Strasbourg, 2006. december 29.

Tisztelt V. Úr!

2005. október 24-én Ön egy X. nevű vállalat nevében panaszt nyújtott be az európai ombudsmanhoz a Bizottság 2005. március 3-i határozatával kapcsolatban, amely a Leonardo da Vinci program keretében a vállalatnak kifizetett 98 000 euróból 52 864,19 eurót téríttetett vissza.

2005. december 6-án továbbítottam a panaszt a Bizottság elnökének. A Bizottság 2006. március 27-én küldte meg véleményét. Az észrevételezésre való felkéréssel együtt továbbítottam Önnek, amelyet 2006. május 29-én küldött meg.

Azért írok most, hogy tájékoztassam Önöket az elvégzett vizsgálatok eredményeiről.

A PANASZ

A panaszos szerint a tények a következőképpen foglalhatók össze:

A panaszt egy ügyvéd nyújtja be az X. nevű vállalat (a továbbiakban: a panaszos) nevében.

1995. december 15-én a panaszos legfeljebb 140 000 EUR összegű pénzügyi megállapodást írt alá a Bizottsággal, amely a projekt összköltségének 41,18%-át teszi ki. A projekt célja az volt, hogy egy banki szimulációs játék létrehozásával segítse az európai bankvilágot a közös valutára, a jövőbeli európai jogszabályokra, valamint a számviteli és banki arányok harmonizálására való felkészülésben. A pénzügyi megállapodás 1995. december 1-jén lépett hatályba, és 1997. november 30-án szűnt meg. A Bizottság az első összeget 56 000 EUR-ban, a másodikat pedig 42 000 EUR-ban fizette ki.

2001. december 17-én, a zárójelentés vizsgálatát követően a Bizottság tájékoztatta a panaszost, hogy bizonyos kérdések nem felelnek meg a pénzügyi megállapodás és a pénzügyi és igazgatási kézikönyv (a továbbiakban: a kézikönyv) rendelkezéseinek, és 392 EUR visszatérítését kérte. A Bizottság úgy ítélte meg, hogy a következő kiadások nem támogathatók:

1. 16 073 EUR (általános költségek, utazási és tartózkodási költségek) az első szerződéses időszakra, és
2. 104 762 EUR (személyzeti költségek, utazási és tartózkodási költségek, alvállalkozói költségek) a második szerződéses időszakra.

A Bizottság szerint a támogatható kiadások 237 027 eurót tettek ki, következésképpen a Bizottság által fizetendő rész 97 608 euró volt (azaz a megállapodásban előírt támogatható kiadások 41,18%-a). Mivel a panaszos már 98 000 EUR-t kapott, 392 EUR visszatérítését kérték tőle.

2002. január 16-án a panaszos megtámadta a Bizottság határozatát. Kifejtette, hogy az időközi jelentést elfogadták, ami azt jelenti, hogy az első szerződéses időszakra vonatkozó kiadásokat jóváhagyták. Nem értette, hogy az alvállalkozói költségeket miért utasították el a második szerződéses időszakra, miközben azokat az elsőre jóváhagyták. Jelezte, hogy az említett kérdések csak példák. Felkérte a Bizottságot, hogy vizsgálja felül álláspontját.

2002. február 1-jén a Bizottság válaszolt a panaszosnak. Jóváhagyta az első szerződéses időszakra vonatkozó összes kiadást, mivel a panaszost nem tájékoztatták arról, hogy a projekt lezárásakor minden kiadást újra meg lehet vizsgálni. Az alvállalkozói költségeket illetően kifejtette, hogy kérése ellenére nem nyújtottak be alátámasztó bizonyítékot, amely megmagyarázta volna, hogy azok miért nem támogathatók (23 000 EUR). A személyzeti költségeket illetően kifejtette, hogy egyes kiadások a támogathatósági időszakon kívül merültek fel, ezért azokat elutasították (56 073 EUR). Ami az utazási költségeket illeti, a panaszos elismerte, hogy néhányuk esetében számítási hiba történt, míg mások esetében hiányoztak az alátámasztó bizonyítékok (8 425 EUR). A Bizottság úgy ítélte meg, hogy a támogatható kiadások összege 270 364 EUR, és vállalta, hogy 13 335,90 EUR-t fizet a panaszosnak.

2002. február 19-én a panaszos ismét megtámadta a Bizottság határozatát. A Bizottság bizonyítékokkal támasztotta alá az alvállalkozói költségeket. Nem értett egyet a személyzeti költségek kiszámításával. Mivel a Bizottságtól nem érkezett válasz, a panaszos 2002. május 8-án emlékeztetőt küldött a Bizottságnak.

2002. június 6-án a Bizottság válaszolt a panaszosnak. A Bizottság a panaszos által benyújtott dokumentumok alapján újra megvizsgálta a költségeket, és elfogadta az alvállalkozói költségek egy részét. A Bizottság úgy ítélte meg, hogy a teljes elszámolható kiadás 280 364 EUR-t tett ki, és vállalta, hogy 17 453,90 EUR-t fizet a panaszosnak.

2002. augusztus 9-én a panaszos válaszolt a Bizottságnak, és állást foglalt a nem támogatható alvállalkozói költségek, személyzeti költségek és utazási költségek összegéről.

2002. szeptember 16-án kelt levelében a Bizottság újra megvizsgálta az alvállalkozói költségeket, és elfogadta azokat. Mivel azonban a költségvetésben e költségekre előirányzott összeget túllépték, 13 000 EUR továbbra sem támogatható. Megerősítette a személyzeti költségekre vonatkozó határozatát. Megállapodott abban, hogy 17 453,90 EUR-t fizet a panaszosnak, és gyors választ kért.

Mivel a Bizottság nem kapott választ a panaszos 2002. szeptember 16-i levelére, 2002. október 28-án úgy határozott, hogy a pénzügyi megállapodás 7.5. cikkével összhangban elvégzi a projekt ellenőrzését. 2002. december 6-án a panaszos elfogadta a Bizottság 2002. szeptember 16-i határozatát, és kérte a Bizottság által fizetendő teljes összeg megerősítését. 2002. december 19-én a Bizottság tájékoztatta a panaszost, hogy a projekt ellenőrzését külső könyvvizsgálók fogják elvégezni.

2003. december 18-án sor került az ellenőrzésre.

2004. augusztus 18-án a Bizottság tájékoztatta a panaszost az ellenőrzéssel kapcsolatos következtetéseiről:

(1) Ami a személyzeti költségeket illeti, az ellenőrök nem kaptak igazoló dokumentumokat. A Bizottság kijelentette, hogy a pénzügyi megállapodás 7.4. és 7.5. cikke szerint a panaszosnak minden intézkedést meg kell tennie annak érdekében, hogy lehetővé tegye az ellenőrzések elvégzését.

Ezenkívül az ellenőrök nem vehették figyelembe az eskü alatt tett nyilatkozatokat vagy az azonosítatlan személyek által aláírt nyilatkozatokat, mivel azok nem feleltek meg a kézikönyv IV. címének.

(2) Ami az általános költségeket illeti, a kiadásokat nem támasztották alá eredeti dokumentumokkal.

(3) Ami az utazási költségeket illeti, az ellenőrzési jelentésben említett nem támogatható kiadások összege alacsonyabb volt a Bizottság által a panaszos által benyújtott dokumentumok alapján megállapított összegnél.

(4) Ami a számítástechnikai költségeket illeti, egyes költségek nem voltak támogathatók, mivel a támogathatósági időszakon kívül merültek fel.

A Bizottság azt javasolta a panaszosnak, hogy vagy nyújtsa be azokat az alátámasztó bizonyítékokat (fizetési bizonylatok, díjak, a személyzeti költségekre vonatkozó munkaidő-kimutatások és az egyéb költségekre vonatkozó eredeti dokumentumok), amelyeket nem bocsátottak az ellenőrök rendelkezésére, vagy tegye lehetővé a Bizottság belső ellenőre számára, hogy helyszíni ellenőrzést végezzen ezeken a dokumentumokon.

2004. szeptember 17-én a panaszos megkapta a könyvvizsgálói jelentés másolatát, amely arra a következtetésre jutott, hogy a panaszosnak 64 020,26 EUR összeget kell visszatérítenie a Bizottságnak. Az ellenőrök szerint a következő kiadások nem voltak támogathatók:

(1) 222 500,68 EUR személyzeti költségekre (nincs munkaidő-nyilvántartás, nincs fizetési bizonylat, a támogathatósági időszakon kívüli szolgáltatások);

(2) 27 092 EUR általános költségekre (nincs igazoló dokumentum);

(3) 5 417,78 EUR utazási és tartózkodási költségekre (kettős nyilvántartás, igazoló dokumentumok hiánya);

(4) 13 000 EUR összegű költségvetés-túllépés az alvállalkozói költségek tekintetében;

(5) 7 336,39 EUR számítógépes és audiovizuális költségekre (a támogathatósági időszakon kívül felmerült kiadások).

2004. október 19-én a panaszos vitatta az ellenőrzési jelentés egyes pontjait, a következő pontok alapján azzal érvelve, hogy az hibás:

(1) Az ellenőrök kijelentették, hogy a helyszíni ellenőrzést 2003. december 18-án és 19-én végezték el. A panaszos jelezte, hogy a könyvvizsgálók csak 2003. december 18-án voltak jelen.

(2) A könyvvizsgálók a könyvvizsgálói jelentés 5. oldalának 1.1. bekezdésében kijelentették, hogy a társaságnak csak egy alkalmazottja volt a bérlistáján. A panaszos jelezte, hogy ez helytelen volt, és hogy a szerződéses időszak alatt nem volt alkalmazott a bérszámfejtésben, valamint hogy a 2003–2004-es időszakban két alkalmazott volt. A panaszos hozzátette, hogy a könyvvizsgálók soha nem kértek ilyen információt.

(3) Az ellenőrök az ellenőrzési jelentés 5. oldalán az 1.1. bekezdésben közölték az ügyintézők listáját. Kijelenti, hogy ez a jegyzék megfelelt a társaság létrehozásakor készült jegyzéknek, és már nem naprakész, valamint hogy a könyvvizsgálóknak be kellett volna tekinteniük a cégnyilvántartásba.

(4) A könyvvizsgálók a könyvvizsgálói jelentés 5. oldalának 1.2. bekezdésében kijelentették, hogy nem nyújtottak be számukra auditált beszámolót, és csak az 1997-es pénzügyi évre vonatkozó mérleget és P&L (eredménykimutatás) számlát bocsátották rendelkezésükre. A panaszos jelezte, hogy ez igaz, de rámutatott, hogy a könyvvizsgálók sem az ellenőrzés során, sem azt követően nem kérték az ellenőrzött beszámolókat.

(5) 2003. december 18-án az ellenőrök egy tanú előtt nem tudtak információt szolgáltatni az ellenőrzött fél számára az ellenőrzés keretéről.

(6) A könyvvizsgálói jelentés 6. oldalán az 1.3. bekezdésben a könyvvizsgálók egy 2002. december 9-én kelt bizottsági levélre hivatkoztak (amely a különböző költségkategóriák közötti átcsoportosításokkal és a 15 %-os vagy 5000 EUR-s korláton belül engedélyezett eltérésekkel foglalkozott), amelyet a panaszos soha nem kapott meg. A panaszos úgy vélte, hogy ha a könyvvizsgálók a Bizottság 2002. december 6-án kelt levelére hivatkoztak, akkor a könyvvizsgálók nem végeztek semleges és pártatlan ellenőrzést, mivel a Bizottság előzetesen tájékoztatást adott.

(7) Az ellenőrzési jelentés 10. oldalán a 4.5. bekezdésben az ellenőrök kijelentették, hogy „a legtöbb partner nem nyújtott be munkaidő-nyilvántartást a projektre vonatkozóan bemutatott idő igazolására. A vállalkozó kijelentette, hogy ilyen dokumentumok nem állnak rendelkezésre, mivel a projektet 1996-ban és 1997-ben hajtották végre. A szerződő fél igazolást kért és kapott a különböző partnerek által eltöltött időről. [Az ellenőrök] azonban észrevették, hogy ezeket a megerősítéseket olyan személyek írták alá, akik maguk végezték el az órákat, vagy azonosítatlan személyek írták alá. Ezért, és figyelembe véve, hogy napidíj-mértéket alkalmaztak, nem nyújtottak be fizetési igazolást, és hogy a szolgáltatások egy részét a támogathatósági időszakon kívül nyújtották, 222 500 EUR, 68 EUR összeget nem lehetett támogathatónak tekinteni.” A panaszos szerint az ellenőrzött felet soha nem tájékoztatták a leírt hiányosságokról. Hozzátette, hogy a könyvvizsgálók igazolásokat kértek, és hogy ezeket az igazolásokat bemutatták nekik. Egyértelmű volt, hogy egyes igazolásokat az akkor hivatalban lévő igazgatók nem tudtak aláírni, mert azóta nyugdíjba vonultak, vagy már nem dolgoztak a vállalatnál. Az ellenőrök soha nem kértek további magyarázatot. A panaszos megjegyezte, hogy az ellenőröknek tudniuk kellett volna, hogy vannak olyan aláírási könyvek, amelyek lehetővé teszik számukra az aláírások ellenőrzését. Amikor az ellenőrök úgy döntöttek, hogy a kiadások nem támogathatók, azt állították, hogy az aláíró személyek hazudtak, anélkül, hogy bizonyítékot szolgáltattak volna. Ezenkívül a könyvvizsgálók soha nem kértek bizonyítékot a partnerek és szolgáltatóik közötti fizetésről. Végül a panaszos vitatta a könyvvizsgálók 4.8. bekezdésben tett észrevételét is, amely szerint "a személyi jellegű ráfordításokat az 1998. május 30-ig tartó időszakra vonatkozóan mutatták be, míg a támogathatósági időszak csak 1997. november 30-ig tart. Részletes munkaidő-nyilvántartás hiányában [az ellenőrök] arányossági szabályt alkalmaztak a támogathatósági időszakon kívül felmerült kiadások elutasítására. (...) a számítógépeket a támogathatósági időszak végén vagy akár azon kívül szerezték be. A támogathatósági időszakon belül megszerzettek esetében [a könyvvizsgálók] három év gazdasági élettartamon alapuló időarányos számítást alkalmaztak. A támogathatósági időszakon kívüli kiadásokat nem támogathatónak minősítették (...)”. A panaszos úgy vélte, hogy az elvégzett munka ellenőrzése nélkül az ellenőr nem tudott véleményt nyilvánítani a támogathatósági időszak kérdéséről.

(8) Az ellenőrök a 10. oldal 4.5. bekezdésében kijelentették, hogy „nem nyújtottak be igazoló dokumentumokat az általános költségek alatt elszámolt kiadások igazolására. [Az ellenőrök] tanúsítványt kaptak a különböző partnerektől, de nem bocsátottak rendelkezésre információt az alkalmazott felosztási kulcsról és számítási alapról.” A panaszos úgy ítélte meg, hogy szürreális lenne hét vagy nyolc évvel a tények után az általános költségekre, az elosztási kulcsra és az igazoló dokumentumokra vonatkozó részleteket kérni. Hozzátette, hogy az ellenőrök nem voltak hajlandók figyelembe venni az elért eredményeket, amelyek azonban kézzelfogható és megcáfolhatatlan bizonyítékát képezték az elvégzett munkának és a felmerült költségeknek.

(9) Az utazási és tartózkodási költségeket illetően az ellenőrök a 10. oldal 4.5. bekezdésében kijelentették, hogy egyes kiadásokat csak részben igazoltak igazoló dokumentumokkal, és hogy a bemutatott és a bizonyított összegek közötti különbségeket nem támogathatónak tekintették. A panaszos utalt a (6) kifogásban tett észrevételeire.

A panaszos azt is kijelentette, hogy a Bizottság álláspontja ebben az ügyben teljesen megváltozott, és úgy vélte, hogy a Bizottság minden tőle telhetőt megtett annak érdekében, hogy elkerülje a panaszosnak járó összegek kifizetését. A panaszos meglepetését fejezte ki az ügy késedelmes kezelésével kapcsolatban is. Végül felhívta a figyelmet arra, hogy a panaszos nagyon kis vállalkozás. Tájékoztatta a Bizottságot, hogy minden alátámasztó bizonyítékot újra meg fog küldeni.

2004. december 7-én a Bizottság megerősítette határozatát. Megjegyezte, hogy nem vették figyelembe az eredeti alátámasztó bizonyítékok megküldésére vagy annak lehetővé tételére irányuló kérését, hogy egy belső ellenőr ellenőrizhesse ezeket a dokumentumokat. Hivatkozott a kézikönyvre, amely ismertette a panaszos által benyújtandó dokumentumokat. Hozzátette, hogy a panaszos által 2004. október 19-én megküldött dokumentumok nem érkeztek meg, és két hetet adott a panaszosnak azok benyújtására.

2004. december 22-én a panaszos ismét vitatta az ellenőrzést, kijelentve, hogy a Bizottság nem vette figyelembe a 2004. október 19-i levelében tett észrevételeit, és hogy az ellenőrzés során minden rendelkezésre álló dokumentum a könyvvizsgálók rendelkezésére állt. Kérte a kézikönyv egy példányát. Megállapodott egy új ellenőrzésről, és jelezte, hogy további dokumentumokat fog küldeni a Bizottságnak.

2005. március 3-án a Bizottság azt válaszolta, hogy a panaszos észrevételeit figyelembe vették, és hogy kérésére a könyvvizsgálók válaszoltak. Megállapította, hogy a dokumentumokat még mindig nem nyújtották be. Megerősítette döntését, amely az ellenőrök megállapításain alapult, kivéve az elfogadott általános költségeket. Véglegesen lezárta az ügyet, és 52 864,19 euró visszatérítését kérte.

2005. április 1-jén a panaszos fenntartotta álláspontját.

2005. április 11-én a Bizottság fenntartotta álláspontját.

2005. június 20-án a panaszos 52 864,19 EUR összegű terhelési értesítést kapott.

E panaszban a panaszos azzal érvelt, hogy a Bizottság a következő okok miatt nem tartotta tiszteletben a megfelelő ügyintézéshez való jogot (az Európai Unió Alapjogi Chartájának 41. cikke (1)):

(1) Következetesség hiánya

A panaszos azt állította, hogy a Bizottság nem tartotta be a helyes hivatali magatartás európai kódexének (2) 10. cikkét, mivel

i. bár a panaszos és a Bizottság között közel egy évig folytak a megbeszélések, amelyek eredményeként a Bizottság úgy határozott, hogy 17 453,90 EUR-t fizet a panaszosnak, ezek a tárgyalások 2002 végén megszűntek, amikor a Bizottság tájékoztatta a panaszost az ellenőrzés elvégzésére vonatkozó döntéséről;

ii. a 2003-ban elvégzett ellenőrzést követően nem került sor megbeszélésekre a panaszos és a Bizottság között; és

iii. bár a Bizottság az időközi jelentés benyújtásakor elfogadta a panaszos által a személyzeti költségek igazolására benyújtott eskü alatt tett nyilatkozatokat, ugyanezeket a dokumentumokat az ellenőrzést követően a könyvvizsgálók (munkaidő-kimutatásokat vagy fizetési jegyzékeket kértek) és a Bizottság is elutasította.

(2) A védelemhez való jog megsértése

A panaszos azt állította, hogy a Bizottság nem tartotta be a helyes hivatali magatartás európai kódexének (3) 16. cikkét, mivel a panaszos mindig benyújtotta a könyvvizsgálók által kért dokumentumokat, de soha nem tájékoztatták arról, hogy azok elégtelenek.

(3) A határozatok indokolásának hiánya

A panaszos azt állította, hogy a Bizottság nem tartotta be a helyes hivatali magatartás európai kódexének (4) 18. cikkét, mivel a pénzeszközök visszafizettetésére vonatkozó döntését kizárólag az ellenőrzés megállapításaira alapozta, figyelmen kívül hagyva a panaszos kifogásait:

i. azt állította, hogy a Bizottság nem válaszolt a panaszosnak a könyvvizsgálók megállapításaival szembeni kifogásaira, és 2004. december 7-i levelében tévesen rótta fel a panaszosnak, hogy nem küldött meg néhány dokumentumot;

ii. a panaszos azt állította, hogy a Bizottság jelezte, hogy a könyvvizsgálók további magyarázat nélkül válaszoltak a panaszos kifogásaira.

4. Az ésszerű határidő be nem tartása

A panaszos azt állította, hogy a Bizottság nem tartotta be a helyes hivatali magatartás európai kódexének (5) 17. cikkét, mivel a pénzügyi megállapodást 1995-ben írták alá és 2005-ben, hét évvel a tervezett időpont (1997) után zárták le.

A panaszos azt kérte, hogy a Bizottság 52 864,19 EUR visszafizettetéséről szóló határozatát semmisítsék meg, és erősítsék meg 2002. június 5-i határozatát, amely szerint 17 453,90 EUR-t fizet a panaszosnak. A panaszos kártérítést is kért az ügyiratok késedelmes kezelése miatt. Végezetül, amennyiben a fent említett állítások nem teljesülnek, a Bizottság új ellenőrzés elvégzését kérte.

2005. december 6-án az ombudsman tájékoztatta a panaszost és a Bizottságot, hogy vizsgálatot indít az (1)(ii) és (1)(iii), (2), (3) és (4) állításokkal, valamint az állításokkal kapcsolatban. Úgy ítélte meg, hogy az elfogadhatósági feltételek nem teljesültek az (1) bekezdés i) pontja szerinti állítás tekintetében, mivel arra nem került sor attól az időponttól számított két éven belül, amikor az alapjául szolgáló tények a panaszos tudomására jutottak. Az ombudsman arra is felkérte a panaszost, hogy pontosítsa és támassza alá kártérítési kérelmét.

A VIZSGÁLAT

A Bizottság véleménye

A Bizottság véleménye a következőképpen foglalható össze:

1. Háttér

1995. december 15-én a Bizottság és a panaszos pénzügyi megállapodást írt alá, amely 1995. december 1-jén 24 hónapra hatályba lépett. Ez a megállapodás 140 000 EUR összegű pénzügyi hozzájárulást írt elő a Bizottság részéről, amelyet három részletben fizettek ki:

1. 40% előleg az aláírt megállapodás kézhezvételétől számított 30 napon belül (azaz 56 000 EUR);

(2) 30% az időközi jelentés kézhezvételét és érvényesítését követően (azaz 42 000 EUR);

(3) a zárójelentés kézhezvételét és a Bizottság általi elfogadását követő egyenleg (42 000 EUR).

Az első részletet 1996. július 19-én fizették ki.

A panaszos a zárójelentés benyújtási határidejének 1998. május 30-ig történő meghosszabbítását kérte. Ezt az időpontot a Technikai Segítségnyújtási Hivatal (TAO) 1998. március 27-én megerősítette.

1996. december 11-én a TAO különböző dokumentumokat küldött a panaszosnak, köztük a kézikönyv egy példányát.

1997. június 13‐án a TAO megkapta az időközi jelentést.

1997. október 30-án kifizették a második részletet.

2000. augusztus 3-án a Bizottság megkapta a zárójelentést. Megjegyezte, hogy néhány dokumentumot nem nyújtottak be a pénzügyi értékelés befejezéséhez, és 2000. szeptember 6-i faxában további 30 napot adott a panaszosnak e dokumentumok benyújtására.

2000. szeptember 26-án és október 26-án a panaszos megküldött néhány dokumentumot. Mivel más dokumentumok még hiányoztak, a Bizottság 2000. december 7-én további 10 napot adott a panaszosnak e dokumentumok benyújtására.

2001. január 11-én és február 2-án a Bizottság kézhez kapott néhány dokumentumot.

2001. december 17-én, a végleges jelentés értékelését követően a Bizottság 392 euró összegű terhelési értesítést küldött a panaszosnak.

2002. január 16-án a panaszos megtámadta a terhelési értesítést.

2002. február 1-jén a Bizottság tájékoztatta a panaszost, hogy 13 335,90 euróval tartozik neki, és hiánypótlást kért, amelyet 2000. december 7-én kért.

2002. február 14-én és 19-én a panaszos vitatta a Bizottság által említett összeget, különösen a második időszak nem támogatható kiadásait. 2002. május 8‐án emlékeztetőt küldtek a Bizottságnak.

2002. június 6-án a Bizottság 17 453,90 euró visszatérítését ajánlotta fel a panaszosnak, és 30 napon belül ismét bekérte a hiányzó dokumentumokat.

A panaszos kérésére a dokumentumok benyújtásának határidejét (azaz 2002. szeptember 6-át) 60 napra meghosszabbították.

2002. augusztus 9-én a panaszos ismét vitatta a Bizottság álláspontját, és megküldött néhány dokumentumot.

2002. szeptember 16-án a Bizottság fenntartotta álláspontját, bár néhány dokumentumot elfogadhatónak tekintett.

2002. december 6-án a panaszos jelezte, hogy végleges álláspontot fog kialakítani, amint a Bizottság feltétel nélkül és további csökkentések nélkül megerősíti a panaszosnak fizetendő összeget (azaz 17 453,90 EUR-t).

2002. december 19-én a Bizottság tájékoztatta a panaszost, hogy mivel nem kapott tőle hírt, úgy határozott, hogy vizsgálatot indít.

2003. március 19-én és 2003. október 9-én a Bizottság tájékoztatta a panaszost az ellenőrzésről.

2003. december 18-án sor került az ellenőrzésre.

A 2004. április 15-i könyvvizsgálói jelentésben az ellenőrök arra a következtetésre jutottak, hogy a panaszosnak a már kifizetett 98 000 EUR-ból 64 020,26 EUR-t vissza kell térítenie. Ez az összeg a következő okok miatt nem támogatható kiadásnak felelt meg:

(1) Az alátámasztó bizonyítékok hiánya. A panaszos a külső könyvvizsgálók és a projekt partnerei közötti összeférhetetlenség miatt megtagadta az alátámasztó bizonyítékok benyújtását.

(2) A vonatkozó kiadások nem merültek fel a támogathatósági időszak alatt.

2004. augusztus 18-án a Bizottság tájékoztatta a panaszost az ellenőrzés megállapításairól, amelyek a következők voltak:

(1) az ellenőr nem fért hozzá a személyzeti költségekkel kapcsolatos igazoló dokumentumokhoz, az érintett személyek vagy az azonosított személyek által aláírt nyilatkozatokat nem lehetett figyelembe venni;

(2) az általános költségeket nem támasztották alá eredeti dokumentumokkal;

(3) az utazási kiadások tekintetében a nem támogatható kiadások teljes összege alacsonyabb a Bizottság által megállapított összegnél, mivel megfelelő igazoló dokumentumokat nyújtottak be; és

(4) egyes számítógépes kiadásokat azért minősítettek nem támogathatónak, mert azok a támogathatósági időszakon kívül merültek fel.

A Bizottság arra is felkérte a panaszost, hogy 30 napon belül nyújtson be igazoló dokumentumokat, vagy tegye lehetővé a Bizottság belső ellenőre számára e dokumentumok ellenőrzését.

Mivel a könyvvizsgálói jelentést csak 2004. szeptember 17-én küldték meg a panaszosnak, a határidőt 2004. október 29-ig meghosszabbították.

2004. október 19-én a panaszos vitatta az ellenőrzés megállapításait.

2004. december 7-én a Bizottság válaszolt a panaszosnak, emlékeztetve a finanszírozási megállapodás könyvvizsgálatról szóló 7.5. cikkére és a kézikönyv IV. címére. A Bizottság megjegyezte, hogy az ellenőr nem kapott hozzáférést számos dokumentumhoz, és hogy a panaszos nem válaszolt pozitívan a Bizottság azon kérésére, hogy bocsássa rendelkezésre ezeket a dokumentumokat, vagy hogy egyik ellenőre ellenőrizhesse ezeket a dokumentumokat, és további 15 napot biztosított számára.

2005. január 3-án a Bizottság megkapta a panaszos 2004. december 22-i válaszát, amely a partnereire vonatkozó tanúsítványokat tartalmazott. A panaszos beleegyezett egy második ellenőrzésbe, és felajánlotta, hogy a teljes aktát megküldi a Bizottságnak.

2005. január 7. és 2005. március 3. között a panaszos dokumentumokat küldött a Bizottságnak.

2005. március 3-án a Bizottság levelet küldött a panaszosnak, amelyben jelezte, hogy néhány igazoló dokumentum még mindig hiányzik. Kijelentette továbbá, hogy a panaszos észrevételeit figyelembe vették, és hogy kérésére a könyvvizsgáló válaszolt azokra. Megerősítette döntését, amely a könyvvizsgáló megállapításain alapult, kivéve az elfogadott általános költségeket. Véglegesen lezárta az 52 864,19 euró visszatérítése iránti kérelmet.

2005. április 1-jén a panaszos megerősítette azon álláspontját, hogy a Bizottságnak 17 453,90 EUR-t kell fizetnie.

2005. április 11-én a Bizottság megerősítette álláspontját.

2005. június 20-án a Bizottság 52 864,19 EUR összegű terhelési értesítést küldött a panaszosnak.

2005. július 20-án a panaszos megtámadta a terhelési értesítést, és 17 453,90 EUR összegről számlát küldött a Bizottságnak.

2005. augusztus 3‐án a Bizottság emlékeztetőt küldött, és 2005. augusztus 9‐én elutasította a számlát.

2005. augusztus 9-én, 10-én és 11-én a panaszos fenntartotta álláspontját.

2005. augusztus 29-én a Bizottság megerősítette álláspontját.

2005. szeptember 16‐án a Bizottság 53 346,49 euró összegben megküldte az első hivatalos felszólítást. A másodikat 2005. szeptember 29-én küldték meg 53 450,98 euró összegben.

Időközben a külső könyvvizsgáló céget tájékoztatták egy panaszról, amelyet a panaszos 2005. augusztus 3-án nyújtott be egy, a könyvvizsgálók munkáját ellenőrző szervhez ("Conseil de l'Institut des Réviseurs d'Entreprises") a külső könyvvizsgáló cégnek a panaszosra vonatkozó könyvvizsgálatával kapcsolatban. 2005. december 20-án a testület lezárta az ügyet, és nem állapított meg hiányosságokat a könyvvizsgálók részéről.

2. A Bizottság észrevételei a panaszos állításaival kapcsolatban

A Bizottság megjegyezte, hogy a helyes hivatali magatartás európai kódexe nem kötelező a Bizottságra nézve, és hogy 2000. október 17-én elfogadta saját kódexét. A Bizottság kódexének rendelkezései azonban hasonlóak az európai kódex rendelkezéseihez:

(1) a 10. cikk megfelel a következetesség elvének (1. cikk (6) bekezdés);

(2) a 16. cikk megfelel a felek meghallgatáshoz való jogának (3. cikk (7) bekezdés);

(3) a 18. cikk megfelel az indokolási kötelezettségnek (3. cikk (8) bekezdés); és

(4) A 17. cikk megfelel a 4. cikknek a megkeresések lehető legmegfelelőbb és legidőszerűbb megválaszolására vonatkozó kötelezettségvállalás tekintetében (9).

2.1 A panaszos azon állítása, hogy az Európai Bizottság nem járt el következetesen

A Bizottság folyamatosan felülvizsgálta a bontást minden alkalommal, amikor a panaszos új dokumentumokat küldött, és végül 2002. június 6-án 17 453,90 EUR kifizetését javasolta a panaszosnak. Ezt követően a Bizottság fenntartotta álláspontját, és a panaszos vitatta azt. 2002. szeptember 16-i levelében a Bizottság ismét felajánlotta 17 453,90 euró megfizetését, és felkérte a panaszost, hogy a lehető leghamarabb válaszoljon. Mivel nem érkezett válasz, a Bizottság azt feltételezte, hogy a panaszos még mindig nem ért egyet. A Bizottság csak 2002. december 9-én, három hónappal a határidőt követően kapott választ a panaszostól.

A Bizottság emlékeztetett az igazoló dokumentumok ellenőrzésére vonatkozó szabályokra. Míg a Bizottság elfogadja a fénymásolatokat, amikor egy projekt pénzügyi értékelését végzi, ugyanez a gyakorlat nem vonatkozik az ellenőrzésre. Ebben az esetben a szabályokat a kézikönyv tartalmazza. A kézikönyv IV.1. pontja szerint „a szerződő feleknek tanácsos gondoskodniuk arról, hogy az ellenőrök által valószínűleg megvizsgálandó valamennyi eredeti dokumentum rendelkezésre álljon, és szükség esetén fel kell venniük a kapcsolatot partnereikkel a hiányzó eredeti dokumentumok összegyűjtése érdekében”. A IV.2.1. pont szerint: „Ahhoz, hogy figyelembe lehessen venni, az igazoló dokumentumoknak a következő feltételeknek kell megfelelniük:

• eredeti, keltezett és számozott dokumentumok;
• az ilyen dokumentumoknak harmadik felektől kell származniuk, és azokat nem belsőleg kell elkészíteni (...)”.

Ha az ellenőrzés megállapításai szerint a panaszosnak 64 020,26 EUR-t kellett volna visszatérítenie, az azért volt, mert az ellenőrök nem tudták ellenőrizni a kiadások valódiságát, és nem fértek hozzá teljes körű, pontos és jól dokumentált információkhoz. A panaszos nem tartotta be a kézikönyv rendelkezéseit. A Bizottság azonban beleegyezett abba, hogy a panaszos által az ellenőrzést követően benyújtott dokumentumok fényében felülvizsgálja az igényelt összeget. Ez a felülvizsgálat az igényelhető összeg (azaz 52 864,19 EUR) csökkenéséhez vezetett.

A Bizottság alkalmazta a kézikönyv rendelkezéseit, és a következő következtetéseket vonta le:

(1) Ami a személyzeti költségeket illeti, a IV.2.2. pont szerint „[a] munkaszerződéseken és a munkaidő-bevalláson (...) kívül a szerződő fél számára lehetővé kell tenni, hogy rendelkezésre bocsássa a projekten dolgozó személyek valamennyi egyéni illetményelszámolását, vagy a pénzügyi osztály vagy a személyzeti részleg hivatalos listáját, amely összefoglalja az e személyeknek teljesített valamennyi kifizetést. Az említett szervezeti egységektől származó külön igazoló dokumentumoknak is rendelkezésre kell állniuk a munkáltatói hozzájárulásokhoz.”

i. A panaszos személyzete:

Egy alkalmazottra vonatkozóan nem érkezett szerződés, csak bankszámlakivonat érkezett, és azt elfogadták. A Bizottság egyetértett az ellenőrök azon megállapításával, hogy 124 300 EUR nem támogatható.

Ami a személyzet két másik tagját illeti, a személyzeti költségeknek az alvállalkozói költségek alá kell tartozniuk, ezért 13 000 EUR nem volt támogatható.

ii. Az „A” partner személyzete:

A Bizottság megkapta a projektért felelős személy által aláírt nyilatkozatokat. Bár a Bizottság nem kérdőjelezte meg a nyilatkozatokat, e dokumentumok alapján nem tudta ellenőrizni, hogy a vonatkozó költségek ténylegesen felmerültek-e. A Bizottság azonban elfogadta e dokumentumok egyikét. Az egyéb költségek, amelyekre vonatkozóan nem nyújtottak be érvényes igazoló dokumentumokat (8 195,27 EUR), nem voltak támogathatók, amint azt az ellenőrök megállapították.

iii. A „B” partner személyzete:

A Bizottság egy azonosítatlan személytől három alkalmazottra vonatkozóan kapott nyilatkozatot. Bár a Bizottság nem kérdőjelezte meg a nyilatkozatokat, e dokumentumok alapján nem tudta ellenőrizni, hogy a vonatkozó költségek ténylegesen felmerültek-e, és a könyvvizsgálókhoz hasonlóan úgy ítélte meg, hogy azok nem támogathatók (25 560 EUR).

A Bizottság az első időszakban egy azonosítatlan személytől kapott nyilatkozatokat a személyzet egy másik tagja által ugyanazon projekt keretében végzett munkáról. Bár a Bizottság nem kérdőjelezte meg a nyilatkozatokat, e dokumentumok alapján nem tudta ellenőrizni, hogy a vonatkozó költségek ténylegesen felmerültek-e, és a könyvvizsgálókhoz hasonlóan úgy ítélte meg, hogy azok nem támogathatók (16 636 EUR). 29).

iv. „C” partner személyzete:

A Bizottság megkapta a projekt főigazgatója és egy okleveles könyvvizsgáló által aláírt nyilatkozatokat. Bár a Bizottság nem kérdőjelezte meg ezeket a nyilatkozatokat, e dokumentumok alapján nem tudta ellenőrizni, hogy a vonatkozó költségek ténylegesen felmerültek-e, és az ellenőrökhöz hasonlóan úgy ítélte meg, hogy a kiadások egy része (7 102 EUR) nem volt támogatható. 12).

v. A „D” partner személyzete:

A Bizottság egy azonosítatlan személy által aláírt nyilatkozatokat kapott. Bár a Bizottság nem kérdőjelezte meg ezeket a nyilatkozatokat, e dokumentumok alapján nem tudta ellenőrizni, hogy a vonatkozó költségek ténylegesen felmerültek-e, és az ellenőrökhöz hasonlóan úgy ítélte meg, hogy a kiadások egy része (17 148 EUR) nem volt támogatható.

(2) Ami az általános költségeket illeti, a IV.2.3. pont szerint „mivel a Leonardo da Vinci programból csak tényleges költségek, nem pedig rögzített összegek finanszírozhatók, a szerződő feleknek és partnereiknek ideális esetben létre kell hozniuk egy olyan elemzési rendszert, amely lehetővé teszi számukra a projekthez közvetlenül kapcsolódó általános költségek azonosítását. A szerződő feleknek minden esetben képesnek kell lenniük arra, hogy elmagyarázzák, hogyan számították ki a zárójelentésben feltüntetett összeget. Emellett minden olyan partnerségi tagszervezet esetében, amelynél a projekt részeként általános költségek merültek fel, be kell nyújtaniuk egy, a szervezet pénzügyi vezetője által aláírt dokumentumot, amely megerősíti a szóban forgó költségek összegét, valamint annak igazolását, hogy a projekthez rendelt számláról a szervezet általános számlájára került át.„A panaszos az ellenőrzés során nem nyújtott be az egyes partnerek általános költségeit alátámasztó dokumentumot. Ezt követően a panaszos által aláírt igazolásokat átadták a könyvvizsgálóknak, akik megtagadták azokat azzal az indokkal, hogy azok nem megfelelőek. Az ellenőrök azonban jelentésükben megjegyezték, hogy az általános költségek aránya ésszerű volt. 2004. december 22-én a panaszos benyújtotta az egyes partnerek jogi képviselői által aláírt igazolásokat. A Bizottság ezért minden általános költséget elfogadott.

(3) Ami az utazási költségeket illeti, a panaszos nem tett észrevételt ezekre a költségekre vonatkozóan. Az ellenőrök által megállapított nem támogatható költségek összege (5 417,78 EUR) alacsonyabb volt a Bizottság által megállapított összegnél.

(4) Ami az alvállalkozói költségeket illeti, valamennyi számlát benyújtották az ellenőröknek. A kézikönyv szerint azonban ezek a költségek 5000 EUR-ra vagy 15%-ra korlátozódtak. Az ellenőrök az elfogadható összeget 10 000 EUR-ra korlátozták. A nem támogatható összeg 13 000 EUR volt. Ami a panaszos azon érvét illeti, hogy a szerződés aláírásakor nem rendelkezett a kézikönyv egy példányával, a pénzügyi megállapodás 6. cikke szerint a kézikönyvet egy későbbi időpontban bocsátják rendelkezésére: 1996. december 11-én küldték meg a panaszosnak.

(5) Ami a számítógépes költségeket illeti, a számlákat nem az ellenőrzés során, hanem azt követően nyújtották be. Az e számlákon szereplő dátumok kívül estek a támogathatósági időszakon, ezért azokat nem lehetett elfogadni (7 336,39 EUR).

A nem támogatható kiadások teljes összege 52 864,19 EUR volt.

2.2 A panaszos azon állítása, hogy az ellenőrzést követően nem került sor párbeszédre

A Bizottság nem értette a panaszos állítását. A Bizottság nyílt megközelítést fogadott el, lehetővé téve a panaszos számára, hogy a hiányzó dokumentumokat közvetlenül a Bizottságnak nyújtsa be, és elfogadja a Bizottság belső ellenőrének látogatását. A Bizottság mindig válaszolt a panaszos leveleire, és több alkalommal meghosszabbította a határidőket. Ezért úgy ítélte meg, hogy továbbra is párbeszédet folytat a panaszossal.

2.3 A panaszos azon állítása, hogy a könyvvizsgálók soha nem tájékoztatták arról, hogy a benyújtott dokumentumok nem elégségesek

Az ellenőrzés napján a panaszos nem tudott dokumentumokat benyújtani a személyzeti költségekről. Ezeket a dokumentumokat a 2003. december 23-i és 2004. január 9-i ellenőrzést követően nyújtották be. Ebből arra lehet következtetni, hogy az ellenőrzés napján benyújtott dokumentumok nem voltak elegendőek, és hogy a panaszost tájékoztatták, mivel később más dokumentumokat is benyújtott.

Ami azokat a dokumentumokat illeti, amelyeket a panaszos összeférhetetlenség miatt nem volt hajlandó bemutatni a könyvvizsgálóknak, a Bizottság azt javasolta, hogy azokat közvetlenül neki küldjék meg.

A panaszos által megküldött dokumentumok nem feleltek meg a kézikönyvnek. A kézikönyv II.3.2. cikkének (2) bekezdése kimondja, hogy „[l]es frais du personnel devront être calculés sur base du salaire journalier réel de l'employé/prestataire multiplié par le nombre de jours (temps plein comportant le nombre d'heures défini dans la législation nationale) effectivement consacrés au projet (...)”. Ugyanezen cikk (3) bekezdése különbséget tesz a személyegyesítő társaság tagjaként működő intézmény által kifejezetten a projektre alkalmazott személy és a személyegyesítő társaság olyan tagja által alkalmazott személy között, aki idejét részben vagy egészben a projektre fordítja. Az első esetben munkaszerződést kell aláírni, a második esetben a személynek hivatalos nyilatkozatot kell tennie egy különleges dokumentumon. Mindkét dokumentumnak a következő elemeket kell tartalmaznia:

• napi fizetés,
• a projekttel kapcsolatos munkaidő napokban kifejezve,
• a munka részletes leírása,
• az egyezmény kezdetének és végének időpontja,
• a kifizetett összeg,
• a munkavállaló aláírása, és
• a jogi képviselő aláírása.

A kézikönyv IV.2.2. cikke kimondja, hogy „[o]utre les conventions et les déclarations de travail, telles que décrites au point II.3.2. du manuel, le contractant devra être à même de produire soit toutes les fiches de rémunération individuelles des personnes ayant travaillé dans le cadre du projet, soit une liste officielle émanant du département financier ou du service du personnel et reprenant l'ensemble des paiements effectués en faveur de ces personnes”. A jelen ügyben fizetési jegyzékek helyett csak az érintett személyek vagy azonosítatlan személyek által aláírt igazolásokat nyújtottak be. Következésképpen sem az ellenőrök, sem a Bizottság nem tudta ellenőrizni, hogy a vonatkozó költségek ténylegesen felmerültek-e. Ezek a dokumentumok nem tartalmazták különösen a projektre fordított órák lebontását vagy a munkaidő-kimutatásokat. Ezt az ellenőrzési jelentés is megemlítette.

A panaszos 1996. december 11. óta tudott a kézikönyv rendelkezéseiről, és nem hagyhatta figyelmen kívül, hogy a benyújtott dokumentumok nem feleltek meg a kézikönyvnek, és ezért valószínűleg elégtelennek bizonyultak.

2.4 A panaszos azon állítása, hogy az Európai Bizottság nem válaszolt a panaszos kifogásaira, és nem indokolta döntését

A panaszos állításával ellentétben a Bizottság figyelembe vette a 2004. október 19-i levelében tett észrevételeket. A Bizottság azonnal felvette a kapcsolatot az ellenőrökkel, és felkérte őket, hogy válaszoljanak a kifogásokra. Amennyiben a Bizottság úgy ítélte meg, hogy a könyvvizsgálók válaszát (amelyet a véleményhez csatoltak) nem kellett megküldeni a panaszosnak, 2004. december 7-i levelében figyelembe vette annak tartalmát.

A panaszos 2004. október 19-i levelében megfogalmazott minden egyes kifogással kapcsolatban a Bizottság a következő észrevételeket tette:

Ami a panaszos levelének első pontját illeti, amely szerint a könyvvizsgálók csak egy, nem pedig két napig tartózkodtak a helyiségeiben, a Bizottság magyarázatot kért a könyvvizsgálóktól. Elismerték, hogy igazoló dokumentumok hiányában csak egy napot töltöttek a panaszos helyiségeiben, a második napot pedig saját irodáikban töltötték az első jelentés elkészítésével. A Bizottság nem tájékoztatta a panaszost e válaszról, mivel az ellenőrzés hossza nem befolyásolta az ellenőrzés megállapításait. Az ellenőrzés időtartama a Bizottság és a könyvvizsgáló cég közötti szerződés hatálya alá tartozott. A 2005. július 5-i végleges ellenőrzési jelentést azonban helyesbítették, és az csak 2003. december 18-ra vonatkozott.

A panaszos levelének második pontjában hibát állapított meg az alkalmazottak számában. A könyvvizsgáló cég a panaszos által szolgáltatott információkat használta fel. Ez a magyarázat nem befolyásolta az ellenőrzés megállapításait.

Ugyanez vonatkozik a 3., 5. és 6. kifogásra; a könyvvizsgáló cég által adott magyarázatok nem változtattak az ellenőrzés megállapításain.

A Bizottság emlékeztetett arra, hogy 2003. október 9-én tájékoztatta a panaszost az ellenőrzésről, megjelölve a külső könyvvizsgáló cég nevét. A cégnek közvetlenül a panaszossal kellett felvennie a kapcsolatot, amit 2003. október 24-én e-mailben meg is tett.

A Bizottság azt is jelezte, hogy az ellenőrzési jelentés 4. oldalán megemlítették a keretszerződésre és arra az egyedi megállapodásra való hivatkozásokat, amelyen belül az ellenőrzést elvégezték.

A jelentés 1.3. pontjában említett levéllel kapcsolatos 6. kifogást illetően a könyvvizsgálók elismerték, hogy hiba történt az említett levél keltezésében: 2002. szeptember 16-án, nem pedig 2002. december 9-én kelt levélre kellett volna hivatkozni. 2002. szeptember 16-án kelt levelében a Bizottság emlékeztetett arra, hogy a kézikönyv rendelkezéseivel összhangban az alvállalkozói költségek nem haladhatják meg a 15%-kal megnövelt tervezett összeget. Ez a levél a Bizottság két korábbi, 2002. június 6-i és 2002. július 22-i levelére hivatkozott, amelyek szintén a 15%-kal megnövelt tervezett összeg túllépésével kapcsolatos problémára utaltak.

Másrészt a 4., 7. és 8. kifogás felvetette az ellenőrzés megállapításai szempontjából fontos igazoló dokumentumok benyújtásának kérdését. Ami az ellenőrzött beszámolókat illeti, az ellenőr kifejtette, hogy a panaszos által elkészítendő dokumentumok listája tartalmazza az igazoló dokumentumok benyújtását is. Az ellenőr és az ellenőrzött fél megállapodott abban, hogy az összes kért dokumentumnak az ellenőrzés kezdetétől rendelkezésre kell állnia. A könyvvizsgáló a 2003. október 24-én kelt e-mailben említette ezt a megállapodást, és kérte annak megerősítését az ellenőrzött féltől. Az ellenőr egy ellenőrző listát is rendelkezésre bocsátott, amely lehetővé tette az ellenőrzött fél számára, hogy elkészítse és összegyűjtse az összes szükséges dokumentumot. Az ellenőrzött szervezetnek nemcsak a dokumentumok meglétét kellett volna biztosítania, hanem azokat el is kellett volna készítenie és be kellett volna nyújtania az ellenőrnek. Következésképpen a könyvvizsgáló nem volt köteles kifejezett kérelmet benyújtani.

2004. december 7-én kelt levelében a Bizottság a panaszos kifogásaira a pénzügyi megállapodásnak a projekt ellenőrzésére vonatkozó 7. cikkére és a kézikönyv IV. címére hivatkozva válaszolt. Ezeket a magyarázatokat 2005. március 3-án megismételték.

Nem lehetett figyelembe venni a panaszos 8. kifogását, miszerint a projekt végrehajtását követő hét vagy nyolc év elteltével nincs értelme részletes adatokat kérni a költségekről, az elosztási kulcsról és az igazoló számviteli dokumentumokról. A pénzügyi megállapodás 7. cikke ugyanis úgy rendelkezik, hogy a dokumentumokat a projekt lezárására vonatkozó utolsó kifizetést követő öt évig meg kell őrizni. A jelen ügyben a végső kifizetésre soha nem került sor, mivel a panaszos soha nem egyezett bele a határidőkön belül. Mivel az ügyet nem zárták le, a panaszosnak minden vonatkozó igazoló dokumentumot meg kellett volna őriznie, még akkor is, ha azok hét vagy nyolc évre nyúlnak vissza.

A Bizottság következtetéseit nem lehetett megváltoztatni, miután megállapította, hogy az ellenőrök nem fértek hozzá az összes kért dokumentumhoz, és az ismételt kérések ellenére sem kapták meg az eredeti dokumentumokat.

A panaszos ezért nem róhatta fel a Bizottságnak, hogy nem indokolta meg határozatát. A Bizottság mindig is törekedett arra, hogy megoldást találjon a jelen ügyre, tiszteletben tartva a Leonardo da Vinci-támogatások valamennyi kedvezményezettjével szembeni egyenlő bánásmód elvét. A Bizottság nem szorítkozott az ellenőrzés megállapításaira. 2004. augusztus 18-i és 2004. december 7-i levelében lehetőséget biztosított a panaszosnak a vonatkozó dokumentumok megküldésére, vagy arra, hogy egyik belső ellenőre a panaszos helyiségeiben tartózkodjon.

2.5 A panaszos azon állítása, hogy az Európai Bizottság nem járt el ésszerű határidőn belül

A két évre szóló pénzügyi megállapodás 1995. december 1-jén lépett hatályba. 1997. november 30-án kellett volna befejeződnie.

A pénzügyi megállapodás 6. cikke előírja, hogy az 1995. december 1-jétől 1996. november 30-ig terjedő időszakra vonatkozó időközi jelentést legkésőbb 1997. január 6-ig, a teljes szerződéses időszakra vonatkozó végleges jelentést pedig legkésőbb 1998. január 5-ig kell megküldeni. A panaszos számára azonban előnyös volt a zárójelentés benyújtási határidejének 1998. május 30-ig történő meghosszabbítása. A Bizottság emlékeztetett arra, hogy az időközi jelentés 1997. június 13-án öt hónapos késéssel, a zárójelentés 2000. augusztus 3-án 26 hónapos késéssel érkezett be.

A pénzügyi megállapodás 5. cikke szerint a kifizetett összegek behajthatók, ha a jelentéseket nem nyújtják be időben. A Bizottság a panaszoshoz intézett 2000. május 11-i levelében emlékeztetett erre a rendelkezésre. Bár a panaszos már tévedett, a Bizottság beleegyezett a határidő további, 2000. május 29-ig történő meghosszabbításába, amely időpontot követően képes volt behajtani a már kifizetett összegeket. A Bizottság rugalmasságot tanúsított azzal, hogy 2000. augusztus 3-án elfogadta a zárójelentést, miközben alkalmazhatta volna az 5. cikket.

A Bizottság 2001. december 21-én, azaz néhány hónappal a panaszos által megküldött dokumentumok értékelése után döntött az ügy lezárásáról.

A pénzügyi értékelés addig tartott, amíg a panaszos be nem nyújtotta a Bizottság által 2000. szeptember 6-án, 2000. december 7-én és 2001. február 28-án kért igazoló dokumentumokat.

Következésképpen a Bizottság meglepetésének adott hangot a panaszos azon kijelentésével kapcsolatban, hogy a pénzügyi megállapodást 1998-ban le kellett volna zárni, mivel csak 2000-ben tett eleget a zárójelentés benyújtására vonatkozó kötelezettségének.

Az ellenőrzés célja az volt, hogy megoldást találjunk azokra a problémákra, amelyekkel mindkét fél szembesült. A Bizottság azzal érvelt, hogy a panaszos nem tagadhatja, hogy az ellenőrzés, az ellenőrzési jelentés továbbítása és a 2005. június 20-i terhelési értesítés között kiterjedt levélváltásra került sor. Így a Bizottság soha nem zárta le a panaszossal folytatott párbeszédet.

Ha a panaszos nem vitatta volna a Bizottság álláspontját, az ügyet 2001-ben lezárták volna.

Következésképpen a Bizottság megerősítette az ellenőrzés megállapításait és az 52 864,19 EUR kamatokkal együtt történő visszafizettetéséről szóló határozatát.

A panaszos észrevételei

A panaszos észrevételei a következőképpen foglalhatók össze:

(1) A Bizottság és a panaszos közötti vita főként a személyzeti költségek elszámolhatóságával foglalkozott. A panaszos ezeket a költségeket vagy a projekten dolgozó személyek eskü alatt tett nyilatkozataival, vagy a partnerek igazgatóinak igazolásaival indokolta. Ezeket a dokumentumokat a Bizottság az időközi jelentés elkészítésekor és értékelésekor elfogadta a kiadások támogathatóságának megállapítása céljából. Az ellenőrzés végén azonban az ellenőrök, akik maguk is kértek ilyen dokumentumokat, úgy vélték, hogy azok nem elegendőek, és munkaidő-kimutatásokat vagy fizetési jegyzékeket kértek. A Bizottság egyetértett ezzel az állásponttal. A panaszos kijelentette, hogy soha nem állapodtak meg abban, hogy a személyzeti költségeket munkaidő-kimutatással kell indokolni, mivel a kis- és középvállalkozások, például a panaszos esetében nem ez a gyakorlat. Ezért a panaszos jóhiszeműen járt el.

A panaszos soha nem tagadta meg a dokumentumok benyújtását, amint azt a Bizottság állította. Ami a Bizottság munkaidő-nyilvántartásokra való hivatkozását illeti, ezeket a dokumentumokat a szerződés időtartama alatt nem töltötték ki. A panaszos ennek megfelelően tájékoztatta az ellenőröket. Ami a Bizottságnak a fizetési jegyzékekre való hivatkozását illeti, a panaszos egyik partnerének igazgatója az ellenőrzés során megkérdőjelezte, hogy ez a kérés jogszerű volt-e. Összeférhetetlenség miatt a panaszos felkérte a könyvvizsgálókat, hogy nyújtsák be saját fizetési jegyzéküket. Nyilvánvaló volt, hogy a projektek esetében különbség van a fizetések és a napi bérek között.

(2) Ami a kézikönyvet illeti, az időközi jelentés benyújtásakor a Bizottság soha nem hivatkozott arra egyes kiadások elutasítása érdekében. A második részletet, amelyet vita esetén nem fizettek ki, a panaszosnak fizették ki. A panaszos ezért jóhiszeműen támaszkodhatott a Bizottság álláspontjára, és zárójelentésében ugyanezen dokumentumok felhasználásával megindokolhatta a kiadásokat.

A panaszos nem emlékezett arra, hogy megkapta volna a kézikönyvet. A panaszos szerint 1995-ben készült el a kézikönyv. A végleges változatot később kellett volna elküldeni.

Ezenkívül a Bizottság soha nem jelölte meg, hogy az ellenőrök melyik kézikönyvre alapozták munkájukat. Az ellenőrök nem tudtak ilyen információt szolgáltatni.

(3) A panaszos elismerte, hogy összekeverte a szerződéses időszak meghosszabbítását a zárójelentés benyújtási határidejének meghosszabbításával, de ez nem indokolta a költségek szerződéses időszak szerinti arányos elosztását, mivel a munkálatokat a Bizottság által elfogadott ütemterv szerint végezték el.

(4) 1997 nyarától 2000 tavaszáig a panaszos nem hallott sem a TAO-ról, sem a Bizottságról. Nem került sor nyomon követésre, és az ideiglenes jelentést soha nem hagyták jóvá.

(5) 2002. augusztus 9-én kelt levelében a panaszos soha nem vitatta a 17 453,90 EUR összeget. A panaszos szerint a Bizottság ellentmondott önmagának, amikor azt állította, hogy 2002. augusztus 9. után nem hallgatta meg a panaszost. A Bizottság kijelentette továbbá, hogy a válasz bizonyos határidőn belüli elmaradása hivatalos jóváhagyásnak minősül. A panaszos nem értette a Bizottság hozzáállásának változását.

(6) A panaszos megjegyezte, hogy a személyzeti költségeket illetően a Bizottság láthatóan hamisítással, különösen aláíráshamisítással vádolta. Ezenkívül a Bizottság állításával ellentétben a panaszos 2003. december 23-i levelében benyújtotta az egyik alkalmazottja illetményelszámolásának másolatát.

(7) Ami az informatikai költségeket illeti, a panaszos benyújtotta a támogathatósági időszak alatt kiállított pro forma számlákat, a számlákat és a megfelelő fizetési bizonylatokat. Ezeket a dokumentumokat az ellenőrök figyelmen kívül hagyták.

(8) A panaszos bírálta az ellenőrzés minőségét. Véleménye szerint az ellenőrök hozzáállása nem volt komoly, és megkérdőjelezte az ellenőrzés megállapításait. A projekt eredményeinek ellenőrzése nélkül csak a pénzügyi kimutatások ellenőrzésére került sor. A panaszos úgy vélte, hogy ellenőrizni kell, hogy az ellenőrzés csak a pénzügyi kimutatások ellenőrzése volt-e, vagy hogy a Bizottság felkért-e egy informatikai szakembert a szoftver ellenőrzésére, amely a projekt végeredménye volt.

(9) A Bizottság szemrehányást tett a panaszosnak a késedelmes válaszadás miatt. A Bizottság azonban késett, vagy szűk határidőn belül választ kért: a könyvvizsgálatról 2002. december 19-én határoztak, de a külső könyvvizsgáló céget 2003 októberében tájékoztatták; a Bizottság 2002. június 6‐án válaszolt a 2002. február 19‐i levélre; a Bizottság leveleit gyakran az aláírásuk után egy héttel küldték el, ami lerövidítette a panaszos számára biztosított határidőt.

(10) A panaszos sajnálatát fejezte ki amiatt, hogy a Bizottság soha nem válaszolt kedvezően a találkozó megszervezésére vonatkozó javaslatára.

A panaszos az ombudsman rendelkezésére állt, hogy találkozzon vele és megvitassa a helyzetet.

A HATÁROZAT

1 Előzetes megjegyzés

1.1 A panaszt egy ügyvéd nyújtja be egy X. nevű vállalat (a továbbiakban: "a panaszos") nevében. Észrevételeiben a panaszos számos új állítást tett, amelyek nem szerepeltek az eredeti panaszban. Az ombudsman úgy véli, hogy ezekkel a vizsgálat keretében nem lenne helyénvaló foglalkozni. A panaszos azonban fontolóra veheti, hogy új panaszt nyújtson be az ombudsmanhoz ezekkel az ügyekkel kapcsolatban, miután megtette a megfelelő közigazgatási lépéseket a Bizottsággal.

2 A pénzügyi megállapodás és a pénzügyi és igazgatási kézikönyv vonatkozó rendelkezései

A pénzügyi megállapodás vonatkozó része a következőket írja elő:

"6.2 Les rapports devront se conformer au Manuel Administratif et Financier et aux formulaires que le Bureau adressera au Contractant pendant le déroulement de la présente convention.

(...)

6.4 Le contenu du rapport d'étape devra porter sur le développement du projet et du produit et devra notamment comprendre:

6.4.1 - une évaluation d'ensemble des résultats du projet par rapport aux objectifs initiaux, comprenant entre autres, un bilan quantitatif des résultats obtenus;

- la description détaillée sur le développement, les progrès et les acquis du projet y compris, le cas échéant, des informations sur l'interaction avec d'autres projets;

- la présentation de l'état d'avancement des produits de formation en préparation,

- la procédure interne d'évaluation,

- un résumé, en anglais, en français ou en allemand, des principaux résultats acquis (ne dépassant pas 5 pages); les éventuels frais de traduction seront considérés éligibles dans le cadre du projet;

- le décompte détaillé total de la période considérée de toutes les dépenses réelles en ECU encourues dans le cadre du projet, conformément au cadre financier qui est précisé dans le Manuel Administratif et Financier et les formulaires relatifs aux rapports, ainsi qu'une estimation des dépenses pour la deuxième période de la convention;

- le programme de travail levelező à la deuxième période de la convention;

- un résumé en anglais, en français ou en allemand, des principaux développements prévus pour la deuxième période du contrat (ne dépassant pas 5 pages); les éventuels frais de traduction seront considérés éligibles dans le cadre du projet;

- les produits attendus (angol nyelven).

(...)

6.5 Le rapport final devra porter sur la finalisation du projet et du produit et devra notamment comprendre (a véglegesítésről szóló végleges megállapodás:

(...) le décompte final détaillé de la période entière de la convention, de toutes les dépenses réelles en ECU encourues dans le cadre du projet, conformément au cadre financier qui sera précisé dans le Manuel Administratif et Financier et dans les formulaires relatifs aux rapports;

(...)

7.4 Le Contractant tiendra à disposition de la Commission l'ensemble des documents techniques et financiers lui permettant de vérifier que ledit programme de travail est en cours de réalisation ou a été réalisé. Ces documents pourront, le cas échéant, être vérifiés sur les lieux où ils sont normalement conservés.

7.5 Le Contractant prendra toutes les dispositions nécessaires pour permettre les contrôles (dossiers, documents comptables et financiers) tant de la Commission que de la Cour des comptes des Communautés européennes. Ces contrôles peuvent s'exercer sur place et consister en un examen de la comptabilité et des pièces justificatives relatives au projet faisant l'objet de la présente convention. A cet effet, les pièces en question seront conservées pendant 5 ans après le dernier paiement relatif au dit projet et la clôture de celui-ci".

A pénzügyi és igazgatási kézikönyv (10) a következőket mondja ki:

„II.3.2. Személyi jellegű ráfordítások

A partnerség valamely tagszervezetéhez tartozó, illetve a projektért rendszeresen vagy ismétlődően dolgozó személy részére teljesített kifizetéseket a „Személyzeti költségek” rovatba kell beszámítani.

A személyzeti költségeket a munkavállaló/szolgáltató tényleges napi fizetése/díja és a projekten ténylegesen ledolgozott (teljes munkaidős (11) napok számának szorzata alapján kell kiszámítani. Ennek a számadatnak tartalmaznia kell a munkáltató által fizetett összes szokásos járulékot, például a társadalombiztosítási járulékokat, de nem tartalmazhat semmilyen bónuszt, ösztönző kifizetést vagy nyereségrészesedési rendszert.

A projekten ténylegesen ledolgozott időnek azonosíthatónak kell lennie, és azt a munkáltató és a munkavállaló/szolgáltató által aláírt dokumentumnak kell igazolnia. Két eset állhat fenn:

Ha a partnerség valamely tagszervezete kifejezetten a projekthez igénybe veszi egy alkalmazott/szolgáltató szolgáltatásait, szerződést kell kötni e személy és a partnerség tagszervezete (szerződő fél, koordinátor vagy partner) között, aki igénybe veszi a szolgáltatásait.

A szerződésnek a következő információkat kell tartalmaznia:

• a szolgáltató napi fizetése;
• a projekten való munkavégzés ideje (teljes munkaidős) napokban kifejezve;
• a munkavállaló/szolgáltató által elvégzendő munka/tevékenységek pontos leírása;
• a szerződés kezdetének és végének időpontja;
• a munkavállalónak/szolgáltatónak fizetett teljes bruttó összeg, adott esetben a munkáltatói hozzájárulásokkal együtt;
• a munkavállaló/szolgáltató aláírása;
• a szervezet jogi képviselőjének aláírása.

Ha a partnerség tagszervezetének állandó alkalmazottja részben vagy egészben a projektben dolgozik, ezt hivatalosan be kell jelentenie egy erre a célra készített dokumentumban.

A nyilatkozatnak legalább a következő információkat kell tartalmaznia:

• a munkavállaló napi fizetése;
• a projekten való munkavégzés ideje (teljes munkaidős) napokban kifejezve;
• a munkavállaló által elvégzendő munka/tevékenységek pontos leírása;
• e szolgáltatások időpontjai;
• az e munkaidőnek megfelelő teljes bruttó összeg vagy a munkavállalónak/szolgáltatónak a projekt rendelkezésére bocsátásával kapcsolatban a munkáltatónál felmerült költség;
• a munkavállaló/szolgáltató aláírása;
• a szervezet jogi képviselőjének aláírása.

Ezeket a szerződéseket és nyilatkozatokat a szerződő félnek a szerződésnek megfelelően meg kell őriznie.

(...)

A személyi jellegű ráfordítások maximális összege egy teljes munkaidős napra és az összes járulékkal együtt 450 ECU a vezető, 250 ECU az irodai alkalmazott és 125 ECU a titkár esetében. Ezek maximális összegek, és semmilyen körülmények között nem tekinthetők egyösszegű átalánynak, mivel csak a tényleges személyzeti költségeket veszik figyelembe a teljes elszámolható költségben.

A partnerség tagszervezetei által vagy más forrásokból teljes mértékben fizetett munkaidőt a Közösség semmilyen körülmények között nem finanszírozhatja.

II.3.3. Általános költségek

Az általános költségek a következő közvetett költségeket foglalják magukban:

• kommunikáció (fax, telefon, levél stb.)
• fénymásolatok;
• biztosítások;
• konferencia- vagy oktatótermek bérlése.

Ez a költségvetési tétel semmilyen körülmények között nem tartalmazhat személyzeti költségeket vagy bármely más, kifejezetten egy másik fejezet alá tartozó költséget.

Csak a tényleges költségek fogadhatók el, egyösszegű átalányok nem, és e költségek teljes összege nem haladhatja meg a projekt teljes költségének 10%-át. Ez azt jelenti, hogy a projekt által közvetlenül generált általános költségeket lehetőség szerint egy megfelelő rendszeren keresztül azonosíthatóvá kell tenni.

(...)

III. Jelentések

Az értékelési eljárás döntő szerepet játszik a projektciklusban, mivel lehetővé teszi az alábbiak számbavételét és minőségi és mennyiségi értékelését:

• a célkitűzésekkel kapcsolatban elért eredmények (a tevékenységek/eredmények tekintetében);
• az ilyen eredmények eléréséhez használt eszközök a felülvizsgált költségvetéshez képest (a pénzügyi vonatkozás tekintetében).

Mivel az időközi és zárójelentések az értékelés fő eszközei, a lehető legpontosabb képet kell adniuk a programról.

(...)

Azokban az esetekben, amikor bizonyos dokumentumokra van szükség, és azokat a jelentések kiegészítéseként kell megküldeni, a szerződő félnek a kézikönyv IV. fejezetében leírt típusú dokumentumokat (az esettől függően eredeti dokumentumokat vagy fénymásolatokat) kell megküldenie.

(...)

Ellenőrzések

IV.1 Az auditok célja

Ezek az ellenőrzések kettős célt szolgálnak. Az első annak ellenőrzése, hogy a projektkifizetésre benyújtott pénzügyi jelentések megegyeznek-e és megfelelnek-e a szerződő fél alapvető könyvelésének. A második annak biztosítása, hogy a közösségi pénzeszközöket a Szerződés és mellékletei rendelkezéseinek megfelelően költsék el, a projekt célkitűzései teljesüljenek, és a termékek/eredmények megvalósuljanak. Ezek az ellenőrzések jó lehetőséget nyújtanak arra is, hogy az ellenőrök találkozzanak a szerződő féllel, hogy a két fél feljegyzéseket cserélhessen. Amennyiben irányítási problémák merülnek fel, az ellenőrök együttműködnek a szerződő féllel annak érdekében, hogy megoldást találjanak, és szükség esetén javítsák a meglévő belső eljárásokat a közösségi források optimális felhasználása érdekében. Az ellenőrök nyitottak lesznek a szerződő felek és partnerek észrevételeire és/vagy javaslataira.

(...)

IV.2.1. Általános feltételek

Az igazoló dokumentumoknak főszabály szerint a következő feltételeknek kell megfelelniük ahhoz, hogy azokat figyelembe lehessen venni:

• eredeti, keltezett és számozott dokumentumok;
• az ilyen dokumentumoknak harmadik felektől kell származniuk, és azokat nem belsőleg kell elkészíteni

(...)

IV.2.2. Személyi jellegű ráfordítások

A kézikönyv II.3.2. pontjában leírt munkaszerződéseken és munkaidő-bevalláson kívül a szerződő fél számára lehetővé kell tenni, hogy rendelkezésre bocsássa a projekten dolgozó személyek összes egyéni illetményelszámolását, vagy a pénzügyi osztály vagy a személyzeti részleg hivatalos listáját, amely összefoglalja az e személyeknek kifizetett összes kifizetést (...)”.

3 A következetesség állítólagos hiánya a Bizottság részéről

3.1 A panaszos azt állította, hogy az Európai Bizottság nem tartotta be a helyes hivatali magatartás európai kódexének 10. cikkét, mivel

i. bár a panaszos és a Bizottság között közel egy évig folytak a megbeszélések, amelyek eredményeként a Bizottság úgy határozott, hogy 17 453,90 EUR-t fizet a panaszosnak, ezek a tárgyalások 2002 végén megszűntek, amikor a Bizottság tájékoztatta a panaszost az ellenőrzés elvégzésére vonatkozó döntéséről;

ii. a 2003-ban elvégzett ellenőrzést követően nem került sor megbeszélésekre a panaszos és a Bizottság között; és

iii. bár a Bizottság az időközi jelentés benyújtásakor elfogadta a panaszos által a személyzeti költségek igazolására benyújtott eskü alatt tett nyilatkozatokat, ugyanezeket a dokumentumokat az ellenőrzést követően a könyvvizsgálók (munkaidő-kimutatásokat vagy fizetési jegyzékeket kértek) és a Bizottság is elutasította.

3.2 Az i) pontot illetően az ombudsman emlékeztet arra, hogy - amint azt 2005. december 6-i levelében említette - ezt az állítást nem vették vizsgálat alá, mivel azt nem tették meg az attól az időponttól számított két éven belül, amikor az alapjául szolgáló tények a panaszos tudomására jutottak.

3.3 A ii. pontot illetően az Európai Bizottság véleményében a következő megjegyzéseket tette: ha az ellenőrzés megállapításai szerint a panaszosnak 64 020,26 EUR-t kellett volna visszatérítenie, az azért volt, mert az ellenőrök nem tudták ellenőrizni, hogy a kiadás megtörtént-e, és nem fértek hozzá teljes körű, pontos és jól dokumentált információkhoz. A Bizottság azonban beleegyezett abba, hogy a panaszos által az ellenőrzést követően benyújtott dokumentumokra tekintettel felülvizsgálja az igényelt összeget, ami csökkenéshez, azaz 52 864,19 EUR-hoz vezetett. A Bizottság nem értette a panaszos állítását. Nyílt megközelítést fogadott el, lehetővé téve a panaszos számára, hogy közvetlenül a Bizottság rendelkezésére bocsássa a hiányzó dokumentumokat, és elfogadja a Bizottság belső ellenőrének látogatását. A Bizottság mindig válaszolt a panaszos leveleire, és több alkalommal meghosszabbította a határidőket. Ezért úgy ítélte meg, hogy továbbra is párbeszédet folytat a panaszossal.

3.4 Az ombudsman megjegyzi, hogy a helyes hivatali magatartás európai kódexének 10. cikkében foglalt, a megfelelő ügyintézésre vonatkozó elvek megkövetelik, hogy az Európai Bizottság következetes igazgatási magatartást tanúsítson. Az ombudsman emlékeztet arra, hogy a pénzügyi megállapodás 7.5. cikke szerint a szerződő félnek minden szükséges intézkedést meg kell tennie annak érdekében, hogy lehetővé tegye a Bizottság és a Számvevőszék által végzett ellenőrzéseket, és hogy az igazoló dokumentumokat az utolsó kifizetést és a projekt lezárását követő öt évig meg kell őrizni. Az ombudsman megjegyzi, hogy 2004. augusztus 18-án a Bizottság tájékoztatta a panaszost az ellenőrzés megállapításairól, és azt javasolta, hogy vagy nyújtsa be a Bizottságnak a hiányzó igazoló dokumentumokat, vagy tegye lehetővé a Bizottság belső ellenőre számára e dokumentumok ellenőrzését, és hogy 2004. szeptember 17-én a panaszos megkapta az ellenőrzési jelentés másolatát. Az ombudsman megjegyzi továbbá, hogy az ellenőrzést követően kiterjedt levélváltásra került sor a Bizottság és a panaszos között:

(1) a Bizottság 2004. december 7-i, 2005. március 3-i, 2005. április 11-i, 2005. június 20-i, 2005. augusztus 3-i, 9-i és 29-i, 2005. szeptember 16-i és 29-i levelei a panaszosnak;

(2) a panaszos 2004. október 19-én kelt levelei a Bizottsághoz; 2004. december 22.; 2005. január 4., 7., 10., 17., 19.; 2005. február 25.; 2005. április 1.; 2005. július 20.; 2005. augusztus 9., 10. és 11.

Végül az ombudsman megjegyzi, hogy 2004. szeptember 17-i és 2004. december 7-i levelében a Bizottság beleegyezett abba, hogy meghosszabbítja a panaszos számára a válaszadásra biztosított határidőket.

3.5 A fentiekre tekintettel az ombudsman úgy véli, hogy a Bizottság az ellenőrzést követően is párbeszédet folytatott a panaszossal, és nem támasztotta alá a panaszos azon érvét, hogy a Bizottság az ellenőrzést követően nem folytatta vele a megbeszéléseket. Az ombudsman ezért arra a következtetésre jut, hogy úgy tűnik, a Bizottság nem követett el hivatali visszásságot az ügy e vonatkozását illetően.

3.6 A iii. pontot illetően az Európai Bizottság többek között a következő észrevételeket tette. Ha a Bizottság a projekt pénzügyi értékelése során fénymásolatokat fogad el, a helyzet nem egyenértékű, ha ellenőrzésre kerül sor. Ebben az esetben a szabályokat a kézikönyv tartalmazza. A Bizottság különösen a kézikönyv IV.1., IV.2.1. és IV.2.2. szakaszára hivatkozott. A Bizottság a kézikönyv rendelkezéseit alkalmazva arra a következtetésre jutott, hogy a személyzeti költségek tekintetében hiányoztak a munkaszerződések, az igazolásokat nem megfelelő személyek írták alá, a személyzeti költségeket alvállalkozás keretében kellett volna nyilvántartásba venni, a projektre fordított órák nem voltak lebontva, és hiányoztak a munkaidő-kimutatások.

3.7 Észrevételeiben a panaszos kijelentette, hogy soha nem értett egyet azzal, hogy a személyzeti költségeket munkaidő-kimutatással kell igazolni. A panaszoshoz hasonló kis- és középvállalkozások esetében nem ez a gyakorlat. Ezért a panaszos jóhiszeműen járt el. Hozzátette továbbá, hogy a Bizottság az időközi jelentés jóváhagyásakor nem hivatkozott a kézikönyvre. Mivel ezt a jelentést jóváhagyták, a Bizottság ugyanezen igazoló dokumentumok felhasználásával meg tudta indokolni álláspontját a zárójelentésben.

3.8 Az ombudsman megjegyzi, hogy a pénzügyi megállapodás (6.4.1. cikk) szerint az időközi jelentésnek tartalmaznia kell "a szóban forgó időszakra vonatkozóan a projekt keretében felmerült valamennyi tényleges költség részletes lebontását, a pénzügyi és igazgatási kézikönyvvel összhangban (...)". A kézikönyv időközi jelentésről szóló fejezete (III.1. fejezet) előírja, hogy a vonatkozó információkat három táblázattípusban kell megadni, de nem hivatkozik olyan igazoló dokumentumokra, amelyeket az időközi jelentéssel együtt kell benyújtani (az alvállalkozói szerződések másolatain kívül) vagy azzal együtt kell jóváhagyni. Az ombudsman megjegyzi továbbá, hogy a pénzügyi megállapodás 5. cikkének (1) bekezdése szerint a pénzeszközök második részletét az időközi jelentés Bizottság általi jóváhagyását követően fizetnék ki.

3.9 A fentiek fényében az ombudsman úgy véli, hogy a panaszos időközi jelentésének elfogadása a jelek szerint nem tette szükségessé vagy vonta maga után a panaszos által a jelentéssel együtt esetlegesen benyújtott igazoló dokumentumok elfogadását. Ezenkívül semmi nem utal arra, hogy a Bizottság a személyzeti költségekre vonatkozó igazoló dokumentumként elfogadta volna a panaszos által az időközi jelentés jóváhagyásának szakaszában tett eskü alatt tett nyilatkozatokat. Ezért a panaszos azon vonatkozó állítását, hogy a Bizottság nem a korábbi magatartásával összhangban járt el, amikor az ellenőrzést követően nem fogadta el ezeket az eskü alatt tett nyilatkozatokat, nem támasztották alá. Ezért az ombudsman nem állapít meg hivatali visszásságot a panasz e vonatkozását illetően.

3.10 Ami a panaszos azon érvét illeti, hogy mivel a pénzeszközök második részletét az időközi jelentés benyújtását követően fizették ki, a panaszos jóhiszeműen támaszkodhatott az Európai Bizottság álláspontjára, és zárójelentésében ugyanazokkal a dokumentumokkal indokolhatta a kiadásokat, az ombudsman emlékeztet arra, hogy az állandó ítélkezési gyakorlat szerint három feltételnek kell teljesülnie ahhoz, hogy a bizalomvédelemhez való jogra hivatkozhasson. Először is, a közösségi hatóságoknak pontos, feltétel nélküli és egybehangzó, felhatalmazással rendelkező és megbízható forrásokból származó biztosítékokat kellett nyújtaniuk az érintett személy számára. Másrészt e biztosítékoknak jogos bizalmat kell kelteniük a címzettjükben. Harmadszor, a nyújtott biztosítékoknak meg kell felelniük az alkalmazandó szabályoknak (12). A jelen ügyben nem hivatkoztak arra, és nem is bizonyították, hogy a Bizottság a pénzeszközök második részletének kifizetése keretében bármilyen konkrét biztosítékot adott volna a panaszosnak arra vonatkozóan, hogy az eskü alatt tett nyilatkozatok a személyzeti költségek elfogadható igazoló dokumentumai. Mivel a fent említett feltételek közül az első nem teljesül, az ombudsman nem állapít meg hivatali visszásságot a panasz e vonatkozását illetően.

4 A védelemhez való jog állítólagos megsértése

4.1 A panaszos azt állította, hogy az Európai Bizottság nem tartotta be a helyes hivatali magatartás európai kódexének 16. cikkét. Megállapította, hogy az ellenőrzés napján és a könyvvizsgálók előzetes következtetéseinek e-mailben történő megküldését követően a könyvvizsgálók bizonyos dokumentumokat kértek a panaszos költségeinek igazolására. Azzal érvelt, hogy bár mindig benyújtotta a könyvvizsgálók által kért dokumentumokat, soha nem tájékoztatták arról, hogy azok nem elegendőek.

4.2 Véleményében az Európai Bizottság megállapította, hogy az ellenőrzés napján (2003. december 18-án) a panaszos nem tudott dokumentumokat benyújtani a személyzeti költségekről. Ezeket a dokumentumokat azonban az ellenőrzést követően, 2003. december 23-án és 2004. január 9-én nyújtották be. A Bizottság szerint ebből arra lehet következtetni, hogy az ellenőrzés napján benyújtott dokumentumok elégtelenek voltak, és hogy a panaszost erről tájékoztatták, mivel később más dokumentumokat is benyújtott. Észrevételeiben a panaszos nem tett észrevételt a Bizottság ezen állításaival kapcsolatban.

A Bizottság véleménye rámutatott továbbá arra, hogy a panaszos által megküldött dokumentumok nem feleltek meg a kézikönyvnek (II.3.2. és IV.2.2. bekezdés). Fizetési jegyzék helyett csak az érintett személyek vagy azonosítatlan személyek által aláírt igazolásokat nyújtottak be. Következésképpen sem az ellenőrök, sem a Bizottság nem tudta ellenőrizni, hogy a vonatkozó költségek ténylegesen felmerültek-e. Ezek a dokumentumok nem tartalmazták különösen a projektre fordított órák lebontását vagy a munkaidő-kimutatásokat. Ezt az ellenőrzési jelentés is megemlítette. Következésképpen a Bizottság hangsúlyozta, hogy a panaszos 1996. december 11. óta ismeri a kézikönyv rendelkezéseit, és nem hagyhatja figyelmen kívül, hogy a benyújtott dokumentumok nem felelnek meg a kézikönyvnek, és ezért valószínűleg elégtelennek tekinthetők.

4.3 Az ombudsman először is megjegyzi, hogy a közösségi bíróságok állandó ítélkezési gyakorlata szerint a védelemhez való jog tiszteletben tartása a közösségi jog általános elvének minősül, amelyet kifejezett rendelkezés hiányában is tiszteletben kell tartani (13). Ez az elv minden olyan eljárásra vonatkozik, amely egy személy érdekeit érzékelhetően hátrányosan érintő határozathoz vezethet (14). A Bizottság nem vitatta, hogy a védelemhez való jog a szóban forgó ellenőrzés keretében merült fel. Ehhez kapcsolódóan az ombudsman azt is megjegyzi, hogy a kézikönyv IV.1. cikke szerint „[e]zeknek az ellenőrzéseknek kettős céljuk van. Az első annak ellenőrzése, hogy a projektkifizetésre benyújtott pénzügyi jelentések megegyeznek-e és megfelelnek-e a szerződő fél alapvető könyvelésének. A második annak biztosítása, hogy a közösségi pénzeszközöket a Szerződés és mellékletei rendelkezéseinek megfelelően költsék el, a projekt célkitűzései teljesüljenek, és a termékek/eredmények megvalósuljanak. Ezek az ellenőrzések jó lehetőséget nyújtanak arra is, hogy az ellenőrök találkozzanak a szerződő féllel, hogy a két fél feljegyzéseket cserélhessen. Amennyiben irányítási problémák merülnek fel, az ellenőrök együttműködnek a szerződő féllel annak érdekében, hogy megoldást találjanak, és szükség esetén javítsák a meglévő belső eljárásokat a közösségi források optimális felhasználása érdekében. Az ellenőrök nyitottak lesznek a szerződő felek és partnerek észrevételeire és/vagy javaslataira.”

4.4 A jelen üggyel kapcsolatban az ombudsman megjegyzi, hogy i. a 2003. december 18-án végzett ellenőrzés során az ellenőrök problémákat tártak fel a panaszos által bejelentett egyes költségek támogathatóságát igazoló megfelelő dokumentumok meglétével kapcsolatban; ii. úgy tűnik, hogy a panaszos releváns információkat kapott, és lehetőséget kapott arra, hogy az ellenőrzési jelentés előtt ismertesse álláspontját és benyújtsa ezeket a dokumentumokat; iii. úgy tűnik, hogy a panaszos ezt 2003. december 23-án és 2004. január 9-én megtette; iv. a 2004. április 15-i könyvvizsgálói jelentés hivatkozott ezekre a beadványokra, és figyelembe vette azokat; v. a panaszos csak általánosságban hivatkozott „a könyvvizsgálók által kért (...) dokumentumokra”, és nem bizonyította, hogy e kérelmek tartalmára és a könyvvizsgálók által szolgáltatott releváns információkra tekintettel észszerűen nem számíthatott arra, hogy a könyvvizsgálóknak átadott dokumentumokat a könyvvizsgálók elégtelennek fogják tekinteni. Ilyen körülmények között az ombudsman nem fogadja el a panaszos állítását. Következésképpen nem állapít meg hivatali visszásságot a panasz e részét illetően.

5 A határozatok indokolásának állítólagos hiánya

5.1 A panaszos azt állította, hogy az Európai Bizottság nem tartotta be a helyes hivatali magatartás európai kódexének (15) 18. cikkét, mivel a pénzeszközök visszafizettetésére vonatkozó döntését kizárólag az ellenőrzés megállapításaira alapozta, figyelmen kívül hagyva a panaszos kifogásait. Konkrétabban, a panaszos azt állította, hogy a Bizottság nem válaszolt a panaszosnak a könyvvizsgálók megállapításaival szembeni kifogásaira, és 2004. december 7-i levelében tévesen rótta fel a panaszosnak, hogy nem küldött meg néhány dokumentumot.

5.2 Véleményében a Bizottság kijelentette, hogy a panaszos állításával ellentétben figyelembe vette a 2004. október 19-i levelében tett észrevételeket. A Bizottság felvette a kapcsolatot az ellenőrökkel, és felkérte őket, hogy válaszoljanak a kifogásokra. Bár a Bizottság úgy ítélte meg, hogy a könyvvizsgálók válaszát nem kell megküldeni a panaszosnak, 2004. december 7-i levelében figyelembe vette e válasz tartalmát. Véleményében, amelyhez csatolta e válasz másolatát, a Bizottság kifejtette álláspontját a panaszos minden egyes kifogásával kapcsolatban. A Bizottság hozzátette továbbá, hogy 2004. december 7-i levelében válaszolt a panaszos kifogásaira, emlékeztetve a pénzügyi megállapodás 7. cikkének és a kézikönyv IV. címének rendelkezéseire. A Bizottság 2005. március 3-i levelében megismételte ezeket a magyarázatokat. Következésképpen a Bizottság elutasította azt az állítást, hogy határozatát nem indokolták meg.

A panaszos 2004. október 19-i kifogásaira adott válasz állítólagos hiánya

5.3 Az Ombudsman először is megjegyzi, hogy a panaszos állítása azon az érven alapul, hogy a Bizottság a megtámadott határozatát a panaszos 2004. október 19-i levelében megfogalmazott kifogásainak figyelembevétele nélkül hozta meg. A megtámadott határozat indokolásának hiányára vonatkozó állítás megalapozottságának vizsgálata érdekében az ombudsman helyénvalónak tartja annak vizsgálatát, hogy ezek a kifogások relevánsak voltak-e e határozat indokolása szempontjából, és hogy a Bizottság válaszolt-e ezekre a kifogásokra.

E tekintetben az ombudsman emlékeztet arra, hogy a Bizottság 2004. augusztus 18-i levelében tájékoztatta a panaszost az ellenőrzés megállapításairól, amelyek a következők voltak:

(1) az ellenőr nem fért hozzá a személyzeti költségekkel kapcsolatos igazoló dokumentumokhoz, az érintett személyek vagy az azonosított személyek által aláírt nyilatkozatokat nem lehetett figyelembe venni;

(2) az általános költségeket nem támasztották alá eredeti dokumentumokkal;

(3) az utazási kiadások tekintetében a nem támogatható kiadások teljes összege nem érte el a Bizottság által megállapított összeget, mivel megfelelő igazoló dokumentumokat nyújtottak be;

(4) egyes számítástechnikai költségek azért minősültek nem támogathatónak, mert a támogathatósági időszakon kívül merültek fel.

A Bizottság felkérte a panaszost, hogy küldje el az igazoló dokumentumokat, vagy tegye lehetővé egyik ellenőre számára, hogy a panaszos telephelyén ellenőrizze a dokumentumokat.

Az ombudsman megjegyzi továbbá, hogy a Bizottság 2004. augusztus 18-i levele nyilvánvalóan a panaszosnak 2004. szeptember 17-én megküldött ellenőrzési jelentésen alapult. Válaszul a panaszos 2004. október 19-én több kifogást emelt a könyvvizsgálói jelentéssel szemben. E kifogások mindegyikét külön-külön vizsgáljuk meg:

(1) Az ellenőrzés időtartama

5.4 A panaszos szerint az ellenőrök kijelentették, hogy 2003. december 18-án és 19-én helyszíni ellenőrzést végeztek. A panaszos jelezte, hogy a könyvvizsgálók csak 2003. december 18-án voltak jelen.

2004. december 7-i és 2005. március 3-i levelében a Bizottság nem válaszolt erre a kifogásra.

A panaszra vonatkozó véleményében a Bizottság jelezte, hogy magyarázatot kért a könyvvizsgálóktól. Elismerték, hogy igazoló dokumentumok hiányában csak egy napot töltöttek a panaszos helyiségeiben, a második napot pedig saját irodáikban töltötték a jelentés elkészítésével. A Bizottság nem tájékoztatta a panaszost erről a magyarázatról, mivel az ellenőrzés hossza nem befolyásolta az ellenőrzés megállapításait. Az ellenőrzés időtartama a Bizottság és a könyvvizsgáló cég közötti szerződés hatálya alá tartozott. A 2005. július 5-i végleges ellenőrzési jelentést azonban helyesbítették, és az csak 2003. december 18-ra vonatkozott.

Az ombudsman megjegyzi, hogy a Bizottság a panaszosnak küldött leveleiben nem válaszolt kifejezetten erre a kifogásra, hanem e vizsgálat keretében válaszolt. A legfontosabb, hogy ez a kifogás nem hivatkozik az ellenőrzési jelentésben tett konkrét megállapításokra, amelyek alátámasztják a megtámadott határozatot. A panaszos továbbá nem vitatta a Bizottság azon észrevételét, hogy az ellenőrzés hosszával kapcsolatos hiba nem befolyásolta az ellenőrzés megállapításait. Ehhez kapcsolódóan azt is meg kell jegyezni, hogy pusztán az a tény, hogy a helyszíni ellenőrzésre csak 2003. december 18‐án került sor, nem tekinthető elegendőnek – legalábbis az ombudsman rendelkezésére bocsátott információk alapján – ahhoz, hogy általánosságban megkérdőjelezze az ellenőrzési jelentés és megállapításai helytállóságát.

(2) Alkalmazottak száma

5.5 A panaszos szerint a könyvvizsgálók a könyvvizsgálói jelentés 5. oldalán az 1.1. bekezdésben azt állították, hogy a vállalatnak csak egy alkalmazottja volt a bérlistáján. A panaszos jelezte, hogy ez helytelen volt, és hogy a szerződéses időszak alatt nem volt alkalmazott a bérszámfejtésben, valamint hogy a 2003–2004-es időszakban két alkalmazott volt. A panaszos hozzátette, hogy a könyvvizsgálók soha nem kértek ilyen információt.

2004. december 7-i és 2005. március 3-i levelében a Bizottság nem válaszolt erre a kifogásra.

A panaszra vonatkozó véleményében a Bizottság kijelentette, hogy a könyvvizsgáló cég a panaszos által szolgáltatott információkat használta fel. Jelezte továbbá, hogy ezek az információk nem befolyásolták az ellenőrzés megállapításait.

Az ombudsman megjegyzi, hogy a Bizottság a panaszosnak küldött leveleiben nem válaszolt kifejezetten erre a kifogásra, hanem e vizsgálat keretében válaszolt. A legfontosabb, hogy ez a kifogás nem hivatkozik az ellenőrzési jelentésben tett konkrét megállapításokra, amelyek alátámasztják a megtámadott határozatot (16). Ehhez kapcsolódóan az ombudsman azt is megjegyzi, hogy a panaszos nem vitatta a Bizottság azon javaslatát, hogy az alkalmazottak számára vonatkozó fenti állítás nem volt hatással az ellenőrzés megállapításaira.

(3) Az adminisztrátorok listája

5.6 A panaszos szerint a könyvvizsgálók a könyvvizsgálói jelentés 5. oldalának 1.1. bekezdésében közölték a vagyonfelügyelők listáját. Kijelenti, hogy ez a jegyzék megfelelt a társaság létrehozásakor érvényes jegyzéknek, és már nem naprakész, valamint hogy a könyvvizsgálóknak be kellett volna tekinteniük a cégnyilvántartásba.

2004. december 7-i és 2005. március 3-i levelében a Bizottság nem válaszolt erre a kifogásra.

A panaszra vonatkozó véleményében a Bizottság kijelentette, hogy a könyvvizsgáló cég által adott magyarázatok nem változtattak az ellenőrzés megállapításain.

Az ombudsman megjegyzi, hogy a Bizottság a panaszosnak küldött leveleiben nem válaszolt kifejezetten erre a kifogásra, de e vizsgálat keretében magyarázatot adott. A legfontosabb, hogy ez a kifogás nem hivatkozik az ellenőrzési jelentésben tett konkrét megállapításokra, amelyek alátámasztják a megtámadott határozatot (17). Ehhez kapcsolódóan az ombudsman azt is megjegyzi, hogy a panaszos nem érvelt azzal, hogy az ügyintézők nevének kérdése valamilyen módon kapcsolódik a szóban forgó kiadások támogathatóságára vonatkozó ellenőrzési megállapításokhoz.

(4) Az auditált beszámolók

5.7 A panaszos szerint a könyvvizsgálók a könyvvizsgálói jelentés 5. oldalának 1.2. bekezdésében kijelentették, hogy nem nyújtottak be számukra auditált beszámolót, és hogy csak az 1997-es pénzügyi évre vonatkozó mérleget és P&L (eredménykimutatás) beszámolót nyújtották be. A panaszos jelezte, hogy ez igaz, de rámutatott, hogy a könyvvizsgálók sem az ellenőrzés során, sem azt követően nem kérték az ellenőrzött beszámolókat.

2004. december 7-i levelében a Bizottság e tekintetben emlékeztetett a pénzügyi megállapodás 7.5. cikkének és a kézikönyv IV. címének rendelkezéseire, amelyek többek között az ellenőrzés során rendelkezésre bocsátandó dokumentumokra vonatkoznak (lásd e határozat 2. pontját).

A panaszra vonatkozó véleményében a Bizottság kijelentette, hogy az auditált beszámolók tekintetében a könyvvizsgáló kifejtette, hogy a panaszos által elkészítendő dokumentumok listája előírja e dokumentumok benyújtását. Az ellenőr és az ellenőrzött fél megállapodott abban, hogy az összes kért dokumentumnak az ellenőrzés kezdetétől rendelkezésre kell állnia. Az ellenőr ezt megemlítette a 2003. október 24-én kelt e-mailben, és megerősítést kért az ellenőrzött féltől. Az ellenőr egy ellenőrző listát is rendelkezésre bocsátott, amely lehetővé tette az ellenőrzött fél számára, hogy elkészítse és összegyűjtse az összes szükséges dokumentumot. Az ellenőrzött szervezetnek nemcsak a dokumentumok meglétét kellett volna biztosítania, hanem azokat el is kellett volna készítenie és be kellett volna nyújtania az ellenőrnek. Következésképpen a könyvvizsgáló nem volt köteles kifejezett kérelmet benyújtani.

Az ombudsman megjegyzi, hogy a Bizottság 2004. december 7-i levelében válaszolt a panaszos kifogására, és e vizsgálat keretében további magyarázattal szolgált. Megjegyzi továbbá, hogy a panaszos nem vitatta, hogy az ellenőrzött beszámolók szerepelnek a könyvvizsgálók által kért dokumentumok jegyzékében.

(5) Az ellenőrzés kerete

5.8 A panaszos szerint 2003. december 18-án a könyvvizsgálók egy tanú előtt nem tudtak információt szolgáltatni az ellenőrzött fél számára az ellenőrzés keretéről.

2004. december 7-i levelében a Bizottság a pénzügyi megállapodás 7.5. cikkének és a kézikönyv IV. címének rendelkezéseire hivatkozott.

A panaszra vonatkozó véleményében a Bizottság jelezte, hogy az ellenőrzési jelentés 4. oldala említést tesz a keretszerződésre és arra az egyedi megállapodásra való hivatkozásokról, amelyen belül az ellenőrzést elvégezték.

Az ombudsman megjegyzi, hogy a Bizottság 2004. december 7-i levelében válaszolt a panaszos kifogására, és e vizsgálat keretében további releváns információkat is szolgáltatott.

(6) 2002. december 9-i levél

5.9 A panaszos szerint a könyvvizsgálói jelentés 6. oldalának 1.3. bekezdésében a könyvvizsgálók a Bizottság 2002. december 9-i levelére hivatkoztak, amely a különböző költségkategóriák közötti átcsoportosításokkal és a 15%-os vagy 5000 eurós korláton belül megengedett eltérésekkel foglalkozott. Rámutatott, hogy ez a levél soha nem érkezett meg. A panaszos úgy vélte, hogy ha a könyvvizsgálók a Bizottság 2002. december 6-i levelére hivatkoztak, akkor nem végeztek semleges és pártatlan ellenőrzést, mivel a Bizottság előzetesen információkat adott.

2004. december 7-i és 2005. március 3-i levelében a Bizottság nem válaszolt erre a kifogásra.

A panaszra vonatkozó véleményében a Bizottság kifejtette, hogy a könyvvizsgálók elismerték, hogy hiba történt a hivatkozott levél keltezésében: 2002. szeptember 16-án, nem pedig 2002. december 9-én kelt levélre kellett volna hivatkozni. Ebben a 2002. szeptember 16-án kelt levélben a Bizottság emlékeztetett arra, hogy az alvállalkozói költségek a kézikönyv rendelkezéseivel összhangban nem haladhatják meg a 15%-kal növelt tervezett összeget. Ez a levél a Bizottság két korábbi, 2002. június 6-i és 2002. július 22-i levelére hivatkozott, amelyek szintén bemutatták az összeg túllépéséből eredő problémát.

Az ombudsman megjegyzi, hogy a Bizottság a panaszosnak küldött leveleiben nem válaszolt kifejezetten erre a kifogásra, hanem e vizsgálat keretében válaszolt. Ami a legfontosabb, ez a kifogás nem kérdőjelezi meg a szóban forgó kiadások támogathatóságára vonatkozó ellenőrzési megállapítások helytállóságát.

(7) A személyzeti költségekre vonatkozó igazoló dokumentumok

5.10 A panaszos szerint az ellenőrzési jelentés 10. oldalán a 4.5. bekezdésben az ellenőrök kijelentették, hogy "a legtöbb partner nem nyújtott be munkaidő-nyilvántartást a projektre vonatkozóan bemutatott idő igazolására. A vállalkozó kijelentette, hogy ilyen dokumentumok nem állnak rendelkezésre, mivel a projektet 1996-ban és 1997-ben hajtották végre. A szerződő fél igazolást kért és kapott a különböző partnerek által eltöltött időről. [Az ellenőrök] azonban észrevették, hogy ezeket a megerősítéseket olyan személyek írták alá, akik maguk végezték el az órákat, vagy azonosítatlan személyek írták alá. Ezért, és figyelembe véve, hogy napidíj-mértéket alkalmaztak, nem nyújtottak be fizetési igazolást, és hogy a szolgáltatások egy részét a támogathatósági időszakon kívül nyújtották, 222 500,68 EUR összeget nem tekintettek támogathatónak.” A panaszos szerint az ellenőrzött felet soha nem tájékoztatták a leírt hiányosságokról. Hozzátette, hogy a könyvvizsgálók igazolásokat kértek, amelyeket bemutattak nekik. Egyértelmű volt, hogy egyes igazolásokat az akkor hivatalban lévő igazgatók nem tudtak aláírni, mert azóta nyugdíjba vonultak, vagy már nem dolgoztak a vállalatnál. Az ellenőrök soha nem kértek további magyarázatot. A panaszos megjegyezte, hogy az ellenőröknek tudniuk kellett volna, hogy vannak aláírási könyvek, amelyek lehetővé teszik az aláírások ellenőrzését. Amikor az ellenőrök úgy döntöttek, hogy a kiadások nem támogathatók, azt állították, hogy az aláíró személyek hazudtak, anélkül, hogy bizonyítékot szolgáltattak volna. Ezenkívül a könyvvizsgálók soha nem kértek bizonyítékot a partnerek és szolgáltatóik közötti fizetésről. Végül a panaszos vitatta a könyvvizsgálók 4.8. bekezdésben tett észrevételét is, amely szerint "a személyi jellegű ráfordításokat az 1998. május 30-ig tartó időszakra vonatkozóan mutatták be, míg a támogathatósági időszak csak 1997. november 30-ig tart. Részletes munkaidő-nyilvántartás hiányában [az ellenőrök] arányossági szabályt alkalmaztak a támogathatósági időszakon kívül felmerült kiadások elutasítására. (...) a számítógépeket a támogathatósági időszak végén vagy akár azon kívül szerezték be. A támogathatósági időszakon belül megszerzettek esetében [a könyvvizsgálók] három év gazdasági élettartamon alapuló időarányos számítást alkalmaztak. A támogathatósági időszakon kívüli kiadásokat nem támogathatónak minősítették (...)”. A panaszos úgy vélte, hogy az elvégzett munka ellenőrzése nélkül az ellenőr nem tudott véleményt nyilvánítani a támogathatósági időszak kérdéséről.

2004. december 7-i és 2005. március 3-i levelében a Bizottság e tekintetben emlékeztetett a pénzügyi megállapodás 7.5. cikkének és a kézikönyv IV. címének rendelkezéseire, és rámutatott, hogy 2004. augusztus 18-i levelében felkérte a panaszost, hogy nyújtsa be a hiányzó dokumentumokat, vagy tegye lehetővé, hogy egyik könyvvizsgálója a panaszos helyiségeiben tartózkodjon.

A panaszra vonatkozó véleményében a Bizottság kijelentette, hogy az ellenőr és az ellenőrzött fél megállapodott abban, hogy minden kért dokumentumnak az ellenőrzés kezdetétől rendelkezésre kell állnia. A könyvvizsgáló a 2003. október 24-én kelt e-mailben említette ezt a megállapodást, és megerősítést kért az ellenőrzött féltől. Az ellenőr egy ellenőrző listát is rendelkezésre bocsátott, amely lehetővé tette az ellenőrzött fél számára, hogy elkészítse és összegyűjtse az összes szükséges dokumentumot. Az ellenőrzött szervezetnek nemcsak a dokumentumok meglétét kellett volna biztosítania, hanem azokat el is kellett volna készítenie és be kellett volna nyújtania az ellenőrnek. Következésképpen a könyvvizsgáló nem volt köteles kifejezett kérelmet benyújtani. 2004. december 7-én kelt levelében a Bizottság a pénzügyi megállapodásnak a projekt esetleges ellenőrzéséről szóló 7. cikkére és a kézikönyv IV. címére hivatkozva válaszolt a panaszos kifogásaira. Ezeket a magyarázatokat 2005. március 3-án megismételték.

Az ombudsman megjegyzi, hogy a Bizottság a pénzügyi megállapodás és a kézikönyv vonatkozó szabályaira hivatkozva válaszolt a panaszosnak, és bekérte a hiányzó dokumentumokat. Megjegyzi továbbá, hogy a panaszos az ellenőrzési eljárás keretében és annak lezárását követően is tájékoztatást kapott e dokumentumok benyújtásának szükségességéről, és hogy a Bizottság véleményében további magyarázatokkal szolgált.

(8) Az általános költségeket alátámasztó dokumentum

5.11 Az ellenőrök a 10. oldalon a 4.5. bekezdésben kijelentették, hogy "nem nyújtottak be igazoló dokumentumokat az általános költségek alatt elszámolt kiadások igazolására. [Az ellenőrök] tanúsítványt kaptak a különböző partnerektől, de nem bocsátottak rendelkezésre információt az alkalmazott felosztási kulcsról és számítási alapról.” A panaszos úgy vélte, hogy szürreális lenne hét vagy nyolc évvel a tények után az általános költségekre, az elosztási kulcsra és az igazoló dokumentumokra vonatkozó részleteket kérni. Hozzátette, hogy az ellenőrök nem voltak hajlandók úgy tekinteni, hogy az elért eredmények kézzelfogható és megcáfolhatatlan bizonyítékát képezik annak, hogy a munkát elvégezték, és a költségek felmerültek.

2004. december 7-i levelében a Bizottság a pénzügyi megállapodás 7.5. cikkére és a kézikönyv IV. címére hivatkozott.

A panaszra vonatkozó véleményében a Bizottság kifejtette, hogy a panaszos kifogását nem lehet figyelembe venni. A pénzügyi megállapodás 7. cikke ugyanis úgy rendelkezik, hogy a dokumentumokat a projekt lezárására vonatkozó utolsó kifizetést követő öt évig meg kell őrizni. A jelen ügyben a végső kifizetésre soha nem került sor, mivel a panaszos soha nem egyezett bele a határidőkön belül. Mivel az ügyet nem zárták le, a panaszosnak meg kellett volna őriznie az összes vonatkozó igazoló dokumentumot, még akkor is, ha azok hét vagy nyolc évre nyúlnak vissza.

Az ombudsman megjegyzi, hogy a Bizottság 2004. december 7-i levelében válaszolt a panaszos kifogására.

(9) Az utazási és tartózkodási költségeket igazoló dokumentumok

5.12 A panaszos szerint az utazási és tartózkodási költségeket illetően az ellenőrök a 10. oldal 4.5. bekezdésében kijelentették, hogy egyes kiadásokat csak részben támasztottak alá igazoló dokumentumokkal, és hogy a bemutatott és a megindokolt összegek közötti különbségeket nem tartották támogathatónak. A panaszos a kifogásával (6) összefüggésben tett észrevételeire hivatkozott.

Az ombudsman ezért a fenti 5.9. pontban tett észrevételeire hivatkozik.

5.13 A fentiek fényében az ombudsman megállapítja, hogy a Bizottság 2004. december 7-i és 2005. március 3-i levelében válaszolt a panaszosnak a szóban forgó kiadások támogathatóságára vonatkozó bizonyos ellenőrzési megállapításokkal szembeni kifogásaira. Ezért nem állapít meg hivatali visszásságot a panasz ezen aspektusát illetően.

Azon érv, amely szerint a Bizottság tévesen rótta fel a panaszosnak, hogy nem küldött meg bizonyos dokumentumokat

5.14 Ami a panaszos azon érvét illeti, miszerint 2004. december 7-i levelében a Bizottság tévesen rótta fel a panaszosnak, hogy nem küldött meg néhány dokumentumot, az ombudsman megjegyzi, hogy 2004. augusztus 18-i levelében a Bizottság felkérte a panaszost, hogy nyújtsa be az összes érintett partner személyi jellegű költségekre vonatkozó eredeti példányait, mint például fizetési jegyzékeket, munkadíjakat és munkaidő-kimutatásokat, valamint az általános költségekre vonatkozó eredeti igazoló dokumentumokat.

Megjegyzi továbbá, hogy 2004. december 7-i levelében a Bizottság a következőket állapította meg: "l'auditeur n'a pas eu accès à un certain nombre de documents justificatifs originaux lors de l'audit effectué en vos Bureaux et que notre demande du 18 août 2004 de nous fournir les originaux de ces documents, ou de pouvoir envoyer sur place un auditeur interne, n'a pas été prise en compte dans votre lettre en objet".

5.15 Az ombudsman megjegyzi továbbá, hogy véleménye szerint a Bizottság a következő magyarázatokkal szolgál a nem támogatható kiadásokkal kapcsolatban:

(1) a személyzeti költségek tekintetében:

i. A panaszos személyzete:

Egy alkalmazottra vonatkozóan nem érkezett szerződés, csak bankszámlakivonat érkezett, és azt elfogadták. A Bizottság egyetértett az ellenőrök azon megállapításával, hogy 124 300 EUR nem támogatható.

Ami a személyzet két másik tagját illeti, a személyzeti költségeknek az alvállalkozói költségek alá kell tartozniuk, ezért 13 000 EUR nem volt támogatható.

ii. Az „A” partner személyzete:

A Bizottság megkapta a projektért felelős személy által aláírt nyilatkozatokat. Bár a Bizottság nem kérdőjelezte meg a nyilatkozatokat, e dokumentumok alapján nem tudta ellenőrizni, hogy a vonatkozó költségek ténylegesen felmerültek-e. A Bizottság azonban elfogadott egy dokumentumot. Az egyéb költségek, amelyekre vonatkozóan nem nyújtottak be érvényes igazoló dokumentumokat (8 195,27 EUR), nem voltak támogathatók, amint azt az ellenőrök megállapították.

iii. A „B” partner személyzete:

A Bizottság egy azonosítatlan személytől három alkalmazottra vonatkozóan kapott nyilatkozatot. Bár a Bizottság nem kérdőjelezte meg a nyilatkozatokat, e dokumentumok alapján nem tudta ellenőrizni, hogy a vonatkozó költségek ténylegesen felmerültek-e, és a könyvvizsgálókhoz hasonlóan úgy ítélte meg, hogy azok nem támogathatók (25 560 EUR).

A Bizottság az első időszakban egy azonosítatlan személytől kapott nyilatkozatokat a személyzet egy másik tagja által ugyanazon projekt keretében végzett munkáról. Bár a Bizottság nem kérdőjelezte meg a nyilatkozatokat, e dokumentumok alapján nem tudta ellenőrizni, hogy a vonatkozó költségek ténylegesen felmerültek-e, és az ellenőrökhöz hasonlóan úgy ítélte meg, hogy azok nem támogathatók (16 636,29 EUR).

iv. „C” partner személyzete:

A Bizottság megkapta a projekt főigazgatója és egy okleveles könyvvizsgáló által aláírt nyilatkozatokat. Bár a Bizottság nem kérdőjelezte meg ezeket a nyilatkozatokat, e dokumentumok alapján nem tudta ellenőrizni, hogy a vonatkozó költségek ténylegesen felmerültek-e, és az ellenőrökhöz hasonlóan úgy ítélte meg, hogy a kiadások egy része (7 102,12 EUR) nem volt támogatható.

v. A „D” partner személyzete:

A Bizottság egy azonosítatlan személy által aláírt nyilatkozatokat kapott. Bár a Bizottság nem kérdőjelezte meg ezeket a nyilatkozatokat, e dokumentumok alapján nem tudta ellenőrizni, hogy a vonatkozó költségek ténylegesen felmerültek-e, és az ellenőrökhöz hasonlóan úgy ítélte meg, hogy a kiadások egy része (17 148 EUR) nem volt támogatható.

(2) az általános költségek tekintetében:

Az ellenőrzés során nem nyújtottak be az egyes partnerek általános költségeit igazoló dokumentumot. Ezt követően a panaszos nyilatkozatokat nyújtott be, amelyeket aláírt. Ezeket a nyilatkozatokat az ellenőrök azért utasították el, mert úgy vélték, hogy azok nem megfelelőek. Az ellenőrök azonban jelentésükben megjegyezték, hogy az általános költségek aránya ésszerű volt. 2004. december 22-én az egyes partnerek jogi képviselői által aláírt nyilatkozatokat nyújtottak be. A Bizottság minden költséget támogathatónak fogadott el.

(3) az utazási költségek tekintetében:

A panaszos nem tett észrevételt ezekkel a költségekkel kapcsolatban. Az ellenőrök által megállapított nem támogatható költségek összege (5 417,78 EUR) alacsonyabb volt a Bizottság által megállapított összegnél.

(4) az alvállalkozói költségek tekintetében:

Az ezekhez a költségekhez kapcsolódó valamennyi számlát benyújtották az ellenőröknek. A kézikönyv azonban a postai úton történő eltéréseket 15 %-ra vagy 5000 EUR-ra korlátozza. A nem támogatható összeg 13 000 EUR.

(5) a számítástechnikai költségek tekintetében:

A számlákat nem az ellenőrzés során, hanem azt követően nyújtották be. Az e számlákon szereplő dátumok kívül estek a támogathatósági időszakon, ezért azokat nem lehetett elfogadni (7 336,39 EUR).

A nem támogatható kiadások teljes összege 52 864,19 EUR volt.

Véleményében a Bizottság hozzátette, hogy a panaszos által megküldött dokumentumok nem feleltek meg a kézikönyvnek. A kézikönyv II.3.2. cikkének (2) bekezdése kimondja, hogy „[l]es frais du personnel devront être calculés sur base du salaire journalier réel de l'employé/prestataire multiplié par le nombre de jours (temps plein comportant le nombre d'heures défini dans la législation nationale) effectivement consacrés au projet (...)”. Ugyanezen cikk (3) bekezdése különbséget tesz a személyegyesítő társaság tagjaként működő intézmény által kifejezetten a projektre alkalmazott személy és a személyegyesítő társaság olyan tagja által alkalmazott személy között, aki idejét részben vagy egészben a projektre fordítja. Az első esetben munkaszerződést kell aláírni; a második esetben a személynek hivatalos nyilatkozatot kell tennie egy különleges okmányon. Mindkét dokumentum esetében a következő elemeknek kell szerepelniük:

• napi fizetés,
• a projekttel kapcsolatos munkaidő napokban,
• a munka részletes leírása,
• az egyezmény kezdetének és végének időpontja,
• a kifizetett összeg,
• a munkavállaló aláírása, és
• a jogi képviselő aláírása.

A kézikönyv IV.2.2. cikke kimondja, hogy „[o]utre les conventions et les déclarations de travail, telles que décrites au point II.3.2. du manuel, le contractant devra être à même de produire soit toutes les fiches de rémunération individuelles des personnes ayant travaillé dans le cadre du projet, soit une liste officielle émanant du département financier ou du service du personnel et reprenant l'ensemble des paiements effectués en faveur de ces personnes”. A jelen ügyben fizetési jegyzékek helyett csak az érintett személyek vagy azonosítatlan személyek által aláírt igazolásokat nyújtottak be. Következésképpen sem az ellenőrök, sem a Bizottság nem tudta ellenőrizni, hogy a vonatkozó költségek ténylegesen felmerültek-e. Ezek a dokumentumok különösen nem tartalmazták a projektre fordított órák lebontását vagy a munkaidő-kimutatásokat. Ezt az ellenőrzési jelentés is megemlítette.

5.16 Észrevételeiben a panaszos jelezte, hogy 2003. december 23-i levelében megküldte a könyvvizsgálóknak az egyik alkalmazottja szerződésének egy példányát.

Az ombudsman azonban megjegyzi, hogy az ellenőrök úgy vélték, hogy ez a dokumentum nem felel meg a pénzügyi megállapodás és a kézikönyv rendelkezéseinek.

5.17 Az ombudsman úgy véli, hogy a jelen vizsgálat keretében hozzá benyújtott információk, és különösen a pénzügyi megállapodás és a kézikönyv vonatkozó szabályai (lásd e határozat 2. pontját), az ellenőrzési jelentés vonatkozó megállapításai (lásd a 4. szakaszt és az 1. és 2. mellékletet), valamint a Bizottság által a véleményében adott részletes magyarázatok alapján nem állapítható meg, hogy a Bizottság tévesen vélte úgy, hogy a panaszos nem bocsátotta rendelkezésére a panaszos által bejelentett egyes költségekkel kapcsolatos megfelelő igazoló dokumentumokat. Az ombudsman ezért nem állapít meg hivatali visszásságot a panasz e vonatkozását illetően.

6 Az ésszerű határidő állítólagos be nem tartása

6.1 A panaszos azt állította, hogy az Európai Bizottság nem tartotta be a helyes hivatali magatartás európai kódexének 17. cikkét, mivel a pénzügyi megállapodást 1995-ben írták alá és 2005-ben, hét évvel a tervezett időpont (1997) után zárták le.

6.2 Véleményében az Európai Bizottság kifejtette, hogy a pénzügyi megállapodás 1995. december 1-jén kezdődött, és két évre szól. Ennek tehát 1997. november 30-án véget kellett volna érnie. A pénzügyi megállapodás szerint az időközi jelentést 1997. január 6-án, a zárójelentést pedig 1998. január 5-én kellett volna benyújtani. A Bizottság két alkalommal meghosszabbította a panaszos számára a zárójelentés benyújtásának határidejét. A Bizottság emlékeztetett arra, hogy az időközi jelentés 1997. június 13-án öt hónapos késéssel, a zárójelentés 2000. augusztus 3-án 26 hónapos késéssel érkezett be. A Bizottság rugalmasságot tanúsított azzal, hogy 2000. augusztus 3-án elfogadta a zárójelentést, miközben alkalmazhatta volna az 5. cikket, amely előírja a kifizetett összegek visszafizettetését, ha a jelentéseket nem nyújtják be időben.

A Bizottság 2001. december 21-én döntött az ügy lezárásáról. A pénzügyi értékelés csak azt követően készült el, hogy a panaszos benyújtotta a Bizottság által 2000. szeptember 6-án, 2000. december 7-én és 2001. február 28-án kért igazoló dokumentumokat.

Következésképpen a Bizottság meglepetését fejezte ki a panaszos azon kijelentésével kapcsolatban, hogy a pénzügyi megállapodást 1998-ban le kellett volna zárni, mivel csak 2000-ben tett eleget a zárójelentés benyújtására vonatkozó kötelezettségének.

Az ellenőrzés célja az volt, hogy megoldást találjunk azokra a problémákra, amelyekkel mindkét fél szembesült. A Bizottság azzal érvelt, hogy a panaszos nem tagadhatja, hogy az ellenőrzés, az ellenőrzési jelentés továbbítása és a 2005. június 20-i terhelési értesítés között kiterjedt levélváltásra került sor. Így a Bizottság soha nem zárta le a panaszossal folytatott párbeszédet. Ha a panaszos nem vitatta volna a Bizottság álláspontját, az ügyet 2001-ben lezárták volna.

6.3 Az ombudsman megjegyzi, hogy a panaszos jelentős késedelemmel nyújtotta be a zárójelentést, és hogy a Bizottságnak további igazoló dokumentumokat kellett bekérnie, amelyeket nem csatoltak a jelentéshez. Megjegyzi továbbá, hogy a végleges jelentés értékelését követően a Bizottság 2001. december 17-én következtetést vont le. Megállapította, hogy a panaszos nem tartotta be a pénzügyi megállapodás és az igazgatási és pénzügyi kézikönyv rendelkezéseit. Kifejtette továbbá, hogy a Leonardo da Vinci-támogatást újraszámították, és kérte e támogatás egy részének (azaz 392 EUR) visszatérítését. Az Ombudsman megállapítja, hogy 2002. január 16-án a panaszos vitatta a Bizottság 2001. december 17-én kelt levelét.

Az ombudsman megjegyzi továbbá, hogy 2002. február 1-jei levelében a Bizottság válaszolt a panaszos kifogásaira, jelezve, hogy a panaszos aktáját felülvizsgálták, és 13 335,90 EUR kifizetését javasolta a panaszosnak. 2002. február 14-én és 19-én a panaszos válaszolt a Bizottságnak, megismételve, hogy nem ért egyet a támogatásra nem jogosultnak nyilvánított kiadásokkal. 2002. május 8-i levelében a panaszos emlékeztette a Bizottságot, hogy leveleire nem válaszolt.

2002. június 6-i levelében a Bizottság jelezte, hogy a panaszos kifogásait megvizsgálták, és 17 453,90 eurót fizet a panaszosnak. Hozzátette, hogy ha 30 napon belül nem érkezik válasz a panaszostól, ez azt jelenti, hogy a panaszos beleegyezik ebbe az összegbe. 2002. július 5-én a panaszos egyet nem értését fejezte ki a válaszadási határidővel és egyes költségek Bizottság általi értelmezésével kapcsolatban. 2002. augusztus 9-i levelében, miután a Bizottság beleegyezett a határidő meghosszabbításába, a panaszos részletesen kifejtette, hogy miért nem ért egyet a Bizottság értelmezésével.

2002. szeptember 16-i levelében a Bizottság válaszolt a panaszosnak, jelezve, hogy 17 453,90 eurót fog fizetni, és kérte, hogy a lehető leggyorsabban válaszoljon erre a levélre. 2002. december 6-án a panaszos a végleges határozat meghozatala előtt kérte a Bizottság által fizetendő összeg megerősítését.

2002. december 19-i levelében a Bizottság tájékoztatta a panaszost, hogy 2002. október 28-án, mivel nem érkezett válasz, úgy határozott, hogy vizsgálatot indít.

6.4 Az ombudsman megjegyzi, hogy a pénzügyi megállapodás 7.5. cikke szerint "Le contractant prendra toutes les dispositions nécessaires pour permettre les contrôles (dossiers, documents comptables et financiers) tant de la Commission que de la Cour des Comptes des Communautés européennes. Ces contrôles peuvent s'exercer sur place et consister en un examen de la comptabilité et des pièces justificatives relatives au projet faisant l'objet de la présente convention. A cet effet, les pièces en question seront conservées pendant 5 ans après le dernier paiement relatif au dit projet et la clôture de celui-ci".

6.5 Az ombudsman megjegyzi továbbá, hogy az ellenőrzésre 2003. december 18-án került sor, és hogy a panaszos 2003. december 23-án és 2004. január 9-én további dokumentumokat nyújtott be. A Bizottság 2004. augusztus 18-i levelében tájékoztatta a panaszost az ellenőrzés megállapításairól, és 2004. szeptember 17-én megküldte a panaszosnak az ellenőrzési jelentést. 2004. október 19-i és 2004. december 22-i levelében a panaszos kifogást emelt a könyvvizsgálói jelentéssel szemben. A Bizottság 2004. december 7-i és 2005. március 3-i levelében válaszolt ezekre a kifogásokra. A Bizottság 2005. március 3-i levele az ügy végleges lezárását jelenti.

6.6 A fentiek, és különösen a Bizottság és a panaszos között az ellenőrzés előtt és után felmerült különböző vitás kérdések és nézeteltérések fényében az Ombudsman úgy véli, hogy nem volt indokolatlan késedelem a Bizottság 2005. március 3-i, az ügy végleges lezárásáról és 52 864,19 euró visszatérítésének igényléséről szóló határozatában.

7 Követelések

7.1 A panaszos azt kéri, hogy az Európai Bizottság 52 864,19 euró visszafizettetéséről szóló határozatát semmisítsék meg, és erősítsék meg 2002. június 5-i, 17 453,90 eurónak a panaszos részére történő kifizetéséről szóló határozatát. Végül, ha a fent említett állítás nem teljesül, új ellenőrzés elvégzését kérte.

7.2 Tekintettel a fenti 3., 4. és 5. pontban foglalt megállapításokra, az Ombudsman úgy véli, hogy a panaszos állításai nem tarthatók fenn.

8 Következtetések

Az ombudsman e panasszal kapcsolatos vizsgálatai alapján úgy tűnik, hogy a Bizottság nem követett el hivatali visszásságot. Az ombudsman ezért lezárja az ügyet.

Erről a határozatról a Bizottság elnökét is tájékoztatni fogják.

Tisztelettel:

 

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

---

(1) Az Európai Unió Alapjogi Chartájának 41. cikke kimondja, hogy:

"1. Mindenkinek joga van ahhoz, hogy ügyeit az Unió intézményei és szervei részrehajlás nélkül, tisztességes módon és ésszerű határidőn belül intézzék.

2. Ez a jog a következőket foglalja magában:

• mindenkinek a jogát arra, hogy az őt hátrányosan érintő egyedi intézkedések meghozatala előtt meghallgassák;
• minden személynek joga van ahhoz, hogy betekintsen az aktájába, tiszteletben tartva a bizalmas adatkezeléshez, valamint a szakmai és üzleti titoktartáshoz fűződő jogos érdekeit;
• a közigazgatási szervek azon kötelezettsége, hogy döntéseiket megindokolják (...)”.

(2) A helyes hivatali magatartás európai kódexének 10. cikke kimondja, hogy „[a] tisztviselőnek következetesnek kell lennie saját hivatali magatartásában”.

(3) A kódex 16. cikke szerint „[h]a egyének jogai vagy érdekei érintettek, a tisztviselő a döntéshozatali eljárás minden szakaszában biztosítja a védelemhez való jog tiszteletben tartását.”

(4) A kódex 18. cikke szerint „[a]z intézmény minden olyan határozata, amely hátrányosan érintheti valamely magánszemély jogait vagy érdekeit, tartalmazza az alapjául szolgáló indokokat, egyértelműen megjelölve a vonatkozó tényeket és a határozat jogalapját.”

(5) A kódex 17. cikke szerint „[a] tisztviselő biztosítja, hogy az intézményhez benyújtott minden kérelemről vagy panaszról ésszerű határidőn belül határozatot hozzanak”.

(6) A Bizottság magatartási kódexének 1. cikke kimondja, hogy „[a] Bizottság következetes igazgatási magatartást tanúsít, és a szokásos gyakorlatot követi. Az ezen elv alóli kivételeket megfelelően indokolni kell.”

(7) A 3. cikk kimondja, hogy „[h]a a közösségi jog úgy rendelkezik, hogy az érdekelt feleket meg kell hallgatni, a személyzetnek biztosítania kell, hogy lehetőséget kapjanak álláspontjuk ismertetésére.”

(8) A 3. cikk kimondja továbbá, hogy „[a] Bizottság határozatának egyértelműen tartalmaznia kell az alapjául szolgáló indokokat, és azt közölni kell az érintett személyekkel és felekkel.

Általános szabályként a határozatokat teljes körűen indokolni kell. Amennyiben azonban – például a hasonló határozatok által érintett személyek nagy száma miatt – nem lehetséges az egyedi határozatok indokainak részletes közlése, szabványos válaszok adhatók. Ezeknek a szabványos válaszoknak tartalmazniuk kell a meghozott döntést alátámasztó fő indokokat. Ezenkívül azt az érdekelt felet, aki kifejezetten részletes indokolást kér, tájékoztatni kell erről.”

(9) A 4. cikk kimondja, hogy „[a] Bizottság elkötelezett amellett, hogy a megkeresésekre a legmegfelelőbb módon és a lehető leggyorsabban válaszoljon.”

(10) A Bizottság állítása szerint ezt a kézikönyvet 1996. december 11-én küldték meg a panaszosnak. A Bizottság leveleiben (nevezetesen 2000. december 7-én, 2001. december 17-én, 2002. június 6-án, 2002. szeptember 16-án, 2004. augusztus 18-án és 2004. december 7-én) számos hivatkozást tett erre a dokumentumra. A jelen vizsgálat keretében az ombudsman rendelkezésére bocsátott információk alapján úgy tűnik, hogy a panaszos a szerződés végrehajtása során, illetve ezt követően a Bizottsággal folytatott kiterjedt levelezése során 2004 végéig egyetlen alkalommal sem jelezte, hogy nem kapta meg ezt a dokumentumot a megállapodásban előírtaknak megfelelően. Ez a dokumentum elengedhetetlen volt a megállapodás megfelelő végrehajtásához.

(11) A "teljes munkaidős"nap a nemzeti jogszabályokban ekként meghatározott óraszám.

(12) Lásd a T-203/97. sz., Forvass kontra Bizottság ügyben hozott ítélet (EBHT-KSZ 1999., I-A-129. o. és II-705. o.) 70. pontját; a T-199/01. sz., G kontra Bizottság ügyben hozott ítélet (EBHT-KSZ 2002., I-A-217. o. és II-1085. o.) 38. pontját; A T-347/03. sz., Branco kontra Bizottság ügyben 2005. június 30-án hozott ítélet (még nem tették közzé) 102. pontja.

(13) Lásd például a T-11/03. sz., Afari kontra Európai Központi Bank ügyben hozott ítélet (EBHT-KSZ 2004., I-A-43. o. és II-164. o.) 49. pontját.

(14) Lásd a C-315/99. P. sz., Ismeri Europa kontra Számvevőszék ügyben hozott ítélet (EBHT 2001., I-5281. o.) 28. pontját.

(15) A helyes hivatali magatartás európai kódexének 18. cikke a következőket mondja ki:

"1. Az intézmény minden olyan határozatában, amely hátrányosan érintheti egy magánszemély jogát vagy érdekeit, egyértelműen fel kell tüntetni az alapjául szolgáló indokokat, egyértelműen feltüntetve a vonatkozó tényeket és a határozat jogalapját.

2. A tisztviselő kerüli az olyan döntéseket, amelyek rövid vagy homályos indokokon alapulnak, vagy amelyek nem tartalmaznak egyedi indokolást.”

(16) A vonatkozó információkat az ellenőrzési jelentés III. része 1. szakaszának („Háttér-információk”) 1.1. alszakasza („A szervezet jogi státusza és jellemzői”) tartalmazza. Ez az alszakasz egyszerűen általános tájékoztatást nyújt a panaszosról (pontosabban a bejegyzés dátumáról, a jogi formáról, a székhelyről, a fő tárgyról, az alkalmazottak számáról, az igazgató és a vezetők nevéről, a számvitel harmadik félre történő átruházásáról), és nem tartalmaz semmilyen hivatkozást a könyvvizsgálónak a Bizottság és a panaszos közötti pénzügyi megállapodás végrehajtása során felmerült kiadások támogathatóságára vonatkozó megállapításaira.

(17) Lásd a fenti 16. megjegyzést.