Strasbūras, 2012 m. sausio 30 d.

Agentūros vizitas OI/4/2012/CK – Vizitas į Europos profesinio mokymo plėtros centrą.

Gerb. p. Lettmayr,

2011 m. gegužės mėn. pradėjau vykdyti vizitų į ES agentūras programą, kurios tikslas – nustatyti ir skleisti geriausią praktiką, kurią agentūros taiko palaikydamos santykius su piliečiais. Iš pradžių tris kartus lankiausi ES agentūrose Jungtinėje Karalystėje, t. y. Europos bankininkystės institucijoje, Europos vaistų agentūroje ir Europos policijos koledže. Vėliau, 2011 m. birželio 1 d., Briuselyje susitikau su visų ES agentūrų vadovais ir turėjau galimybę juos išsamiau supažindinti su šia iniciatyva. 2011 m. spalio mėn. lankiausi Europos aplinkos agentūroje Kopenhagoje, o lapkričio mėn. – Europos narkotikų ir narkomanijos stebėsenos centre ir Europos jūrų saugumo agentūroje Lisabonoje. Informaciją apie mano ankstesnius apsilankymus ES agentūrose galima rasti šiame mano svetainės puslapyje:

www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

2011 m. vasario mėn. būsiu Salonikuose ir kalbėsiu Nacionalinės teisminių institucijų mokyklos surengtame seminare. Su jumis ir atitinkamais jūsų komandos nariais mielai susitiksiu vasario 22 d., trečiadienį, pageidautina ryte. Tikiuosi, kad mano vizitas truks nuo dviejų iki trijų valandų.  Šio rašto priede pateikiamas mūsų posėdžio programos projektas ir tam tikra papildoma informacija, susijusi su tokio pobūdžio vizitų procedūriniais aspektais.

Vizito agentūroje metu mane lydės mano kabineto patarėja teisės klausimais Christina Karakosta, kuri bus kontaktinis asmuo organizaciniais mūsų susitikimo klausimais. Jos kontaktiniai duomenys: christina.karakosta@ombudsman.europa.eu, 00 32 2 284 11 41. Būčiau dėkingas, jei praneštumėte man savo darbuotojų atitinkamo kontaktinio asmens, kuris galėtų palaikyti ryšius su ja dėl visų būtinų parengiamųjų darbų, vardą ir pavardę.

Prašytume atkreipti dėmesį į tai, kad po vizito ir mūsų posėdžio, kuriame aptarti priede pateiktame pranešime išdėstyti esminiai klausimai, taip pat susitiksiu su CEDEFOP Personalo komitetu. Sprendimą tai padaryti priėmiau po to, kai Agentūros personalo komitetų asamblėja (AASC) paprašė, kad sistemingai susitikčiau su agentūrų, kurios yra mano vizitų savo iniciatyva objektas, personalo komitetais.

Norėčiau dar kartą padėkoti, kad sutikote surengti šį vizitą, ir tikiuosi, kad tai, kas, esu tikras, bus vaisingas keitimasis nuomonėmis įvairiomis temomis, nurodytomis šio laiško priede pateiktame pranešime. Taip pat norėčiau iš anksto padėkoti CEDEFOP vadovybei už tai, kad organizavo praktinius mano susitikimo su CEDEFOP Personalo komitetu, kuris turėtų įvykti tą pačią dieną, vasario 22 d., trečiadienį, pasibaigus mūsų susitikimui su vadovybe, aspektus.

Nuoširdžiai Jūsų,

P. Nikiforos Diamandouros

Priedas. 1

PRIEDAS. Vizito procedūriniai aspektai ir darbotvarkės projektas.

Dėl procedūrinių aspektų

Europos ombudsmeno vizitai oficialiai vykdomi remiantis jo kompetencija atlikti tyrimus savo iniciatyva. Todėl korespondencijai, susijusiai su šiuo vizitu, bus suteiktas registracijos numeris tokiems savo iniciatyva atliekamiems tyrimams (OI/4/2012/CK). Ombudsmenas būtų dėkingas, jei CEDEFOP savo korespondencijoje dėl vizito nurodytų šį nuorodos numerį.

Tyrimas savo iniciatyva, be kita ko, reiškia, kad tokiems tyrimams taikomos įprastos procedūrinės garantijos. Tai, be kita ko, agentūros teisė prašyti Europos ombudsmeno konfidencialiai tvarkyti informaciją ir dokumentus (žr. ombudsmeno įgyvendinimo nuostatų 5.1, 5.2 ir 14.2 straipsnius):  www.ombudsman.europa.eu/resources/provisions.faces

Ombudsmenas ne tik informuoja agentūrą, kurioje bus lankomasi, apie klausimus, kuriuos jis ketina iškelti, bet ir gali paprašyti jos iš anksto pateikti tam tikrą svarbią informaciją ir (arba) dokumentus.

Po kiekvieno vizito ombudsmenas raštu informuos agentūrą apie savo išvadas. Jei jis pateikia konkrečių pasiūlymų, jis paprastai paprašo agentūros informuoti jį apie tolesnius veiksmus, kurių ji siūlo imtis. Priklausomai nuo agentūros atsakymo, ombudsmenas arba apsvarstys galimybę užbaigti tyrimą, arba imsis tolesnių veiksmų, pavyzdžiui, paskelbs oficialias rekomendacijas.

Prašytume atkreipti dėmesį į tai, kad šio vizito parengiamasis raštas ir šis priedas bus paskelbti Europos ombudsmeno interneto svetainėje. Jei po apsilankymo ombudsmenas nusprendžia teikti pasiūlymus Agentūrai, tame puslapyje taip pat skelbiamas pranešimas, kuriame pateikiami tokie pasiūlymai, Agentūros atsakymas, bet kokia tolesnė korespondencija ir ombudsmeno galutinės rašytinės išvados. Šie mainai bus skelbiami šiame ombudsmeno interneto svetainės puslapyje: http://www.ombudsman.europa.eu/activities/visits.faces

Dėl darbotvarkės klausimų

Kalbant apie 2012 m. vasario 22 d. vizito turinį, Europos ombudsmenas norėtų aptarti šias temas:

• Pirmieji CEDEFOP ryšiai su visuomene
• Skaidrumas, dialogas ir atskaitomybė
• Įdarbinimas
• Pasiūlymai ir sutartys
• Interesų konfliktai

Konkretūs klausimai, kuriuos ombudsmenas norėtų nagrinėti pagal kiekvieną temą, yra šie:

1. Pirmieji kontaktai su visuomene

Viena iš pagrindinių ombudsmeno užduočių – užtikrinti, kad ES administracija būtų atvira, paslaugi ir veiksmingai tvarkytų ryšius su piliečiais. Atitinkami pagrindiniai principai nustatyti Europos gero administracinio elgesio kodekse (angl. CGAB). Šis klausimas tebėra svarbus mūsų kasdieniame darbe, o tai rodo, kad ES administracija vis dar susiduria su tam tikrais iššūkiais šioje srityje. Prireikus Europos ombudsmenas stengiasi greitai išspręsti skundus, susijusius su skundais dėl piliečių pradinių ryšių su administracija. Paprastai tai reiškia, kad mano tarnybos susisiekia su atitinkamu asmeniu telefonu.

Suprantu, kad 2008 m. spalio mėn. Lisabonoje vykusiame agentūrų vadovų susitikime visos ES agentūros sutarpriimti Europos gero administracinio elgesio kodeksą. Džiaugiuosi, kad CEDEFOP interneto svetainėje pateikiama nuoroda į Europos gero administracinio elgesio kodeksą. Vis dėlto nežinau, kaip CEDEFOP įgyvendino šį sprendimą ir kaip jis užtikrina, kad jo darbuotojai laikytųsi minėtame kodekse nustatytų principų. Negalėjau rasti nuorodų į šį klausimą CEDEFOP interneto svetainėje, todėl būčiau dėkingas už pristatymą šiuo klausimu.

2. Skaidrumas, dialogas ir atskaitomybė

Europos ombudsmenas taip pat teikia pirmenybę skaidrumo skatinimui ir atskaitomybės didinimui ES administracijoje. Šis reikalavimas, be kita ko, atsispindi ES teisės aktuose dėl galimybės visuomenei susipažinti su dokumentais, kuriuose ombudsmenas aiškiai minimas kaip peržiūros institucija. Tai taip pat atsispindi plačiuose ombudsmeno tyrimo įgaliojimuose, kurie suteikia mums galimybę nuodugniai išsiaiškinti mūsų tyrimuose iškeltus faktus ir klausimus.

Todėl būčiau dėkingas, jei daugiau sužinotumėte šiais klausimais:

a) Kaip CEDEFOP praktiškai nagrinėja prašymus dėl galimybės visuomenei susipažinti su dokumentais? Kokios yra jos gairės ir (arba) praktinė tokių prašymų nagrinėjimo tvarka? Pateikite pavyzdžių, pavyzdžiui, pagrindinę korespondenciją Agentūrai tvarkant tris paskutines paraiškas dėl galimybės visuomenei susipažinti su dokumentais, nagrinėjamas pagal Reglamentą (EB) Nr. 1049/2001. (Cedefop sprendimo esmė šiuose pavyzdžiuose nebus nagrinėjama, nes tai nėra šio vizito tikslas.)

b) Ar CEDEFOP rengia metinę ataskaitą (vidaus ar išorės) apie tai, kaip jis tvarko visuomenės teisę susipažinti su dokumentais?

c) Ar CEDEFOP tvarko arba ketina tvarkyti viešąjį registrą, kaip apibrėžta Reglamento (EB) Nr. 1049/2001 11 straipsnyje?

d) CEDEFOP tvarko daug informacijos ir duomenų. Jos interneto svetainė yra patogi naudoti ir joje pateikiama daug su pagrindine CEDEFOP veikla susijusių duomenų, leidinių ir informacijos. Visų pirma skirsnyje „Kontaktai“ pateikiamas išsamus kontaktinių asmenų sąrašas ir įvairūs kontaktiniai asmenys įvairiais klausimais. Kaip CEDEFOP nagrinėja prašymus pateikti informaciją? Pateikite mums informacijos apie grįžtamąją informaciją, kurią CEDEFOP tarnybos gauna iš naudotojų ir suinteresuotųjų subjektų dėl prieigos prie informacijos.

3. Atranka ir įdarbinimas

Sprendimų dėl atrankos ir įdarbinimo turinio atžvilgiu ombudsmenas laikosi panašaus požiūrio kaip ir ES teismai. Tai, be kita ko, reiškia, kad jis pripažįsta labai didelę administracijos veiksmų laisvę atrenkant savo darbuotojus.

Kalbant apie atrankos ir įdarbinimo procedūrinius aspektus, ombudsmenas labai aktyviai dirbo, kad padidintų ES įdarbinimo skaidrumą. Pavyzdžiui, dėl to padidėjo atrankos komisijų narių vardų ir pavardžių skaidrumas ir parengti išsamesni vertinimo lapai, kuriuose kandidatams pateikiama daugiau informacijos apie tai, kaip jie buvo vertinami.

CEDEFOP priėmė ir savo interneto svetainėje paskelbė savo organizuojamų atrankos procedūrų gaires. Būčiau dėkingas, jei papildomai paaiškintumėte šiuos klausimus:

a) Kaip CEDEFOP užtikrina veiksmingą bendravimą su kandidatais per atrankos procedūras dėl jų paraiškų statuso ir (arba) atrankos procedūros rezultatų?

b) Ar kandidatams žinomos atrankos komisijos narių pavardės?  Kokiu mastu CEDEFOP suteikia darbo kandidatams galimybę susipažinti su jų paraiškų vertinimais?

c) Kokiu mastu CEDEFOP ieško greitesnių ir ne tokių oficialių priemonių ginčams dėl sprendimų dėl atrankos ir įdarbinimo spręsti, palyginti su priemonėmis, numatytomis Tarnybos nuostatų 90 straipsnyje?

d) Ar CEDEFOP sistemingai informuoja kandidatus, kad jie gali pateikti skundą ombudsmenui, kaip numatyta minėto Gero administracinio elgesio kodekso 19 straipsnyje?

4. Pasiūlymai ir sutartys

Peržiūros lygmeniu ginčus, susijusius su sprendimais dėl konkurso ir sutartiniais santykiais, dažniausiai nagrinėja teismai. Tačiau per daugelį metų didelė ombudsmeno bylų dalis taip pat buvo susijusi su šiomis sritimis. Kalbant apie pasiūlymus, ombudsmenas semiasi įkvėpimo iš Audito Rūmų požiūrio, t. y. pripažinti didelę administracijos veiksmų laisvę vertinant esminius pasiūlymų aspektus, kartu atidžiai tikrinant, ar ji tinkamai ir tinkamai motyvavo savo sprendimus ir ar ji tinkamai paisė taikomų procedūrų ir teisių į informaciją. Kiek tai susiję su sutartiniais ginčais, ombudsmenas pats nevertina, ar buvo pažeista sutartis. Tačiau jis nuodugniai išnagrinėja, ar administracija tinkamai motyvavo savo poziciją, taip pat nagrinėja administracinių veiksmų ar neveikimo sąžiningumą.

Klausimai:

a) Kaip CEDEFOP sprendžia su šiomis sritimis susijusius ginčus?

b) Ar konkurso dalyviams ir rangovams pranešta, kad jie gali pateikti skundą ombudsmenui?

5. Interesų konfliktai

Interesų konfliktai kyla, kai viešojo administravimo srityje dirbantys asmenys gali būti laikomi turinčiais netinkamą asmeninį interesą jų nagrinėjamame reikale. Tokie konfliktai turi būti tinkamai sprendžiami, kad būtų užtikrintas objektyvus sprendimų priėmimas ir padidintas visuomenės pasitikėjimas administracija. Pastarojo meto įvykiai ir atvejai rodo, kad ES administracija akivaizdžiai nepasitiki visišku visuomenės pasitikėjimu šiuo klausimu.

Atsižvelgdamas į tai, kas išdėstyta, norėčiau sužinoti, kokias konkrečias priemones CEDEFOP taiko, kad būtų išvengta interesų konfliktų šiose srityse:

a) Darbuotojų, įskaitant vyresniuosius darbuotojus, įdarbinimas

b) Dabartiniai ir buvę darbuotojai, visų pirma susiję su išorės veikla jų tarnybos CEDEFOP metu ir po jos (žr., pvz., Tarnybos nuostatų 11, 11a, 12b ir 16 straipsnius).