La questione del personale che lascia il servizio pubblico dell'UE per assumere posizioni nel settore privato, o del personale che entra nel servizio pubblico dell'UE dal settore privato, è spesso definita il fenomeno delle "porte girevoli". Questo fenomeno è una preoccupazione crescente per i cittadini dell'UE e in effetti per il personale dell'UE preoccupato per l'integrità e la reputazione del loro lavoro. Tali preoccupazioni riguardano il rischio che possano insorgere conflitti di interessi quando il nuovo personale assunto dal settore privato lavora su fascicoli connessi al suo precedente impiego; il rischio che il personale che lascia un'istituzione possa portare con sé informazioni riservate che possono essere utilizzate nel suo nuovo impiego; il rischio che il personale che lascia il servizio pubblico possa utilizzare i suoi contatti privilegiati per esercitare pressioni sui suoi ex colleghi. L'indagine del Mediatore su tale questione è stata motivata dalle denunce presentate da diverse ONG e dalla sua preoccupazione generale al riguardo. L'indagine ha indotto il Mediatore a formulare raccomandazioni e a emanare orientamenti al fine di rafforzare le procedure della Commissione per l'attuazione delle norme pertinenti relative al fenomeno delle "porte girevoli". Ciò ha comportato la necessità di garantire che tutte le decisioni in questo settore siano corrette, ben motivate e ben documentate e che il processo decisionale sia trasparente.

La Mediatrice accoglie con favore l'approccio cooperativo adottato finora dalla Commissione e i progressi compiuti nella maggior parte degli aspetti oggetto della sua indagine. Invita tuttavia la Commissione ad apportare ulteriori miglioramenti, in particolare alla luce della recente controversia relativa a un ex presidente della Commissione e alla sua nomina a banca d'investimento influente e di alto profilo. Sebbene questa indagine non riguardi i Commissari, è comunque generalmente rilevante per tutti coloro che lavorano nelle istituzioni dell'UE per conto dei cittadini dell'UE.

Il Mediatore attende con interesse la prosecuzione della cooperazione con la Commissione in materia. Intende dare seguito all'attuazione da parte della Commissione delle norme pertinenti sul fenomeno delle "porte girevoli" effettuando un'indagine di propria iniziativa a partire da un'ispezione all'inizio del 2017.

Lo sfondo

1.  Nel 2012 e nel 2013, l'Osservatorio Corporate Europe, l'unità UE di Greenpeace, LobbyControl, Spinwatch e Friends of the Earth hanno presentato denunce al Mediatore in merito alla gestione da parte della Commissione europea del cosiddetto fenomeno delle "porte girevoli", vale a dire i movimenti del personale tra la pubblica amministrazione dell'UE e il settore privato.

2. Nella sua indagine ^[1] il Mediatore ha cercato di individuare possibili problemi sistemici, al fine di aiutare la Commissione a trovare soluzioni adeguate. La sua indagine, pertanto, non si è concentrata sulla gestione di singoli casi da parte della Commissione.

Conflitti di interessi

3. Sebbene questa non sia una definizione esaustiva, esiste un conflitto di interessi quando una persona partecipa al processo decisionale di un'autorità pubblica nonostante abbia un interesse personale nell'esito di tale processo. Un conflitto di interessi compromette quindi l'indipendenza e la capacità di un dipendente pubblico di agire solo nell'interesse pubblico.

Divulgazione di informazioni riservate

4. Oltre a gestire i conflitti di interesse, il servizio pubblico dell'UE dovrebbe garantire che gli ex membri del personale non utilizzino o divulghino le informazioni riservate acquisite durante il loro periodo nel settore pubblico quando lavorano nel settore privato. Tale uso o divulgazione è particolarmente problematico quando serve al guadagno privato proprio o altrui. Al fine di garantire che tale uso o divulgazione non avvenga, è opportuno adottare misure per garantire che gli ex membri del personale non assumano, almeno per un periodo di tempo, posizioni nel settore privato che si sovrappongono al lavoro svolto nel settore pubblico, in particolare quando tale lavoro riguardava fascicoli sensibili.

Garantire che gli ex membri del personale non si impegnino in attività di lobbying inadeguate

5. Gli ex funzionari dell'UE possono anche compromettere l'indipendenza del servizio pubblico dell'UE se utilizzano i contatti creati mentre lavorano nel servizio pubblico dell'UE per esercitare pressioni sui loro ex colleghi. Ciò è particolarmente importante nei casi in cui l'ex personale ha ricoperto posizioni di alto livello, in quanto i suoi contatti saranno di norma ampi e, in alcuni casi, influenti. Al fine di garantire che non si verifichino attività di lobbying inadeguate, è opportuno adottare misure per garantire che gli ex membri del personale, in particolare gli alti funzionari, non esercitino, almeno per un periodo di tempo, attività di lobbying nei confronti degli ex colleghi.

Le principali norme a livello dell'UE

6. Lo statuto dei funzionari ^[2], che stabilisce i diritti e gli obblighi del personale dell'UE, obbliga il personale dell'UE [3] a svolgere le proprie funzioni e a comportarsi unicamente nell'interesse dell'Unione . [4] Nell'esercizio delle sue funzioni, il personale dell'UE non deve trattare questioni in cui, direttamente o indirettamente, abbia interessi personali che potrebbero compromettere la sua indipendenza.[5] Anche prima di assumere un funzionario, un'istituzione dell'UE deve esaminare se la persona in questione abbia interessi personali che potrebbero compromettere la sua indipendenza nell'avviare un'attività lavorativa nel servizio pubblico dell'UE [6].

7. Il personale dell'UE, anche dopo aver lasciato l'istituzione, è tenuto a comportarsi con integrità e discrezione per quanto riguarda l'accettazione di determinate nomine o prestazioni [7]. Il personale dell'UE che intende accettare un posto di lavoro entro due anni dalla cessazione dal servizio ne informa l'istituzione [8]. Se tale posto di lavoro è collegato al lavoro svolto da tale persona negli ultimi tre anni di lavoro per l'istituzione dell'UE, l'istituzione ha il diritto di vietare alla persona di accettare il posto di lavoro se l'istituzione ritiene che ciò sia in conflitto con gli interessi dell'istituzione. Può anche consentire alla persona di accettare il lavoro purché soddisfi le condizioni atte a garantire la tutela degli interessi dell'istituzione [9].

8. Un'istituzione dell'UE deve inoltre, in linea di principio, vietare ai suoi ex alti funzionari di esercitare attività di lobbying nei confronti del personale dell'istituzione, o di rappresentare in altro modo gli interessi dei clienti nei confronti del personale dell'istituzione, su questioni per le quali l'ex alto funzionario è stato responsabile negli ultimi tre anni di lavoro per l'istituzione.[10] Tale divieto può essere applicato fino a 12 mesi dopo che l'alto funzionario ha lasciato l'istituzione.

9. Lo schema di cui sopra si applica al personale che va in pensione o si dimette e poi assume posizioni al di fuori delle istituzioni dell'UE. Problemi simili possono sorgere quando il personale dell'UE prende un congedo per motivi personali; il personale dell'UE ha il diritto di prendere fino a 12 anni di congedo durante il periodo di lavoro presso un'istituzione dell'UE. Alcuni di questi membri del personale potrebbero voler lavorare nel settore privato mentre sono in congedo. Prima di intraprendere tale attività, devono chiedere l'autorizzazione all'istituzione dell'UE interessata [11]. Le istituzioni dell'UE possono respingere tali richieste o imporre condizioni adeguate se il posto di lavoro è in conflitto con l'interesse dell'istituzione o se è altrimenti pregiudizievole per l'interesse dell'Unione europea [12]. Ciò si verificherebbe nel caso in cui il lavoro comporti attività di lobbying o di advocacy nei confronti dell'istituzione dell'agente dell'UE [13], o nel caso in cui si tratti di un settore in cui l'agente ha lavorato nei tre anni immediatamente precedenti il congedo per motivi personali.[14] Al momento del ripristino dopo il congedo per motivi personali, l'istituzione dell'UE deve esaminare se, a seguito delle attività svolte durante il congedo o in altro modo, l'agente abbia interessi personali che compromettano la sua indipendenza o costituiscano altrimenti un conflitto di interessi [15].

Raccomandazione del Mediatore [16]

10. L'indagine della Mediatrice l'ha portata a concludere che lo statuto dei funzionari dell'UE fornisce una solida base giuridica per la gestione di tali questioni. Le norme pertinenti stabiliscono come individuare i rischi e come fornire protezione contro determinati comportamenti e situazioni. Forniscono inoltre orientamenti per quanto riguarda l'individuazione, la divulgazione, la gestione e l'adozione di soluzioni adeguate alle situazioni di conflitto di interessi, alle questioni relative alla salvaguardia delle informazioni sensibili e alle questioni che comportano attività di lobbying nei confronti di ex colleghi. La Mediatrice ha inoltre constatato, sulla base delle informazioni ottenute nel corso della sua indagine, che la Commissione ha attivamente messo in atto molte procedure e strutture utili per l'attuazione delle pertinenti norme dello statuto dei funzionari dell'UE. Secondo il Mediatore, la sfida consiste nel trarre il massimo vantaggio da tali procedure e strutture al fine di garantire la piena attuazione delle norme in tutti i casi.

11. Assicurarsi che le procedure esistenti funzionino correttamente implica garantire che tutte le decisioni in questo settore siano corrette, ben motivate e ben documentate. Le procedure devono essere adatte allo scopo. Inoltre, il processo decisionale dovrebbe essere trasparente per consentire il controllo da parte della società civile, guadagnando così la fiducia dei cittadini. 

12. Dopo aver effettuato un'ispezione approfondita dei fascicoli della Commissione [17], il Mediatore ha riscontrato alcune carenze nell'attuazione delle procedure da parte della Commissione, soprattutto per quanto riguarda il modo in cui le decisioni sono state spiegate e documentate. Tuttavia, osserva la Mediatrice, la Commissione ha risposto positivamente ad alcune delle domande che le ha posto durante la sua indagine. Il Mediatore ha pertanto concluso che la Commissione aveva apportato, o stava apportando, miglioramenti a taluni aspetti delle sue procedure. Il Mediatore ha elogiato la Commissione per questi sforzi.

13. Per quanto riguarda i problemi sistemici individuati e che il Mediatore ha ritenuto costituire una cattiva amministrazione, nel settembre 2014 il Mediatore ha formulato una serie di raccomandazioni concrete alla Commissione. Nello spirito di un dialogo costruttivo, il Mediatore ha inoltre fornito ulteriori orientamenti alla Commissione, al fine di assisterla non solo per trattare correttamente i singoli casi, ma anche per consentire ai cittadini di essere rassicurati sul fatto che la Commissione applica correttamente le norme.

Raccomandazioni

14. Il Mediatore ha formulato le seguenti raccomandazioni:

La Commissione dovrebbe:

a) analizzare pienamente ogni singola domanda per lavorare al di fuori della Commissione e illustrare tale analisi in decisioni ben motivate e ben documentate;

b) registrare correttamente di aver analizzato se le informazioni fornite dal funzionario in merito al lavoro esterno proposto siano sufficientemente dettagliate da consentire alla Commissione di effettuare un'analisi completa di tale lavoro esterno;

c) registrare e analizzare correttamente le osservazioni formulate da altri servizi della Commissione, in particolare quando l'eventuale posizione della Commissione non rispecchia tali osservazioni;

d) adottare tutte le misure necessarie per garantire che la Commissione applichi le norme sui conflitti di interessi in modo coerente in tutta la Commissione, anche allertando le DG ogniqualvolta siano individuate incoerenze per quanto riguarda l'imposizione di condizioni;

e) Garantire che la valutazione delle domande sia effettuata da personale che non ha avuto alcun legame professionale diretto con il funzionario interessato. È particolarmente importante prestare particolare attenzione a tale requisito per quanto riguarda gli alti funzionari;

f) Informare il personale che rimane tenuto a comportarsi sempre con integrità e discrezione per quanto riguarda l'accettazione di determinate nomine o prestazioni, ricordare loro che tale obbligo non è limitato nel tempo e adottare tutte le misure possibili nei confronti di qualsiasi ex personale che ignori tale obbligo accettando qualsiasi offerta di lavoro problematica.

Orientamenti per ulteriori miglioramenti

15. Il Mediatore ha presentato i seguenti orientamenti per ulteriori miglioramenti, suggerendo alla Commissione di:

g) individuare le DG che dovrebbero disporre di codici etici e di integrità e assicurarsi che tali codici siano messi in atto;

h) se del caso, analizzare anche le domande di lavoro al di fuori della Commissione sulla base di codici etici e di integrità specifici della DG;

i) migliorare il sito web della Commissione dedicato all'etica e alla condotta ^[18];

j) pubblicare online codici o orientamenti specifici della DG;

k) pubblicare online, per quanto riguarda le decisioni di approvazione delle richieste di lavoro al di fuori della Commissione presentate da alti funzionari, i) il nome dell'alto funzionario interessato, ii) i dettagli delle funzioni svolte in seno alla Commissione da tale alto funzionario, iii) i dettagli delle funzioni da svolgere nell'ambito delle nuove attività e iv) la valutazione dettagliata e le conclusioni della Commissione (comprese eventuali condizioni) in merito a qualsiasi potenziale conflitto di interessi;

l) Informare il Mediatore di ogni caso in cui motivi eccezionali e impellenti di tutela della vita privata impediscano la pubblicazione di cui alla lettera k). Il Mediatore esaminerà e valuterà quindi il fascicolo relativo alla decisione adottata per consentire a tale alto funzionario di lavorare al di fuori della Commissione;

m) istituire un registro centralizzato delle domande di personale per lavorare al di fuori della Commissione e per le valutazioni dei conflitti di interesse del personale entrante;

(n) utilizzare le raccomandazioni del Mediatore di cui alle lettere da a) a f) come orientamenti nella valutazione dei possibili conflitti di interesse del personale entrante;

o) utilizzare le raccomandazioni del Mediatore di cui alle precedenti lettere da a) a f) nell'analizzare se sia rispettato il divieto imposto al personale di alto livello di lasciare la Commissione per svolgere attività di lobbying o di advocacy nei confronti della Commissione;

p) Adottare le misure necessarie per garantire che tutti i casi futuri riflettano la politica secondo cui gli impegni offerti dai funzionari, volti a eliminare i conflitti di interessi, sono espressamente menzionati e analizzati nel fascicolo.

16. La Commissione ha accolto con favore [19] le raccomandazioni e gli orientamenti del Mediatore come un valido contributo. La Commissione ha riconosciuto che i principi fondamentali applicabili, quando il personale lascia la Commissione per assumere posizioni nel settore privato, sono la trasparenza e la responsabilità, lo Stato di diritto, il diritto al lavoro e il diritto alla protezione dei dati personali. Ha inoltre riconosciuto che vi sono potenziali tensioni tra alcuni di questi principi, il che significa che deve essere effettuato un attento bilanciamento dei principi.

17. La Commissione ritiene di essere pienamente conforme al quadro giuridico pertinente, ma resta aperta alla discussione su come migliorare ulteriormente la gestione della questione.

18. Le osservazioni dettagliate della Commissione saranno trattate nella valutazione finale del Mediatore di seguito.

19. Nelle loro osservazioni sulla risposta della Commissione alla raccomandazione del Mediatore, i denuncianti hanno sostenuto che la Commissione non ha dimostrato un livello sufficiente di impegno per porre rimedio alle carenze individuate dal Mediatore e hanno invitato quest'ultimo a mantenere la sua constatazione di cattiva amministrazione sistemica da parte della Commissione.

Ulteriori sviluppi

20. Nella sua risposta all'orientamento k) del Mediatore, la Commissione ha dichiarato di essere in procinto di riflettere sul formato, la portata e il contenuto appropriati delle informazioni da pubblicare annualmente, conformemente all'articolo 16, paragrafo 4, dello statuto ^{dei funzionari [20],} in merito all'abbandono del servizio da parte degli alti funzionari. Data l'opinione della Mediatrice secondo cui la trasparenza è fondamentale per l'efficace attuazione di una politica in materia di conflitti di interessi, all'inizio del 2015 la Mediatrice ha informato la Commissione che intendeva mantenere aperta la sua indagine fino alla pubblicazione delle informazioni pertinenti da parte della Commissione. Il 4 dicembre 2015 la Commissione ha pubblicato una comunicazione sulla pubblicazione di informazioni relative alle attività professionali degli alti funzionari dopo la cessazione dal servizio, compresa una sintesi delle decisioni pertinenti nel 2014.[21] Il Mediatore ha accolto con favore la pubblicazione, pur mantenendo la sua opinione secondo cui la pubblicazione delle decisioni che consentono agli ex alti funzionari di intraprendere nuove attività dovrebbe essere effettuata più di una volta all'anno. 

Valutazione del Mediatore dopo la raccomandazione

Osservazioni generali - La necessità di rassicurare i cittadini e la trasparenza come via da seguire

21. Il Mediatore accoglie con favore la disponibilità della Commissione ad accettare la maggior parte dei suoi suggerimenti su come migliorare le sue procedure. Il Mediatore è inoltre incoraggiato dalla consapevolezza della Commissione che sussistono ancora sfide relative a tale questione che devono essere affrontate.

22. Per quanto riguarda le questioni sulle quali la Commissione ha assunto impegni positivi nel contesto della presente indagine, il Mediatore intende monitorare l'attuazione di tali impegni al fine di promuovere le buone pratiche amministrative da parte della Commissione. Tale monitoraggio sarà effettuato mediante un'indagine di propria iniziativa che inizierà con un'ispezione all'inizio del 2017.

23. Per quanto riguarda le questioni per le quali la Commissione non concorda pienamente con le raccomandazioni e gli orientamenti del Mediatore, ma ritiene che la Commissione possa riconsiderare la questione sulla base di un'ulteriore riflessione, il Mediatore ribadirà la raccomandazione o gli orientamenti pertinenti nella sua decisione di chiusura della presente indagine. I progressi compiuti su questi aspetti saranno valutati anche nell'ambito dell'ulteriore indagine e della relativa ispezione. Per quanto riguarda gli aspetti specifici dell'indagine, la Commissione insiste sul fatto che il Mediatore ha riscontrato carenze solo in alcuni casi tra i fascicoli esaminati. Il Mediatore riconosce che, per quanto riguarda la maggior parte dei fascicoli esaminati, l'esito materiale dell'analisi della Commissione sembrava corretto. Il Mediatore sottolinea tuttavia che, per giungere a tale conclusione, i suoi servizi hanno dovuto trarre le proprie conclusioni dalle informazioni contenute nei fascicoli e hanno dovuto chiedere spiegazioni orali alla Commissione per molti fascicoli. Dovevano farlo perché molti file non erano ben ragionati e coerenti.

Decisioni motivate - raccomandazione a)

24. Il Mediatore resta del parere che una decisione a seguito di una richiesta del personale di lavorare al di fuori della Commissione debba contenere i) una descrizione chiara e completa del lavoro svolto dal funzionario durante gli ultimi tre anni di servizio; ii) una descrizione chiara e completa della nuova attività professionale del funzionario; iii) un'analisi adeguatamente dettagliata per stabilire se il lavoro svolto in qualità di funzionario e la nuova attività siano correlati; iv) se sono collegati, la Commissione dovrebbe descrivere, in modo adeguato e dettagliato, quali sono gli interessi legittimi della Commissione nel settore interessato e analizzare se la nuova attività sarebbe in conflitto con tali interessi. Qualora siano individuati interessi contrastanti, la Commissione dovrebbe descrivere e analizzare le opzioni appropriate per porre rimedio alla situazione. Una constatazione primaria del Mediatore è stata che, nel caso delle decisioni positive della Commissione (ossia le decisioni che autorizzano un ex membro del personale ad assumere un lavoro al di fuori dell'amministrazione dell'UE), vi era una mancanza di motivazione a sostegno. Tuttavia, il Mediatore accoglie con favore la dichiarazione della Commissione secondo cui essa è disposta a fornire ulteriori spiegazioni in tali casi.

25. La Mediatrice intende dare seguito a questo aspetto nel contesto della sua ulteriore indagine e della sua ispezione all'inizio del 2017.

Informazioni o chiarimenti sufficienti - raccomandazione b) - e impegni autoimposti - orientamento p)

26. La Commissione afferma che, se ha bisogno di maggiori informazioni, chiede tali informazioni all'(ex) membro del personale interessato o ai servizi competenti della Commissione. Tali richieste di informazioni supplementari sono registrate nel fascicolo. In risposta alla raccomandazione del Mediatore, la Commissione ha accettato di includere un punto nella lista di controllo da compilare e includere nel fascicolo, affermando che le informazioni fornite dal (ex) membro del personale sono sufficienti per consentire un'analisi approfondita della domanda di lavoro esterno. Il Mediatore accoglie con favore questo miglioramento delle procedure della Commissione, che la spingerà a riflettere più attentamente su questo aspetto.

27. Per quanto riguarda gli impegni autoimposti talvolta assunti da (ex) membri del personale, la Commissione ha ribadito che accetta di fare esplicito riferimento a tali impegni nelle sue decisioni sulle domande di lavoro esterno.

28. La Mediatrice monitorerà tali impegni, nel contesto della sua ulteriore indagine e ispezione, al fine di garantire che venga effettuata un'analisi reale piuttosto che un semplice esercizio di spunta.

Documentazione delle fasi seguite - raccomandazione c)

29. Il Mediatore ha raccomandato alla Commissione di analizzare più approfonditamente le osservazioni formulate dai servizi competenti (principalmente quelle formulate dalla direzione generale in cui lavorava il membro del personale, dal segretariato generale, dal servizio giuridico e dal comitato misto), in particolare se tali servizi esprimono riserve in merito al lavoro esterno in cui il (ex) membro del personale desidera impegnarsi. La Commissione ritiene di fare già ciò che è tenuta a fare. Essa afferma tuttavia che coglierà l'occasione per valutare la possibilità di ulteriori miglioramenti.

30. Il Mediatore accoglie con favore questa dichiarazione della Commissione che suggerisce che sarà più consapevole di questo aspetto del processo decisionale in futuro. 

31. Il Mediatore intende monitorare l'evoluzione di questo aspetto nel contesto delle sue ulteriori indagini e ispezioni. 

L'importanza della coerenza nelle condizioni imposte - raccomandazione d)

32. Dall'ispezione dei fascicoli della Commissione da parte del Mediatore è emerso che la Commissione non è sempre stata coerente nell'imporre le condizioni per consentire ai (ex) membri del personale di svolgere un lavoro esterno. In risposta alla raccomandazione del Mediatore, la Commissione afferma che, in tutti i casi trattati a norma dell'articolo 16 dello statuto dei funzionari, la sua direzione generale delle Risorse umane ("DG HR") consulta il Segretariato generale e il Servizio giuridico per garantire l'applicazione di un approccio giuridicamente solido, coerente e uniforme in tutti i suoi servizi. Se individua differenze di trattamento, la Commissione chiede al suo personale di verificare se tali differenze di trattamento sono giustificate e, in caso affermativo, di spiegare in che modo. Il fatto che la DG HR adotti tutte le decisioni ai sensi dell'articolo 16 dello statuto garantisce inoltre che tutti gli ex membri del personale siano trattati allo stesso modo, indipendentemente dalla direzione generale in cui hanno lavorato.

33. La Commissione ha aggiunto di aver già adottato misure per migliorare la coerenza nell'attuazione delle disposizioni in materia di etica dello statuto dei funzionari, entrate in vigore il 1o gennaio 2014. Ciò è stato fatto in particolare attraverso la rete di "corrispondenti etici" all'interno della Commissione e attraverso il sito web collaborativo sull'etica lanciato nell'ottobre 2014. La Commissione valuterà inoltre l'opportunità di elaborare orientamenti per il proprio personale al fine di migliorare ulteriormente la coerenza.

34. Il Mediatore è soddisfatto, dalla sua risposta, del fatto che la Commissione sia molto consapevole della necessità di essere proattiva e vigile su questo tema. Accoglie con favore i passi che sono stati intrapresi e i passi che saranno intrapresi. Intende monitorare l'evoluzione di questo aspetto nel contesto della sua ulteriore indagine e ispezione.

Indipendenza della valutazione - raccomandazione e)

35. La Commissione ritiene che il punto di vista della direzione generale in cui lavorava il (ex) membro del personale sia importante a causa della competenza di tale direzione generale quando si tratta di valutare il lavoro svolto in tale direzione generale dal membro del personale e i possibili rischi derivanti in relazione alle nuove attività del membro del personale. La Commissione sostiene che l'indipendenza di valutazione al riguardo è garantita dai pareri e talvolta anche da lunghe discussioni con il Segretariato generale e il Servizio giuridico, nonché con il comitato misto. Secondo la Commissione, il punto di vista della direzione generale presso la quale lavorava il (ex) membro del personale è seguito solo dopo un attento esame. Se necessario, viene presa una posizione diversa.

36. Il Mediatore riconosce pienamente l'importanza del contributo della direzione generale in cui lavorava un (ex) membro del personale. Tuttavia, essa sostiene e sottolinea che la Commissione dovrebbe cercare di ottenere che la valutazione pertinente sia effettuata da persone di tale direzione generale che non abbiano avuto alcun legame professionale diretto con l’(ex) membro del personale interessato. In altre parole, la raccomandazione del Mediatore al riguardo non escludeva di ottenere il parere del personale della direzione generale che ha lavorato direttamente con la persona interessata. Tuttavia, gli altri membri del personale della direzione generale che non hanno lavorato con l'interessato dovrebbero avere la responsabilità di valutare se si pone un problema in relazione al nuovo posto di lavoro dell'agente interessato. Sebbene vi siano ulteriori e preziosi controlli effettuati da altri servizi della Commissione durante il processo decisionale, il Mediatore ritiene di fondamentale importanza che uno degli elementi più importanti della valutazione sia il più obiettivo possibile.

37. La Mediatrice incoraggia pertanto la Commissione a riconsiderare la sua comprensione della sua raccomandazione. Il Mediatore intende dare seguito all'approccio pratico della Commissione su questo aspetto nelle sue ulteriori indagini e ispezioni.

Termine per l'imposizione delle condizioni - raccomandazione f)

38. La Commissione ricorda al suo personale, compreso il personale che lascia i suoi servizi, l'obbligo statutario di comportarsi con integrità e discrezione per quanto riguarda l'accettazione di determinate "nominazioni o benefici". La Commissione ricorda inoltre regolarmente al personale in pensione tali obblighi. La Commissione ha dichiarato di concordare con il Mediatore sul fatto che l'obbligo di cui all'articolo 16, paragrafo 1, dello statuto non è limitato nel tempo. Ha insistito sul fatto che la Commissione può sempre imporre misure disciplinari se un ex membro del personale non si comporta con integrità e discrezione ai sensi dell'articolo 16, paragrafo 1. Ciò vale anche se sono trascorsi due anni da quando la persona ha lasciato la Commissione.

39. Il Mediatore accoglie con favore l'interpretazione data dalla Commissione all'articolo 16, paragrafo 1, dello statuto dei funzionari. Non ritiene necessario dare un seguito a questo aspetto specifico della sua indagine.

Codici in materia di etica e integrità, sito web della Commissione dedicato all'etica e alla condotta e valutazione delle domande di lavoro esterno sulla base di codici in materia di etica e integrità - orientamenti (g), (h), (i) e (j)

40. Secondo la Commissione, i codici etici e di integrità, specifici per determinate direzioni generali, servono da orientamento per aiutare il personale a comprendere quali sono i suoi obblighi e per evidenziare che possono sorgere situazioni difficili in un determinato settore di attività. Tuttavia, dal punto di vista giuridico, tali codici non possono imporre obblighi supplementari rispetto a quelli previsti dallo statuto.

41. La Commissione ritiene opportuno lasciare l'elaborazione di tali codici alla discrezione di ciascuna direzione generale, che si trova nella posizione migliore per determinare le loro esigenze specifiche e quindi il contenuto specifico di tali codici. La coerenza dei codici etici e di integrità è garantita dall'obbligo di approvazione da parte della DG HR, del Segretariato generale e del Servizio giuridico. Al momento della sua risposta alle raccomandazioni e agli orientamenti del Mediatore, la Commissione ha dichiarato di essere in procinto di esaminare come garantire una maggiore trasparenza pubblicando i codici e gli orientamenti interni sul sito web Europa. La Commissione ha inoltre dichiarato che aggiorna e migliora costantemente il suo sito web dedicato all'etica e alla condotta [22] e ha dichiarato che si baserà su tali sforzi.

42. Il Mediatore ritiene che la posizione della Commissione, secondo cui i codici etici e di integrità spettano a ciascuna direzione generale decidere, sia ragionevole. Continua a incoraggiare queste singole direzioni generali della Commissione a essere il più trasparenti possibile sulla questione.

43. Il Mediatore concorda pienamente con la Commissione sul fatto che i codici etici e di integrità non possono imporre obblighi giuridici in aggiunta a quelli stabiliti nello statuto dei funzionari. Ritiene tuttavia, come riconosciuto anche dalla Commissione, che tali codici fungano da validi orientamenti per il personale, in quanto possono essere utilizzati per evidenziare i tipi di situazioni difficili che possono verificarsi. Aumentano così la consapevolezza e servono a costruire una cultura della responsabilità. Il Mediatore incoraggia la Commissione a ispirarsi a tali codici nel valutare le circostanze particolari relative alle domande di lavoro esterno. Dovrebbe prendere in considerazione l'inclusione, nella sua lista di controllo per il trattamento di tali domande, di un riferimento alla necessità che il personale consulti tali codici a fini di orientamento. Dovrebbero essere forniti collegamenti diretti ai codici per garantire la facilità di accesso. Il Mediatore accoglie con favore gli sforzi compiuti dalla Commissione per aggiornare e migliorare il suo sito web dedicato all'etica e alla condotta. Osserva che l'ultimo aggiornamento è stato effettuato il 15 dicembre 2015. Essa comprende la comunicazione della Commissione sulla pubblicazione delle informazioni relative alle attività professionali degli ex funzionari dopo la cessazione dal servizio (articolo 16, paragrafi 3 e 4, dello statuto dei funzionari). Incoraggia inoltre nuovamente la Commissione a garantire la massima trasparenza possibile, pubblicando sul suo sito web codici in materia di etica e integrità, specifici per determinate direzioni generali. 

44. La Mediatrice darà seguito a tali questioni relative ai codici di etica e integrità e al sito web sull'etica e la condotta, nel contesto della sua futura ispezione.

Quali informazioni pubblicare online in merito alle decisioni che consentono agli ex membri del personale di alto livello di svolgere un lavoro esterno - orientamenti (k) e (l)

45. Al momento della sua risposta alle raccomandazioni e agli orientamenti del Mediatore, la Commissione ha dichiarato di essere in procinto di riflettere sul formato, la portata e il contenuto appropriati da fornire alle informazioni annuali che devono figurare nella pubblicazione di cui all'articolo 16, paragrafo 4, dello statuto. Come indicato al punto 18, la Mediatrice ha deciso di mantenere aperta la sua indagine fino a quando la Commissione non avesse pubblicato le informazioni pertinenti. Come già dichiarato pubblicamente, il Mediatore accoglie con grande favore la pubblicazione da parte della Commissione, nel dicembre 2015, delle sintesi delle nove decisioni che ha ritenuto pertinenti nel corso del 2014.

46. Tuttavia, il Mediatore non concorda con la Commissione per quanto riguarda la sua politica di rendere pubblica la sua valutazione di tali casi. La Commissione determina quali domande di ex alti funzionari potrebbero dar luogo o comportare attività di lobbying o di advocacy. Essa pubblica quindi sintesi delle sue decisioni in relazione a tali cause. Non fornisce informazioni su altri casi.

47. L'articolo 16, paragrafo 4, dello statuto dei funzionari impone alle istituzioni dell'UE di pubblicare informazioni sull'attuazione dell'articolo 16, paragrafo 3, compreso un elenco dei casi valutati. Secondo il Mediatore, tutte le domande presentate da ex alti funzionari, vale a dire tutti i casi, devono essere valutate al fine di determinare le modalità di attuazione dell'articolo 16, paragrafo 3. È solo pubblicando tutti questi casi che la società civile può essere rassicurata sulla corretta attuazione dell'articolo 16, paragrafo 3, consentendo ai cittadini di vedere se la Commissione (o qualsiasi altro organismo dell'UE) ha valutato correttamente la natura del lavoro esterno e ha applicato condizioni o divieti adeguati. La pubblicazione di tutte le decisioni conferisce inoltre alla società civile il potere di segnalare eventuali irregolarità rilevate alla Commissione e, se del caso, al Mediatore (ad esempio, la pubblicazione di tale decisione consentirà al pubblico di rendersi conto se la persona interessata sta svolgendo un lavoro che non è stato segnalato alla Commissione). Affinché tale conferimento di poteri sia efficace, la Mediatrice ribadisce inoltre la sua opinione secondo cui tali decisioni dovrebbero essere pubblicate online il prima possibile. Inoltre, il Mediatore non ritiene che tutte le sintesi delle decisioni della Commissione del 2014 definissero, in modo sufficientemente dettagliato, le funzioni che l'ex membro del personale di alto livello svolgeva in seno alla Commissione e le funzioni da svolgere nel nuovo incarico.

48. Nella sua lettera di trasmissione al Mediatore della comunicazione relativa alla pubblicazione di informazioni sulle attività professionali degli alti funzionari dopo la cessazione dal servizio, la Commissione sostiene che l'accordo dell'ex alto funzionario non costituirebbe una base sufficiente per la pubblicazione dei dati personali pertinenti. La ragione di ciò, afferma la Commissione, è che il consenso dato da un lavoratore nell’ambito di un rapporto datore di lavoro-lavoratore non può, in linea di principio, essere considerato liberamente prestato a causa della posizione subordinata del lavoratore.

49. Tuttavia, come già esposto al punto 48 della presente sentenza, il Mediatore ritiene che l’articolo 16, paragrafo 4, dello Statuto stabilisca l’obbligo giuridico di pubblicare tutti i casi, dato che tutti i casi dovranno essere valutati al fine di determinare in quali casi imporre un divieto di attività di lobbying e di advocacy. L'accordo dell'alto funzionario non è quindi necessario per tale pubblicazione. Inoltre, il Garante europeo della protezione dei dati ha affermato, per quanto riguarda la necessità di pubblicare questo tipo di informazioni, che la ponderazione degli interessi (privacy e trasparenza) "potrebbe essere favorevole alla pubblicazione di [dichiarazioni di interessi, dichiarazioni di conflitto di interessi] e di decisioni basate su di esse per alcuni posti con potere decisionale, ad esempio per quanto riguarda gli ex alti funzionari che assumono posizioni nel settore privato o le persone del settore privato che occupano un posto di alto livello nelle istituzioni ("porte girevoli")"[23].

50. Per quanto riguarda l'orientamento del Mediatore di informarla di ogni caso in cui motivi eccezionali e impellenti di tutela della vita privata impediscano la pubblicazione di una decisione riguardante un ex membro del personale di alto livello, la Commissione afferma che valuterà la fattibilità di tale orientamento nell'elaborare il suo sistema di pubblicazione delle informazioni sull'attuazione dell'articolo 16, paragrafo 3, dello statuto dei funzionari. La Commissione non ha ancora trasmesso al Mediatore le sue conclusioni al riguardo.

51. Sulla base di quanto precede, e in particolare del fatto che la trasparenza è il modo migliore per monitorare efficacemente eventuali questioni relative ai conflitti di interessi, il Mediatore ribadirà gli orientamenti pertinenti nella sua decisione sul caso in questione.

Registro centralizzato - linea direttrice (m)

52. La Commissione afferma di disporre di uno strumento informatico per il trattamento e la valutazione delle richieste etiche e delle successive decisioni. Questo strumento informatico viene gradualmente ampliato per includere tutte le richieste di etica e può essere equivalente a un registro. Ulteriori sviluppi dovrebbero aumentare la trasparenza e la responsabilità.

53. La Mediatrice accoglie con favore le misure adottate dalla Commissione al riguardo e monitorerà i progressi compiuti nel contesto della sua futura ispezione.

Applicazione delle raccomandazioni del Mediatore (da a) a f) nella valutazione dei possibili conflitti di interesse del personale entrante e nella valutazione del rispetto di un divieto di attività di lobbying e di advocacy nei confronti di un ex membro del personale di alto livello - linee guida (n) e (o)

54. La Commissione ritiene che l'articolo 11, terzo e quarto comma [24] dello statuto dei funzionari attui già le raccomandazioni formulate dal Mediatore per quanto riguarda la valutazione di possibili conflitti di interesse.

55. Il Mediatore riconosce che l'articolo 11 dello statuto dei funzionari definisce il quadro per la determinazione di eventuali situazioni di conflitto di interessi. Tuttavia, al pari dell’articolo 16 dello Statuto, esso non definisce in dettaglio i processi per un’attuazione efficace. È qui che entrano in gioco le raccomandazioni del Mediatore (da a) a f).

56. Poiché le norme pertinenti erano relativamente nuove quando il Mediatore ha formulato la sua raccomandazione, ha informato la Commissione della sua intenzione di indagare sull'attuazione di tali disposizioni nel corso del 2015, quando la Commissione avrebbe avuto l'opportunità di applicare le nuove norme per un certo periodo di tempo e di pubblicarle per la prima volta a norma dell'articolo 16, paragrafo 4, dello statuto. Dato che la pubblicazione a norma dell'articolo 16, paragrafo 4, è stata effettuata più tardi del previsto (alla fine del 2015), la Mediatrice intende ora dare seguito alla sua richiesta all'inizio del 2017, nel contesto dei suoi continui sforzi complessivi per sostenere la Commissione nel miglioramento delle sue procedure in questo settore.

Conclusione

La Mediatrice accoglie con favore l'approccio cooperativo adottato dalla Commissione e i progressi compiuti nella maggior parte degli aspetti oggetto della sua indagine. Forse nessun insieme di norme potrà mai proteggere pienamente dalle conseguenze negative associate al fenomeno delle "porte girevoli" e spetta pertanto alle istituzioni dell'UE garantire, per quanto possibile, il rispetto dello spirito delle sue norme in questo settore. Il Mediatore attende con interesse la prosecuzione della cooperazione in materia, al fine di rafforzare le procedure della Commissione per l'attuazione delle pertinenti norme che disciplinano la gestione delle questioni relative al fenomeno delle "porte girevoli". Soprattutto, è essenziale che le azioni della Commissione a tale riguardo abbiano l'effetto di aumentare la fiducia dei cittadini nell'amministrazione dell'UE.

La Mediatrice formula i seguenti suggerimenti di miglioramento che riflettono la sua raccomandazione e gli orientamenti del 2014:

Il Mediatore suggerisce alla Commissione di:

i) Garantire che la valutazione delle domande dei funzionari che lasciano il servizio sia effettuata da personale che non ha avuto alcun legame professionale diretto con il funzionario interessato. È particolarmente importante prestare particolare attenzione a tale requisito nel caso degli alti funzionari;

ii) se del caso, analizzare le domande di lavoro al di fuori della Commissione sulla base di codici etici e di integrità specifici della DG;

iii) Pubblicare online, per quanto riguarda le decisioni di approvazione delle richieste di lavoro al di fuori della Commissione presentate da alti funzionari, i) il nome dell’alto funzionario interessato, ii) i dettagli delle funzioni svolte in seno alla Commissione da tale alto funzionario, iii) i dettagli delle funzioni da svolgere nell’ambito delle nuove attività e iv) la valutazione dettagliata e le conclusioni della Commissione. La Commissione dovrebbe pubblicare tutte queste decisioni e la pubblicazione dovrebbe avvenire quanto prima ed entro un termine e una frequenza adeguati all'importanza della questione;

iv) Informare il Mediatore di ogni caso in cui motivi eccezionali e impellenti di tutela della vita privata impediscano la pubblicazione di cui al punto iii). Il Mediatore esaminerà e valuterà quindi il fascicolo relativo alla decisione adottata per consentire a tale alto funzionario di lavorare al di fuori della Commissione.

Il Mediatore intende dare seguito all'attuazione da parte della Commissione delle norme pertinenti sul fenomeno delle "porte girevoli" svolgendo un'indagine di propria iniziativa a partire da un'ispezione all'inizio del 2017.

I denuncianti e la Commissione saranno informati della presente decisione.

Emily O'Reilly

Strasburgo, 09/09/2016

 

[1] Tutta la corrispondenza pertinente nell'ambito della presente indagine è stata pubblicata sul sito web del Mediatore:

 http://www.ombudsman.europa.eu/cases/caseopened.faces/it/52661/html.bookmark

[2] I commissari dell'UE sono soggetti a norme e procedure in materia di conflitti di interessi diverse da quelle applicabili al personale della Commissione. Sebbene il Mediatore ritenga estremamente importante garantire che i Commissari, o gli ex Commissari, non si trovino in conflitti di interesse, questa indagine, che si basa sulle denunce ricevute dalle ONG, si concentra solo sul personale che attraversa la "porta girevole".

[3] Le pertinenti norme statutarie, quali gli articoli 11 e 16, si applicano anche agli agenti temporanei (cfr. l'articolo 11 del regime applicabile agli altri agenti dell'Unione europea). Per quanto riguarda gli agenti contrattuali, si applica l'articolo 11 dello statuto dei funzionari (cfr. l'articolo 81 del regime applicabile agli altri agenti dell'Unione europea).

[4] Articolo 11 dello statuto dei funzionari dell'UE.

[5] Articolo 11 bis dello statuto dei funzionari.

[6] Articolo 11, terzo comma, dello statuto dei funzionari.

[7] Articolo 16, primo comma, dello statuto dei funzionari.

[8] Cfr. anche l'articolo 22, paragrafo 1, della decisione della Commissione, del 16 dicembre 2013, relativa alle attività e agli incarichi esterni.

[9] Articolo 16, secondo comma, dello statuto dei funzionari.

[10] Articolo 16, terzo comma, dello statuto.

[11] Articolo 12 ter dello statuto. Per quanto riguarda la Commissione, cfr. anche l'articolo 14, paragrafo 1, della decisione della Commissione del 16 dicembre 2013 relativa alle attività e agli incarichi esterni.

[12] Cfr. anche l'articolo 14, paragrafo 2, della decisione della Commissione, del 16 dicembre 2013, relativa alle attività e agli incarichi esterni.

[13] Cfr. anche l'articolo 14, paragrafo 3, della decisione della Commissione, del 16 dicembre 2013, relativa alle attività e agli incarichi esterni.

[14] Cfr. anche l'articolo 16, paragrafo 1, della decisione della Commissione, del 16 dicembre 2013, relativa alle attività e agli incarichi esterni.

[15] Articolo 11, quarto comma, dello statuto dei funzionari e articolo 18, primo comma, della decisione della Commissione, del 16 dicembre 2013, relativa alle attività e agli incarichi esterni

[16] Per il ragionamento completo che ha portato alle raccomandazioni e agli orientamenti per ulteriori miglioramenti, cfr. http://www.ombudsman.europa.eu/cases/recommendation.faces/en/56216/html.bookmark

[17] Per maggiori dettagli, cfr. il punto 3 della raccomandazione del Mediatore.

[18] http://ec.europa.eu/civil_service/admin/ethic/index_en.htm#3

[19] La risposta completa della Commissione è disponibile al seguente indirizzo: http://www.ombudsman.europa.eu/it/cases/correspondence.faces/en/58888/html.bookmark

[20] Come stabilito al punto 9, l'articolo 16, paragrafo 3, dello statuto dei funzionari stabilisce che, in linea di principio, agli ex alti funzionari è vietato, nei dodici mesi successivi alla cessazione dal servizio, esercitare attività di lobbying o di sensibilizzazione nei confronti del personale della loro precedente istituzione su questioni di loro competenza negli ultimi tre anni di servizio. L’articolo 16, paragrafo 4, dello Statuto prevede che ciascuna istituzione dell’Unione

pubblica annualmente informazioni sull'attuazione del terzo comma, compreso un elenco dei casi valutati.  

[21] http://ec.europa.eu/civil_service/docs/c_2015_8473_f1_communication_from_commission_to_inst_en_v4_p1_834004.pdf

[22] http://ec.europa.eu/civil_service/admin/ethic/index_en.htm#3

[23] Pagina 14 degli orientamenti del Garante europeo della protezione dei dati sul trattamento dei dati personali in relazione alla gestione dei conflitti di interesse nelle istituzioni e negli organi dell'UE, disponibili all'indirizzo: https://secure.edps.europa.eu/EDPSWEB/webdav/site/mySite/shared/Documents/Supervision/Guidelines/14-12-08_CoI_Guidelines_EN.pdf

[24] Prima di assumere un funzionario, l'autorità che ha il potere di nomina esamina se il candidato abbia interessi personali tali da compromettere la sua indipendenza o qualsiasi altro conflitto di interessi. A tal fine, il candidato, utilizzando un modulo specifico, informa l'autorità che ha il potere di nomina di qualsiasi conflitto di interessi effettivo o potenziale. In tali casi, l'autorità che ha il potere di nomina ne tiene conto in un parere debitamente motivato. Se necessario, l'autorità che ha il potere di nomina adotta le misure di cui all'articolo 11 bis, paragrafo 2.

Il presente articolo si applica per analogia ai funzionari che ritornano dall'aspettativa per motivi personali."