Il caso riguardava una richiesta di accesso del pubblico ai documenti, presentata alla Commissione europea, riguardante le implicazioni del parere consultivo della Corte internazionale di giustizia (CIG) del 19 luglio 2024 sull'accordo commerciale UE-Israele. La Commissione ha individuato una “nota al fascicolo” (in prosieguo: la «nota») alla quale ha rifiutato l’accesso nella sua interezza, facendo riferimento a un’eccezione prevista dalla normativa dell’Unione in materia di accesso del pubblico ai documenti. In particolare, la Commissione ha sostenuto che si poteva presumere che la divulgazione della nota arrecherebbe pregiudizio alla tutela della consulenza legale. Il denunciante ha chiesto alla Commissione di rivedere la sua decisione, sostenendo che vi era un interesse pubblico prevalente alla divulgazione. Quando la Commissione ha mantenuto il suo rifiuto di divulgare la nota, aggiungendo che la sua divulgazione avrebbe anche compromesso la protezione dei dati personali, il denunciante si è rivolto al Mediatore.

Il gruppo di indagine del Mediatore ha ispezionato il documento controverso e ha incontrato i rappresentanti della Commissione. I rappresentanti della Commissione hanno chiarito nel corso della riunione che, sebbene la Commissione si sia basata su una presunzione generale di non divulgazione che, a suo avviso, si applica a tutte le consulenze giuridiche non fornite nell’ambito di una procedura legislativa, essa aveva anche effettuato una valutazione individuale della nota.

La Mediatrice ha rilevato che, invocando una presunzione generale di non divulgazione che si applicherebbe a qualsiasi consulenza legale, in qualsiasi settore del diritto dell’Unione fintantoché non si riferisca a un fascicolo legislativo, la Commissione si è discostata dalla giurisprudenza consolidata in materia di tutela della consulenza legale e dalla logica alla base di una qualsiasi delle presunzioni generali riconosciute dai giudici dell’Unione.

Sulla base dell’ispezione del documento e delle informazioni supplementari fornite durante la riunione, il Mediatore ha tuttavia concluso che era ragionevole per la Commissione ritenere, a seguito di una valutazione individuale della nota, che la sua divulgazione potesse compromettere l’interesse dell’istituzione a chiedere e ricevere una consulenza giuridica franca, obiettiva e completa. Ritiene inoltre che sia ragionevole per la Commissione concludere che non vi è alcun interesse pubblico prevalente alla divulgazione della nota.

Il Mediatore ha pertanto chiuso il caso con la conclusione che non erano giustificate ulteriori indagini. Ciò premesso, il Mediatore si è rammaricato del fatto che fosse stata necessaria una riunione per confermare che la Commissione aveva effettuato una valutazione individuale della nota e per ottenere spiegazioni su come la divulgazione della nota avrebbe specificamente ed effettivamente compromesso l’interesse dell’istituzione a chiedere e ricevere una consulenza giuridica franca, obiettiva e completa.

Il caso riguardava il modo in cui la Commissione europea ha trattato una richiesta di accesso del pubblico a una lettera inviata da membri del personale dell'UE alla Presidente della Commissione in merito alla sua posizione sul conflitto israelo-palestinese. L'esistenza della lettera era stata segnalata dai media nell'ottobre 2023.

In risposta alla richiesta del denunciante, la Commissione ha dichiarato di non detenere alcun documento corrispondente alla descrizione della lettera. Il denunciante ha chiesto alla Commissione di rivedere la sua posizione (presentando una domanda di conferma). Più di un anno dopo, la Commissione ha confermato di non essere in possesso, al momento della richiesta iniziale, di alcun documento corrispondente alla descrizione della lettera. Tuttavia, la Commissione ha registrato di propria iniziativa una nuova richiesta di accesso del pubblico in relazione alla lettera in questione. Insoddisfatto della gestione della sua richiesta, il denunciante si è rivolto al Mediatore.

Nelle sue osservazioni preliminari sul caso, la Mediatrice ha ritenuto che dalla decisione della Commissione non fosse chiaro il motivo per cui non fosse stato possibile individuare il documento richiesto. Il Mediatore ha inoltre osservato che, anche se la Commissione non ha tenuto la lettera richiesta, non era chiaro il motivo per cui non ne avesse informato il denunciante non appena avesse ricevuto la domanda di conferma, e in ogni caso entro i termini applicabili. Il Mediatore ha ritenuto in via preliminare che il modo in cui la Commissione ha gestito la domanda di conferma del denunciante costituisse cattiva amministrazione.

Nella sua risposta al Mediatore, la Commissione ha chiarito che la lettera richiesta non è mai stata ricevuta dal gabinetto del Presidente. Il 23 aprile 2024 la Commissione aveva invece ricevuto la lettera richiesta in allegato a una lettera indirizzata all'allora commissario per il Bilancio e l'amministrazione. Poiché la data limite per l'identificazione dei documenti è la registrazione della richiesta iniziale, la lettera richiesta non rientrava nell'ambito di applicazione temporale della richiesta di accesso del denunciante. La Commissione ha pertanto registrato una nuova richiesta di propria iniziativa. 

Il Mediatore ha riscontrato diverse carenze nel modo in cui la Commissione ha trattato la richiesta di accesso. In primo luogo, il Mediatore era preoccupato per il modo in cui la Commissione aveva comunicato con il denunciante, in quanto il denunciante non ha ricevuto, per più di un anno (ossia tra la sua domanda iniziale nell'ottobre 2023 e la risposta della Commissione al Mediatore nel marzo 2025), informazioni chiare sul motivo per cui la Commissione non è stata in grado di individuare il documento richiesto. In secondo luogo, il Mediatore ha osservato che, sebbene sia pacifico che la Commissione era a conoscenza dell’esistenza del documento richiesto al momento dell’adozione della sua decisione finale, essa non ha valutato la lettera in vista della sua potenziale divulgazione. Ha invece registrato una nuova richiesta in relazione alla lettera, facendo riferimento a una data limite per l'identificazione dei documenti nel suo regolamento interno. Tale approccio formalistico sembra difficile da conciliare con lo spirito della legislazione dell'UE sull'accesso del pubblico ai documenti e non è certamente favorevole ai cittadini né orientato al servizio. Infine, il Mediatore ha rilevato il notevole ritardo nella risposta alla domanda di conferma del denunciante.

Nel complesso, la Mediatrice ritiene che il modo in cui la Commissione ha trattato la richiesta di accesso del denunciante costituisse cattiva amministrazione. Tuttavia, poiché nel frattempo la Commissione ha adottato una nuova decisione iniziale e ha fornito pieno accesso alla lettera richiesta, il Mediatore non ritiene utile formulare una raccomandazione formale.

Il caso riguardava una richiesta di accesso del pubblico ai documenti in possesso della Commissione europea in relazione alle preoccupazioni relative alla condotta professionale sollevate dai membri dell'operazione di monitoraggio internazionale in Albania. La Commissione ha individuato un documento (una lettera) che rientra nell'ambito di applicazione della richiesta e vi ha concesso un accesso parziale. Ha rifiutato l'accesso a parti della lettera sulla base della necessità di proteggere la vita privata e l'interesse pubblico per quanto riguarda le relazioni internazionali dell'UE.

Il gruppo di indagine del Mediatore ha esaminato il documento e ha confermato che le parti trattenute contengono dati personali e informazioni sensibili. La Mediatrice ha ritenuto ragionevoli gli argomenti della Commissione che giustificavano le omissioni di dati personali. Ritiene inoltre che non sia manifestamente errato per la Commissione sostenere che la divulgazione di alcune parti sensibili della lettera pregiudicherebbe le relazioni internazionali dell'UE con l'Albania.

Il Mediatore ha pertanto archiviato l'indagine riscontrando l'assenza di cattiva amministrazione.