A háttér

1. 2013. július 4-én az Európai Személyzeti Felvételi Hivatal (EPSO) versenyvizsga-felhívást [1] tett közzé, hogy tartaléklistát hozzon létre azon konferenciatolmácsok felvételére, akiknek fő nyelve a francia. A panaszos részt kívánt venni a versenyvizsgán, és kitöltötte az online jelentkezési lapot. A kitöltött pályázatokat 2013. július 4. és 2013. augusztus 6. déli 12 óra között lehetett érvényesíteni. A panaszos augusztus 5-én megbetegedett. Azt állítja, hogy 2013. augusztus 5. és 6. között kórházba került, így kérelmét nem igazolta a határidőn belül.

2. 2013. augusztus 7-én a panaszos felvette a kapcsolatot az EPSO-val, és arról tájékoztatta, hogy jelentkezését az utolsó pillanatig várta. Kérte továbbá az EPSO-t, hogy fogadja el a késedelmes jelentkezését egy olyan orvosi igazolásra tekintettel, amely a panaszos szerint bizonyítja, hogy az adott időpontban előre nem látható egészségi állapotban volt. A 2013. augusztus 5-i igazolás szerint a panaszosnak két nap „abszolút pihenésre” és „intenzív terápiára” volt szüksége.

3. 2013. augusztus 8-án az EPSO azt válaszolta, hogy a határidő nem hosszabbítható meg.

4. 2013. augusztus 30-án a panaszos a személyzeti szabályzat 90. cikkének (2) bekezdésével összhangban panaszt nyújtott be az EPSO-hoz.

5. 2014 januárjában a panaszos panaszt nyújtott be az európai ombudsmanhoz [2].

Azon állítás, hogy az EPSO tévesen nem ismerte el a panaszost a versenyvizsgán, valamint az ehhez kapcsolódó állítás

Az ombudsman ajánlásai 

6. Az ombudsman megvizsgálta az ügyet, és megállapította, hogy az EPSO nem vizsgálta meg, hogy a panaszos körülményei vis maiornak minősülnek-e [3]. Az EPSO álláspontja az volt, hogy azokon az eseteken kívül, amikor a jelentkezés késedelmes benyújtása valamilyen hibának vagy az EPSO mulasztásának tudható be, semmilyen körülmények között nem mérlegeli a jelentkezési határidő meghosszabbítását vagy a késedelmes jelentkezés elfogadását. Az EPSO ugyanis nem ismeri el a vis maior elvének tiszteletben tartását.

7. Ennek eredményeként az ombudsman 2015 márciusában a következő ajánlásokat tette:

Az EPSO-nak el kell ismernie, hogy vannak olyan esetek, amikor méltányos és helyénvaló új határidőt megállapítani azon pályázók pályázatainak validálására, akik vis maior körülmények – például betegség vagy baleset – miatt nem tartották be a határidőt.

2) Az EPSO-nak a nyílt versenyvizsgákra vonatkozó általános szabályzatában egyértelművé kell tennie, hogy milyen körülmények között lehet ilyen új határidőt kitűzni.

3) Az EPSO-nak erről a nyílt versenyvizsgákra vonatkozó útmutatójában tájékoztatnia kell a pályázókat.”

8. 2015. június 30-án az EPSO elutasította az ombudsman ajánlásait. Az EPSO fenntartotta azon álláspontját, hogy a szóban forgó konkrét ügyben a panaszos elmulasztotta a versenyvizsga-felhívásban meghatározott törvényes határidőt. Megállapította továbbá, hogy évente összesen mintegy 70 000 pályázó érvényesíti sikeresen EPSO-pályázatát. Az EPSO több száz kérelmet kap azoktól a pályázóktól, akik nem töltik ki időben jelentkezésüket. Hozzátette, hogy a kérelmek mintegy 50 %-át a nyilvántartásba vételi időszak utolsó 36 órájában validálják [4]. Mindezek alapján és az ombudsman ajánlásaira válaszul az EPSO kijelentette, hogy elkötelezett amellett, hogy a nyílt versenyvizsgákra vonatkozó általános szabályokat csak „annyiban igazítsa ki, hogy még egyértelműbb tájékoztatást nyújtson a pályázóknak az időben történő érvényesítés kötelezettségéről, és ösztönözze őket arra, hogy a lehető leghamarabb fejezzék be regisztrációjukat”.

9. Az EPSO hozzátette, hogy még ha el is fogadna bizonyos helyzeteket vis maiornak , nem tud észszerű határidőt kitűzni a késedelmes érvényesítésekre, mivel az arányosság és a hátrányos megkülönböztetés tilalmának elve alapján az EPSO nem veszélyeztetheti a teljes kiválasztási eljárást azáltal, hogy lehetővé teszi a határidőt elmulasztó pályázók számára a versenyvizsgára való visszatérést. E tekintetben kifejtette, hogy a hosszabb ideig cselekvőképtelen személyek versenyvizsgára való visszatérésének lehetővé tétele azt jelentené, hogy a versenyvizsgák, amelyek rendkívül összetett logisztikai feladatok, nem haladnának az ütemterv szerint. Ez azzal a kockázattal is járna, hogy megbüntetné azokat a pályázókat, akik pályázatukat időben befejezték.

10. Végezetül az EPSO kijelentette, hogy nehézségekbe ütközne a késedelmes jelentkezések különböző indokainak méltányos és következetes értékelése világszerte, mivel a pályázók különböző helyzetekre, például kórházi ápolásra, eltartott betegségére vagy gyászra hivatkozhatnak. Ez további kérdéseket vetne fel az ennek bizonyításához szükséges bizonyítékok jellegével és időkeretével kapcsolatban is. Végső soron az EPSO úgy érezte, hogy emiatt még több panasznak lenne kitéve a késedelmes pályázók részéről.

Az EPSO által az ombudsman és az EPSO személyzete közötti találkozókat követően adott további válaszok

2016. januári ülés

11. 2016 januárjában az ombudsman munkatársai először találkoztak az EPSO-val, hogy tisztázzák az EPSO álláspontját. A találkozó során az EPSO kijelentette, hogy a pályázóknak egy teljes hónap áll rendelkezésükre jelentkezésük kitöltésére és érvényesítésére (ebben az esetben a panaszosnak július 4. és augusztus 6. között kellett kitöltenie és érvényesítenie jelentkezését). Az EPSO határozottan és ismételten arra ösztönzi a pályázókat, hogy jóval a határidő előtt nyújtsák be pályázatukat. Hozzátette, hogy amikor problémák merülnek fel, a pályázók szinte mindig az utolsó pillanatra hagyják pályázatuk kitöltését és benyújtását. E pont megerősítése érdekében megjegyezte, hogy a közzétételi időpontokat széles körben jóval az egy hónapos jelentkezési időszak előtt közlik, amikor a jelentkezéseket ki lehet tölteni és érvényesíteni lehet (így a pályázók jóval az egy hónapos jelentkezési időszak előtt elkészíthetik jelentkezésüket). Ezenkívül a pályázó EPSO-fiókja az internet bármely helyéről bármikor elérhető. Megjegyezte továbbá, hogy 2010 óta éves ciklusokból álló programmal dolgozik. Ezért minden évben megismétlődnek az általános versenyek. Így, ha a pályázók elmulasztják a lehetőséget, hogy pályázzanak az egyik évben, akkor pályázhatnak a következő évben.

12. Az EPSO ezt követően kijelentette, hogy a vis maior eseményt ebben a jogi és ténybeli összefüggésben kell megvizsgálni: a gondossági kötelezettség elvével összhangban a pályázó nem várhat az utolsó pillanatig a pályázata érvényesítésével.

13. Az évente mintegy 70 000 EPSO-pályázatot sikeresen érvényesítő pályázó mellett az EPSO több száz kérelmet kap olyan pályázóktól, akik nem töltik ki időben jelentkezésüket – néha az ellenőrzésük alatt álló tényezők miatt, néha pedig nem. Az EPSO kijelentette, hogy ezeket a kérelmeket mindig gyorsan és szakszerűen kezelte.

14. Az évek során megrendezett versenyvizsgákon az EPSO következetesen úgy látja, hogy a jelentkezések mintegy 50%-át a jelentkezési időszak utolsó 36 órájában validálják.

15. Ha az EPSO vagy informatikai rendszerei bármely okból hozzájárulnak ahhoz, hogy a pályázó a határidő előtt ne tudja érvényesíteni a jelentkezését, és a pályázó erről kellő időben tájékoztatja az EPSO-t, az EPSO vagy meghosszabbítja az összes pályázóra vonatkozó határidőt, vagy több időt biztosít az egyes pályázóknak jelentkezésük érvényesítésére.

16. Még ha el is fogadnánk, hogy a betegség vagy baleset miatt meg kell hosszabbítani vagy újra meg kell nyitni a határidőt, az EPSO úgy vélte, hogy nehéz lenne észszerű határidőt megállapítani a késedelmes validálásra, mivel a potenciális pályázók jelentős ideig akadályoztatva lehetnek.

17. Ezenkívül az EPSO kifejtette, hogy az arányosság és a hátrányos megkülönböztetés tilalmának elve is köti. Így rendkívül nehéz lenne megtalálni a megfelelő egyensúlyt a különböző vis maior helyzetekre hivatkozni kívánó pályázók és annak szükségessége között, hogy ne veszélyeztessék a teljes kiválasztási eljárást. Ha ugyanis a pályázó az érvényesítés időpontját követően hosszabb ideig munkaképtelenné válna, a versenyvizsga nem haladna az ütemtervnek megfelelően, ami rendkívül összetett logisztikai feladatot tenne szükségessé. Ez büntetné azokat a jelölteket, akik időben validálták magukat, és kényelmetlenséget okozna az intézményeknek.

18. Emellett az EPSO azt is elmondta, hogy nehéz belátni, hogyan tudná tisztességes és következetes módon összehasonlítani és értékelni a késedelmes pályázók különböző indokolásait. Azt a kérdést tette fel, hogy mi minősül megfelelő igazolásnak. Például igazolható-e a kérelmező kórházi kezelése, az eltartott betegsége vagy egy közeli családtag halála? Kérdései voltak a bizonyítékként benyújtandó dokumentációval és a dokumentáció benyújtásának határidejével kapcsolatban is. Az EPSO úgy vélte, hogy nehezen tudná meghúzni a határt a pályázók között. Ennek eredményeként további panaszokat kapna, és több ügyet lehetne a Közszolgálati Törvényszék és az ombudsman elé terjeszteni.

2016. szeptemberi ülés

19. Az ombudsman és az EPSO munkatársainak második találkozójára 2016 szeptemberében került sor. Az EPSO kijelentette, hogy nagyon komolyan veszi az ombudsman megállapításait, és elviekben egyetért azzal, hogy nagyon korlátozott számú olyan eset merülhet fel, amikor a pályázók (vagy potenciális pályázók) súlyos vis maior körülmények között akadályoztatva vannak kötelezettségeik teljesítésében vagy a kiválasztási eljárással kapcsolatos vizsgán való részvételben. Az EPSO azonban azt is hangsúlyozta, hogy az arányosság és a megfelelő ügyintézés elvének tiszteletben tartása mellett rendkívül fontos megtalálni a megfelelő egyensúlyt egyrészt a vis maior által érintett pályázók érdekeinek, másrészt a szolgálat érdekeinek időben és költséghatékony módon történő védelme, valamint a többi pályázónak a tisztességes, gyors és indokolatlan késedelem nélküli kiválasztással kapcsolatos jogos elvárásai között.

20. A fentiek fényében az EPSO kijelentette, hogy minden vis maioron alapuló egyéni kérelmet eseti alapon fog elbírálni, figyelembe véve az egyes esetek körülményeit és a következő tényezőket:

a) a pályázók ténylegesen cselekvőképtelenek voltak-e vagy más módon nem tudták-e teljesíteni kötelezettségeiket a meghatározott határidőn belül olyan súlyos és előre nem látható körülmények miatt, amelyek teljes mértékben kívül estek rajtuk, és amelyekre nem tudtak megoldást találni;

b) a fenti körülmények fennálltak-e a határidő elmulasztását közvetlenül megelőző jelentős ideig, és fennálltak-e azon a napon vagy azon időszak alatt, amikor egy konkrét kötelezettséget teljesíteni kellett;

c) a jelöltek hivatalos bizonyítékot szolgáltattak-e az ilyen körülményekről (például orvosi igazolást vagy az illetékes állami hatóságok igazolását);

a pályázók gondosan és indokolatlan késedelem nélkül tájékoztatták-e az EPSO-t arról, hogy a határidőn belül nem tudják teljesíteni kötelezettségeiket; és

e) a kérelem elfogadható-e a versenyvizsga-eljárás és az abban részt vevő többi pályázó haladéktalan lefolytatása nélkül.

21. Az EPSO kifejtette, hogy azok a körülmények, amelyek főszabály szerint vis maiornak minősülhetnek, súlyos vagy életveszélyes betegséget vagy szülést foglalnak magukban. Kijelentette, hogy nem fogadja el a kérelmeket olyan esetekben, amikor a gondosság hiánya vagy gondatlan magatartás miatt nyilvánvaló, hogy a pályázó hozzájárult ahhoz, hogy a pályázatot nem tudta a megadott határidőn belül kitölteni. Azzal kapcsolatban, hogy a pályázók nem töltötték ki jelentkezésüket a megadott határidőn belül, az EPSO azt is megjegyezte, hogy a pályázóknak legalább egy hónap áll rendelkezésükre a jelentkezésre, és ismételten figyelmeztette őket arra a kockázatra, hogy a jelentkezésüket az időszak végén bármilyen okból érvényesíthetik.

22. Megjegyezte, hogy amennyiben a probléma az EPSO felelősségi körébe tartozik (például informatikai rendszereinek meghibásodása), természetesen továbbra is rugalmas marad, feltéve, hogy a pályázó kellő időben tájékoztatja az EPSO-t.

23. Mindezen megfontolások fényében az EPSO kijelentette, hogy készen áll a nyílt versenyvizsgákra vonatkozó általános szabályok kiigazítására, hogy azok tükrözzék a fent ismertetett politikát.

Az ombudsman értékelése az ajánlások után

24. Az ombudsman megjegyzi, hogy a szóban forgó versenyvizsga lezárult, és a panaszos úgy döntött, hogy nem tesz észrevételt az EPSO ajánlásaira adott válaszával kapcsolatban. Erre tekintettel az ombudsman úgy véli, hogy nincs ok e konkrét panasz további vizsgálatára.

25. Az ombudsman azonban megjegyzi, hogy az ebben az ügyben tett ajánlásait általános érvényűnek szánta; fontos elvi kérdést kívánnak tisztázni, nevezetesen azt, hogy a vis maior elve alkalmazható-e az EPSO-versenyvizsgák keretében. Az ombudsman megjegyzi, hogy az EPSO-pályázat megadott határidőn belüli kitöltésének elmulasztásával összefüggésben a vis maior kérdésével az ombudsman korábban, 2006 novemberében, pontosan tíz évvel ezelőtt foglalkozott. Ebben az ügyben [5] úgy tűnik, hogy az EPSO ezt követően elfogadta, hogy a vis maior elve alkalmazandó az EPSO versenyvizsgáira, de úgy ítélte meg, hogy a vis maior elve az adott esetben nem alkalmazandó. Az akkori ombudsman megállapította, hogy ezen ügy EPSO általi kezelése nem volt sem arányos, sem tisztességes, és ennek megfelelően hivatali visszásságnak minősült.

26. Az uniós jog egyértelműen elismeri, hogy a vis maior elve alkalmazandó az eljárási határidőkre. Az is igaz, hogy erre az elvre nagyon szigorú követelmények vonatkoznak, ideértve azt is, hogy az érintett személynek bizonyítania kell a szükséges gondosságot és gondosságot. 2006. novemberi határozatában azonban az akkori ombudsman a következőket jegyezte meg: „[...] az ombudsmannak nincs tudomása olyan rendelkezésről, amely megtilthatná az EPSO-nak, hogy meghosszabbítsa a (pályázatra történő) jelentkezés megerősítésének határidejét, ha bebizonyosodik, hogy vis maior miatt e határidőt nem lehetett betartani. Ellenkezőleg, az ombudsman analógia útján rámutat arra, hogy a Bíróság alapokmányának 45. cikke (2005. novemberi változat) szerint „a határidő lejárta semmilyen jogot nem sérthet, ha az érintett fél előre nem látható körülmények vagy vis maior fennállását bizonyítja.”

27. Az ombudsman hálás, hogy e vizsgálat során az EPSO megváltoztatta korábbi álláspontját, és mostanra valamennyi ajánlását elfogadta. Bár a vis maior esetei ritkák, vannak olyan helyzetek, amikor tisztességes és helyénvaló a késedelmes kérelem elfogadása. Az ombudsman üdvözli, hogy az EPSO most elfogadja ezt az elvi szempontot.

Következtetés

E panasz vizsgálata alapján az ombudsman a következő következtetéssel zárja le a panaszt:

Az ombudsman örömmel nyugtázza, hogy az EPSO elfogadta a vis maior elvének az EPSO versenyvizsgáival összefüggésben történő alkalmazására vonatkozó valamennyi ajánlását.

A panaszost és az EPSO-t tájékoztatják erről a döntésről.

Emily O'Reilly

Európai ombudsman

Strasbourg, 2016. november 17.

[1] http://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/ALL/?uri=HL:C:2013:193A:TOC

[2] A panasz hátterével, a felek érveivel és az ombudsman vizsgálatával kapcsolatos további információkért kérjük, olvassa el az ombudsman ajánlásának teljes szövegét, amely a következő címen érhető el: http://www.ombudsman.europa.eu/en/cases/draftrecommendation.faces/en/59332/html.bookmark.

[3] A vis maior általában olyan helyzet, amikor egy személy által nem befolyásolható súlyos és ellenállhatatlan erő vagy előre nem látható esemény gyakorlatilag lehetetlenné teszi egy kötelezettség teljesítését.

[4] Ami az adminisztrátorok 2014. évi kiválasztási ciklusát illeti, az elmúlt 36 órában a semmiből indított pályázatok aránya a végleges pályázói létszám egyharmadának felelt meg. Emellett több mint 7000 pályázó nyújtotta be jelentkezését a regisztráció utolsó napján éjfél és dél között.

[5] Az 1085/2006/MHZ. sz. ügy. Lásd a határozatot: http://www.ombudsman.europa.eu/cases/decision.faces/hu/3139/html.bookmark.