Strasburgo, 22 gennaio 2008

Gentile sig.ra J.,

Il 16 marzo 2005 Lei ha presentato una denuncia al Mediatore europeo contro la Commissione europea in merito all'invito a presentare proposte rif. "FP6-2002 - Mobility-6", pubblicato nel quadro del programma Marie Curie Fellowships, nella categoria "Outgoing International Fellowships".

Il 29 aprile 2005 ho trasmesso la denuncia al presidente della Commissione. La Commissione ha trasmesso il suo parere il 31 agosto 2005. Lo stesso giorno Le ho trasmesso un invito a presentare osservazioni, da Lei inviato il 9 settembre 2005.

Il 23 gennaio 2007 ho chiesto alla Commissione ulteriori informazioni in merito alla Sua denuncia e ho fissato al 28 febbraio 2007 il termine per la sua presentazione.

Il 2 marzo 2007 la Commissione ha chiesto una proroga del termine per la presentazione del parere fino al 31 marzo 2007. Il 12 marzo 2007 ho informato i servizi della Commissione di aver accolto la richiesta. Lei ne è stato informato con lettera dello stesso giorno.

Il 23 aprile 2007, in assenza di risposta da parte dei servizi della Commissione, Le ho comunicato che avevo chiesto ai servizi della Commissione di inviare la risposta alla mia richiesta di ulteriori informazioni quanto prima e comunque entro il 30 aprile 2007. La Commissione mi ha inviato la sua risposta il 21 maggio 2007.

Il 23 maggio 2007 Le ho trasmesso la risposta della Commissione, invitandola a formulare osservazioni entro il 30 giugno 2007. Non sono pervenute osservazioni da parte Sua entro la data stabilita a tal fine.

In occasione di una conversazione telefonica dell'8 novembre 2007 con i miei servizi, Lei ha comunicato loro che non aveva ulteriori osservazioni da formulare sul parere della Commissione e che non intendeva approfondire le questioni sollevate nella Sua denuncia.

Vi scrivo ora per farvi conoscere i risultati delle indagini che sono state fatte.

IL RECLAMO

Secondo il denunciante, i fatti pertinenti erano, in sintesi, i seguenti:

Il denunciante è un ricercatore francese che lavora presso il CNRS (1).

Il 17 dicembre 2002 la Commissione europea ha pubblicato un invito a presentare proposte, rif. FP6-2002-Mobilità-6 (di seguito "l'invito a presentare proposte") per borse internazionali Marie Curie Outgoing ("OIF"). Il termine per la presentazione delle candidature era il 12 febbraio 2004.

Il 12 febbraio 2004 la denunciante ha presentato la sua domanda di borsa Marie Curie nell'ambito del suddetto invito a presentare proposte.

Con lettera del 7 settembre 2004, la Commissione ha informato la denunciante che la sua proposta era stata valutata favorevolmente dai suoi servizi e che intendeva procedere a trattative contrattuali in relazione alla sua proposta. Secondo il denunciante, vi è stato un ritardo nella procedura della Commissione.

Il 21 febbraio 2005 (2) la denunciante è stata informata che non era ammissibile alla borsa di studio in quanto non soddisfaceva le condizioni di ammissibilità stabilite nel nuovo programma di lavoro pubblicato dalla Commissione il 29 gennaio 2004. Il denunciante ha sottolineato che questo nuovo programma di lavoro era stato pubblicato solo due settimane prima del termine ultimo per la presentazione delle domande di borse di studio internazionali in uscita.

Le nuove condizioni di ammissibilità prevedevano quanto segue:

"Per le azioni individuali, i ricercatori devono avere almeno quattro anni di esperienza nella ricerca alla data del relativo termine per la presentazione delle proposte (…)".

La denunciante ha inoltre sottolineato che, al momento della presentazione della sua domanda, la persona responsabile a livello nazionale del trattamento delle richieste di informazioni da parte dei richiedenti le aveva assicurato che la sua domanda soddisfaceva le condizioni di ammissibilità, in quanto avrebbe avuto quattro anni di esperienza nella ricerca a partire dal settembre 2004.

La denunciante ha presentato più volte ricorso alla Commissione contro la decisione di respingere la sua domanda di OIF. I suoi sforzi non hanno avuto successo.

L'8 marzo 2005 è stato organizzato un incontro tra un membro del dipartimento Risorse umane del CNRS e un funzionario del servizio "Singole borse di studio" della Commissione. A seguito di tale riunione, la denunciante è stata informata dalla Commissione, in un messaggio di posta elettronica del 16 marzo 2005, che doveva confermare la sua decisione di respingere la sua domanda in quanto non soddisfaceva la condizione di ammissibilità di cui al punto 2.5.3 della nuova versione del programma di lavoro per le azioni individuali. In tale e-mail, la Commissione ha informato la denunciante che avrebbe ricevuto "una lettera formale che registrava tale posizione a tempo debito".

Il 16 marzo 2005 la denunciante ha nuovamente inviato una lettera alla Commissione chiedendole di riconsiderare la sua decisione di respingere la sua domanda di borsa di studio internazionale in uscita.

Nella sua denuncia al Mediatore, la denunciante ha affermato che: i) la Commissione non l'aveva correttamente informata della modifica delle condizioni di ammissibilità stabilite nel nuovo programma di lavoro pubblicato il 29 gennaio 2004, ossia solo due settimane prima del termine ultimo per la presentazione delle candidature. Essa ha inoltre sostenuto che ii) vi era stato un ritardo nel trattamento della sua domanda da parte della Commissione.

La denunciante ha sostenuto che la sua domanda di OIF nel quadro dell'invito a presentare proposte dovrebbe essere considerata ammissibile. Ha inoltre sostenuto che, nel caso in cui la sua domanda dovesse essere considerata inammissibile, le dovrebbe essere concesso un risarcimento danni.

L'INCHIESTA

Il parere della Commissione

Il parere della Commissione sulla denuncia era, in sintesi, il seguente:

Per quanto riguarda il contesto fattuale

Il denunciante ha presentato domanda per un OIF Marie Curie nell'ambito dell'invito a presentare proposte pubblicato nell'ambito del sesto programma quadro. Il termine ultimo per il suddetto invito era il 12 febbraio 2004.

L'OIF Marie Curie è un programma che mira ad assistere ricercatori esperti. Secondo le norme stabilite nel programma di lavoro pubblicato nel gennaio 2004, i richiedenti dovevano essere:

"ricercatori con almeno quattro anni di esperienza di ricerca (equivalenti a tempo pieno) dal conseguimento di un diploma universitario che dia loro accesso agli studi di dottorato (il titolo deve consentire al titolare di intraprendere gli studi di dottorato, senza dover acquisire ulteriori qualifiche), nel paese in cui il titolo/diploma è stato conseguito o ricercatori già in possesso di un diploma di dottorato, indipendentemente dal tempo impiegato per acquisirlo.

Per le azioni individuali, i ricercatori devono avere almeno 4 anni di esperienza nella ricerca alla data del pertinente termine per la presentazione delle proposte o aver conseguito un dottorato al più tardi otto mesi dopo il pertinente termine per la presentazione delle proposte.";

Al momento della scadenza del termine per la presentazione delle proposte, la denunciante non era ancora in possesso di un dottorato di ricerca (che, secondo le informazioni da lei presentate, avrebbe dovuto essere rilasciato il 15 settembre 2004) né aveva quattro anni di esperienza di ricerca (che, secondo lei, sarebbe stata raggiunta entro settembre 2004).

Nella sua domanda, la denunciante ha fatto riferimento alle norme di ammissibilità stabilite nell'edizione del programma di lavoro del luglio 2003, in cui, secondo le definizioni di cui alla sezione 2.5.3, i ricercatori esperti sono stati definiti come:

"ricercatori con almeno 4 anni di esperienza di ricerca (equivalenti a tempo pieno) dal conseguimento di un diploma universitario che dia loro accesso agli studi di dottorato (il titolo deve consentire al titolare di intraprendere gli studi di dottorato, senza dover acquisire ulteriori qualifiche), nel paese in cui il titolo/diploma è stato conseguito o ricercatori già in possesso di un diploma di dottorato, indipendentemente dal tempo impiegato per acquisirlo.

Per le azioni individuali, i ricercatori devono conformarsi a questa norma al più tardi otto mesi dopo il termine pertinente per la presentazione delle proposte."

Al momento della presentazione delle proposte, la Commissione non ha chiesto ai richiedenti alcun documento giustificativo, relativo, ad esempio, alla durata dell’esperienza di ricerca, per dimostrare che i requisiti di ammissibilità fossero soddisfatti. Al fine di semplificare e accelerare la procedura di selezione, è stato effettuato un controllo amministrativo preliminare esclusivamente sulla base delle dichiarazioni presentate dal richiedente. Le proposte che hanno superato con successo la valutazione effettuata da un gruppo di esperti esterni sono state successivamente sottoposte a un controllo approfondito in relazione ai criteri di ammissibilità. In tale fase, le informazioni fornite dai richiedenti nelle loro proposte sono state attentamente verificate esaminando i documenti giustificativi.

Poiché tale verifica del rispetto dei criteri di ammissibilità e di tutte le altre norme applicabili relative alla proposta è effettuata durante la fase negoziale, i potenziali contraenti sono stati informati che la lettera negoziale "non dovrebbe in alcun caso essere considerata un impegno formale della Commissione a fornire sostegno finanziario, in quanto ciò dipende dalla conclusione soddisfacente delle trattative contrattuali e dal completamento interno del processo di selezione formale."

La proposta presentata dal denunciante è stata valutata positivamente e il 7 settembre 2004 è stata inviata una lettera di invito a negoziare un contratto all'istituzione ospitante, il "Centre d'Etudes Biologiques de Chizé" del CNRS.

Conformemente ai requisiti della Commissione per la negoziazione del contratto, il modulo di preparazione del contratto (modulo "A3") richiedeva informazioni sul ricercatore all'istituzione ospitante. Per quanto riguarda il denunciante, il modulo è pervenuto il 5 ottobre 2004 e indicava chiaramente che il dottorato di ricerca non era ancora stato assegnato, ma era atteso per il 15 settembre 2004. Non è stata presentata alcuna ulteriore dichiarazione relativa al dottorato di ricerca.

In tali circostanze, e a seguito della decisione di un "comitato di ammissibilità ad hoc", istituito a livello di direzione generale per esaminare questo caso specifico, i servizi della Commissione hanno dovuto informare l'istituzione ospitante che, poiché le condizioni relative al possesso di un dottorato di ricerca o di un'esperienza di ricerca di quattro anni non erano soddisfatte, la negoziazione del contratto è stata ritenuta infruttuosa.

Per quanto riguarda la presunta omissione da parte della Commissione di informare adeguatamente il denunciante della modifica delle condizioni di ammissibilità

La Commissione ha dichiarato che le versioni aggiornate del programma di lavoro sono state messe a disposizione dei contraenti (ossia dell'istituzione ospitante) e delle parti potenzialmente interessate (ricercatori, punti di contatto nazionali, ecc.) mediante pubblicazione sul sito web del sistema comunitario di informazione in materia di ricerca e sviluppo ("CORDIS"). La versione del programma di lavoro "Risorse umane e mobilità" applicabile alla situazione attuale è stata adottata il 19 gennaio 2004 e pubblicata sul sito web CORDIS il 22 gennaio 2004. Il criterio di ammissibilità relativo all'esperienza di ricerca è stato riformulato al fine di chiarire la norma. Il contenuto sostanziale della norma è rimasto invariato.

La riformulazione del criterio di ammissibilità relativo all'esperienza professionale adottata nel gennaio 2004 era necessaria in quanto la formulazione della precedente edizione del programma di lavoro lasciava spazio a interpretazioni errate, in quanto avrebbe potuto portare alla conclusione errata che i ricercatori non in possesso di un diploma di dottorato erano ammissibili anche se non avevano quattro anni di esperienza di ricerca. Si sarebbe potuto erroneamente comprendere che la condizione relativa all'esperienza professionale sarebbe stata soddisfatta a condizione che avessero avuto quattro anni di esperienza di ricerca al più tardi entro otto mesi dal termine pertinente per la presentazione delle proposte.

La versione chiarita del programma di lavoro è stata pubblicata tre settimane prima della presentazione della proposta da parte del denunciante. In base a tale versione, i requisiti di ammissione al titolo di ricerca erano o il possesso di un dottorato di ricerca (o il suo conseguimento al più tardi entro otto mesi dal pertinente termine per la presentazione delle proposte, vale a dire entro il 12 ottobre 2004, o l'acquisizione, al momento del relativo termine per la presentazione delle proposte, dell'equivalente a tempo pieno di quattro anni di esperienza di ricerca conteggiata dopo aver ottenuto "un diploma universitario che dia loro accesso agli studi di dottorato (il diploma deve consentire al titolare di intraprendere gli studi di dottorato, senza dover acquisire ulteriori qualifiche) nel paese in cui il diploma è stato conseguito".

La domanda della denunciante era chiaramente inammissibile in base a tali condizioni in quanto, a causa di problemi organizzativi interni dell'ente che le ha conferito il titolo di dottorato, non era in grado di ottenere tale titolo entro il 12 ottobre 2004; né alla stessa data, vale a dire il 12 febbraio 2004, che era il termine ultimo per la presentazione delle proposte, aveva l'equivalente a tempo pieno di quattro anni di esperienza nella ricerca.

Va sottolineato che la domanda del denunciante non sarebbe stata ammissibile nemmeno in base alla precedente formulazione dei requisiti di ammissibilità stabiliti nel programma di lavoro del luglio 2003, in quanto la riformulazione non ha comportato alcuna modifica sostanziale delle norme applicabili.

Inoltre, anche considerando la precedente formulazione della norma relativa al requisito dell'esperienza di ricerca e accettando (ipoteticamente) l'interpretazione errata della norma summenzionata (ossia la possibilità per il richiedente di completare i quattro anni di esperienza entro otto mesi dal termine pertinente per la presentazione della proposta), il denunciante non avrebbe avuto i quattro anni di esperienza di ricerca richiesti entro ottobre 2004 (ossia otto mesi dopo il termine). Secondo la Commissione, la denunciante, apparentemente sulla base delle informazioni fornite dal punto di contatto nazionale francese, ha incluso la durata del suo "Diplôme d'Etudes Approfondies" ("DEA") nella quantità di esperienza di ricerca da considerare ai fini dell'ammissibilità. Tuttavia, le norme stabilite nel programma di lavoro del luglio 2003 prevedevano che l'esperienza di ricerca dovesse essere conteggiata a partire dall'ultimo titolo universitario che dà accesso diretto agli studi di dottorato. Secondo il sistema educativo francese, uno studente deve essere in possesso di una DEA per intraprendere gli studi di dottorato. Pertanto, nel caso di specie, il denunciante avrebbe avuto quattro anni di esperienza nella ricerca solo nel settembre 2005, ossia dopo la scadenza del termine.

Per quanto riguarda il presunto ritardo nel trattamento della domanda del denunciante

La Commissione ha dichiarato che i ritardi si sono verificati durante la fase negoziale a seguito della presentazione da parte dell'istituzione ospitante di informazioni incomplete riguardanti i dati bancari del denunciante. A seguito della sua richiesta, presentata il 7 settembre 2004, la Commissione ha ottenuto moduli completi e corretti per la preparazione dei contratti relativi alle informazioni bancarie. A causa di questo ritardo, non sono stati possibili ulteriori progressi nella negoziazione della proposta prima del dicembre 2004.

In questa fase, i servizi della Commissione hanno rilevato che la denunciante non aveva ancora ottenuto il dottorato di ricerca e che la condizione relativa a "4 anni di esperienza nella ricerca" non era soddisfatta. Il 4 febbraio 2005 sono stati pertanto richiesti ulteriori chiarimenti su questo punto. Tuttavia, secondo la Commissione, né la denunciante né l’istituzione ospitante hanno fornito alcun elemento di prova per quanto riguarda il suo dottorato di ricerca.

Nel frattempo, sia il denunciante che lo scienziato responsabile del progetto presso il CNRS hanno contattato i servizi della Commissione (vale a dire il responsabile del progetto e il capo unità facente funzione) per posta elettronica e per telefono. Inoltre, il responsabile del progetto ha discusso il caso con la "Direction des Ressources Humaines du CNRS national", nel quadro di una riunione specifica con il CNRS tenutasi a Bruxelles l'8 marzo 2005. A seguito di tale riunione, si sono svolti ulteriori contatti in merito al caso del denunciante.

I servizi della Commissione hanno consultato non solo il servizio di consulenza giuridica all'interno della direzione, ma hanno anche istituito un "comitato ad hoc per l'ammissibilità" a livello di direzione generale l'11 marzo 2005, al fine di discutere il caso del denunciante. Tuttavia, dopo ampie discussioni, è stata confermata l'inammissibilità della proposta del denunciante.

La Commissione ha esaminato tutte le possibili soluzioni al problema relativo alla proposta del denunciante. Al fine di garantire un trattamento equo a tutti i candidati, non è stato tuttavia possibile dichiarare ammissibile la proposta. In effetti, altri quattro casi analoghi dovevano essere dichiarati inammissibili e i negoziati dovevano essere interrotti.

È inoltre emerso che le informazioni inesatte e i documenti errati forniti dal contraente durante la fase di negoziazione hanno svolto un ruolo decisivo nella produzione dei ritardi verificatisi durante la valutazione della proposta. Secondo la Commissione, non vi erano motivi per concedere una compensazione economica al denunciante, in quanto erano stati compiuti tutti gli sforzi possibili per aiutarlo, garantendo nel contempo la corretta attuazione delle norme.

Osservazioni del denunciante

Nelle sue osservazioni, la denunciante ha mantenuto la sua denuncia e ha formulato, in sintesi, le seguenti ulteriori osservazioni:

Nel preparare la sua domanda per un OIF Marie Curie, ha contattato la persona responsabile a livello nazionale per fornire informazioni su tali borse e la persona responsabile delle relazioni internazionali presso l'Università di Parigi VI. La denunciante è stata informata che, ai fini dell'ammissibilità, la durata della sua DEA poteva essere inclusa nell'ambito della sua esperienza di ricerca. Secondo la denunciante, la decisione di non prendere in considerazione la sua DEA di un anno nella quantità di esperienza di ricerca è stata presa nel corso di una riunione nel marzo 2005, ossia quasi un anno dopo il termine ultimo per la presentazione delle domande. Inoltre, sul sito web CORDIS non sono state rese disponibili informazioni in merito a tale questione. La denunciante non ha difeso il suo dottorato di ricerca prima della scadenza del 12 ottobre 2004 in quanto, sulla base delle informazioni fornite dalla persona responsabile di fornire informazioni a livello nazionale sulle borse Marie Curie e sulla base delle informazioni fornite dalla persona responsabile delle relazioni internazionali presso l'Università di Parigi VI, riteneva che la sua domanda fosse ammissibile.

Il denunciante ha affermato che l'aggiornamento della versione del programma di lavoro 2003 non costituiva un chiarimento, ma piuttosto una modifica delle norme che disciplinano l'ammissibilità delle candidature dei candidati. Questo cambiamento è avvenuto tre settimane prima del termine ultimo per la presentazione delle candidature, un periodo durante il quale i candidati erano impegnati a redigere i loro progetti scientifici.

Secondo il denunciante, la Commissione non ha verificato attentamente l'ammissibilità delle candidature dei candidati durante il periodo di negoziazione. Secondo la Guida per le borse Marie Curie, il periodo di negoziazione doveva iniziare circa tre mesi dopo il termine ultimo per la presentazione delle candidature, ossia intorno al 12 maggio 2004. Tuttavia, la lettera di invito alla negoziazione del contratto è stata inviata all’istituzione ospitante il 7 settembre 2004. La Commissione ha quindi già ritardato di quattro mesi la procedura relativa all'invito a presentare proposte 2004. Secondo la denunciante, essa non ha potuto presentare domanda per l’invito a presentare proposte del 2005 (per il quale la sua domanda era chiaramente ammissibile, dato che aveva conseguito il dottorato di ricerca il 15 dicembre 2004) a causa del ritardo con cui la Commissione l’ha informata dell’inammissibilità della sua domanda per l’invito a presentare proposte del 2004.

La denunciante ha sottolineato che i ritardi durante il periodo di negoziazione non erano dovuti solo a informazioni incomplete riguardanti i dati bancari della denunciante, ma anche al fatto che ha incontrato difficoltà nel contattare il funzionario della Commissione responsabile della sua domanda, che era in congedo per malattia.

Ulteriori richieste di informazioni
La richiesta di informazioni rivolta alla Commissione

Dopo un attento esame del parere della Commissione e delle osservazioni del denunciante, è emerso che erano necessarie ulteriori indagini. Il Mediatore ha pertanto chiesto alla Commissione di fornirgli informazioni sui seguenti punti:

1. Può la Commissione spiegare perché ritiene che non vi siano stati cambiamenti per quanto riguarda le condizioni di ammissibilità e che il denunciante sia stato debitamente informato di tali condizioni?
2. Nel suo parere, la Commissione ha dichiarato che i suoi servizi avevano rilevato che il denunciante non soddisfaceva le condizioni di ammissibilità quando ha ricevuto le informazioni fornite dall'istituzione ospitante il 5 ottobre 2004. Tuttavia, la denunciante è stata informata solo del fatto che non era ammissibile il 21 febbraio 2005, vale a dire più di quattro mesi e mezzo dopo. La sezione 4 del manuale stabilisce che "[i] controlli di ammissibilità possono essere effettuati anche dopo la valutazione scientifica, il che può portare al rigetto in una fase successiva. Questi criteri di ammissibilità saranno verificati sulla base delle informazioni fornite dal richiedente nella proposta. Se in una fase successiva si constata che un criterio di ammissibilità non è soddisfatto (ad esempio a causa di informazioni inesatte o fuorvianti contenute nella proposta), ciò comporterà immediatamente il rigetto della proposta"(sottolineatura aggiunta dal Mediatore). Può la Commissione spiegare perché ci è voluto così tanto tempo per informare la denunciante che non era ammissibile?
3. Le norme pertinenti prevedono che un diploma di dottorato possa anche aprire la strada a una borsa di studio e che sia sufficiente un diploma di dottorato conseguito al più tardi otto mesi dopo la scadenza del termine. La denunciante ha conseguito il dottorato nel dicembre 2004. Nelle sue osservazioni, ha sottolineato di non aver anticipato tale data in quanto riteneva che la sua domanda fosse comunque ammissibile. Non si può quindi escludere che la denunciante avrebbe potuto ottenere il dottorato al più tardi otto mesi dopo la scadenza del termine e quindi diventare ammissibile se la Commissione l’avesse informata in tempo utile del fatto che non soddisfaceva l’altra condizione di ammissibilità, vale a dire il requisito di quattro anni di esperienza professionale. Può la Commissione commentare la questione?
4. Nella sua denuncia e nelle sue osservazioni, la denunciante ha sottolineato che il ritardo con cui la Commissione l'ha informata dell'inammissibilità della sua domanda per l'invito o gli inviti a presentare proposte per il 2004 era dovuto al fatto che non aveva presentato domanda per l'invito o gli inviti a presentare proposte per il 2005. Sembra che la Commissione non abbia formulato osservazioni su questo punto nel suo parere. Può la Commissione commentare la questione?

Risposta della Commissione

Nella sua risposta, la Commissione ha dichiarato, in sintesi, quanto segue:

Per quanto riguarda la prima questione, relativa alla presunta modifica delle condizioni di ammissibilità e alla presunta omissione di informare adeguatamente il denunciante

La Commissione ha sottolineato che la versione del programma di lavoro pubblicata il 22 gennaio 2004 comprendeva una leggera riformulazione del criterio di ammissibilità relativo all'esperienza di ricerca. Tale riformulazione non ha modificato il contenuto e il significato del criterio in questione ed è stata adottata nel contesto degli sforzi volti a garantire il costante miglioramento del programma di lavoro. Tuttavia, la riformulazione non ha avuto alcun impatto sulla norma di ammissibilità applicabile, che è rimasta invariata.

La Commissione ha osservato che le informazioni fuorvianti non sono state fornite dai servizi della Commissione, ma da enti nazionali. In tale contesto, la Commissione ha fatto riferimento all'e-mail inviata dal denunciante il 9 febbraio 2005.

La nuova versione del programma di lavoro è stata adottata il 19 gennaio 2004 e pubblicata sul sito web CORDIS il 22 gennaio 2004, mettendola così a disposizione dei contraenti, ossia delle istituzioni ospitanti) e delle parti potenzialmente interessate (ricercatori, PCN, tre settimane prima del termine per la presentazione delle proposte. Secondo la Commissione, ciò era sufficientemente in anticipo per renderlo noto ai potenziali richiedenti, soprattutto considerando che la riformulazione non implicava la necessità di modificare una proposta.

Secondo la Commissione, tuttavia, gli aspetti relativi all’interpretazione della regola di ammissibilità sembravano essere di scarsa rilevanza per il caso del denunciante.

La denunciante ha dichiarato nella sua proposta di voler ottenere il dottorato il 15 settembre 2004, ossia entro otto mesi dal 12 febbraio 2004. Tuttavia, non le è stato conferito il dottorato di ricerca entro tale periodo di 8 mesi (3).

Inoltre, non aveva la necessaria esperienza di 4 anni entro il 12 febbraio 2004 . A tale riguardo, la denunciante ha erroneamente preso in considerazione il periodo trascorso nell'acquisizione del "Diplôme d'Etudes Approfondies" (DEA) per calcolare la sua esperienza. Tuttavia, conformemente alle norme stabilite nel programma di lavoro del luglio 2003, l'esperienza di ricerca dovrebbe essere conteggiata a partire dall'ultimo titolo universitario che dà accesso agli studi di dottorato. Pertanto, avrebbe dovuto contare l’esperienza acquisita solo dopo aver ottenuto la DEA.

Per quanto riguarda la seconda questione, vale a dire l'asserito ritardo nell'informare la denunciante dell'inammissibilità della sua domanda

Per quanto riguarda la durata della procedura, la Commissione ha voluto confermare la posizione già espressa nel suo precedente parere. La Commissione ha inoltre sottolineato che sono stati compiuti tutti gli sforzi possibili per esplorare soluzioni alternative volte a riconsiderare l'ammissibilità della domanda del denunciante nell'ambito del quadro giuridico. La denunciante stessa lo ha riconosciuto nella sua e-mail inviata il 18 marzo 2005.

Per quanto riguarda la terza questione, vale a dire se la denunciante avrebbe potuto ottenere il dottorato al più tardi otto mesi dopo la scadenza del termine se la Commissione l'avesse informata in tempo utile del fatto che non soddisfaceva l'altra condizione di ammissibilità

La Commissione ha dichiarato di non condividere la posizione della denunciante, vale a dire che avrebbe potuto conseguire il dottorato entro otto mesi dalla scadenza del termine se fosse stata informata in tempo utile delle norme applicabili. La Commissione ha dichiarato di non poter essere considerata responsabile del rinvio della data di discussione della tesi finale e del ritardo nell’assegnazione del suo dottorato. Inoltre, come indicato nel messaggio inviato dalla denunciante il 9 febbraio 2005, la sua tesi di dottorato è stata rinviata a causa dell'indisponibilità dei membri della giuria. Questa circostanza sembrava escludere qualsiasi possibilità per il denunciante di anticipare la tesi e l'assegnazione del dottorato di ricerca al fine di rispettare il termine.

Per quanto riguarda la quarta questione, vale a dire se il presunto ritardo della Commissione nell'informare la denunciante dell'inammissibilità della sua domanda per l'invito o gli inviti a presentare proposte per il 2004 fosse dovuto al fatto che essa non aveva presentato domanda per l'invito o gli inviti a presentare proposte per il 2005.

La Commissione ha affermato che le disposizioni applicabili alle azioni Marie Curie non hanno impedito ai potenziali richiedenti di presentare una proposta al successivo invito, anche se un altro era in fase di valutazione o era attualmente in fase di negoziazione. Al contrario, era comune per i richiedenti presentare una proposta nei successivi inviti al fine di aumentare le possibilità di successo.

Nel caso di specie, la denunciante ha avuto la possibilità di ripresentare la sua domanda prima della scadenza del termine per l'invito a presentare proposte per il 2005, poiché, a partire dal 4 febbraio 2004, era stata informata dai servizi della Commissione in merito ai problemi di ammissibilità relativi alla sua domanda nell'ambito dell'invito a presentare proposte per il 2004. Sebbene tali informazioni siano state inviate diversi giorni prima della scadenza del successivo invito (12 febbraio 2005), si deve ritenere che la ripresentazione non abbia richiesto alcuna modifica della proposta originaria, in quanto la questione sollevata dalla Commissione riguardava solo il criterio di ammissibilità relativo al termine precedente. In altre parole, in quel momento non era necessaria alcuna attività supplementare sulla sua proposta per ripresentare la domanda prima della scadenza del termine del successivo invito.

La Commissione ha concluso che non vi erano motivi per concedere un risarcimento alla denunciante, in quanto era stato compiuto ogni sforzo possibile per aiutarla, garantendo nel contempo una corretta attuazione delle norme negoziali e il rispetto del principio della parità di trattamento tra i richiedenti.

Infine, la Commissione ha anche colto l'occasione per informare il Mediatore europeo che il denunciante aveva presentato la stessa proposta (stesso titolo e stesso contenuto) nell'ambito dell'invito FP6-2005-Mobility-6 - regime OIF, con scadenza al 19 gennaio 2006. La proposta è stata accettata e la denunciante ha iniziato la sua borsa di studio il 1o aprile 2007.

Ulteriori osservazioni del denunciante

Non sono pervenute osservazioni da parte del denunciante entro il termine fissato a tal fine.

Ulteriori contatti tra i servizi del Mediatore e il denunciante

In occasione di una conversazione telefonica con i servizi del Mediatore l’8 novembre 2007, la denunciante ha informato i servizi del Mediatore di non avere ulteriori osservazioni da formulare in relazione al parere della Commissione e di non voler approfondire le questioni sollevate nella sua denuncia. Essa ha dichiarato, in particolare, che, avendo ottenuto la borsa di studio Marie Curie per l’anno 2006/2007, non intendeva proseguire la sua domanda di risarcimento danni.

La denunciante ha riconosciuto che la Commissione aveva adottato misure per cercare di porre rimedio alla sua situazione. Ha tuttavia ripetuto di essere stata erroneamente informata dal punto di contatto nazionale francese che avrebbe potuto includere la durata della sua DEA al fine di calcolare l'esperienza di ricerca.

Il denunciante ha ringraziato i servizi del Mediatore per il loro intervento.

LA DECISIONE

1 Sull'asserita omissione da parte della Commissione di informare il denunciante della modifica delle condizioni di ammissibilità

1.1 Il 12 febbraio 2004 il denunciante, un ricercatore francese, ha presentato domanda per una borsa di studio Marie Curie Outgoing International Fellowship ("OIF") nell'ambito dell'invito a presentare proposte FP6-2002-Mobilità-6 lanciato dalla Commissione europea il 17 dicembre 2002. Il termine ultimo per il suddetto invito era il 12 febbraio 2004. Il 7 settembre 2004 la Commissione ha informato la denunciante che la sua proposta era stata valutata favorevolmente e che intendeva procedere a trattative contrattuali relative alla sua proposta. Il 21 febbraio 2005 (4) la denunciante è stata informata che non poteva beneficiare di un OIF. Nella sua denuncia al Mediatore, la denunciante ha affermato che la Commissione non l'aveva correttamente informata di una modifica delle condizioni di ammissibilità stabilite nel nuovo programma di lavoro pubblicato il 29 gennaio 2004, ossia solo due settimane prima del termine ultimo per la presentazione delle candidature.

1.2 Nel suo parere, la Commissione ha affermato che la versione aggiornata del programma di lavoro era stata adottata il 19 gennaio 2004 e pubblicata sul sito web CORDIS il 22 gennaio 2004. Il criterio di ammissibilità relativo all'esperienza di ricerca è stato riformulato nella versione aggiornata del programma di lavoro al fine di chiarire la norma. La Commissione ha sostenuto che il contenuto sostanziale della norma è rimasto invariato. La riformulazione del criterio di ammissibilità relativo all'esperienza professionale adottata nel gennaio 2004 era necessaria perché la formulazione della precedente edizione del programma di lavoro lasciava spazio a interpretazioni errate, in quanto poteva portare alla conclusione errata che i ricercatori non in possesso di un diploma di dottorato erano ammissibili, anche se non avevano quattro anni di esperienza di ricerca.

1.3 Nelle sue osservazioni, la denunciante ha affermato che l'aggiornamento della versione del programma di lavoro non era un chiarimento, ma piuttosto una modifica delle norme di ammissibilità. La modifica è stata apportata tre settimane prima del termine ultimo per la presentazione delle candidature, periodo durante il quale i candidati erano impegnati a redigere i loro progetti.

1.4 Alla luce delle osservazioni del denunciante e del parere della Commissione, il Mediatore ha ritenuto opportuno chiedere ulteriori informazioni alla Commissione. Il Mediatore ha chiesto alla Commissione di spiegare perché riteneva che la riformulazione non costituisse una modifica per quanto riguarda le condizioni di ammissibilità e di spiegare se il denunciante fosse stato debitamente informato di tali condizioni. Il Mediatore ha inoltre chiesto alla Commissione di commentare la questione secondo cui non si poteva escludere che la denunciante avrebbe potuto ottenere il dottorato al più tardi otto mesi dopo la scadenza del termine e quindi diventare ammissibile se la Commissione l'avesse informata in tempo utile del fatto che non soddisfaceva l'altra condizione di ammissibilità, vale a dire il requisito di quattro anni di esperienza professionale.

1.5 Nella sua risposta complementare, la Commissione ha sottolineato che la versione del programma di lavoro pubblicata il 22 gennaio 2004 conteneva una leggera riformulazione del criterio di ammissibilità relativo all'esperienza di ricerca, ma non ne modificava il contenuto e il significato. Tale riformulazione è stata effettuata con sufficiente anticipo al fine di renderla nota ai potenziali richiedenti, soprattutto considerando che la riformulazione non implicava la necessità di modificare la proposta. Tuttavia, nel caso della denunciante, gli aspetti relativi all’interpretazione della regola di ammissibilità sembravano essere di scarsa rilevanza, dal momento che ella ha dichiarato nella sua proposta che prevedeva di ottenere il dottorato il 15 settembre 2004, ossia entro il termine di otto mesi richiesto dopo il termine pertinente. La Commissione ha inoltre dichiarato di non poter essere considerata responsabile del rinvio della data per la difesa della tesi finale e per il rilascio del dottorato. Questi ritardi sono dovuti all'indisponibilità dei membri della giuria.

1.6 Il Mediatore osserva che la prima versione del programma di lavoro dell'OIF Marie Curie è stata pubblicata dalla Commissione nel luglio 2003. Il 22 gennaio 2004 è stata pubblicata sul sito web CORDIS una versione aggiornata del programma di lavoro. Il Mediatore osserva inoltre che la denunciante ha presentato la sua domanda di OIF il 12 febbraio 2004, ossia il termine ultimo per la presentazione delle proposte, e tre (5) settimane dopo la pubblicazione della versione aggiornata del programma di lavoro sul sito web CORDIS.

1.7 Il Mediatore osserva che la sezione 2.5.3 dell'edizione del luglio 2003 del programma di lavoro ha definito i ricercatori esperti nei seguenti termini:

"Ricercatori con almeno 4 anni di esperienza di ricerca (equivalenti a tempo pieno) dal conseguimento di un diploma universitario che dia loro accesso agli studi di dottorato (il titolo deve consentire al titolare di intraprendere gli studi di dottorato, senza dover acquisire ulteriori qualifiche), nel paese in cui il titolo/diploma è stato conseguito o ricercatori già in possesso di un diploma di dottorato, indipendentemente dal tempo impiegato per acquisirlo.

Per le azioni individuali, i ricercatori devono rispettare questa norma al più tardi otto mesi dopo il pertinente termine per la presentazione delle proposte."(enfasi aggiunta dal Mediatore).

1.8 Il Mediatore ritiene che non sembri del tutto chiaro da questa versione del programma di lavoro se il riferimento a "questa regola" nel secondo paragrafo sopra citato si riferisca al requisito dell ' esperienza di ricerca, o al requisito del dottorato, o ad entrambi i requisiti (6). Pertanto, non era del tutto chiaro, da questa versione del programma di lavoro, se i quattro anni di esperienza di ricerca dovessero essere ottenuti entro la data di presentazione della proposta (ossia il 12 febbraio 2004) o, al più tardi, otto mesi dopo tale data, ossia il 12 ottobre 2004. Il Mediatore concorda pertanto con la Commissione sul fatto che la versione del luglio 2003 del programma di lavoro abbia effettivamente lasciato spazio a interpretazioni errate.

Il Mediatore ritiene pertanto opportuno che la Commissione chiarisca la questione in una versione aggiornata, come ha fatto quando ha pubblicato una nuova versione del programma di lavoro nel gennaio 2004.

1.9 Il Mediatore osserva che la parte pertinente di questa versione aggiornata è stata riformulata nei termini seguenti.

"Per le azioni individuali, i ricercatori devono avere almeno 4 anni di esperienza nella ricerca alla data del pertinente termine per la presentazione delle proposte o aver conseguito un dottorato al più tardi otto mesi dopo il pertinente termine per la presentazione delle proposte."

La versione riveduta stabiliva chiaramente che i quattro anni di esperienza nella ricerca dovevano essere ottenuti entro la data di presentazione della proposta (ossia entro il 12 febbraio 2004). Il dottorato potrebbe essere conseguito al più tardi otto mesi dopo la scadenza del termine per la presentazione delle proposte (ossia il 12 ottobre 2004).

1.10 Il Mediatore rileva che la sezione 6.1 del "Manuale dell'OIF Marie Curie" del maggio 2003 ("Manuale") recita come segue:

"[i]t è importante notare che gli inviti possono essere modificati e che ulteriori inviti possono essere pubblicati. Si consiglia sempre di consultare l'ultimo termine sulla pagina web Marie Curie. " (Sottolineatura aggiunta dal Mediatore)

1.11 Il Mediatore rileva, da questo estratto del manuale, che gli inviti a presentare proposte potrebbero essere modificati e che i richiedenti dovrebbero consultare l'ultima versione dell'invito sulla pagina web Marie Curie. Se la Commissione avesse il diritto di "modificare" un invito a presentare proposte prima della presentazione di proposte, ne conseguirebbe che essa potrebbe "chiarire" un invito a presentare proposte esistente. In tale contesto, non è necessario chiedersi ulteriormente se la riformulazione contenuta nella versione del gennaio 2004 del programma di lavoro costituisse una "modifica" o una "chiarimento" delle norme di ammissibilità.

1.12 Il Mediatore ritiene tuttavia che sia nell'interesse di una buona amministrazione che qualsiasi modifica o chiarimento di un invito a presentare proposte sia apportato in modo da tenere conto dei legittimi interessi dei cittadini. In particolare, è nell'interesse di una buona amministrazione che si compiano tutti gli sforzi ragionevoli per apportare in tempo utile le modifiche o i chiarimenti necessari. In particolare, i chiarimenti necessari dovrebbero essere forniti in tempo utile per consentire alle parti interessate di adottare le misure necessarie per tener conto di tali modifiche o chiarimenti.

1.13 Se una modifica o un chiarimento richiedesse ai candidati di modificare le loro proposte in modo sostanziale, sarebbe certamente necessario che la modifica o il chiarimento fossero resi pubblici in modo significativo prima della scadenza del termine per l'invito a presentare proposte.

1.14 Il Mediatore osserva, tuttavia, che la riformulazione specifica in questione non imponeva ai candidati di apportare modifiche sostanziali alle loro proposte prima della presentazione delle stesse. Pertanto, il fatto che la riformulazione sia stata effettuata solo tre settimane prima del termine per la presentazione delle proposte non ha pregiudicato, nel caso specifico in esame, i candidati, compreso il denunciante.

1.15 Il Mediatore è tuttavia consapevole del fatto che un candidato, come il denunciante, avrebbe potuto, in vista della riformulazione, adottare misure per garantire l'ammissibilità della sua domanda ottenendo un dottorato di ricerca entro e non oltre il 12 ottobre 2004. In effetti, la denunciante avrebbe dovuto ottenere il dottorato di ricerca nel settembre 2004. Non si può escludere che la denunciante avrebbe potuto compiere alcuni sforzi per garantire il mantenimento di tale data se avesse saputo che il mancato rispetto di tale termine avrebbe comportato il rigetto della sua domanda.

A tale riguardo, era importante che i candidati fossero informati della riformulazione in tempo utile al fine di sfruttare tale finestra di opportunità.

1.16 È tuttavia ragionevole ritenere che una riformulazione resa pubblica nel gennaio 2004 sia stata effettuata in tempo utile per consentire ai candidati potenzialmente interessati da tale riformulazione di adottare tutte le misure possibili a loro disposizione per conseguire il dottorato di ricerca entro l'ottobre 2004. Il fatto che la denunciante non sia, di fatto, venuta a conoscenza della modifica della formulazione del programma di lavoro dopo la pubblicazione della versione riveduta nel gennaio 2004, e quindi non abbia adottato misure per garantire che la data iniziale per la difesa della sua tesi (settembre 2004) fosse mantenuta, non può essere specificamente considerato come un fallimento da parte della Commissione. In effetti, la Commissione, oltre a pubblicare il manuale pertinente, il programma di lavoro e le informazioni sui suoi siti web, non svolge un ruolo specifico per quanto riguarda la fornitura di informazioni a candidati specifici, comprese le informazioni relative alle condizioni di ammissibilità (7). Il Mediatore osserva che le istituzioni ospitanti e, in particolare, i punti di contatto nazionali hanno un ruolo specifico nel fornire informazioni ai singoli candidati. Il fatto che possano non averlo fatto nel caso del denunciante, dopo aver ricevuto il programma di lavoro riveduto nel gennaio 2004, non è, secondo il Mediatore, colpa della Commissione.

1.17 Tuttavia, al fine di evitare simili problemi in futuro, sarebbe utile che la Commissione, in caso di una futura riformulazione significativa del programma di lavoro, sia in relazione a modifiche che a chiarimenti, redigesse una breve descrizione della riformulazione sui siti web pertinenti. Inoltre, la Commissione dovrebbe inviare una versione "tracciata" del manuale alle istituzioni ospitanti e ai punti di contatto nazionali al fine di facilitarne l'individuazione e la comprensione. A tale riguardo, il Mediatore farà un'ulteriore osservazione in appresso.

1.18 Sulla base delle considerazioni che precedono, il Mediatore conclude che non sembra esservi stata cattiva amministrazione da parte della Commissione per quanto riguarda tale affermazione.

2 Sull’asserito ritardo nel trattamento della domanda del denunciante da parte della Commissione

2.1 La denunciante ha sostenuto che vi era stato un ritardo nel trattamento della sua domanda in quanto era stata informata solo il 21 febbraio 2005 dell'inammissibilità della sua domanda all'invito a presentare proposte del 2004. 2.2 Nel suo parere, la Commissione ha affermato che i ritardi si sono verificati durante la fase negoziale a causa della presentazione di informazioni incomplete riguardanti i dati bancari dell'organizzazione ospitante. La Commissione ha inoltre precisato che, a seguito di un controllo amministrativo preliminare effettuato unicamente sulla base delle osservazioni presentate dalle ricorrenti, le proposte accolte sono state sottoposte a un controllo approfondito sulla base dei criteri di ammissibilità. Nel caso del denunciante, a seguito della richiesta della Commissione del 7 settembre 2004, il modulo di preparazione del contratto (intitolato "A3"), che richiedeva informazioni sul ricercatore, è stato ricevuto il 5 ottobre 2004. Il modulo indicava chiaramente che il titolo di dottorato del denunciante non era ancora stato assegnato, ma era atteso per il 7 dicembre 2004. In questa fase, i servizi della Commissione hanno rilevato che la denunciante non aveva ancora ottenuto il dottorato di ricerca e non aveva quattro anni di esperienza nella ricerca. La Commissione ha inoltre affermato che le informazioni inesatte e i documenti inesatti forniti dal contraente durante la fase di negoziazione hanno svolto un ruolo decisivo nel causare ritardi durante la valutazione della proposta.

2.3 Nelle sue osservazioni, la denunciante ha sostenuto che la Commissione aveva già ritardato di quattro mesi la procedura relativa all'invito a presentare proposte 2004, dato che la lettera di invito ad avviare la negoziazione del contratto era stata inviata all'istituzione ospitante solo il 7 settembre 2004. Ha inoltre sostenuto di non essere stata in grado di presentare domanda per l'invito a presentare proposte per il 2005 a causa del ritardo nel trattamento della sua domanda per l'invito a presentare proposte del 2004 da parte della Commissione.

2.4 Alla luce di quanto precede, il Mediatore ha ritenuto opportuno chiedere ulteriori informazioni alla Commissione. Chiede pertanto alla Commissione di spiegare perché ci sia voluto così tanto tempo per informare la denunciante che non era ammissibile. Il Mediatore ha inoltre chiesto alla Commissione di commentare il fatto che, nella sua denuncia e nelle sue osservazioni, la denunciante aveva sottolineato che il ritardo con cui la Commissione l'aveva informata dell'inammissibilità della sua domanda per l'invito o gli inviti a presentare proposte per il 2004 era dovuto al fatto che non aveva presentato domanda per l'invito o gli inviti a presentare proposte per il 2005.

2.5 Nella sua risposta complementare, la Commissione ha sottolineato che, per quanto riguarda la durata della procedura, sono stati compiuti tutti gli sforzi possibili per esplorare soluzioni alternative volte a riconsiderare l'ammissibilità della domanda del denunciante nell'ambito del quadro giuridico. La denunciante stessa lo ha riconosciuto nella sua e-mail del 18 marzo 2005. La Commissione ha inoltre affermato che la denunciante aveva la possibilità di ripresentare la sua domanda prima della scadenza del termine dell'invito a presentare proposte per il 2005, poiché il 4 febbraio 2005 era stata informata dai servizi della Commissione in merito ai problemi di ammissibilità relativi all'invito a presentare proposte.

2.6 In primo luogo, il Mediatore ritiene opportuno fare riferimento alle norme applicabili relative alla procedura della borsa Marie Curie. Ai sensi della sezione 1.3 ("Come funziona?") del manuale Marie Curie, questa procedura è suddivisa in cinque fasi: i) la preparazione della proposta, effettuata in stretta collaborazione tra il ricercatore e l'istituto ospitante; ii) la valutazione della proposta; iii) la fase negoziale e la selezione delle proposte; iv) la preparazione del progetto di contratto da parte della Commissione; e v) l'inizio dei lavori.

Nella fase 2 ("Valutazione della proposta"), il manuale afferma che "[a]l più tardi del termine per la presentazione delle domande, viene eseguita una serie di controlli sulla proposta per garantire che essa soddisfi alcuni criteri di base, quali la completezza, l'ammissibilità del richiedente, ecc.

Il Mediatore osserva inoltre che la sezione 4 del manuale stabilisce che "[t]o essere in grado di partecipare a un'azione Marie Curie, deve essere soddisfatta una serie di criteri di ammissibilità. (…) Dopo la scadenza, le proposte presentate saranno verificate per l'ammissibilità. Le proposte che non soddisfano i criteri non saranno sottoposte a valutazione scientifica e saranno respinte. Per essere ammissibili, i criteri devono essere soddisfatti al momento del termine per la presentazione.

I controlli di ammissibilità possono essere effettuati anche dopo la valutazione scientifica, il che può portare al rifiuto in una fase successiva. Questi criteri di ammissibilità saranno verificati sulla base delle informazioni fornite dal richiedente nella proposta. Se in una fase successiva si constata che un criterio di ammissibilità non è soddisfatto (ad esempio a causa di informazioni inesatte o fuorvianti contenute nella proposta), ciò comporterà immediatamente la reiezione della proposta".

2.7 Per quanto riguarda il calendario relativo alla procedura di selezione, il Mediatore osserva che la sezione 2.7 ("Inviti a presentare proposte per l'OIF Marie Curie per il 2003 e il 2004") del programma di lavoro stabilisce un calendario contrattuale per quanto riguarda la valutazione provvisoria. Secondo tale calendario, si è stimato che la valutazione provvisoria sarebbe stata completata entro quattro mesi dalla data di chiusura.

2.8 Tuttavia, il Mediatore osserva che la "valutazione provvisoria", di cui alla sezione 2.7 del programma di lavoro, funge solo da precursore della valutazione scientifica e non comprende l'intera "valutazione della proposta" di cui alla sezione 1.3 del manuale. Va inoltre osservato che la valutazione provvisoria, che di norma dovrebbe essere effettuata entro quattro mesi dalla data di chiusura, non comprende necessariamente l'intera "valutazione dell'ammissibilità", in quanto determinati criteri di ammissibilità potrebbero essere valutati dopo il completamento della valutazione scientifica. In effetti, il criterio di ammissibilità per il conseguimento di un dottorato di ricerca entro il 12 ottobre 2004 non poteva essere completato entro il periodo di quattro mesi della valutazione provvisoria.

2.9 Per quanto riguarda il periodo di tempo trascorso tra la data della domanda del denunciante (ossia il 12 febbraio 2004) e la data in cui l'istituzione ospitante è stata informata della volontà della Commissione di avviare negoziati contrattuali (ossia il 7 settembre 2004), il Mediatore osserva che, dato che la valutazione provvisoria delle proposte avrebbe dovuto essere effettuata entro il 12 giugno 2004, si può dedurre che la valutazione scientifica ha richiesto meno di tre mesi (dal 12 giugno 2004 al 7 settembre 2004). Questo periodo di tempo non è irragionevole data l'evidente complessità delle proposte scientifiche.

2.10 Per quanto riguarda il periodo di tempo trascorso tra l'avvio delle trattative contrattuali e il momento in cui la denunciante è stata informata che la sua domanda non era ammissibile, il Mediatore osserva che la Commissione aveva il diritto di effettuare un controllo approfondito dei criteri di ammissibilità anche dopo l'avvio delle trattative contrattuali. Infatti, come osservato in precedenza, sarebbe impossibile per la Commissione prendere una posizione definitiva in merito al criterio di ammissibilità al dottorato di ricerca fino a dopo il 12 ottobre 2004.

2.11 Il Mediatore osserva che, nel modulo di preparazione dei contatti A3 ricevuto dalla Commissione il 5 ottobre 2004, la denunciante ha indicato che prevedeva di ottenere il dottorato di ricerca il 7 dicembre 2004. Ha inoltre indicato di avere 4 anni di esperienza professionale. Queste informazioni relative all'esperienza professionale, che il denunciante sembra aver fornito sulla base del parere errato ricevuto dal punto di contatto nazionale (8), avrebbero probabilmente indotto in errore la Commissione nel ritenere che il ritardo relativo alla tesi del denunciante non sarebbe stato un fattore decisivo.

2.12 Il Mediatore osserva che solo il 4 febbraio 2004 la Commissione ha chiesto ulteriori informazioni sulle qualifiche del denunciante. Il Mediatore rileva inoltre che si sono verificati ritardi durante la fase negoziale a seguito della presentazione di informazioni incomplete riguardanti i dati bancari da parte dell'istituzione ospitante. In effetti, a seguito di una richiesta presentata il 7 settembre 2004, solo nel dicembre 2004 la Commissione ha ottenuto informazioni bancarie complete e corrette, il che ha consentito di compiere ulteriori progressi nella negoziazione della proposta. Alla luce del fatto che l'istituzione ospitante ha ritardato la comunicazione di tali informazioni fino al dicembre 2004, il Mediatore non ritiene irragionevole che la Commissione abbia chiesto ulteriori informazioni in merito alle qualifiche del denunciante solo il 4 febbraio 2005.

2.13 Sulla base di quanto precede, il Mediatore ritiene che la Commissione non possa essere ritenuta responsabile dei ritardi intervenuti nell'informare la denunciante della sua inammissibilità.

2.14 Per quanto riguarda il fatto che la denunciante non ha presentato domanda per l'invito a presentare proposte del 2005, il cui termine era il 12 febbraio 2005, il Mediatore osserva che la Commissione ha dichiarato che la denunciante era libera di ripresentare la sua domanda prima della scadenza del termine dell'invito a presentare proposte del 2005. La Commissione ha inoltre dichiarato che il denunciante era stato informato dai servizi della Commissione il 4 febbraio 2005 in merito ai problemi di ammissibilità relativi all'invito a presentare proposte del 2004. Secondo la Commissione, sebbene tali informazioni siano state inviate diversi giorni prima della scadenza del successivo invito (ossia il 12 febbraio 2005), non era necessario alcun ulteriore lavoro da parte del denunciante per ripresentare la domanda prima della scadenza del termine per il nuovo invito a presentare proposte.

2.15 Dopo un attento esame degli allegati della denuncia, il Mediatore osserva che, nella sua e-mail del 4 febbraio 2005, il responsabile di progetto della Commissione incaricato delle borse Marie Curie ha dichiarato quanto segue:

"Con riferimento alla negoziazione contrattuale della proposta di cui sopra, indica di avere 48 mesi di esperienza di ricerca a tempo pieno tra la laurea e la data di chiusura della presentazione delle proposte per questa attività (12/02/04)? Dato che la data di laurea è corretta, questo non potrebbe essere il caso, si prega di chiarire?

Se non ha l'esperienza necessaria, può fornirmi la prova che il suo dottorato di ricerca è stato conseguito (o ufficialmente deciso dall'organismo esaminatore) al più tardi entro il 12/10/04? Non appena avrò queste informazioni, potremo procedere con i negoziati."

2.16 Alla luce di quanto precede, il Mediatore ritiene che tale e-mail non abbia esplicitamente informato la denunciante che la sua domanda relativa all'invito a presentare proposte del 2004 era irricevibile, ma abbia sollevato solo alcuni dubbi in merito alla sua domanda. La Mediatrice ritiene che, dato che questa e-mail era solo una richiesta di chiarimenti in merito alla proposta della denunciante, poteva ancora ragionevolmente credere che la sua domanda di invito a presentare proposte per il 2004 fosse ricevibile. In sintesi, la denunciante potrebbe non aver presentato domanda per l'invito a presentare proposte 2005 perché aveva ancora motivo di ritenere che la sua domanda per l'invito a presentare proposte 2004 sarebbe stata ricevibile.

2.17 Il Mediatore ritiene che, istituendo un "comitato di ammissibilità ad hoc" a livello di direzione generale al fine di esaminare il caso del denunciante, la Commissione abbia adottato misure per esplorare soluzioni alternative, nell ' ambito del quadro giuridico applicabile, per quanto riguarda l ' ammissibilità della domanda del denunciante. Il Mediatore osserva, a tale proposito, che il denunciante ha ringraziato la Commissione per il suo aiuto con e-mail del 18 marzo 2005.

Il Mediatore osserva inoltre che il denunciante, in occasione di una conversazione telefonica con i servizi del Mediatore dell'8 novembre 2007, ha inoltre riconosciuto che la Commissione aveva fatto tutto il possibile per cercare di porre rimedio alla situazione. Ha inoltre dichiarato di non voler proseguire le sue accuse nei confronti della Commissione.

2.18 Alla luce di quanto precede, il Mediatore plaude alla Commissione per i suoi sforzi volti a cercare di porre rimedio alla situazione del denunciante e ritiene che non siano necessarie ulteriori indagini sulla presente accusa. Tuttavia, il Mediatore è fiducioso che, nell'interesse dei candidati, vale a dire nell'interesse dei cittadini, la Commissione garantirà che nelle future versioni del manuale sia fatta menzione specifica del fatto che il processo di valutazione può, in circostanze eccezionali, richiedere più di un anno e che i candidati possono pertanto ritenere nel loro interesse presentare domanda anche per il successivo invito a presentare proposte. Inoltre, il Mediatore è fiducioso che la Commissione garantirà che, al fine di evitare malintesi, il manuale specifichi che qualsiasi domanda presentata dai candidati per il successivo invito a presentare proposte non pregiudicherebbe la domanda in esame.

3 Le affermazioni del denunciante

3.1 La denunciante ha sostenuto che la sua domanda per l'invito a presentare proposte dovrebbe essere considerata ammissibile. Ha inoltre sostenuto che, nel caso in cui la sua domanda dovesse essere considerata inammissibile, dovrebbe ricevere un risarcimento danni.

3.2 Nel suo parere, la Commissione ha affermato che, secondo le condizioni stabilite nella versione chiarita dell'invito a presentare proposte del gennaio 2004, la domanda della denunciante era chiaramente inammissibile, in quanto non era in grado di difendere e ottenere il dottorato di ricerca nell'ottobre 2004. La Commissione ha sottolineato che, anche considerando la precedente formulazione della norma relativa al requisito dell'esperienza di ricerca e accettando (ipoteticamente) l'interpretazione errata della norma summenzionata, il denunciante non avrebbe avuto i quattro anni di esperienza di ricerca richiesti entro l'ottobre 2004. Il denunciante avrebbe avuto quattro anni di esperienza nella ricerca solo nel settembre 2005, chiaramente dopo la scadenza del relativo termine.

Per quanto riguarda la seconda argomentazione della denunciante, la Commissione ha dichiarato di aver esaminato tutte le possibili soluzioni al problema relativo alla proposta della denunciante che fossero in linea con i suoi obblighi giuridici e che non vi erano motivi per concedere una compensazione economica alla denunciante, in quanto sono stati compiuti tutti gli sforzi possibili per aiutarla , e, allo stesso tempo, per garantire la corretta attuazione delle norme negoziali.

3.3 Per quanto riguarda l'affermazione della denunciante secondo cui la sua domanda dovrebbe essere considerata ammissibile, il Mediatore osserva che, secondo la versione aggiornata del relativo programma di lavoro, la denunciante, per essere ammissibile, doveva i) avere un'esperienza di ricerca di almeno quattro anni al 12 febbraio 2004 dal conseguimento del diploma universitario che le consentiva di accedere agli studi di dottorato o ii) aver conseguito il dottorato di ricerca al più tardi otto mesi dopo il 12 febbraio 2004, ossia al più tardi prima del 12 ottobre 2004.

3.4 Nel caso di specie, il Mediatore osserva che, per quanto riguarda la prima condizione, dal documento allegato alla denunciante risulta che essa ha ottenuto la DEA, il diploma universitario che le dà accesso agli studi di dottorato, il 20 settembre 2001. Dalla sezione 2.5.3 del programma di lavoro è emerso che, poiché la denunciante non poteva includere la sua DEA di un anno nel calcolo dei quattro anni di esperienza di ricerca, avrebbe acquisito questi quattro anni di esperienza di ricerca il 20 settembre 2005, vale a dire dopo la scadenza del termine per la presentazione delle proposte. Tuttavia, come indicato in precedenza, la denunciante ha ricevuto informazioni fuorvianti dal punto di contatto nazionale francese e ha incluso l'anno corrispondente alla sua DEA nei quattro anni di esperienza di ricerca. Il Mediatore ritiene pertanto che il denunciante non abbia soddisfatto la prima condizione. Per quanto riguarda la seconda condizione, il Mediatore osserva che la denunciante ha ottenuto il dottorato di ricerca dopo il termine pertinente. Pertanto, il Mediatore ritiene ragionevole la posizione della Commissione secondo cui la domanda del denunciante non era ammissibile.

3.5 Sulla base delle considerazioni di cui sopra, il Mediatore conclude che non sembra esservi stata cattiva amministrazione da parte della Commissione per quanto riguarda la prima argomentazione del denunciante.

3.6 Per quanto riguarda la domanda di risarcimento del denunciante, in considerazione della sua conclusione di non cattiva amministrazione e del fatto che, in occasione della conversazione telefonica dell'8 novembre 2007, il denunciante ha informato i servizi del Mediatore di non voler dare ulteriore seguito alla sua denuncia, il Mediatore conclude che non sembra essere necessario proseguire l'indagine su questo aspetto del caso.

4 Conclusione

Sulla base delle indagini del Mediatore su tale denuncia, non sembra esservi cattiva amministrazione per quanto riguarda la prima allegazione e la prima allegazione del denunciante. Per quanto riguarda la seconda asserzione e affermazione del denunciante, non sembrano sussistere motivi per ulteriori indagini. Il Mediatore archivia pertanto il caso.

Tuttavia, il Mediatore formula la seguente ulteriore osservazione:

Il Mediatore ritiene che sia nell'interesse di una buona amministrazione che qualsiasi modifica o chiarimento di un invito a presentare proposte sia apportato in modo da tenere conto dei legittimi interessi dei cittadini. In particolare, è nell'interesse di una buona amministrazione che si compiano tutti gli sforzi ragionevoli per apportare tempestivamente le modifiche o i chiarimenti necessari. In particolare, qualsiasi chiarimento necessario dovrebbe essere apportato in tempo utile per consentire alle parti interessate di adottare le misure necessarie per tener conto di tali modifiche o chiarimenti.

Se una modifica o un chiarimento richiedesse ai candidati di modificare le loro proposte in modo sostanziale, sarebbe certamente necessario che la modifica o il chiarimento fossero resi pubblici considerevolmente prima del termine per l'invito a presentare proposte.

Il Mediatore ritiene che sarebbe utile per la Commissione, in caso di una futura riformulazione significativa del programma di lavoro, sia in relazione a modifiche che a chiarimenti, redigere una breve descrizione della riformulazione sui siti web pertinenti. Inoltre, la Commissione dovrebbe inviare una versione "modifica tracciata" del programma di lavoro alle istituzioni ospitanti e ai punti di contatto nazionali al fine di facilitarne l'individuazione e la comprensione e consentire loro di fornire informazioni accurate ai candidati.

Anche il presidente della Commissione sarà informato di tale decisione.

Cordiali saluti,

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

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(1) "Centre national de la Recherche scientifique" in francese.

(2) Il Mediatore non ha trovato alcun documento contenente tale data nel fascicolo della denuncia.

(3) Il Mediatore osserva che, nella sua denuncia, la denunciante ha dichiarato di aver conseguito il dottorato di ricerca il 15 dicembre 2004.

(4) Cfr. nota 2.

(5) A seconda della data considerata come data di riferimento: 22 o 29 gennaio 2004.

(6) Il Mediatore osserva che delle tre possibili interpretazioni la terza possibile interpretazione, vale a dire che il riferimento a "questa regola" applicata ad entrambi i requisiti, è la più tenue. Se si intendesse applicare il termine di otto mesi a entrambi i requisiti, sarebbe stato più opportuno fare riferimento a "queste norme" piuttosto che a "questa norma".

(7) Il Mediatore osserva che il fascicolo del denunciante contiene uno scambio di e-mail tra il denunciante e il punto di contatto nazionale francese responsabile della gestione delle richieste di informazioni relative alle borse Marie Curie. Il Mediatore osserva che dall'e-mail del 6 gennaio 2004 emerge che la persona responsabile a livello nazionale ha informato la denunciante di aver avuto la possibilità di includere l'anno dedicato alla sua DEA nei quattro anni di esperienza di ricerca richiesti dall'invito a presentare proposte. Il Mediatore, tuttavia, ricorda che, ai sensi della sezione 2.5.3 del programma di lavoro, il periodo di quattro anni inizia solo dopo che il ricercatore è in possesso di un diploma universitario che dà loro accesso agli studi di dottorato - il diploma deve consentire al titolare di intraprendere gli studi di dottorato, senza dover acquisire ulteriori qualifiche. Poiché il completamento di una DEA dà diritto al titolare della DEA di intraprendere studi di dottorato, il Mediatore comprende le osservazioni della denunciante secondo cui ha ricevuto informazioni errate dal punto di contatto nazionale.

(8) Cfr. nota 5.