Fatti all’origine della denuncia

1. Il 25 settembre 2019 il denunciante ha chiesto alla Commissione europea l'accesso del pubblico a tutti i documenti in suo possesso relativi a una scuola alberghiera e di ristorazione spagnola.

2. Il 16 ottobre 2019 la Commissione europea ha informato il denunciante di non essere in possesso di alcun documento pertinente ("decisione iniziale").

3. Il 3 novembre 2019 il denunciante ha presentato alla Commissione europea una richiesta di riesame, la cosiddetta "domanda di conferma".

4. L'8 gennaio 2020 la Commissione ha informato il denunciante di aver individuato sei documenti relativi alla scuola spagnola di gestione alberghiera e della ristorazione riguardanti il programma Erasmus+ ("decisione di conferma"). La Commissione ha rifiutato l'accesso del pubblico ai documenti richiesti sulla base della necessità di tutelare la vita privata e l'integrità delle persone identificate nei documenti ^[1] e della necessità di tutelare gli interessi commerciali della scuola e delle sue organizzazioni partner^[2].

5. Insoddisfatto della risposta della Commissione, il denunciante si è rivolto al Mediatore il 25 marzo 2020.

L'indagine

6. La Mediatrice ha avviato un'indagine sulla denuncia secondo cui la Commissione europea avrebbe erroneamente rifiutato l'accesso del pubblico ai documenti richiesti.

7. Nel corso dell'indagine, il gruppo di indagine della Mediatrice ha contattato la Commissione e ha chiesto copie dei documenti richiesti, che la Commissione ha fornito il 16 aprile 2020.

Risposta della Commissione europea al denunciante

Tutela della vita privata e dell'integrità dell'individuo

8. La Commissione ha osservato che i documenti richiesti contengono dati personali, quali nomi, recapiti e firme manoscritte del personale e dei rappresentanti della scuola di gestione alberghiera e della ristorazione in questione e delle sue organizzazioni partner coinvolte nei progetti Erasmus+.

9. La Commissione ha spiegato che il denunciante non aveva dimostrato la necessità di trasmettere i dati personali, come richiesto dalle norme dell'UE in materia di protezione dei dati. Essa ha rilevato che tale necessità deve servire a uno scopo specifico e che tale scopo specifico deve essere nell’interesse pubblico. Inoltre, la Commissione ha affermato che esisteva un rischio reale e non ipotetico che la divulgazione dei dati personali pregiudicasse la vita privata degli interessati, pregiudicasse i loro interessi legittimi ed esponesse questi ultimi a contatti esterni non richiesti.

Tutela degli interessi commerciali di una persona fisica o giuridica

10. La Commissione ha spiegato che i documenti sono domande presentate nell'ambito di un invito a presentare proposte di progetti nell'ambito del programma "Erasmus +". Essi contengono una descrizione dettagliata dei compiti e dei piani di attuazione dei progetti. Essi contengono inoltre informazioni sulla ripartizione interna dei compiti, sulla loro distribuzione tra i partner del progetto e sulla descrizione dei risultati dei progetti. I documenti forniscono anche informazioni di bilancio, come i costi stimati dei progetti.

11. La Commissione ha sottolineato che la divulgazione al pubblico dei documenti richiesti pregiudicherebbe chiaramente gli interessi commerciali di coloro che partecipano ai progetti. Ad esempio, darebbe un indebito vantaggio ai potenziali concorrenti che presentano domanda di sovvenzione nel quadro del programma Erasmus+.

12. La Commissione ha osservato che il denunciante non aveva fatto riferimento ad alcun interesse pubblico prevalente che potesse giustificare la divulgazione al pubblico dei documenti richiesti. La Commissione ha aggiunto di non essere in grado di individuare essa stessa un interesse pubblico prevalente che possa giustificare la divulgazione al pubblico dei documenti richiesti.

Valutazione del Mediatore

Per quanto riguarda la tutela della vita privata e dell'integrità delle persone

13. I dati personali sono tutte le informazioni relative a una persona identificata o identificabile.^[3] Pertanto, i nomi, i dati di contatto e le firme manoscritte dei rappresentanti della scuola di gestione alberghiera e della ristorazione e di terzi sono dati personali.

14. Se viene presentata una richiesta di accesso del pubblico a documenti contenenti dati personali, l'eventuale divulgazione deve essere valutata con riferimento alle norme dell'UE in materia di protezione dei dati personali^[4].

15. Ai sensi della legislazione dell'UE in materia di protezione dei dati^[5], la Commissione deve seguire un'analisi in tre fasi prima di poter accogliere una richiesta di pubblicazione dei dati personali. In primo luogo, il destinatario deve dimostrare la necessità di trasferire i dati per una finalità specifica di interesse pubblico. In secondo luogo, non vi deve essere motivo di ritenere che un siffatto trasferimento possa ledere gli interessi legittimi dell’interessato. In terzo luogo, il titolare del trattamento (la Commissione) deve dimostrare che è proporzionato trasmettere i dati personali per tale finalità specifica, dopo aver soppesato i vari interessi concorrenti.

16. Dai documenti forniti al Mediatore risulta che il denunciante non ha sollevato alcuna argomentazione sul motivo per cui ritiene che vi sia una necessità specifica di trasferire a lui i dati personali contenuti nei documenti richiesti.

17. Inoltre, la Mediatrice concorda con la Commissione sul fatto che esiste un rischio reale e non ipotetico che la divulgazione dei dati personali possa compromettere la vita privata degli interessati, pregiudicarne il legittimo interesse ed esporli a contatti esterni non richiesti, anche da parte del denunciante. Il Mediatore trae questa conclusione sulla base delle ampie comunicazioni che ha ricevuto dal denunciante, che illustrano la difficile natura del suo rapporto con la scuola.

18. Alla luce di quanto precede, il Mediatore ritiene che la Commissione europea fosse legittimata a rifiutare l'accesso ai dati personali contenuti nei documenti.

Sulla tutela degli interessi commerciali di una persona fisica o giuridica

19. La giurisprudenza dell'UE^[6] stabilisce che i documenti presentati nell'ambito di una procedura di gara possono, per loro natura, contenere informazioni tecniche ed economiche riservate sul richiedente prescelto. In particolare, informazioni sulle competenze e sui metodi di lavoro di tale richiedente, sul know-how, sull’organizzazione interna, sui costi e sui prezzi proposti. Pertanto, esiste una presunzione generale secondo cui la divulgazione di tali documenti pregiudicherebbe, in linea di principio, la tutela degli interessi commerciali^[7].

20. Il Mediatore ha esaminato i documenti in questione nel presente caso. Essi contengono descrizioni dettagliate del progetto e informazioni sulla sua attuazione per fasi, sui partner coinvolti, nonché informazioni finanziarie riguardanti le cifre di bilancio stimate e i costi del progetto. Se divulgate, queste informazioni potrebbero essere utili a persone che cercano di ottenere finanziamenti simili in futuro, pregiudicando così, in un processo competitivo, i legittimi interessi commerciali della scuola e, potenzialmente, altri.

21. Il Mediatore concorda pertanto con la Commissione sul fatto che esiste un rischio reale e non ipotetico che l'accesso del pubblico ai documenti pregiudichi gli interessi commerciali delle entità interessate.

22. Il Mediatore non ha individuato alcun interesse pubblico prevalente alla divulgazione.

23. Il Mediatore ritiene pertanto che la Commissione fosse legittimata a rifiutare l'accesso ai documenti richiesti per tutelare gli interessi commerciali della scuola e di altri soggetti che partecipano ai progetti.

Conclusione

Sulla base dell'indagine, il Mediatore archivia il caso con la seguente constatazione:

Non vi è stata cattiva amministrazione da parte della Commissione nel rifiutare l’accesso del pubblico ai documenti richiesti.

Il denunciante e la Commissione europea saranno informati della presente decisione.

Emily O'Reilly

Mediatore europeo

Strasburgo, 01/07/2020

[1] Articolo 4, paragrafo 1, lettera b), del regolamento (CE) n. 1049/2001 relativo all'accesso del pubblico ai documenti del Parlamento europeo, del Consiglio e della Commissione, disponibile all'indirizzo: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/ALL/?uri=celex%3A32001R1049.

[2] Articolo 4, paragrafo 2, primo trattino, del regolamento 1049/2001.

[3] Articolo 3, paragrafo 1, del regolamento (UE) 2018/1725 sulla tutela delle persone fisiche in relazione al trattamento dei dati personali da parte delle istituzioni, degli organi e degli organismi dell'Unione e sulla libera circolazione di tali dati, disponibile all'indirizzo: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32018R1725.

[4] Sentenza della Corte (Grande Sezione) del 29 giugno 2010, Commissione/Bavarian Lager, C-28/08 P, ECLI:EU:C:2010:378, punto 59.

[5] Articolo 9, paragrafo 1, lettera b), del regolamento 2018/1725.

[6] Sentenza del Tribunale (Seconda Sezione) del 26 marzo 2020, causa T-734/17, ViaSat, Inc./Commissione europea, causa T-734/17, ECLI:EU:T:2020:123, punto 59.

[7] Cfr. nota 6, punto 51.