Il-fatti li wasslu għall-ilment

1. L-ilmentatur huwa sptar universitarju Ġermaniż. Fl-2009, hija ppreżentat lill-Aġenzija Eżekuttiva għas-Saħħa u l-Konsumaturi (EAHC) proposta taħt it-Tieni Programm ta’ azzjoni Komunitarja fil-qasam tas-Saħħa (Sejħa għal Proposti 2009)[1]. L-ilmentatur ippropona li tiġi organizzata konferenza xjentifika li tindirizza l-iskrinjar, id-dijanjostika u t-terapija relatati ma’ ċerta forma ta’ marda.

2. Permezz ta' ittra tal-21 ta' Awwissu 2009 (minn hawn 'il quddiem imsejħa "id-Deċiżjoni"), l-EAHC infurmat lill-ilmentatur li l-proposta tagħha kellha tiġi eskluża mill-evalwazzjoni, minħabba li ma kinitx konformi mal-kriterji stabbiliti fil-Pjan ta' Ħidma 2009 [2]. Skont dawk il-kriterji, il-konferenzi kellhom isiru fl-aħħar xahrejn tal-2009 u/jew fl-2010. L-EAHC ġibdet l-attenzjoni għall-fatt li l-konferenza proposta mill-kwerelant kienet skedata għal Ottubru 2009 [3].

3. Fil-korrispondenza sussegwenti, il-kwerelant kien tal-fehma li l-EAHC kienet żbaljata meta assumiet li l-konferenza kienet skedata għal Ottubru 2009. L-ilmentatur ammetta li kien hemm żball tipografiku fil-punt 2.1 tal-proposta, fejn id-data tal-konferenza proposta kienet, fil-fatt, mogħtija fid-9 ta' Settembru 2009. Madankollu, id-data attwali tal-konferenza ġiet identifikata b’mod ċar f’taqsimiet oħra tal-proposta. L-ilmentatur kien tal-fehma wkoll li, f’għadd ta’ modi oħra, l-EAHC ma ttrattatx kif xieraq il-proposta tagħha.

4. Fit-23 ta' Settembru 2009, l-ilmentatur irrikorra għand l-Ombudsman (ilment 2440/2009/BEH). Hija allegat li l-EAHC naqset milli tittratta b’mod xieraq il-proposta tagħha. L-ilmentatur allega wkoll li l-EAHC naqset milli twieġeb għal ittra mibgħuta minnha fit-8 ta’ Settembru 2009. Hija sostniet li l-EAHC għandha (i) terġa’ taċċetta l-proposta tagħha għall-proċedura ta’ evalwazzjoni jew (ii) tannulla u tniedi mill-ġdid is-Sejħa għal Proposti. Hija sostniet ukoll li l-EAHC kellha twieġeb għall-ittra tagħha tat-8 ta’ Settembru 2009.

5. Fit-13 ta' Ottubru 2009, l-ilmentatur bagħat lill-Ombudsman l-ittra tiegħu lill-EAHC tat-8 ta' Settembru, kif ukoll it-tweġiba tal-EAHC għaliha datata t-28 ta' Settembru 2009. F’dik it-tweġiba, l-EAHC żammet il-pożizzjoni tagħha, iżda ddikjarat ukoll li kienet bagħtet il-każ lid-dipartiment legali tagħha għal analiżi bir-reqqa u kienet se tirrapporta lura lill-ilmentatur malajr kemm jista’ jkun.

6. Fl-20 ta' Ottubru 2009, l-Ombudsman għalaq l-ilment 2440/2009/BEH. Huwa qies li l-EAHC kienet ħadet passi biex issolvi l-kwistjoni, fir-rigward tal-allegat nuqqas ta' tweġiba għall-ittra tal-ilmentatur datata t-8 ta' Settembru 2009. Dwar is-sustanza tal-pożizzjoni tal-EAHC, l-Ombudsman innota li, kif ħareġ mill-ittra tiegħu tat-28 ta' Settembru 2009, id-dipartiment legali tal-EAHC kien qed janalizza l-kwistjoni. Għal din ir-raġuni, l-Ombudsman qieset li ma kienx hemm biżżejjed raġunijiet biex tinfetaħ inkjesta dwar dak l-aspett tal-ilment (l-Artikolu 228 tat-Trattat dwar il-Funzjonament tal-UE). Fl-istess ħin, huwa informa lill-ilmentatur li baqa’ liberu li jissottometti lment ġdid, f’każ li l-EAHC ma tipprovdilux tweġiba sodisfaċenti fi żmien raġonevoli.

7. Fis-16 ta' Frar 2010, l-ilmentatur, wara li rċieva t-tweġiba tal-EAHC, issottometta dan l-ilment lill-Ombudsman.

Fuq is-suġġett tal-investigazzjoni

8. Fl-ilment tiegħu, l-ilmentatur issottometta l-allegazzjoni u t-talba li ġejjin.

Allegazzjoni:

L-EAHC naqset milli tittratta kif suppost il-proposta tal-ilmentatur ippreżentata taħt it-Tieni Programm ta’ azzjoni Komunitarja fil-qasam tas-Saħħa (Sejħa għal Proposti 2009).

Pretensjoni:

L-EAHC għandha (i) terġa’ ddaħħal il-proposta msemmija qabel fil-proċedura ta’ evalwazzjoni jew (ii) tannulla u tniedi mill-ġdid is-sejħa għall-applikazzjonijiet.

L-inkjesta

9. L-ilment intbagħat lid-Direttur tal-EAHC għal opinjoni. L-opinjoni tal-EAHC intbagħtet lill-ilmentatur bi stedina biex jagħmel osservazzjonijiet, li huwa bagħat fil-25 ta' Ġunju 2010. Wara li eżamina s-sottomissjonijiet tal-ilmentatur u tal-EAHC, l-Ombudsman ikkonkluda li kien meħtieġ li jiġi spezzjonat il-fajl tal-EAHC. Din l-ispezzjoni saret fit-28 ta’ Jannar 2011. Kopja tar-rapport dwar din l-ispezzjoni ntbagħtet lill-EAHC u kopja oħra ntbagħtet lill-ilmentatur għall-osservazzjonijiet. Fid-29 ta' Marzu 2011, l-ilmentatur issottometta osservazzjonijiet dwar dan ir-rapport.

L-analiżi u l-konklużjonijiet tal-Ombudsman

Osservazzjonijiet preliminari

10. Fl-opinjoni tagħha, l-EAHC iddikjarat li l-ilment lill-Ombudsman ma ġie ppreżentat minn ebda persuna indikata bħala r-rappreżentant legali tal-ilmentatur jew il-persuna ta' kuntatt tiegħu fuq il-proposta, iżda minn individwu ieħor. Fl-osservazzjonijiet tal-ilmentatur, il-persuna li ssottomettiet l-ilment iddikjarat li ssottomettiet l-ilment, minħabba li kienet inkarigata mill-abbozzar tal-proposta. Jekk ikun meħtieġ li rappreżentant ieħor tal-isptar universitarju jiffirma l-ilment, huwa talab lill-Ombudsman jinformah b'dan. Filwaqt li huwa minnu li, fit-taqsima rilevanti tal-proposta sottomessa lill-EAHC, l-isem tal-persuna li tissottometti dan l-ilment ma jissemmiex bħala l-persuna ta’ kuntatt jew ir-rappreżentant legali tal-ilmentatur, dik l-informazzjoni tidher li ngħatat biss fil-qafas tal-proposta tal-konferenza. Għalhekk ma jistax jingħad li jiġu identifikati l-persuni li jistgħu, f'isem l-ilmentatur, jippreżentaw ilment lill-Ombudsman fir-rigward tat-trattament ta' dik il-proposta. Barra minn hekk, l-Ombudsman, filwaqt li jiġġudika miċ-ċirkostanzi kif ukoll mid-dokumenti sottomessi lilu, inkluża l-proposta, ma jara l-ebda raġuni biex jiddubita li l-persuna li ressqet l-ilment aġixxiet f’isem l-ilmentatur.

11. Minħabba r-rabta fattwali tagħhom, huwa xieraq li l-allegazzjoni u t-talba tal-ilmentatur jiġu kkunsidrati flimkien.

A. Fir-rigward tat-trattament tal-proposta tal-ilmentatur

Argumenti ppreżentati lill-Ombudsman

12. B’appoġġ għall-allegazzjoni u l-affermazzjoni tiegħu, l-ilmentatur essenzjalment issottometta l-argumenti li ġejjin:

(i) L-EAHC eskludiet il-proposta tagħha għar-raġuni li l-konferenza proposta ma kinitx skedata li ssir fiż-żmien partikolari stabbilit mis-sejħa għall-proposti, jiġifieri, fl-aħħar xahrejn tal-2009 u/jew fl-2010. L-ilmentatur issottometta li l-indikazzjoni tiegħu ta' "09-09-2009" bħala d-data tal-konferenza fil-qasam previst għal dan il-għan irriżultat minn żball tipografiku. Madankollu, id-data korretta tal-konferenza (Settembru 2010) tista' tiġi identifikata mill-kontenut l-ieħor tal-proposta. Minn dan isegwi li l-EAHC ma analizzatx il-proposta tagħha u ddeċidiet fuq il-bażi ta’ żball klerikali ovvju. L-ilmentatur issottometta li, fid-dawl tal-punt 2.2 tal-Prinċipji ġenerali u l-għażla, l-għoti u kriterji oħra (l-anness II tal-Pjan ta’ Ħidma Annwali 2009)[4] u l-Artikolu 178(2) tar-Regoli ta’ Implimentazzjoni tar-Regolament Finanzjarju [5], l-EAHC kellha titlobha kjarifiki.

(ii) L-EAHC ma indikatx possibbiltajiet ta’ appelli jew proċeduri ta’ lment fir-rigward tad-Deċiżjoni.

(iii) Il-formola elettronika għas-sottomissjoni tal-proposti pprovdiet għal kontroll awtomatiku tal-plawżibbiltà tal-proposti. Madankollu, il-qasam li jindika d-data tal-konferenza apparentement ma kienx soġġett għal dak il-kontroll. Skont l-ilmentatur, dan kien qarrieqi għall-applikanti.

(iv) L-EAHC ma bagħtetx id-Deċiżjoni lill-persuna ta’ kuntatt indikata fuq il-proposta u, billi bagħtet id-Deċiżjoni lill-ilmentatur bil-posta, użat l-aktar mezz ta’ komunikazzjoni kajman. Skont l-ilmentatur, l-EAHC għalhekk fittxet li toħloq fait accompli.

13. Fl-opinjoni tagħha, l-EAHC ippreżentat l-argumenti li ġejjin bi tweġiba għall-argumenti tal-ilmentatur:

(i) Kif iddikjarat fil-Gwida għall-applikanti, il-proposti kollha li waslu ġew ivverifikati f’ordni konsekuttiva għall-konformità mal-kriterji tal-esklużjoni, tal-għażla u tal-għoti tas-sejħa. In-nuqqas ta’ osservanza ta’ wieħed minn dawn il-kriterji wassal għall-esklużjoni awtomatika ta’ proposta. L-applikanti kellhom jipprovdu informazzjoni dwar id-data tal-konferenza biss fit-taqsima 2.1 tal-formola elettronika (“Dati previsti”), li għaliha l-EAHC irrefera bħala “speċifikazzjoni ewlenija”, iżda imkien ieħor fil-proposta. Minħabba li d-data indikata mill-ilmentatur f’dak il-qasam ma kinitx fil-perjodu ta’ żmien partikolari stabbilit, il-proposta tiegħu ġiet eskluża awtomatikament, mingħajr ma ġew ivverifikati t-taqsimiet l-oħra tal-proposta. L-EAHC ġibdet l-attenzjoni għall-fatt li tliet applikazzjonijiet oħra sottomessi fl-2009 kienu esklużi għall-istess raġuni [6]. L-EAHC iddikjarat li rċeviet 257 applikazzjoni skont is-Sejħa għal Proposti tal-2009. Għalhekk, matul il-ħamest ijiem ta’ xogħol disponibbli għall-iskrinjar inizjali tagħhom, ma kienx possibbli li l-proposti jiġu vverifikati bis-sħiħ. L-EAHC irrikonoxxiet li l-ilmentatur ipprovda informazzjoni differenti dwar id-data tal-konferenza f’taqsimiet oħra tal-applikazzjoni tagħha. Madankollu, għal raġunijiet ta’ effiċjenza, dawn ma ġewx ikkunsidrati fl-iskrinjar inizjali. Fir-rigward tal-Artikolu 178(2) tar-Regoli ta’ Implimentazzjoni tar-Regolament Finanzjarju, l-EAHC indikat li, f’każijiet ġustifikati ta’ żbalji klerikali ovvji, hija talbet lill-entitajiet li jissottomettu proposti għal kjarifika. Madankollu, minħabba li, wara l-esklużjoni tagħha wara l-iskrinjar inizjali, il-proposta tal-ilmentatur ma ġietx ivvalutata aktar matul il-proċess ta’ evalwazzjoni, l-indikazzjoni tad-data tal-konferenza fil-qasam meħtieġ ma setgħetx tkun u ma kinitx meqjusa bħala żball klerikali ovvju. Fi kwalunkwe każ, l-Artikolu 178(2) tar-Regoli ta' Implimentazzjoni tar-Regolament Finanzjarju ma kienx jipprevedi obbligu li jintalbu kjarifiki iżda pjuttost ħalla f'idejn id-diskrezzjoni ta' istituzzjoni. L-EAHC indikat ukoll li, bl-iffirmar tad-“Dikjarazzjoni tal-Unur” mehmuża mal-formola tal-applikazzjoni, l-ilmentatur aċċetta li kienet ir-responsabbiltà tiegħu li jiżgura li tiġi pprovduta informazzjoni korretta, b’mod partikolari fir-rigward tal-ispeċifikazzjonijiet ewlenin fuq il-formola tal-applikazzjoni.

(ii) L-EAHC iddikjarat li diversi mezzi ta’ appelli jew ilmenti huma disponibbli għall-applikanti li jixtiequ jikkontestaw id-deċiżjonijiet tagħha. Hija indikat il-possibbiltà li titlobha tipprovdi aktar informazzjoni jew li tressaq ilment quddiemha. Barra minn hekk, l-applikanti jistgħu jressqu appell amministrattiv quddiem il-Kummissjoni, skont l-Artikolu 22 tar-Regolament 58/2003 [7]. Barra minn hekk, jista’ jiġi ppreżentat rikors għal annullament kontra deċiżjoni tal-Kummissjoni li tiċħad rikors amministrattiv. Fl-isfond ta’ din is-sitwazzjoni legali, l-EAHC indikat li l-ilmentatur ma ppreżentax appell amministrattiv u għalhekk ma għamilx użu mid-drittijiet tiegħu skont ir-Regolament 58/2003. L-EAHC tenniet il-fehma tagħha li l-ilment tal-ilmentatur ġie ttrattat kif suppost. Minn dan isegwi li l-fehma tal-ilmentatur li l-EAHC ma tatha l-ebda mezz ta' rimedju ma kinitx fondata.

(iii) L-EAHC sostniet li l-kontroll awtomatiku ma vverifikax il-kontenut tal-applikazzjoni, iżda sempliċement jekk l-oqsma obbligatorji kienx fihom xi kontenut. L-unika eċċezzjoni għaliha kienet fit-taqsima tal-baġit tal-formola tal-applikazzjoni, peress li l-baġit kellu jkun ibbilanċjat. Jekk dan ma kienx il-każ, iċ-ċifri kkonċernati dehru bl-aħmar minflok bl-iswed.

(iv) L-EAHC enfasizzat li kull ittra uffiċjali li tinforma lill-applikant bir-riżultat tal-evalwazzjoni tal-proposta tagħha ntbagħtet bil-posta rreġistrata u, b'mod parallel, bil-posta elettronika lir-rappreżentant legali tal-applikant. Il-persuna ta’ kuntatt indikata fl-applikazzjonijiet ġiet ikkuntattjata biss f’każ ta’ mistoqsijiet minuri. L-EAHC indikat li bagħtet id-Deċiżjoni kemm bil-posta elettronika kif ukoll bil-posta rreġistrata lir-rappreżentant legali tal-ilmentatur.

14. Fil-qosor, EAHC sostniet li ma kien hemm l-ebda każ ta’ amministrazzjoni ħażina f’dan il-każ. Hija ddikjarat li applikat l-istess kriterji ta' eliġibbiltà għall-applikanti kollha, ipprovdiet lill-ilmentatur bir-raġunijiet għall-esklużjoni tal-proposta tagħha u rreaġixxiet għall-ittri tal-ilmentatur fi żmien raġonevoli. L-EAHC indikat ukoll li ħadet il-passi meħtieġa biex tevita problemi simili fil-futur.

15. Fl-osservazzjonijiet tiegħu, l-ilmentatur issottometta li l-EAHC dehret li kienet eżempju ta’ standards tax-xogħol miżerabbli. L-esklużjoni ta’ proposta voluminuża abbażi tal-informazzjoni pprovduta f’qasam wieħed, li ma kinitx koperta minn kontroll xieraq tal-plawżibbiltà, kienet tammonta għal nuqqas ta’ diliġenza dovuta jew negliġenza serja. L-EAHC ma kinitx ikkunsidrat il-possibbiltà ta’ żball klerikali ovvju, minkejja li kellha tagħmel dan f’konformità mal-leġiżlazzjoni applikabbli.

16. Skont l-ilmentatur, il-previżjoni ta’ ħamest ijiem ta’ xogħol biss għat-trattament ta’ 257 proposta kienet tammonta għal każ ta’ negliġenza organizzazzjonali. L-ilmentatur ħa nota tar-referenza tal-EAHC għat-trattament ugwali tal-applikanti kollha. Fil-fehma tagħha, madankollu, dan injora l-fatt li, fl-isfond ta’ nuqqas ta’ tobba, il-proposti kienu jeħtieġu konsultazzjonijiet ma’ entitajiet f’10 pajjiżi u li l-ammont ta’ xogħol meħtieġ kien għalhekk enormi. Minn dan isegwi li l-applikanti għandhom ikunu intitolati għal trattament adegwat tal-proposti tagħhom, li l-EAHC ma żguratx.

17. Barra minn hekk, l-ilmentatur iddikjara li l-EAHC irrikonoxxiet li l-konferenza kienet ġiet ippjanata għall-perjodu ta’ żmien korrett. Id-Deċiżjoni għalhekk kienet żbaljata. L-EAHC la ppreżentat l-apoloġiji tagħha u lanqas ma kkunsidrat mezzi biex tikkoreġi l-iżball tagħha. Fil-fehma tal-ilmentatur, l-EAHC użat żball klerikali ovvju bħala skuża biex tirrifjuta l-proposta tagħha, filwaqt li l-konferenza proposta kien jistħoqqilha finanzjament. L-opinjoni tal-EAHC fittxet li ttaffi l-iżball tagħha stess. Dan kien ta' ħsara għall-idea Ewropea.

18. Fl-ittra tiegħu li tħabbar spezzjoni tal-fajl tal-EAHC, l-Ombudsman talab lid-Direttur tal-EAHC biex jippermetti lis-servizzi tiegħu jispezzjonaw il-fajl tal-ilmentatur, kif ukoll il-fajls relatati ma' dawk il-proposti l-oħra li l-EAHC irrifjutat għar-raġuni li d-data tal-konferenza ma kinitx fiż-żmien stipulat.

19. Fil-qafas tal-ispezzjoni, l-EAHC indikat li l-osservazzjonijiet tal-ilmentatur dwar l-opinjoni tagħha, jiġifieri dik tal-EAHC, kien fihom ċerti ineżattezzi fattwali. L-ewwel nett, l-affermazzjoni tal-ilmentatur li l-evalwazzjoni tal-proposti twettqet f'perjodu ta' ħamest ijiem biss kienet manifestament żbaljata. Kif ikkonfermat minn flow chart ippreżentata matul l-ispezzjoni, kienet biss il-verifika tal-eliġibbiltà (“analiżi tal-kriterji ta’ esklużjoni”) tal-proposti li ħadet ħamest ijiem, filwaqt li l-verifika tal-proposti skont il-kriterji tal-għoti ħadet 10 ijiem oħra. It-tieni, l-EAHC indikat li d-dikjarazzjoni tal-ilmentatur li l-applikanti kellhom jikkonsultaw persuni minn 10 pajjiżi qabel ma jissottomettu proposta kienet jew qarrieqa jew skorretta, minħabba li jkun hemm benefiċjarju wieħed biss fil-każ tal-kofinanzjament ta’ proposta. Minflok, dak li kien meħtieġ kien li persuni minn 10 pajjiżi kellhom jipparteċipaw f’konferenza proposta.

20. L-EAHC spjegat li kienet qed tirrevedi perjodikament il-proċeduri tagħha u żiedet li din il-proċedura kienet iffaċilitata minn kwestjonarji u l-feedback li rċeviet mingħand l-applikanti. Sabiex jiġu esklużi problemi fil-futur simili għal dik li ffaċċjat l-ilmentatur, l-EAHC kienet ipproċediet għal ċerti bidliet. Is-Sejħa għall-Proposti tal-2010 pprevediet li l-proġetti kellhom isiru fl-2011 sabiex ikunu eliġibbli, u din is-sena kienu ġew ikkodifikati fil-formola tal-applikazzjoni elettronika. L-applikanti għalhekk kienu meħtieġa biss li jżidu l-jum u x-xahar tal-konferenza. Il-formola tal-applikazzjoni għas-Sejħa għall-Proposti tal-2010 pprevediet ukoll lista ta' kontroll obbligatorja estiża li għandha timtela bl-idejn li kienet tinkludi l-punt li ġej: "Il-konferenza hija skedata li ssir fl-2011".

21. L-EAHC ipprovdiet ukoll aktar dettalji dwar l-organizzazzjoni tal-proċess tal-għażla. Għalhekk, hija enfasizzat li huwa fl-interess tal-applikanti li jirċievu deċiżjoni dwar proposti ppreżentati malajr kemm jista’ jkun. L-għoti ta’ żmien addizzjonali lill-applikanti biex jikkoreġu żbalji jew ommissjonijiet idewwem it-teħid ta’ deċiżjonijiet dwar l-applikazzjonijiet l-oħra kollha li ma jkun fihom l-ebda żball jew ommissjoni. L-EAHC sostniet ukoll li, fir-rigward tas-Sejħa għal Proposti tal-2009, total ta' tliet proposti ta' konferenza, inklużi dawk tal-ilmentatur, kienu ġew esklużi abbażi tal-indikazzjoni ta' data tal-konferenza li taqa' barra mill-perjodu ta' żmien rilevanti. Ir-rappreżentanti tal-Ombudsman intwerew tabella (intitolata "Ħarsa ġenerali lejn il-proposti li jinsabu fl-iskrining ") li telenka l-proposti kollha ppreżentati taħt is-Sejħa għall-Proposti tal-2009, li ġew esklużi bħala ineliġibbli. Dik it-tabella elenkat it-tliet proposti tal-konferenza msemmija qabel esklużi, inklużi dawk tal-ilmentatur.

22. L-ispezzjoni tal-fajls tal-EAHC [8] wriet li, fil-każ taż-żewġ proposti l-oħra tal-konferenza li l-EAHC kienet ċaħdet għar-raġuni li d-data tal-konferenza ma kinitx fiż-żmien rilevanti, l-applikanti ma kkontestawx is-sejbiet tal-EAHC. L-ispezzjoni wriet ukoll li l-EAHC infurmat lill-ilmentatur bl-esklużjoni tal-proposta tagħha permezz ta' ittra tal-21 ta' Awwissu 2009, li hija bagħtet ukoll, fl-24 ta' Awwissu 2009, lir-rappreżentant legali tal-ilmentatur permezz tal-posta elettronika. Fid-9 ta’ Settembru 2009, il-kwerelant informa lill-EAHC li d-data tal-konferenza indikata minnu fuq il-formola tal-applikazzjoni kienet żbaljata.

23. Fl-osservazzjonijiet tiegħu dwar ir-rapport ta’ spezzjoni, l-ilmentatur kien tal-fehma li r-riżultati tal-ispezzjoni kkonfermaw l-impressjoni tiegħu li l-EAHC ma ttrattatx il-proposta tagħha f’konformità mal-prinċipji ta’ amministrazzjoni tajba. Skont l-ilmentatur, il-fehmiet irrappurtati fir-rapport ikkonfermaw ukoll li l-prattiki tal-EAHC komplew ikunu defiċjenti. Filwaqt li kkummenta dwar l-ineżattezzi fattwali indikati mill-EAHC matul l-ispezzjoni, l-ilmentatur issottometta li perjodu ta’ ħamest ijiem għat-trattament tal-applikazzjonijiet kollha kien biżżejjed sabiex l-EAHC teskludi l-proposta tagħha. Madankollu, jidher li din tal-aħħar ma nqratx. Fir-rigward tal-involviment ta’ sħab minn pajjiżi oħra, l-ilmentatur indika l-“Gwida tal-Konferenza” tal-EAHC. Skont dik il-Gwida, "[i]l-konferenza għandu jkollha dimensjoni wiesgħa tal-Unjoni Ewropea, b'parteċipanti ta' rappreżentazzjonijiet minn 10 pajjiżi jew aktar jipparteċipaw fit-tieni Saħħa. Peress li l-prattiki u l-politiki tas-saħħa pubblika jvarjaw b’mod konsiderevoli bejn l-Istati Membri tal-UE, il-konferenzi ffinanzjati fi ħdan it-tieni Programm tas-Saħħa tal-UE għandhom iqisu din id-diversità ġeografika, kulturali u soċjali. Numru suffiċjenti ta’ organizzazzjonijiet minn Stati Membri differenti tal-UE u pajjiżi kandidati għandhom ikunu involuti fil-konferenza skont l-ambitu, l-objettivi u l-grupp fil-mira tal-konferenza”. F'dan l-isfond, l-ilmentatur esprima t-tama tiegħu li d-dikjarazzjoni tal-EAHC, li skontha l-parteċipazzjoni ta' rappreżentanti minn 10 pajjiżi jew aktar ma tkunx teħtieġ konsultazzjoni preċedenti magħhom, ma tkunx konformi mal-prinċipji ta' amministrazzjoni tajba.

24. L-ilmentatur iddikjara wkoll li d-Deċiżjoni ntbagħtet fil-21 ta' Awwissu 2009 biss. Id-dikjarazzjoni tal-EAHC li d-deċiżjonijiet kellhom jittieħdu malajr kemm jista’ jkun ikollha tiġi kkunsidrata f’dan l-isfond. Barra minn hekk, l-ilmentatur sostna li, meta bagħtet id-Deċiżjoni, l-EAHC injorat l-informazzjoni mogħtija fuq il-persuna ta’ kuntatt fuq il-formola tal-applikazzjoni. L-ilmentatur hemeż ukoll kopja tal-aħħar paġna tal-formola tal-applikazzjoni u tenna l-fehma tiegħu li kien inkomprensibbli għaliex, ladarba qasam obbligatorju kien ikkawża l-esklużjoni tal-proposta tiegħu, ma kienx soġġett għal kontroll awtomatiku tal-plawżibbiltà. Bħala konklużjoni, l-ilmentatur sostna li matul aktar minn sena u nofs, l-EAHC ma ħadet l-ebda pass sabiex tirrimedja d-dannu li sar.

Il-valutazzjoni tal-Ombudsman

25. B’appoġġ għall-allegazzjoni tiegħu, l-ilmentatur qajjem għadd ta’ aspetti speċifiċi dwar it-trattament mill-EAHC tal-proposta tiegħu. Għalhekk huwa xieraq li l-Ombudsman janalizza kull wieħed minn dawn l-aspetti wieħed wara l-ieħor.

26. Fir-rigward tal-allegazzjoni tal-ilmentatur li l-qasam obbligatorju li fih kellha tiġi indikata d-data tal-konferenza ma kienx soġġett għal kontroll awtomatiku tal-plawżibbiltà, l-EAHC spjegat li tali kontroll twettaq iżda li, minbarra t-taqsima tal-baġit, il-kontroll fittex li jistabbilixxi jekk il-kampijiet obbligatorji kienx fihom xi kontenut. Dan huwa kkonfermat mill-informazzjoni mogħtija fit-taqsima tal-validazzjoni tal-formola tal-applikazzjoni li l-ilmentatur issottometta lill-Ombudsman. Dik it-taqsima fiha l-informazzjoni li ġejja: “Jekk jogħġbok ikklikkja fuq il-buttuna ta’ validazzjoni biex tiċċekkja jekk imtlewx l-oqsma obbligatorji fil-formola tal-applikazzjoni. Wara l-validazzjoni, xorta tkun tista' timmodifika d-data." L-argument tal-ilmentatur dwar il-kontroll awtomatiku tal-plawżibbiltà huwa għalhekk infondat.

27. Fir-rigward tal-kwistjoni dwar jekk l-EAHC ikkomunikatx id-deċiżjoni tagħha lir-rappreżentant li l-ilmentatur kien indika għal dak il-għan, ma huwiex ikkontestat li l-EAHC bagħtet id-deċiżjoni tagħha lir-rappreżentant legali tal-ilmentatur. EAHC sostniet li, peress li r-rappreżentant legali jissottometti proposta f’isem organizzazzjoni, id-deċiżjoni li tiċħad tali proposta għandha tintbagħat lil dik il-persuna. Min-naħa l-oħra, il-persuna ta’ kuntatt indikata fil-formola tal-applikazzjoni tiġi kkuntattjata f’każ ta’ mistoqsijiet minuri biss. Skont is-Sejħa għall-Proposti tal-2010, il-persuna ta’ kuntatt “timmaniġġja b’mod effettiv it-tħejjija, l-implimentazzjoni u s-segwitu tal-konferenza”. Ir-rwol ta’ rappreżentant legali huwa deskritt fit-termini li ġejjin: “Din il-persuna hija rappreżentant legali tal-organizzazzjoni u għandha s-setgħa li tiffirma ftehimiet ta’ għotja”.

28. L-Ombudsman iqis li, f'dan l-isfond, ir-raġunijiet li l-EAHC tat biex tintbagħat id-deċiżjoni lir-rappreżentant legali tal-ilmentatur huma plawżibbli. Fl-istess ħin, l-Ombudsman jinnota li l-informazzjoni li l-EAHC ipprovdiet lill-applikanti ma tidhirx li tagħtihom idea preċiża dwar lil liema persuna se tintbagħat deċiżjoni li tirrifjuta applikazzjoni. Madankollu, huwa importanti b’mod ċar li l-applikanti jkollhom tali informazzjoni. L-Ombudsman għalhekk se jagħmel rimarka oħra rilevanti hawn taħt.

29. Fir-rigward tal-mezzi ta’ komunikazzjoni li użat biex tinforma lill-ilmentatur bl-esklużjoni tal-proposta tagħha, l-EAHC bagħtet id-Deċiżjoni lill-ilmentatur permezz ta’ ittra fil-21 ta’ Awwissu 2009 u permezz ta’ email fl-24 ta’ Awwissu 2009. L-ilmentatur ma lmentax li l-EAHC bagħtet id-deċiżjoni tagħha permezz tal-posta elettronika 3 ijiem wara li kienet bagħtitha bil-posta standard, iżda minflok kien tal-fehma li l-EAHC għażlet l-aktar mezz ta’ komunikazzjoni bil-mod. Madankollu, peress li l-EAHC infurmat lill-ilmentatur bid-Deċiżjoni, kemm bil-posta kif ukoll bil-posta elettronika, l-argument rilevanti tal-ilmentatur mhuwiex fondat.

30. Fir-rigward tar-raġuni għall-esklużjoni tal-proposta tal-konferenza tal-ilmentatur, jirriżulta b’mod ċar mis-silta mill-“Gwida għall-applikanti” sottomessa mill-EAHC li l-applikanti ġew infurmati li l-proposti se jiġu vverifikati għall-konformità tagħhom mal-kriterji tal-esklużjoni, tal-għażla u tal-għoti, f’ordni konsekuttiva. Mhuwiex ikkontestat bejn il-partijiet li proposta kienet eliġibbli biss jekk il-konferenza rilevanti kellha ssir matul il-perjodu stabbilit fis-Sejħa għall-Proposti u li kien hemm qasam fil-formola tal-applikazzjoni fejn kien meħtieġ li tiġi indikata d-data tal-konferenza. F’dan l-isfond, l-applikanti għalhekk kellhom iqisu l-possibbiltà li, fl-istadju tal-kontroll tal-eliġibbiltà, l-EAHC ma tanalizzax il-proposti bis-sħiħ. Sa fejn il-kritika tal-lanjant li l-EAHC lanqas biss qrat il-proposta tagħha tirreferi għal dan l-ewwel stadju tal-proċess ta' selezzjoni, hija għalhekk ma hijiex konvinċenti.

31. Barra minn hekk, mhuwiex ikkontestat li d-data tal-konferenza indikata mill-ilmentatur fil-qasam obbligatorju previst għal dan il-għan ma kinitx fil-perjodu ta’ żmien partikolari stabbilit fis-Sejħa għal Proposti. F'dan il-qasam, l-ilmentatur kien indika "09-09-2009", filwaqt li fir-realtà l-konferenza kellha ssir fid-9 ta' Settembru 2010. Fil-fehma tal-ilmentatur, madankollu, l-informazzjoni dwar id-data tal-konferenza li pprovda f'dak il-qasam kienet imxekkla minn żball klerikali ovvju, peress li d-data korretta tal-konferenza proposta kienet identifikabbli mill-kontenut tal-proposta.

32. Il-punt 2.2 tal-Prinċipji ġenerali u l-kriterji tal-għażla, l-għoti u kriterji oħra (l-anness II tal-Pjan ta’ Ħidma Annwali tal-2009) jipprevedi li l-proposti “li ma jissodisfawx ir-rekwiżiti formali... se jiġu esklużi mill-parteċipazzjoni..., bl-eċċezzjoni ta’ żbalji klerikali ovvji skont it-tifsira tal-Artikolu 178(2) tar-Regoli ta’ Implimentazzjoni”. Skont l-Artikolu 178(2) tar-Regoli ta’ Implimentazzjoni, il-kumitat ta’ evalwazzjoni jista’ jitlob lil applikant jipprovdi informazzjoni addizzjonali jew jiċċara d-dokumenti ta’ sostenn b’rabta mal-applikazzjoni, b’mod partikolari fil-każ ta’ żbalji klerikali ovvji. L-ebda definizzjoni ta’ x’jikkostitwixxi żball klerikali ovvju ma tingħata f’xi waħda minn dawn id-dispożizzjonijiet.

33. Fil-fehma tal-Ombudsman, żball klerikali ovvju x'aktarx li jkun jeżisti jekk proposta jkun fiha informazzjoni kompletament mhux plawżibbli dwar id-data tal-konferenza. Dan jista’ jkun il-każ, pereżempju, jekk id-data tal-konferenza indikata kienet tirreferi għal data fil-passat. Madankollu, f’dan il-każ, l-informazzjoni pprovduta mil-lanjant fil-qasam fid-data tal-konferenza ma kinitx ta’ tali natura. Id-data sa meta kellhom jiġu ppreżentati l-applikazzjonijiet kienet l-20 ta' Mejju 2009, u l-proposta tal-ilmentatur indikat li l-konferenza rilevanti kellha ssir f'Settembru 2009. F’dawn iċ-ċirkostanzi, l-Ombudsman iqis li, ikkunsidrata waħedha, l-informazzjoni pprovduta fil-qasam rilevanti ma kinitx tali li l-EAHC kien ikollha tikkonkludi li kien hemm żball klerikali ovvju.

34. Madankollu, l-Ombudsman isibha diffiċli li jaċċetta li l-informazzjoni, bħal dik fid-data tal-konferenza, imdaħħla f'qasam numeriku għandha, waħedha, twassal għall-esklużjoni ftit jew wisq awtomatika ta' proposta. Mill-proposta tal-ilmentatur u mid-deskrizzjoni tad-diversi aspetti tal-konferenza proposta, li kienet tkopri għadd konsiderevoli ta' paġni, jidher ċar li l-abbozzar tagħha kellu jinvolvi kemm xogħol intensiv kif ukoll ħin. Barra minn hekk, dawn il-konferenzi kellhom jattendu għalihom parteċipanti minn mill-inqas 10 pajjiżi. Għalhekk huwa ċar li t-tħejjija ta’ proposta għal konferenza bħal din kienet teħtieġ sforz konsiderevoli min-naħa tal-organizzatur. Għalhekk mhuwiex ovvju għaliex applikant jinvesti ammont sinifikanti ta’ ħin u riżorsi fit-tfassil ta’ proposta għal konferenza li taqa’ barra mill-perjodu ta’ żmien rilevanti.

35. F’dawn iċ-ċirkostanzi, l-EAHC kellu jkollha dubji dwar il-korrettezza tal-informazzjoni pprovduta mill-ilmentatur fil-qasam rilevanti. L-Ombudsman taqbel li l-EAHC ma setgħetx tkun mistennija tanalizza l-proposta tal-ilmentatur b'mod sħiħ fl-istadju tal-kontroll tal-eliġibbiltà. Madankollu, l-EAHC setgħet faċilment tivverifika jekk id-data indikata fil-qasam obbligatorju kinitx tabilħaqq id-data maħsuba għall-konferenza. L-Ombudsman tinnota wkoll li flimkien mal-applikazzjoni tagħhom, l-applikanti kellhom jissottomettu abbozz ta' programm tal-konferenza. Programm bħal dan kien mehmuż ukoll mal-applikazzjoni tal-ilmentatur u jindika li l-konferenza kellha ssir f'Settembru 2010. Kieku l-EAHC tat ħarsa lejn dan id-dokument, kienet għalhekk tinnota li d-data tal-konferenza indikata fl-abbozz tal-programm tal-konferenza kienet differenti minn dik imsemmija fil-qasam obbligatorju. Hija kienet tinnota wkoll li d-data indikata fl-abbozz tal-programm tal-konferenza kienet fil-perjodu ta' żmien previst mis-Sejħa.

36. Il-punt VI.2 tas-Sejħa għall-Proposti għall-Konferenzi tal-2009 jipprevedi li “l-awtorità aġġudikanti tista’ titlob fi kwalunkwe ħin kjarifika dwar il-kontenut tad-dokumenti ta’ applikazzjoni sottomessi”. Skont dik l-istess dispożizzjoni, l-applikanti għandhom jipprovdu kjarifiki fi żmien ħamest ijiem tax-xogħol. Kieku l-EAHC wettqet il-kontroverifika sempliċi deskritta hawn fuq u b’hekk identifikat id-diskrepanza li tikkonċerna d-data tal-konferenza, hija setgħet titlob lill-ilmentatur għal kjarifiki, mingħajr ma tirriskja dewmien żejjed fil-proċess tal-għażla. Fil-kuntest partikolari, l-argument tal-EAHC li, bl-iffirmar tad-"Dikjarazzjoni tal-Unur", l-ilmentatur ħa r-responsabbiltà li jipprovdi informazzjoni korretta mhuwiex konvinċenti. Barra minn hekk, mis-sottomissjonijiet tal-EAHC jirriżulta li żewġ proposti oħra biss kienu affettwati mill-istess problema bħal dik tal-ilmentatur. Għalhekk kien ikun aktar xieraq li l-EAHC tivverifika fil-qosor partijiet oħra ta’ dawn il-proposti u, b’mod partikolari, l-abbozzi tal-programmi tal-konferenzi sottomessi lilha. L-Ombudsman għalhekk iqis li n-nuqqas tal-EAHC li tagħmel użu mill-possibbiltà disponibbli għaliha b'mod sempliċi u rapidu biex taċċerta jekk l-informazzjoni mogħtija fil-qasam fid-data tal-konferenza kinitx korretta mhuwiex konformi mal-prinċipji ta' amministrazzjoni tajba.

37. Fir-rigward tal-possibbiltajiet ta' appelli jew ilmenti kontra d-deċiżjoni tagħha li teskludi l-proposta tal-ilmentatur, l-EAHC, fl-opinjoni tagħha, elenkat diversi possibbiltajiet li kienu jkunu disponibbli għall-ilmentatur. L-ilmentatur ma kkontradixxiex is-sottomissjonijiet rispettivi tal-EAHC. L-Ombudsman għalhekk huwa tal-fehma li l-EAHC għamlet disponibbli possibbiltajiet ta’ appelli jew ilmenti lill-ilmentatur.

38. Madankollu, kien ikun utli għall-EAHC li tinforma lill-ilmentatur dwar id-disponibbiltà ta’ dawk il-proċeduri. Fil-kuntest partikolari, l-Ombudsman ifakkar li l-Artikolu 19(1) tal-Kodiċi Ewropew ta' Amministrazzjoni Tajba jipprovdi kif ġej: "Deċiżjoni tal-Istituzzjoni li tista' taffettwa b'mod negattiv id-drittijiet jew l-interessi ta' persuna privata għandu jkun fiha indikazzjoni tal-possibbiltajiet ta' appell disponibbli għall-kontestazzjoni tad-deċiżjoni. Għandha tindika b'mod partikolari n-natura tar-rimedji, il-korpi li quddiemhom jistgħu jiġu eżerċitati, kif ukoll il-limiti ta' żmien għall-eżerċizzju tagħhom." L-Ombudsman għalhekk se jieħu dan l-aspett fir-rimarka ulterjuri tiegħu hawn taħt.

39. Matul l-eżami ta' dan l-ilment, l-Ombudsman identifika każ ta' amministrazzjoni ħażina mill-EAHC. Meta l-Ombudsman isib li kien hemm każ ta' amministrazzjoni ħażina, jekk fattibbli, huwa jagħmel proposta għal soluzzjoni amikevoli jew abbozz ta' rakkomandazzjoni lill-istituzzjoni kkonċernata. L-Ombudsman jinnota li l-każ ta' amministrazzjoni ħażina identifikat f'din id-deċiżjoni huwa relatat mat-trattament mill-EAHC tal-proposta tal-ilmentatur ippreżentata b'rabta mas-Sejħa għall-Proposti 2009. Il-proċedura ta' evalwazzjoni prevista għal dik is-sejħa issa ġiet konkluża u l-konferenzi kofinanzjati kienu skedati li jsiru sa mhux aktar tard minn tmiem l-2010. Minn dan isegwi li ma jkunx possibbli għall-EAHC li tirrimedja l-każ ta’ amministrazzjoni ħażina identifikat hawnhekk, billi takkomoda t-talba tal-ilmentatur. L-Ombudsman jista', fil-qafas ta' proposta ta' soluzzjoni amikevoli jew abbozz ta' rakkomandazzjoni, jitlob lill-EAHC biex toffri apoloġija lill-ilmentatur fir-rigward tal-każ ta' amministrazzjoni ħażina misjub minnu. Madankollu, meta wieħed iżomm f'moħħu d-dikjarazzjoni tal-ilmentatur li ma għandhiex l-għan li tikseb apoloġija, l-Ombudsman iqis li huwa aktar utli li jagħmel rimarka kritika relatata ma' dan il-każ ta' amministrazzjoni ħażina. Filwaqt li r-rimarka kritika tiegħu hija relatata ma' avvenimenti tal-passat, huwa jfaħħar il-passi meħuda mill-EAHC fir-rigward tas-Sejħa għal Proposti tal-2010. Billi tiġi kkodifikata s-sena li fiha jridu jsiru l-konferenzi fil-formola tal-applikazzjoni u billi tiġi prevista lista ta’ kontroll estiża li għandha timtela mill-applikanti, jidher li l-problema li ltaqa’ magħha l-ilmentatur ma setgħetx tiġi riprodotta fil-futur. Huwa ser jieħu kont tar-rispons tal-EAHC għal dik ir-rimarka meta jwettaq il-valutazzjoni annwali tiegħu dwar kif l-istituzzjonijiet u l-korpi rreaġixxew għall-konklużjonijiet tiegħu.

B. Konklużjonijiet

Fuq il-bażi tal-inkjesta tiegħu dwar dan l-ilment, l-Ombudsman jagħlaqha bir-rimarka kritika li ġejja:

Il-prinċipji ta’ amministrazzjoni tajba kienu jirrikjedu li l-EAHC taċċerta jekk l-informazzjoni mogħtija fil-qasam dwar id-data tal-konferenza kinitx korretta u tqis li l-proposta tal-ilmentatur kien fiha żball klerikali li l-applikant kellu jintalab jiċċara.

L-ilmentatur u l-EAHC se jiġu infurmati b’din id-deċiżjoni.

Kumment ieħor

F’sejħiet futuri għal proposti, l-EAHC tista’ tikkunsidra li tipprovdi lill-applikanti b’informazzjoni preċiża dwar il-każijiet li fihom se tagħmel kuntatt mar-rappreżentanti legali u/jew mal-persuni ta’ kuntatt tagħhom. Barra minn hekk, l-EAHC tista’ tikkunsidra li tinforma lill-applikanti, fid-deċiżjonijiet tagħha ta’ ċaħda tal-proposti, dwar il-possibbiltajiet li għandhom sabiex jikkontestaw jew jappellaw kontra dawn id-deċiżjonijiet.

 

P. Nikiforos Diamandouros

Magħmul fi Strasburgu fl-4 ta' Awwissu 2011

---

[1] Is-sejħa għall-applikazzjonijiet ġiet ippubblikata fil-ĠU 2009, C 47, p. 10.

[2] Deċiżjoni tal-Kummissjoni tat-23 ta’ Frar 2009 dwar l-adozzjoni tal-Pjan ta’ Ħidma għall-2009 għall-implimentazzjoni tat-tieni programm ta’ azzjoni Komunitarja fil-qasam tas-saħħa (2008 sa 2013), u dwar l-għażla, l-għoti u kriterji oħra għal kontribuzzjonijiet finanzjarji għall-azzjonijiet ta’ dan il-programm, ĠU 2009, L 53, p. 41.

[3] Ir-referenza tal-EAHC għal Ottubru 2009 tidher li hija żball klerikali. Ara l-paragrafu 31 hawn taħt.

[4] Ara n-nota 2 hawn fuq.

[5] Regolament tal-Kummissjoni (KE, Euratom) Nru 2342/2002, tat-23 ta’ Diċembru 2002, li jippreskrivi regoli ddettaljati għall-implimentazzjoni tar-Regolament tal-Kunsill (KE, Euratom) Nru 1605/2002 fuq ir-Regolamenti Finanzjaru li jgħodd għall-baġit ġenerali tal-Komunitajiet Ewropej (ĠU Edizzjoni Speċjali bil-Malti, Kapitolu 1, Vol. 4, p. 145).

[6] Fil-kuntest ta' spezzjoni tal-fajl tal-EAHC imwettqa mis-servizzi tal-Ombudsman, l-EAHC aktar tard ikkoreġiet din iċ-ċifra (ara l-paragrafu 21 hawn taħt).

[7] Regolament tal-Kunsill Nru 58/2003, tad-19 ta’ Diċembru 2002, li jfassal l-istatut għall-aġenziji eżekuttivi li jridu jiġu fdati b’ċerti kompiti fit-tmexxija tal-programmi tal-Komunità (ĠU Edizzjoni Speċjali bil-Malti, Kapitolu 1, Vol. 4, p. 10).

[8] Ara l-paragrafu 9 hawn fuq.