Įžanga

Europos ombudsmenas yra įsipareigojęs saugoti jūsų asmens duomenis ir gerbti jūsų privatumą. Ombudsmenas renka ir toliau tvarko asmens duomenis pagal Europos Parlamento ir Tarybos reglamentą (ES) 2018/1725 dėl fizinių asmenų apsaugos Sąjungos institucijoms, organams, tarnyboms ir agentūroms tvarkant asmens duomenis ir dėl laisvo tokių duomenų judėjimo.

1. Kokius asmens duomenis tvarko Europos ombudsmenas?

• Vardas
• Pareigybės pavadinimas
• Organizacija
• Garso ir (arba) vaizdo duomenys (pvz., vaizdai ir balso įrašai)

2. Kodėl ir kaip Europos ombudsmenas tvarko šiuos asmens duomenis?

Europos ombudsmenas parengė keletą vaizdo įrašų, kuriais siekiama didinti informuotumą apie tarnybos įgaliojimus, apie tai, kaip ji gali padėti piliečiams, taip pat atkreipti visuomenės dėmesį į kai kuriose pagrindinėse srityse atliktą darbą.

Vaizdo įrašuose vaizduojami institucijos darbo veidai, demonstruojamas bendradarbiavimas su kitomis ES institucijomis siekiant pagerinti ES administravimą ir pabrėžiami jos santykiai su visuomene – tiek kaip skundo pateikėjai ir galimi skundo pateikėjai, tiek kaip veiksmingesnės ir skaidresnės ES administracijos naudos gavėjai.

3. Kokie yra šių duomenų tvarkymo teisiniai pagrindai ir poreikis?

Asmens duomenų tvarkymas yra susijęs su komunikacija apie Ombudsmeno veiklą (įskaitant nuotraukas ir garso bei vaizdo įrašus), kuri yra būtina Ombudsmeno veikimui, kaip nustatyta Sutartyse, ir jos skatinimu. Šios nuostatos yra Europos Sąjungos sutarties 11 straipsnis ir Sutarties dėl Europos Sąjungos veikimo 15 straipsnis.

Todėl tos duomenų tvarkymo operacijos yra teisėtos pagal Reglamento (ES) 2018/1725 5 straipsnio 1 dalies a punktą (tvarkyti duomenis būtina siekiant atlikti užduotį, vykdomą viešojo intereso labui arba vykdant Sąjungos institucijai ar organui pavestus viešosios valdžios įgaliojimus).

 4. Kas yra atsakingas už duomenų tvarkymą?

Už duomenų tvarkymą yra atsakingas Europos ombudsmenas, taip pat Komisija, paskelbusi vaizdo įrašą savo audiovizualiniame portale.

5. Kas gali susipažinti su jūsų asmens duomenimis ir kam jie atskleidžiami?

Garso ir vaizdo įrašai naudojami komunikacijos tikslais ombudsmeno interneto svetainėje ir jo socialinės žiniasklaidos kanaluose („Twitter“, „Instagram“, „YouTube“, „LinkedIn“, „Mastodon“, „Peertube“), taip pat Komisijos audiovizualiniame portale. Kiekvienas, kuris žiūri vaizdo įrašus per bet kurią iš šių platformų, turės prieigą prie tokių duomenų.

6. Kiek laiko saugome duomenis?

Garso ir vaizdo medžiaga bus saugoma tiek laiko, kiek reikia tikslui, dėl kurio ji buvo įrašyta, pasiekti (skatinti Europos ombudsmeno įgaliojimus ir veiklą), o vėliau ji taip pat gali būti archyvuojama siekiant ją nuolat išsaugoti istoriniais tikslais, kad būtų galima dokumentuoti, išsaugoti ir viešai paskelbti Europos ombudsmeno ir Europos Sąjungos istoriją ir audiovizualinį paveldą.

Jei esate teisių turėtojas ir norite, kad jūsų duomenys būtų pašalinti iš garso ir vaizdo medžiagos, prašome kreiptis į Europos ombudsmeną (žr. šio pareiškimo apie privatumo apsaugą 8 antraštę „Kokios yra jūsų teisės ir kaip jomis galite pasinaudoti?“)

7. Kaip mes saugome Jūsų asmens duomenis?

Siekdamas apsaugoti jūsų asmens duomenis, ombudsmenas ėmėsi tam tikrų techninių ir organizacinių priemonių. Techninės priemonės apima tinkamus veiksmus, kuriais siekiama spręsti saugumo internete, duomenų praradimo ir pakeitimo arba neteisėtos prieigos prie jų rizikos klausimus, atsižvelgiant į tvarkymo keliamą riziką ir tvarkomų asmens duomenų pobūdį.

8. Kokios yra jūsų teisės ir kaip jomis galite pasinaudoti?

Kaip duomenų subjektas pagal Reglamento (ES) 2018/1725 III skyrių (14–25 straipsnius) turite specialių teisių, visų pirma teisę susipažinti su savo asmens duomenimis ir juos ištaisyti, jei jie yra netikslūs ar neišsamūs. Kai taikoma, turite teisę ištrinti savo asmens duomenis, apriboti savo asmens duomenų tvarkymą ir nesutikti, kad jie būtų tvarkomi, taip pat teisę į duomenų perkeliamumą. Turite teisę dėl su jūsų konkrečiu atveju susijusių priežasčių nesutikti, kad jūsų asmens duomenys būtų teisėtai tvarkomi pagal Reglamento (ES) 2018/1725 5 straipsnio 1 dalies a punktą.

Bet kuriuo metu galite nesutikti, kad jūsų asmens duomenys būtų tvarkomi, apie tai pranešdami duomenų valdytojui eo-socialmedia@ombudsman.europa.eu. Šis prieštaravimas dėl duomenų tvarkymo neturės įtakos prieš jūsų prašymą atlikto duomenų tvarkymo teisėtumui.

Savo teisėmis galite pasinaudoti kreipdamiesi į duomenų valdytoją arba, kilus nesutarimui, į duomenų apsaugos pareigūną. Prireikus taip pat galite kreiptis į Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūną.

Jų kontaktinė informacija pateikta šio pareiškimo dėl privatumo 9 dalyje. Jei pageidaujate pasinaudoti savo teisėmis, susijusiomis su viena ar keliomis konkrečiomis duomenų tvarkymo operacijomis, savo prašyme pateikite jų aprašymą (t. y. registracijos numerį (-ius), kaip nurodyta 10 antraštinėje dalyje).

9. Į ką kreiptis, jei kyla klausimų ar skundų dėl duomenų apsaugos klausimų?

- Duomenų valdytojas

Jei norite pasinaudoti savo teisėmis pagal Reglamentą (ES) 2018/1725, turite pastabų, klausimų ar abejonių arba jei norite pateikti skundą dėl jūsų asmens duomenų rinkimo ir naudojimo, kreipkitės į duomenų valdytoją – Europos ombudsmeną eo-socialmedia@ombudsman.europa.eu.

Europos ombudsmeno duomenų apsaugos pareigūnas (DAP)

Dėl klausimų, susijusių su jūsų asmens duomenų tvarkymu pagal Reglamentą (ES) 2018/1725, galite kreiptis į duomenų apsaugos pareigūną (DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu).

Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūnas (EDAPP)

Jei manote, kad duomenų valdytojui tvarkant jūsų asmens duomenis buvo pažeistos jūsų teisės pagal Reglamentą (ES) 2018/1725, turite teisę kreiptis į Europos duomenų apsaugos priežiūros pareigūną (t. y. galite pateikti jam skundą) (edps@edps.europa.eu).

10. Kur rasti išsamesnės informacijos

Ombudsmeno duomenų apsaugos pareigūnas skelbia visų Europos ombudsmeno atliekamų asmens duomenų tvarkymo operacijų, kurios buvo dokumentuotos ir apie kurias jam buvo pranešta, registrą. Prie registro galite prisijungti spustelėję šią nuorodą: https://www.ombudsman.europa.eu/en/dataprotection. Ši konkreti duomenų tvarkymo operacija įtraukta į viešą DAP registrą registracijos numeriu 02/2023