 2 gardiens par site en rotation. 4 - ...Grâce au partenariat avec [is-sieħeb tal-kwerelant], des niveaux de salaires raisonnables ont pu être tenues. 5 - Sur les 4 missjonijiet prévues, missjoni une comptable a déjà été effectuée en novembre de 10 jours. Prévision de 3 missions [tal-kwerelant] auprès [is-sieħeb tal-kwerelant], afin de poursuivre la supervision du projet el l'appui technique après le départ de la Volontaire sur place (prévu en mars) qui ensure cette fonction. Equipements et fournitures: 1 - ... Achats d'intrant pour les parcelles de démonstration revus a la baisse vu la diminution de sites de démonstration en fin de projet. Les appuis du projet s'orientent essentiellement sur des démonstrations de traitement..."(enfasi miżjuda mill-ilmentatur).

[15] Fil-Franċiż oriġinali: "[i]savaient signalé à plusieurs reprises les problèmes auxquels ils ont dû faire face au début de l'action. La demande d'avenant que nous avons reçue tikkonċerna estensjoni une de 10 mois des activités, qui à ce stade de réalisation du projet auraient déjà dû être réalisées malgré les problèmes rencontrés en début et en cours de réalisation du projet. La note explicative reçue ne soutient pas la demande du bénéficiaire. La nouvelle distribution du budget ne se justifie pas à ce stade de réalisation (moins d'un mois à la fin du projet) normalement tout a déjà été dépensé. Sans une note explicative à cette demande d'avenant bien motivée de la part des secteurs responsables, la SCF ne pourra donner suite à cette demande...".

[16] Bil-Franċiż oriġinali: "[t]enant compte: - des genres des activités à développer (vulgarizzazzjoni = Education des adultes) - des problèmes connus durant les deux ans du projet, notamment les aléas climatiques et tants d'autre, Une prolongation serait souhaitable pour ce contrat (bien sûr, si l'aspect financier le permet)."

[17] Il-posta elettronika uffiċjali ta' K ipprovdiet id-dikjarazzjonijiet li ġejjin (bil-Franċiż oriġinali): "[o]n a de sérieux difficultés d'avancés dans la signature de l'avenant en question, étant donné qu'il y a existence de certaines divergence dans la présentation de certaines données, savoir: - Le cout total de l'action est de 842279,78 Eur (contrat original), - Le même cout est repris dans l'avenant n° 1 (c'est bon!!!!) - Maintenant dans l'avenant (n°2) en étude, le cout total éligible présenté ne corresponding pas au cout total de l'action en haute cité ou a celui qui vient dans l'avenant n° 1. Au mument où l'avenant n° est sans modification de cout!!! - Il y ġustifikazzjoni une a cela?..."

[18] Fil-Franċiż oriġinali: "[l]e budget ne doit être différent, devrait rester la même, parce que notre système n'accepte pas. S'il vous plaît envoyez par e-mail dès que possibbli, un nouveau budget pour l'avenant n° 2 avec le même budget de l'avenant n° 1, même si financement initial ne sera mobilisé dans la totalité."

[19] L-ilmentatur hemeż kopja ta' din l-email mal-osservazzjonijiet tiegħu. L-opinjoni tal-Kummissjoni ma semmietx din l-email.

[20] Il-posta elettronika uffiċjali ta' D kien fiha d-dikjarazzjonijiet li ġejjin (bil-Franċiż oriġinali): "[l]e format du budget présenté n'est pas correcte. S'il vous plaît, envoyez un budget avec toutes les données, pas seulement les sous-totaux el le total. Voit l'exemple ci-joint du budget de l'avenant n°1...".

[21] L-ilmentatur ipprovda kopja ta' din l-email meta ssottometta l-osservazzjonijiet tiegħu. L-opinjoni tal-Kummissjoni ma għamlet l-ebda referenza għall-email imsemmija hawn fuq. Il-posta elettronika kienet tinkludi d-dikjarazzjoni li ġejja (bil-Franċiż oriġinali): "[p]tagħna obtenir le détail, vous devez simplement cliquer sur le petit bouton 2 en haut à gauche de la feuille de calcul (mode Plan en Excel)...".

[22] Bil-Franċiż oriġinali: "[v]oir dans le lien ci-joint le modèle à user, (baġit E3c). Ce que vous avez envoyé est pour le rapport financer...".

[23] Fil-Franċiż oriġinali: "[j]e ne vois pas de différence entre le "Baġit E3C" et le budget que je vous ai transmis (ci-joint). Dans ce dernier, la réalisation estimée représente le nouveau budget faisant l'objet de l'avenant 2, et l'on retrouve les unités, les quantités, le coût unitaire et le coût total. Pourriez-vous me donner plus de précision sur ce que vous souhaitez..."

[24] Din l-email, ipprovduta mill-ilmentatur bl-osservazzjonijiet tiegħu u mhux imsemmija fl-opinjoni tal-Kummissjoni, kienet tinkludi d-dikjarazzjonijiet li ġejjin (bil-Franċiż oriġinali): "[v]ous devez user le modèle approprié. S'il vous plaît voir ces deux annessi et de trouver que l'on est pour les rapports financiers et l'autre est pour le budget. Bien que les données soient exactes, il est impératif d'utiliser le modèle approprié..."

[25] L-ilmentatur hemeż kopja ta' din l-email mal-osservazzjonijiet tiegħu. Fl-opinjoni tal-Kummissjoni ma saret l-ebda referenza għal din l-email.

[26] Din il-posta elettronika, ipprovduta mill-ilmentatur bl-osservazzjonijiet tiegħu u mhux imsemmija fl-opinjoni tal-Kummissjoni, kienet tinkludi d-dikjarazzjonijiet li ġejjin (bil-Franċiż oriġinali): "[b]ien que le modèle est correct, nous ne pouvons pas savoir ce qui a déjà été dépensés et les variations entre rubrique. S'il vous plaît remplir le formulaire dûment rempli en précisant les unités, les coûts unitaires et totaux. En cas de doute revoir le budget de l'avenant n°1 et procéder de la même façon..."

[27] Din l-email, li kopja tagħha l-ilmentatur issottometta mal-osservazzjonijiet tiegħu, iżda li ma ssemmietx fl-opinjoni tal-Kummissjoni, kienet tinkludi d-dikjarazzjonijiet li ġejjin (bil-Franċiż oriġinali): "[j]e ne comprend toujours pas ce que vous voulez. Vous demandez de compléter le budget sous la forme du fichier E3C Budget, ce que nous avons fait dans le précédent mail. Les unités, les coûts unitaires et les coûts totaux sont présentés. Ce modèle de fichier ne tipproponi pas de présenter les dépenses déjà effectuées, et il est similaire à celui de l'avenant n°1. Pourriez-vous expresser clairement ce que vous souhaitez..."

[28] Din l-email, ipprovduta mill-ilmentatur bl-osservazzjonijiet tiegħu, iżda mhux imsemmija mill-Kummissjoni fl-opinjoni tagħha, kienet tinkludi d-dikjarazzjonijiet li ġejjin (bil-Franċiż oriġinali): "[i]lvous plaît user le modèle du budget, et de transmettre toutes les données sur le rapport financier pour le budget. Voir l'exemple ci-joint...".

[29] Fil-Franċiż oriġinali: "[v]ous trouverez ci-joint le budget modifié en fonction de la nouvelle forme de présentation que vous m'avez transmise hier. Je espère que cette verżjoni vous conviendra..."

[30] Din l-email ġiet ipprovduta mill-ilmentatur bl-osservazzjonijiet tiegħu. Il-Kummissjoni ma rreferietx għal din l-email fl-opinjoni tagħha. Din kienet tinkludi d-dikjarazzjonijiet li ġejjin (bil-Franċiż oriġinali): "[a] propos de l'avenant, je suis vraiment désolé par le fait qu'il y a eu beaucoup de contradict[s] dans la demande, sforzi malgré nos. Mais une dernière remarque, qui peut que sauve le bateau: Vous avez changé le numéro de compte? Pouvez-vous nous expliquer ce fait au plus vite que possibbli..."

[31] Din l-email, ipprovduta mill-ilmentatur bl-osservazzjonijiet tiegħu u mhux imsemmija fl-opinjoni tal-Kummissjoni, kienet tinkludi d-dikjarazzjonijiet li ġejjin (bil-Franċiż oriġinali): "[l]e numéro de compte du projet a en effet changé car notre banque ... a modifié les références bancaires de toute sa clientèle professionnelle. Lors mon dernier passage à Luanda en mai, j'avais remis notre nouvelle signalétique bancaire à [uffiċjal fid-Delegazzjoni]."

[32] Din l-email, ipprovduta mill-ilmentatur bl-osservazzjonijiet tiegħu u mhux imsemmija fl-opinjoni tal-Kummissjoni, kienet tinkludi d-dikjarazzjonijiet li ġejjin (bil-Franċiż oriġinali): "[v]ous auriez une réponse formelle à ce sujet dans les jours qui viennent. De toute façon, fuq n'a pas pu avoir la signature de cette avenant durant la période opérationnelle do projet, puisque les données clés pour son traitement nous est arrivé tardivement, c'est ainsi que il n'est possible de prolonger la durée opérationnelle du projet en question..."

[33] L-ilmentatur hemeż kopja ta' din l-email mal-osservazzjonijiet tiegħu. L-opinjoni tal-Kummissjoni ma għamlet l-ebda referenza għal din l-email.

[34] Fil-Portugiż oriġinali: "[a] adenda foi solicitada apenas 3 meses antes do fim do contrato."

[35] Fil-Portugiż oriġinali: "[a]penas no dia 11.12.09, três dias antes de terminar o período para aprovação da adenda, foi recebida uma versão correcta do pedido."

[36] Fil-Portugiż oriġinali: "[e]ste período de três dias não foi suficiente para se finalizarem os procedimentos de aprovação da adenda."

[37] L-ilmentatur hemeż kopja ta' din l-email mal-osservazzjonijiet tiegħu. Ma hemm l-ebda referenza għal din l-email fl-opinjoni tal-Kummissjoni.

[38] Fil-Portugiż oriġinali: "[n]o dia 4 de Dezembro, seja 20 dias depois, [l-uffiċjal K] se emovia da diferença entre o orçamento inicial (842 280€) e proposta mais recente de orçamento (796 269€), então mesmo que esta soma já estava decidida à algumas semanas...Trocamos vários emails em seguida com [l-uffiċjal D] relativamente ao formalsmo necessário à apresentação do orçamento, apesar deste ter sido avaliado pela [l-uffiċjal F] no início de novembro..."

[39] Fil-Franċiż oriġinali: "[n]ousavons tenté, kollaborazzjoni avec votre, notamment le document du budget à joindre à l'avenant, tant en ce qui concerne le montant que la présentation des rubriques qui doivent être conformes et cohérentes par rapport au tableau du budget figurant dans l'appel à proposition et dans le contrat de base."

[40] Fil-Franċiż oriġinali: "[l]Délégation a néanmoins continué à instruire l'avenant malgré le fait qu'il n'était plus possible de garantir alors l'accomplissement de toutes les formaltés internes indispensables dans un délai aussi court."

[41] L-opinjoni tal-Kummissjoni inkludiet id-dikjarazzjonijiet li ġejjin (bil-Franċiż oriġinali): "[l]-Artikolu9.1 des Conditions générales annexées aux contrats de subvention précise que 'toute modification du Contrat, y compris des annexes, doit être établie par écrit et faire l'objet d'un avenant. Le Contrat ne peut être modifié que pendant sa période d'exécution. Lorsque la demande de modification émane du Bénéficiaire, celui-ci doit l'adresser à l'Administration contractante un mois avant la date à laquelle la modification devrait prendre effet, sauf dans des cas dûment justifiés par le Bénéficiaire et acceptés par l'Administration contractante. Comme il est précisé dans les Conditions générales annexées au contrat de subvention (Artikolu 9.1), les modification apportées au contrat doivent être formalsées par un avenant signé par les deux parties au contrat pendant sa période d'exécution" (enfasi miżjuda mill-Kummissjoni). L-opinjoni ntbagħtet lill-ilmentatur għall-osservazzjonijiet tiegħu.

[42] F'dan ir-rigward, il-Kummissjoni rreferiet għall-prinċipju ta' "Segregazzjoni tad-dmirijiet ta' bidu u verifika ta' operazzjoni" previst fl-Artikolu 47 tar-Regolament tal-Kummissjoni (KE, Euratom) Nru 2342/2002, tat-23 ta' Diċembru 2002, li jippreskrivi regoli ddettaljati għall-implimentazzjoni tar-Regolament tal-Kunsill (KE, Euratom) Nru 1605/2002 fuq ir-Regolament Finanzjarju li jgħodd għall-baġit ġenerali tal-Komunitajiet Ewropej (ĠU Edizzjoni Speċjali bil-Malti, Kapitolu 1, Vol. 4, p. 145). Hija enfasizzat f’dan ir-rigward li (bil-Franċiż oriġinali): "[a]vant de procéder à la signature de l'avenant, l'engagement budgétaire correspondingant au contrat de subvention doit être modifié. Cette procédure implique plusieurs acteurs au sein de la Délégation avec des tâches de contrôle différentes... Une fois cette procédure accomplie, le chef de Délégation peut signer l'avenant qui toutefois nécessite encore la signature du bénéficiaire pour être conclu." Il-Kummissjoni rreferiet ukoll għall-proċedura għat-"Tħejjija ta' addendum" prevista fl-Artikolu 2.10.2.(4) tal-Gwida Prattika għall-Proċeduri Kuntrattwali għall-Azzjonijiet Esterni tal-UE ("PRAG") disponibbli fuq is-sit web Europeaid, li, fost affarijiet oħra, tiddikjara dan li ġej: “Fil-preparazzjonita’ addendum, l-Awtorità Kontraenti għandha tipproċedi kif ġej:... 4) Ibgħat it-tliet oriġinali ffirmati tal-addendum lill-kuntrattur, li għandu jikkontrofirmahom fi żmien 30 jum minn meta jirċevihom u jirritorna żewġ oriġinali lill-Awtorità Kontraenti..."

[43] Fil-Portugiż oriġinali: "Artigo 11° - Período de execução, prolongamento, suspensão, força maior e data de conclusão da acção. 11.1... O beneficiário informará sem demora a entidade adjudicante de qualquer circunstância susceptível de travar ou de atrasar a execução da acção. O beneficiário poderá solicitar, o mais tardar um mês antes do termo da execução da acção, um prolongamento desse período, devendo acompanhar o pedido de todas bħala justificações necessárias para o seu exame..."

[44] Il-proċedura għat-"Tħejjija ta' addendum" prevista fl-Artikolu 2.10.2.(4) tal-PRAG, imsemmija fl-opinjoni tal-Kummissjoni, tiddikjara li: “Fil-preparazzjonita’ addendum, l-Awtorità Kontraenti għandha tipproċedi kif ġej:... 4) Ibgħat it-tliet oriġinali ffirmati tal-addendum lill-kuntrattur, li għandu jikkontrofirmahom fi żmien 30 jum minn meta jirċevihom u jirritorna żewġ oriġinali lill-Awtorità Kontraenti..." (enfasi miżjuda).

[45] Din l-email, ipprovduta mill-ilmentatur bl-osservazzjonijiet tiegħu, kien fiha d-dikjarazzjonijiet li ġejjin (bil-Franċiż oriġinali): "[t]el que convenu lors de la réunion de ce matin, veuillez trouver ci-joint les résultats du monitoring réalisé. Il serait bon de voir les conclusions / recommandations avec les différentes parties prenantes, y compris et surtout pour la justification de la demande d'avenant de prolongation de 10 mois avec potentiel réajustement budgétaire (ou non) entre les différentes rubriques. Il sera importanti dans la demande d'insister, entre autres, sur les questions de: Résultats qualitatifs [...] appui institutionnel (tekniki ta’ infurzar) aux nouvelles associations dans une logique de durabilité; * Amélioration des circuits de commercialisation dans le nouveau contexte (voise d'accès réhabilités); * Piloti ta' projets; * Durabilité du projet; * Visibilité / Stratégie de communication du projet et capacités de capitalisation sur certaines expériences. Merci de nous envoyer au plus vite les documents nécessaires pour analyser cette demande (au plus tard le 02/11)..." (enfasi miżjuda).

[46] It-talba tal-ilmentatur ipprovdiet, fost affarijiet oħra, għal intestaturi differenti, b'mod partikolari (fil-Portugiż oriġinali): "A nível dos resultados qualitativos"; "Para garantir o acesso aos meios de produção"; "Reforço de competências dos grupos de camponeses para sustentabilidade do projecto"; "Melhorar o sistema de informação econômica existente e melhoramento dos circuitos de comercialização novo contexto (vias de acesso reabilitadas)"; "Reforço de competência dos membros das novas associações na lógica da sustentabilidade"; "Acções piloto"; u "Visibilidade/Estratégiade comunicação de projecto e capacidade de capitalização de certas experiências"(enfasi miżjuda).

[47] L-email uffiċjali ta' F bid-data tal-10 ta' Novembru 2009 kienet tinkludi l-mistoqsijiet li ġejjin (bil-Franċiż oriġinali): "Nous sommes en train d'analyser votre demande d'avenant. Votre explicatif reprend la réunion technique du 27/10. Pour ce qui est des ajustements budgétaires, j'ai quelques mistoqsijiet: Ir-riżorsi humaines: 1 - Pourquoi le projet n'a pas eu les 36 mois d'appui vétérinaire (responsabbli de la composante traction animale)? Quelles ont été les difficultés? Ces 2 mois ont déjà eu lieu sinon 2 mois sont-ils insuffisants? 2 - Pourquoi le projet n'a pas eu de comptable? 3 - Fuq nota awmentazzjoni une esponentionnelle des gardes, pourquoi? 4 - Fuq nota une différence des prix unitaires pour la rubrique "Ressources humaines". Les salaires ont été plus bas que prévus. Pourquoi? Normalement les ONG ont plutôt le problème inverse: rareté des RH en Angola et dons salaires élevés. 5 - Fuq nota ta' awmentazzjoni de 24 à 40 jours des missions [tal-lanjant],pourquoi? quelle est la plus-value de ces missions? Missjonijiet tas-Ces ont déjà été toutes réalisées? Equipements et fournitures: 1 - Pouvez-vous SVP m'expliquer le pourquoi des achats plus faibles (kwantitattiv) pour la parcelle de démonstration en termes de semences et d'engrais. Désolée pour ces nouvelles questions, mais nous devons justifier toutes différences budgétaires lors d'un avenant..."(enfasi miżjuda mill-Kummissjoni).

[48] L-ilmentatur hemeż kopja ta' din l-email mal-osservazzjonijiet tiegħu dwar l-opinjoni tal-Kummissjoni. Din l-email ipprovdiet it-tweġibiet li ġejjin għall-mistoqsijiet tal-Kummissjoni msemmija fin-nota ta’ qiegħ il-paġna preċedenti (bil-Franċiż oriġinali): "[E]xplication des ajustements budgétaires pour la prolongazzjoni: Ir-riżorsi humaines: 1 - ... d'appuis vétérinaires pendent 36 mois pour cause de hardé de trouver la ressource humaine compétente sur la zone. Opzjoni prise la première année sur projet d'utiliser le vétérinaire des services agricoles de la zone. Les 2 mois restants correspondent à un suivi vétérinaire de distribution de bœufs effectué au mois d'août. 2 - ... Même problème pour trouver une personne compétente sur la zone pour le poste de comptable. Poste supprimé et assuré par le volontaire en place (formation en cours [tas-sieħeb tal-ilmentatur] sur les outils comptables utilisés). 3 - ... Awmentazzjoni tal-gardiens depuis le début du projet pour assurancer la sécurité sur 4 sites différents où sont regroupés les équipements du projet sur la zone (bureau Cubal, résidence volontaire, bureau annexe Lumaum, entrepôt). Raison de 2 gardiens par site en rotation. 4 - ...Grâce au partenariat avec [is-sieħeb tal-kwerelant], des niveaux de salaires raisonnables ont pu être tenues. 5 - Sur les 4 missjonijiet prévues, missjoni une comptable a déjà été effectuée en novembre de 10 jours. Prévision de 3 missions [tal-kwerelant] auprès [is-sieħeb tal-kwerelant], afin de poursuivre la supervision du projet el l'appui technique après le départ de la Volontaire sur place (prévu en mars) qui ensure cette fonction. Equipements et fournitures: 1 - ... Achats d'intrant pour les parcelles de démonstration revus a la baisse vu la diminution de sites de démonstration en fin de projet. Les appuis du projet s'orientent essentiellement sur des démonstrations de traitement..."(enfasi miżjuda mill-ilmentatur).

[49] Fil-Franċiż oriġinali: "[l]nota spjegattiva reçue ne soutien pas la demande du bénéficiaire... Sans une note explicative à cette demande d'avenant bien motivée de la part des secteurs responsables, la SCF ne pourra donner suite à cette demande..." (enfasi miżjuda).

[50] Il-Uffiċjal K iddikjara fl-email tiegħu lill-uffiċjal tal-SCF (bil-Franċiż oriġinali) li: "[t]enant compte: - des genres des activités à développer (vulgarizzazzjoni = Education des adultes) - des problèmes connus durant les deux ans du projet, notamment les aléas climatiques et tants d'autre, Une prolong serait souhaitable pour ce contrat (bien sûr, si l'aspect financier le permet)" (enfasi miżjuda).

[51] Ara l-paragrafu 15.

[52] Ara l-paragrafi 28 u 29, u 32 sa 36.

[53] Ara l-paragrafu 38.

[54] F'dawn l-ittri, il-Kap tad-Delegazzjoni ddikjara (fil-Portugiż oriġinali) li: "[a]penas no dia 11.12.09 ... foi recebida uma versão correcta do pedido. Este período de três dias não foi suficiente para se finalizarem os procedimentos de aprovação da adenda."u (bil-Franċiż oriġinali) li: "[l] demande complète et éligible de projet d'avenant avec ses annexes n'as pas pu être présentée à la Délégation dans le délai d'un mois avant l'échéance du contrat ... La Délégation a néanmoins continué à instruire l'avenant malgré le fait qu'il n'était plus possible de garantir alors l'accomplissement de toutes les formaltés internes indispensables dans un délai aussi court"(enfasi miżjuda).

[55] Ara l-Kawża 111/86 Évelyne Delauche vs il-Kummissjoni tal-Komunitajiet Ewropej Ġabra [1987] 5345, il-paragrafu 30: "... il-Komunità tista' tinżamm responsabbli għad-danni biss jekk jiġu sodisfatti numru ta' kondizzjonijiet fir-rigward ta' l-illegalità ta' l-allegat att ħażin imwettaq mill-istituzzjonijiet, id-dannu attwali mġarrab, u l-eżistenza ta' rabta kawżali bejn l-att u d-dannu allegatament imġarrab."

[56] L-Artikolu 13(2) tal-Anness II tal-Kuntratt jipprovdi (fil-Portugiż oriġinali): "[a]s partes envidarão todos os esforços no sentido de resolver amigavelmente qualquer litígio que possa surgir entre si no decurso da execução do presente contrato. Para o efeito, comunicar-se-ão mutuamente, por escrito, bħala respectivas posições, assim como as soluções que considerem possíveis e reunirão a pedido de uma delas. Cada parte deve responseer ao pedido de resolução amigável, no prazo de 30 dias. Passado este prazo, ou se o procedimento de resolução amigável não for bem sucedido no prazo de 120 dias a partir da data do primeiro pedido, cada parte pode notificar à outra parte que considera que o procedimento fracassou."

[57] Fil-Franċiż oriġinali: "[a]ucune activité n'a eu lieu en 2010 dans le cadre du projet, les activités ont officiellement pris fin le 15 Décembre 2009 et vous étiez informé sur la décision négative à votre demande d'avenant."

[58] Fil-Franċiż oriġinali: "[n]ous vous signalons également que la Délégation est en désaccord avec le montant de [EUR 12 109] proposé pour indemniser votre partenaire. Vous savez que le budget de votre partenaire devrait prévoir le licenciement du personnel et prime de départ à payer à la fin du contrat. Les dépenses engagées entre le 15 Décembre 2009 et le 28 Février 2010 sont inclues dans le montant déclaré dans le rapport financier et certifié par l'audit."

[59] Fil-Franċiż oriġinali: [n]ous n'avons été informés du rejet de notre demande d'avenant que le 18 janvier 2010, et après tentative de conciliation, nous avons procédé au démantèlement du dispositif projet, pour terminer les activités le 28 février 2010."

[60] Fil-Franċiż oriġinali: "[c]e montant jikkorrispondi għal aux indemnités de licenciement et prime de départ des personnels de notre partenaire affectés au projet. Ce montant était effectivement prévu dans le budget présenté lors de l'avenant. Nous n'avons pas inclus ce montant dans le coût final du projet car, à notre sens, nous devions attendre les conclusions de la plainte et l'avis de la Délégation avant les intégrer."

[61] L-Ombudsman innota li dan l-ammont ma kienx se jitħallas lill-ilmentatur. Pjuttost, dan jitnaqqas mir-rimborż dovut mill-ilmentatur lill-Kummissjoni. Fl-ittra tagħha tas-27 ta' Marzu 2012, id-Delegazzjoni ddikjarat (bil-Franċiż oriġinali) li "[c]e montant de 47.756,00 € pourra dés lors être pris en compte dans le cadre de l'apurement des avances perçues. En considération de ces éléments, votre association doit donc rembourser à l'Union Européenne un montant de [X],résultant de la différence entre le montant de [Y] déjà perçus par votre association, et le montant éligible de [Z] déclaré dans le rapport financier, ainsi que le montant de cofinancement ci-dessus non acquis." L-ilmentatur ma għamel l-ebda kumment f'dan ir-rigward fl-osservazzjonijiet tiegħu lill-Ombudsman.

[62] Id-dikjarazzjonijiet li ġejjin saru fl-"Rapport final d'observations factuelles portant sur un contrôle des dépenses dans le cadre d'un contrat de subvention financé par la Communauté européenne pour des actions extérieures" (ir-"rapport tal-awditur") tal-awditur (i) paġna 7 (bil-Franċiż oriġinali): "[c]ompte tenu du délai entre la fin des opérations de terrain (28 ta' Frar 2010) et la date de l'audit, aucun contrôle sur place n'a été effectué... Après vérification, le rapport financier du 16 décembre 2006 au 28 février 2010 est conforme aux conditions du contrat de subvention"; (ii) paġna 17 (bil-Franċiż oriġinali): "[l]e présent mandat a pour objet le rapport financier final, relatif au contrat de subvention pour la période du 16 décembre 2006 au 28 février 2010..."; u (iii) paġna 19 (bil-Franċiż oriġinali): "[d]ate d'expiration de l'action: 28 ta' Frar 2010".

[63] Fil-paġna 10 tar-rapport tal-awditur huwa ddikjarat (bil-Franċiż oriġinali) li: "2.4.6 Amministraturi (indiretti) ta' Coûts: Après vérification, conformément à l'article 14.4 des conditions générales, le coût administratif est bien forfaitairement égal à 7% du total des coûts éligibles de l'action."

[64] Fil-Franċiż oriġinali: "[e]n ce qui concerne le remboursement des frais administratifs pour l'année 2010 pour un montant de 16.424 EUR, il y a lieu d'observer que les dépenses réalisées entre le 15 décembre 2009 el le 28 février 2010 ont été incluses dans le rapport financier et dans le rapport d'audit et ont déjà été prises en compte par la Délégation, y compris les coûts administratifs liés au Projet à hauteur de la limite contractuellement prévue de 7% des coûts éligibles directs".

[65] Ara l-Paragrafu 3 u n-nota 3 f'qiegħ il-paġna ta' din id-deċiżjoni.

[66] Ara, pereżempju, l-ittra tal-ilmentatur datata s-26 ta' Jannar 2010 lill-Kap tad-Delegazzjoni li fiha d-dikjarazzjonijiet li ġejjin (bil-Franċiż oriġinali): "[n] avonsous en toute bonne foi maintenu les équipes sur le terrain, qu'il faudra dans tous les cas libérer en bonne et due forme, ce qui entraîne des coûts récurrents. De plus, les démarches de fin de projet (cession des matériels, audit...) n'ont pas été effectuées... Aussi nous demandons qu'à tout les moins des dispositions soient prises pour nous permettre de clôturer le projet sans litige aucun, en repoussant la date limite du contrat à fin février 2010, afin de prendre en compte les dépenses engagées actuellement et permettre l'intégration de nos cofinancements."

[67] Ara l-punt 78 ta’ din id-deċiżjoni.

[68] Ara l-paragrafu 88 ta’ din id-deċiżjoni. Fit-tweġiba tagħha għall-proposta tal-Ombudsman għal soluzzjoni amikevoli komplementari, il-Kummissjoni madankollu ddikjarat li (bil-Franċiż oriġinali) "[s]an que cela n'implique aucune admission de mauvaise administration de la part de la Commission, dans un esprit constructif et conciliant, la Commission a pris contact avec le plaignant en vue de trouver une solution qui conviendrait aux intérêts de chacun."

[69] Ara l-Paragrafu 79 u n-nota 55 f'qiegħ il-paġna ta' din id-deċiżjoni.

[70] L-ittra tal-ilmentatur bid-data tas-26 ta' Jannar 2010 kien fiha d-dikjarazzjoni li ġejja (bil-Franċiż oriġinali): "[n]ous demandons qu'à tout les moins des dispositions soient prises pour nous permettre de clôturer le projet sans litige aucun, en repoussant la date limite du contrat à fin février 2010, afin de prendre en compte les dépenses engagées actuellement et permettre l'intégration de nos cofinancements."(enfasi miżjuda)

[71] Ara wkoll in-noti 62 u 63 f’qiegħ il-paġna.