Il-fatti li wasslu għall-ilment

1. F’Ottubru 2023, l-ilmentatur ipparteċipa fi proċedura ta’ reklutaġġ organizzata mill-Aġenzija Ewropea għall-Gwardja tal-Fruntiera u tal-Kosta (Frontex) għall-persunal temporanju tal-korp permanenti tagħha.[1] Bħala parti mill-proċedura ta’ reklutaġġ, l-ilmentatur kellu jagħmel test eliminatorju online b’għażla multipla (“test MKQ”).

2. F’Diċembru 2023, il-Frontex infurmat lill-ilmentatur li kien falla t-test MCQ. L-ilmentatur kiseb punteġġ ta’ 15/30 (50 %) fit-test globali iżda naqas fit-taqsima IV tal-MCQ (Ħiliet fl-IT), fejn kien kiseb punteġġ ta’ 1/6 (16,6 %), filwaqt li l-limitu biex jgħaddi mill-MCQ ġie stabbilit għal 50 % fit-test ġenerali u 50 % f’kull waħda mit-taqsimiet separati tiegħu.

3. L-ilmentatur imbagħad indika lill-Frontex li fl-ebda punt fil-proċedura ta’ reklutaġġ ma kien hemm ir-rekwiżit imsemmi hawn fuq (punteġġ minimu ta’ 50 % f’kull taqsima tat-test) kondiviż miegħu. Huwa talab il-punteġġ tiegħu f'kull taqsima tat-test.

4. Il-Frontex infurmat lill-ilmentatur li huwa kien qabeż il-limitu fi tlieta mill-erba’ taqsimiet tat-test (u kien kiseb punteġġ ta’ 50 % fit-test ġenerali). Il-Frontex żiedet li l-limiti kienu ġew stabbiliti mill-kumitat tal-għażla [2] fl-istadji bikrija tal-proċedura ta' reklutaġġ.

5. F’Jannar 2024, l-ilmentatur għamel ilment amministrattiv lill-Frontex skont l-Artikolu 90(2) tar-Regolamenti tal-Persunal tal-UE [3]. Primarjament huwa sostna [4] li l-esklużjoni tiegħu mill-proċedura ta’ reklutaġġ kienet inġusta minħabba li l-avviż ta’ reklutaġġ ma kienx jistabbilixxi li r-rekwiżit li wieħed jgħaddi mit-test MCQ kien jinvolvi punteġġ ta’ 50 % f’kull taqsima separata; u lanqas ma kien hemm komunikazzjonijiet oħra mill-Frontex qabel it-test MCQ. L-ilmentatur argumenta li, peress li kien kiseb il-punteġġ globali minimu meħtieġ fit-test u kien irnexxielu wkoll fit-test online tal-lingwa Ingliża [5], id-deċiżjoni tal-Frontex li teskludih minn parteċipazzjoni ulterjuri fil-proċedura ta’ reklutaġġ kienet tikkostitwixxi amministrazzjoni ħażina.

6. F’Mejju 2024, il-Frontex wieġbet li, skont ġurisprudenza stabbilita [6], il-livell limitu biex wieħed jiġi kkunsidrat għall-passi li jmiss tal-proċedura ma għandux għalfejn jiġi stabbilit minn qabel u stabbilit fl-avviż ta’ reklutaġġ. Tali limitu ma jagħmilx parti mill-kundizzjonijiet ta’ eliġibbiltà għall-pożizzjoni, u lanqas ma jagħmel parti mill-preżentazzjoni tal-istadji differenti tal-proċedura ta’ reklutaġġ li ġew deskritti b’mod suffiċjenti fl-avviż ta’ reklutaġġ.

7. Il-Frontex żiedet li l-istabbiliment tal-limitu biex wieħed jgħaddi minn test jaqa’ taħt id-diskrezzjoni wiesgħa tal-kumitat tal-għażla. Dan jagħmilha possibbli wkoll li jiġu ttrattati b’mod effettiv il-proċeduri ta’ reklutaġġ li attiraw għadd kbir ta’ applikazzjonijiet, peress li jgħin biex jiġi limitat in-numru ta’ kandidati ammessi għall-istadju finali tal-proċedura ta’ reklutaġġ.

8. Il-Frontex ikkonfermat id-deċiżjoni tagħha li teskludi lill-ilmentatur minn parteċipazzjoni ulterjuri fil-proċedura ta’ reklutaġġ.

9.  Peress li ma kienx sodisfatt bit-tweġiba tal-Frontex, l-ilmentatur irrikorra għand l-Ombudsman f’Ġunju 2024.

L-inkjesta

10. L-Ombudsman fetħet inkjesta dwar l-ilment biex tfittex kjarifiki dwar it-test MCQ u, b’mod partikolari, ir-rekwiżit ta’ punteġġ minimu ta’ 50 % f’kull waħda mit-taqsimiet separati tiegħu.

11. Matul  l-inkjesta, l-Ombudsman irċeviet it-tweġiba tal-Frontex għal ċerti mistoqsijiet. It-tim ta' inkjesta tal-Ombudsman spezzjona wkoll il-fajl tal-Frontex dwar dan il-każ. Wara t-tweġiba tal-Frontex għall-ewwel sett ta’ mistoqsijiet u l-ispezzjoni tal-ewwel sett ta’ dokumenti, it-tim ta’ inkjesta tal-Ombudsman staqsa mistoqsijiet addizzjonali lill-Frontex u spezzjona dokumenti addizzjonali [7].

Argumenti ppreżentati lill-Ombudsman

12. L-ilmentatur tenna l-argumenti li kien ressaq fl-ilment amministrattiv tiegħu lill-Frontex.[8] Huwa sostna li l-Frontex introduċiet b'mod arbitrarju rekwiżit importanti addizzjonali (limitu għal kull waħda mit-taqsimiet separati tat-test MCQ) li qatt ma ġie kkomunikat lill-kandidati. L-ilmentatur qies lilu nnifsu eskluż b’mod inġust mill-proċedura ta’ reklutaġġ, peress li kien laħaq il-limitu ġenerali għat-test MCQ. Huwa sostna li għandu jiġi ammess għall-pass li jmiss tal-proċedura ta’ reklutaġġ.

13. L-ilmentatur żied li ma kienx hemm bżonn li jiġi introdott tali kriterju diskriminatorju biex jitnaqqas in-numru ta’ kandidati: il-proċedura ta’ reklutaġġ kienet tinkludi diversi stadji sussegwenti li xorta waħda jispiċċaw inaqqsu b’mod sinifikanti n-numru ta’ kandidati. L-ilmentatur ried ikun jaf kif ittieħdet id-deċiżjoni li jiġi introdott dan ir-rekwiżit.

14. Il-Frontex iddikjarat li l-kumitat tal-għażla kien iddiskuta l-limiti (50 % fit-test ġenerali tal-MCQ u 50 % f’kull waħda mit-taqsimiet separati tiegħu) f’laqgħa fit-28 ta’ Settembru 2023. Id-deċiżjoni rispettiva ġiet irreġistrata fil-minuti ta’ dik il-laqgħa, li ġew ivvalidati mingħajr ebda oġġezzjoni l-għada.

15. Frontex żiedet li, skont il-ġurisprudenza tal-UE [9], fejn avviż ta' reklutaġġ jiddeskrivi fid-dettall kemm il-profil tal-pożizzjoni vakanti, il-kriterji essenzjali u vantaġġużi għall-mili ta' dik il-pożizzjoni, kif ukoll id-diversi stadji tal-proċedura ta' reklutaġġ, iżda ma jiddefinixxix il-metodu għall-valutazzjoni tat-testijiet, dan ifisser li, fil-qafas legali stabbilit mill-avviż ta' reklutaġġ, l-awtorità tal-ħatra kellha l-intenzjoni li tippermetti lill-kumitat tal-għażla xi diskrezzjoni. Fl-eżerċizzju ta’ din id-diskrezzjoni, il-kumitat tal-għażla stabbilixxa, b’mod oġġettiv, qabel il-valutazzjoni tal-applikazzjonijiet riċevuti, il-limitu għal kull taqsima tat-test MCQ.

Il-valutazzjoni tal-Ombudsman

16. L-Ombudsman tinnota li l-avviż ta’ reklutaġġ ma pprovda l-ebda informazzjoni dwar l-istruttura u l-immarkar tat-test MCQ, bħal dak li jkun meħtieġ biex it-test “jgħaddi”. L-istess jgħodd għall-istruzzjonijiet mogħtija lill-kandidati qabel it-test, kif ukoll għall-istedina individwali għat-test, li t-tnejn li huma kien fihom informazzjoni biss dwar l-aspetti tekniċi tat-test.

17. Skont il-ġurisprudenza tal-UE, kumitat tal-għażla għandu diskrezzjoni wiesgħa biex jiddeċiedi r-regoli u l-kundizzjonijiet li taħthom tiġi organizzata proċedura ta' reklutaġġ.[10] Dawn il-kundizzjonijiet għandhom, b'mod ġenerali, jiġu stabbiliti b'mod ċar fl-avviż ta' reklutaġġ.

18. B’mod partikolari, skont il-ġurisprudenza tal-Unjoni, il-funzjoni tal-avviż ta’ reklutaġġ hija, minn naħa, li jagħti l-iktar informazzjoni preċiża possibbli dwar in-natura tal-kundizzjonijiet ta’ eliġibbiltà għall-pożizzjoni li għandha timtela u, min-naħa l-oħra, li jistabbilixxi l-kuntest ġuridiku li fih ser titwettaq l-evalwazzjoni komparattiva tal-merti tal-kandidati. Dan tal-aħħar jimplika li għandhom jiġu stabbiliti rekwiżiti preċiżi biżżejjed biex jippermettu dak il-paragun u biex jiġġustifikaw l-għażliet magħmula.[11] Il-limitu (“pass mark”) biex jiġi kkunsidrat għall-passi li jmiss ta’ proċedura ta’ reklutaġġ ma għandux għalfejn jiġi stabbilit minn qabel u stabbilit fl-avviż ta’ reklutaġġ. Għall-kuntrarju, dan jaqa' taħt id-diskrezzjoni wiesgħa tal-kumitat tal-għażla, li tippermetti, fost affarijiet oħra, fil-każ ta' numru kbir ta' applikazzjonijiet, li jiġi limitat in-numru ta' kandidati ammessi għall-istadju li jmiss tal-proċedura [12].

19. L-Ombudsman għalhekk iqis li, f’dan il-każ, l-avviż ta’ reklutaġġ ma kellux għalfejn jistabbilixxi l-limitu biex wieħed jirnexxi fit-test MCQ. Pjuttost, il-kumitat tal-għażla kellu d-diskrezzjoni li jagħmel dan fi stadju aktar tard.

20. Madankollu, l-Ombudsman jinnota li d-diskrezzjoni ta' kumitat tal-għażla f'każijiet bħal dawn mhijiex illimitata. Huwa essenzjali li l-kumitat tal-għażla jistabbilixxi kwalunkwe limitu qabel ma jkollu xi għarfien tal-prestazzjoni individwali tal-kandidati. Dan biex tiġi żgurata proċedura ta’ reklutaġġ ġusta u oġġettiva u biex jitneħħa kwalunkwe tħassib li l-proċedura tfasslet biex tiffavorixxi jew tiżvantaġġa ċerti kandidati.

21. Kif imsemmi hawn fuq [13], il-Frontex iddikjarat li l-kumitat tal-għażla kien stabbilixxa l-limiti għat-test tal-MCQ fid-29 ta’ Settembru 2023. Dan kien qabel ma sar it-test tal-MCQ fl-10 ta’ Ottubru 2023.

22. L-ispezzjoni tad-dokumenti kkonfermat li l-kumitat tal-għażla kien tabilħaqq iddeċieda dwar ir-rekwiżit ta’ punteġġ minimu ta’ 50 % f’kull waħda mit-taqsimiet separati tat-test MCQ qabel ma sar it-test. Dan ifisser li, fiż-żmien meta l-kumitat tal-għażla ddeċieda dwar il-marka minima meħtieġa, huwa ma setax ikun jaf liema mill-kandidati kienu se jissodisfaw dak ir-rekwiżit. Bħala tali, l-Ombudsman ma ssib l-ebda amministrazzjoni ħażina fil-mod kif il-Frontex stabbiliet il-limitu għat-test MCQ.

23. Minkejja dan, l-Ombudsman jinnota li, filwaqt li l-kumitat tal-għażla ddeċieda dwar il-limiti wara li ġie ppubblikat l-avviż ta’ reklutaġġ, dan għamel dan ferm qabel it-test MCQ. B’mod partikolari, kif imsemmi hawn fuq, il-kumitat tal-għażla stabbilixxa dawn il-limiti fid-29 ta’ Settembru 2023 u t-test sar fl-10 ta’ Ottubru 2023. Dan ifisser li l-Frontex kellha biżżejjed żmien biex tinforma lill-kandidati minn qabel dwar ir-rekwiżiti biex jgħaddu mit-test MCQ.

24. Għalkemm mhux rekwiżit legali, li jinforma lill-kandidati minn qabel li se tkun meħtieġa marka minima partikolari għal kull taqsima, itejjeb it-trasparenza, u jippermetti lill-kandidati jkunu jafu minn qabel liema livell ta’ prestazzjoni kien meħtieġ f’kull qasam u jifhmu kif ġie ddeterminat is-suċċess jew il-falliment fit-test MCQ. Dan jippermettilhom ukoll iħejju aħjar l-istrateġija tagħhom matul it-test (pereżempju, kif jallokaw il-ħin u l-isforz fid-diversi taqsimiet tat-test MCQ). L-Ombudsman għalhekk se jagħmel suġġeriment għal titjib lill-Frontex f’dak ir-rigward.

25.  L-Ombudsman tinnota wkoll li l-ispezzjoni tal-fajl tal-Frontex uriet li l-mod kif il-Frontex żammet rekords tal-ħidma tal-kumitat tal-għażla f’din il-proċedura ta’ reklutaġġ kien problematiku. B’mod partikolari, il-minuti tal-laqgħat tal-kumitat tal-għażla nżammu fil-forma ta’ slajds bil-PowerPoint deck, li spiss ma kellhomx il-grad xieraq ta’ ċarezza, preċiżjoni u kompletezza.

26. L-Ombudsman tfakkar li l-iskop ewlieni taż-żamma ta' rekords fil-proċeduri ta' reklutaġġ huwa li jiġi pprovdut rekord ċar tal-proċess segwit u d-deċiżjonijiet meħuda mill-kumitat tal-għażla. Dan iservi għal finijiet ta’ trasparenza u responsabbiltà, peress li jippermetti lill-kumitat tal-għażla jiġġustifika l-ħidma tiegħu u jiddefendi l-eżitu tal-proċedura ta’ reklutaġġ jekk jiġi interrogat jew ikkontestat aktar tard.

27. L-Ombudsman tinnota li ż-żamma tar-rekords tal-Frontex f'dan il-każ ma kinitx tali li tippermetti lil korp estern ta' rieżami - bħall-Ombudsman - jikseb faċilment stampa ċara tal-ħidma mill-kumitat tal-għażla. Dan għamel l-ispezzjoni tal-fajl diffiċli u tawwal it-tul tal-inkjesta tal-Ombudsman. Barra minn hekk, għalkemm il-Frontex intalbet, fil-ftuħ tal-inkjesta, tipprovdi għall-ispezzjoni d-dokumenti kollha relatati mal-ħidma tal-kumitat tal-għażla fir-rigward tat-test MCQ, id-dokumenti rilevanti ġew ipprovduti b’mod mifrux u biss wara talbiet u dewmien ulterjuri.

28. Din mhijiex l-ewwel darba li tqum il-kwistjoni ta’ kif il-Frontex iżżomm rekords tal-ħidma interna tal-kumitati tal-għażla fil-proċeduri ta’ reklutaġġ tagħha. Fil-kuntest ta’ inkjesta preċedenti kontra l-Frontex dwar żewġ proċeduri ta’ reklutaġġ, l-Ombudsman kien identifika nuqqasijiet fiż-żamma tar-rekords f’oqsma oħra tal-ħidma tal-kumitat tal-għażla [14] u kien għamel suġġeriment rilevanti, filwaqt li enfasizza li “ż-żamma ta’ rekords adegwati hija importanti għat-trasparenza u tiffaċilita wkoll il-ħidma ta’ kwalunkwe korp ta’ rieżami estern li jista’ jkun sussegwentement involut (l-Ombudsman jew il-Qrati tal-UE)” [15].

29. Filwaqt li tirrikonoxxi t-titjib li sar mill-Frontex fil-mod kif timmaniġġja l-proċeduri ta' reklutaġġ tagħha matul l-aħħar snin, l-Ombudsman tqis li dan il-każ juri li, fir-rigward taż-żamma tar-rekords, għad hemm lok għal titjib. Fil-futur, il-Frontex għandha tiżgura li l-kumitati tal-għażla fil-proċeduri ta’ reklutaġġ tal-persunal tagħha jirreġistraw il-ħidma interna tagħhom b’mod ċar u aċċessibbli biżżejjed, biex kwalunkwe korp ta’ rieżami estern ikun jista’ jislet konklużjonijiet dwar aspetti ewlenin tal-proċess tal-għażla faċilment u fil-pront. Għalhekk, l-Ombudsman se tagħmel lill-Frontex suġġeriment rilevanti għal titjib.

Konklużjoni

Abbażi tal-inkjesta, l-Ombudsman tagħlaq dan il-każ bil-konklużjoni li ġejja:

Ma kien hemm l-ebda amministrazzjoni ħażina fil-mod kif il-Frontex stabbiliet il-limiti għat-test eliminatorju online b’għażla multipla.

Suġġerimenti għal titjib

1. Fejn possibbli, il-Frontex għandha tikkunsidra li tinforma lill-kandidati fil-proċeduri ta’ reklutaġġ tagħha dwar il-limitu/i għal kwalunkwe test eliminatorju qabel l-ittestjar, biex ittejjeb it-trasparenza u tippermetti lill-kandidati jħejju aħjar għat-test.

2. Il-Frontex għandha tiżgura li l-kumitati tal-għażla fil-proċeduri ta’ reklutaġġ tal-persunal tagħha jirreġistraw il-ħidma interna tagħhom b’mod ċar u aċċessibbli biżżejjed, biex kwalunkwe korp ta’ rieżami estern ikun jista’ jislet konklużjonijiet dwar aspetti ewlenin tal-proċess tal-għażla faċilment u fil-pront.

Il-Frontex għandha tinforma lill-Ombudsman fi żmien tliet xhur minn din id-deċiżjoni dwar il-miżuri li tkun daħħlet fis-seħħ b’reazzjoni għal dawn is-suġġerimenti.

L-ilmentatur u l-Frontex se jiġu infurmati b’din id-deċiżjoni.

 

Teresa Anjinho

L-Ombudsman Ewropew

Strasburgu, 24/02/2026

 

 

[1] Avviż ta’ reklutaġġ RCT-2023-00021, disponibbli fuq: https://microsite.frontex.europa.eu/en/recruitments/RCT-2023-00021

[2] Kull proċedura tal-għażla għandha bord tal-għażla jew kumitat tal-għażla, li huwa responsabbli għall-għażla tal-kandidati f’kull stadju, abbażi ta’ kriterji determinati minn qabel, u għat-tfassil tal-lista finali tal-kandidati magħżula.

[3] Ir-Regolament Nru 31 (KEE), 11 (KEEA), li jistabbilixxi r-Regolamenti tal-Persunal għall-Uffiċjali u l-Kondizzjonijiet tal-Impjieg applikabbli għall-Aġenti l-Oħra tal-Komunità Ekonomika Ewropea u l-Komunità Ewropea tal-Enerġija Atomika, disponibbli fuq: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A01962R0031-20260101

[4] L-ilmentatur qajjem ukoll kwistjonijiet oħra, li, madankollu, ma jiffurmawx parti mill-inkjesta tal-Ombudsman f’dan il-każ.

[5] Dan it-test tal-lingwa Ingliża, li l-ilmentatur ħa l-jum wara t-test MCQ, kien ukoll parti mill-proċedura ta’ reklutaġġ.

[6] Il-Frontex irreferiet għas-sentenza tal-Qorti Ġenerali tat-8 ta’ Mejju 2019, T-99/18, Stamatopoulos vs ENISA.

^[7] It-tħassib imqajjem mill-ilment f’dan il-każ tqajjem ukoll mal-Ombudsman minn kandidat ieħor fl-istess proċedura ta’ reklutaġġ fil-kuntest ta’ każ ieħor (232/2024/KT). Matul l-investigazzjoni f’dak il-każ, l-Ombudsman kien talab lill-Frontex tipprovdi tweġiba dettaljata bil-miktub għal ċerti mistoqsijiet, kif ukoll xi dokumenti interni għall-ispezzjoni. Filwaqt li l-Ombudsman fl-aħħar mill-aħħar għalaq l-inkjesta dwar dak il-każ minħabba li l-ilmentatur sussegwentement irtira l-ilment tiegħu, il-Frontex ġiet infurmata li kwalunkwe informazzjoni u dokumenti li kienet ipprovdiet fil-kuntest tal-każ 232/2024/KT se jitqiesu u jiġu vvalutati fil-kuntest ta’ dan il-każ. Għalhekk, l-investigazzjoni tal-Ombudsman f’dan il-każ tqis ukoll id-dokumenti riċevuti fil-kuntest tal-każ magħluq 232/2024/KT u, b’mod partikolari, it-tweġiba tal-Frontex lill-Ombudsman fil-kuntest ta’ dak il-każ. 

[8] Ara l-paragrafu 5 hawn fuq.

[9] Il-Frontex irreferiet għas-sentenza tat-Tribunal għas-Servizz Pubbliku tal-11 ta’ Diċembru 2012, Trentea vs FRA, F-112/10, u għas-sentenza tal-Qorti Ġenerali tal-1 ta’ Ġunju 2022, OG vs EDA, T-632/20.

[10] Sentenza tat-Tribunal għas-Servizz Pubbliku tal-24 ta’ April 2013, CB vs Il-Kummissjoni, F-73/11, punt 81, disponibbli fuq https://infocuria.curia.europa.eu/tabs/document/F/2011/F-0073-11-00000000RF-01-P-01/ARRET/136722-EN-1-html

[11] Is-sentenza tal-Qorti Ġenerali tat-8 ta' Mejju 2019, T-99/18, Stamatopoulos vs ENISA, il-paragrafu 48, disponibbli fuq https://infocuria.curia.europa.eu/tabs/document/T/2018/T-0099-18-00000000RF-01-P-01/ARRET_NP/213849-EN-1-html

[12] Sentenza fil-kawża T-99/18, imsemmija hawn fuq, il-paragrafu 49.

[13] Ara l-paragrafu 14.

[14] Ara d-deċiżjoni tal-għeluq tal-Ombudsman fil-każ 174/2021/KT, disponibbli fuq: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/163564

[15] Il-paragrafu 26 tad-deċiżjoni tal-Ombudsman imsemmija hawn fuq.