A panaszos, egy Z országban működő kutatóintézet, a hetedik kutatási és technológiafejlesztési keretprogram keretében részt vett egy uniós finanszírozású projektben. Miután egy ellenőrzés feltárt néhány szabálytalanságot, a Bizottság több mint 500 000 EUR visszafizettetésére törekedett a panaszossal. A panaszos ezt követően pontosította a projekt során felmerült költségeket. Ez arra késztette a Bizottságot, hogy közel 200 000 euróval csökkentse a visszafizetési felszólítást. A panaszos azonban nem volt elégedett, ezért panaszt nyújtott be az európai ombudsmanhoz.

Az ombudsman megvizsgálta a kérdést, és megállapította, hogy az ellenőrök egyes megállapításai több bizonytalanságon alapultak. Mivel a szóban forgó legfontosabb kérdés a projekt tényleges kezdési időpontjának meghatározása volt, az ombudsman azt javasolja, hogy a Bizottság konzultáljon szakértővel az ellenőrök e tekintetben tett megállapításainak ellenőrzése érdekében, vagy rendeljen el technikai ellenőrzést az általános feltételek II.23. cikke alapján.

A panasz előzményei

1. A panaszos, egy kutatóintézet, részt vett egy, az EU által a 2008–2012-es időszakra vonatkozó hetedik kutatási és technológiafejlesztési keretprogram (FP7) keretében finanszírozott együttműködési projektben. A panaszos a projektet működtető konzorcium tagja volt.  

2. A konzorcium egyes tagjainak ellenőrzését követően az Európai Bizottság számos problémát tárt fel. Ezt követően kiterjesztette az ellenőrzés hatókörét más konzorciumi partnerekre is. Ennek megfelelően a panaszost 2013. január 21. és 24. között ellenőrizték. Ez az ellenőrzés hibákat tárt fel a panaszos által igényelt támogatható költségekben, amelyek összege meghaladta az 500 000 EUR-t. A Bizottság 2013 júniusában megküldte a panaszosnak az ellenőrzési jelentés tervezetét, és felkérte a panaszost, hogy nyújtsa be észrevételeit. A panaszos vitatta az ellenőrök megállapításait, és részletes magyarázatokkal és további bizonyítékokkal szolgált. A Bizottság ezt követően felülvizsgálta ellenőrzésijelentés-tervezetét, és közel 200 000 EUR-val csökkentette a nem engedélyezett összeget. A felülvizsgálatot követő változásokat belefoglalták a végleges ellenőrzési jelentésbe, amelyet 2014. január 8-án megküldtek a panaszosnak. A panaszos elégedetlen volt, és az ombudsmanhoz fordult.

A vizsgálat

4. Az ombudsman vizsgálatot indított a panasszal kapcsolatban, és a következő állítást és állítást azonosította:

A végleges ellenőrzési jelentésben szereplő ellenőrzési megállapítások hibásak.

A Bizottságnak felül kell vizsgálnia végleges ellenőrzési jelentését, vagy meg kell indokolnia, hogy a panaszos érvei miért nem indokolják a felülvizsgálatot.

5. 2015. január 30-án az ombudsman kikérte a Bizottság véleményét a panasszal kapcsolatban. A Bizottság a vélemény benyújtási határidejének két alkalommal történő elhalasztását kérte, amelyre végül 2015. július 1-jén került sor.

6. Ezt követően az ombudsman megkapta a panaszos észrevételeit a Bizottság véleményére válaszul. Előzetes értékelése figyelembe veszi a felek által előadott érveket és véleményeket.

7. A véleménnyel kapcsolatos észrevételeiben a panaszos számos új állítást és állítást nyújtott be. Mivel a Bizottságnak nem volt alkalma észrevételeket tenni ezekkel kapcsolatban, mivel a panaszos a Bizottság véleményének kézhezvételét követően vetette fel ezeket a kérdéseket, az ombudsman úgy határozott, hogy ezeket a nyilatkozatokat nem foglalja bele elemzésébe.

Az ombudsman előzetes értékelése

8. Az ombudsman nincs abban a helyzetben, hogy alternatív ellenőrzést végezzen a panaszos projektjének pénzügyi irányítására vonatkozóan. A Bizottság feladata, hogy pénzügyi ellenőrzést végezzen, és eldöntse, hogy milyen mértékben kell követni az ellenőrök ajánlásait. Az ombudsman bevett gyakorlatával ^[1] összhangban az ombudsman értékelése ezért annak megállapítására összpontosít, hogy a Bizottság álláspontja észszerű volt-e, betartották-e a hatályos eljárásokat, és hogy a panaszos kielégítő magyarázatot kapott-e.

9. Ez a kifogás különösen összetett. A panaszos számos olyan szempontot azonosított, amelyekkel állítása szerint sem a könyvvizsgálók, sem a Bizottság nem foglalkozott megfelelően. Az ombudsman mindezeket a szempontokat külön fogja kezelni, kezdve azoknak a szempontoknak az elemzésével, ahol nem talál hivatali visszásságot (A. RÉSZ), és lezárva a megoldási javaslatot azoknak a szempontoknak a kezelésével (B. RÉSZ), ahol hivatali visszásságot talált.

A. RÉSZ (nem találtak hivatali visszásságot)

i. A tudományos munka minősége

10. A panaszos megjegyezte, hogy a Bizottság megkérdőjelezte a panaszos személyzete által a projektben végzett tudományos munka minőségét. Véleményében azonban a Bizottság előadta, hogy az ellenőrök nem kérdőjelezték meg a panaszos projekthez való hozzájárulásának minőségét. Megismételte, hogy a költségeket pusztán azért minősítették nem támogathatónak, mert nem feleltek meg a költségek támogathatóságára vonatkozó formai kritériumoknak.

12. Az ombudsman elfogadja, hogy az ellenőrök bírálták a projekt nem megfelelő pénzgazdálkodását és a támogatási megállapodás követelményeinek való meg nem felelést. Az elvégzett munka minősége nem volt kérdéses. Az ombudsman arra a következtetésre jutott, hogy a panaszos érvelése ezért az ügy szempontjából nem releváns.

ii. Az ideiglenes alkalmazottak költségei

• W. úr

13. A Bizottság kifejtette, hogy mivel a W. úr munkájára vonatkozó munkaidő-nyilvántartások – a hetedik keretprogram közvetett cselekvéseivel kapcsolatos pénzügyi kérdésekről szóló útmutatóval ellentétben – nem tartalmazták az elvégzett feladatok leírását, az ellenőrök alternatív bizonyítékokra támaszkodtak, amelyek azt mutatták, hogy W. úr üledékmintavételi tevékenységeket végzett. Az üledékmintavételi tevékenységek nem szerepeltek a munkacsomagot igénylő fő tevékenységek között. Így a könyvvizsgálók csak a költségek részleges megtérítését hagyták jóvá. A doktori képzés tandíjának költsége csak akkor fogadható el, ha a kutatómunkát kizárólag a projektek céljainak elérése érdekében végezte . Mivel a PhD-tevékenységek nem feleltek meg ezeknek a követelményeknek, a költségeket elutasították.

14. A panaszos azt állítja, hogy a Bizottság projektfelelőse 2011. február 8-i e-mailjében kifejtette, hogy elvben a személyzettel kapcsolatos költségek (beleértve a PhD tandíjat is) igényelhetők. E biztosíték ellenére ezeket a költségeket nem tekintették támogathatónak. A panaszos továbbá azzal érvelt, hogy W. a projekt teljes munkaidős alkalmazottja volt, és így hosszabb ideig dolgozott a projekten, mint más kutatók (akik [átlagosan] munkaidejük legfeljebb 50 %-át töltötték a projektben). A panaszos azzal is érvelt, hogy W. úr munkája elengedhetetlen a projekthez.

15. A panaszos azt állította, hogy bár az üledékmintavétel csak egyike volt a W. által végzett számos tevékenységnek, a könyvvizsgálók ismeretlen okokból választották ki azt az önéletrajzából. W. három dokumentum társszerzőjeként is megjelenik, amelyek közül csak egy kapcsolódik az üledékekhez, és nem szerepel a projekthez kapcsolódó dokumentumként. A másik kettő a projekttechnológia szárazföldi alkalmazásával és az ipari hulladék jellemzésével foglalkozik, mindkettő összhangban van a projekt egyik célkitűzésével, amely a technológia más területekre történő átadása lehetőségeinek feltárása volt.

16. A panaszos előadta továbbá, hogy W. doktori disszertációja, amelyre a könyvvizsgálók hivatkoztak, valójában nem az ő doktori disszertációja volt, hanem egy egyetemi disszertáció, amelyet 2009-ben, azaz a projekt megkezdése előtt fejezett be. A Bizottság továbbá arra a következtetésre jutott, hogy a projekt során üledékelemzéseken dolgozott, bár mind a panaszos, mind a Bizottság egyetért abban, hogy a nagy üledékmintavételi kampány és elemzés jóval azelőtt befejeződött, hogy W. úr 2010 januárjában megkezdte volna a projekttel kapcsolatos munkát.

17. Az ombudsman rámutat, hogy a rendelkezésre álló dokumentumok azt mutatják, hogy bár a panaszos benyújtotta a Bizottságnak W. úr önéletrajzát, az ellenőrök megállapításaira válaszul nem fejtette ki, hogy a PhD miért volt releváns, és hogyan járult hozzá a projekthez. Annak ellenére, hogy a panaszos észrevételeiben rámutatott arra, hogy az ellenőrök W. egyetemi disszertációjára támaszkodtak, nem pedig doktori disszertációjára, nem hozta nyilvánosságra vagy magyarázta meg doktori kutatási javaslatát a Bizottságnak, ami tisztázhatná ezt a vitatott kérdést.

18. A fentiek fényében az ombudsman nem érti, hogy a panaszos miért véli úgy, hogy a Bizottság által a projektfelelős 2011. február 8-i e-mailjében rendelkezésére bocsátott információkat W. úr PhD-költségei jóváhagyásának kell tekinteni. A szóban forgó önéletrajza üledékmintavételt és számos elemzési módszert tartalmaz, azonban nem fejti ki részletesebben a projekt érdekében végzett tevékenységeket. Az ombudsman ezért előzetesen úgy véli, hogy a panaszos által e tekintetben felhozott érvek, amelyek szerint a W. doktori fokozatával kapcsolatos költségeket el kell fogadni, nem meggyőzőek.

• Egyéb ideiglenes alkalmazottak

19. A Bizottság kifejtette, hogy egyes ideiglenes alkalmazottak esetében nem álltak rendelkezésre munkaidő-nyilvántartások, és a panaszos nem nyújtott be alternatív bizonyítékot az igényelt költségek alátámasztására. Ilyen körülmények között a Bizottság megjegyezte, hogy a bejelentett költségek nem tulajdoníthatók közvetlenül a projektnek, amint azt a GC II.15. cikkének (1) bekezdése előírja. Következésképpen az ellenőröknek a bejelentett költségeket "nem elszámolhatóként" kellett elutasítaniuk.

20. A panaszos azzal érvelt, hogy az ideiglenes projektszemélyzet munkáját nem mindig rögzítették munkaidő-nyilvántartásokban "a jelenlegi szabályozások és értelmezések alapján". Ezenkívül nem kapott lehetőséget arra, hogy bemutassa az ellenőröknek az ideiglenes projektszemélyzettel kapcsolatos alternatív bizonyítékokat.

21. Az ombudsman megjegyzi, hogy a panaszos lehetőséget kapott arra, hogy W. úr munkájával kapcsolatban munkaidő-nyilvántartás helyett alternatív bizonyítékokat nyújtson be. Ezenkívül a Törvényszék II.15. cikkének (1) ^{bekezdése [2],} valamint a hetedik keretprogram közvetett cselekvéseivel kapcsolatos pénzügyi kérdésekről szóló útmutató ^[3] ajánlásai előírják, hogy amennyiben nem állnak rendelkezésre munkaidő-nyilvántartások, alternatív bizonyítékot kell szolgáltatni. A panaszos nem élt ezzel a lehetőséggel. Ehelyett annak kijelentésére szorítkozott, hogy az ideiglenes alkalmazottak esetében nincs szükség ilyen munkaidő-nyilvántartásra. Mivel a Bizottság nem kapott további vagy alternatív bizonyítékot, az ombudsman megjegyzi, hogy a Bizottság álláspontja ésszerű.

iii. A kutatásvezetővel szembeni rossz bánásmód

22. A Bizottság azt mondta, hogy jól működött együtt a panaszos vezető kutatójával. Tagadta, hogy helytelenül bánt volna vele. Elismerte azonban, hogy talán nem érezte jól magát, amikor a könyvvizsgálók közölték feletteseivel azt a tényt, hogy nem bocsátotta rendelkezésre az összes releváns információt, és hogy a projektben részt vevő másik partner bérelte fel bizonyos munkák elvégzésére.

23. A panaszos azzal érvelt, hogy az ellenőrzés során a kutatásvezetőt közvetlenül vagy közvetve azzal vádolták, hogy csalás elkövetésének szándékával elrejtette az információkat. Azzal vádolták, hogy eltitkolta azt a tényt, hogy a konzorcium egy másik partnerének dolgozott, mivel e tevékenységek nem szerepeltek a munkaidő-nyilvántartásában.

24. A panaszos azt is kifejtette, hogy a kutatásvezetőt a konzorcium egy másik partnere fizette ki kiadói anyagok (könyvek) elkészítéséért, amelyeknek társszerzője. A könyvvizsgálók megkapták a szerzői jogi szerződések másolatait. Ezt a munkát, amint azt a panaszos állította, szabadidejében végezte, így azt nem tudta és nem is volt köteles bejelenteni a munkaidő-nyilvántartásában. Nem volt köteles beszámolni a projekttel kapcsolatos munkán kívüli tevékenységekről, mivel azok nem kapcsolódtak a panaszos Intézeténél végzett feladataihoz, illetve nem avatkoztak be azokba. A panaszos azt is megjegyezte, hogy az ellenőrök téves információkat és nyilatkozatokat kaptak, ami félrevezető következtetéshez vezetett. Ezenkívül észrevételeiben a panaszos ragaszkodott ahhoz, hogy vezető kutatóját e következtetések miatt súlyosan hiteltelenítették tudósként. Ennek eredményeként kizárták egy több mint 10 millió EUR értékű uniós finanszírozású projektből, és a konzorcium egy másik partnerével való együttműködése megszűnt.

25. Az ombudsman megjegyzi, hogy a 2013. július 11-i levélben előírt ellenőrzésijelentés-tervezettel kapcsolatos észrevételeiben, valamint a panaszosnak a Bizottság véleményével kapcsolatos észrevételeiben a panaszos elismerte, hogy pontatlan nyilatkozatot nyújtott be az ellenőröknek a kutatásvezetője által végzett egyéb tevékenységekről. Ez a vitatott kijelentés, nem pedig a Bizottság magatartása, félreértéshez vezetett. Az ombudsman azt is megjegyzi, hogy a panaszos nem nyújtott be bizonyítékot annak bizonyítására, hogy a Bizottságnak a kutatásvezetővel kapcsolatos észrevételei tiszteletlenek voltak. Érdemi bizonyítékok hiányában az ombudsmannak nincs oka azt feltételezni, hogy a Bizottság szolgálatai bármilyen módon rosszul bántak volna a kutatásvezetővel.

iv. A házon belüli tanácsadóval, Y. úrral kapcsolatos költségek.

26. A Bizottság úgy ítélte meg, hogy a panaszos által a belső tanácsadó, Y. számára igényelt költségek konkrét outputok/termékek szállításán alapultak, nem pedig a bejelentett munkaidőn, amint azt a hetedik keretprogram közvetett cselekvéseivel kapcsolatos pénzügyi kérdésekről szóló útmutató előírja. Mivel ezek a költségek nem feleltek meg a belső tanácsadók munkaidejének elismerésére vonatkozó összes kumulatív kritériumnak ^[4], azokat alvállalkozói költségeknek tekintették. A projekt azonban nem irányozta elő az alvállalkozói feladatokat, amint azt a GC II.7.2. cikke előírja. Következésképpen a Bizottság elutasította azokat.

27. A panaszos azon a véleményen volt, hogy a belső tanácsadó költségei a személyzeti költségek részét képezik, kivéve, ha a támogathatósági ellenőrzés ennek ellenkezőjét bizonyítja.  Azt is előadta, hogy "amennyiben ezeket a költségeket alvállalkozói költségekként kell besorolni, támogathatónak kell lenniük (kivéve a közvetett költségeket), mivel a költségvetést át lehet csoportosítani a különböző tevékenységek között, amennyiben a munkát az I. mellékletben előírtak szerint végzik el". A panaszos továbbá azzal érvelt, hogy a hetedik keretprogram közvetett cselekvéseivel kapcsolatos pénzügyi kérdésekről szóló útmutató kifejezetten megemlíti az I. mellékletben nem szereplő kisebb szolgáltatások alvállalkozási költségeinek igénylésének lehetőségét.

28. Az ombudsman megjegyzi, hogy a GC II.7.2. cikkében előírtak szerint a támogatási megállapodás I. mellékletében („A munka leírása”) meg kell jelölni a harmadik felek igénybevételét vagy az alvállalkozásba adást. Ellenkező esetben az igényelt költségeket nem támogathatónak kell tekinteni. Mivel a projekt alvállalkozásba adása nem szerepelt a munka leírásában, a panaszos beadványa nem tűnik meggyőzőnek. Ha egy ilyen intézkedés a projekt időtartama alatt szükségesnek bizonyul, a kedvezményezettnek a támogatási megállapodás módosításának formájában jóváhagyást kell kérnie. A rendelkezésre álló bizonyítékok azonban azt mutatják, hogy a panaszos nem élt ezzel a lehetőséggel. Az ombudsman ezért megjegyzi, hogy a Bizottságnak az alvállalkozói tevékenységek költségeinek elutasítására vonatkozó magyarázata ésszerű.

v. Az akkumulátor költsége

29. Az ombudsman megjegyzi, hogy az ellenőrzési jelentés tervezete tartalmazott egy nyilatkozatot, amely szerint egy elemre vonatkozóan nem állt rendelkezésre egy 38 121,90 HRK (körülbelül 5000 EUR-nak megfelelő) összegű számla. A panaszos ezt követően benyújtotta a Bizottságnak a fő akkumulátorra vonatkozó számla másolatát. Következésképpen a végleges ellenőrzési jelentésből egyértelműen kiderül, hogy a fő akkumulátor költségét elfogadták.

30. Az ombudsman tisztázni kívánja azokat a zavarokat, amelyek egy másik elem, illetve akkumulátor költségének elutasításával kapcsolatban merültek fel. A végleges ellenőrzési jelentésben, valamint az ombudsmannak küldött véleményében a Bizottság valójában egy másik elemre, 629,01 EUR-ra hivatkozott. Az elem költségét elutasították, mivel a panaszos nem adott magyarázatot annak kiadásaira vonatkozóan. Észrevételeiben a panaszos a „fő” elem költségével foglalkozott (amelyről 38 121,90 HRK összegű számlát nyújtott be), amelynek költségeit elfogadták.  A fentiekre tekintettel az ombudsman nem találja indokoltnak az ügy további vizsgálatát.

vi. Árfolyamkülönbség

31. Az eltérő átváltási árfolyamot illetően az Ombudsman hangsúlyozni kívánja, hogy vizsgálata során a Bizottság sikeresen elfogadta a panaszos érveit. Bocsánatot kért továbbá az ellenőrzések során elkövetett hibáért, és a panaszos megelégedésére megfelelő kiigazításokat tett. Így az ombudsman meggyőződött arról, hogy a Bizottság rendezte a panasz e szempontját.

vii. Az ellenőrzési munka időkerete

32. A Bizottság előadta, hogy az ellenőrzésre 2013. január 21. és 24. között került sor, amely 4 ellenőrzési napot foglal magában, ami hasonló a projekt többi fő partnerével kapcsolatban végzett ellenőrzések számához. Elegendőnek tartotta az ellenőrzés időkeretét.

33. A panaszos azzal érvelt, hogy az ellenőrök utazásának megszervezése miatt a tényleges ellenőrzést 2 nap és több óra alatt végezték el. A Bizottság által említett, 2013. január 24-i kilépési ülés mindössze 20 percet vett igénybe. Ezért a panaszos úgy véli, hogy nem volt elegendő idő az előzetes megállapítások megvitatására, és hogy az ellenőrzési időkeret nem volt elegendő a projekt dokumentációjának megfelelő vizsgálatához. Ugyanakkor a panaszos úgy véli, hogy az ezt követő, ellenőrzéssel kapcsolatos eljárás jelentősen tovább tartott a szükségesnél vagy észszerűnél.

34. Ami az ellenőrök helyszíni munkájára fordított időt illeti, az ombudsman nem talál okot arra, hogy kétségbe vonja, hogy a Bizottság szolgálatainak több erőforrást kellett volna felhasználniuk és bővíteniük kellett volna a helyszíni munkát. Hangsúlyozni kell, hogy a könyvvizsgálók munkája nemcsak a helyszíni munkát foglalja magában, hanem a pénzügyi dokumentumok és alternatív bizonyítékok több órás ellenőrzését is. Ezért a panaszos azon érve, hogy az ellenőrzés időkerete nem volt elegendő, nem meggyőző. A fentiek fényében az ombudsman megjegyzi, hogy a Bizottság ésszerű módon rendelt forrásokat a panaszos ellenőrzéséhez.

viii. pont Közvetett költségek

35. A közvetett költségekre alkalmazandó szabályokat illetően kijelentik, hogy amennyiben a közvetett költségekre vonatkozó tényleges kiadások nem állapíthatók meg, a kedvezményezetteknek a kedvezményezett jellegétől függően 20 %-os vagy 60 %-os átalánymódszert kell alkalmazniuk. Ez utóbbi, a vonatkozó támogathatósági kritériumok teljesítése esetén alkalmazandó mértéket kizárólag nonprofit közintézmények, közép- és felsőfokú oktatási intézmények, kutatási szervezetek és kkv-k számára tartják fenn, analitikus számviteli rendszer nélkül, és olyan finanszírozási rendszerekhez rendelik, amelyek kutatást és technológiafejlesztést foglalnak magukban. Az ombudsman megjegyzi, hogy elvileg mind a panaszos észrevételeiben, mind a Bizottság véleményében végső soron egyetért az alkalmazandó szabályokkal, ezért úgy tűnik, hogy a jelen vizsgálat e szempontja megoldódott.

ix. pont A bűnösség vélelmével való eljárás

36. Véleményében a Bizottság megjegyezte, hogy feladataik ellátása során minden ellenőrnek be kell tartania egy etikai kódexet. Azt is megállapította, hogy az összes költségelutasításra a támogatási megállapodásban meghatározott egyértelmű kritériumok alapján került sor, míg az ellenőrzési eredményeket a panaszostól kapott kiegészítő információk alapján kiigazították.

37. A panaszos viszont azt állította, hogy az időkorlátok és a tevékenységek végrehajtásának keretére vonatkozó információk hiánya miatt több alkalommal is előfordultak félreértelmezések vagy félreértések.

38. Az ombudsman megjegyzi, hogy észrevételeiben a panaszos egyetértett azzal, hogy az ellenőrök tiszteletben tartják az etikai kódexet, de ragaszkodott ahhoz, hogy a kétértelmű helyzetek a bűnösség vélelmét keltsék. Ebben az összefüggésben az ombudsman megállapítja, hogy a könyvvizsgálóknak az ellenőrzési jelentésekben szereplő nyilatkozatai és a panaszossal folytatott levelezés nem támasztja alá a bűnösség vélelmét a panaszossal vagy személyzetének tagjaival szemben. A Bizottság magatartása nem mutatta a kutatásvezetővel vagy a panaszos szolgálataival szembeni elfogultság vagy rossz bánásmód jeleit. Ennél is fontosabb, hogy az ellenőrök munkájának nem az volt a célja, hogy azonosítsák a csalások előfordulását, hanem az, hogy ellenőrizzék a projekt során felmerült költségek támogathatóságát. A fentiek fényében az ombudsman arra a következtetésre jutott, hogy a panaszos fenti érvei megalapozatlanok.

(x) Berendezések és fogyóeszközök

39. A Bizottság megjegyezte, hogy a tartós berendezések beszerzési költsége elszámolhatónak tekinthető, ha az értékcsökkenési költséget is figyelembe veszik. A panaszos azonban a berendezés teljes beszerzési költségét jelentette be, nem pedig az intézkedés végrehajtása során elszámolt értékcsökkenési költségeket. Ezért az ellenőrök elutasították a támogathatóként bejelentett költségeket, amennyiben azok meghaladták a tevékenység időtartama alatt a berendezés hasznos élettartama alapján kiszámított értékcsökkenési költségeket. A panaszos azonban nem értett egyet a Bizottságnak az értékcsökkenési eljárás alkalmazására vonatkozó magyarázatával.

40. Az ombudsman rámutat arra, hogy a hetedik keretprogram pénzügyi kérdéseiről szóló útmutatóval összhangban a közvetett cselekvések esetében a projektekhez beszerzett berendezések költségei főszabály szerint nem téríthetők vissza automatikusan teljes egészében. E költségek Bizottság általi elfogadását az értékcsökkenési eljárás alapján hagyják jóvá, amely megfelel a berendezés értékcsökkenésének a hasznos gazdasági élettartam azon részében, amely az adott projekt hatálya alá tartozik. Mindezek alapján a végleges ellenőrzési jelentésben a könyvvizsgálók megállapították, hogy a panaszos a nem pénzügyi eszközök beszerzésével kapcsolatos kiadások készpénzalapú elszámolásán dolgozik. A hetedik keretprogram pénzügyi kérdéseiről szóló útmutató II.15. cikke (1) bekezdésének c) pontja szerint a közvetett cselekvések értelmében készpénzalapú elszámolás esetén, ha a berendezéseket általában költségként számolják el a kedvezményezett számláin, és ez a számviteli módszer összhangban van a nemzeti számviteli szabályozással/jogszabályokkal, bizonyos feltételek mellett elfogadható, hogy a teljes beszerzési költséget a projektre terheljék az érintett időszakban. Az egyik feltétel az, hogy a berendezésnek csak a projektben használt része számítható fel. Figyelembe kell venni a felhasználás mértékét, beleértve a felhasznált százalékos arányt és az időtartamot. Abban az esetben, ha bizonyos berendezések és fogyóeszközök megoszlanak a projektek között, csak a vonatkozó fellépésre felhasznált rész számítható fel az adott projektre. Így a panaszosnak a fogyóeszközök költségeinek igénylésére vonatkozó említett rendelkezésekre vonatkozó értelmezése csak akkor lenne helyes, ha a berendezést kizárólag a projekt időtartama alatt használták. Az ellenőrök azonban megállapították, hogy a szóban forgó berendezések hosszabb ideig tartottak, mint a projekt időtartama, így a teljes beszerzési költséget nem lehetett fedezni.

41. Az ombudsman azt is megjegyzi, hogy a panaszos megemlítette, hogy a projekt során konzultált a Bizottság műszaki szakértőjével a szükséges berendezések igényelt költségeiről, mivel ez a konkrét kérdés nem volt egyértelmű. Az ombudsmannak továbbított dokumentumokban (az ombudsmanhoz benyújtott panasz 1. melléklete) azonban a panaszos azt állította, hogy a technikai szakértő, aki állítólag azt javasolta, hogy a költségek teljes egészében igényelhetők legyenek, amennyiben azok megoszlanak a projektek között, nem rendelkezik elegendő szakértelemmel a pénzügyi kérdések tekintetében. A panaszos mindenesetre azt állítja, hogy ezt a következtetést a projekt előrehaladásával foglalkozó 2010. december 17-i találkozó jegyzőkönyvének megfelelően a Bizottság projektfelelősének kellett volna ellenőriznie. Az ombudsman azonban sem a panaszos, sem a Bizottság részéről nem kapott megerősítést az állítólagos bizottsági szakértő nyilatkozatának ellenőrzéséről.

42. A fenti megfontolások fényében az ombudsman nem talált olyan bizonyítékot, amely alátámasztaná a panaszos azon állítását, hogy a könyvvizsgálók hibát követtek el, amikor az értékcsökkenési eljárást alkalmazták a berendezés részének és a projektre fordított időnek a kiszámítására.

(xi) Konferenciákkal kapcsolatos költségek

43. A Bizottság előadta, hogy az általános megállapodás I. melléklete egyértelműen kimondja, hogy a terjesztési tevékenységek csak a projekt megkezdését követő 8 hónap elteltével kezdődhetnek meg. Következésképpen a 8. hónap előtt végzett terjesztési tevékenységekhez kapcsolódó költségeket nem engedélyezték. A Bizottság kijelentette, hogy mivel azok a projekt keretében végzett terjesztési tevékenységek végrehajtási időszaka előtt merültek fel, nem tulajdoníthatók a projektnek. Ezért elutasította a projekt terjesztésével kapcsolatos egyes költségeket, mivel azok a projekt tényleges kezdési időpontja előtt merültek fel (a panasz e vonatkozásával az alábbi xiii. pont foglalkozik).

44. A panaszos viszont azzal érvelt, hogy a „Munkaleírásban” leírt tevékenységek megkezdése a tervezett intézkedések indikatív időpontjait becsüli meg. A konzorciumon belül azonban úgy döntöttek, hogy a projektnek nagyobb előnye származna az említett rendezvényeken való részvételből, mint az „indikatív” tevékenységi ütemterv határozott követéséből. Mivel e kisebb eltérések pusztán formális jellegűek voltak, és a projekt javára történtek, nem lehetett volna úgy tekinteni, hogy jelentősen befolyásolják a jóváhagyott általános megállapodás tartalmát. A panaszos azzal érvelt, hogy a pénzügyi ellenőrzés hatókörén jóval túlmutatott annak elemzése, hogy a konferencia előadásai és a bemutatott eredmények megfelelőek voltak-e a projekt szempontjából. Azt is előadta, hogy a Bizottság azzal, hogy nem engedélyezte a konferenciákkal kapcsolatos költségeket, megkérdőjelezte a projekt tudományos hozzájárulását. Azt is felvetette, hogy az indikatív időtervezést nem lehetett volna a projekt megkezdése előtt megszervezni.

45. Az ombudsman megjegyzi, hogy a "munkaleírás" a panaszos és a Bizottság között létrejött támogatási megállapodás szerves részét képezi. Valamennyi szerződési feltétel mindkét félre nézve kötelező, és azokat a támogatási megállapodás feltételeivel összhangban kell teljesíteni, kivéve, ha módosítást kérnek. A megállapodás szerinti feltételektől való bármely javasolt eltérésről tájékoztatni kell a Bizottságot, és szolgálataitól előzetes engedélyt kell kérni. A fentiek fényében az ombudsman arra a következtetésre jutott, hogy a panaszos érvei nem meggyőzőek.

(xii.) A korábbi ellenőrzések relevanciája a jelenlegi ellenőrzés szempontjából

46. Véleményében a Bizottság emlékeztetett arra, hogy a GC II.5.2. cikke szerint „a jelentések jóváhagyása nem jelenti a jelentések szabályszerűségének vagy a bennük foglalt nyilatkozatok és információk hitelességének elismerését, és nem jelent mentességet semmilyen ellenőrzés vagy felülvizsgálat alól”. Ezért kifejezetten szerepel, hogy a jelentéseknek a projekt időtartama alatt történő jóváhagyása nem érinti a Bizottság azon jogát, hogy a GG II.22. és 23. cikkében előírtak szerint pénzügyi ellenőrzéseket és kontrollokat, valamint technikai felülvizsgálatokat végezzen. Hasonlóképpen, a jelentések jóváhagyása nem jelenti azt, hogy ezen ellenőrzések, kontrollok vagy felülvizsgálatok során nem állapítható meg hiba vagy a szerződéses kötelezettségek megsértése. Következésképpen a Bizottság megkérdőjelezte egy könyvvizsgálói tanácsadó cég helyi csoportja által készített korábbi ellenőrzést, amelyet korábban maga a Bizottság rendelt meg, és amely 2011 májusában zárult le.

47. A panaszos rámutatott arra, hogy valamennyi korábban jóváhagyott (a Bizottság műszaki szakértője által a projekt során készített) műszaki jelentés és leszállítandó anyag egyértelműen mutatja a projekt során elvégzett, jól dokumentált munka mennyiségét, és nem a hivatalos kezdési időpont előtt, amint azt az ellenőrök megállapították. A panaszos hangsúlyozta, hogy a tanácsadó cég által 2011 májusában végzett ellenőrzés megerősítette, hogy a projektet megfelelően irányították, míg a Bizottság szolgálatai a projekt során elfogadták a pénzügyi jelentéseket. Így nem látott olyan bizonyítékot, amely érvénytelenné tenné a tanácsadó cég által 2011 májusában a Bizottság által elrendelt ellenőrzést.

48. Az ombudsman megjegyzi, hogy a projekt során elvégzett munkát elismerő költségek vagy ellenőrzések elfogadása nem zárja ki, hogy a Bizottság szolgálatai utólagos pénzügyi ellenőrzéseket végezzenek. Ezért az ombudsman megállapítja, hogy a Bizottság érvelése helytállónak tűnik.

B. RÉSZ (a hivatali visszásságot megállapították)

xiii. A projekt kezdő időpontja és a kifogásolt ellenőrzés pénzügyi vagy technikai jellege

49. A Bizottság ellenőrei megállapították, hogy a projekt elvi bizonyítékának megállapításához szükséges kutatási munkát, amelyet a panaszos jelentései szerint a projekt kezdetétől, azaz 2008. december 1-jétől 2010. május 11-ig végeztek el, 2008. december 1-je előtt ténylegesen elvégezték. Az ellenőrök felfedezték, hogy a korábbi kutatási tevékenységeket és azok eredményeit (amelyeket egy másik projekt keretében dolgoztak ki) használták fel a projekt keretében végzett tesztekhez.

50. A Bizottság azt is megjegyezte, hogy egy másik projekt eredményeinek felhasználását, a méréseket, valamint a projektre vonatkozóan korábban közzétett adatokat a projekt egy másik partnere is megerősítette. Így az ellenőrök megállapították, hogy az új vizsgálatokkal megkezdett projekt tényleges kezdő időpontja 2010. május 11. volt, vagyis az az időpont, amikor az előző projekt vagy annak fejlesztései megszűntek volna. Ezért a Bizottság az említett időponttól kezdve elfogadta a projekteknek tulajdonítható valamennyi költséget. Mivel a 2008. december 1. és 2010. május 10. között felmerült személyzeti költségek megsértették a Törvényszék rendelkezéseit, azokat elutasították.

51. A panaszos véleménye szerint a könyvvizsgálók technikai okokból 2010. május 11. előtt minden költséget vitattak. A panaszos megismételte, hogy a projekt hivatalos kezdési időpontja előtt elért valamennyi eredményt bemutatták és közzétették. Hangsúlyozta, hogy a korábbi eredményekért semmilyen költséget nem számítottak fel a projektnek. A panaszos ismételten kifejtette, hogy milyen támogatható tevékenységekre került sor a szerződés kezdete és a könyvvizsgálók által választott „önkényes időpont” között. A vizsgálat során a panaszos elismerte, hogy egy másik projekt eredményét tévesen említették a támogatási javaslatban és más dokumentumokban. Ez a felügyelet hozzájárult a projekt kezdési időpontjának könyvvizsgálók általi meghatározásával kapcsolatos zavarhoz.

52. Ezt követően a panaszos szerint ez a félrevezető beadvány bizonytalanságot keltett azzal kapcsolatban, hogy egy másik projekt befejezésekor mikor kezdődtek meg a projekthez szükséges vizsgálatok és kutatások. Úgy tűnik, hogy a panaszos szolgálatai és a részt vevő konzorcium más partnerei által tett számos nyilatkozat arra a következtetésre jutott, hogy a másik projekt eredményeit a projekt támogatásának jóváhagyására várva dolgozták ki. Másrészt a panaszos ragaszkodott ahhoz, hogy ez egy különálló és sikeres projekt volt, amely teljesítette valamennyi célkitűzését, amit a projektkoordinátorok, a Bizottság projektfelelőse és a Bizottság által a projekt során korábban elrendelt technikai ellenőrzés is megerősített.

53. Az ombudsman megjegyzi, hogy az ellenőrök megállapították, hogy egy másik projekt eredményét használták fel e projekt alapjaként, míg a panaszos azt állította, hogy a két eredmény alapvetően eltérő, és nem szabad összekeverni, mivel eltérő célokat szolgálnak. Az ellenőrzések során szerzett valamennyi információt figyelembe véve az ellenőrök 2010. május 11-ét jelölték meg a projekt tényleges kezdési időpontjaként, amely az "új" vizsgálatok elvégzésével kezdődött.

54. Amennyiben azonban kétség merül fel a projekt műszaki teljesítményével kapcsolatban, a Bizottság jogosult a GC II.23. cikke szerinti műszaki ellenőrzést elrendelni. Az ilyen ellenőrzés elvégzéséhez a projekt és annak célkitűzései szempontjából releváns technikai szakértelemre van szükség. A jelen ügyben azonban a Bizottság nem élt ezzel a lehetőséggel. Ehelyett a GC II.22. cikkében előírt pénzügyi ellenőrzési rendszert követte. Ez a legaggasztóbb, mivel az ellenőrök megjegyzései nem tényeken, hanem bizonytalanságokon és ésszerűtlen feltételezéseken alapulnak.

55. Az ombudsman rámutat arra, hogy a végleges ellenőrzési jelentésben az ellenőrök több alkalommal a következő megfogalmazásra hagyatkoztak: „mivel nincs bizonyosságunk arról, hogy a (...) projekt kezdetén elvégzett tesztet ténylegesen a projekt időtartama alatt végezték el, és nem (...) korábban, el kell utasítanunk ezeket a költségeket”. Ebből a megállapításból nyilvánvaló, hogy az ellenőrök nem voltak biztosak a projekt tényleges időtartamára vonatkozó megállapításokat illetően. Mindemellett az ombudsman úgy véli, hogy azáltal, hogy ezt a bizonytalanságot a végleges ellenőrzési jelentésben hagyja, a Bizottság megtagadja az igazságszolgáltatást a panaszostól. Tekintettel a nem engedélyezett költségek összegére és számos intézkedés projektnek való betudhatóságának hallgatólagos megtagadására, az ombudsman megjegyzi, hogy az ellenőröknek bizonyossággal és „megbízhatósággal” kell előterjeszteniük megállapításaikat, hogy a végleges ellenőrzési jelentésben szereplő nyilatkozatok ne legyenek félreérthetőek vagy félreérthetők. Ezenkívül az ellenőrök zárójelentése szerint "ellenőrzésünket a hetedik kutatási és technológiafejlesztési keretprogram keretében ellenőrzött támogatási megállapodás rendelkezéseinek figyelembevételével, valamint a megbízhatóságra és az ellenőrzési megbízásokra vonatkozó nemzetközi standardokkal összhangban végeztük, mivel azok kizárólag e megbízás különleges hatályára vonatkoznak. Ezek a standardok megkövetelik, hogy megfeleljünk az etikai követelményeknek, és ellenőrzést végezzünk annak érdekében, hogy ésszerű bizonyosságot szerezzünk [utólagos kiemelés] arról, hogy a pénzügyi kimutatások nem tartalmaznak lényeges valótlanságokat (...)”.

56. Következésképpen az ombudsman megállapítja, hogy mivel a Bizottság pénzügyi, nem pedig technikai ellenőrei továbbra is bizonytalanok maradtak az ellenőrzés számos megállapításával kapcsolatban, a Bizottság a rendelkezésére álló eszközökkel ellenőrizhette és ellenőriznie kellett volna a fent említett bizonytalanságokat, különösen a helyes hivatali magatartás európai kódexének 4., illetve 11. cikkében meghatározott jogszerűségi és méltányossági követelmények fényében. Ezenkívül az ombudsman nincs meggyőződve arról, hogy a Bizottság álláspontja ésszerű, illetve pontos vagy meggyőző bizonyítékokon alapul.

57. Mivel a jelen panasz e kulcsfontosságú aspektusa bizonyos technikai szakértelmet és a projekt megértését igényli, nem pedig pusztán pénzügyi ismereteket, az ombudsman úgy véli, hogy hivatali visszásságnak minősülhet, ha a Bizottság nem konzultál utólagosan a műszaki ellenőrökkel/szakértőkkel. Ezért arra ösztönzi a Bizottságot, hogy konzultáljon egy független szakértővel az ellenőrök megállapításainak ellenőrzése érdekében. Javasolja továbbá, hogy a szakértő szerződtetésének költségeit a Bizottság és a panaszos közösen viselhesse, ha ezt a megoldást mindkét fél elfogadja. Ezért az alábbiakban ennek megfelelő javaslatot fog tenni.

xiv. pont A végleges ellenőrzési jelentés új megállapításai

58. Végül véleményében a Bizottság megjegyezte, hogy a végleges ellenőrzési jelentésben szereplő valamennyi megállapítás már szerepel az ellenőrzési jelentés tervezetében. Ezenkívül a panaszos által benyújtott valamennyi észrevételt figyelembe vették, amikor a végső ellenőrzési jelentésben kiigazították a nem támogatható költségek összegét.

59. Éppen ellenkezőleg, a panaszos azzal érvelt, hogy nem kapott lehetőséget arra, hogy észrevételeket tegyen a berendezések költségeinek visszatérítésére használt értékcsökkenési módszerrel kapcsolatos érvekkel és alkalmazandó szabályokkal kapcsolatban, amelyek először a végleges ellenőrzési jelentésben jelentek meg.

60. Az ombudsman megállapítja, hogy a rendelkezésre álló bizonyítékok megerősítik a panaszos álláspontját.

Megoldási javaslat

Figyelembe véve a fenti megállapításait, az ombudsman úgy véli, hogy a jelen vizsgálat szempontjából kulcsfontosságú kérdés a projekt tényleges kezdési időpontjának meghatározása. A petíció benyújtója: javasolja, hogy az Európai Bizottság éljen a hetedik keretprogramra vonatkozó támogatási megállapodás általános feltételeinek II.23. cikke szerinti azon hatáskörével, hogy független szakértővel konzultáljon a projekt tényleges kezdési időpontjának meghatározása vagy technikai ellenőrzés elrendelése érdekében; a szakértő szerződtetésének költségeit a Bizottság és a panaszos közösen viselheti. Ez a javaslat azon elv sérelme nélkül alkalmazandó, hogy annak bizonyítása, hogy a projekt kezdési időpontja valójában 2010. május 11. előtti, a panaszost terheli.

 

Emily O'Reilly

Európai ombudsman

Strasbourg, 2017. május 22.

 

[1] Az európai ombudsman határozata az Európai Bizottság ellen benyújtott 2431/2011/MMN sz. panasszal kapcsolatos vizsgálat lezárásáról; Az európai ombudsman határozata az Európai Bizottság ellen benyújtott 1325/2008/(BEH)VL sz. panasszal kapcsolatos vizsgálat lezárásáról

[2] II.15. A közvetlen és közvetett költségek azonosítása

1. Közvetlen költségek mindazok az elszámolható költségek, amelyek közvetlenül a projekthez rendelhetők, és amelyeket a kedvezményezett számviteli elveivel és szokásos belső szabályaival összhangban ilyenként határoz meg.

A személyi költségek tekintetében csak a projekt keretében közvetlenül munkát végző személyek által ténylegesen ledolgozott órák költségei számolhatók el. Az ilyen személyeknek:

– a kedvezményezett a nemzeti jogszabályaival összhangban közvetlenül alkalmazza,

az utóbbi kizárólagos műszaki felügyelete és felelőssége mellett végzett munka, és

– a kedvezményezett szokásos gyakorlatának megfelelő díjazásban kell részesülniük (...).

[3] Az EK-Szerződés II.15. cikkének (1) bekezdése – A közvetlen és közvetett költségek azonosítása

w)a felszámítandó várakozási időt a projekt teljes időtartama alatt munkaidő-nyilvántartással kell rögzíteni, amelyet a valóságnak és a megbízhatóságnak megfelelő bizonyítékokkal kell alátámasztani. Munkaidő-nyilvántartás hiányában a szerződő félnek észszerű eszközökkel (alternatív bizonyítékkal) alá kell támasztania az igényelt költséget, azonos szintű bizonyosságot nyújtva, amelyet a könyvvizsgálónak kell értékelnie. Az alkalmazottaknak napi, heti vagy havi rendszerességgel kell rögzíteniük az idejüket papíron vagy számítógépes rendszeren keresztül. A munkaidő-nyilvántartást a projektmenedzsernek vagy más felettesnek kell engedélyeznie (...).

[4] Az egyik feltétel az, hogy a házon belüli tanácsadók díjazása a munkaidőn, nem pedig konkrét outputok/termékek teljesítésén alapuljon.

[5] A panaszos az általános megállapodás 5. cikkének (2) bekezdésére hivatkozott.