Keresés a vizsgálatok között

The case concerned a request for public access to documents related to the drafting of the European Data Protection Supervisor's (EDPS) implementing provisions on staff promotion. The EDPS gave partial access to some documents, but refused to disclose parts of three documents, which it considered to be covered by the exception for the protection of legal advice. The complainant contested the EDPS’s position. He further claimed that the EDPS did not identify all documents falling within the scope of his request.

The Ombudsman inquiry team inspected the relevant documents. During the inquiry, the EDPS became aware of an error in the redaction of one document partially disclosed at initial stage. It remedied that error and granted the complainant wider partial access to the document in question.

As regards the other documents, the Ombudsman found that the EDPS’s decision to refuse full access was not unreasonable. Given that the documents at issue related to an internal administrative procedure, she did not identify an overriding public interest in disclosure. The Ombudsman also considered that the EDPS properly identified all the documents falling within the scope of the request.

In view of this, the Ombudsman closed the inquiry finding no maladministration.

Az ügy elsősorban a Frontex arra vonatkozó határozatára vonatkozott, hogy nem kommunikál tovább e-mailben olyan személyekkel, akik nyilvános hozzáférést kérnek a dokumentumokhoz. A Frontex kötelezi a kérelmezőket az online hozzáférési portáljának használatára. Ez könnyen elkerülhető problémákat okoz a kérelmezőknek, valamint az online átláthatósági platformoknak, amelyeket a civil társadalmi szervezetek azért hoztak létre, hogy elősegítsék az EU-nak a minél nyíltabb munkavégzésre irányuló célját.

Az ombudsman nem talált indokokolást a Frontex határozatára vonatkozóan. Javaslatot adott ki arra vonatkozóan, hogy a Frontex-nek lehetővé kellene tennie a kérelmezők számára, hogy e-mailben kommunikáljanak vele anélkül, hogy igénybe vennék a dokumentumokat tartalmazó portálhoz való jelenlegi hozzáférésüket. Ezenkívül arra kérte a Frontex-et, hogy tájékozódjon az Európai Bizottság által e tekintetben az új nyilvánosan hozzáférhető portáljára vonatkozóan megállapított legjobb gyakorlatról, és a lehető leghamarabb hajtsa végre ezt a legjobb gyakorlatot.

Az ombudsman továbbá azt javasolta, hogy a Frontex rendeljen szükséges mértékű erőforrásokat a jövőben valószínűleg rendszeresen érkező nagyszámú hozzáférési kérelem kezelésére. Azt is javasolta, hogy a Frontex készítsen részletes kézikönyvet arról, hogyan kezeli a nyilvános hozzáférés iránti kérelmeket, és tegye közzé azt.

A Frontex elutasította az ombudsman azon ajánlását, hogy a kérelmezőknek lehetővé tegye a vele e-mailben történő kommunikációt. A Frontex nem reagált érdemben arra a javaslatra sem, hogy tájékozódjon az Európai Bizottság ezzel kapcsolatos legjobb gyakorlatáról, és hajtsa végre azt.

Az ombudsman vizsgálatát hivatali visszásság megállapításával zárta le.

Az ombudsman egyéb javaslataival kapcsolatban a Frontex kijelentette, hogy a közelmúltban egy további félmunkaidős állást jelölt ki a dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférés iránti kérelmek kezelésére, és bejelentette, hogy az ombudsman javaslatának megfelelően kézikönyvet készít. Korábban a vizsgálat során a Frontex végrehajtotta az ombudsman arra vonatkozó javaslatait, hogy felülvizsgálja szerzői jogi nyilatkozatát, és két éven keresztül elérhetővé teszi a nyilvános hozzáférésű fiókjaiban található dokumentumokat. Azzal is egyetértett, hogy egy külön e-mail címet vezet be a fellebbezések benyújtására.