Tisztelt Elnök Úr!

Azért írok Önnek, és ezzel egyidejűleg más uniós intézményeknek, szerveknek és ügynökségeknek is, hogy együttműködésüket kérjem egy fontos, de esetleg figyelmen kívül hagyott kérdésben: a szöveges és azonnali üzenetek rögzítése.

Az uniós közigazgatás, mint minden más közigazgatás, napi munkája során egyre inkább a modern elektronikus kommunikáció eszközeit használja. A Covid19-válság és a kapcsolódó távmunka-megállapodások tovább növelték alkalmazásukat.

Az uniós közigazgatásnak minden erőfeszítést meg kell tennie annak érdekében, hogy dokumentumkezelési szabályaiban és gyakorlatában tükrözze a modern kommunikáció valóságát. Bár nem kivitelezhető és nem is kívánatos, hogy a személyzet tagjai rögzítsék a szakmai minőségükben küldött vagy kapott valamennyi szöveges és azonnali üzenetet, az uniós jog előírja az uniós közigazgatás számára, hogy a tevékenységeire vonatkozó dokumentációt a lehető legteljesebb mértékben, nem önkényes és kiszámítható módon készítse el és őrizze meg.^[1] Az a döntés, hogy egy bizonyos információt rögzítsenek az adminisztráció dokumentumkezelő rendszerében, az uniós jog szerint nem függhet az adathordozótól - legyen szó levélről, e-mailről, szövegről vagy azonnali üzenetről -, hanem annak tartalmától ^[2].

Európai ombudsmanként elkötelezett vagyok amellett, hogy az uniós közszolgálatban a lehető legmagasabb szintű igazgatási normákat mozdítsam elő. Az információk rögzítése fontos szerepet tölt be az információcsere megkönnyítésében, a megtett intézkedések igazolásában, az intézmények jogi kötelezettségeinek teljesítésében és emlékezetük megőrzésében. Ez előfeltétele annak is, hogy az uniós közigazgatás teljesítse átláthatósági kötelezettségeit, különösen a dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférés megkönnyítése és a közfellépések elszámoltathatósága elvének végrehajtása révén.

A szöveges és azonnali üzenetek rögzítése, valamint nyilvánosságra hozatala a közelmúltban több uniós tagállamban is vita tárgyát képezte.^[3] A kérdés 2020 októberében [4] is a tudomásomra jutott, ^amikor az Európai Tanács kijelentette, hogy nem tart magánál egyetlen olyan mobiltelefon-alapú üzenetet sem, amelyet akkori elnöke 2018-ban a nyilvános hozzáférés iránti kérelemre válaszul küldött volna az állam- és kormányfőknek.

Ezért időszerűnek tartom, hogy az uniós közigazgatás szintjén megbeszéléseket kezdjünk a megfelelő nyilvántartási szabályokról és gyakorlatokról az olyan elektronikus kommunikáció tekintetében, mint a szöveg és az azonnali üzenetküldés.

Első lépésként szeretnék információkat gyűjteni az uniós közigazgatásban a szöveges és azonnali üzenetek rögzítésére vonatkozó szabályokról és gyakorlatokról. E célból nagyra értékelném, ha a Bizottság válaszolna az e levél mellékletében foglalt kérdésekre. Ezen információk összegyűjtésével remélem, hogy azonosítani tudom azokat a bevált gyakorlatokat, amelyek iránymutatásul szolgálhatnak az uniós közigazgatás számára e fontos kérdés jövőbeli kezeléséhez.

Hálás lennék, ha 2021. november 15-ig megkapnám a Bizottság válaszát a kérdéseimre. Amennyiben a Bizottságnak további információra vagy pontosításra van szüksége a kezdeményezéssel kapcsolatban, kérjük, vegye fel a kapcsolatot Tanja Ehnert illetékes vizsgálati tisztviselővel.

Előre is köszönjük együttműködését ebben a fontos kérdésben.

Tisztelettel:

Emily O'Reilly

Európai ombudsman

Strasbourg, 2021. 30.

melléklet

1) Az alkalmazandó szabályokról:

• A Bizottság rekordkezelési határozata kiterjed-e a professzionális és/vagy személyes eszközökön keresztül küldött vagy fogadott szöveges és azonnali üzenetekre?

• Meghatározza-e a Bizottság rekordkezelési határozata a szöveges és azonnali üzenetek rögzítésére vonatkozó kritériumokat/elveket?

• Meghatározza-e a Bizottság nyilvántartás-kezelési határozata, hogy a személyzet tagjainak hogyan kell rögzíteniük a szöveges és azonnali üzeneteket?

Kérjük, adja meg nyilvántartás-kezelési döntésének vonatkozó rendelkezéseit.

2) Az alkalmazandó szabályok végrehajtásáról:

• Hogyan hajtják végre a rekordkezelési döntést a szöveg és az azonnali üzenetküldés tekintetében? Kiadta-e például a Bizottság a vonatkozó iránymutatásokat a személyzet számára, vagy képzést nyújt-e a személyzet számára ebben a kérdésben?

• A gyakorlatban rögzített-e a Bizottság szöveges és azonnali üzeneteket? Ha igen, tudna-e a Bizottság példákat hozni?

• Kapott-e már a Bizottság az 1049/2001/EK rendelet alapján szöveges és/vagy azonnali üzenetekhez való nyilvános hozzáférés iránti kérelmet, vagy a Bizottság a dokumentumokhoz való hozzáférés iránti kérelem hatálya alá tartozóként azonosította-e a szöveges és/vagy azonnali üzeneteket? Ha igen, tudna-e a Bizottság példákat említeni?

• Az olyan nyilvános hozzáférési kérelmek fogadásakor, amelyek kifejezetten vagy hallgatólagosan szöveges és/vagy azonnali üzenetekre vonatkoznak, hogyan keresi meg a Bizottság a vonatkozó „dokumentumokat”? Létrehozott-e a Bizottság olyan mechanizmusokat (például iránymutatásokat vagy utasításokat), amelyek segítik a személyzetet az ilyen „dokumentumok” keresésében?

Kérjük, nyújtsa be a vonatkozó dokumentumokat.

Ugyanezt a levelet a következő intézményeknek és ügynökségeknek küldték:

• a Tanács
• az Európai Parlament
• Európai Vegyianyag-ügynökség
• az Európai Élelmiszerbiztonsági Hatóság
• az Európai Gyógyszerügynökség
• Európai Határ- és Partvédelmi Ügynökség
• az Európai Központi Bank

[1] Az Elsőfokú Bíróság T-264/04. sz., WWF European Policy Programme kontra Tanács ügyben 2007. április 26-án hozott ítéletének 61. pontja: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/HR/TXT/?uri=CELEX:62004TJ0264

[2] A „dokumentum” fogalmának az Európai Parlament, a Tanács és a Bizottság dokumentumaihoz való nyilvános hozzáférésről szóló 1049/2001/EK rendelet 3. cikkének a) pontjában szereplő meghatározásával összhangban: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/en/ALL/?uri=CELEX%3A32001R1049.

[3] Például Hollandiában (Raad van Staat Uitspraak 201800258/1/A3, 2019. március 20.), Németországban (Berlini Közigazgatási Bíróság (VG) 2 K 163/18, 2020. augusztus 26.) és Írországban (Irish Information Commissioner, ügyszám: 180450, 2019. május 15.).

[4] Határozat az 1219/2020/MIG sz. ügyben arról, hogy az Európai Tanács hogyan kezelte az akkori elnök által az állam- és kormányfőknek állítólag küldött mobiltelefon-alapú üzenetekhez való nyilvános hozzáférés iránti kérelmet, 2020. október 26.: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/134237.