Poštovani gospodine X.,

Ombudsmanica je zaprimila pritužbu protiv Europske komisije o načinu na koji je obradila zahtjev za javni pristup dokumentima [1] koji se odnose na projekt Mobi-Kids (Rizik od raka mozga zbog izloženosti radiofrekvencijskim poljima u djetinjstvu i adolescenciji) koji financira EU [2].

Podnositelj pritužbe i njegov odvjetnik 20. i 29. studenoga 2020. zatražili su od Komisije da omogući javni pristup „svim podacima i/ili analizama studije MobiKids”, uključujući „primjerak sporazuma o dodjeli bespovratnih sredstava FP7-ENV-2008-226873 i sve povezane dokumente”.

Komisija je 26. veljače 2021. odobrila djelomičan pristup. Shvaćamo da je Komisija utvrdila da je 29 dokumenata obuhvaćeno područjem primjene zahtjeva, odobrila širok djelomičan pristup 25 dokumenata, ograničila djelomičan pristup jednom dokumentu i odbila pristup trima preostalim dokumentima.

Odvjetnik podnositelja pritužbe podnio je 19. ožujka 2021. ponovni zahtjev u kojem je osporio primjenu iznimaka na koje se Komisija pozvala kako bi odbila potpuni pristup, odnosno zaštitu privatnosti i integriteta pojedinca [3] te zaštitu komercijalnih interesa fizičke ili pravne osobe, uključujući intelektualno vlasništvo [4].

Komisija je 10. kolovoza 2022. donijela potvrdnu odluku. Potvrdni zahtjev podnositelja pritužbe protumačio je kao da se odnosi na dokumente koji su u cijelosti odbijeni, odnosno dokument 7. „Peto periodično izvješće”, dokument 21. „Izvješće o provedbi 4.2. o RF mjerenjima” i dokument 22. „Izvješće o provedbi 4.3. o mjerenjima ELF-a”. Odlučila je odobriti djelomičan pristup dokumentu 7., redigirati neke dijelove radi zaštite osobnih podataka i komercijalnih interesa te je odbila pristup preostalim dvama dokumentima u cijelosti, pozivajući se na zaštitu komercijalnih interesa.

Podnositelj pritužbe nije zadovoljan primljenim djelomičnim pristupom. Osim toga, podnositelj pritužbe izrazio je duboko nezadovoljstvo vremenom koje je Komisiji potrebno za rješavanje njegova zahtjeva za javni pristup.

Odlučili smo pokrenuti istragu o pritužbi protiv postupanja Komisije sa zahtjevom za javni pristup dokumentima i njezine odluke o odbijanju potpunog pristupa dokumentima 7, 21 i 22 u skladu s Uredbom 1049/2001.

U Uredbi 1049/2001 navodi se da bi se zahtjevi za pristup trebali obrađivati brzo. U skladu s tim načelom Ombudsman također nastoji riješiti takve slučajeve što je prije moguće.

Kao prvi korak smatramo da je potrebno pregledati predmetne dokumente u zahtjevu podnositelja pritužbe i druge relevantne dokumente. Bili bismo zahvalni kad bi nam Komisija do 8. prosinca 2022. mogla dostaviti sljedeću dokumentaciju, po mogućnosti u elektroničkom obliku putem šifrirane e-pošte [5]:

• preslike dokumenata koje je zatražio podnositelj pritužbe, odnosno dokumenata 7., 21. i 22. (neredigirane verzije);
• presliku dokumenta 7 kako je otkriven podnositelju pritužbe u fazi potvrđivanja (redigirana verzija);
• presliku dokumentacije koja se odnosi na savjetovanja s bilo kojom trećom stranom u početnoj i potvrdnoj fazi (provedenoj u skladu s člankom 4. stavkom 4. Uredbe 1049/2001);
• presliku početnog odgovora Komisije zajedno sa svim dokumentima koji su u toj fazi otkriveni podnositelju pritužbe.

S dokumentima koji su predmet zahtjeva za javni pristup postupat će se povjerljivo, kao i sa svim drugim materijalima koje Komisija odluči podijeliti s nama o tome da su povjerljivi. Takvi će se dokumenti obrađivati i pohranjivati u skladu s tim povjerljivim statusom te će se brisati iz spisa Europskog ombudsmana ubrzo nakon završetka istrage.

Kad je riječ o drugom aspektu pritužbe, javni pristup dokumentima temeljno je pravo. Kako bi se osigurao smislen pristup, ključno je da uprava EU-a brzo riješi svaki zahtjev za javni pristup, odnosno u rokovima utvrđenima u Uredbi 1049/2001. Početkom ove godine Ombudsman je pokrenuo istragu na vlastitu inicijativu o vremenu koje je Komisiji potrebno za obradu zahtjeva za javni pristup dokumentima. Ta je istraga trenutačno u tijeku.[6]

U tom je slučaju Komisiji trebalo gotovo 17 mjeseci da odgovori na ponovni zahtjev podnositelja pritužbe. To znatno premašuje dopušteni rok od 30 radnih dana za obradu ponovnog zahtjeva i jasno je protivno duhu Uredbe 1049/2001 da bi se pristup trebao osigurati odmah. Stoga je naše preliminarno stajalište da je kašnjenje Komisije u odgovoru na ponovni zahtjev podnositelja pritužbe u ovom predmetu predstavljalo nepravilnost u postupanju.

Stajalište Komisije izneseno je u njezinoj potvrđujućoj odluci. Međutim, pozivamo Komisiju da do 12. siječnja 2023. dostavi sve dodatne primjedbe koje Ombudsman treba uzeti u obzir, među ostalim o svojem preliminarnom stajalištu o kašnjenju.

Nakon što pregledamo zatraženu dokumentaciju i primimo dodatne primjedbe Komisije, razmotrit ćemo bi li sastanak s predstavnicima Komisije bio koristan.

Ako imate bilo kakvih pitanja, slobodno se obratite nadležnoj službenici za upite, gđi Oani Marin.

Tvoje iskreno,

Rosita Hickey
voditeljica istraga

Strasbourg, 1. prosinca 2022.

[1] U skladu s Uredbom 1049/2001 o javnom pristupu dokumentima Europskog parlamenta, Vijeća i Komisije: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=celex:32001R1049.

[2] Projekt Mobi-Kids zatvoren je u veljači 2016. Više informacija dostupno je na: https://cordis.europa.eu/project/id/226873/reporting.

[3] Članak 4. stavak 1. točka (b) Uredbe 1049/2001.

[4] Članak 4. stavak 2. prva alineja Uredbe 1049/2001.

[5] Šifrirane poruke e-pošte mogu se poslati u naš namjenski poštanski sandučić.

[6] Ombudsmanica je 4. travnja 2022. pokrenula istragu na vlastitu inicijativu OI/2/2022/MIG:

https://www.ombudsman.europa.eu/en/opening-summary/en/154404.