Šiame pareiškime apie privatumo apsaugą paaiškinama, kodėl duomenys tvarkomi, kaip Europos ombudsmenas renka, tvarko ir užtikrina visų pateiktų asmens duomenų apsaugą, kaip ta informacija naudojama ir kokiomis su savo duomenimis susijusiomis teisėmis duomenų subjektai gali naudotis.

Duomenų valdytojas yra Europos ombudsmenas. Bendras duomenų valdytojas yra Europos Komisija (ABAC – Komisijos sukurta finansų ir apskaitos taikomoji programa, skirta jos biudžeto vykdymui stebėti ir ataskaitoms rengti).

1. Kokius asmens duomenis tvarkys Europos ombudsmenas?

Konkurso dalyvių, rangovų ir kandidatų, jų darbuotojų ar subrangovų asmens duomenys, kurie gali apimti:

• Identifikavimo duomenys: vardas, pavardė, paso numeris arba asmens tapatybės kortelės numeris;
• funkcijos;
• kontaktiniai duomenys (e. pašto adresas, įmonės telefono numeris, mobiliojo telefono numeris, fakso numeris, pašto adresas, įmonė ir skyrius, gyvenamoji šalis, interneto svetainės adresas);
• pažymos apie sumokėtas socialinio draudimo įmokas ir mokesčius, išrašas iš teismo bylų registro;
• Finansiniai duomenys: banko sąskaitos numeris (IBAN ir BIC kodai), PVM mokėtojo kodas;
• Garbės pareiškimas, kad konkurso dalyviai nėra patekę nė į vieną iš Finansinio reglamento 136 ir 141 straipsniuose nurodytų situacijų, dėl kurių draudžiama dalyvauti procedūroje
• Forma dėl ES institucijų ar įstaigų darbuotojų, taip pat atrankos procese dalyvaujančių ekspertų interesų konfliktų nebuvimo.

2. Kodėl Europos ombudsmenas tvarko šiuos asmens duomenis?

Europos ombudsmenas renka ir toliau tvarko asmens duomenis viešųjų pirkimų procedūrų valdymo ir administravimo tikslais.

3. Kokie yra šių duomenų tvarkymo teisiniai pagrindai ir būtinybė?

Asmens duomenų tvarkymo operacijų teisinis pagrindas yra 2018 m. liepos 18 d. Europos Parlamento ir Tarybos reglamentas (ES, Euratomas) 2018/1046 dėl Sąjungos bendrajam biudžetui taikomų finansinių taisyklių [1], ypač jo 160–179 straipsniai.

Tvarkyti duomenis būtina remiantis Reglamento (ES) 1725/2018 5 straipsnio 1 dalies a, b ir c punktais.

4. Kas yra atsakingas už duomenų tvarkymą?

Už duomenų tvarkymą atsakingas Europos ombudsmenas. Duomenis konkrečiau tvarko Personalo, administravimo ir biudžeto skyrius (PAB).

5. Kas bus duomenų gavėjai?

Europos ombudsmenas, generalinis sekretorius, vertinimo komiteto nariai (jei taikoma); darbuotojai, atsakingi už sutarčių valdymą atitinkamame skyriuje; už pasiūlymų ir sutarčių administravimą PAB skyriuje atsakingi darbuotojai. Asmens duomenis galima perduoti trečiosioms šalims arba tarptautinėms organizacijoms.

6. Kiek laiko bus saugomi duomenys?

Bylos, susijusios su konkurso procedūromis, įskaitant asmens duomenis, saugomos už procedūrą atsakingoje tarnyboje tol, kol ji užbaigiama, o PAB skyriuje – septynerius metus nuo sutarties pasirašymo. Teismo bylų registro išrašai saugomi dvejus metus nuo atitinkamos procedūros pabaigos. Tačiau nelaimėjusių konkurso dalyvių pasiūlymai saugomi 5 metus nuo sutarties pasirašymo.

7. Kaip saugome duomenų subjekto duomenis?

Atsakingi padaliniai popierines rinkmenas saugo užrakintoje spintoje. Elektroninės rinkmenos saugomos serveriuose, kuriuose prieigos teises turi tik atitinkami procedūroje dalyvaujantys skyrių darbuotojai (t. y. PAB skyrius ir skyrius, kuris faktiškai naudosis sutartimi).

Vertinimo komiteto nariai gali susipažinti su dokumentais vertinimo tikslais ir yra informuojami, kad pasibaigus vertinimo procesui jie neturėtų saugoti kopijų.

Sutarčių nuostatomis užtikrinama, kad rangovas EVV darbuotojų asmens duomenis tvarkytų tik pagal ombudsmeno nurodymus (duomenų apsaugos nuostatos įtraukiamos į paslaugų ir (arba) baldų sutartį ir bendrąsias ryšių palaikymo sąlygas).

Perduodant asmens duomenis trečiosioms šalims arba tarptautinėms organizacijoms, ombudsmeno ir konkursą laimėjusio dalyvio pasirašytoje sutartyje numatytos standartinės sutarčių sąlygos, kuriomis užtikrinama, kad asmens duomenys būtų tvarkomi pagal ES institucijoms privalomas taisykles.

8. Kokios yra jūsų teisės ir kaip jomis galite pasinaudoti?

Turite teisę prašyti prieigos prie savo asmens duomenų. Jūs taip pat turite teisę reikalauti nedelsiant ištaisyti bet kokius neišsamius ar netikslius su jumis susijusius duomenis. Teisė ištaisyti duomenis gali būti taikoma tik faktiniams duomenims, tvarkomiems per atitinkamą viešųjų pirkimų procedūrą. Šia teise galima pasinaudoti tik iki galutinio pasiūlymų pateikimo termino. Tačiau netikslūs identifikavimo duomenys gali būti ištaisyti bet kuriuo pirkimo procedūros metu ir po jos, siunčiant e. laišką adresu eoprocurement@ombudsman.europa.eu.

Europos ombudsmenas į jūsų prašymus atsakys kuo greičiau ir ne vėliau kaip per vieną mėnesį.

9. Į ką kreiptis, jei kyla klausimų ar skundų dėl duomenų apsaugos klausimų?

Bet kuriuo metu su duomenų apsauga susijusius klausimus, susijusius su viešųjų pirkimų procedūra, galite siųsti Europos ombudsmenui šiuo adresu: eoprocurement@ombudsman.europa.eu

Europos ombudsmenas
1 avenue du Président Robert Schuman
CS 30403
F-67001 Strasbourg Cedex

Taip pat galite kreiptis į Europos ombudsmeno duomenų apsaugos pareigūną šiuo adresu: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Skundą Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūnui galite pateikti bet kuriuo metu šiuo adresu: EDPS@edps.europa.eu

 

[1] OL L 193, 2018 7 30, p. 1.