[1]

Il-qafas għall-komponent

1. L-ilmentatur issottometta applikazzjoni għall-aċċess pubbliku għad-dokumenti lill-Aġenzija Ewropea għar-Rikostruzzjoni (EAR), aġenzija Komunitarja [2]. L-applikabbiltà tar-Regolament 1049/2001 [3] dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti miżmuma mill-EAR ġiet stabbilita mir-Regolament tal-Kunsill 1646/2003. Skont ir-Regolament tal-aħħar, l-EAR adottat, fit-23 ta’ Jannar 2004, id-Deċiżjoni tagħha tal-Bord ta’ Tmexxija tal-Aġenzija Ewropea għar-Rikostruzzjoni dwar l-implimentazzjoni tar-Regolament (KE) Nru 1049/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti.

2. L-ilmentatur kiteb lill-EAR fil-31 ta’ Ottubru 2006, fejn talab, prinċipalment, dokumenti relatati ma’ ċerti offerti. Peress li ma rċeviex risposta, huwa ppreżenta applikazzjoni konfermatorja fid-9 ta’ Diċembru 2006.

3. L-EAR inizjalment naqset milli tittratta din l-applikazzjoni konfermatorja. Madankollu, wara l-ftuħ tal-inkjesta mill-Ombudsman Ewropew, l-EAR bagħtet tweġiba oħra lill-ilmentatur. L-Ombudsman iddeċidiet li t-tweġiba tal-EAR, u l-kummenti korrispondenti tal-ilmentatur, jistgħu jiġu ttrattati fil-qafas ta' din l-inkjesta. Għalhekk huwa pproċeda għal valutazzjoni globali tal-kwistjonijiet involuti.

Is-suġġett tal-marka ta' l-individwu

4. L-Ombudsman fetaħ l-inkjesta tiegħu dwar l-allegazzjonijiet u t-talbiet li ġejjin.

Allegazzjonijiet:

(A) Nuqqas min-naħa tal-EAR li tittratta b’mod adegwat l-applikazzjonijiet inizjali u konfermatorji tiegħu għal aċċess għad-dokumenti kkonċernati.

(B) Nuqqas mill-EAR li tipprovdi raġunijiet validi u adegwati għan-nuqqas ta’ divulgazzjoni (parzjali u/jew sħiħa) tad-dokumenti kkonċernati.

Pretensjoni:

L-EAR għandha tagħtih aċċess għad-dokumenti kkonċernati.

L-Inkwantu

5. Fit-13 ta’ Settembru 2007, l-EAR ippreżentat l-opinjoni tagħha. Fit-28 ta' Settembru 2007, l-Ombudsman talab lill-EAR biex tippreżenta opinjoni riveduta. L-opinjoni riveduta ntbagħtet lill-kwerelant fis-26 ta' Ottubru 2007. L-ilmentatur bagħat l-osservazzjonijiet tiegħu dwar l-opinjoni riveduta ta' l-EAR fid-19 ta' Novembru 2007. Fid-29 ta' Settembru 2008, l-Ombudsman għamel proposta għal soluzzjoni amikevoli. L-EAR sussegwentement infurmat lill-Ombudsman li kienet se tingħalaq, u li l-fajls tagħha kienu se jittieħdu mill-Kummissjoni Ewropea. Wara korrispondenza qasira bejn l-EAR u l-ilmentatur, li fiha l-Ombudsman kien f'kopja, is-servizzi tal-Ombudsman ikkuntattjaw lill-EAR, fit-18 ta' Novembru 2008, sabiex jaċċertaw l-istat tat-trattament tal-proposta għal soluzzjoni amikevoli. L-EAR infurmat lis-servizzi tal-Ombudsman li fi żmien qasir kellha l-ħsieb li tikkuntattja lill-ilmentatur dwar il-kwistjoni. Wara dan il-kuntatt, l-EAR ingħalqet progressivament, u l-fajls tagħha ġew trasferiti lill-Kummissjoni. Dan tal-aħħar, apparentement minħabba l-piż li dan ix-xogħol kien jinvolvi, wieġeb biss għall-proposta tal-Ombudsman għal soluzzjoni amikevoli fl-14 ta' Jannar 2010.

L-analiżi u l-konklużjonijiet ta' l-OMBUDSMAN

A. Allegazzjoni ta' nuqqas ta' trattament adegwat tal-applikazzjonijiet inizjali u konfermatorji tal-ilmentatur għall-aċċess għad-dokumenti kkonċernati

Kumment preliminari

6. Fil-proposta tiegħu għal soluzzjoni amikevoli, l-Ombudsman ikkonkluda li t-trattament mill-EAR tal-applikazzjonijiet tal-ilmentatur għal aċċess għal dokumenti kien defiċjenti f'diversi aspetti. Minħabba li l-EAR ingħalqet, ma għandha l-ebda skop li toħroġ rimarki kritiċi korrispondenti. Madankollu, fl-interess li s-sejbiet tiegħu dwar l-interpretazzjoni tar-Regolament 1049/2001 isiru disponibbli għall-pubbliku [4], l-Ombudsman iqis li huwa xieraq li jippreżenta l-analiżi tiegħu tal-ewwel allegazzjoni b'mod sħiħ hawnhekk.

Argumenti ppreżentati lill-Ombudsman

7. L-Ombudsman fehmet li l-ilmentatur għandu jqajjem il-kwistjonijiet li ġejjin:

1. L-EAR wieġbet għall-applikazzjonijiet tal-ilmentatur jew b’dewmien jew xejn affattu;
2. Il-konsultazzjoni tal-EAR mal-OLAF ma kinitx ġustifikata u/jew ma twettqitx kif suppost;
3. L-EAR naqset milli tittratta b’mod adegwat il-kwistjoni dwar l-allegat nuqqas ta’ speċifiċità fl-applikazzjonijiet tal-ilmentatur;
4. L-EAR informa b’mod skorrett lill-ilmentatur li huwa stess seta’ jikkonsulta lill-kumpaniji privati, li l-interessi kummerċjali tagħhom l-EAR qieset li kienu protetti; u
5. L-EAR naqset milli tikkunsidra li tagħti aċċess parzjali għad-dokumenti li ma ġewx żvelati.

8. Fl-opinjoni tagħha dwar dan l-ilment, l-EAR ipprovdiet, fil-qosor, l-informazzjoni u l-kummenti li ġejjin:

9. L-ilmentatur kiteb lill-EAR fil-31 ta’ Ottubru 2006 fejn talab aċċess għal diversi dokumenti, inklużi rapporti ta’ investigazzjoni tal-OLAF u Rapporti ta’ Evalwazzjoni tal-Offerti. Fis-7 ta' Diċembru 2006, l-EAR wieġbet u pprovdietlu d-dokumenti kollha li talab, li, sa fejn jaf l-EAR, kienu disponibbli għall-pubbliku. L-EAR ma ddivulgatx ir-rapporti ta’ evalwazzjoni (ħlief ir-rapporti tal-ftuħ li huma dokumenti pubbliċi), l-ilmenti tal-offerenti li ma rnexxewx u r-rapporti ta’ investigazzjoni tal-OLAF.

10. Fir-rigward tar-rapporti tal-OLAF, l-EAR infurmat lill-ilmentatur li kienet se titlob parir mingħand l-OLAF dwar jekk ir-rapporti setgħux jiġu żvelati. Fil-31 ta' Jannar 2007, l-OLAF informa lill-Aġenzija li ma setax jipprovdi parir, peress li t-talba tal-kwerelant ma kinitx dettaljata biżżejjed.

11. L-ilmentatur imbagħad kiteb direttament lill-Aġenzija mill-ġdid, fis-27 ta’ Ġunju 2007, u għamel it-tieni talba għal aċċess għad-dokumenti. Huwa rrepeta parzjalment l-ewwel talba tiegħu fis-sens li talab kopji tal-ilmenti tal-offerent li ma rnexxiex. Barra minn hekk, madankollu, huwa talab kopja ta’ kjarifika magħmula mill-kumitat ta’ evalwazzjoni lil offerent matul il-proċess ta’ evalwazzjoni. Huwa qal ukoll li kien f’kuntatt dirett mal-OLAF u rċieva kopja tar-rapport finali tiegħu, għalkemm partijiet minnu kienu tneħħew mill-OLAF.

12. L-EAR ikkonfermat li rċeviet it-talba ta' l-ilmentatur fil-5 ta' Lulju 2007, u wieġbet fis-sustanza fl-24 ta' Lulju 2007.

13. L-EAR aċċettat ukoll li l-ewwel tweġiba tagħha lill-kwerelant (7 ta’ Diċembru 2006) ma kinitx fil-pront daqs kemm kellha tkun. L-EAR impenjat ruħha li ttejjeb is-sistemi tagħha biex tiżgura li t-tweġibiet jintbagħtu fi żmien 15-il jum.

14. Fir-rigward tat-talba tal-Ombudsman għal kjarifika dwar il-komunikazzjoni tal-EAR mal-OLAF, deher li t-talba tal-EAR għal parir mill-OLAF intbagħtet direttament lill-punt ta' kuntatt tal-EAR fl-OLAF. Din it-talba mbagħad intbagħtet lid-dipartiment rilevanti tal-OLAF. L-EAR ma qisitx it-talba lill-OLAF "bħala applikazzjoni partikolari tal-Artikolu 5 (6) tad-dispożizzjonijiet ta' implimentazzjoni tal-Aġenzija dwar ir-Regolament 1049/2001 iżda bħala talba għal parir dwar l-iżvelar ta' dokumenti."

15. Fl-osservazzjonijiet tiegħu dwar l-opinjoni tal-EAR, l-ilmentatur għamel, fil-qosor, il-kummenti li ġejjin:

16. Fir-rigward tad-dikjarazzjoni magħmula mill-EAR, fil-fehma tagħha, li hija ma rċeviet l-ebda korrispondenza oħra mingħandu wara r-risposta tagħha tal-24 ta’ Lulju 2007, dan sempliċement ma kienx minnu. Il-kwerelant għamel applikazzjoni ta' konferma fis-27 ta' Lulju 2007, u l-wasla ta' din ġiet rikonoxxuta fil-21 ta' Awwissu 2007 mis-Sur K. ta' l-EAR. Din il-konferma li ntbagħtet b’kopja lil membru ieħor tal-persunal tal-EAR, is-Sur M., li issa jsostni li l-ilmentatur ma kien issottometta l-ebda korrispondenza oħra.

17. Sad-data tal-osservazzjonijiet tiegħu, l-EAR ma kienx wieġeb fis-sustanza għall-applikazzjoni konfermatorja tal-ilmentatur. Dan (fost affarijiet oħra) ma tax kredibbiltà lid-dikjarazzjoni tal-EAR li kienet impenjat ruħha li tieħu miżuri biex tiżgura li t-tweġibiet isiru fi żmien l-iskadenza ta' 15-il jum li tinsab fir-Regolament 1049/2001.

Il-valutazzjoni preliminari tal-Ombudsman li twassal għal proposta ta' soluzzjoni amikevoli

18. Fir-rigward tal-kwistjoni tad-dewmien fit-trattament mill-EAR tal-applikazzjonijiet tal-ilmentatur, ġie nnutat li l-EAR kienet tabilħaqq irrikonoxxiet dan in-nuqqas. Hija ammettiet li " l-ewwel tweġiba" tagħha lill-ilmentatur ma kinitx "fil-pront daqs kemm kellha tkun."

19. Filwaqt li laqgħet dan ir-rikonoxximent miftuħ li kien seħħ dewmien, l-Ombudsman innotat li kien tabilħaqq seħħ diversi dewmien (jiġifieri, mhux biss dak imsemmi hawn fuq), u li dan id-dewmien kien inkonsistenti mad-dispożizzjonijiet rilevanti stabbiliti fir-Regolament 1049/2001. Ir-Regolament jipprevedi li l-applikazzjonijiet għall-aċċess (kemm inizjali kif ukoll konfermatorji) għandhom jiġu ttrattati "minnufih" , u fi kwalunkwe każ fi żmien 15-il jum tax-xogħol mir-reġistrazzjoni, li normalment għandhom isiru fl-ewwel jum tax-xogħol wara l-wasla [5]. Ir-Regolament jipprevedi l-possibbiltà li din l-iskadenza massima tiġi estiża bi 15-il jum ta ' xogħol addizzjonali, iżda biss f ' "każijiet eċċezzjonali" u dment li l-applikant ikun "notifikat minn qabel u li jingħataw raġunijiet dettaljati ".

20. F'dan il-każ, l-EAR wieġbet biss għall-applikazzjoni inizjali tal-kwerelant tal-31 ta' Ottubru 2006 fis-7 ta' Diċembru 2006, u din it-tweġiba ma kinitx tweġiba finali. Peress li ma semax mill-EAR aktar kmieni, l-ilmentatur issottometta applikazzjoni konfermatorja fid-9 ta' Diċembru 2006, li qasmet il-mogħdijiet mat-tweġiba ta' l-EAR imsemmija hawn fuq tas-7 ta' Diċembru 2006. L-EAR infurmat lill-kwerelant fit-18 ta' Jannar 2007 li kienet għadha qed tistenna tweġiba rilevanti mill-OLAF rigward il-kunfidenzjalità ta' xi wħud mid-dokumenti.

21. Meta l-Ombudsman fetaħ din l-inkjesta fid-29 ta' Mejju 2007, l-EAR ma kienet wieġbet xejn għall-applikazzjoni konfermatorja tal-kwerelant tad-9 ta' Diċembru 2006. Lanqas ma deher li għamel tweġiba sussegwenti (għalkemm ir-risposta tiegħu għall-applikazzjoni tal-kwerelant, parzjalment imġedda, tas-27 ta' Ġunju 2006 kienet, skont l-opinjoni tal-EAR f'din l-inkjesta, maħsuba li jkun fiha tweġiba sostantiva rilevanti). Fir-rigward tat-trattament ta' dik it-talba, ir-risposta inizjali tal-EAR ġiet ittardjata wkoll. Barra minn hekk, l-applikazzjoni konfermatorja tal-ilmentatur, minkejja li ddikjarat b'mod ċar li kienet applikazzjoni konfermatorja (it-terminu użat fir-Regolament 1049/2001), apparentement ma kinitx mifhuma, u għalhekk qatt ma ġiet ittrattata skont ir-regoli fir-Regolament 1049/2001.

22. Fid-dawl ta’ dak li ntqal hawn fuq, kien ċar li kien hemm dewmien pjuttost ovvju u nuqqasijiet ta’ tweġiba min-naħa tal-EAR, li kienu jiksru r-Regolament 1049/2001, u li kienu jammontaw għal każijiet ta’ amministrazzjoni ħażina.

23. Fir-rigward tal-konsultazzjoni tal-EAR mal-OLAF, l-Ombudsman innota dan li ġej:

24. Fl-ewwel lok, in-natura proċedurali tad-deċiżjoni tal-EAR li tikkonsulta lill-OLAF dehret li ma kinitx ċara għall-EAR innifisha. Kif innotat hawn fuq, meta fetħet din l-investigazzjoni, l-Ombudsman talbet lill-EAR tiċċara, fl-opinjoni tagħha, jekk il-komunikazzjoni tagħha mal-OLAF f’dan il-każ kinitx maħsuba bħala applikazzjoni tal-Artikolu 5(6) tad-dispożizzjonijiet ta’ implimentazzjoni tagħha dwar ir-Regolament 1049/2001, li kien jipprevedi kif ġej:

"L-awtur ta' parti terza kkonsultat għandu jkollu skadenza għat-tweġiba li ma għandhiex tkun iqsar minn ħamest ijiem tax-xogħol iżda għandha tippermetti lill-Aġenzija tirrispetta l-iskadenzi tagħha stess għat-tweġiba. Fin-nuqqas ta ' tweġiba fil-perjodu preskritt, jew jekk il-parti terza ma tkunx traċċabbli jew ma tkunx identifikabbli, l-Aġenzija għandha tiddeċiedi skont ir-regoli dwar l-eċċezzjonijiet fl-Artikolu 4 tar-Regolament (KE) Nru 1049/2001, filwaqt li tqis l-interessi leġittimi tal-parti terza abbażi tal-informazzjoni għad-dispożizzjoni tagħha."

25. Fl-opinjoni tagħha f'din l-inkjesta, l-EAR iddikjarat li ma qisitx it-talba lill-OLAF "bħala applikazzjoni partikolari tal-Artikolu 5 (6) tad-dispożizzjonijiet ta' implimentazzjoni tal-Aġenzija dwar ir-Regolament 1049/2001 iżda bħala talba għal parir dwar l-iżvelar ta' dokumenti."

26. Fit-tweġiba tagħha ta' l-24 ta' Lulju 2006, għat-talba ta' l-ilmentatur tas-27 ta' Ġunju 2006, l-EAR infurmat lill-ilmentatur li "[m]eta weġibnalek qabel, dawn id-dokumenti jissemmew f'Rapport ta' Każ ta' l-OLAF, u b'hekk l-iżvelar tagħhom kien jeħtieġ il-kunsens minn qabel ta' l-OLAF."(enfasi miżjuda)

27. Fir-rigward ta’ dan ta’ hawn fuq, l-Ombudsman l-ewwel ħadet nota tad-dikjarazzjoni tal-EAR, fl-opinjoni tagħha, li ma kkonsultatx lill-OLAF abbażi tal-Artikolu 5(6) tad-dispożizzjonijiet ta’ implimentazzjoni msemmija, iżda biss “fittxet parir” mill-OLAF. Madankollu, dan ma setax jiġi aċċettat. Jekk ir-regoli legali applikabbli jipprovdu bażi legali għal ċerti azzjonijiet speċifiċi (f’dan il-każ, il-konsultazzjoni ta’ partijiet terzi fir-rigward tal-aċċess għad-dokumenti), l-Amministrazzjoni ma tistax tippretendi li tali azzjoni kienet sempliċement mhux relatata mar-regola legali u għalhekk tkun meħlusa mill-obbligi proċedurali relatati magħha. Madankollu, dan il-punt speċifiku ma kienx jeħtieġ aktar elaborazzjoni, peress li l-EAR dehret li essenzjalment injorat lil - aktar milli injorat konxjament jew kisret lil - id-dispożizzjoni ta' implimentazzjoni kkwotata hawn fuq meta ħasbet dwar il-konsultazzjoni mal-OLAF.

28. Minkejja r-rimarka finali fil-punt preċedenti, kien meħtieġ li jiġi eżaminat fil-qosor jekk l-azzjonijiet attwali tal-EAR kinux, madankollu, konsistenti mad-dispożizzjoni kkwotata hawn fuq. F'dan ir-rigward, l-Ombudsman innota dan li ġej: L-ewwel nett, id-dispożizzjoni stipulat, f’termini obbligatorji, li l-awtur terz “għandu jkollu skadenza”. Ma jidhirx li l-EAR stabbilixxiet terminu f’dan il-każ. It-tieni, mill-formulazzjoni tad-dispożizzjoni kien jirriżulta li l-EAR "għandha" tkun kapaċi "tirrispetta l-iskadenzi tagħha stess għat-tweġiba". Għalhekk, l-att ta’ konsultazzjoni ma’ parti terza ma għamilx l-iskadenzi msemmija hawn fuq superfluwi. It-tielet, id-dispożizzjoni pprovdiet li "l-Aġenzija għandha tiddeċiedi" (enfasi miżjuda). Għalhekk, anki wara konsultazzjoni, kienet l-EAR li kellha tiddeċiedi jekk id-dokumenti kkonċernati setgħux jiġu żvelati jew le. Madankollu, jidher li l-EAR f’dan il-każ ikkuntattjat lill-OLAF bil-għan li tikseb, essenzjalment, deċiżjoni tal-OLAF li tagħti l-kunsens tagħha, jew li toġġezzjona għall-iżvelar.

29. Minn dan ta' hawn fuq irriżulta li l-konsultazzjoni tal-EAR mal-OLAF ma kinitx konsistenti mar-regola bil-miktub rilevanti, u għalhekk kienet tammonta għal każ ta' amministrazzjoni ħażina.

30. Fir-rigward tal-fehma tal-EAR li kien hemm nuqqas ta' speċifiċità fl-applikazzjonijiet tal-ilmentatur, deher li l-EAR kienet injorat l-Artikolu 6(2) tad-dispożizzjoni tar-Regolament 1049/2001, li jaqra kif ġej:

"Jekk applikazzjoni ma tkunx preċiża biżżejjed, l-istituzzjoni għandha titlob lill-applikant biex jiċċara l-applikazzjoni u għandha tassisti lill-applikant biex jagħmel dan, pereżempju, billi tipprovdi informazzjoni dwar l-użu tar-reġistri pubbliċi tad-dokumenti."(enfasi miżjuda)

31. Jidher li l-EAR ma talbitx lill-ilmentatur jiċċara l-parti rilevanti tal-applikazzjoni tiegħu. Din l-ommissjoni kienet tikkostitwixxi ksur tad-dispożizzjoni ta’ hawn fuq u, għaldaqstant, kienet każ ta’ amministrazzjoni ħażina.

32. Fir-rigward ta' l-ispeċifiċità tat-talbiet ta' l-ilmentatur, l-Ombudsman, fl-aħħar innota li, fit-tweġiba tiegħu ta' l-24 ta' Lulju 2006, l-EAR iddikjara li "[kienu] żewġ dokumenti" u "dawn id-dokumenti huma msemmija f'Rapport ta' Każ ta' l-OLAF" (enfasi miżjuda). Deher li l-EAR ma tatx aċċess, u aċċettat dikjarazzjoni allegata mill-OLAF li t-talba tal-ilmentatur "mhijiex speċifika biżżejjed". Madankollu, deher li kien kontradittorju li ssir referenza għal "dawn id-dokumenti", u fl-istess ħin jiġi ddikjarat li ma kienx ċar dak li rrefera għalih l-applikant. L-EAR ingħatat il-possibbiltà li tiċċara din il-kwistjoni fit-tweġiba tagħha għall-proposta ta' l-Ombudsman għal soluzzjoni amikevoli. kienu diġà fil-lista ta' dokumenti li tlabt f'Ottubru 2006

33. Fir-rigward tal-fehma tal-ilmentatur li l-EAR naqset milli tikkonsulta l-kumpaniji privati li tatu l-parir li jikkuntattja, l-Ombudsman l-ewwel innota li r-raġunament tal-EAR dwar din il-kwistjoni jidher li kien ipotetiku. Dan kien minħabba li l-EAR apparentement ma kinitx ċerta jekk kinitx identifikat kif xieraq it-talba rilevanti tal-ilmentatur. Madankollu, sa fejn l-oġġezzjoni tal-ilmentatur kienet li l-EAR ma kinitx permessa, skont ir-Regolament 1049/2001, sempliċement li tagħti pariri lill-applikanti biex jikkuntattjaw lil partijiet terzi, u għall-ebda raġuni ddikjarata ma żżomm lura milli tagħmel dan hija stess, l-Ombudsman qieset li l-ilmentatur kien għamel punt validu. L-Artikolu 4(4) tar-Regolament 1049/2001 jipprovdi kif ġej (enfasi miżjuda):

"Fir-rigward ta' dokumenti ta' partijiet terzi, l-istituzzjoni għandha tikkonsulta mal-parti terza bil-ħsieb li tivvaluta jekk hijiex applikabbli eċċezzjoni fil-paragrafu 1 jew 2, sakemm ma jkunx ċar li d-dokument għandu jiġi żvelat jew le."

34. Minn din id-dispożizzjoni kien ċar li l-EAR ikollha obbligu legali li (i) tifforma opinjoni indipendenti dwar jekk kinitx tapplika xi waħda mill-eċċezzjonijiet fl-Artikolu 4 tar-Regolament 1049/2001, u (ii) jekk dan ma kienx ċar, tikkonsulta lill-kumpaniji kkonċernati. L-approċċ tal-EAR imsemmi hawn fuq li jagħti parir lil applikant biex jikkonsulta l-kumpaniji privati inkwistjoni huwa stess, għalhekk ma deherx kompatibbli mal-Artikolu 4(4) tar-Regolament 1049/2001.

35. Fl-aħħar nett, fir-rigward tal-possibbiltà li jingħata aċċess parzjali, l-Ombudsman ġibdet l-attenzjoni għall-Artikolu 4(6) tar-Regolament 1049/2001. Dan jistabbilixxi obbligu - u mhux sempliċiment possibbiltà - li tikkunsidra li tagħti aċċess parzjali għad-dokumenti mitluba, jekk l-Amministrazzjoni tqis li waħda jew aktar mill-eċċezzjonijiet fl-Artikolu 4 tar-Regolament japplikaw [6]. Jidher li l-EAR ma kkunsidratx din il-possibbiltà f’dan il-każ. Dan għalhekk ikkostitwixxa każ ta' amministrazzjoni ħażina.

36. Fid-dawl tas-sejbiet ta' hawn fuq, b'mod partikolari fil-paragrafi 30 sa 32, l-Ombudsman għamlet il-proposta li ġejja għal soluzzjoni amikevoli:

L-EAR tista’ tikkunsidra li tikkuntattja lill-ilmentatur bil-ħsieb li tikseb lista sħiħa u preċiża tad-dokumenti li huwa jqis li huma koperti mill-applikazzjonijiet għall-aċċess tiegħu.

B. Allegazzjoni ta’ nuqqas mill-EAR li tipprovdi raġunijiet validi u adegwati għan-nuqqas ta’ divulgazzjoni (parzjali u/jew sħiħa) tad-dokumenti kkonċernati

37. Qabel ma eżamina d-diversi raġunijiet mogħtija mill-EAR għad-deċiżjoni tagħha li ma tiżvelax dokumenti, l-Ombudsman ġabar fil-qosor, kif ġej, ir-regoli u l-prinċipji ewlenin rilevanti stabbiliti f’ġurisprudenza stabbilita dwar l-applikazzjoni tar-Regolament 1049/2001.

38. Hija ġurisprudenza stabbilita li l-eżami meħtieġ għall-fini tal-ipproċessar ta' talba għal aċċess għal dokumenti skont ir-Regolament 1049/2001 għandu jkun ta' natura speċifika [7]. Is-sempliċi fatt li dokument jikkonċerna interess protett minn eċċezzjoni ma jistax jiġġustifika l-applikazzjoni ta’ din l-eċċezzjoni. Tali applikazzjoni tista’, bħala prinċipju, tiġi ġġustifikata biss jekk l-istituzzjoni tkun evalwat minn qabel, minn naħa, jekk l-aċċess għad-dokument jippreġudikax konkretament u effettivament l-interess protett u, min-naħa l-oħra, fiċ-ċirkustanzi msemmija fl-Artikolu 4(2) u (3) tar-Regolament 1049/2001, jekk kienx hemm interess pubbliku superjuri li jiġġustifika l-iżvelar tiegħu. Barra minn hekk, ir-riskju ta’ preġudizzju għal interess protett għandu jkun raġonevolment prevedibbli u mhux purament ipotetiku. Konsegwentement, l-eżami li l-istituzzjoni għandha twettaq sabiex tapplika eċċezzjoni għandu jsir b’mod konkret u għandu jirriżulta mill-motivazzjoni tad-deċiżjoni. Pereżempju, evalwazzjoni ta’ dokumenti b’referenza għall-kategoriji, aktar milli abbażi tal-informazzjoni attwali li tinsab f’dawk id-dokumenti, hija, fil-prinċipju, insuffiċjenti, peress li l-eżami meħtieġ minn istituzzjoni għandu jippermettilha tevalwa speċifikament jekk eċċezzjoni invokata tapplikax effettivament għall-informazzjoni kollha li tinsab f’dawk id-dokumenti. Bl-istess mod, id-dikjarazzjoni tar-raġunijiet meħtieġa mill-Artikolu 296 tat-Trattat tal-KE għandha turi, b’mod ċar u adegwat, ir-raġunament tar-rifjut, sabiex il-persuni kkonċernati jkunu jistgħu jevalwaw l-adegwatezza tar-raġunijiet għad-deċiżjoni u, fil-każ ta’ lment rilevanti lill-Ombudsman, sabiex dan ikun jista’ jeżerċita s-setgħa tiegħu ta’ reviżjoni [8].

Argumenti ppreżentati lill-Ombudsman

39. Fl-ilment tiegħu, l-ilmentatur sostna li r-rifjut tal-EAR li tagħti aċċess għal kopji tar-Rapporti ta' Evalwazzjoni tal-Offerta dwar it-tliet fażijiet ta' kostruzzjoni tal-proġett "Aġġornament ta' Negotino - Demir Kapija" ma kienx motivat b'mod adegwat. Is-sempliċi dikjarazzjoni li r-rapporti ta’ evalwazzjoni tal-offerti kienu kunfidenzjali mhijiex aċċettabbli bħala raġuni għal rifjut. Kellhom isiru referenzi speċifiċi għad-dispożizzjonijiet fir-Regolament 1049/2001. Barra minn hekk, kellu jingħata raġunament xieraq għar-raġuni għaliex id-dokumenti għadhom kunfidenzjali, minkejja li jikkonċernaw evalwazzjonijiet li saru minn erba’ sa sitt snin qabel.

40. Fl-opinjoni tagħha, l-EAR aċċettat li kienet iddikjarat li r-rapporti ta’ evalwazzjoni kienu kunfidenzjali, iżda ma spjegatx għaliex. F’dan ir-rigward, l-EAR iddikjarat li l-kunfidenzjalità tal-proċess ta’ evalwazzjoni kienet waħda mill-prinċipji bażiċi tal-akkwist pubbliku Ewropew, li l-EAR assumiet li kienet għarfien komuni, u għalhekk ma kinitx teħtieġ spjegazzjoni ulterjuri. Fi kwalunkwe każ, din il-kwistjoni ġiet iċċarata fit-tweġiba għat-tieni talba mqajma mill-ilmentatur fl-ilment tiegħu lill-Ombudsman. Fl-24 ta’ Lulju 2007, l-EAR bagħtet it-tweġiba sostantiva li ġejja lill-kwerelant:

"Għażiż Sur X.,

Qed titlob "Ilment u tweġiba" dwar l-offerta għal "Aġġornament tal-Awtostrada E-75" f'FYROM. Dawn iż-żewġ dokumenti kienu diġà fil-lista ta' dokumenti li tlabt f'Ottubru 2006. Kif weġibna aktar kmieni, dawn id-dokumenti jissemmew f’Rapport dwar il-Każijiet tal-OLAF, u għalhekk l-iżvelar tagħhom kien jeħtieġ il-kunsens minn qabel tal-OLAF. L-opinjoni tal-OLAF hija li t-talba tiegħek mhijiex speċifika biżżejjed.

Jekk it-talba tiegħek għal "ilment u tweġiba" tirrigwarda kwistjoni mqajma minn offerent speċifiku, ir-Regolament 1049/2001 … jiddikjara dan li ġej:

L-Artikolu 4.2 (1049/2001):

2. L-istituzzjonijiet għandhom jirrifjutaw l-aċċess għal dokument meta l-iżvelar tiegħu jista' jdgħajjef il-protezzjoni ta':

l-interessi kummerċjali ta' persuna fiżika jew ġuridika, inkluża l-proprjetà intellettwali,

- proċedimenti tal-qorti u pariri legali,

l-iskop ta' l-ispezzjonijiet, l-investigazzjonijiet u l-verifiki,

sakemm ma jkunx hemm interess pubbliku akbar fl-iżvelar.

Artikolu 4.4:

"Fir-rigward ta' dokumenti ta' partijiet terzi, l-istituzzjoni għandha tikkonsulta mal-parti terza bil-ħsieb li tivvaluta jekk hijiex applikabbli eċċezzjoni fil-paragrafu 1 jew 2, sakemm ma jkunx ċar li d-dokument għandu jew ma għandux jiġi żvelat."

Lment ta’ offerent/kumpanija [sic] huwa dokument ta’ parti terza u jikkonċerna l-attività kummerċjali tiegħu. Għalhekk, il-valutazzjoni tal-aċċess għal dan id-dokument hija bbażata fuq l-opinjoni suġġettiva tal-offerent. Għalhekk, l-Aġenzija tippermetti aċċess għad-dokument biss jekk ikun approvat mill-kumpanija. Għalhekk, nissuġġerixxu li tagħmel it-talba direttament lill-offerent/kumpanija.

It-"tweġiba" lesta għall-ilment ġejja mill-ilment u għalhekk għandha l-istess status bħall-ilment.

Qed titlob ukoll żewġ dokumenti oħra: "kjarifika" u "tweġiba".

Għal darb’oħra, it-talba tiegħek mhijiex speċifika biżżejjed. Madankollu, jekk it-talba tiegħek tikkonċerna “kjarifika” u “tweġiba” minn offerent/kumpanija matul il-proċess ta’ evalwazzjoni tal-offerti, din id-dokumentazzjoni hija parti mill-proċess ta’ evalwazzjoni. Fir-rigward tad-divulgazzjoni tal-informazzjoni dwar il-proċess ta’ evalwazzjoni, il-Gwida Prattika (PRAG) 5.3.9.7 tiddikjara dan li ġej:

“Suġġett għall-politika tal-Awtorità Kontraenti dwar l-aċċess għad-dokumenti, il-proċedura kollha tal-offerti hija kunfidenzjali minn tmiem is-sessjoni tal-ftuħ tal-offerti sal-iffirmar tal-kuntratt miż-żewġ partijiet. Id-deċiżjonijiet tal-Kumitat ta’ Evalwazzjoni huma kollettivi u d-deliberazzjonijiet tiegħu jridu jibqgħu sigrieti. Il-membri tal-Kumitat ta’ Evalwazzjoni u kwalunkwe osservatur huma marbuta bis-segretezza.

Ir-Rapport ta' Evalwazzjoni, b'mod partikolari, huwa għal użu uffiċjali biss u la jista' jiġi żvelat lill-offerenti u lanqas lil xi parti barra mis-servizzi awtorizzati tal-Awtorità Kontraenti, il-Kummissjoni Ewropea u l-awtoritajiet superviżorji (eż. il-Qorti tal-Awdituri).

Il-PRAG huwa l-manwal għall-proċeduri għall-akkwist ta' assistenza mill-UE (Ara s-sit web tal-EuropeAid). Il-kwotazzjoni ta’ hawn fuq tikkonċerna speċifikament l-evalwazzjonijiet tal-offerti tax-xogħlijiet iżda l-istess prinċipju japplika għat-tipi l-oħra kollha ta’ offerti.

Kif tistgħu taraw minn dan ta’ hawn fuq, il-proċedura kollha tal-offerti hija kunfidenzjali. Barra minn hekk, il-“kjarifika/tweġiba” tikkonċerna l-interess kummerċjali tal-offerent. Għalhekk, anki jekk it-talba tiegħek kienet speċifika biżżejjed, ma stajniex nipprovdulek id-dokumenti li tlabt."

41. Fl-osservazzjonijiet tiegħu, l-ilmentatur għamel ir-rimarki li ġejjin:

42. Fl-ittra tagħha tal-24 ta' Lulju 2007, l-EAR irreferiet għall-"Gwida Prattika" tagħha sabiex tiġġustifika r-rifjut tagħha li tagħti aċċess għal dawk id-dokumenti li kienu jiffurmaw parti mill-proċedura ta' evalwazzjoni. Sa fejn jaf l-ilmentatur, il-"Gwida Prattika" mhijiex test li għandu saħħa vinkolanti fil-liġi, iżda pjuttost linja gwida. L-ilmentatur għalhekk iqis li l-"Gwida Prattika" ma setgħetx tiġi applikata għall-eżami tal-applikazzjoni tiegħu għall-aċċess, u li r-Regolament 1049/2001 biss seta' jifforma l-bażi tad-deċiżjoni tal-EAR.

43. F'dan il-kuntest, l-ilmentatur ikkonferma li r-rimarki tiegħu ta' hawn fuq applikaw ukoll għar-rifjut li jingħata aċċess għar-Rapporti ta' Evalwazzjoni tal-Offerti għat-tliet fażijiet tal-bini tal-proġett "Aġġornament ta' Negotino - Demir Kapija". L-ilmentatur indika mill-ġdid li l-EAR ma kienet tat l-ebda raġuni għaliex dawn id-dokumenti ma setgħux jiġu żvelati, anke diversi snin wara li tfasslu.

44. L-ittra ta' l-EAR ta' l-24 ta' Lulju 2007 ħeġġet lill-kwerelant biex jikkuntattja lill-kumpaniji kkonċernati jekk xtaq li jkollu aċċess għall-ilmenti li kienu ssottomettew. Minbarra l-fatt li l-EAR ma pprovdietx lill-ilmentatur bl-ismijiet u l-indirizzi ta’ dawn il-kumpaniji, l-EAR kienet, f’konformità mal-Artikolu 4(4) tar-Regolament 1049/2001, obbligata b’mod ċar li tikkonsulta lill-kumpaniji nnifisha. In-nuqqas tagħha li tagħmel dan kien jikkostitwixxi ksur ieħor tar-Regolament 1049/2001.

Il-valutazzjoni preliminari tal-Ombudsman li twassal għal proposta ta' soluzzjoni amikevoli

45. Għar-raġunijiet li ġejjin, l-Ombudsman qieset li la kien xieraq u lanqas utli li jitwettaq eżami dettaljat punt b'punt ta' din il-parti tal-każ. L-ewwel nett, il-kliem tal-ittri tal-EAR lill-kwerelant f'dan il-każ, u b'mod partikolari l-ittra kkwotata hawn fuq tal-24 ta' Lulju 2007, issuġġerew li l-EAR sempliċiment ma kinitx konxja tar-regoli u l-prinċipji msemmija hawn fuq stabbiliti fil-każistika tal-qrati Komunitarji [9]. Għalhekk, li jiġu elenkati u skrutinizzati r-raġunijiet individwali tal-EAR għan-nuqqas ta’ divulgazzjoni f’dan il-punt kien ikun formalistiku u artifiċjali. It-tieni, il-ħafna korrezzjonijiet proċedurali li l-EAR se jkollha twettaq, bi tweġiba għas-sejbiet tal-Ombudsman imsemmija hawn fuq dwar l-ewwel allegazzjoni, għandhom jgħinu ħafna (kif inhuma maħsuba) biex jipproduċu deċiżjoni aktar infurmata u adegwata dwar il-possibbiltà li jingħata aċċess pubbliku għad-dokumenti kkonċernati.

46. Fir-rigward ta' din il-parti, l-Ombudsman għalhekk għamel il-proposta li ġejja għal soluzzjoni amikevoli:

L-EAR tista’ tikkunsidra li teżamina l-possibbiltà li tagħti aċċess pubbliku għad-dokumenti, u, jekk japplikaw l-eċċezzjonijiet iddikjarati fl-Artikolu 4 tar-Regolament 1049/2001, tispjega l-applikabbiltà tal-eċċezzjonijiet rilevanti b’kunsiderazzjoni xierqa għall-istandards stabbiliti fil-ġurisprudenza msemmija fil-paragrafu 51 ta’ din il-proposta, u tikkunsidra li tagħti aċċess parzjali f’konformità mal-punt 4(6) tar-Regolament 1049/2001.

L-argumenti ppreżentati lill-Ombudsman wara l-proposta tiegħu għal soluzzjoni amikevoli

47. Kif innutat hawn fuq fil-paġna 2 taħt "L-Inkjesta", l-EAR ingħalqet u l-Kummissjoni ħadet f'idejha l-fajls tal-EAR. Sfortunatament, il-Kummissjoni ma sabitx il-possibbiltà li tippreżenta tweġiba għall-proposta tal-Ombudsman għal soluzzjoni amikevoli qabel l-14 ta' Jannar 2010. Minħabba ċ-ċirkostanzi tal-każ, u n-nuqqas ta’ indikazzjonijiet li dan id-dewmien – għalkemm mhux tas-soltu ħafna u l-aktar sfortunat – ikkawża xi ħsara konkreta speċifika lill-interessi tal-ilmentatur, l-Ombudsman ma jqisx li huwa xieraq li jwettaq inkjesta dettaljata separata dwar din il-kwistjoni.

48. Il-kontenut tal-opinjoni tal-Kummissjoni huwa miġbur fil-qosor fil-paragrafi li ġejjin.

49. F’termini tal-fatti, il-Kummissjoni rreferiet għal żewġ ittri li fihom, l-ewwel nett, l-EAR u aktar tard il-Kummissjoni stiednu lill-ilmentatur jissottometti lista “sħiħa u preċiża” tad-dokumenti li għalihom ried aċċess pubbliku. Fl-aħħar tweġiba tiegħu lill-Kummissjoni, il-kwerelant irrefera għat-tweġiba preċedenti tiegħu relatata mal-EAR datata d-9 ta’ Novembru 2008.

50. F’dik it-tweġiba, l-ilmentatur iddeskriva s-suġġett tat-talba tiegħu kif ġej:

"L-oġġett huwa:

(a) ittra tas-7 ta' Ottubru 2002 lill-EAR u lid-Delegazzjoni tal-Kummissjoni f'FYROM, li fiha t-titolu ta' l-oġġett "Oġġezzjoni għad-deċiżjoni ta' l-Unità tal-Kuntratti u l-Akkwisti ta' l-Aġenzija Ewropea għar-Rikostruzzjoni f'FYROM";

(b) it-tweġiba tal-15 ta’ Ottubru 2002 tal-Unità tal-Kuntratt tal-EAR għall-ittra tas-7 ta’ Ottubru 2002;

(c) FAX tat-30 ta’ Awwissu 2002 mill-EAR, li jġorr it-titolu tal-oġġett “Talba għal Kjarifika” tal-Kjarifika Nru 1 tal-- għas-Sottomissjoni tal-Offerta”;

(d) it-tweġiba tat-2 ta' Settembru 2002 għall-FAX tat-30 ta' Awwissu 2002."

51. Il-Kummissjoni stiednet lill-ilmentatur jissottometti informazzjoni addizzjonali sabiex ikun jista’ jidentifika d-dokumenti msemmija hawn fuq. L-ilmentatur informa lill-Kummissjoni li ma kellux aktar informazzjoni dettaljata, u li huwa qies li l-informazzjoni ta’ hawn fuq kienet preċiża biżżejjed.

52. Il-Kummissjoni għamlet il-kummenti rilevanti li ġejjin:

53. Peress li l-mandat tal-EAR skada fi tmiem l-2008, il-fajls kollha tagħha, inkluż il-fajl dwar l-inkjesta kkonċernata hawnhekk, ġew mgħoddija lill-Kummissjoni. Id-Delegazzjoni tal-Kummissjoni fi Skopje, li issa tittratta l-fajls, għalhekk ma għandha l-ebda memorja istituzzjonali tal-fajl, u trid tiddependi fuq il-kooperazzjoni tal-ilmentatur sabiex tidentifika d-dokumenti. Sfortunatament, l-ilmentatur ma ppreżentax l-informazzjoni mitluba.

54. Peress li t-talba tal-ilmentatur mhijiex preċiża biżżejjed, il-Kummissjoni ma tistax tidentifika d-dokumenti. Din is-sitwazzjoni mhijiex sodisfaċenti kemm għall-ilmentatur kif ukoll għall-Kummissjoni. Tabilħaqq, il-Kummissjoni jiddispjaċiha li mhijiex f’pożizzjoni li ssolvi l-kwistjonijiet mingħajr il-kooperazzjoni tal-ilmentatur.

55. Fl-osservazzjonijiet tiegħu dwar l-opinjoni tal-Kummissjoni, l-ilmentatur tenna li ma kellux aktar informazzjoni dettaljata, u li huwa qies li l-informazzjoni ta' hawn fuq kienet preċiża biżżejjed.

Il-valutazzjoni tal-Ombudsman wara l-proposta tiegħu għal soluzzjoni amikevoli

56. Fir-rigward tal-ewwel parti tal-proposta tiegħu għal soluzzjoni amikevoli, l-Ombudsman jinnota li l-EAR, u sussegwentement il-Kummissjoni, implimentaw din il-parti sa fejn ikkuntattjaw lill-ilmentatur sabiex jiksbu informazzjoni aktar dettaljata sabiex jidentifikaw id-dokumenti li għalihom ried aċċess pubbliku.

57. L-informazzjoni li l-ilmentatur ipprovda bi tweġiba għal dawn it-talbiet hija kkwotata hawn fuq fil-paragrafu 50. Il-Kummissjoni infurmat lill-ilmentatur u lill-Ombudsman li, abbażi ta’ dik l-informazzjoni, ma tistax tidentifika d-dokumenti.

58. L-Ombudsman jifhem li l-Kummissjoni ma targumentax li l-informazzjoni pprovduta mill-ilmentatur mhijiex preċiża biżżejjed speċifikament skont it-tifsira tal-Artikolu 6 tar-Regolament 1049/2001. Fi kliem ieħor, il-Kummissjoni ma targumentax li l-informazzjoni pprovduta mil-lanjant hija tali li t-talba tiegħu tista’ leġittimament tiġi miċħuda minħabba li huwa, il-lanjant, kien sempliċement ipprovda informazzjoni li normalment tagħmel l-identifikazzjoni tad-dokument inkwistjoni impossibbli jew diffiċli b’mod mhux raġonevoli għall-Amministrazzjoni. Pjuttost, il-Kummissjoni ddikjarat li, fil-fatt, hija sempliċement ma tistax tidentifika jew issib id-dokumenti abbażi tal-informazzjoni mogħtija lilha mill-ilment.

59. Jekk dan il-fehim tal-pożizzjoni tal-Kummissjoni jkun preċiż, l-Ombudsman iqis li jkun ta' serħan il-moħħ mill-inqas mil-lat legali. L-informazzjoni pprovduta mill-ilmentatur, u kkwotata fil-paragrafu 50 hawn fuq, għandha, bi kwalunkwe standard raġonevoli, titqies preċiża biżżejjed għall-finijiet tal-Artikolu 6 tar-Regolament 1049/2001. Fil-fatt, huwa tant preċiż li, fi stat normali ta’ żamma ta’ rekords, l-Amministrazzjoni għandha tkun tista’ tikkonkludi li, jekk ma tkunx tista’ ssib id-dokumenti, dan huwa minħabba li kważi ċertament ma jeżistux. Il-fatt li jidher li dan mhuwiex possibbli f’dan il-każ jidher li jissuġġerixxi li ż-żamma tar-rekords fl-EAR kienet l-aktar mhux professjonali [10].

60. Fir-rigward tal-eżami ulterjuri ta' dan il-każ, l-Ombudsman jinnota li, filwaqt li għandu setgħat wiesgħa biex jispezzjona u jitlob id-dokumenti tal-Amministrazzjoni, deċiżjoni li jżur l-Amministrazzjoni biex ifittex dokumenti li hija stess ma tistax issib, ikollha tkun ibbażata fuq ċirkostanzi verament eċċezzjonali. Fin-nuqqas ta’ tali ċirkustanzi f’dan il-każ, l-Ombudsman iqis li ma huwiex raġonevolment possibbli li titkompla b’mod sinjifikattiv din l-investigazzjoni.

61. Madankollu, l-Ombudsman iqis li huwa rilevanti, fid-dawl tal-fatti ta’ dan il-każ, li jagħmel kumment ieħor hawn taħt dwar l-eżistenza ta’ reġistri pubbliċi.

C. Konklużjonijiet

Fuq il-bażi tal-inkjesta tiegħu dwar dan l-ilment, l-Ombudsman jagħlaqha bil-konklużjonijiet li ġejjin:

1. Seħħew diversi każijiet ta’ amministrazzjoni ħażina fit-trattament mill-EAR tat-talba tal-ilmentatur għal aċċess pubbliku għad-dokumenti. Minħabba li l-EAR ingħalqet, ma għandha l-ebda skop li toħroġ rimarki kritiċi korrispondenti.
2. L-EAR, u bħala segwitu, il-Kummissjoni, implimentat l-ewwel parti tal-proposta tal-Ombudsman għal soluzzjoni amikevoli billi talbet lill-ilmentatur jissottometti informazzjoni addizzjonali sabiex jidentifika d-dokumenti li għalihom jixtieq ikollu aċċess pubbliku.
3. Id-dokumenti mhumiex identifikabbli, apparentement minħabba nuqqas ta’ żamma adegwata ta’ rekords mill-EAR. Għalhekk, l-Ombudsman ma jistax ikompli l-inkjesta tiegħu b'mod sinifikanti.

L-ilmentatur u l-Kummissjoni se jiġu infurmati b’din id-deċiżjoni.

Ir-riforma l-oħra

Il-fatti ta’ dan il-każ juru l-utilità ta’ reġistri pubbliċi adegwati, u l-iżvantaġġi tal-assenza tagħhom.

L-Artikolu 6(2) tar-Regolament 1049/2001 jipprovdi kif ġej (enfasi miżjuda): Jekk applikazzjoni ma tkunx preċiża biżżejjed, l-istituzzjoni għandha titlob lill-applikant biex jiċċara l-applikazzjoni u għandha tassisti lill-applikant biex jagħmel dan, pereżempju, billi tipprovdi informazzjoni dwar l-użu tar-reġistri pubbliċi tad-dokumenti." Barra minn hekk, l-Artikolu 11 tar-Regolament jipprevedi li "Biex id-drittijiet taċ-ċittadini skont dan ir-Regolament isiru effettivi, kull istituzzjoni għandha tipprovdi aċċess pubbliku għal reġistru tad-dokumenti."

L-Artikolu 11 tar-Regolament 1049/2001 jirreferi biss għal "istituzzjonijiet". Ma jirreferix għal partijiet oħra tal-Amministrazzjoni tal-UE. Madankollu, fid-Dikjarazzjoni Konġunta tagħhom ta’ Mejju 2001 [11], it-tliet istituzzjonijiet ewlenin – il-Parlament, il-Kunsill u l-Kummissjoni – adottaw il-politika u l-impenji li ġejjin (enfasi miżjuda):

"Il-Parlament Ewropew, il-Kunsill u l-Kummissjoni jaqblu li l-aġenziji u korpi simili maħluqa mil-leġislatur għandu jkollhom regoli dwar l-aċċess għad-dokumenti tagħhom li jikkonformaw ma' dawk ta' dan ir-Regolament. Għal dan il-għan, il-Parlament Ewropew u l-Kunsill jilqgħu l-intenzjoni tal-Kummissjoni li tipproponi, malajr kemm jista' jkun, emendi għall-atti li jistabbilixxu l-aġenziji u l-korpi eżistenti u li tinkludi dispożizzjonijiet fi proposti futuri dwar l-istabbiliment ta' tali aġenziji u korpi. Huma jimpenjaw ruħhom li jadottaw l-atti meħtieġa malajr.

2. Il-Parlament Ewropew, il-Kunsill u l-Kummissjoni jappellaw lill-istituzzjonijiet u l-korpi mhux koperti mill-paragrafu 1 biex jadottaw regoli interni dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti li jqisu l-prinċipji u l-limiti f'dan ir-Regolament."

Ir-regolamenti emendatorji adottati sussegwentement mit-tliet istituzzjonijiet ma indirizzawx speċifikament il-kwistjoni tar-reġistri pubbliċi għall-aġenziji, u l-Ombudsman mhuwiex konxju li t-tliet istituzzjonijiet eżaminaw il-punt sa fejn dan l-aspett tar-Regolament ġie implimentat mill-aġenziji.

Żjara qasira fis-siti web ta’ xi wħud mill-aġenziji tissuġġerixxi li l-obbligu li jinħolqu reġistri pubbliċi ġie nnotat kif xieraq – f’xi każijiet permezz ta’ dispożizzjonijiet korrispondenti fid-dispożizzjonijiet ta’ implimentazzjoni, u f’każijiet oħra permezz tal-inklużjoni f’dokumenti relatati ma’ politika ta’ trasparenza. Madankollu, id-disponibbiltà u/jew il-viżibbiltà tar-reġistri pubbliċi fl-aġenziji ma jidhrux li huma konsistenti jew definiti sew. L-istess jidher li japplika għal korpi oħra tal-UE li ma jaqgħux fil-kategorija “aġenziji tal-UE”.

Fid-dawl ta ' dan ta ' hawn fuq, l-Ombudsman ikun grat jekk il-Kummissjoni tkun tista ' tipprovdilu kwalunkwe informazzjoni li jista ' jkollha dwar l-eżistenza ta ' reġistri pubbliċi f ' "aġenziji u korpi simili maħluqa mil-leġiżlatur" .

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

Magħmul fi Strasburgu fit-12 ta' Lulju 2010

---

[1] Wara l-għeluq tal-Aġenzija fi tmiem l-2008, il-Kummissjoni Ewropea ħadet f'idejha l-fajls tal-Aġenzija.

[2] Il-paġna ewlenija tagħha – li ma għadhiex tintuża – ipprovdiet l-informazzjoni li ġejja (http://www.ear.europa.eu/agency/main/agency-a1b2.htm):

"L-Aġenzija Ewropea għar-Rikostruzzjoni hija rregolata minn erba' Regolamenti tal-Kunsill.

Ir-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 2666/2000 ta’ Diċembru 2000 stabbilixxa qafas legali għall-assistenza tal-KE għall-Albanija, il-Bosnja-Ħerzegovina, il-Kroazja, dik li kienet ir-Repubblika Federali tal-Jugoslavja, u dik li kienet ir-Repubblika Jugoslava tal-Maċedonja. Huwa l-hekk imsejjaħ Regolament CARDS (CARDS - Għajnuna Komunitarja għar-Rikostruzzjoni, l-Iżvilupp u l-Istabbilizzazzjoni). Dan kien ikkomplementat mir-Regolament tal-Kunsill (KE) 2667/2000 ta’ Diċembru 2000, li kkonferma speċifikament l-attivitajiet li għaddejjin tal-Aġenzija Ewropea għar-Rikostruzzjoni fil-ġestjoni tal-maġġoranza tal-attivitajiet taħt il-Programm CARDS fis-Serbja, il-Montenegro, il-Kosovo u dik li kienet ir-Repubblika Jugoslava tal-Maċedonja. Sussegwentement, il-KE 2667/2000 ġiet modifikata ftit b'żewġ Regolamenti oħra tal-Kunsill: Ir-Regolament tal-Kunsill (KE) 2415/2001 ta' Diċembru 2001 estenda l-mandat tal-Aġenzija biex tkopri dik li kienet ir-Repubblika Jugoslava tal-Maċedonja; filwaqt li r-Regolament tal-Kunsill (KE) 1646/2003 ta' Ġunju 2003 aġġorna diversi proċeduri ta' Aġenzija f'konformità ma' dawk tar-Regolament Finanzjarju l-ġdid li jirregola l-assistenza kollha tal-KE madwar id-dinja.

Minbarra dawn l-erba ' artikoli, ir-Regolament tal-Kunsill (KE) Nru 1646/2003 tat-18 ta ' Ġunju 2003 li jemenda r-Regolament (KE) Nru 2667/2000 dwar l-Aġenzija Ewropea għar-Rikostruzzjoni jintroduċi l-Artikolu 13a tar-Regolament tal-Aġenzija, li jistipula li r-Regolament 1049/2001 huwa applikabbli għad-dokumenti miżmuma mill-Aġenzija u li l-Aġenzija tistabbilixxi arranġamenti prattiċi għall-applikazzjoni tiegħu (ara r-Regoli ta ' Implimentazzjoni għall-aċċess għad-dokumenti tal-Aġenzija)."

[3] ĠU Edizzjoni Speċjali bil-Malti, Kapitolu 1, Vol. 3, p. 331.

[4] Skont il-prattika tas-soltu, il-proposta tal-Ombudsman Ewropew għal soluzzjoni amikevoli ma ġietx ippubblikata fuq l-internet.

[5] Ara r-rimarka ulterjuri tal-Ombudsman fil-każ 3697/2006/PB, ippubblikata fuq il-paġna ewlenija tal-Ombudsman: www.ombudsman.europa.eu

[6] Ara, pereżempju, il-Kawża T-264/04 [2007] WWF vs il-Kunsill Ġabra II-911, il-paragrafu 50.

[7] Ara l-Kawża T-36/04, API vs il-Kummissjoni Ġabra [2007] II-03201, il-paragrafu 54 (kawżi li jiċċitaw). In-natura ġenerali tal-motivazzjoni li fuqha huwa bbażat rifjut ta’ aċċess, kif ukoll il-qosor jew in-natura formulaka tiegħu, jistgħu jkunu indikattivi ta’ nuqqas ta’ twettiq ta’ eżami konkret biss meta jkun oġġettivament possibbli li jingħataw ir-raġunijiet li jiġġustifikaw ir-rifjut ta’ aċċess għal kull dokument, mingħajr ma jiġi żvelat il-kontenut tad-dokument jew aspett essenzjali tiegħu u b’hekk l-eċċezzjoni tiġi mċaħħda mill-iskop proprju tagħha. Ara l-Kawża T-36/04, iċċitata hawn fuq, il-paragrafu 67.

[8] Ara l-Kawżi T-110/03, T-150/03 u T-405/04 Sison vs il-Kunsill [2005] Ġabra II-429, il-paragrafu 59.

[9] Fil-fatt, l-EAR ma rreferiet għall-ebda ġurisprudenza la fir-risposti tagħha u lanqas fl-opinjoni tagħha f’dan il-każ.

[10] Il-kjarifiki tal-kwerelant issa fihom ukoll referenza għal ittra waħda li ntbagħtet lid-Delegazzjoni tal-Kummissjoni f'FYROM. Jidher, madankollu, li r-riċevitur prinċipali kellu jkun l-EAR. F’din l-inkjesta, li tikkonċerna l-EAR, l-Ombudsman ma jqisx li huwa xieraq, f’dan l-istadju, li jestendi l-inkjesta tiegħu dwar kwistjonijiet li jikkonċernaw dokumenti possibbilment riċevuti u miżmuma, fl-2002, minn delegazzjoni tal-Kummissjoni.

[11] ĠU 2001, L 173, p. 5: Dikjarazzjoni konġunta dwar ir-Regolament (KE) Nru 1049/2001 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill, tat-30 ta’ Mejju 2001, dwar l-aċċess pubbliku għad-dokumenti tal-Parlament Ewropew, tal-Kunsill u tal-Kummissjoni (ĠU Edizzjoni Speċjali bil-Malti, Kapitolu 1, Vol. 3, p. 331).