Az ügy az Európai Határ- és Partvédelmi Ügynökség (Frontex) által a készenléti alakulatához tartozó ideiglenes alkalmazottak felvételére szervezett eljárásra vonatkozott. A panaszos, aki ebben az eljárásban részt vett, megszerezte a kizárást eredményező feleletválasztós teszthez (a továbbiakban: MCQ-teszt) szükséges minimális összpontszámot. A Frontex azonban kizárta őt a felvételi eljárásban való további részvételből, mivel nem kapta meg a minimális pontszámot a feleletválasztós teszt egyes szakaszaiban. A panaszos azt állította, hogy a felvételi eljárásból való kizárása tisztességtelen volt, mivel ezt az általa önkényesnek tartott követelményt a feleletválasztós teszt előtt nem közölték a pályázókkal.

Az ombudsman úgy ítélte meg, hogy a Frontex mérlegelési jogkörrel rendelkezik arra vonatkozóan, hogy a felvételi eljárás későbbi szakaszában meghatározza a feleletválasztós teszt küszöbértékeit, feltéve, hogy ezt a pályázók egyéni teljesítményének megismerése előtt teszi meg. Mivel a Frontex a teszt elvégzése előtt határozta meg a küszöbértékeket, az ombudsman megállapította, hogy nem történt hivatali visszásság.

Mindazonáltal az ombudsman azt javasolta, hogy amennyiben lehetséges, a Frontex mérlegelje annak lehetőségét, hogy felvételi eljárásai során tájékoztassa a pályázókat a vizsgát megelőző kizárási küszöbökről, az átláthatóság fokozása és annak lehetővé tétele érdekében, hogy a pályázók jobban felkészülhessenek a vizsgára.

Az ombudsman további hiányosságokat tárt fel azzal kapcsolatban, hogy a Frontex hogyan vezetett nyilvántartást a kiválasztási bizottság által végzett belső munkáról. Az ombudsman ezért azt javasolta, hogy átláthatósági és elszámoltathatósági okokból a Frontex javítsa az ilyen nyilvántartások egyértelműségére és hozzáférhetőségére vonatkozó normákat.

 

Az ügyek a Frontex azon döntésére vonatkoztak, hogy nem téríti meg a Frontex „állandó testülete” tagjainak felvételi eljárásában részt vevő panaszosoknak az úszástesztek és orvosi vizsgálatok céljából Varsóba (Lengyelország) tett utazásukat követően felmerülő utazási és ellátási költségeket. A Frontex felvételi szabályai előírják, hogy a végső orvosi vizsgálattal kapcsolatos költségeket csak akkor térítik meg, ha a pályázó ezt követően a Frontexnél foglal állást, míg a panaszosok ezt nem tették meg.

Az ombudsman megállapította, hogy a Frontex hatályos szabályai szerint, bár a Frontex a felvételi eljárásaira nehezedő nyomás miatt kombinálta az úszási teszteket az orvosi vizsgálattal, külön kellett volna értékelnie az úszási tesztekkel kapcsolatos költségeket.

Az ombudsman megoldási javaslatot tett arra, hogy a Frontex vizsgálja felül azon döntését, hogy nem téríti meg a panaszosoknak az utazási és tartózkodási költségek egészét, és fontolja meg az úszótesztekkel kapcsolatos elkerülhetetlen költségek megtérítését. A Frontex beleegyezett abba, hogy napidíj formájában hozzájárul azon többletnapok számához, amelyeket a panaszosok Varsóban töltöttek az úszótesztek elvégzése érdekében.

Az ombudsman azzal a megállapítással zárta le a vizsgálatot, hogy a Frontex elfogadta a megoldásra irányuló javaslatot.

 

Az ügy arra vonatkozott, hogy az Európai Unió Szerveinek Fordítóközpontja (a továbbiakban: Fordítóközpont) hogyan értékelte a fordítási és szerkesztési szolgáltatásokra vonatkozó ajánlatot. A panaszost különösen az aggasztotta, hogy a Fordítóközpont hogyan értelmezi a kiválasztási és odaítélési szempontokat, és hogyan értékeli az odaítélési szempontokat, valamint hogy a Fordítóközpont úgy határozott, hogy eltekint a „kiírási feltételek” (a közbeszerzési eljárásra alkalmazandó szabályok) eljárási lépésétől.

Az ombudsman megállapította, hogy a Fordítóközpont nem határozta meg egyértelműen és nem tett különbséget a kiválasztási és odaítélési szempontok között a kiírási feltételekben. Ez hivatali visszásságnak minősül. Mivel azonban a Fordítóközpont végül nem ítélt oda szerződést a panasz tárgyát képező fordítási szolgáltatásokra vonatkozóan, az ombudsman úgy ítélte meg, hogy az ajánlás nem szolgálna hasznos célt.

Az ombudsman mindazonáltal javítási javaslatot tett arra vonatkozóan, hogy a jövőbeli felhívásokban a Fordítóközpontnak az uniós költségvetési rendeletnek való megfelelés érdekében egyértelműen különbséget kell tennie a kiválasztási és odaítélési szempontok között a kiírási feltételekben. E tekintetben a Fordítóközpontnak egyértelmű utasításokat kell adnia arra vonatkozóan is, hogy milyen bizonyítékokat kell benyújtani mind a kiválasztási, mind az odaítélési szempontok tekintetében. Az ombudsman azt is kijelentette, hogy nyomon fogja követni a jövőbeli ajánlati felhívásokat, és szükség esetén fontolóra veszi az ügy újbóli vizsgálatát.

Az ombudsman arra is rámutatott, hogy helyes igazgatási gyakorlat annak biztosítása, hogy az ajánlattevők tudomást szerezzenek az ajánlattételhez szükséges dokumentációban meghatározott eljárási lépésekről való lemondásra vonatkozó bármely döntésről, és sajnálatos, hogy a Fordítóközpont ezt nem tette meg. Az, hogy az ajánlattevőket nem tájékoztatták az eljárási cselekményről való lemondásról, szintén hivatali visszásságnak minősült. Az ombudsman továbbá úgy ítélte meg, hogy az eljárási lépésről való lemondás ellentétes az alkalmazandó szabályokkal. Ennek megfelelő javaslatot tett e tekintetben a javításra.

Az ügy egy kutatószervezet által az EU bissau-guineai küldöttségével kötött szerződés alapján készített tanulmányra vonatkozott. A szervezet aggályainak adott hangot a tanulmány közzétételével kapcsolatos feltételekkel kapcsolatban, nevezetesen azzal kapcsolatban, hogy a tanulmányt ingyenesen kell kiosztani. A szervezet úgy vélte, hogy ez a feltétel hatékonyan megakadályozná a tanulmány tudományos könyvként való közzétételét, mivel a tudományos kiadók olyan kereskedelmi szervezetek, amelyek nyereséget termelnek az általuk kiadott könyvekből.

A vizsgálat kimutatta, hogy a tanulmányt „szolgáltatási szerződés” keretében rendelték meg, amelynek keretében a szóban forgó teljes költségvetésért felelős Európai Bizottság megszerezte a tanulmány tulajdonjogát. Mint ilyen, a tanulmányt „közjónak” tekintették, és a Bizottság helyesen ragaszkodott ahhoz, hogy azt ingyenesen bocsássák a nyilvánosság rendelkezésére.

Az ombudsman úgy vélte, hogy a Bizottság észszerűen ragaszkodott ahhoz, hogy a tanulmányt ingyenesen osszák szét, mivel azt uniós források felhasználásával készítették, és ezért nem szabad kereskedelmi forgalomba hozni. Mindazonáltal az ombudsman sajnálatosnak találta, hogy a Bizottság csak a tanulmány elkészülte után határozta meg egyértelműen a közzététel feltételeit. Az ombudsman lezárta az ügyet, és megállapította, hogy további vizsgálatok nem indokoltak, de javaslatot tett a hasonló problémák jövőbeli előfordulásának elkerülésére.

Az ügy arra vonatkozott, hogy az Európai Személyzeti Felvételi Hivatal (EPSO) hogyan kezelte egy nemrégiben született pályázó arra irányuló kérelmét, hogy a technikai segítségnyújtással foglalkozó szakértők kiválasztási eljárása keretében szóbeli vizsgát (interjút) szervezzenek. Az EPSO beleegyezett abba, hogy átütemezze az egyik interjút, de átütemezte, hogy ugyanazon a napon kerüljön rá sor, mint a kiválasztási eljáráshoz kapcsolódó másik interjúra. A panaszos elégedetlen volt azzal, ahogyan az EPSO az üggyel kapcsolatos közigazgatási panaszát kezelte.

Az ombudsman úgy vélte, hogy nem ésszerű, hogy az EPSO ugyanazon a napon két vizsgát írjon ki, mivel az összes többi pályázó külön napokon is részt vehetett a vizsgákon. Ez különösen nehéz volt a panaszos számára, mivel nemrég szült. Az tehát, hogy az EPSO hogyan kezelte a kérelmet, hivatali visszásságnak minősül. Ennek kezelése érdekében az ombudsman azt javasolta az EPSO-nak, hogy kezdjen párbeszédet a panaszossal a megfelelő és méltányos megoldás megtalálása érdekében.