Predmet se odnosio na način na koji je Europska služba za vanjsko djelovanje (ESVD) postupala s podugovarateljem koji je pružao stručno znanje i usluge u sektoru IT-a. Podnositelj pritužbe tvrdi da nije u cijelosti plaćen za posao koji je obavio. Nakon što su pregovori podnositelja pritužbe s glavnim ugovarateljem ostali bez rezultata, podnositelj pritužbe obratio se Ombudsmanu, osporavajući način na koji je ESVD riješio predmetni spor.

Ombudsmanica je podsjetila da nepostojanje izravnog ugovornog odnosa između institucije EU-a i podugovaratelja ne oslobađa prvonavedenog, koji djeluje u svojstvu javnog tijela, od obveze poštovanja temeljnog prava podugovaratelja na dobru upravu. Ta obveza obuhvaća, među ostalim, dužnost institucije EU-a da prati ponašanje svojeg ugovaratelja i, prema potrebi, da ustraje u tome da ugovaratelj ispunjava svoje obveze prema podugovaratelju. U ovom predmetu ombudsmanica je napomenula da se ESVD pobrinuo da glavni ugovaratelj pažljivo obavijesti podugovaratelja o svojim zahtjevima u pogledu rezultata i dokumentacije te da je ESVD izvršio plaćanja za obavljeni potvrđeni rad. Općenito, ESVD je uložio više napora kako bi pronašao rješenje za različita pitanja podugovaranja.

Ombudsmanica je stoga zatvorila istragu sa zaključkom da nije bilo nepravilnosti u postupanju ESVD-a.

Predmet se odnosio na način na koji se Agencija Europske unije za azil (EUAA) bavila navodima o kršenju temeljnih prava u svojim aktivnostima na grčkom otoku Samosu. Podnositelji pritužbe bili su zabrinuti da je način na koji su službenici za rješavanje predmeta raspoređeni u timove EUAA-e za potporu u pitanjima azila vodili razgovore s ranjivim tražiteljima azila protivan pravu EU-a te da EUAA to nije riješila. Osim toga, podnositelji pritužbe bili su zabrinuti zbog načina na koji je EUAA postupala s izvješćima tražitelja azila o prisilnom vraćanju.

Ombudsmanica je utvrdila da EUAA u trenutku podnošenja pritužbe nije osigurala da su službenici zaduženi za rješavanje predmeta raspoređeni u njezinim timovima za potporu u pitanjima azila bili spremni pravilno provoditi razgovore s ranjivim tražiteljima azila, među ostalim u pogledu načina na koji se mogu uzeti u obzir pokazatelji ranjivosti kada se oni prvi put pojave tijekom intervjua za azil. Ombudsmanica je nadalje utvrdila da EUAA nije pružila ranjivim tražiteljima azila odgovarajući postupak za prijavljivanje pogrešaka počinjenih tijekom razgovora te da EUAA nije preispitala takva izvješća. Ombudsmanica je utvrdila da je riječ o nepravilnostima u postupanju te je EUAA-i dala četiri preporuke za uklanjanje nedostataka.

Ombudsmanica je te preporuke poslala i svojim kolegama iz Europske mreže pučkih pravobranitelja (ENO) tražeći njihova stajališta o tome kako se osigurava poštovanje temeljnih prava u suradnji između službenika EUAA-e za rješavanje predmeta i nacionalnih službenika za azil.

Osim toga, Ombudsmanica je utvrdila važne nedostatke u vezi s načinom na koji je EUAA postupala s otkrivanjem iskustava tražitelja azila u pogledu prisilnog vraćanja tijekom razgovora. Budući da je EUAA tijekom istrage Ombudsmana počela provoditi mjere za uklanjanje tih nedostataka, nije utvrdila nepravilnosti u postupanju, već je iznijela dva prijedloga za poboljšanje.

Podnositelj pritužbe radio je kao stručnjak za vanjskog izvođača iz EU-a na projektu koji je financirao EU u Tanzaniji kojim je upravljala Delegacija Europske unije u Tanzaniji i Istočnoafričkoj zajednici. Podnositelj pritužbe tvrdio je da je ugovaratelj prekršio tanzanijsko pravo jer se nije registrirao u Tanzaniji, zbog čega nije mogao dobiti valjanu radnu dozvolu. Nakon toga ugovaratelj je obavijestio podnositelja pritužbe o svojoj odluci da raskine ugovor, uzimajući u obzir zabrinutost u pogledu rada podnositelja pritužbe koju je iznijela delegacija EU-a.

Ombudsmanica je pokrenula istragu o zabrinutosti podnositelja pritužbe u pogledu načina na koji je delegacija rješavala oba pitanja. U tom je pogledu Ombudsmanica uputila na svoje dosljedno stajalište da bi, ako institucije EU-a traže zamjenu stručnjaka koji rade na projektima EU-a, te pojedince trebalo saslušati prije njihove zamjene. Iako je Komisija tvrdila da nije zatražila zamjenu stručnjaka, Ombudsmanica je utvrdila da je Komisija bila uključena u odluku o zamjeni. Ombudsman je stoga utvrdio da Komisija nije osigurala poštovanje prava podnositelja pritužbe na saslušanje prije njegove zamjene, što je dovelo do nepravilnosti u postupanju.  Dala je prijedlog za poboljšanje kako bi se spriječilo da se to pitanje pojavi u budućnosti. 

Osim toga, ombudsmanica je utvrdila da, s obzirom na to da je ugovor podnositelja pritužbe raskinut, nisu bile opravdane daljnje istrage o pitanju radne dozvole. Međutim, Komisiji je dala prijedlog za poboljšanje i pozvala je da provjeri to pitanje jer bi to moglo utjecati na druge stručnjake koji rade na projektu EU-a. 

 

Predmet se odnosio na odluku Europske komisije da prestane surađivati s vanjskim djelatnikom u njezinim službama za skrb o djeci. Podnositelj pritužbe angažiran je preko vanjskog izvođača na temelju tjednih ugovora. U skladu s uputama Komisije ugovaratelj je obavijestio podnositelja pritužbe da Komisija više neće tražiti njezine usluge. Podnositelj pritužbe obratio se Ombudsmanu tvrdeći da mu Komisija nije pružila opravdane razloge za svoju odluku.

Europski ombudsman dosljedno smatra da bi institucije EU-a, ako zatraže raskid ugovora s vanjskim ugovarateljem, trebale navesti poštene i objektivne razloge za opravdanje raskida, obavijestiti dotičnu osobu i osigurati da joj se omogući podnošenje primjedbi prije raskida. Nesigurnost situacije privremenog radnika podrazumijeva da je Komisija dužna biti poštena i transparentna, čak i ako ne postoji ugovorni odnos. U ovom slučaju Komisija nije osigurala da se podnositelju pritužbe odobri saslušanje i prilika da se očituje o razlozima koje je Komisija navela prije nego što je odlučila da više neće zatražiti usluge podnositelja pritužbe. Iako je to žalosno, Ombudsmanica napominje da je podnositelj pritužbe morao biti upoznat s nekim pitanjima u tjednu koji je prethodio odluci Komisije. Međutim, zbog nedostatka vođenja evidencije Ombudsman ne može provjeriti je li osoblje Komisije raspravljalo o tim pitanjima s podnositeljem pritužbe. Međutim, Ombudsman pozdravlja činjenicu da je Komisija priznala da je mogla dodatno objasniti svoje obrazloženje podnositelju pritužbe u ovom predmetu.

Na temelju toga ombudsmanica smatra da daljnje istrage nisu opravdane i zaključuje predmet.  

Predmet se odnosio na konzultantsko društvo koje je pod istragom Europskog ureda za borbu protiv prijevara (OLAF) zbog sumnje na nepravilnosti u projektima koje financira EU. OLAF je obavijestio poduzeće da je zatvorio istragu te je Komisiji iznio financijske i administrativne preporuke. Iako je OLAF obavijestio poduzeće da se može obratiti OLAF-ovu nadzorniku postupovnih jamstava, OLAF nije pružio jasne informacije o primjenjivom roku za podnošenje pritužbe. To je značilo da je tvrtka podnijela pritužbu nakon isteka roka, a nadzornik je odbio pritužbu.

Ombudsmanica je utvrdila da je OLAF nepravilno postupio jer podnositelju pritužbe nije dostavio jasne informacije, posebno o datumu zaključenja istrage. Međutim, Ombudsmanica je smatrala da ne postoji odgovarajuća preporuka za rješavanje tog pitanja za podnositelja pritužbe. Međutim, predložila je da se takav problem spriječi u budućim sličnim slučajevima.

Predmet se odnosio na način na koji je Agencija Europske unije za kibersigurnost (ENISA) postupila sa zahtjevom za presliku zvučnog zapisa saslušanja u kontekstu upravne istrage o navodnom uznemiravanju. Podnositeljica pritužbe, koja je tvrdila da je bila žrtva uznemiravanja, nezadovoljna je činjenicom da joj je vanjski istražitelj kojeg je ENISA ovlastila za provođenje istrage odbio odobriti pristup snimci jednog od saslušanja koje je provela s njom.

Ombudsmanica je zaključila da ENISA nepravilno postupa kako bi se neovisnom istražitelju omogućilo da odluči o zahtjevu za kopiju zvučnog zapisa saslušanja u administrativnoj istrazi i da potvrdi da je istražitelj odbio zahtjev na temelju neodgovarajućih objašnjenja.

Ombudsmanica je pozvala ENISA-u da se uključi u svoj nalaz o nepravilnostima u postupanju tako što će ponovno razmotriti svoje odbijanje da odobri pristup audiosnimci. Budući da će to vjerojatno zahtijevati ravnotežu između prava na osobne podatke samog podnositelja pritužbe i prava drugog osoblja ENISA-e, ENISA bi se prije donošenja obrazložene odluke trebala ponovno savjetovati sa svojim službenikom za zaštitu podataka. Ako bi podnositelj pritužbe bio nezadovoljan ishodom, mogao bi se obratiti Europskom nadzorniku za zaštitu podataka (EDPS).