Apsilankymo aplinkybės

1. Siekdama nustatyti ir skleisti geriausią praktiką, kurią ES agentūros taiko palaikydamos santykius su piliečiais, 2011 m. gegužės mėn. ombudsmenė pradėjo vizitų į agentūras programą. Iš pradžių buvo surengti trys bandomieji vizitai į ES agentūras Jungtinėje Karalystėje, t. y. Europos bankininkystės instituciją, Europos vaistų agentūrą ir Europos policijos koledžą. 2011 m. spalio mėn. ombudsmenas lankėsi Europos aplinkos agentūroje Kopenhagoje, o lapkričio mėn. – Europos narkotikų ir narkomanijos stebėsenos centre ir Europos jūrų saugumo agentūroje Lisabonoje [1].

2. 2012 m. sausio 30 d. laišku ombudsmenas informavo CEDEFOP, kad pagal savo vizitų į agentūras programą jis nusprendė 2012 m. vasario 22 d. apsilankyti CEDEFOP.

3. CEDEFOP buvo įsteigtas 1975 m. vasario 10 d. Tarybos reglamentu (EEB) Nr. 337/75 [2] su paskutiniais pakeitimais, padarytais Tarybos reglamentu (EB) Nr. 2051/2004 [3]. Jos misija – remti Europos profesinio rengimo ir mokymo (PRM) politikos plėtojimą ir prisidėti prie jos įgyvendinimo. Jos strateginis tikslas – stiprinti Europos bendradarbiavimą ir padėti Komisijai, valstybėms narėms ir socialiniams partneriams rengti ir įgyvendinti patrauklios profesinio rengimo ir mokymo, kuriuo skatinama kompetencija ir socialinė įtrauktis, politiką. CEDEFOP užduotys: rinkti atrinktus dokumentus ir analizuoti duomenis; prisidėti prie mokslinių tyrimų plėtojimo ir koordinavimo; naudoti ir skleisti informaciją; skatinti bendrą požiūrį į profesinio rengimo ir mokymo problemas; suteikti forumą diskusijoms ir keitimuisi idėjomis.   

4. Darbotvarkės projektas su konkrečiais klausimais, kuriuos ombudsmenas norėjo aptarti, buvo nusiųstas CEDEFOP. Be to, ombudsmenas taip pat informavo CEDEFOP, kad atsakydamas į įsipareigojimą, kurį jis prisiėmė Agentūros personalo komitetų asamblėjos (AASC) prašymu, vizito metu jis taip pat susitiks su CEDEFOP personalo komitetu. Nesant išrinkto Personalo komiteto, ombudsmenas gavo CEDEFOP (JAV-CEDEFOP) profesinės sąjungos atstovų prašymą surengti susitikimą. Ombudsmenas sutiko susitikti su profesinių sąjungų atstovais. 

Vizitas

5. Susitikimas su CEDEFOP vadovybe įvyko 2012 m. vasario 22 d. Ombudsmeną lydėjo jo kabineto patarėja teisės klausimais Christina Karakosta. CEDEFOP atstovavo laikinai einantis direktoriaus pareigas Christian Lettmayr, kurį lydėjo Teritorinių išteklių skyriaus vadovas Thierry Bernard-Guele, Finansų ir viešųjų pirkimų skyriaus vadovas George Paraskevaidis, Žmogiškųjų išteklių skyriaus vadovė Ginette Manderscheid, Komunikacijos, informacijos ir sklaidos skyriaus vadovas Gerd-Oskar Bausewein, Mokslinių tyrimų ir politikos analizės skyriaus vadovė Pascaline Descy, patarėja teisės klausimais Miriam Fuchs, duomenų apsaugos pareigūnas Spyros Antoniou, vyresnysis ekspertas sistemos bibliotekininkas ir duomenų apsaugos pareigūnas Jesus Bustamante, įrašų valdymo ir archyvų skyriaus ekspertė Paula McClure ir direktoriaus padėjėja Tine Soerensen Ballis.

6. Posėdį pradėjo trumpas laikinai einančio direktoriaus pareigas pranešimas. Jis pateikė ombudsmenui bendros informacijos apie agentūrą, jos misiją ir organizacinę struktūrą. Savo ruožtu ombudsmenas paaiškino, kad jo vizitai oficialiai vykdomi remiantis jo kompetencija atlikti tyrimus savo iniciatyva. Jis nurodė, kad tyrimas savo iniciatyva, be kita ko, reiškia, kad tokiems tyrimams taikomos įprastos procedūrinės garantijos. Tai apima agentūros teisę prašyti, kad Europos ombudsmenas informaciją ir dokumentus tvarkytų konfidencialiai [4]. Po šių pradinių pristatymų įvairių skyrių vadovai skaitė pranešimus, kad pateiktų atsakymus į ombudsmeno 2012 m. sausio 30 d. laiške pateiktus klausimus. Ombudsmenui taip pat buvo pateiktas „PowerPoint“ pristatymas ir patvirtinamieji dokumentai.

7. Po susitikimo su vadovybe ombudsmenė ir I. Karakosta susitiko su dviem „Us-Cedefop“ atstovais – Tina Bertzeletou ir buvusiu Cedefop personalo komiteto pirmininku Davidu Crabbe. Profesinė sąjunga iškėlė klausimą dėl personalo komiteto nebuvimo ir problemų, susijusių su informacijos perdavimu iš vadovybės darbuotojams. Jie nurodė, kad CEDEFOP darbuotojai nebuvo informuoti apie ombudsmeno vizitą. Jie taip pat pateikė klausimų dėl galimybės susipažinti su dokumentais ir Reglamento Nr. 1049/20001 taikymo. 

8. Ombudsmenas ir CEDEFOP vadovybė diskutavo šiais klausimais:

• Gero administracinio elgesio kodekso ir etikos standartų laikymasis
• Skaidrumas, dialogas ir atskaitomybė
• Atranka ir įdarbinimas
• Pasiūlymai
• Interesų konfliktai
• Personalo komiteto nebuvimas

Ombudsmeno išvados ir pasiūlymai

(A) Gero administracinio elgesio kodekso ir etikos standartų laikymasis

9. Viena iš pagrindinių ombudsmeno užduočių – užtikrinti, kad ES administracija būtų atvira, paslaugi ir veiksmingai tvarkytų ryšius su piliečiais. Atitinkami pagrindiniai principai nustatyti Europos gero administracinio elgesio kodekse (angl. CGAB). Šis klausimas tebėra svarbus kasdieniame Europos ombudsmeno tarnybos darbe, o tai rodo, kad ES administracija vis dar susiduria su tam tikrais iššūkiais šioje srityje. Prireikus Europos ombudsmenas stengiasi greitai išspręsti skundus, susijusius su skundais dėl piliečių pirminių kontaktų su administracija. Tokiomis aplinkybėmis ombudsmeno tarnybos paprastai susisiekia su atitinkamu asmeniu telefonu.

10. 2008 m. spalio mėn. Lisabonoje įvykusiame agentūrų vadovų susitikime visos ES agentūros susitarė priimti Europos gero administracinio elgesio kodeksą. Nors ombudsmenas buvo patenkintas, kad CEDEFOP interneto svetainėje yra nuoroda į Europos gero administracinio elgesio kodeksą, jis norėjo tiksliai sužinoti, kaip CEDEFOP įgyvendino šį sprendimą ir kaip jis užtikrina, kad jo darbuotojai laikytųsi kodekse nustatytų principų.

11. CEDEFOP paaiškino, kad Gero administracinio elgesio kodeksas skelbiamas ir Centro interneto svetainėje (visomis ES kalbomis), ir jo intraneto svetainėje. Darbuotojams pateikiamos spausdintinės kodekso versijos kopijos ir informacinis vidaus leidinys „Trumpas geros elgsenos vadovas“. Pastarojoje pateikiamos profesinio elgesio su kolegomis gairės. Jame taip pat yra nedidelis skyrius, kuriame CEDEFOP darbuotojams primenama, kad jų asmeninis elgesys taip pat gali būti susijęs su CEDEFOP ir ES, ir jie skatinami stengtis elgtis ir už savo profesinio gyvenimo ribų taip, kad tai palankiai atspindėtų CEDEFOP ir ES administraciją.

12. CEDEFOP taip pat informavo ombudsmeną, kad etikos standartai, kaip antai sąžiningumas, sąžiningumas, objektyvumas ir vienodas požiūris, yra vertinimo kriterijų, naudojamų vertinant darbuotojus, ir veiksmingo valdymo vidaus kontrolės standartų dalis. 2 kriterijus visų pirma pavadintas „Etinės ir organizacinės vertybės“. Pagal šį kriterijų reikalaujama, kad agentūra sukurtų materialinę ir procedūrinę sistemą, pagal kurią darbuotojai būtų informuojami, konsultuojami ir remiami etiško elgesio, gero administracinio elgesio, interesų konfliktų vengimo ir sukčiavimo prevencijos klausimais, taip pat būtų pranešama apie priekabiavimą ar kitus pažeidimus. Siekdamas įgyvendinti šį reikalavimą, CEDEFOP įsipareigojo platinti informacinius dokumentus ir organizuoti mokymus.

13. CEDEFOP intraneto skiltyje „Etika ir vientisumas“ pateikiami dokumentai ir informacija įvairiomis temomis, įskaitant: interesų konfliktai, sutuoktinio įdarbinimas, dovanos ir privilegijos, priekabiavimas, informavimas apie pažeidimus, išorės veikla ir jautrios pareigos. CEDEFOP taip pat nurodė, kad buvo surengti mokymai informavimo apie pažeidimus, priekabiavimo ir konfidencialumo klausimais. Kalbant apie priekabiavimą, ombudsmenui pranešta, kad paskirti penki konfidencialūs patarėjai, kad bet kuris darbuotojas galėtų kreiptis į patarėją, su kuriuo jam patogiau kalbėtis. CEDEFOP taip pat daug dėmesio skyrė poreikiui užtikrinti veiksmingą vadovybės ir darbuotojų bendravimą ir geresniam informacijos srautui intranete, naujienlaiškiams, įspėjimams, pasiūlymų langeliams ir darbuotojų apklausoms.

 14. Ombudsmenas palankiai vertina CEDEFOP įsipareigojimą teikti savo darbuotojams įvairią informaciją, susijusią su geru administraciniu elgesiu ir etikos standartais, ir organizuoti mokymus konkrečiomis temomis, įskaitant informavimą apie pažeidimus ir priekabiavimą. Jo vidaus leidinys „Trumpas tinkamo elgesio vadovas“ galėtų būti įkvėpimo šaltinis kitoms ES įstaigoms ir agentūroms, norinčioms savo darbuotojams pateikti rekomendacijų dėl elgesio su kolegomis taisyklių ir principų.

b) Skaidrumas, dialogas ir atskaitomybė

15. Ombudsmenas taip pat teikia pirmenybę skaidrumo skatinimui ir atskaitomybės didinimui ES administracijoje. Šis reikalavimas, be kita ko, atsispindi ES teisės aktuose dėl galimybės visuomenei susipažinti su dokumentais, kuriuose ombudsmenas aiškiai minimas kaip peržiūros institucija. Tai taip pat atsispindi plačiuose ombudsmeno tyrimo įgaliojimuose, kurie leidžia jam nuodugniai išsiaiškinti faktus ir klausimus, kurie kyla jo tyrimų metu.

16. Todėl ombudsmenas norėjo daugiau sužinoti šiais klausimais:

a) Kaip CEDEFOP praktiškai nagrinėja prašymus dėl galimybės visuomenei susipažinti su dokumentais? Kokios yra jos gairės ir (arba) praktinė tokių prašymų nagrinėjimo tvarka? Pateikite pavyzdžių, pavyzdžiui, pagrindinę korespondenciją Agentūrai tvarkant tris paskutines paraiškas dėl galimybės visuomenei susipažinti su dokumentais, nagrinėjamas pagal Reglamentą (EB) Nr. 1049/2001.

b) Ar CEDEFOP rengia metinę vidaus ar išorės ataskaitą apie tai, kaip CEDEFOP tvarko visuomenės teisę susipažinti su dokumentais?

c) Ar CEDEFOP tvarko arba ketina tvarkyti viešąjį registrą, kaip apibrėžta Reglamento (EB) Nr. 1049/2001 11 straipsnyje?

d) CEDEFOP tvarko daug informacijos ir duomenų. Jos interneto svetainė yra patogi naudoti ir joje pateikiama daug su pagrindine CEDEFOP veikla susijusių duomenų, leidinių ir informacijos. Visų pirma skirsnyje „Kontaktai“ pateikiamas išsamus kontaktinių asmenų sąrašas ir įvairūs kontaktiniai asmenys įvairiais klausimais. Kaip CEDEFOP nagrinėja prašymus pateikti informaciją? Pateikite informaciją apie grįžtamąją informaciją, kurią CEDEFOP tarnybos gauna iš naudotojų ir suinteresuotųjų subjektų dėl prieigos prie informacijos.

17. CEDEFOP paaiškino savo informavimo politiką. Pirmiausia ji nurodė, kad tvarko daug politikos dokumentų ir informacijos. Jos interneto svetainė grindžiama logika, kad su pagrindine CEDEFOP veikla susiję dokumentai ir informacija turėtų būti skelbiami viešai ir lengvai prieinami. Būti aktyviam yra vienas iš pagrindinių CEDEFOP rūpesčių. CEDEFOP daugiausia dėmesio skiria elektroniniams leidiniams ir neseniai savo leidiniuose pradėjo naudoti e. knygų formatą, siekdamas, kad informacija taptų patrauklesnė ir prieinamesnė. CEDEFOP pateikė ombudsmenui dokumentus, kuriuose aprašyta standartinė atsakymo į prašymus pateikti informaciją ir lankytojų priėmimo procedūra. CEDEFOP pateikė statistinius duomenis, susijusius su e. paštu išsiųstais prašymais pateikti informaciją, taip pat su referencinės tarnybos grupės gautomis užklausomis. Ji taip pat informavo ombudsmeną apie terminus ir grįžtamąją informaciją. Dauguma prašymų išnagrinėjami per 24 valandas ir tik 16 proc. per savaitę, bet mažiau nei 15 dienų. Ji pažymėjo, kad 99 proc. naudotojų teigia esantys patenkinti arba labai patenkinti.

18. Posėdžio metu taip pat buvo atkreiptas dėmesys į tai, kad kai kurie dokumentai, susiję su finansiniais ir organizaciniais klausimais, pavyzdžiui, metinis rangovų sąrašas, metinės finansinės ataskaitos ir metinės ataskaitos, skelbiami CEDEFOP interneto svetainėje, o visų darbuotojų vardai, pavardės ir e. laiškai skelbiami viešai. 

19. Taip pat buvo iškeltas Centro leidiniuose vartojamų kalbų klausimas. Paaiškinta, kad visi dokumentai skelbiami anglų kalba. Leidiniai taip pat leidžiami prancūzų, vokiečių, graikų, italų, portugalų ir ispanų kalbomis, taip pat rotacijos tvarka Europos Sąjungai pirmininkaujančios valstybės narės kalba. CEDEFOP paaiškino, kad dėl ribotų laiko ir finansinių išteklių negalima versti į visas 23 oficialiąsias kalbas. Be to, CEDEFOP skatina savo partnerius versti savo tyrimus ir ataskaitas į kitas kalbas ir lengvai suteikia vertimo licencijas trečiosioms šalims. Ji teigė niekada negavusi skundo dėl kalbų vartojimo, greičiausiai dėl to, kad dauguma jos suinteresuotųjų subjektų, politikos formuotojų, tyrėjų ir atitinkamos mokslo bendruomenės yra įpratę dirbti anglų kalba.  

20. Dėl prašymų leisti susipažinti su dokumentais ombudsmenas nurodė, kad, nepaisant to, jog yra skirtingi kontaktiniai asmenys įvairiais klausimais, CEDEFOP interneto svetainėje nėra kontaktinio asmens, kuris galėtų susipažinti su dokumentais, ir nėra jokios nuorodos į Reglamentą 1049/2001. CEDEFOP pažadėjo savo interneto svetainėje sukurti specialią skiltį „Galimybė susipažinti su dokumentais“, kurioje būtų pateikta informacija apie Reglamentą (EB) Nr. 1049/2001. CEDEFOP pažymėjo, kad jo tarnybos gauna labai nedaug prašymų susipažinti su dokumentais, nes dauguma visuomenei svarbių jo dokumentų yra susiję su jo pagrindine veikla ir todėl jau yra viešai prieinami. Ji pridūrė, kad prašymai leisti susipažinti su dokumentais paprastai yra susiję su viešųjų pirkimų arba atrankos procedūromis ir juos nagrinėja kompetentinga tarnyba. Jei kompetentinga tarnyba nustato kokį nors sudėtingą teisinį klausimą, kreipiamasi pagalbos į teisės konsultantą. Kartotines paraiškas nagrinėja direktorius, kuris paprastai atsako nedelsdamas ir stengiasi laikytis 15 darbo dienų termino; šiam bandymui taip pat pritaria direktoriaus sekretoriatas.

21. Taip pat buvo pažymėta, kad CEDEFOP dokumentų valdymo sistema šiuo metu baigiama kurti. Gaunamų laiškų vidaus registras baigtas, o dalis, susijusi su siunčiama korespondencija, yra galutiniame įgyvendinimo etape. CEDEFOP pažymėjo, kad nors jis nepaskelbė jokio pranešimo dėl Reglamento (EB) Nr. 1049/2001 dėl to, kad prašymai pateikti dokumentus CEDEFOP buvo pateikti labai retai, jis yra pasirengęs tai padaryti, atsižvelgdamas į ombudsmeno pasiūlymą.

22. Ombudsmenas sveikina CEDEFOP sukūrus patogią naudoti, lengvai naršomą ir informatyvią interneto svetainę. Nors jis mano, kad priežastys, kuriomis grindžiama CEDEFOP kalbų politika, susijusi su leidiniais, yra tinkamos, jis ragina CEDEFOP pateikti bent savo interneto svetainės pradžios tinklalapį, taip pat informaciją apie CEDEFOP funkcijas ir kalbų politiką visomis 23 Sutarties kalbomis. Sveikindamas piliečius, kurie lankosi interneto svetainėje savo gimtąja kalba, ir paaiškindamas jiems jos funkcijas, CEDEFOP aiškiai parodytų, kad pripažįsta, jog visi Europos Sąjungos piliečiai yra teisėtai suinteresuoti jos darbu.

23. CEDEFOP teikia visuomenei daug informacijos, daugiausia susijusios su jo pagrindine veikla, taip pat tam tikrą informaciją finansiniais ir organizaciniais klausimais. Ji laikosi iniciatyvaus požiūrio į informacijos sklaidą ir šiuo atžvilgiu jai turėtų būti pritarta. Ombudsmenas taip pat palankiai vertina CEDEFOP pastangas baigti kurti savo dokumentų valdymo sistemą. Ombudsmenas taip pat palankiai vertina CEDEFOP įsipareigojimus a) sudaryti palankesnes sąlygas prašyti leisti susipažinti su dokumentais ir informacija, kurių jis nepaskelbė savo iniciatyva, šiuo tikslu savo interneto svetainėje sukuriant specialų puslapį ir b) parengti metinę ataskaitą apie tai, kaip jis tvarko visuomenės teisę susipažinti su dokumentais.

24. CEDEFOP turėtų ne tik įsipareigoti sukurti tokį specialų puslapį, bet ir apsvarstyti galimybę patvirtinti oficialias procedūras, skirtas prašymams leisti susipažinti su dokumentais – tiek su pirminėmis paraiškomis, tiek su kartotinėmis paraiškomis – nagrinėti. Taip ji galėtų laikytis Reglamente (EB) Nr. 1049/2001 nustatytų terminų. Teisės konsultanto dalyvavimas nagrinėjant prašymus leisti susipažinti su dokumentais būtų tinkamiausias. Ombudsmenas mielai padėtų CEDEFOP rengti tolesnius mokymus apie galimybę susipažinti su dokumentais ir Reglamento (EB) Nr. 1049/2001 taikymą.

(C) Atranka ir įdarbinimas

25. Sprendimų dėl atrankos ir įdarbinimo turinio atžvilgiu ombudsmenas laikosi panašaus požiūrio kaip ir ES teismai. Tai, be kita ko, reiškia, kad jis pripažįsta labai didelę administracijos diskreciją atrenkant savo darbuotojus. Kalbant apie atrankos ir įdarbinimo procedūrinius aspektus, ombudsmenas labai aktyviai dirbo, kad padidintų ES įdarbinimo skaidrumą. Pavyzdžiui, dėl to padidėjo atrankos komisijų narių vardų ir pavardžių skaidrumas, o išsamesnės vertinimo lentelės padėjo kandidatams geriau suprasti, kaip jie buvo vertinami.

26. Ombudsmenas pažymėjo, kad CEDEFOP priėmė ir savo interneto svetainėje paskelbė savo organizuojamų atrankos procedūrų gaires. Jis taip pat paprašė pateikti papildomų paaiškinimų šiais klausimais:

a) Kaip CEDEFOP užtikrina veiksmingą bendravimą su kandidatais per atrankos procedūras dėl jų paraiškų statuso ir (arba) atrankos procedūros rezultatų?

b) Ar kandidatams žinomos atrankos komisijos narių pavardės?  Kokiu mastu CEDEFOP suteikia darbo kandidatams galimybę susipažinti su jų paraiškų vertinimais?

c) Kokiu mastu CEDEFOP ieško greitesnių ir ne tokių oficialių priemonių ginčams dėl sprendimų dėl atrankos ir įdarbinimo spręsti, palyginti su priemonėmis, numatytomis Tarnybos nuostatų 90 straipsnyje?

d) Ar CEDEFOP sistemingai informuoja kandidatus, kad jie gali pateikti skundą ombudsmenui, kaip numatyta Gero administracinio elgesio kodekso 19 straipsnyje?

27. CEDEFOP pateikė informacijos apie savo atrankos procedūras. Ji nurodė, kad visi kandidatai, pateikę paraišką, gauna gavimo patvirtinimą ir kad tiek atrinkti, tiek nelaimėję kandidatai informuojami apie procedūros rezultatus. Kandidatai gali susipažinti su savo paraiškų vertinimais. Visų pirma jie gali prašyti pateikti grįžtamosios informacijos santrauką pirminės atrankos etapu ir bendrus testo raštu ir pokalbio etapo rezultatus.

28. CEDEFOP taip pat nurodė, kad jo atrankos komisijų narių pavardės nėra viešos ir neatskleidžiamos. Ji paaiškino, kad informacijos neatskleidimu siekiama apsaugoti atrankos komisiją nuo išorės spaudimo, atsižvelgiant į mažą agentūros dydį ir jos vietą. Ji pažymėjo, kad darbuotojai nedvejodami dalyvaus atrankos komisijų veikloje, jei bus atskleisti jų vardai ir pavardės.

29. CEDEFOP teigimu, ginčai išsprendžiami naudojantis informacija, kurią jis pateikia atsakydamas į kandidatų užklausas. Tokia informacija apima pastabas, kriterijus ir lyginamąjį vertinimą. Tik retais atvejais nepatenkinti kandidatai pateikia oficialius skundus pagal Tarnybos nuostatų 90 straipsnį. Pagal dabartinę CEDEFOP politiką kandidatai neinformuojami apie galimybę pateikti skundą ombudsmenui. Kandidatai informuojami tik apie teismines teisių gynimo priemones. Atsakydamas ombudsmenas paaiškino savo kompetenciją atrankos bylose ir paaiškino ombudsmeno ir Teismo įsikišimo į tokias bylas skirtumus pateikdamas konkrečių pavyzdžių.

30. Mandagu ir paslaugu patvirtinti, kad gavo paraiškas, ir informuoti kandidatus apie svarbius veiksmus, darančius poveikį jų įdarbinimo procedūros pažangai [5]. Šiuo atžvilgiu ombudsmenas palankiai vertina CEDEFOP politiką teikti kandidatams informaciją apie atrankos procedūrų rezultatus. Siekdamas toliau gerinti kandidatams teikiamą informaciją, ombudsmenas ragina CEDEFOP informuoti asmenis apie visas galimybes apskųsti sprendimą pašalinti juos iš konkurso. Išorinio užginčijimo galimybės yra teisė pateikti skundą ombudsmenui ir teisė pareikšti ieškinį dėl panaikinimo ES teismuose.

31. Dėl CEDEFOP politikos neatskleisti savo atrankos komisijų narių pavardžių ombudsmenas primena, kad pagal nusistovėjusią teismų praktiką su atrankos komisijų svarstymais ir darbu susijęs slaptumas buvo įvestas siekiant užtikrinti šių komisijų nepriklausomumą ir jų darbo objektyvumą, apsaugant jas nuo bet kokio išorinio kišimosi ir spaudimo [6].  Todėl šio slaptumo laikymasis neleidžia atskleisti atskirų atrankos komisijų narių nuomonių. Tačiau ombudsmenas nuolat laikėsi nuomonės, kad teisė neatskleisti atrankos komisijos narių individualios nuomonės nėra tas pats, kas laikyti jų tapatybę paslaptyje [7].

32. Ombudsmenas pažymi, kad institucijų požiūris į tinkamą atvirumo ir teisėtų konfidencialumo poreikių pusiausvyrą atrankos komisijų darbe keitėsi siekiant suteikti daugiau svarbos atvirumui [8]. Jis primena, kad ir EPSO, ir Komisija turi nusistovėjusią praktiką, pagal kurią jos atskleidžia atrankos komisijos narių vardus ir pavardes. Ombudsmeno nuomone, tokia praktika užtikrina atrankos procedūrų skaidrumą, padeda didinti ir išlaikyti visuomenės pasitikėjimą ES institucijomis, įstaigomis, organais ar agentūromis ir patikina kandidatus, kad atrankos procedūroje nebuvo interesų konfliktų.

(D) Pasiūlymai

33. Peržiūros lygmeniu ginčus, susijusius su sprendimais dėl konkurso ir sutartiniais santykiais, dažniausiai nagrinėja teismai. Tačiau per daugelį metų didelė ombudsmeno bylų dalis taip pat buvo susijusi su šiomis sritimis. Kalbant apie pasiūlymus, ombudsmenas semiasi įkvėpimo iš teismų požiūrio, t. y. pripažinti didelę administracijos veiksmų laisvę vertinant esminius pasiūlymų aspektus, kartu atidžiai tikrinant, ar ji tinkamai ir tinkamai motyvavo savo sprendimus ir ar tinkamai laikėsi taikomų procedūrų ir teisių į informaciją. Kiek tai susiję su sutartiniais ginčais, ombudsmenas pats nevertina, ar buvo pažeista sutartis. Tačiau jis nuodugniai išnagrinėja, ar administracija tinkamai motyvavo savo poziciją, taip pat nagrinėja administracinių veiksmų ar neveikimo sąžiningumą.

34. Ombudsmenas pageidavo būti informuotas apie tai, kaip CEDEFOP sprendžia su šiomis sritimis susijusius ginčus ir ar konkurso dalyviams ir rangovams pranešama, kad jie gali pateikti skundą ombudsmenui.

35. CEDEFOP informavo ombudsmeną, kad išsamias gaires ir instrukcijas apie konkursus galima rasti jo intraneto svetainėje. CEDEFOP Finansų ir viešųjų pirkimų departamentas sistemingai bendradarbiauja su atitinkamomis Komisijos tarnybomis. Jie ne tik susipažįsta su Biudžeto GD interneto svetainėje esančiais dokumentais ir informacija, bet ir reguliariai naudojasi Biudžeto GD pagalbos tarnyba ir agentūrų tinklu, kad išspręstų klausimus ir problemas, kurių gali kilti.

36. Ji paaiškino, kad konkursai paprastai skelbiami anglų kalba, o kartais dėl reikalingų paslaugų pobūdžio – graikų kalba. Tačiau, kadangi kvietimas taip pat skelbiamas Oficialiajame leidinyje, jis išverčiamas į visas oficialiąsias kalbas. Pasiūlymai gali būti teikiami visomis oficialiosiomis kalbomis. CEDEFOP informavo ombudsmeną, kad siekiant užtikrinti skaidrias ir sąžiningas viešųjų pirkimų procedūras: a) visą bendravimą su konkurso dalyviais vykdo viešųjų pirkimų departamentas ir visada raštu; b) raštuose, kuriais atmetami pasiūlymai, nurodomos neatrankos priežastys; c) tokius raštus iš pradžių rengia kompetentingas viešųjų pirkimų padėjėjas, remdamasis vertinimo komiteto indėliu, o vėliau juos peržiūri ir galiausiai pasirašo Finansų ir viešųjų pirkimų vadovas, kad būtų užtikrintas konkurso dalyvių požiūrio ir procedūrų nuoseklumas; d) kai gaunami papildomi prašymai dėl neatrankos sprendimų, pateikiamas išsamesnis palyginimas su konkurso laimėtoju. Per pastaruosius penkerius metus Teisingumo Teisme CEDEFOP niekada nebuvo iškelta viešųjų pirkimų byla.  

37. Ji pridūrė, kad konkurso dalyviai nėra informuojami apie galimybę pateikti skundą ombudsmenui pagal Komisijos nurodymus. Visų pirma ji nurodė 2008 m. spalio mėn. Biudžeto GD atsiųstą laišką, kuriame buvo paaiškinta, kad „Europos ombudsmenas nevykdo tarpininkavimo neprivalomo ginčų sprendimo proceso prasme, kai nepriklausoma trečioji šalis padeda ginčo šalims išspręsti jų nesutarimus, nepriimdama sprendimo dėl ginčo esmės“. Laiške nurodyta: „į skelbimo apie pirkimą ir skelbimo apie sutarties skyrimą antraštę „Už tarpininkavimo procedūras atsakinga institucija“ neturėtų būti įtraukta nuoroda į Europos ombudsmeną“.

38. Ombudsmenas pažymi, kad pagal gerą administracinę praktiką konkurso dalyviai aiškiai informuojami apie visas jiems prieinamas teisių gynimo priemones. Šiuo atžvilgiu jis norėtų atkreipti CEDEFOP dėmesį į tai, kad konkurso nelaimėję dalyviai gali ne tik siekti žalos atlyginimo teismine tvarka, bet ir kreiptis į ombudsmeną. Nors peržiūros, kurią jis gali atlikti konkurso atveju, apimtis neišvengiamai yra ribota, jis vis dėlto tikrina, ar buvo laikomasi atitinkamų procedūrų ir ar atliktame vertinime nėra akivaizdžios klaidos. Taigi jis laikosi pozicijos dėl jam pranešto ginčo esmės.

39. Šis požiūris skiriasi nuo tarpininkavimo institucijos, kuri, kaip teisingai nurodyta Komisijos rašte, padeda šalims išspręsti jų nesutarimus, nepriimdama sprendimo dėl ginčo esmės, požiūrio. Iš tiesų Komisijos laiškas veikiau turėtų būti suprantamas kaip noras užtikrinti, kad kompetentingos tarnybos nesikreiptų į ombudsmeną kaip į „tarpininką“, o ne kaip nurodymas nesikreipti į ombudsmeną dėl teisės pateikti skundą. Ombudsmenas pažymi, kad ši teisė įtvirtinta Pagrindinių teisių chartijos 43 straipsnyje.

(E) Interesų konfliktai

40. Interesų konfliktai kyla, kai viešojo administravimo srityje dirbantys asmenys gali būti laikomi turinčiais netinkamą asmeninį interesą jų nagrinėjamame reikale. Tokie konfliktai turi būti tinkamai sprendžiami, kad būtų užtikrintas objektyvus sprendimų priėmimas ir padidintas visuomenės pasitikėjimas administracija. Pastarojo meto įvykiai ir atvejai rodo, kad ES administracija akivaizdžiai nepasitiki visišku visuomenės pasitikėjimu šiuo klausimu. Atsižvelgdamas į šias aplinkybes, ombudsmenas domėjosi, kokias konkrečias priemones taiko CEDEFOP, kad būtų išvengta interesų konfliktų, susijusių su a) darbuotojų, įskaitant vyresniuosius darbuotojus, įdarbinimu ir b) dabartiniais ir buvusiais darbuotojais, visų pirma susijusių su išorės veikla jų tarnybos CEDEFOP metu ir po jos (žr., pavyzdžiui, Tarnybos nuostatų 11, 11a, 12b ir 16 straipsnius).

41. Kalbant apie interesų konfliktų vengimą įdarbinant, CEDEFOP pateikė ombudsmenui atrankos komisijų vadovą ir pareiškimą dėl konfidencialumo ir atrankos; pareiškimą dėl interesų konflikto nebuvimo, kurį turi pasirašyti atrankos komisijos nariai. Ji pridūrė, kad prieš prasidedant atrankos procedūrai visada rengiami atrankos komisijos narių ir žmogiškųjų išteklių vadovo susitikimai, siekiant paaiškinti tam tikrus klausimus, įskaitant interesų konfliktus.

42. Kalbant apie išorės veiklą, CEDEFOP informavo EVV, kad jo intraneto svetainėje yra daug svarbios informacijos ir įvairių formų. Darbuotojams pateiktoje informacijoje yra toks teiginys: „Deklaruoti interesų konfliktą: Jei manote, kad nors ir galėtumėte būti nešališkas, kitiems būtų protinga tuo abejoti. Bendradarbiaujant su Komisija buvo surengti specialūs informaciniai ir mokymo kursai. Ombudsmenui buvo pateiktas su išorės veikla susijusių mokymų „PowerPoint“ pristatymas. Konkrečiau, mokymai apėmė klausimus, susijusius su išorės veikla, vykdoma lygiagrečiai su užimtumu, išorės veikla atostogų metu, veikla pasibaigus darbo santykiams, leidiniais ir kalbomis. CEDEFOP taip pat pažymėjo, kad iš tarnybos išeinantiems darbuotojams Žmogiškųjų išteklių skyriaus vadovo pasirašytame laiške primenamos jų pareigos.

43. Kalbant apie viešuosius pirkimus, buvo pažymėta, kad visi vokų atplėšimo ir vertinimo komitetų nariai, taip pat išorės vertintojai gauna gaires ir pasirašo nekonfliktinę deklaraciją, kurios priede pateikiamas atitinkamas Finansinių taisyklių straipsnis ir atitinkamas Įgyvendinimo taisyklių straipsnis. Atidarymo ir vertinimo komitetų gairėse taip pat pateikiama aiški nuoroda ir tinkami paaiškinimai šiuo klausimu, įskaitant procedūrą, kurios reikia laikytis deklaruojamo arba numanomo interesų konflikto atveju.

44. Ombudsmenas ne kartą pareiškė, kad ES institucijos, įstaigos ir agentūros turėtų dėti visas pastangas, kad būtų išvengta ne tik faktinių, bet ir akivaizdžių interesų konfliktų, siekiant išlaikyti visuomenės pasitikėjimą jų veikla ir apsaugoti jų darbuotojus nuo nepagrįstų įtarimų. Ombudsmenas palankiai vertina tai, kad CEDEFOP priėmė plačią interesų konflikto sąvokos apibrėžtį, įskaitant akivaizdaus konflikto sąvoką. Jis taip pat palankiai vertina CEDEFOP iniciatyvą organizuoti mokymus, kuriuose daugiausia dėmesio būtų skiriama interesų konfliktams, pavyzdžiui, išorės veiklai.

(F) Personalo komiteto nebuvimas

45. Ombudsmenas pažymi, kad jo vaidmuo nėra kištis į tai, kaip ES institucija, įstaiga ar agentūra nusprendžia užmegzti savo vadovybės ir darbuotojų dialogą. Vis dėlto pagal Tarnybos nuostatų 9 straipsnio 1 dalį visos ES institucijos, įstaigos ir agentūros privalo turėti Personalo komitetą [9]. Ombudsmeno nuomone, neįsteigus Personalo komiteto laikotarpiui, viršijančiam pagrįstas ribas, galėtų būti pažeista pirmiau minėta pareiga.

Ombudsmeno pasiūlymų santrauka

46. Remdamasis savo vizitu ir CEDEFOP jam pateikta informacija, ombudsmenas pateikia šiuos pasiūlymus:

a) be savo įsipareigojimų sukurti specialų puslapį, skirtą prašymams leisti susipažinti su dokumentais, ir parengti metinę tokių prašymų nagrinėjimo ataskaitą, CEDEFOP galėtų apsvarstyti galimybę patvirtinti oficialias prašymų leisti susipažinti su dokumentais nagrinėjimo procedūras; Tokios procedūros turėtų apimti tiek pirminius prašymus, tiek kartotines paraiškas. Taip CEDEFOP galėtų laikytis Reglamente (EB) Nr. 1049/2001 nustatytų terminų. Teisės konsultanto dalyvavimas nagrinėjant prašymus susipažinti su dokumentais būtų tinkamiausias ir rekomenduotinas. Ombudsmenas mielai padėtų CEDEFOP rengti tolesnius mokymus apie galimybę susipažinti su dokumentais ir Reglamento (EB) Nr. 1049/2001 taikymą.

b) Ombudsmenas ragina CEDEFOP pateikti bent savo interneto svetainės pradžios tinklalapį, taip pat informaciją apie savo funkcijas ir kalbų politiką visomis 23 Sutarties kalbomis. Sveikindamas piliečius, kurie lankosi interneto svetainėje savo gimtąja kalba, ir paaiškindamas jiems jos funkcijas, CEDEFOP aiškiai parodytų, kad pripažįsta, jog visi Europos Sąjungos piliečiai yra teisėtai suinteresuoti jos darbu.

c) Siekdamas toliau gerinti atrankos procedūrų metu kandidatams teikiamą informaciją, ombudsmenas ragina CEDEFOP informuoti kandidatus apie visas jų turimas galimybes apskųsti sprendimą pašalinti juos iš konkurso. Išorinio užginčijimo galimybės yra teisė pateikti skundą ombudsmenui ir teisė pareikšti ieškinį dėl panaikinimo ES teismuose.

d) Ombudsmenas siūlo CEDEFOP persvarstyti savo poziciją dėl atrankos komisijos narių pavardžių atskleidimo. 

e) CEDEFOP galėtų apsvarstyti galimybę informuoti konkurso dalyvius apie galimybę siekti žalos atlyginimo pateikiant skundą ombudsmenui.

f) Ombudsmenas ragina CEDEFOP imtis visų būtinų priemonių siekiant užtikrinti, kad personalo komitetas būtų išrinktas atstovauti darbuotojų interesams.

Būčiau patenkintas, jei CEDEFOP iki 2012 m. liepos 31 d. man praneštų apie tolesnius veiksmus, susijusius su pirmiau minėtais pasiūlymais.

Nikiforos Diamandouros

Priimta Strasbūre 2012 m. balandžio 27 d.