Az uniós intézményeknek, szerveknek, hivataloknak és ügynökségeknek:

• a dokumentumkezelési szabályokban és gyakorlatokban vegye figyelembe a szöveg és az azonnali üzenetküldés egyre gyakoribb használatát ‑. Ez konkrétan azt jelenti, hogy egy bizonyos információnak az adminisztráció dokumentumkezelő rendszerében történő rögzítésére vonatkozó döntés nem függhet az adathordozótól – legyen szó levélről, e-mailről, szövegről vagy azonnali üzenetről –, hanem annak tartalmától.
• Olyan technológiai megoldások bevezetése, amelyek lehetővé teszik a szöveges és azonnali üzenetek könnyű rögzítését a dokumentumkezelő rendszerekben. Addig is gondoskodjon az ilyen üzenetek rögzítésének alternatív módjairól.
• Egyértelmű iránymutatást kell adni a személyzet számára arra vonatkozóan, hogy a dokumentumok rögzítésére vonatkozó kritériumoknak megfelelő szöveges és azonnali üzeneteket hogyan kell kinyerni, továbbítani és rögzíteni. A munkavégzéshez elektronikus eszközöket használó személyzet minden tagjának képesnek kell lennie arra, hogy megértse, hogyan lehet szöveges és azonnali üzeneteket kinyerni és továbbítani az üzenetküldő alkalmazásokból vagy platformokról a megfelelő dokumentumkezelő rendszerbe.
• A személyzet figyelmének felhívása arra, hogy biztosítani kell a rögzítési kritériumoknak megfelelő szöveges és azonnali üzenetek rendszeres és rutinszerű kinyerését, továbbítását és rögzítését. A szokásos belső kommunikációs üzenetek mellett ezt a meglévő alkalmazottak képzésével és például az új alkalmazottaknak szóló bevezető programok részeként is meg lehetne valósítani.
• Győződjön meg arról, hogy a munkavégzéshez használt elektronikus eszközökön tárolt szöveges és azonnali üzenetek megőrzési ideje összhangban van a megőrzési politikával.
• Rendelkezzen olyan eljárással, amely biztosítja, hogy az alkalmazott távozásakor rögzítsék az alkalmazott birtokában lévő dokumentumokat, beleértve a rögzítési kritériumoknak megfelelő szöveges és azonnali üzeneteket is.
• Annak elismerése, hogy a munkával kapcsolatos szöveges és azonnali üzenetek a dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférésről szóló 1049/2001/EK rendelet értelmében vett „dokumentumok”.
• Az olyan dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférés iránti kérelmek kezelésekor, amelyek szöveges és azonnali üzenetekre is kiterjedhetnek, vegye figyelembe az összes olyan helyet, ahol az ilyen üzenetek tárolhatók, beleértve a személyzet által használt elektronikus eszközöket is, és segítse az ilyen üzeneteket potenciálisan tároló személyzetet a keresések során, például utasítások adásával.
• Biztosítsák, hogy szabványos keresőeszközük lehetővé tegye a szöveges és azonnali üzenetek (mint olyanok) azonosítását, miután azokat regisztrálták a dokumentumkezelő rendszerükben.