Dispositivi di ispezione a distanza

Scopo del controllo dei documenti

Il 6 giugno 2024 il Mediatore ha chiesto i seguenti documenti a fini di ispezione:

• Qualsiasi documentazione contenente le valutazioni della Commissione sui conflitti di interesse di cui alle questioni 2a e 4b, che figura nell'allegato della lettera del 10 novembre 2023 [1].
• Tre fascicoli in cui gli esperti non hanno dichiarato alcun (potenziale) conflitto di interessi, ma la Commissione ha individuato una questione che ha cercato di chiarire.
• la metodologia di valutazione del FES, che stabilisce le norme e i principi per il processo di valutazione delle proposte FES, adottata dall'ordinatore competente.

Il 27 giugno 2024 la Commissione ha condiviso 15 documenti riservati in risposta alla richiesta della Mediatrice.

Documenti ispezionati 

La Commissione ha presentato a fini di controllo i seguenti documenti riservati:

• il documento 1 è la pagina di copertina degli "esperti per gli inviti a presentare proposte del FES 2023" della Commissione;
• il documento 2 contiene statistiche sugli esperti per gli inviti a presentare proposte del FES per il 2023, che riguardano i dati fino al 2023, compresi i (potenziali) conflitti di interesse;
• i documenti da 3 a 11 sono note interne contenenti le valutazioni della Commissione sui potenziali conflitti di interesse dichiarati, risalenti al 2022 e al 2023;
• I documenti 12 e 13 sono richieste di chiarimenti da parte della Commissione nei casi in cui non sono stati dichiarati conflitti di interesse, ma ne è stato comunque individuato uno;
• Il documento 14 è un esempio tratto da EDIDP [2], il programma precedente del FES, che, secondo la Commissione, aveva una prassi simile ai rischi di conflitti di allora;
• Il documento 15 è la metodologia interna della DG DEFIS.

Contesto

I conflitti di interessi degli esperti esterni nominati ai fini dell'invito a presentare proposte del FES per il 2023 sono presi in considerazione in cinque fasi del processo di valutazione. Tra queste figurano le valutazioni preliminari effettuate dalla Commissione sulla base delle voci in una banca dati con informazioni sugli esperti o mediante un controllo incrociato dei CV degli esperti con le proposte. La Commissione valuta inoltre i potenziali conflitti di interesse dichiarati dagli esperti.

Ispezione

Dati statistici

Il documento 1 è una schermata riguardante l'invito a presentare esperti del 2023 nell'ambito del FES, che è permanentemente aperto.

Il documento 2 contiene alcuni dati statistici relativi all'invito a presentare proposte del FES per il 2023.

Potenziali conflitti di interesse autodichiarati

I documenti da 3 a 11 riguardano le valutazioni da parte della Commissione dei potenziali conflitti di interesse che sono stati dichiarati dagli esperti alla Commissione, dopo aver ricevuto le proposte di valutazione [3].

Tali valutazioni comprendono (alcuni dei) seguenti elementi (l'approccio seguito dalla Commissione non è del tutto coerente):

1. una sintesi dei fatti della dichiarazione, compresa l'attività professionale degli esperti che potrebbe essere in conflitto con i compiti assegnati nella valutazione delle proposte nell'ambito del Fondo europeo per la difesa;

2. Le varie possibilità di conflitto di interessi in una parte intitolata «Qualificazione». La Commissione opera una distinzione tra:

a) Conflitti di interessi diretti [4], che, una volta determinati, escludono automaticamente gli esperti di tutte o parte delle proposte contenute in un invito. I conflitti di interesse diretti si verificano quando un esperto era: i) coinvolto nella preparazione delle proposte, ii) parte della gestione dei richiedenti e/o iii) assunto o assunto dai richiedenti [5].

b) Conflitti di interessi indiretti ^[6] che, una volta determinati, escludono automaticamente anche gli esperti di tutte o parte delle proposte contenute in un invito. I conflitti di interesse indiretti si verificano quando un esperto: i) è stato coinvolto nella preparazione di qualsiasi proposta presentata all'invito, ii) ne trarrebbe vantaggio se qualsiasi proposta presentata per l'invito fosse respinta o accettata e/o iii) ha stretti legami familiari o stretti rapporti personali con le persone coinvolte nella preparazione di qualsiasi proposta presentata all'invito con una persona che trarrebbe vantaggio se tale proposta fosse accettata o respinta.

c) Potenziali conflitti di interesse [7], che, una volta determinati, lasciano alla Commissione la discrezionalità di adottare o meno misure di attenuazione.

Potenziali conflitti di interesse si verificano quando un esperto era: i) impiegato da un'entità coinvolta nelle proposte negli ultimi tre anni, ii) coinvolto in un contratto, una sovvenzione, un premio o una partecipazione a strutture di gestione, o in una collaborazione di ricerca con un richiedente, un terzo collegato o un altro terzo coinvolto nell'azione negli ultimi tre anni, o iii) qualsiasi altra situazione che potrebbe mettere in dubbio la capacità dell'esperto di partecipare alla valutazione in modo imparziale o che potrebbe ragionevolmente sembrare farlo agli occhi di un terzo.

Gli esperti possono essere esclusi dalla valutazione di tutte le proposte se il richiedente interessato è un partecipante o dalla valutazione di tutte le proposte dell'invito.

3. La valutazione della Commissione si conclude con la «posizione dei servizi».

Per gli inviti a presentare proposte nell'ambito del FES 2021, la Commissione ha concluso che un esperto di valutazione indipendente rientrava nell'ambito di cui alla lettera c), punto ii) (documento 3) e tre esperti di valutazione indipendenti rientravano nell'ambito di cui alla lettera c), punto iii) (documenti 4, 5 e 6). In questi casi, la Commissione ha ricusato l'esperto dalla proposta per attenuare eventuali opinioni contrastanti e preservare l'integrità reputazionale della valutazione.

Per gli inviti a presentare proposte nell'ambito del FES 2022, la Commissione ha concluso che un esperto indipendente di valutazione rientrava nell'ambito di cui alla lettera c), punto ii) (documento 7) e quattro esperti indipendenti rientravano nell'ambito di cui alla lettera c), punto iii) (documenti 8, 9, 10 e 11). Ha deciso di escludere gli esperti dalla valutazione di tali proposte.

Individuazione dei conflitti di interesse non dichiarati e attenuazione proattiva dei rischi

I documenti 12 e 13 riguardano casi in cui la Commissione, di sua iniziativa, ha cercato di chiarire se vi fosse un conflitto di interessi. I casi in questione sono stati individuati dalla Commissione al momento della creazione di un elenco ristretto di esperti in grado di valutare gli inviti sulla base dei loro CV [8].

Il documento 14 è stato presentato dalla Commissione per dimostrare al Mediatore di aver adottato lo stesso approccio nell'EDIDP (cfr. nota 2), il programma precedente del FES.

In tutti e tre i casi, l'esperto interessato è stato escluso dall'invito, in quanto il datore di lavoro/l'organizzazione in questione era un richiedente nell'invito, che rientra in una delle tre categorie di conflitti di interesse diretti.

Metodologia

Il documento 15 è la metodologia interna della DG DEFIS. Il presente documento conferma le misure che la Commissione ha indicato nella risposta al Mediatore per evitare conflitti di interesse nella valutazione delle proposte FES.

Bruxelles, 25 novembre 2024

Jennifer King Koen Roovers

Responsabile per le indagini di esperti legali

[1] Cfr. la lettera del Mediatore, disponibile al seguente indirizzo: https://www.ombudsman.europa.eu/en/opening-summary/en/177626, e la risposta della Commissione dell'8 aprile 2024, disponibile al seguente indirizzo: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/185435.

[2] Per maggiori informazioni sul programma europeo di sviluppo del settore industriale della difesa (EDIDP), cfr.: https://defence-industry-space.ec.europa.eu/eu-defence-industry/european-defence-industrial-development-programme-edidp _en.

[3] Tali valutazioni sono avvenute durante quella che la Commissione ha definito la "fase 6" nella sua risposta dell'8 aprile 2024, cfr.: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/185435.

[4] Cfr. articolo 2.1, lettera a), del codice di condotta applicabile, disponibile al seguente indirizzo: https://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/experts_manual/h2020-experts-mono-contract_en.pdf.

[5] In circostanze eccezionali, qualora non siano disponibili altri esperti con competenze analoghe, gli esperti che si trovano in conflitto di interessi diretto possono comunque partecipare a una valutazione, ma gli esperti rimanenti devono essere informati. Un esperto può essere mantenuto come valutatore, quando

• l'esperto lavora in un dipartimento/laboratorio/istituto diverso da quello che partecipa all'invito e

• i dipartimenti/laboratori/istituti all'interno dell'organizzazione interessata operano con un elevato grado di autonomia e

• la partecipazione è giustificata dall'obbligo di nominare i migliori esperti disponibili e dalle dimensioni limitate del gruppo di esperti qualificati.

Questa fase è dettagliata nel codice di condotta incluso nel contratto che gli esperti firmano, ma non nelle valutazioni della Commissione sui potenziali conflitti di interesse.

[6] Cfr. articolo 2.1, lettera b), del codice di condotta applicabile.

[7] idem, alla fine dell'articolo 2.1.

[8] Tali scambi sono avvenuti nel corso di quelle che la Commissione ha definito "fasi 3 e 4" nella sua risposta dell'8 aprile 2024, cfr.: https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/185435.