U ovoj izjavi o zaštiti osobnih podataka objašnjava se razlog obrade, način na koji Europski ombudsman prikuplja, obrađuje i osigurava zaštitu svih dostavljenih osobnih podataka, način na koji se te informacije upotrebljavaju i koja prava ispitanici mogu ostvariti u vezi sa svojim podacima.

Voditelj obrade je Europski ombudsman. Zajednički je voditelj obrade Europska komisija (za ABAC, financijsku i računovodstvenu aplikaciju koju je Komisija uspostavila radi praćenja izvršenja proračuna i pripreme računovodstvene dokumentacije).

1. Koje će osobne podatke obrađivati Europski ombudsman?

Osobni podaci ponuditelja, ugovaratelja i natjecatelja, njihova osoblja ili podugovaratelja, koji mogu uključivati:

• Identifikacijski podaci: ime, prezime, broj putovnice ili identifikacijski broj;
• funkcija;
• podaci za kontakt (adresa e-pošte, poslovni telefonski broj, broj mobilnog telefona, broj telefaksa, poštanska adresa, tvrtka i odjel, zemlja boravišta, adresa internetske stranice);
• potvrde o doprinosima za socijalno osiguranje i plaćenim porezima, izvadak iz sudske evidencije;
• Financijski podaci: referentni broj bankovnog računa (oznake IBAN i BIC), PDV broj;
• Časna izjava da se ponuditelji ne nalaze u jednoj od situacija za isključenje iz članaka 136. i 141. Financijske uredbe
• Obrazac o nepostojanju sukoba interesa za članove osoblja institucija ili tijela EU-a te stručnjake uključene u postupak odabira.

2. Zašto Europski ombudsman obrađuje te osobne podatke?

Osobni podaci prikupljaju se i dalje obrađuju u svrhu upravljanja postupcima javne nabave i upravljanja njima od strane Europskog ombudsmana.

3. Koje su pravne osnove i nužnost obrade tih podataka?

Pravna osnova za postupke obrade osobnih podataka jest Uredba (EU, Euratom) 2018/1046 Europskog parlamenta i Vijeća od 18. srpnja 2018. o financijskim pravilima koja se primjenjuju na opći proračun Unije [1], a posebno članci od 160. do 179.

Obrada je nužna na temelju članka 5. stavka 1. točaka (a), (b) i (c) Uredbe (EU) 1725/2018.

4. Tko je odgovoran za obradu podataka?

Europski ombudsman odgovoran je za obradu podataka. Podatke detaljnije obrađuje Odjel za osoblje, administraciju i proračun (PAB).

5. Tko će biti primatelj podataka?

Europski ombudsman, glavni tajnik, članovi odbora za evaluaciju (ako je primjenjivo); osoblje odgovorno za upravljanje ugovorima unutar relevantnog odjela; osoblje odgovorno za upravljanje ponudama i ugovorima u odjelu PAB. Prijenos osobnih podataka moguć je trećim zemljama ili međunarodnim organizacijama.

6. Koliko dugo će se podaci čuvati?

Datoteke koje se odnose na postupke javne nabave, uključujući osobne podatke, čuvaju se u službi zaduženoj za postupak do njegova dovršetka te u odjelu PAB u razdoblju od sedam godina nakon potpisivanja ugovora. Izvadci iz sudske evidencije čuvaju se dvije godine nakon završetka relevantnog postupka. Međutim, ponude neuspješnih ponuditelja čuvaju se pet godina nakon potpisivanja ugovora.

7. Kako štitimo podatke ispitanika?

Papirnate datoteke su pohranjene u zaključanom ormaru od strane odgovornih jedinica. Elektroničke datoteke pohranjuju se na poslužiteljima s pravima pristupa ograničenima na relevantne članove osoblja odjela uključenih u postupak (tj. odjela PAB i odjela koji će se stvarno koristiti ugovorom).

Članovi odbora za evaluaciju imaju pristup spisima za potrebe evaluacije i obavješćuju se da ne bi trebali čuvati preslike nakon završetka postupka evaluacije.

Ugovornim klauzulama osigurava se da ugovaratelj obrađuje osobne podatke osoblja gospodarskog subjekta samo prema uputama Europskog ombudsmana (klauzule o zaštiti podataka dodane ugovoru o uslugama/namještaju i općim uvjetima kontakta).

U slučaju prijenosa osobnih podataka trećim zemljama ili međunarodnim organizacijama, ugovorom potpisanim između Europskog ombudsmana i uspješnog ponuditelja predviđene su standardne ugovorne klauzule kojima se osigurava obrada osobnih podataka u skladu s pravilima koja su obvezujuća za institucije EU-a.

8. Koja su vaša prava i kako ih možete ostvariti?

Imate pravo zatražiti pristup svojim osobnim podacima. Također imate pravo zatražiti ispravak svih nepotpunih ili netočnih podataka koji se odnose na vas bez odgode. Pravo na ispravak podataka može se primjenjivati samo na činjenične podatke obrađene u okviru relevantnog postupka nabave. To se pravo može ostvariti samo do krajnjeg roka za podnošenje ponuda. Međutim, netočni identifikacijski podaci mogu se ispraviti u bilo kojem trenutku tijekom i nakon postupka nabave slanjem e-poruke na eoprocurement@ombudsman.europa.eu.

Europski ombudsman odgovorit će na vaše zahtjeve što je prije moguće, a najkasnije u roku od mjesec dana.

9. Kome se obratiti u slučaju upita ili pritužbi u vezi s pitanjima zaštite podataka?

U svakom trenutku možete Europskom ombudsmanu poslati pitanja povezana sa zaštitom podataka u vezi s postupkom javne nabave na sljedeću adresu: eoprocurement@ombudsman.europa.eu

Europski ombudsman
1 avenue du Président Robert Schuman
CS 30403
F-67001 Strasbourg Cedex

Možete se obratiti i službeniku za zaštitu podataka Europskog ombudsmana na sljedeću adresu: DPO-Euro-Ombudsman@ombudsman.europa.eu

Pritužbu možete podnijeti Europskom nadzorniku za zaštitu podataka u bilo kojem trenutku na sljedeću adresu: EDPS@edps.europa.eu

 

[1] SL L 193 od 30.7.2018., str. 1.