Háttér

1. Az uniós közigazgatás, mint minden más közigazgatási szerv, napi munkája során modern elektronikus kommunikációs eszközöket használ. A Covid19-válság és a kapcsolódó távmunka-megállapodások tovább növelték alkalmazásukat.

2. Az uniós közigazgatásnak dokumentumkezelési szabályaiban és gyakorlatában tükröznie kell a modern kommunikáció valóságát.

3. Tisztességes azt feltételezni, hogy a gyakorlatban nem kivitelezhető, hogy a személyzet tagjai rögzítsék a szakmai minőségükben küldött vagy fogadott összes szöveges és azonnali üzenetet. Az azonban, hogy egy bizonyos információt rögzítsenek-e vagy sem az adminisztráció dokumentumkezelő rendszerében, nem függhet az adathordozótól – legyen szó levélről, e-mailről, szövegről vagy azonnali üzenetről –, hanem annak tartalmától.

4. Az információk rögzítése fontos szerepet tölt be az információcsere megkönnyítésében, a megtett intézkedések igazolásában, az intézmények jogi kötelezettségeinek teljesítésében és emlékezetük megőrzésében. Ez előfeltétele annak is, hogy az uniós közigazgatás teljesítse átláthatósági kötelezettségeit, különösen a dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférés megkönnyítése és a közfellépések elszámoltathatósága elvének végrehajtása révén [1].

5. A szöveges és azonnali üzenetek rögzítése és közzététele az elmúlt években több uniós tagállamban is vita tárgyát képezte.[2] Az ombudsman figyelmét is felhívták erre a kérdésre [3].

6. Az ombudsman ezért időszerűnek tartotta, hogy az uniós közigazgatás szintjén vitát kezdjen a megfelelő nyilvántartási szabályokról és gyakorlatokról az elektronikus kommunikáció, például a szöveg és az azonnali üzenetküldés tekintetében.

7. E célból az ombudsman információkat gyűjtött az uniós közigazgatásból származó szöveges és azonnali üzenetek rögzítésére vonatkozó szabályokról és gyakorlatokról.[4] Az ombudsman megvizsgálta a nemzeti és nemzetközi szinten kidolgozott releváns szabályokat és gyakorlatokat is [5].

Az ombudsman megállapításai

8. Az ombudsman által megkeresett mind a nyolc uniós intézmény, szerv, hivatal és ügynökség kijelentette, hogy a szöveges és azonnali üzenetek elvben a dokumentumnak a nyilvántartás-kezelési határozatukban szereplő általános fogalommeghatározása alá tartoznak. Az IBOA-k közül kettő konkrétabb szabályokkal rendelkezett.

9. Egyik IBAO sem nyújtott személyzetének konkrét útmutatást (vagy képzést) a szöveges és azonnali üzenetek rögzítéséről. Az egyik IBAO jelezte, hogy a nyilvántartás-kezelési döntésének közelgő felülvizsgálatával összefüggésben értékelni fogja az ilyen iránymutatás (vagy képzés) szükségességét.

10. Két IBAO-nak már volt tapasztalata a szöveges és azonnali üzenetek rögzítésében a saját dokumentumkezelő rendszerükben. Ezen IBAO-k egyike a dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférés iránti kérelem kézhezvételekor azonnali üzeneteket tett közzé.

11. Egyes IBAO-k azt állították, hogy az 1049/2001/EK rendelet alapján a dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférés iránti kérelmekkel foglalkozó személyzetük nem csupán a nyilvántartásba vett dokumentumok tekintetében keres a dokumentumkezelő rendszerükben olyan dokumentumok azonosítása érdekében, amelyekhez nyilvános hozzáférést kérnek. Ehelyett felveszik a kapcsolatot minden olyan érintett szervezeti egységgel/alkalmazottal, amely a hozzáférési kérelem tárgyát képező releváns dokumentumokkal rendelkezhet.

Gyakorlati ajánlások

Az összegyűjtött információk alapján az ombudsman azonosította azokat a bevált gyakorlatokat, amelyek iránymutatásul szolgálhatnak az uniós közigazgatás számára e kérdés jövőbeli kezeléséhez. Ezeket az alábbi „gyakorlati ajánlások” tükrözik:

Az IBAO-knak:

• A dokumentumkezelési szabályokban és gyakorlatokban vegye figyelembe a szöveg és az azonnali üzenetküldés egyre növekvő ‑ használatát. Ez konkrétan azt jelenti, hogy egy bizonyos információnak az adminisztráció dokumentumkezelő rendszerében történő rögzítésére vonatkozó döntés nem függhet az adathordozótól – legyen szó levélről, e-mailről, szövegről vagy azonnali üzenetről –, hanem annak tartalmától.
• Olyan technológiai megoldások bevezetése, amelyek lehetővé teszik a szöveges és azonnali üzenetek könnyű rögzítését a dokumentumkezelő rendszerekben. Addig is gondoskodjon az ilyen üzenetek rögzítésének alternatív módjairól.
• Egyértelmű iránymutatást kell adni a személyzet számára arra vonatkozóan, hogy a dokumentumok rögzítésére vonatkozó kritériumoknak megfelelő szöveges és azonnali üzeneteket hogyan kell kinyerni, továbbítani és rögzíteni. A munkavégzéshez elektronikus eszközöket használó személyzet minden tagjának képesnek kell lennie arra, hogy megértse, hogyan lehet szöveges és azonnali üzeneteket kinyerni és továbbítani az üzenetküldő alkalmazásokból vagy platformokról a megfelelő dokumentumkezelő rendszerbe.
• A személyzet figyelmének felhívása arra, hogy biztosítani kell a rögzítési kritériumoknak megfelelő szöveges és azonnali üzenetek rendszeres és rutinszerű kinyerését, továbbítását és rögzítését. A szokásos belső kommunikációs üzenetek mellett ezt a meglévő alkalmazottak képzésével és például az új alkalmazottaknak szóló bevezető programok részeként is meg lehetne valósítani.
• Győződjön meg arról, hogy a munkához használt elektronikus eszközökön tárolt szöveges és azonnali üzenetek megőrzési ideje összhangban van a megőrzési politikával.
• Rendelkezzen olyan eljárással, amely biztosítja, hogy az alkalmazott távozásakor rögzítsék az alkalmazott birtokában lévő dokumentumokat, beleértve a rögzítési kritériumoknak megfelelő szöveges és azonnali üzeneteket is.
• Annak elismerése, hogy a munkával kapcsolatos szöveges és azonnali üzenetek a dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférésről szóló 1049/2001/EK rendelet értelmében vett „dokumentumok”.
• Az olyan dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférés iránti kérelmek kezelésekor, amelyek szöveges és azonnali üzenetekre is kiterjedhetnek, vegye figyelembe az összes olyan helyet, ahol az ilyen üzenetek tárolhatók, beleértve a személyzet által használt elektronikus eszközöket is, és segítse az ilyen üzeneteket potenciálisan tároló személyzetet a keresések során, például utasítások adásával.
• Biztosítsák, hogy szabványos keresőeszközük lehetővé tegye a szöveges és azonnali üzenetek (mint olyanok) azonosítását, miután azokat regisztrálták a dokumentumkezelő rendszerükben.

Ennek alapján az ombudsman lezárja ezt a stratégiai kezdeményezést.

Emily O'Reilly

Európai ombudsman

Strasbourg, 2022. 13.

[1] Az Elsőfokú Bíróság T-264/04. sz., WWF European Policy Programme kontra Tanács ügyben 2007. április 26-án hozott ítéletének 61. pontja: A dokumentumokhoz való hozzáférés jogának hatékony gyakorlása érdekében az érintett intézményeknek – amennyire lehetséges, nem önkényes és kiszámítható módon – el kell készíteniük és meg kell őrizniük a tevékenységükre vonatkozó dokumentációt.  https://eur-lex.europa.eu/legal-content/HR/TXT/?uri=CELEX:62004TJ0264

[2] Például Hollandiában (Raad van Staat Uitspraak 201800258/1/A3, 2019. március 20.), Németországban (Berlini Közigazgatási Bíróság (VG) 2 K 163/18, 2020. augusztus 26.) és Írországban (Irish Information Commissioner, ügyszám: 180450, 2019. május 15.).

[3] https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/134237 (1219/2020/MIG ügy) és https://www.ombudsman.europa.eu/en/recommendation/en/151678 (1316/2021/MIG ügy).

[4] E stratégiai kezdeményezéssel összefüggésben az ombudsman nyolc uniós intézménnyel, szervvel, hivatallal és ügynökséggel vette fel a kapcsolatot, nevezetesen az Európai Bizottsággal, az Európai Parlamenttel, az Európai Unió Tanácsával, az Európai Központi Bankkal (EKB), az Európai Vegyianyag-ügynökséggel (ECHA), az Európai Élelmiszerbiztonsági Hatósággal (EFSA), az Európai Gyógyszerügynökséggel (EMA) és az Európai Határ- és Partvédelmi Ügynökséggel (Frontex).

[5] Lásd például az Európa Tanács hivatalos dokumentumokhoz való hozzáférésről szóló egyezményét (CETS 205. sz.): https://www.coe.int/en/web/conventions/full-list?module=treaty-detail&treatynum=205.