Il-fatti li wasslu għall-ilment

1. Il-każ preżenti jikkonċerna l-mod li bih id-Delegazzjoni tal-UE għall-Montenegro (id-"Delegazzjoni") ittrattat il-proċedura tal-offerti EuropeAid/129435/C/SUP/ME dwar "Appoġġ għad-Diġitalizzazzjoni tax-Xandir Pubbliku Montenegrin ". L-ilmentatur huwa kumpanija li pparteċipat mingħajr suċċess fil-proċedura tal-offerti.

2. Fl-14 ta’ Settembru 2010, id-Delegazzjoni ppubblikat avviż ta’ akkwist għal offerta miftuħa internazzjonali u stiednet lill-fornituri potenzjali interessati biex jissottomettu l-offerti tagħhom għal tagħmir għad-Diġitalizzazzjoni tas-sistema tax-Xandir tal-Montenegro [1].

3. Id-data ta’ skadenza għat-tressiq tal-offerti kienet il-15 ta’ Novembru 2010. Id-Delegazzjoni rċeviet total ta' 13-il offerta. Kemm l-ilmentatur kif ukoll il-kumpanija E ssottomettew offerta.

4. Permezz ta' ittra datata t-13 ta' Diċembru 2010, id-Delegazzjoni infurmat lill-kwerelant li l-offerta tiegħu ma kinitx ta' suċċess għar-raġunijiet li ġejjin: (i) l-ilmentatur ma ssodisfax wieħed mill-kriterji tal-għażla, (ii) ma pprovdiex ċerti dokumenti mitluba skont l-ispeċifikazzjonijiet tekniċi u mill-Awtorità Kontraenti, u (iii) l-offerta tiegħu ma kinitx konformi mal-ispeċifikazzjonijiet tekniċi minħabba li t-tagħmir offrut ma kienx jista’ jiġi aġġornat għall-istandard teknoloġiku meħtieġ. Barra minn hekk, id-Delegazzjoni infurmat lill-ilmentatur li l-proċedura tal-offerti ġiet ikkanċellata minħabba li l-ebda wieħed mill-offerenti ma kien kompletament konformi mar-rekwiżiti tal-offerti.

5. F'dokument separat mibgħut fl-istess jum, intitolat "Kanċellazzjoni ta' proċedura ta' sejħa għall-offerti ta' provvista", id-Delegazzjoni ddikjarat li l-proċedura ta' sejħa għall-offerti ġiet ikkanċellata u kkonfermat li l-ebda waħda mill-offerti riċevuti ma kienet kompletament konformi teknikament. Id-dokument iddikjara li kieku kellha titnieda proċedura ġdida ta’ sejħa għall-offerti għall-proġett inkwistjoni, jiġi ppubblikat avviż ta’ akkwist ġdid.

6. Fit-18 ta' April 2011, l-ilmentatur kiteb ittra lid-Delegazzjoni, li fiha rrefera għall-proċedura ta' sejħa għall-offerti kkanċellata EuropeAid/129435/C/SUP/ME u għall-informazzjoni li waslet mingħand id-Delegazzjoni. Hija talbet informazzjoni uffiċjali dwar liema stadju kienet laħqet il-proċedura tal-offerti. L-ilmentatur indika wkoll li kien ġie infurmat minn sorsi mhux uffiċjali li l-kuntratt kien ingħata lill-kumpanija E.

7. Fl-20 ta' April 2011, id-Delegazzjoni wieġbet li l-proċedura tal-offerti, li fiha kien ipparteċipa l-ilmentatur, kienet ġiet ikkanċellata u li l-ebda wieħed mill-offerenti ma ġie nnominat għall-għoti tal-kuntratt. Hija indikat li kienet intbagħtet informazzjoni dwar il-kpiepel lill-offerenti kollha u li din kienet ġiet ippubblikata fuq is-sit internet tal-EuropeAid. Id-Delegazzjoni rrifjutat li tikkummenta dwar id-dikjarazzjoni tal-ilmentatur dwar l-informazzjoni li kienet irċeviet minn sorsi mhux uffiċjali, iżda avżatha li tali informazzjoni ma kinitx korretta. Hija żiedet li l-annullament ta' proċedura ta' sejħa għal offerti kien jindika l-"finalizzazzjoni irreversibbli" tagħha. Barra minn hekk, huwa kkwota mill-Artikolu 2.4.13 tal-Gwida Prattika, li ddikjara li “l-Awtorità Kontraenti tista’, qabel ma jiġi ffirmat il-kuntratt, tabbanduna l-akkwist u tikkanċella l-proċedura tal-akkwist mingħajr ma l-kandidati jew l-offerenti jkunu intitolati li jitolbu xi kumpens.”

8. Fis-17 ta' Ġunju 2011, l-ilmentatur, irrappreżentat minn avukat, ressaq dan l-ilment quddiem l-Ombudsman Ewropew. Flimkien mal-ilment tiegħu, huwa hemeż ittra mid-Delegazzjoni datata s-27 ta' Mejju 2011, intitolata "Ordni ta' Bidu"u li tikkonċerna l-offerta EuropeAid/129435/C/SUP/ME. L-ittra kienet indirizzata lill-kumpanija E u kienet taqra: "skont l-Artikolu 18 tal-Kundizzjonijiet Speċjali tal-Kuntratt għandi l-pjaċir ninfurmak li d-data għall-bidu tal-attivitajiet li għandhom jitwettqu skont il-kuntratt imsemmi hawn fuq hija t-30 ta' Mejju 2011. Il-perjodu ta’ eżekuzzjoni tal-kuntratt se jkun ta’ 270 jum minn din id-data."

Fuq is-suġġett tal-investigazzjoni

9. L-Ombudsman fetħet inkjesta dwar l-allegazzjonijiet u l-affermazzjonijiet li ġejjin:

Allegazzjonijiet:

1) Id-Delegazzjoni aġixxiet b'mod preġudikat, inġustament, u kontra r-regoli tal-akkwist pubbliku billi tat il-kuntratt direttament lil wieħed mill-offerenti oriġinali minkejja li l-offerta rilevanti kienet ġiet ikkanċellata u l-ebda avviż ta' akkwist ġdid ma kien ġie ppubblikat.

2) Id-Delegazzjoni naqset milli tippubblika avviż ġdid ta' akkwist għall-proġett kopert mis-sejħa għall-offerti EuropeAid/129435/C/SUP/ME minkejja li kienet tat assigurazzjonijiet lill-ilmentatur biex jagħmel dan f'każ li kellha titnieda proċedura ġdida ta' sejħa għall-offerti.

Pretensjoni:

Id-Delegazzjoni għandha (i) tannulla d-deċiżjoni tagħha li tagħti l-kuntratt lill-kumpanija E, (ii) tannulla l-kuntratti li kienet ikkonkludiet mal-kumpanija E, (iii) tippubblika offerta ġdida u b’hekk tippermetti lill-offerenti interessati kollha jagħmlu offerti għall-kuntratt b’mod trasparenti u fuq termini ugwali.

L-inkjesta

10. Permezz ta' ittra datata l-21 ta' Lulju 2011, l-Ombudsman talab lill-Kummissjoni tippreżenta opinjoni dwar l-allegazzjonijiet u l-affermazzjonijiet magħmula mill-ilmentatur fir-rigward tal-proċedura tal-offerti.

11. Fl-1 ta' Diċembru 2011, il-Kummissjoni ppreżentat l-opinjoni tagħha, li ntbagħtet lill-avukat tal-ilmentatur għal osservazzjonijiet fit-13 ta' Diċembru 2011, bi stedina biex jipprovdi osservazzjonijiet. L-Ombudsman indika li jekk ma rċieva l-ebda osservazzjoni mill-ilmentatur, huwa seta' jibbaża d-deċiżjoni tiegħu fuq l-informazzjoni u d-dokumenti pprovduti mill-ilmentatur u mill-Kummissjoni sa dak il-mument. L-ilmentatur ma ssottometta l-ebda osservazzjoni.

L-analiżi u l-konklużjonijiet tal-Ombudsman

A. Allegazzjoni li d-Delegazzjoni aġixxiet b’mod preġudikat, inġustament, u kontra r-regoli dwar l-akkwist pubbliku billi tat il-kuntratt direttament lil wieħed mill-offerenti oriġinali, mingħajr ma pproċediet għal proċedura ġdida ta’ sejħa għall-offerti

Argumenti ppreżentati lill-Ombudsman

12. Fl-ilment tiegħu, l-ilmentatur argumenta li d-Delegazzjoni aġixxiet b’mod preġudikat, b’mod inġust, u kontra r-regoli tal-akkwist pubbliku billi tat il-kuntratt direttament lill-kumpanija E, wieħed mill-offerenti oriġinali, minkejja li l-offerta rilevanti kienet ġiet ikkanċellata u ma kien ġie ppubblikat l-ebda avviż ta’ akkwist ġdid. Fil-fehma tal-ilmentatur, kien ċar mill-avviż ta' kanċellazzjoni li l-offerta tal-kumpanija E kienet ukoll inadegwata.

13. Fl-opinjoni tagħha, il-Kummissjoni spjegat li, matul l-evalwazzjoni tat-13-il offerta kollha li rċeviet, il-kumitat ta’ evalwazzjoni stabbilixxa li l-ebda waħda mill-offerti ma kienet kompletament konformi mar-rekwiżiti ta’ eliġibbiltà, amministrattivi u tekniċi kollha kif speċifikat fl-avviż ta’ akkwist u fid-dossier tal-offerta.

14. Wara r-rakkomandazzjoni tal-kumitat ta’ evalwazzjoni, fl-14 ta’ Diċembru 2010, id-Delegazzjoni ddeċidiet li tikkanċella l-proċedura tal-offerti abbażi tal-punt 2.4.13 tal-Gwida Prattika għall-Proċeduri Kuntrattwali għall-azzjonijiet esterni tal-UE (“PRAG”), li jiddikjara li “tista’ sseħħ kanċellazzjoni meta l-proċedura tal-offerti ma tkunx irnexxiet, jiġifieri ma tkun waslet l-ebda offerta siewja mil-lat kwalitattiv jew finanzjarju jew ma jkun hemm l-ebda tweġiba valida”. Il-Kummissjoni informat lill-offerenti esklużi, jiġifieri lill-offerenti kollha, bir-riżultat tal-proċedura ta’ sejħa għal offerti fis-16 ta’ Diċembru 2010.

15. Il-Kummissjoni enfasizzat li, f’każ ta’ kanċellazzjoni ta’ proċedura miftuħa ta’ sejħa għall-offerti, l-Awtorità Kontraenti tista’ tagħżel li tuża proċedura nnegozjata jekk jiġu ssodisfati l-kundizzjonijiet rilevanti kollha. Fil-proċedura inkwistjoni, il-konformità mal-kriterji tal-għażla stabbiliti fl-avviż ta’ akkwist kienet tikkostitwixxi l-uniku kriterju għall-għażla tal-offerenti li għandhom jiġu mistiedna jipparteċipaw fil-proċedura nnegozjata.

16. Fit-18 ta' Jannar 2011, it-talba għal approvazzjoni minn qabel biex titnieda proċedura nnegozjata għal dan il-proġett ġiet approvata mill-Uffiċjal Awtorizzanti b'Sottodelegazzjoni, abbażi ta' proposta mill-Kap tad-Delegazzjoni. Il-proposta spjegat, minbarra l-isfond legali, il-ħtieġa urġenti li tinbeda proċedura nnegozjata - aktar milli titnieda mill-ġdid il-proċedura tal-offerti - minħabba li kienet l-unika proċedura li tippermetti l-implimentazzjoni tal-proġett sal-iskadenza għall-bidla diġitali, kif adottata mill-awtoritajiet nazzjonali tal-Montenegro.

17. Mit-13-il offerta, 4 biss kienu konformi mal-kriterji tal-għażla stabbiliti fl-avviż ta’ akkwist. Għalhekk, l-erba’ offerenti rispettivi ġew mistiedna jipparteċipaw fil-proċedura nnegozjata fis-26 ta’ Jannar 2011. Din il-proċedura kienet ibbażata fuq il-punt 2.4.13 tal-PRAG, li kien jipprevedi li "[f]ilwaqt li tikkanċella proċedura tal-offerti, l-Awtorità Kontraenti tista' tiddeċiedi li tiftaħ negozjati ma' offerent wieħed jew aktar li jkunu pparteċipaw fil-proċedura tal-offerti u jikkonformaw mal-kriterji tal-għażla, dment li t-termini oriġinali tal-kuntratt ma jkunux inbidlu b'mod sostanzjali"u l-punt 4.2.4.1(d) tal-PRAG [2]. Il-Kummissjoni żiedet li l-ilmentatur ma kienx mistieden jipparteċipa fil-proċedura nnegozjata, peress li kien naqas milli jissodisfa l-kriterji kollha tal-għażla mill-avviż ta’ akkwist għall-kapaċitajiet ekonomiċi u finanzjarji, u professjonali u tekniċi.

18. Il-Kummissjoni kompliet tgħid li, ladarba proċedura ta’ sejħa għall-offerti tiġi kkanċellata u l-offerenti li ma jintgħażlux jiġu infurmati bir-riżultat u r-raġunijiet speċifiċi għaliex ma jkunux intgħażlu, ir-regoli applikabbli ma jimponu l-ebda obbligu fuq l-Awtorità Kontraenti li tinformahom dwar il-proċedura nnegozjata sussegwenti f’każ li ma jissodisfawx il-kundizzjonijiet biex jiġu mistiedna jipparteċipaw fiha. Fir-rigward ta’ dawk l-offerenti li ma ntgħażlux, it-tħassir tal-offerta jimmarka t-tmiem tal-proċedura tal-offerti u, kif indikat fil-punt 2.4.13 tal-PRAG, l-offerenti li ma ntgħażlux ma għandhom dritt jitolbu l-ebda kumpens. Fi kliem ieħor, sa fejn l-Awtorità Kontraenti għażlet li ssegwi proċedura nnegozjata minflok ma tniedi mill-ġdid il-proċedura miftuħa internazzjonali tal-offerti, dawk l-offerenti biss li ssodisfaw il-kundizzjonijiet definiti fil-punti 2.4.13 u 4.2.4.1(d) tal-PRAG kellhom jiġu infurmati dwar il-proċedura nnegozjata.

19. Il-Kummissjoni enfasizzat li l-pubblikazzjoni ta’ avviżi ta’ akkwist mhijiex applikabbli għal proċeduri nnegozjati.

Il-valutazzjoni tal-Ombudsman

20. L-ilmentatur allega li d-Delegazzjoni aġixxiet b’mod preġudikat, b’mod inġust, u kontra r-regoli tal-akkwist pubbliku billi tat il-kuntratt direttament lill-kumpanija E, minkejja li l-offerta kienet ġiet ikkanċellata u ma kien ġie ppubblikat l-ebda avviż ta’ akkwist ġdid.

21. Abbażi tal-opinjoni u l-ispjegazzjonijiet ipprovduti mill-Kummissjoni, jirriżulta, l-ewwel nett, li l-għoti tal-kuntratt fil-proċedura ta’ sejħa għal offerti EuropeAid/129435/C/SUP/ME lill-kumpanija E ma kienx ir-riżultat ta’ għoti dirett iżda ta’ proċess ta’ għażla bbażat fuq proċedura nnegozjata li fiha erba’ offerenti biss, li ssodisfaw il-kriterji tal-għażla tal-avviż ta’ akkwist, ġew mistiedna jipparteċipaw. It-tieni nett, il-punt 2.4.13 tal-PRAG jipprevedi espressament il-possibbiltà għall-Awtorità Kontraenti, f’dan il-każ irrappreżentata mid-Delegazzjoni, li tikkanċella proċedura ta’ sejħa għall-offerti u li tkompliha fil-forma ta’ proċedura nnegozjata. Għalhekk, id-deċiżjoni tad-Delegazzjoni li tkompli l-proċedura ta' sejħa għall-offerti billi tniedi proċedura nnegozjata kellha bażi legali xierqa, minkejja li d-Delegazzjoni kienet infurmat lill-ilmentatur permezz ta' ittra datata t-13 ta' Diċembru 2010 dwar il-kanċellazzjoni tal-proċedura ta' sejħa għall-offerti. Jista’ jkun utli li jiżdied li l-ilmentatur ma ressaq l-ebda argument fl-ilment tiegħu jew meta ġie mistieden jissottometti osservazzjonijiet dwar l-opinjoni tal-Kummissjoni biex jissuġġerixxi li huwa ssodisfa l-kriterji tal-għażla u għalhekk kellu jiġi mistieden ukoll biex jipparteċipa fil-proċedura nnegozjata. It-tielet nett, mid-deċiżjoni tad-Delegazzjoni li tipproċedi għal proċedura nnegozjata mal-erba’ offerenti li ssodisfaw il-kriterji tal-għażla jirriżulta li ebda avviż ta’ kuntratt ġdid ma kellu jiġi ppubblikat.

22. Fid-dawl ta' dak li ntqal hawn fuq, l-Ombudsman tqis li l-pożizzjoni tal-Kummissjoni li l-proċedura tal-offerti la kienet preġudikata u lanqas inġusta, iżda f'konformità mar-regoli applikabbli dwar l-akkwist pubbliku, tidher raġonevoli.

B. Allegat nuqqas ta’ pubblikazzjoni ta’ avviż ta’ akkwist ġdid, għall-kuntrarju tal-assigurazzjonijiet mogħtija

Argumenti ppreżentati lill-Ombudsman

23. Skont l-ilmentatur, id-Delegazzjoni naqset milli tippubblika avviż ta' akkwist ġdid għall-proġett kopert mill-proċedura ta' sejħa għall-offerti EuropeAid/129435/C/SUP/ME, minkejja li kienet assigurat lill-ilmentatur li kienet se tagħmel dan f'każ li kellha titnieda proċedura ta' sejħa għall-offerti ġdida.

24. Il-Kummissjoni indikat li l-obbligu li jiġi ppubblikat avviż ta’ sejħa għall-offerti ma kienx japplika għal proċedura nnegozjata bħal dik mibdija fil-każ inkwistjoni.

Il-valutazzjoni tal-Ombudsman

25. L-ilmentatur irrefera għad-dokument intitolat “Kanċellazzjoni ta’ proċedura ta’ sejħa għall-offerti ta’ provvista”, li fih id-Delegazzjoni ddikjarat li l-proċedura ta’ sejħa għall-offerti ġiet ikkanċellata u li jekk titnieda proċedura ġdida ta’ sejħa għall-offerti għall-proġett inkwistjoni, jiġi ppubblikat avviż ta’ akkwist ġdid. Madankollu, kif diġà ddikjara l-Ombudsman, peress li d-Delegazzjoni għażlet li tkompli l-proċedura ta' sejħa għall-offerti EuropeAid/129435/C/SUP/ME permezz ta' proċedura nnegozjata, ma kien hemm l-ebda bażi legali għall-pubblikazzjoni ta' avviż ta' akkwist ġdid.

26. Konsegwentement, ma tista' tiġi stabbilita l-ebda amministrazzjoni ħażina fir-rigward tat-tieni allegazzjoni.

C. Fuq l-allegazzjoni tal-persuna li ressqet l-ilment

Il-valutazzjoni tal-Ombudsman

27. Id-dikjarazzjoni tal-ilmentatur hija marbuta mill-qrib maż-żewġ allegazzjonijiet eżaminati hawn fuq. Minħabba s-sejbiet tal-Ombudsman dwar l-allegazzjonijiet tal-ilmentatur, l-affermazzjoni tiegħu lanqas ma tista' tirnexxi.

D. Kwistjonijiet oħra

28. Minkejja s-sejba tiegħu li ma kien hemm l-ebda amministrazzjoni ħażina, l-Ombudsman madankollu jqis li d-Delegazzjoni setgħet tittratta l-korrispondenza mal-ilmentatur b'mod aktar trasparenti u futur. Fil-fatt, meta l-ilmentatur kiteb biex jistaqsi dwar l-istatus tal-proċedura tal-offerti, id-Delegazzjoni ma indirizzatx b’mod espliċitu l-kwistjoni mqajma mill-ilmentatur, jiġifieri, li kien sar jaf minn sorsi mhux uffiċjali li l-kuntratt kien ingħata lill-kumpanija E. Anki fuq is-suppożizzjoni li fid-data tat-tweġiba tad-Delegazzjoni għall-ittra ta’ hawn fuq, jiġifieri, l-20 ta’ April 2011, ma kienet għadha ttieħdet l-ebda deċiżjoni finali dwar l-għoti tal-kuntratt lill-kumpanija E, mhuwiex ċar għaliex id-Delegazzjoni ħasset li ma setgħetx tinforma lill-ilmentatur li kienet beħsiebha tagħti l-kuntratt permezz ta’ proċedura nnegozjata. Huwa saħansitra aktar diffiċli li wieħed jifhem għaliex id-Delegazzjoni minflok infurmat lill-ilmentatur li l-kanċellazzjoni tal-proċedura tal-offerti mmarkat il-"finalizzazzjoni irriversibbli"tagħha, li evidentement ma kienx il-każ.

29. Fl-istess ħin, l-Ombudsman tinnota li l-ilmentatur ma ssottometta l-ebda allegazzjoni jew dikjarazzjoni speċifika dwar il-mod li bih id-Delegazzjoni ttrattat il-korrispondenza tagħha. L-ilmentatur lanqas ma ssottometta xi osservazzjonijiet dwar l-opinjoni tal-Kummissjoni, minkejja li kien mistieden jagħmel dan.

30. Minkejja dan, l-Ombudsman jinnota li jista' jindirizza rimarki ulterjuri lill-istituzzjonijiet, il-korpi, l-uffiċċji u l-aġenziji tal-UE, meta jqis li dan jista' jikkontribwixxi għal titjib ġenerali fl-amministrazzjoni tagħhom għall-futur. Fil-fehma tal-Ombudsman, huwa xieraq li dan isir f'dan il-każ.

E. Konklużjonijiet

Fuq il-bażi tal-inkjesta tiegħu dwar dan l-ilment, l-Ombudsman jagħlaq il-każ bil-konklużjoni li ġejja u b'rimarka ulterjuri:

F’dan il-każ ma nstabet l-ebda amministrazzjoni ħażina.

L-ilmentatur u l-Kummissjoni se jiġu infurmati b’din id-deċiżjoni.

Kumment ieħor

F’każijiet, bħal dak preżenti, fejn, wara li tkun ikkanċellat proċedura ta’ sejħa għall-offerti, Delegazzjoni tal-UE tagħżel li tipproċedi għal proċedura nnegozjata ma’ xi wħud mill-offerenti inizjali, id-Delegazzjoni tingħata parir tajjeb li tikkunsidra li tinforma lill-offerenti li ma ntgħażlux b’mod miftuħ u proattiv dwar dak l-iżvilupp. Dan ikompli jsaħħaħ il-perċezzjoni tal-legalità u t-trasparenza tal-proċeduri tal-offerti implimentati mid-Delegazzjonijiet tal-UE.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Magħmul fi Strasburgu fis-17 ta' Mejju 2013

---

[1] Id-dokumentazzjoni tas-sejħa għall-offerti hija disponibbli fuq: http://www.delmne.ec.europa.eu/code/navigate.php?Id=411

"Kuntratti ta' provvista jistgħu jingħataw permezz ta' proċedura nnegozjata fuq il-bażi ta' offerta waħda jew aktar fil-każijiet li ġejjin:

[...]

fejn il-proċedura tal-offerti ma tkunx irnexxiet, jiġifieri fejn ma tkun waslet l-ebda offerta siewja mil-lat kwalitattiv u/jew finanzjarju. F’każijiet bħal dawn, wara li tikkanċella l-proċedura tal-offerti, l-Awtorità Kontraenti tista’ tinnegozja ma’ offerent wieħed jew aktar tal-għażla tagħha, minn fost dawk li ħadu sehem fil-proċedura tal-offerti, u li jikkonformaw mal-kriterji tal-għażla, dment li l-kundizzjonijiet inizjali tal-proċedura tal-offerti ma jinbidlux b’mod sostanzjali u l-prinċipju ta’ trattament ugwali jiġi osservat [...]”.