Għażiż Sur X,

Dan l-aħħar issottomettejt ilment lill-Ombudsman Ewropew dwar id-deċiżjoni tal-Kummissjoni Ewropea li tirrifjuta l-applikazzjoni tiegħek għal traineeship.

Fl-ilment tiegħek, inti tikkontesta d-deċiżjoni tal-Kummissjoni li tirrifjuta l-applikazzjoni tiegħek fl-istadju ta’ qabel l-għażla minħabba dokumenti ta’ sostenn neqsin. Inti tiddikjara li ma applowdjajtx id-dokumenti ta’ sostenn mal-formola tal-applikazzjoni tiegħek minħabba li d-daqs ta’ dawn id-dokumenti qabeż il-massimu permess mill-Kummissjoni (10 MB). Inti targumenta wkoll li “l-organizzazzjonijiet ospitanti” jaċċettaw li l-applikanti jipprovdu d-dokumenti ta’ sostenn aktar tard wara s-sottomissjoni tal-applikazzjoni tagħhom, u li l-Kummissjoni tista’ tagħmel l-istess fir-rigward tat-traineeships tagħha.

Wara analiżi bir-reqqa tal-informazzjoni kollha li ssottomettejt lilna, iddeċidejna li nagħlqu l-każ bil-konklużjoni li:

Ma kien hemm l-ebda amministrazzjoni ħażina mill-Kummissjoni Ewropea.

Skont il-punt 3.3.2 tar-regoli applikabbli,[1] “[l]-għażla mill-ġdid issir mill-Kumitati (...) skont il-linji gwida u l-kriterji stabbiliti mill-Uffiċċju tat-Traineeships u ppubblikati fuq is-sit web”.

Is-sit web iddedikat tal-Kummissjoni jinforma lill-applikanti li jridu jehmżu d-dokumenti ta’ sostenn tagħhom mal-formola tal-applikazzjoni tagħhom, u jinkludi lista tad-dokumenti meħtieġa.[2] Dan huwa ddikjarat ukoll fil-FAQs tas-sit web iddedikat, li jinkludu informazzjoni aktar dettaljata dwar il-lista ta’ dokumenti ta’ sostenn u l-format li fih iridu jiġu pprovduti. Barra minn hekk, skont is-sit web iddedikat, il-kumitat ta’ preselezzjoni se jirrifjuta dawk l-applikazzjonijiet li ma jkunux akkumpanjati minn evidenza adegwata tal-“istudji ddikjarati, l-għarfien lingwistiku, l-esperjenza u informazzjoni oħra ddikjarati fuq il-formola” tal-applikanti, u “l-ebda dokument jew ġustifikazzjoni addizzjonali ma jiġu ammessi wara li tasal l-applikazzjoni”. L-istess informazzjoni ġiet imtennija fil-formola tal-applikazzjoni.

Aħna nqisu li r-regoli tal-Kummissjoni dwar it-traineeships, kif ukoll l-informazzjoni li tinsab fuq is-sit web u l-formola tal-applikazzjoni, huma ċari biżżejjed għall-applikanti biex jifhmu li huwa rekwiżit li jintgħażlu minn qabel għal traineeship fil-Kummissjoni biex itellgħu d-dokumenti ta’ sostenn flimkien mal-formola tal-applikazzjoni. L-applikanti huma infurmati wkoll b’mod ċar li jekk dan ma jsirx, l-applikazzjoni tagħhom tiġi rrifjutata. Ma naraw l-ebda raġuni biex niddubitaw l-approċċ tal-Kummissjoni għad-dokumenti ta’ sostenn. Kieku kellek problema bid-daqs tad-dokumenti ta’ sostenn, kien imissek qajjimt dan minn qabel mal-Kummissjoni, li setgħet potenzjalment tipproponi soluzzjoni.

Abbażi ta' dan ta' hawn fuq, aħna nsibu li kien raġonevoli u f'konformità mal-kriterji applikabbli għall-Kummissjoni li tirrifjuta l-applikazzjoni għal traineeship tiegħek fl-istadju ta' qabel l-għażla.

Filwaqt li nifhmu l-frustrazzjoni tiegħek, aħna fiduċjużi li se tapprezza li, meta tivvaluta l-applikazzjonijiet, il-Kummissjoni trid taderixxi mar-regoli li stabbiliet.

Għalhekk għalaqna l-każ.

Napprezzaw li dan jista’ ma jkunx ir-riżultat mixtieq tiegħek, iżda nittamaw li ssib dawn l-ispjegazzjonijiet utli. Grazzi talli kkuntattjajt lill-Ombudsman Ewropew.

Dejjem tiegħek,

Tina Nilsson
Kap tal-Unità tat-Trattament tal-Każijiet

Strasburgu, 16/11/2023

[1] Id-Deċiżjoni tal-Kummissjoni C(2005)458 - Regoli li jirregolaw l-iskema ta' traineeships tal-Kummissjoni Ewropea, disponibbli hawn: https://traineeships.ec.europa.eu/document/rules-governing-official-traineeships-scheme-european-commission  

[2] https://traineeships.ec.europa.eu/how-to-apply/application-procedure