Strasburgo, 11 febbraio 2008

Egregio signor X,

Il 28 gennaio 2006 Lei ha presentato una denuncia al Mediatore europeo in merito a ripetute richieste di rimborso da Lei presentate alla Commissione europea in relazione alle spese di malattia, asilo nido e funerale del Suo defunto padre.

Il 15 febbraio 2006 ho trasmesso la denuncia al presidente della Commissione. La Commissione ha inviato il suo parere il 23 maggio 2006 e ha chiesto al Mediatore di trattare gli allegati del suo parere in modo riservato, dato che contenevano dati personali. Il 9 giugno 2006 Le ho trasmesso il parere della Commissione con l'invito a formulare osservazioni e Le ho anche chiesto di indicare se desidera che la Sua denuncia sia trattata in modo riservato. In una lettera dello stesso giorno, ho informato la Commissione che Le avevo chiesto di comunicarmi se desiderava che la Sua denuncia fosse trattata in modo riservato. In tale lettera ho anche chiesto alla Commissione quali delle eccezioni contenute nel regolamento (CE) n. 1049/2001, a suo avviso, renderebbero impossibile accogliere un'eventuale domanda di accesso del pubblico in un caso di questo tipo. Nella sua risposta del 16 giugno 2006 la Commissione ha fatto riferimento all'eccezione di cui all'articolo 4, paragrafo 1, lettera b), del regolamento, secondo cui l'accesso ai documenti dovrebbe essere rifiutato qualora la divulgazione arrechi pregiudizio alla tutela della vita privata e dell'integrità delle persone, in particolare conformemente alla normativa comunitaria in materia di protezione dei dati personali. Lei ha inviato le Sue osservazioni l'11 luglio 2006. In queste osservazioni, ha dichiarato che le sarebbe piaciuto se i dati medici del suo defunto padre fossero trattati in modo confidenziale.

Il 21 maggio 2007 Lei ha inviato una lettera complementare in cui sottolineava di essere ancora in attesa di una risposta da parte della Commissione su una delle questioni sollevate nella Sua denuncia.

Il 13 giugno 2007 il mio ufficio l'ha contattata telefonicamente per informarla che sarebbe stata presto informata della prossima fase dell'indagine.

Il 22 giugno 2007 ho scritto alla Commissione chiedendo di fornire ulteriori informazioni entro il 31 agosto 2007. L'ho informata in una lettera dello stesso giorno. In queste lettere ho spiegato che, al fine di proteggere i dati personali e medici contenuti negli allegati della denuncia e il parere della Commissione, avevo deciso di trattare la denuncia in via confidenziale d'ora in poi. Con lettera dell’11 luglio 2007 la Commissione ha chiesto una proroga del termine per la risposta fino al 30 settembre 2007. Con lettera del 25 luglio 2007 ho accettato la richiesta e l'ho informata con lettera dello stesso giorno.

La Commissione ha inviato la sua risposta in inglese l'11 settembre 2007 e una traduzione in neerlandese il 24 settembre 2007. Le ho trasmesso quest'ultimo con un invito a presentare osservazioni, da Lei inviato il 20 ottobre 2007.

Vi scrivo ora per farvi conoscere i risultati delle indagini che sono state fatte.

IL RECLAMO

Secondo il denunciante, i fatti pertinenti sono i seguenti:

Il padre del denunciante, un ex funzionario della Commissione, è morto nel giugno 2004. Il 22 marzo 2005 il denunciante, suo figlio maggiore, ha inviato tutte le fatture relative alle spese di malattia, asilo nido e funerale all'ufficio sinistri del regime comune di assicurazione malattia (l'"ufficio reclami").

Il 12 maggio 2005 la Commissione ha inviato la sua risposta in merito alle affermazioni all'indirizzo del defunto padre del denunciante. La Commissione non ha reagito in merito a 6 domande (comprese le spese funerarie) e, per altre domande, ha chiesto dichiarazioni supplementari al medico e al fisioterapista.

Con lettera del 13 giugno 2005, il denunciante ha chiesto il rimborso delle spese per le quali la Commissione non aveva reagito e ha dichiarato che avrebbe fornito le dichiarazioni supplementari del medico e del fisioterapista. Con fax del 20 giugno 2005, il denunciante ha inviato un chiarimento in merito alla sua lettera del 13 giugno 2005. Non è pervenuta alcuna risposta.

Con lettera del 22 settembre 2005, inviata per fax e raccomandata, il denunciante ha chiesto alla Commissione di rispondere alle sue lettere del 13 e 20 giugno 2005. Egli ha inoltre trasmesso le dichiarazioni complementari richieste dalla Commissione. Non è pervenuta alcuna risposta.

Con lettera del 23 settembre 2005, inviata per fax e per posta, il denunciante lamentava che il padre defunto non era mai stato informato della possibilità di chiedere un rimborso speciale (1) per le spese di malattia e di asilo nido. Non è pervenuta alcuna risposta.

Con lettera del 29 novembre 2005, inviata per fax, posta e posta elettronica, il denunciante ha scritto al capo unità competente chiedendo una risposta entro il 31 dicembre 2005. Non è pervenuta alcuna risposta.

Il 16 gennaio 2006 il denunciante ha inviato al suddetto capo unità una copia del suo progetto di denuncia al Mediatore chiedendo di essere informato, entro il 28 gennaio 2006, se le sue richieste e la sua denuncia sarebbero state trattate.

Il 28 gennaio 2006 il denunciante ha presentato la presente denuncia al Mediatore, in cui ha formulato le seguenti tre accuse e rivendicazioni:

1. L'ufficio sinistri non aveva ingiustamente rimborsato o aveva rimborsato solo parzialmente le spese di malattia, asilo nido e funerale del defunto padre, sebbene fossero stati inviati tutti i documenti giustificativi e le dichiarazioni.
2. L'ufficio reclami non aveva reagito alle ripetute richieste del denunciante di essere informato se le sue richieste sarebbero state trattate.
3. L'ufficio reclami non aveva reagito alla denuncia del denunciante del 23 settembre 2005, che riguardava il fatto che il suo defunto padre non era mai stato informato della possibilità di chiedere un rimborso speciale per le elevate spese di malattia e di asilo nido.
4. Il denunciante ha chiesto di poter continuare a chiedere il rimborso speciale per gli ultimi due anni di vita del defunto padre.

L'INCHIESTA

Il parere della Commissione

Nella lettera di accompagnamento al parere della Commissione, il commissario Kallas ha chiesto al Mediatore di trattare gli allegati del parere in modo riservato.

Nel suo parere, la Commissione ha formulato, in sintesi, le seguenti osservazioni:

Il denunciante è figlio di un ex funzionario della Commissione che è andato in pensione il 1o novembre 1981 ed è deceduto il 26 giugno 2004. Il denunciante si è occupato del fascicolo del suo defunto padre dopo la sua morte.

Il 22 marzo 2005 il denunciante ha inviato all'ufficio reclami 13 domande di rimborso delle spese mediche. Sette di queste riguardavano i costi normali (farmacia, medico, fisioterapia, ospedale). I restanti sei riguardavano i costi per prendersi cura di una persona malata.

L’Ufficio sinistri ha provveduto a trattare le domande di rimborso nelle settimane successive al 22 marzo 2005. Ha trattato tali richieste di rimborso nelle liquidazioni n. 10001618 del 12 maggio 2005, n. 10001620 del 20 maggio 2005 e n. 10001639 del 21 giugno 2005. Nel suo parere, la Commissione ha indicato in dettaglio gli importi che erano stati rimborsati. Per quanto riguarda gli importi non rimborsati, la Commissione ha fatto riferimento alle pertinenti norme sull'assicurazione malattia dei funzionari delle Comunità europee (in appresso "le norme") per quanto riguarda i termini, l'obbligo di un'autorizzazione preventiva, la necessità di fornire un certificato medico e alcune categorie di spese non rimborsabili.

Le domande relative alle spese per la cura di una persona malata sono state tutte trattate nella transazione n. 10001618 del 12 maggio 2005, ma non sono state rimborsate in quanto tali spese sono rimborsabili solo sulla base di un'autorizzazione preventiva rilasciata dall'ufficio reclami previo parere favorevole del medico curante. Tali costi erano stati coperti fino al febbraio 2003. In tali condizioni, i costi relativi al periodo compreso tra gennaio 2004 e giugno 2004 non erano rimborsabili sulla base del punto X-2, lettera c), dell'allegato I del regolamento.

Il 13 giugno 2005 il denunciante ha inviato una nota all'ufficio reclami, precisando che quest'ultimo non aveva reagito alle varie richieste di rimborso da lui inviate nel marzo 2005 e alla richiesta di rimborso delle spese funerarie del suo defunto padre. Le richieste menzionate nella nota del denunciante del 13 giugno 2005 erano state debitamente trattate, ma il calcolo relativo a tali costi è stato stabilito solo il 21 giugno. Pertanto, la lettera che esponeva tali calcoli e la nota del denunciante del 13 giugno 2005 si erano incrociate.

La Commissione ha dichiarato che i documenti relativi alle spese funerarie non erano contenuti nella lettera originale del denunciante del 22 marzo 2005 (ad eccezione di un documento redatto da un notaio), ma che il denunciante ha inviato una copia della fattura funeraria nel settembre 2005.

Per quanto riguarda il rimborso speciale di cui all'articolo 72, paragrafo 3, dello statuto, la Commissione ha sottolineato che esso è concesso dall'autorità che ha il potere di nomina se il costo delle spese mediche non rimborsate per un periodo di 12 mesi consecutivi supera la metà della pensione di base, tenendo conto della situazione familiare dell'interessato. Il rimborso speciale richiesto dal denunciante non era stato concesso, in quanto il padre defunto non soddisfaceva le condizioni previste. I costi totali ammissibili che sono rimasti a carico del defunto padre del denunciante per un periodo di 12 mesi non hanno superato la metà della sua pensione di base per lo stesso periodo (articolo 8, paragrafo 2, del regolamento).

La Commissione ha concluso che i calcoli e i rimborsi effettuati dall'ufficio reclami erano corretti e conformi ai termini del regolamento.

Il denunciante ha ritenuto che tutte le spese mediche per le quali aveva presentato richieste di rimborso avrebbero dovuto essere rimborsate. La Commissione ha tuttavia sostenuto che il denunciante non aveva preso in considerazione le condizioni del regime comune di assicurazione malattia per quanto riguarda i rimborsi (scadenza del diritto al rimborso, obbligo di fornire un certificato medico o un'autorizzazione preventiva). In tali condizioni, tali costi erano stati presentati al medico curante che aveva espresso parere favorevole al rimborso di tali costi tenendo conto degli elementi contenuti nel fascicolo medico del defunto padre del denunciante.

Sulla base di quanto precede, l'Ufficio reclami ha deciso di accogliere la richiesta del denunciante e di rimborsare l'importo di 11 272,45 EUR, che consisteva in:

• le spese per le quali era scaduto il diritto al rimborso (nonostante siano state presentate tardivamente);
• costi per la cura di una persona malata che era stata rifiutata (nonostante l'assenza dell'autorizzazione preventiva richiesta). Gli elementi del fascicolo del defunto padre del denunciante hanno consentito al medico consulente di esprimere un parere favorevole sul rimborso di tali costi;
• costi di fisioterapia (nonostante la mancanza del certificato medico);
• spese funerarie che non erano ancora state autorizzate a causa del tempo necessario per la compilazione della scheda relativa alla persona giuridica e per la costituzione di dati di terzi ("livelli delle schede"), come richiesto dal regolamento finanziario.

Una volta effettuate tali operazioni, l'ufficio reclami dovrebbe verificare se anche il defunto padre del denunciante possa beneficiare del rimborso speciale previsto dall'articolo 72, paragrafo 3, dello statuto. I pagamenti relativi a tali revisioni dovrebbero essere effettuati entro il 15 aprile 2006.

Sulla base di quanto precede, la Commissione ha concluso che non vi era stata cattiva amministrazione nel trattamento del fascicolo relativo al defunto padre del denunciante.

Osservazioni del denunciante

Le osservazioni del denunciante possono essere riassunte come segue:

Il denunciante ha innanzitutto ringraziato il Mediatore per il suo intervento presso la Commissione, grazie al quale aveva ottenuto il rimborso di gran parte delle spese mediche per le quali aveva presentato una richiesta.

Per quanto riguarda la riservatezza della sua denuncia, il denunciante ha dichiarato di volere che la cartella clinica del defunto padre fosse trattata in modo riservato, ma che il resto della sua denuncia potesse essere trattato pubblicamente.

Il denunciante ha inoltre dichiarato di rammaricarsi del fatto che la Commissione abbia continuato a inviare la sua corrispondenza all'ex indirizzo postale dei suoi genitori, anche se in diverse occasioni aveva chiesto alla Commissione di smettere di farlo e di utilizzare invece il proprio indirizzo postale attuale.

Nel suo parere, la Commissione ha affermato che il rimborso delle spese mediche era coperto solo fino al febbraio 2003. Il denunciante non ha contestato ciò, ma ha sottolineato che la Commissione ha effettivamente rimborsato i costi relativi al periodo successivo al febbraio 2003. Ciò è stato dimostrato dai calcoli con i numeri di riferimento 81/2003 e 82/2003.

Il denunciante ha inoltre affermato che l’affermazione della Commissione secondo cui le spese funerarie non erano incluse nella lettera iniziale del 22 marzo 2005 era errata. Il denunciante ha dichiarato che le spese funerarie sono state incluse come allegato alla sua lettera del 22 marzo 2005 inviata all'ufficio reclami.

Per quanto riguarda i pagamenti, il denunciante ha ringraziato la Commissione per tutti i pagamenti che erano stati ben accolti. Non ha voluto commentare ulteriormente questo punto. Sebbene il denunciante abbia dichiarato di non poter seguire i calcoli effettuati, si è fidato della loro correttezza.

Per quanto riguarda la richiesta di rimborso speciale di cui all'articolo 72, paragrafo 3, dello statuto, il denunciante ha sottolineato che la Commissione aveva dichiarato che l'ufficio reclami doveva ancora decidere se il defunto padre avesse diritto al rimborso speciale. La Commissione aveva indicato che la concessione del rimborso speciale dipendeva dal fatto che l’importo dei costi non rimborsati su un periodo di 12 mesi superasse la metà della pensione di base. A tale proposito, il denunciante ha dichiarato che, nel presentare le sue richieste di rimborso delle spese mediche, ha sempre tenuto conto del fatto che sarebbe stato rimborsato solo un importo fisso massimo (un "forfait") e che, pertanto, non aveva senso presentare tutte le spese mediche. Il denunciante ha dichiarato che un gran numero di costi non dichiarati era ancora in suo possesso (per un importo di circa 40 000 EUR solo per il periodo da gennaio a giugno 2004). Il denunciante era del parere che tali costi dovessero essere presi in considerazione anche per il calcolo del rimborso speciale previsto all'articolo 72, paragrafo 3, dello statuto. Il denunciante si aspettava che la Commissione lo contattasse al riguardo.

Il denunciante è giunto alle seguenti conclusioni:

1. Per quanto riguarda la posizione della Commissione secondo cui non vi era stata cattiva amministrazione, egli ha dichiarato che, se così fosse stato, non avrebbe presentato una denuncia al Mediatore e che ha lasciato la decisione finale su questo punto al Mediatore.
2. Il denunciante era soddisfatto degli importi versati dalla Commissione, ma si rammaricava del fatto che i pagamenti fossero stati effettuati solo dopo aver presentato una denuncia al Mediatore.
3. Ha inoltre chiesto al Mediatore se la Commissione potesse contattarlo in merito all'applicazione dell'articolo 72, paragrafo 3, dello statuto per il periodo dal 29 giugno 2003 al 28 giugno 2004.
4. Il denunciante ha chiesto alla Commissione di inviare tutta la futura corrispondenza al suo indirizzo postale a Madrid.

Ulteriore corrispondenza del denunciante

In una lettera del 21 maggio 2007, il denunciante ha indicato di non aver ancora sentito la Commissione in merito alla concessione del rimborso speciale sulla base dell’articolo 72, paragrafo 3, dello Statuto. Il denunciante ha ipotizzato che la Commissione potrebbe ancora utilizzare il vecchio indirizzo dei suoi genitori.

Il denunciante ha pertanto chiesto al Mediatore di chiedere alla Commissione di prendere contatto con lui in merito a tale questione.

Ulteriori indagini

Dopo un attento esame del parere della Commissione e delle osservazioni del denunciante, è emerso che erano necessarie ulteriori indagini. Il Mediatore ha pertanto scritto alla Commissione il 22 giugno 2007 chiedendo di fornirgli ulteriori informazioni. Più in particolare, il Mediatore ha chiesto alla Commissione i) di commentare l'affermazione del denunciante secondo cui l'Ufficio reclami non aveva reagito alla sua denuncia del 23 settembre 2005 e ii) di fornire chiarimenti sulla sua posizione in merito all'eventuale concessione di un rimborso speciale sulla base dell'articolo 72, paragrafo 3, dello statuto dei funzionari. Per quanto riguarda quest'ultimo punto, il Mediatore ha inoltre chiesto alla Commissione di commentare la richiesta del denunciante di tenere conto anche di ulteriori costi che non aveva ancora dichiarato (per un importo totale di circa 40 000 EUR).

Risposta della Commissione

Nella sua risposta, la Commissione ha formulato le seguenti osservazioni:

Per quanto riguarda l’asserita mancata risposta dell’Ufficio reclami alla denuncia del 23 settembre 2005, tale denuncia purtroppo non era mai pervenuta all’Ufficio reclami, che non ne aveva traccia. Pertanto, l'ufficio reclami non era stato in grado di rispondere a tale denuncia.

Per quanto riguarda l'asserita omissione di informare il defunto padre del denunciante in merito alla possibilità di chiedere un rimborso speciale per le elevate spese di malattia e di asilo nido, occorre ricordare che tale possibilità è sancita dall'articolo 72, paragrafo 3, dello Statuto e che dalla giurisprudenza (2) risulta chiaramente che si ritiene che i funzionari conoscano gli statuti. Non si poteva quindi rimproverare alla Commissione di non aver informato di tale disposizione il defunto padre del denunciante.

Inoltre, la regolamentazione, compreso l’articolo 8, che stabilisce le condizioni per ottenere il rimborso speciale, è pubblicata sul sito web della Commissione e disponibile anche su supporto cartaceo, su richiesta, da parte dei membri del regime comune di assicurazione malattia.

Come regola generale, spetta al membro che ha sostenuto spese mediche particolarmente elevate richiedere l'applicazione dell'articolo 8 ("Rimborsi speciali") del regolamento scrivendo all'Ufficio reclami.

Tuttavia, al fine di aiutare meglio i suoi membri, l'Ufficio reclami di Bruxelles aveva deciso, a partire dal gennaio 2007, di calcolare a beneficio dei membri che hanno diritto a tali rimborsi speciali gli importi da versare (tenendo conto di un anno di riferimento) e di inviare loro una nota scritta sui calcoli effettuati, per approvazione. Ad oggi, l'Ufficio crediti di Bruxelles aveva calcolato i rimborsi speciali per i suoi membri fino al 2004.

Per quanto riguarda le ulteriori informazioni richieste dal Mediatore, la Commissione ha dichiarato quanto segue:

• Il defunto padre del denunciante aveva beneficiato di un rimborso speciale di 12 420,08 EUR per il periodo dal dicembre 2000 al novembre 2001 (cfr. stato patrimoniale n. 57 del 22 marzo 2002). Tale importo era già stato versato al defunto padre del denunciante nel 2002.
• Secondo i recenti calcoli dell'Ufficio reclami del 28 giugno 2007, il denunciante può avere diritto a un rimborso speciale di 1 413,41 EUR per il periodo da dicembre 2001 a novembre 2002 e di 756,87 EUR per il periodo da luglio 2003 a giugno 2004.

Il 3 luglio 2007 la Commissione ha inviato al denunciante, per approvazione, una nota del 28 giugno 2007 contenente gli importi dei rimborsi speciali di 1 413,41 EUR e 756,87 EUR. La Commissione ha tuttavia indicato che gli importi summenzionati erano soggetti a revisione nel caso in cui il denunciante avesse fatture non dichiarate relative a periodi precedenti al luglio 2003 e al giugno 2004. In tal caso, il denunciante è stato invitato a inviarli quanto prima all'ufficio reclami.

Per quanto riguarda le spese mediche per un importo complessivo di circa EUR 40 000, che il denunciante non aveva ancora dichiarato, la Commissione ha dichiarato che, secondo la regolamentazione, l'ufficio reclami è autorizzato a rimborsare i membri al ricevimento delle fatture originali, corredate del modulo di domanda. Il denunciante è stato pertanto invitato a inviare all'Ufficio reclami, per il rimborso, le spese mediche non ancora dichiarate.

La Commissione ha inoltre voluto richiamare l'attenzione del denunciante sul fatto che l'articolo 13 del regolamento stabilisce che un membro "cessa di avere diritto al rimborso"se non ha chiesto il rimborso delle spese che si sono verificate durante un periodo di 18 mesi dopo la data del trattamento, tranne nei casi in cui" la forza maggiore è debitamente accertata".

Osservazioni supplementari del denunciante

Nelle sue osservazioni, il denunciante ha dichiarato di aver presentato all’Ufficio reclami una domanda di rimborso speciale sulla base dell’articolo 72, paragrafo 3, dello Statuto. Il denunciante ha sottolineato che la parte non rimborsata di tali costi era superiore alla metà della media della pensione del padre defunto. Il denunciante ha pertanto chiesto il rimborso speciale per i tre periodi seguenti: i) dal dicembre 2001 al novembre 2002, ii) dal dicembre 2002 al novembre 2003 e iii) dal dicembre 2003 al giugno 2004. Il denunciante ha dichiarato di aver incluso tutte le fatture originali nella sua lettera all'ufficio reclami.

Il denunciante ha inoltre sottolineato che la Commissione gli aveva chiesto di presentare tutte le fatture originali insieme al modulo di domanda. Tuttavia, poiché il modulo di domanda di rimborso speciale sulla base dell'articolo 72, paragrafo 3, dello statuto non era stato inviato al denunciante, quest'ultimo si era preso la libertà, anche al fine di rispettare il termine del 31 ottobre 2007, di inviare le fatture senza il modulo di domanda.

Il denunciante ha indicato che, per tutte le fatture, dispone di estratti conto bancari dai quali risulta che le fatture sono state debitamente pagate. Il denunciante può inviare tali estratti conto bancari alla Commissione.

Il denunciante ha inoltre allegato una relazione di trasmissione via fax relativa alla sua denuncia del 23 settembre 2005, che la Commissione non avrebbe ricevuto.

Il denunciante ha infine voluto ringraziare ancora una volta il Mediatore per tutti i suoi sforzi.

LA DECISIONE

1 Sull'asserzione secondo cui la Commissione non avrebbe ingiustamente rimborsato o avrebbe rimborsato solo parzialmente le spese di malattia, di asili nido e di pompe funebri

1.1 Il padre del denunciante è deceduto nel giugno 2004. Il 22 marzo 2005 il denunciante ha inviato all'ufficio di liquidazione dei sinistri del regime comune di assicurazione malattia (in appresso "l'ufficio di liquidazione dei sinistri") le fatture relative alle spese di malattia, di asili nido e di pompe funebri. La Commissione non ha reagito in merito a 6 domande (comprese le spese funerarie) e, per alcune altre domande, ha chiesto dichiarazioni supplementari al medico e al fisioterapista. Nella sua denuncia al Mediatore, il denunciante ha sostenuto che l'ufficio reclami non aveva ingiustamente rimborsato o aveva rimborsato solo parzialmente le spese di malattia, asilo nido e funerale del suo defunto padre, sebbene, secondo il denunciante, fossero stati presentati tutti i documenti giustificativi e le dichiarazioni.

1.2 Nel suo parere, la Commissione ha fornito una panoramica dettagliata del modo in cui l'ufficio sinistri ha gestito le varie richieste di rimborso delle spese mediche presentate dal denunciante. La Commissione ha fatto riferimento agli insediamenti n. 10001618 del 12 maggio 2005, n. 10001620 del 20 maggio 2005 e n. 10001639 del 21 giugno 2005. Per gli importi non rimborsati, la Commissione ha fatto riferimento a varie disposizioni della regolamentazione relativa all'assicurazione malattia dei funzionari delle Comunità europee (la "regolamentazione"). La Commissione ha concluso che i calcoli e i rimborsi effettuati dall'ufficio reclami erano corretti e conformi ai termini del regolamento. Ha spiegato che una parte di tali costi era stata presentata al medico curante, che ha espresso parere favorevole al rimborso di tali costi, tenendo conto degli elementi contenuti nel fascicolo medico del defunto padre del denunciante. Sulla base di quanto precede, l'Ufficio reclami ha deciso di accogliere la richiesta del denunciante e di rimborsare l'importo di 11 272,45 EUR.

1.3 Nelle sue osservazioni, il denunciante ha ringraziato la Commissione per tutti i pagamenti ricevuti e ha dichiarato di non voler formulare ulteriori osservazioni su questo punto. Sebbene il denunciante abbia dichiarato di non poter seguire i calcoli effettuati, si è fidato della loro correttezza. Il denunciante ha inoltre dichiarato di essere soddisfatto degli importi versati dalla Commissione, ma si è rammaricato del fatto che tali importi siano stati versati solo dopo aver presentato una denuncia al Mediatore.

1.4 Dalle transazioni menzionate nel parere della Commissione, il Mediatore osserva che, a seguito delle richieste di rimborso presentate dal denunciante il 22 marzo 2005, l'Ufficio reclami ha proceduto, già nel maggio e nel giugno 2005, a diversi pagamenti delle spese. Dall'indagine risulta che, per altri costi, vale a dire quelli che sono oggetto dell'affermazione del denunciante, quest'ultimo non aveva rispettato le condizioni del regime comune di assicurazione malattia per quanto riguarda la scadenza del diritto al rimborso, l'obbligo di fornire un certificato medico o un'autorizzazione preventiva. Emerge inoltre che, infine, una volta che il denunciante ha inviato i documenti aggiuntivi, l'Ufficio reclami ha deciso di accettare anche tali costi e di rimborsare l'importo di 11 272,45 EUR, corrispondente a un totale di 15 richieste di rimborso. Sembra tuttavia che il calcolo relativo a tale pagamento sia stato stabilito solo il 13 marzo 2006 e che i pagamenti siano stati effettuati nell'aprile 2006 (3). Il Mediatore osserva che, nelle sue osservazioni, il denunciante ha espresso soddisfazione per i pagamenti effettuati dall'Ufficio reclami e ha ringraziato la Commissione per tutti i pagamenti che erano stati ben ricevuti. Tuttavia, il denunciante ha anche espresso rammarico per il fatto che i pagamenti erano stati effettuati solo dopo aver presentato una denuncia al Mediatore. Il denunciante ha inoltre ringraziato il Mediatore per il suo intervento. Pertanto, e dato che i pagamenti sono stati infine effettuati e che il denunciante ne era soddisfatto, il Mediatore ritiene che non siano necessarie ulteriori indagini sulla prima affermazione del denunciante.

2 Sull'asserita mancata reazione alle richieste del denunciante

2.1 Con lettera del 13 giugno 2005, il denunciante ha chiesto il rimborso delle domande sulle quali la Commissione non aveva reagito e ha dichiarato che avrebbe fornito le dichiarazioni supplementari del medico e del fisioterapista. Il 20 giugno 2005 il denunciante ha inviato un chiarimento in merito alla sua lettera del 13 giugno 2005. Secondo il denunciante, non è pervenuta alcuna risposta a tale comunicazione. Con lettera del 22 settembre 2005, inviata per fax e per raccomandata, il denunciante ha chiesto una risposta alle sue lettere del 13 e 20 giugno 2005, nonché le dichiarazioni complementari richieste dalla Commissione. Secondo il denunciante, non è pervenuta alcuna risposta. Nella sua denuncia al Mediatore, il denunciante ha affermato che l'Ufficio reclami non aveva reagito alle sue ripetute richieste di essere informato se le sue richieste sarebbero state trattate.

2.2 Nel suo parere, la Commissione affermava che l'Ufficio reclami aveva proceduto al trattamento delle domande di rimborso nelle settimane successive al 22 marzo 2005. Le richieste menzionate nella nota del denunciante del 13 giugno 2005 erano state debitamente trattate, ma il calcolo relativo a tali costi è stato completato solo il 21 giugno 2005. Pertanto, la lettera contenente i calcoli e la nota del denunciante del 13 giugno 2005 si erano incrociate. La Commissione ha inoltre affermato che i documenti relativi alle spese funerarie non erano contenuti nella lettera originale del denunciante del 22 marzo 2005, ma che il denunciante ha inviato una copia del disegno di legge nel settembre 2005.

2.3 Nelle sue osservazioni, il denunciante ha affermato che l'affermazione della Commissione secondo cui le spese funerarie non erano incluse nell'invio iniziale del 22 marzo 2005 era errata. Secondo il denunciante, tali costi sono stati inclusi come allegato alla sua lettera del 22 marzo 2005 inviata all'ufficio reclami.

2.4 Il Mediatore osserva che l'affermazione del denunciante secondo cui l'Ufficio reclami non aveva reagito alle sue ripetute richieste di essere informato se le sue richieste sarebbero state trattate riguarda in realtà la presunta mancata risposta dell'Ufficio reclami alle lettere del denunciante. Osserva inoltre che il denunciante ha inviato in totale cinque lettere, vale a dire il 13 giugno, il 20 giugno, il 22 settembre, il 29 novembre 2005 e il 16 gennaio 2006. Nelle sue lettere del 13 e 20 giugno 2005, il denunciante ha chiesto all’ufficio reclami di rispondere a talune domande di rimborso delle spese mediche da lui presentate nella sua lettera del 22 marzo 2005, ma sulle quali la Commissione non aveva reagito nella sua risposta del 12 maggio 2005. In tali lettere, il denunciante ha inoltre sottolineato alla Commissione che d'ora in poi tutta la corrispondenza dovrebbe essere inviata al suo indirizzo in Spagna e non al precedente indirizzo del defunto padre. Nelle sue lettere del 22 settembre, 29 novembre 2005 e 16 gennaio 2006, il denunciante ha sottolineato di non aver ancora ricevuto alcuna risposta alle sue lettere del 13 e 20 giugno 2005. Nelle sue lettere del 29 novembre 2005 e del 16 gennaio 2006, il denunciante ha chiesto con urgenza alla Commissione di rispondere alle sue richieste. Nella sua ultima lettera, il denunciante ha indicato che avrebbe presentato una denuncia al Mediatore nel caso in cui non avesse ricevuto una risposta entro il 28 gennaio 2006.

2.5 Il Mediatore osserva che, secondo la Commissione, il denunciante è stato informato in una nota del 21 giugno 2005 dei calcoli dell'Ufficio per le domande di rimborso relativi alle richieste di rimborso menzionate nella sua lettera del 13 giugno 2005. A tale riguardo, la Commissione ha sottolineato che tale nota e la lettera del denunciante del 13 giugno 2005 si incrociavano. Il Mediatore osserva tuttavia che nel fascicolo non vi sono prove del fatto che i calcoli dell'Ufficio per le denunce siano stati inviati al denunciante il 21 giugno 2005. La Commissione non ha presentato alcuna copia di tale lettera al Mediatore. Il Mediatore osserva che gli unici calcoli allegati dalla Commissione al suo parere erano i calcoli da 98 a 110, tutti datati 13 marzo 2006, ossia dopo che il denunciante aveva presentato la sua denuncia al Mediatore. Il Mediatore osserva inoltre che, nonostante i numerosi solleciti del denunciante relativi al suo indirizzo, anche se tali calcoli si riferivano ancora all'indirizzo del defunto padre del denunciante.

Non si può escludere che l'ufficio reclami abbia scritto al denunciante il 21 giugno 2005, utilizzando l'indirizzo del suo defunto padre. Tuttavia, occorre tener conto del fatto che il denunciante aveva informato la Commissione il 22 settembre 2005 di non aver ancora ricevuto una risposta alle sue lettere del 13 giugno e del 20 giugno 2005 e che aveva nuovamente sottolineato che la Commissione non avrebbe più dovuto utilizzare l'indirizzo del defunto padre. In tali circostanze, la lettera del 22 settembre 2005 avrebbe dovuto informare l’Ufficio reclami del fatto che non gli era pervenuta alcuna lettera che avrebbe potuto indirizzare al denunciante il 21 giugno 2005. In tali circostanze, avrebbe dovuto essere evidente che un'altra copia di tale lettera doveva essere inviata al denunciante al suo indirizzo corretto. Inoltre, la buona prassi amministrativa avrebbe richiesto che l’Ufficio reclami rispondesse alle ulteriori lettere ad esso indirizzate il 29 novembre 2005 e il 16 gennaio 2006. Il Mediatore osserva inoltre che, oltre a menzionare l'incrocio della sua nota del 21 giugno 2005 con la lettera del denunciante del 13 giugno 2005, la Commissione non ha realmente affrontato nel suo parere l'affermazione del denunciante secondo cui non aveva reagito alle sue ripetute richieste.

2.6 I principi di buona amministrazione esigono che le istituzioni e gli organi comunitari rispondano alle richieste dei cittadini entro un termine ragionevole. Nel caso di specie, sembra che la Commissione non abbia risposto alle cinque lettere del denunciante del 13, 20 giugno, 22 settembre, 29 novembre 2005 e 16 gennaio 2006 o non abbia garantito che le risposte che avrebbe potuto inviare fossero adeguatamente indirizzate, anche se il denunciante gli aveva ricordato più volte che avrebbe dovuto scrivere al suo indirizzo e non all'indirizzo del suo defunto padre. Tali inadempienze costituiscono casi di cattiva amministrazione. Tuttavia, tenendo conto del fatto che, per quanto riguarda la questione del rimborso stesso, il denunciante ha ringraziato la Commissione per tutti i pagamenti che sono stati ben ricevuti (cfr. punto 1.4) e tenendo anche conto del fatto che la Commissione sembra aver adottato le misure necessarie per garantire che in futuro la successiva corrispondenza con il denunciante sia inviata al suo nuovo indirizzo, il Mediatore conclude che non sono necessarie ulteriori indagini su questo aspetto della denuncia.

2.7 Per quanto riguarda le spese funerarie, il Mediatore osserva che la Commissione ha sostenuto che il denunciante non aveva allegato il relativo disegno di legge alla sua richiesta iniziale del 22 marzo 2005 e lo aveva allegato solo alla sua lettera del 22 settembre 2005. Il Mediatore osserva che il denunciante ha contestato tale aspetto nelle sue osservazioni supplementari. Il Mediatore osserva che il disegno di legge relativo alle spese funerarie è stato incluso dal denunciante negli allegati della sua denuncia al Mediatore, e più in particolare come allegato alla sua richiesta del 22 marzo 2005. Sembra tuttavia che, alla fine, l'ufficio reclami abbia trattato anche la richiesta di rimborso delle spese funerarie del defunto padre del denunciante. Dal calcolo allegato al parere della Commissione risulta che l'ufficio reclami ha deciso di rimborsare al denunciante un importo fisso di 2 330,20 EUR per le spese funerarie. Non sono pertanto necessarie ulteriori indagini su questo aspetto del caso.

3 Sull'asserita mancata risposta alla denuncia del denunciante del 23 settembre 2005

3.1 Il denunciante ha sostenuto che l'ufficio reclami non aveva reagito alla sua denuncia del 23 settembre 2005, che riguardava il fatto che il suo defunto padre non era mai stato informato della possibilità a lui offerta di chiedere un rimborso speciale per le elevate spese di malattia e di asilo nido.

3.2 A suo parere, la Commissione non ha formulato osservazioni in merito a tale affermazione. Nella sua lettera di ulteriori indagini del 22 giugno 2007, il Mediatore ha pertanto chiesto alla Commissione di commentare tale affermazione. Nel suo parere complementare, la Commissione ha affermato che, purtroppo, la denuncia del denunciante del 23 settembre 2005 non era mai pervenuta all'ufficio reclami, che non ne aveva traccia. Pertanto, l'ufficio reclami non era stato in grado di rispondere a tale denuncia. La Commissione ha tuttavia ricordato che la possibilità di chiedere il rimborso speciale per le elevate spese di malattia e di asilo nido era sancita dall'articolo 72, paragrafo 3, dello statuto dei funzionari e che dalla giurisprudenza risulta chiaramente che si ritiene che i funzionari conoscano le valutazioni del personale. La Commissione ha pertanto concluso di non poter essere rimproverata per non aver informato di tale disposizione il defunto padre del denunciante. Come regola generale, spetta all'agente che ha sostenuto spese mediche particolarmente elevate richiedere l'applicazione dell'articolo 8 del regolamento scrivendo all'ufficio reclami competente. Tuttavia, al fine di aiutare meglio i suoi membri, l'Ufficio reclami di Bruxelles aveva deciso, a partire dal gennaio 2007, di calcolare, per i membri che hanno diritto a tali rimborsi speciali, gli importi da versare, tenendo conto di un anno di riferimento, e di inviare loro una nota scritta sui calcoli effettuati, per approvazione. Ad oggi, l'Ufficio crediti di Bruxelles aveva calcolato i rimborsi speciali per i suoi membri fino al 2004.

3.3 Il denunciante ha allegato alle sue osservazioni supplementari una relazione di trasmissione via fax della sua denuncia del 23 settembre 2005, che la Commissione non avrebbe ricevuto.

3.4 Il Mediatore desidera innanzitutto sottolineare che, secondo la giurisprudenza del Tribunale di primo grado, si ritiene che tutti i funzionari conoscano lo statuto dei funzionari. La Commissione non era pertanto tenuta a informare il defunto padre del denunciante della possibilità di chiedere il rimborso speciale previsto all'articolo 72, paragrafo 3, dello statuto.

3.5 Va tuttavia osservato che l'affermazione del denunciante da esaminare nel caso di specie non è che la Commissione non abbia informato il padre dei suoi diritti, ma che essa non abbia reagito alla denuncia del denunciante del 23 settembre 2005, nella quale egli affermava che il suo defunto padre non era stato informato di tale possibilità. Il Mediatore osserva che, nella sua risposta alla richiesta di ulteriori informazioni del Mediatore, la Commissione ha sostenuto di non aver risposto alla denuncia del 23 settembre 2005, in quanto non l'aveva mai ricevuta. Ciò è difficile da comprendere, dato che la scheda di trasmissione del fax allegata dal denunciante con le sue osservazioni supplementari sembrerebbe suggerire che il suo fax era stato inviato con successo alla Commissione il 23 settembre 2005. Va tuttavia osservato che la Commissione ha risposto alle questioni sollevate nella denuncia del 23 settembre 2005 nella sua risposta alla richiesta di ulteriori informazioni del Mediatore. Più in particolare, la Commissione ha ricordato che la possibilità di chiedere il rimborso speciale è prevista all'articolo 72, paragrafo 3, dello statuto e che si ritiene che i funzionari conoscano lo statuto. Come accennato in precedenza, tale posizione è ragionevole e conforme alla giurisprudenza dei giudici comunitari.

3.6 In tali circostanze, il Mediatore ritiene che non siano necessarie ulteriori indagini sull'asserzione del denunciante.

4 Sulla richiesta di autorizzare il denunciante a chiedere il rimborso speciale

4.1 Il denunciante sostiene che gli dovrebbe essere ancora consentito di chiedere il rimborso speciale per gli ultimi due anni di vita del suo defunto padre.

4.2 Nel suo parere, la Commissione ha affermato che il rimborso speciale richiesto dal denunciante non era stato concesso, in quanto il padre defunto non soddisfaceva le condizioni seguenti: il totale dei costi ammissibili che sono rimasti a carico del defunto padre del denunciante per un periodo di 12 mesi non ha superato la metà della sua pensione di base per lo stesso periodo (articolo 8, paragrafo 2, della regolamentazione). La Commissione ha inoltre affermato che, una volta versato l'importo di 11 272,45 EUR, l'Ufficio reclami avrebbe dovuto verificare se anche il defunto padre del denunciante potesse beneficiare del rimborso speciale previsto dall'articolo 72, paragrafo 3, dello statuto. La Commissione ha aggiunto che i pagamenti relativi a tali revisioni dovrebbero essere effettuati entro il 15 aprile 2006.

4.3 Nelle sue osservazioni, il denunciante ha affermato che un gran numero di spese non dichiarate era ancora in suo possesso e che ammontavano a circa 40 000 EUR solo per il periodo gennaio-giugno 2004. Il denunciante era del parere che tali costi dovessero essere presi in considerazione anche per il calcolo del rimborso speciale. Il denunciante ha chiesto alla Commissione di contattarlo in merito all'applicazione dell'articolo 72, paragrafo 3, dello statuto per il periodo dal 29 giugno 2003 al 28 giugno 2004.

4.4 Nella sua lettera di ulteriori indagini del 22 giugno 2007, il Mediatore ha chiesto alla Commissione di commentare la richiesta del denunciante secondo cui, nell'ambito del calcolo del rimborso speciale, la Commissione avrebbe dovuto prendere in considerazione ulteriori costi che non aveva dichiarato in precedenza e che ammontavano complessivamente a circa 40 000 EUR.

4.4 Nella sua risposta, la Commissione ha dichiarato di aver inviato al denunciante, con lettera del 3 luglio 2007, per approvazione, la nota scritta del 28 giugno 2007 che menzionava gli importi dei rimborsi speciali di EUR 1 413,41 e EUR 756,87, corrispondenti, rispettivamente, ai periodi dicembre 2001-novembre 2002 e luglio 2003-giugno 2004. La Commissione ha dichiarato che tali importi erano soggetti a revisione nel caso in cui il denunciante fosse in possesso di fatture non dichiarate risalenti a prima del luglio 2003 e del giugno 2004 e ha chiesto al denunciante di inviarle quanto prima all'ufficio reclami. Per quanto riguarda le spese mediche per un importo totale di circa EUR 40 000 che il denunciante non aveva ancora dichiarato, la Commissione ha dichiarato che, secondo la regolamentazione, l'ufficio reclami è autorizzato a rimborsare i membri al ricevimento delle fatture originali accompagnate dal modulo di domanda. Il denunciante è stato pertanto invitato a inviare all'Ufficio reclami, per il rimborso, le spese mediche non ancora dichiarate. La Commissione ha inoltre sottolineato che l'articolo 13 del regolamento stabilisce che un membro "cessa di avere diritto al rimborso" se non ha chiesto il rimborso delle spese che si sono verificate durante un periodo di 18 mesi dopo la data del trattamento, tranne nei casi in cui "la forza maggiore è debitamente accertata".

4.5 Nelle sue osservazioni supplementari, il denunciante ha dichiarato di aver chiesto il rimborso speciale per i tre periodi seguenti: i) dal dicembre 2001 al novembre 2002, ii) dal dicembre 2002 al novembre 2003 e iii) dal dicembre 2003 al giugno 2004. Il denunciante ha dichiarato di aver incluso tutte le fatture originali nella sua richiesta. Il denunciante ha inoltre sottolineato che, poiché il modulo di domanda di rimborso speciale ai sensi dell’articolo 72, paragrafo 3, dello Statuto non gli era stato inviato dalla Commissione, egli si era preso la libertà, anche al fine di rispettare il termine del 31 ottobre 2007, di inviare le fatture senza il modulo di domanda.

4.6 Il Mediatore prende atto dal parere della Commissione e dalla sua risposta alla sua richiesta di ulteriori informazioni che l'istituzione ha accettato che il denunciante potesse chiedere il rimborso speciale a nome del suo defunto padre. Nel suo calcolo del 28 giugno 2007, che copre il periodo compreso tra il dicembre 2001 e il giugno 2004, l’Ufficio reclami è giunto alla conclusione che il denunciante aveva diritto a un rimborso speciale di EUR 1 413,41 per il periodo compreso tra il dicembre 2001 e il novembre 2002 e di EUR 756,87 per il periodo compreso tra il luglio 2003 e il giugno 2004. Il 3 luglio 2007 la Commissione ha inviato tale calcolo al denunciante chiedendone l'approvazione e la firma per il pagamento. Il Mediatore osserva inoltre che, nella sua risposta alla sua richiesta di ulteriori informazioni, la Commissione ha inoltre accettato che gli importi di cui sopra potessero essere rivisti alla luce di altre fatture non dichiarate e ha invitato il denunciante a trasmetterli alla Commissione unitamente al modulo di domanda. A tale riguardo, il Mediatore osserva che il denunciante ha allegato alle sue osservazioni supplementari una lettera da lui inviata all'Ufficio reclami il 20 ottobre 2007, nella quale includeva varie fatture non dichiarate.

4.7 Sulla base di quanto precede, il Mediatore giunge alla conclusione che la Commissione ha accolto la richiesta del denunciante di riesaminare la domanda di rimborso speciale basata su fatture finora non dichiarate. Il Mediatore ritiene pertanto che al momento non siano necessarie ulteriori indagini sulla richiesta del denunciante. Il Mediatore incoraggia la Commissione a trattare la domanda di rimborso entro un periodo di tempo ragionevole e a informare adeguatamente il denunciante della sua decisione e della sua motivazione.

4.8 Il denunciante è libero di presentare una nuova denuncia al Mediatore nel caso in cui la decisione finale della Commissione sulla sua richiesta non lo soddisfi. Sembra utile notare che il denunciante sembrerebbe avere la possibilità di ricorrere alle procedure interne di denuncia della Commissione per contestare tale decisione. Questa possibilità dovrebbe essere esaurita prima di presentare una nuova denuncia al Mediatore. Il Mediatore confida nel fatto che la Commissione, nella sua decisione finale sulla domanda di rimborso speciale, informerà il denunciante in merito alle possibilità di ricorso contro tale decisione.

5 Conclusione

Sulla base delle indagini del Mediatore in merito alle accuse e alle affermazioni del denunciante, sembra che non siano necessarie ulteriori indagini. Il Mediatore archivia pertanto il caso.

Anche il presidente della Commissione sarà informato di tale decisione.

Cordiali saluti,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) Il rimborso speciale cui si fa riferimento è quello previsto all'articolo 72, paragrafo 3, dello statuto relativo alle prestazioni di sicurezza sociale, che stabilisce quanto segue: "Qualora il totale delle spese non rimborsate per un periodo di dodici mesi superi la metà dello stipendio base mensile o della pensione del funzionario, l'autorità che ha il potere di nomina concede un rimborso speciale, tenuto conto della situazione familiare dell'interessato, secondo le modalità previste dalla regolamentazione di cui al paragrafo 1.";

(2) causa T-12/94, Daffix/Commissione, Racc. PI pagg. I-A-453, II-197, punto 116; Cause riunite T-116/96, T-212/96 e T-215/96, Telchini e a./Commissione (Raccolta 1998, PI pagg. I-A-327, II-947, punto 59).

(3) Nel suo parere la Commissione ha indicato che i pagamenti in questione dovevano essere effettuati entro il 15 aprile 2006.