A panasz előzményei

1. A dokumentumokhoz való nyilvános hozzáférésre vonatkozó uniós szabályok ^[1] előírják az uniós intézmények számára, hogy nyilvántartást vezessenek a nyilvánosan hozzáférhető dokumentumokról ^[2].

2. A panaszos, egy nonprofit szervezet úgy vélte, hogy az Europol nem tesz eleget az e szabályok szerinti kötelezettségeinek. Felvette a kapcsolatot az Europollal, és felkérte, hogy hozzon létre egy átfogó nyilvános dokumentum-nyilvántartást.

3. Az Europol erre a célra létrehozott weboldalára ^[3] hivatkozva válaszolt a panaszosnak, amelyen proaktív módon számos dokumentumot tesz elérhetővé.

4. A panaszos azt állította, hogy az Europol dokumentum-nyilvántartása nem volt összhangban az alkalmazandó szabályokkal, és 2019 decemberében az ombudsmanhoz fordult.

5. A vizsgálat során az ombudsman vizsgálati csoportja találkozott az Europol képviselőivel, hogy megvitassák a panaszos által felvetett kérdéseket. Az ombudsman ezután javaslatot tett a megoldásra.

Az ombudsman javaslata a megoldásra

6. Az ombudsman tudomásul vette az Europolnak a dokumentumok nyilvántartásának létrehozására irányuló korábbi erőfeszítéseit, valamint az ügynökség sajátos jellemzőit. Úgy véli azonban, hogy az uniós intézményeknek bizonyos elveket kell alkalmazniuk dokumentum-nyilvántartásaikra a helyes igazgatási gyakorlat biztosítása érdekében, és hogy nyilvántartásuk megfelelő.

7. Először is az ombudsman úgy vélte, hogy a nyilvántartásnak felhasználóbarátnak kell lennie. Az egyének számára a lehető legegyszerűbbnek kell lennie a nyilvántartásban való navigálásnak és azon konkrét dokumentumok azonosításának, amelyekhez esetleg hozzá kívánnak férni. Ez magában foglalja a nyilvántartásnak szentelt weboldal létrehozását is.

8. Másodszor, az ombudsman úgy vélte, hogy a nyilvántartásnak teljesnek kell lennie, ami azt jelenti, hogy az intézmény alapvető tevékenységeire vonatkozó valamennyi dokumentumot egyenként kell rögzíteni. Emellett a nyilvántartásnak legalább utalnia kell a jegyzékben fel nem sorolt egyéb típusú dokumentumok létezésére. Ez azt is jelenti, hogy egyetlen dokumentumot sem szabad automatikusan kizárni a nyilvántartásból.

9. Harmadszor, az ombudsman megállapította, hogy a nyilvántartást időben kell vezetni, és azt nagyon rendszeresen frissíteni kell.

10. Az ombudsman ezért a következő megoldási javaslatot tette:

11. Az Europolnak frissítenie kell dokumentum-nyilvántartását, figyelembe véve a megoldásra irányuló javaslatban ^[4] meghatározott helyes igazgatási gyakorlat elveit.

12. Az ombudsman javaslatának fényében az Europol kötelezettséget vállalt arra, hogy rövid és középtávon konkrét lépéseket tesz dokumentum-nyilvántartásának frissítésére, amelyek közül néhányat már végrehajtott ^[5].

13. A nyilvános nyilvántartás felhasználóbarátabbá tétele érdekében az Europol javította a nyilvántartás hozzáférhetőségét, és keresőeszközt vezetett be.

14. Emellett az Europol listát fog készíteni a tevékenységeit szabályozó valamennyi dokumentumról, és a jövőben proaktívan több dokumentumot fog közzétenni, beleértve azokat a dokumentumokat is, amelyeket a nyilvános hozzáférés iránti kérelmekre válaszul közöl a kérelmezőkkel.

15. Az Europol által a korábbi hozzáférési kérelmeket követően nyilvánosságra hozott dokumentumokat fokozatosan felveszik a nyilvántartásba, kezdve a legutóbb nyilvánosságra hozott dokumentumokkal.

16. Az Europol várhatóan 2021 őszén véglegesíti dokumentum-nyilvántartásának frissítését.

17. A panaszos üdvözölte az ombudsman javaslatát, valamint az Europol válaszát, és hangsúlyozta a dokumentumok teljes körű nyilvántartásának fontosságát, tekintettel annak céljára, hogy megkönnyítse a nyilvánosság dokumentumokhoz való hozzáférési jogát.

Az ombudsman értékelése a megoldásra irányuló javaslatot követően

18. Az ombudsman úgy véli, hogy az Europol követte a megoldásra irányuló javaslatát azáltal, hogy meghozta a fent vázolt intézkedéseket, és meghatározta azokat a további lépéseket, amelyeket a dokumentumok átfogó nyilvántartásának létrehozása érdekében meg fog tenni.

19. Az ombudsman üdvözli az Europolnak a megoldásra adott pozitív válaszát, és úgy véli, hogy a panaszt megoldották.

Következtetés

A vizsgálat alapján az ombudsman az alábbi következtetéssel zárja le az ügyet:

A Bűnüldözési Együttműködés Európai Uniós Ügynöksége elfogadta az ombudsmannak a nyilvános dokumentum-nyilvántartás frissítésére irányuló megoldásra irányuló javaslatát.

A panaszost és az Europolt tájékoztatják erről a határozatról.

Emily O'Reilly
európai ombudsman

Strasbourg, 2021. 02. 04.

[1] 1049/2001/EK rendelet az Európai Parlamenthez, a Tanácshoz és a Bizottsághoz való nyilvános hozzáférésről

dokumentumok: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32001R1049&from=EN,

az Europolra az Europolról szóló (EU) 2016/794 rendelet 65. cikke értelmében alkalmazandó: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32016R0794&from=EN.

[2] Az 1049/2001/EK rendelet 11. cikke értelmében.

[3] Lásd: https://www.europol.europa.eu/publications-documents.

[4] Az ombudsman megoldási javaslatának teljes szövege a következő címen érhető el: https://www.ombudsman.europa.eu/en/solution/en/136602.

[5] Az Europol által az ombudsman megoldási javaslatára adott válasz teljes szövege a következő címen érhető el: https://www.ombudsman.europa.eu/en/correspondence/en/136603.