Parengta pagal Europos ombudsmeno statuto 3 straipsnio 6 dalį [1]

Apsilankymo aplinkybės

1. 2011 m. gegužės mėn. Europos ombudsmenas pradėjo vizitų į ES agentūras programą, kuria siekiama skatinti gerą administravimą ir dalytis geriausia patirtimi tarp šių ES subjektų. Šie vizitai oficialiai vykdomi remiantis ombudsmeno kompetencija atlikti tyrimus savo iniciatyva pagal Sutarties dėl Europos Sąjungos veikimo 228 straipsnį. Jos suteikia galimybę ombudsmenui ir agentūroms pradėti konstruktyvų dialogą siekiant puoselėti ir stiprinti administracinę piliečiams teikiamų paslaugų kultūrą [2].

2. 2012 m. sausio 30 d. laišku ombudsmenas informavo CEDEFOP, kad pagal savo vizitų į agentūras programą jis nusprendė 2012 m. vasario 22 d. apsilankyti Centre.

3. CEDEFOP buvo įsteigtas 1975 m. vasario 10 d. Tarybos reglamentu (EEB) Nr. 337/75 dėl Europos profesinio mokymo plėtros centro įsteigimo [3] su paskutiniais pakeitimais, padarytais Tarybos reglamentu (EB) Nr. 2051/2004 [4]. Jos misija – remti Europos profesinio rengimo ir mokymo (PRM) politikos plėtojimą ir prisidėti prie jos įgyvendinimo. Jos strateginis tikslas – stiprinti Europos bendradarbiavimą ir padėti Komisijai, valstybėms narėms ir socialiniams partneriams rengti ir įgyvendinti patrauklios profesinio rengimo ir mokymo, kuriuo skatinama kompetencija ir socialinė įtrauktis, politiką. CEDEFOP užduotys: rinkti atrinktus dokumentus ir analizuoti duomenis; prisidėti prie mokslinių tyrimų plėtojimo ir koordinavimo; naudoti ir skleisti informaciją; skatinti bendrą požiūrį į profesinio rengimo ir mokymo problemas; suteikti forumą diskusijoms ir keitimuisi idėjomis.

4. Darbotvarkės projektas su konkrečiais klausimais, kuriuos ombudsmenas norėjo aptarti, buvo nusiųstas CEDEFOP. Be to, ombudsmenas informavo CEDEFOP, kad atsakydamas į įsipareigojimą, kurį jis prisiėmė Agentūros personalo komitetų asamblėjos (AASC) prašymu, vizito metu jis taip pat susitiks su CEDEFOP personalo komitetu. Nesant išrinkto Personalo komiteto, ombudsmenas gavo CEDEFOP (JAV-CEDEFOP) profesinės sąjungos atstovų prašymą surengti susitikimą. Ombudsmenas sutiko susitikti su profesinių sąjungų atstovais. 

Vizitas

5. Susitikimas su CEDEFOP vadovybe įvyko 2012 m. vasario 22 d. Pradžioje pranešimą trumpai pristatė laikinai einantis pareigas direktorius, kuris pateikė ombudsmenui tam tikrą bendrą informaciją apie CEDEFOP, jo misiją ir organizaciją. Savo ruožtu ombudsmenas paaiškino, kad jo vizitai oficialiai vykdomi remiantis jo kompetencija atlikti tyrimus savo iniciatyva. Jis nurodė, kad tyrimas savo iniciatyva, be kita ko, reiškia, kad tokiems tyrimams taikomos įprastos procedūrinės garantijos. Tai, be kita ko, agentūros teisė prašyti Europos ombudsmeno informaciją ir dokumentus tvarkyti konfidencialiai [5]. Po šių pradinių pristatymų įvairių skyrių vadovai skaitė pranešimus, kad pateiktų atsakymus į ombudsmeno 2012 m. sausio 30 d. laiške pateiktus klausimus. Ombudsmenui taip pat buvo pateiktas „PowerPoint“ pristatymas ir patvirtinamieji dokumentai.

6. Ombudsmenas ir CEDEFOP vadovybė diskutavo šiais klausimais:

• Gero administracinio elgesio kodekso ir etikos standartų laikymasis
• Skaidrumas, dialogas ir atskaitomybė
• Atranka ir įdarbinimas
• Pasiūlymai
• Interesų konfliktai
• Personalo komiteto nebuvimas

7. Po susitikimo su vadovybe ombudsmenas susitiko su dviem JAV CEDEFOP atstovais. Profesinė sąjunga iškėlė klausimus dėl personalo komiteto nebuvimo ir problemų, susijusių su informacijos srautu iš vadovybės į darbuotojus. Jie nurodė, kad CEDEFOP darbuotojai nebuvo informuoti apie ombudsmeno vizitą. Jie taip pat pateikė klausimų dėl galimybės susipažinti su dokumentais ir Reglamento Nr. 1049/20001 taikymo. 

Ombudsmeno išvados ir pasiūlymai po vizito

8. 2012 m. balandžio 27 d. ombudsmenas nusiuntė CEDEFOP ataskaitą, kurioje pateikė savo vizito išvadas ir šiuos pasiūlymus [6]:

a) be savo įsipareigojimų sukurti specialų puslapį, skirtą prašymams leisti susipažinti su dokumentais, ir parengti metinę tokių prašymų nagrinėjimo ataskaitą, CEDEFOP galėtų apsvarstyti galimybę patvirtinti oficialias prašymų leisti susipažinti su dokumentais nagrinėjimo procedūras; Tokios procedūros turėtų apimti tiek pirminius prašymus, tiek kartotines paraiškas. Taip CEDEFOP galėtų laikytis Reglamente (EB) Nr. 1049/2001 nustatytų terminų. Patarėjo teisės klausimais dalyvavimas nagrinėjant prašymus leisti susipažinti su dokumentais būtų tinkamiausias ir rekomenduotinas. Ombudsmenas pridūrė, kad mielai padės CEDEFOP rengti tolesnius mokymus apie galimybę susipažinti su dokumentais ir Reglamento (EB) Nr. 1049/2001 taikymą.

b) Ombudsmenas paragino CEDEFOP pateikti bent savo interneto svetainės pradžios tinklalapį, taip pat informaciją apie savo funkcijas ir kalbų politiką visomis 23 Sutarties kalbomis. Sveikindamas piliečius, kurie lankosi interneto svetainėje savo gimtąja kalba, ir paaiškindamas jiems jos funkcijas, CEDEFOP aiškiai parodytų, kad pripažįsta, jog visi Europos Sąjungos piliečiai yra teisėtai suinteresuoti jos darbu.

c) Siekdamas toliau gerinti per atrankos procedūras kandidatams teikiamą informaciją, ombudsmenas paragino CEDEFOP informuoti kandidatus apie visas jų turimas galimybes apskųsti sprendimą pašalinti juos iš konkurso. Išorinio užginčijimo galimybės yra teisė pateikti skundą ombudsmenui ir teisė pareikšti ieškinį dėl panaikinimo ES teismuose.

d) Ombudsmenas pasiūlė CEDEFOP persvarstyti savo poziciją dėl atrankos komisijos narių pavardžių atskleidimo. 

e) CEDEFOP galėtų apsvarstyti galimybę informuoti konkurso dalyvius apie galimybę siekti žalos atlyginimo pateikiant skundą ombudsmenui.

f) Ombudsmenas paragino CEDEFOP imtis visų būtinų priemonių siekiant užtikrinti, kad personalo komitetas būtų išrinktas atstovauti darbuotojų interesams.

Tolesni CEDEFOP veiksmai, susiję su ombudsmeno pasiūlymais

9. 2012 m. liepos 18 d. CEDEFOP atsiuntė tolesnių veiksmų planą dėl ombudsmeno pasiūlymų.

10. Visų pirma CEDEFOP informavo ombudsmeną, kad savo interneto svetainėje ketina sukurti specialią skiltį, skirtą prašymams susipažinti su dokumentais. Tinklalapis anglų, vokiečių ir prancūzų kalbomis suteiks galimybę nedelsiant susipažinti su CEDEFOP dažniausiai prašomais dokumentais ir jame bus pateikta prašymo forma, naudotina tais atvejais, kai prašomo dokumento nėra internete. Prašymai, į kuriuos reikia teisinės konsultacijos, kad į juos būtų atsakyta, bus perduoti patarėjui teisės klausimais. Agentūra taip pat įsipareigojo skelbti metinę ataskaitą apie tai, kaip ji tvarko prašymus leisti susipažinti su dokumentais.

11. CEDEFOP informavo ombudsmeną, kad nuo 2012 m. rugpjūčio mėn. ketina anglų, vokiečių ir prancūzų kalbomis skelbti savo oficialios interneto svetainės statinę informaciją, pavyzdžiui, informaciją apie savo misiją ir pagrindines veiklos sritis, taip pat naršymo meniu. Atsižvelgdama į galimą perėjimą prie naujo savo interneto portalo technologinio sprendimo, ji taip pat įsipareigojo išnagrinėti galimybę sukurti daugiakalbę interneto svetainę, kurioje informacija būtų teikiama 23 oficialiosiomis kalbomis. Tačiau dėl biudžeto apribojimų šis projektas negalėjo būti pradėtas anksčiau nei 2014 m.

12. CEDEFOP pridūrė, kad nuo 2012 m. liepos mėn. jis pradėjo informuoti tiek atrankos procedūrose dalyvaujančius kandidatus, tiek konkurso nelaimėjusius dalyvius apie jų teisę pateikti skundą ombudsmenui, ir nurodė, kad tai nurodyta visuose atitinkamuose dokumentuose ir pranešimuose. CEDEFOP toliau laikėsi pozicijos neatskleisti atrankos komisijos narių pavardžių.

13. Galiausiai ji informavo ombudsmeną, kad po rinkimų 2012 m. birželio 12 d. pareigas pradėjo vykdyti naujas personalo komitetas.

Ombudsmeno analizė ir išvados

14. Ombudsmenas palankiai vertina konstruktyvų CEDEFOP požiūrį ir norą įgyvendinti daugumą jo pasiūlymų. Visų pirma jis palankiai vertina tai, kad CEDEFOP jau įgyvendino jo pasiūlymus dėl informacijos teikimo konkurso dalyviams ir kandidatams vykdant darbuotojų atrankos procedūras. Šiuo atžvilgiu jis pažymi, kad neseniai CEDEFOP interneto svetainėje paskelbtų pranešimų apie laisvas darbo vietas dalyje „Apeliacinės procedūros“ pateikiama informacija apie galimybę pateikti skundą ombudsmenui. Jis tikisi, kad panaši informacija bus įtraukta į konkurso nelaimėjusiems dalyviams siunčiamus laiškus.

15. Ombudsmenas taip pat palankiai vertina aktyvų CEDEFOP požiūrį į galimybę susipažinti su dokumentais. Kaip ne kartą pabrėžė ombudsmenas, geras administravimas reikalauja, kad visuomenės teisė susipažinti su dokumentais būtų suprantama kaip susijusi ne tik su poreikiu, kad ES institucijos, įstaigos, tarnybos ir agentūros tinkamai nagrinėtų prašymus leisti visuomenei susipažinti su dokumentais, bet ir su reikalavimu, kad informacija ir dokumentai būtų lengvai ir aktyviai prieinami visuomenei [7]. CEDEFOP įsipareigojimas suteikti tiesioginę prieigą prie tam tikrų visuomenei svarbių dokumentų yra labai sveikintinas.  

16. Ombudsmenas taip pat džiaugiasi CEDEFOP įsipareigojimais, susijusiais su jo kalbų politika. Jis džiaugiasi Agentūros pastangomis užtikrinti, kad jos interneto svetainės pradžios tinklalapis būtų prieinamas visomis 23 oficialiosiomis kalbomis. Ombudsmenas laikosi pozicijos, kad, kalbant apie Europos institucijų išorės ryšius su piliečiais, būtų idealu, jei šiems tikslams skirta medžiaga būtų skelbiama visomis oficialiosiomis kalbomis. Kad ši išorės komunikacija būtų veiksminga, būtina, kad piliečiai suprastų institucijų jiems pateiktą informaciją [8].  

17. Be to, kadangi ombudsmenas mano, kad darbuotojų komitetai atlieka labai svarbų vaidmenį kaip pagrindinis oficialus vadovybės ir darbuotojų bendravimo kanalas, jis palankiai vertina naujienas apie darbuotojų komiteto išrinkimą.

18. Kalbėdamas apie atrankos komisijos narių pavardžių atskleidimą, ombudsmeno vizito metu CEDEFOP teigė, kad informacijos neatskleidimu siekiama apsaugoti atrankos komisijos narius nuo išorės spaudimo. Ji paprašė ombudsmeno atsižvelgti į mažą agentūros dydį ir jos vietą. Ji pažymėjo, kad jos darbuotojai nedvejodami dalyvaus atrankos komisijų veikloje, jei bus atskleisti jų vardai ir pavardės.

19. Savo 2012 m. balandžio 27 d. pranešime po vizito ombudsmenas atidžiai apsvarstė šiuos argumentus ir į juos atsakė taip.

31. Dėl CEDEFOP politikos neatskleisti savo atrankos komisijų narių pavardžių ombudsmenas primena, kad pagal nusistovėjusią teismų praktiką su atrankos komisijų svarstymais ir darbu susijęs slaptumas buvo nustatytas siekiant užtikrinti šių komisijų nepriklausomumą ir jų darbo objektyvumą, apsaugant jas nuo bet kokio išorinio kišimosi ir spaudimo [9]. Todėl šio slaptumo laikymasis neleidžia atskleisti atskirų atrankos komisijų narių nuomonių. Tačiau ombudsmenas nuolat laikėsi nuomonės, kad teisė neatskleisti atrankos komisijos narių individualių nuomonių nėra tas pats, kas laikyti jų tapatybę paslaptyje [10].

32. Ombudsmenas pažymi, kad institucijų požiūris į tinkamą atvirumo ir teisėtų konfidencialumo poreikių pusiausvyrą atrankos komisijų darbe pasikeitė siekiant suteikti daugiau svarbos atvirumui [11]. Jis primena, kad ir EPSO, ir Komisija turi nusistovėjusią praktiką, pagal kurią jos atskleidžia atrankos komisijos narių vardus ir pavardes. Ombudsmeno nuomone, tokia praktika užtikrina atrankos procedūrų skaidrumą, padeda didinti ir išlaikyti visuomenės pasitikėjimą ES institucijomis, įstaigomis, organais ar agentūromis ir patikina kandidatus, kad atrankos procedūroje nebuvo interesų konfliktų.

20. CEDEFOP atsakyme į ombudsmeno pasiūlymus į pirmiau nurodytus klausimus neatsižvelgta. Agentūra tik pakartojo, kad nenori atskleisti atrankos komisijų narių pavardžių.

21. Ombudsmenas apgailestauja dėl Agentūros priimtos pozicijos ir mano, kad, kalbant apie atrankos komisijos narių vardų ir pavardžių atskleidimą, CEDEFOP veiksmai, t. y. neatsižvelgimas į ombudsmeno šiuo klausimu suformuluotus argumentus ir pats atsakymas, rodo nenorą pradėti konstruktyvų dialogą su ombudsmenu taip, kad būtų puoselėjama ir stiprinama piliečiams tarnaujanti administracinė kultūra.

22. Todėl ombudsmenas toliau nagrinėjo esminį klausimą ir laikosi šio sprendimo 15 punkte nurodytos analizės. Be to, ombudsmenas pažymi, kad bet kuris su valstybės tarnautoju dirbantis visuomenės narys turi teisę žinoti šio valstybės tarnautojo vardą ir pavardę. Tai yra pagrindinis gero administravimo principas. Administracija be veido ir vardo atstumia [12]. Be to, atrankos komisijų narių nuomonės laikymas paslaptyje nėra tas pats, kas jų tapatybės laikymas paslaptyje. Pirmuoju atveju atrankos komisijų nariai apsaugomi nuo išorės spaudimo, o antruoju atveju prisidedama prie slaptumo ir nepasitikėjimo atmosferos.

23. Ombudsmenas taip pat pažymi, kad atskleidus atrankos komisijų narių pavardes atitinkama ES institucija, įstaiga, tarnyba ar agentūra tvarko asmens duomenis, todėl taikomas Reglamentas 45/2001. Ombudsmenas mano, kad vardų ir pavardžių atskleidimas būtų suderinamas su teise į duomenų apsaugą, jei atitinkama institucija laikytųsi tam tikrų teisinių reikalavimų. Tai apima i) sprendimo, kuriame nurodomas tokio atskleidimo teisinis pagrindas, tikslas ir sąlygos, priėmimą ir ii) duomenų subjekto teisių, įskaitant teisę iš anksto gauti aiškią ir išsamią informaciją apie atskleidimą ir teisę nesutikti pagal reglamento 18 straipsnį, apsaugos užtikrinimą [13].

24. Atsižvelgdamas į tai, kas išdėstyta pirmiau, ombudsmenas pagal Europos ombudsmeno statuto 3 straipsnio 6 dalį pateikia rekomendacijos CEDEFOP projektą.

Rekomendacijos projektas

Remdamasis pirmiau išdėstytomis išvadomis, ombudsmenas pateikia CEDEFOP šį rekomendacijos projektą:

siekiant užtikrinti atrankos procedūrų skaidrumą, CEDEFOP turėtų priimti naują politiką, pagal kurią atrankos komisijos narių vardus ir pavardes būtų galima atskleisti laikantis duomenų apsaugos taisyklių;

CEDEFOP bus informuotas apie šį rekomendacijos projektą.  Pagal Europos ombudsmeno statuto 3 straipsnio 6 dalį CEDEFOP išsiunčia išsamią nuomonę ne vėliau kaip 2013 m. sausio 31 d. Išsamią nuomonę galėtų sudaryti rekomendacijos projekto priėmimas ir jo įgyvendinimo aprašymas.

P. Nikiforos Diamandouros

Priimta Strasbūre 2012 m. spalio 17 d.