Il-każ kien jikkonċerna proċedura ta’ reklutaġġ organizzata mill-Aġenzija Ewropea għall-Gwardja tal-Fruntiera u tal-Kosta (Frontex) għal persunal temporanju tal-korp permanenti tagħha. L-ilmentatur, kandidat f’din il-proċedura, kien kiseb il-punteġġ globali minimu meħtieġ għal test eliminatorju b’għażla multipla (“test MKQ”). Madankollu, Frontex eskludietu minn parteċipazzjoni ulterjuri fil-proċedura ta’ reklutaġġ minħabba li ma kienx kiseb il-punteġġ minimu f’kull waħda mit-taqsimiet separati tat-test MCQ. L-ilmentatur sostna li l-esklużjoni tiegħu mill-proċedura ta’ reklutaġġ kienet inġusta minħabba li dan ir-rekwiżit, li huwa qies arbitrarju, ma kienx ġie kkomunikat lill-kandidati qabel it-test MCQ.

L-Ombudsman qieset li l-Frontex kellha d-diskrezzjoni li tistabbilixxi l-limiti għat-test MCQ fi stadju aktar tard tal-proċedura ta’ reklutaġġ, dment li għamlet dan qabel ma kienet taf il-prestazzjonijiet individwali tal-kandidati. Peress li l-Frontex kienet stabbiliet il-limiti qabel ma sar it-test, l-Ombudsman sabet li ma kien hemm l-ebda amministrazzjoni ħażina.

Madankollu, l-Ombudsman issuġġeriet li, fejn possibbli, il-Frontex tikkunsidra li tinforma lill-kandidati fil-proċeduri ta’ reklutaġġ tagħha dwar il-limiti għal kwalunkwe test eliminatorju qabel l-ittestjar, biex ittejjeb it-trasparenza u tippermetti lill-kandidati jħejju aħjar għat-test.

L-Ombudsman identifikat ukoll nuqqasijiet fil-mod kif il-Frontex żammet rekords tal-ħidma interna li saret mill-kumitat tal-għażla. L-Ombudsman għalhekk issuġġeriet li, għal raġunijiet ta’ trasparenza u responsabbiltà, il-Frontex ittejjeb l-istandards ta’ ċarezza u aċċessibbiltà għal tali rekords.

 

Il-każijiet kienu jikkonċernaw id-deċiżjoni tal-Frontex li ma tirrimborżax lill-ilmentaturi, li kienu kandidati fi proċedura ta’ reklutaġġ tal-Frontex għall-membri tal-“korp permanenti” tagħha, għall-ispejjeż tal-ivvjaġġar u tas-sussistenza wara li vvjaġġaw lejn Varsavja, il-Polonja, għall-fini ta’ testijiet tal-għawm u eżamijiet mediċi. Ir-regoli tal-Frontex dwar ir-reklutaġġ jipprevedu li l-ispejjeż relatati mal-eżami mediku finali jiġu rimborżati biss jekk kandidat sussegwentement jieħu l-pożizzjoni tiegħu fil-Frontex, filwaqt li l-ilmentaturi ma għamlux dan.

L-Ombudsman sabet li, skont ir-regoli fis-seħħ tal-Frontex, filwaqt li l-Frontex ikkombinat it-testijiet tal-għawm mal-eżami mediku minħabba l-pressjoni fuq il-proċeduri ta’ reklutaġġ tagħha, hija kellha tagħmel evalwazzjoni separata tal-ispejjeż relatati mat-testijiet tal-għawm.

L-Ombudsman għamlet proposta għal soluzzjoni li l-Frontex għandha tikkunsidra mill-ġdid id-deċiżjoni tagħha li ma tirrimborżax lill-ilmentaturi għall-ispejjeż kollha tal-ivvjaġġar u tas-sussistenza u għandha tikkunsidra li tirrimborżahom spejjeż inevitabbli relatati mat-testijiet tal-għawm li jkunu għaddew minnhom. Il-Frontex qablet li tikkontribwixxi fil-forma ta’ allowance għas-sussistenza għan-numru ta’ jiem żejda li l-ilmentaturi baqgħu f’Varsavja sabiex jagħmlu t-testijiet tal-għawm.

L-Ombudsman għalqet l-inkjesta bis-sejba li l-Frontex kienet aċċettat il-proposta għal soluzzjoni.

 

Il-każ kien jikkonċerna kif iċ-Ċentru tat-Traduzzjoni għall-Korpi tal-Unjoni Ewropea (“iċ-Ċentru tat-Traduzzjoni”) ivvaluta offerta fil-qasam tas-servizzi tat-traduzzjoni u tal-editjar. B’mod partikolari, l-ilmentatur kien imħasseb dwar l-interpretazzjoni taċ-Ċentru tat-Traduzzjoni tal-kriterji tal-għażla u tal-għoti u kif evalwa l-kriterji tal-għoti, kif ukoll dwar id-deċiżjoni taċ-Ċentru tat-Traduzzjoni li jirrinunzja pass proċedurali tal-“ispeċifikazzjonijiet tal-offerta” (ir-regoli li japplikaw għall-proċedura ta’ akkwist).

L-Ombudsman sabet li ċ-Ċentru tat-Traduzzjoni naqas milli jiddefinixxi u jiddistingwi b’mod ċar bejn il-kriterji tal-għażla u tal-għoti fl-ispeċifikazzjonijiet tal-offerta. Dan ikkostitwixxa amministrazzjoni ħażina. Madankollu, peress li ċ-Ċentru tat-Traduzzjoni fl-aħħar mill-aħħar ma ta l-ebda kuntratt għas-servizzi tat-traduzzjoni inkwistjoni fl-ilment, l-Ombudsman qies li l-ebda skop utli ma kien se jiġi moqdi billi jagħmel rakkomandazzjoni.

Madankollu, l-Ombudsman għamlet suġġeriment għal titjib li, f’sejħiet futuri, iċ-Ċentru tat-Traduzzjoni għandu jiddistingwi b’mod ċar bejn il-kriterji tal-għażla u tal-għoti fl-ispeċifikazzjonijiet tal-offerta sabiex jikkonforma mar-Regolament Finanzjarju tal-UE. F’dan ir-rigward, jenħtieġ li ċ-Ċentru tat-Traduzzjoni jipprovdi wkoll struzzjonijiet ċari dwar it-tip ta’ evidenza li għandha tiġi pprovduta kemm għall-kriterji tal-għażla kif ukoll għall-kriterji tal-għoti. L-Ombudsman iddikjarat ukoll li se timmonitorja sejħiet futuri għall-offerti, u tikkunsidra li terġa’ tinvestiga l-kwistjoni, jekk ikun hemm bżonn.

L-Ombudsman irrimarka wkoll li hija prattika amministrattiva tajba li jiġi żgurat li l-offerenti jkunu konxji minn kwalunkwe deċiżjoni li jirrinunzjaw għall-passi proċedurali stabbiliti fl-ispeċifikazzjonijiet tal-offerta, u li kien ta’ dispjaċir li ċ-Ċentru tat-Traduzzjoni ma għamilx dan. In-nuqqas li l-offerenti jiġu infurmati dwar ir-rinunzja ta’ pass proċedurali kien jikkostitwixxi wkoll amministrazzjoni ħażina. Barra minn hekk, l-Ombudsman qieset li r-rinunzja għall-pass proċedurali tmur kontra r-regoli applikabbli. Hija għamlet suġġeriment korrispondenti għal titjib f'dan ir-rigward.

Il-każ kien jikkonċerna studju prodott minn organizzazzjoni ta’ riċerka taħt kuntratt mad-Delegazzjoni tal-UE fil-Guinea-Bissau. L-organizzazzjoni qajmet tħassib dwar il-kundizzjonijiet relatati mal-pubblikazzjoni tal-istudju, b’mod partikolari li dan għandu jitqassam mingħajr ħlas. L-organizzazzjoni qieset li din il-kundizzjoni effettivament tipprevjeni l-pubblikazzjoni tal-istudju bħala ktieb akkademiku, peress li l-pubblikaturi akkademiċi huma entitajiet kummerċjali li jagħmlu profitt fuq il-kotba li jippubblikaw.

L-inkjesta wriet li l-istudju kien ġie kkummissjonat taħt “kuntratt ta’ servizz”, li bħala parti minnu l-Kummissjoni Ewropea - li hija responsabbli għall-baġit ġenerali inkwistjoni - kisbet is-sjieda tal-istudju. Bħala tali, l-istudju tqies bħala “ġid pubbliku”, u l-Kummissjoni kienet korretta meta insistiet li jkun disponibbli għall-pubbliku mingħajr ħlas.

L-Ombudsman qieset li kien raġonevoli li l-Kummissjoni tinsisti li l-istudju jitqassam mingħajr ħlas, peress li ġie prodott bl-użu ta' fondi tal-UE u għalhekk ma għandux jiġi kkummerċjalizzat. Madankollu, l-Ombudsman sabet li huwa ta' dispjaċir li l-Kummissjoni kienet speċifikat b'mod ċar il-kundizzjonijiet rigward il-pubblikazzjoni biss wara li l-istudju kien tlesta. L-Ombudsman għalqet is-sejba tal-każ li l-ebda inkjesta ulterjuri ma kienet ġustifikata iżda għamlet suġġeriment biex jiġu evitati kwistjonijiet simili li jseħħu fil-futur.

Il-każ kien jikkonċerna kif l-Uffiċċju Ewropew għas-Selezzjoni tal-Persunal (EPSO) ittratta talba minn kandidat li jkun welled reċentement biex jiskeda mill-ġdid test orali (intervista) fi proċedura tal-għażla għal esperti ta’ appoġġ tekniku. L-EPSO kien qabel li jiskeda mill-ġdid intervista waħda iżda skedaha mill-ġdid biex issir fl-istess jum bħal intervista oħra relatata mal-proċedura tal-għażla. L-ilmentatur ma kienx sodisfatt bil-mod kif l-EPSO kienet ittrattat l-ilment amministrattiv tagħha dwar il-kwistjoni.

L-Ombudsman qies li ma kienx raġonevoli għall-EPSO li jiskeda żewġ testijiet fl-istess jum, peress li l-kandidati l-oħra kollha setgħu jagħmlu t-testijiet f’jiem separati. Dan kien partikolarment diffiċli għall-ilmentatur, peress li dan l-aħħar welldet. Għalhekk, il-mod kif l-EPSO ttratta t-talba kien jikkostitwixxi amministrazzjoni ħażina. Biex tindirizza dan, l-Ombudsman għamlet suġġeriment lill-EPSO biex jidħol fi djalogu mal-ilmentatur bil-ħsieb li tinstab soluzzjoni xierqa u ġusta.