1. Kontekst

Proračun Europskog fonda za obranu (EDF) za razdoblje 2021. 2027. iznosi oko 8 milijardi EUR [1].

Cilj je EFO-a podupirati istraživanja i inovacije u obrambenom sektoru te promicati suradnju i suradnički pristup.

Europska komisija odgovorna je za odlučivanje o dodjeli sredstava u okviru Fonda za obranu. Pritom mu pomažu vanjski stručnjaci koji doprinose evaluaciji, preispitivanju etičnosti i procjeni proračuna prijedloga.

U skladu s Uredbom o ERF-u [2] Komisija mora sastaviti popis vanjskih stručnjaka koji se odabiru na temelju njihovih vještina, iskustva i znanja, uzimajući u obzir zadaće koje će im se dodijeliti.

Komisija mora nastojati osigurati odgovarajuću rotaciju stručnjaka i odgovarajuću ravnotežu između privatnog i javnog sektora.

Obično, kada Komisija odabire i plaća vanjske stručnjake za pomoć u evaluaciji prijedloga, popisi stručnjaka objavljuju se na portalu Komisije za financiranje i natječaje [3], čime se omogućuje određeni javni nadzor. Uredbom o ERF-u izričito se odstupa od tog općeg pravila [4].

Istodobno, ne postoje javne informacije o tome kako Komisija primjenjuje pravila na:

(i) smanjiti rizike od sukoba interesa do kojih mogu dovesti vanjski stručnjaci ili

ii. Postići odgovarajuću ravnotežu u sastavu vanjskih stručnih skupina i ocjenjivačkih povjerenstava. To je dodatno otežano nedostatkom transparentnosti u pogledu stručnjaka.

2. Strateška inicijativa

S obzirom na nedostatak javnih informacija o odabranim vanjskim stručnjacima uključenima u provjeru etičnosti i evaluaciju projektnih prijedloga za Europski fond za obranu,^[5] Ombudsmanica smatra da je još važnije da Komisija provede pouzdanu unutarnju procjenu sukoba interesa imenovanih stručnjaka. S obzirom na to, ombudsmanica je 9. prosinca pisala Komisiji s dva pitanja:

I. Koje su mjere uspostavljene kako bi se osiguralo da sudjelovanje vanjskih stručnjaka u provjeri etičnosti i evaluaciji prijedloga za Europski fond za obranu ne dovodi do rizika od sukoba interesa?

II. Koji se kodeksi ponašanja uključeni u predložak ugovora stručnjaka iz poziva na podnošenje prijava kandidata za stručnjake primjenjuju na stručnjake uključene u Europski fond za obranu?

3. Odgovor

Komisija je 28. travnja 2023. odgovorila utvrđivanjem primjenjivog pravnog okvira i odgovaranjem na pitanja Europskog ombudsmana.

Komisija je dostavila i dodatne informacije. ^[6]  

Odgovor je sažet u nastavku.

Pravni okvir

Prijedlozi ERF-ova podnose se i ocjenjuju na temelju Uredbe o ERF-u.^[7]

Pravni okvir za izbjegavanje sukoba interesa utvrđen je u Financijskoj uredbi EU-a.^[8] Komisija je izdala i smjernice u tom pogledu.^[9]

Izbjegavanje i procjena rizika od sukoba interesa

Postoje dvije skupine stručnjaka za ERF ^[10], a to su stručnjaci koji pomažu u

i. ocjena svih prihvatljivih projekata ^[11] i

ii. Etičke provjere projekata koji su ušli u uži izbor ^[12] (osoblje Komisije provodi početnu etičku provjeru).

Obje skupine stručnjaka odabiru se iz baze podataka stručnjaka „Expert Management Internal”, u kojoj stručnjaci mogu izraziti interes za odgovor na pozive Komisije.

Kada projektni službenici Komisije predodabiru stručnjake iz baze podataka, provode preliminarnu provjeru nepostojanja sukoba interesa.^[13]

Komisija zatim primjenjuje „korporativni pristup” u pogledu upravljanja sukobom interesa, pri čemu stručnjaci i. priznaju kodeks ponašanja u ugovoru koji potpisuju prije početka rada i ii. potpisivanjem izjave u sustavu za elektroničku razmjenu Funding & Portal za natječaje za svaki pojedinačni prijedlog koji ocijene potvrđuju da nema sukoba interesa.

Komisija obavješćuje stručnjake i o mogućim sukobima interesa te se u kasnijim fazama postupka evaluacije provodi nekoliko provjera.

Prije primanja projektnih prijedloga svaki stručnjak mora e-poštom izjaviti i da nije u sukobu interesa [14].

Prije nego što se prijedlog/prijedlozi dodijele stručnjaku, nadležni službenik Komisije za projekte provjerava, na temelju životopisa stručnjaka, da stručnjaci imenovani za procjenu prijedloga nemaju istog poslodavca kao i svi oni koji se prijavljuju za financiranje projekata.

Komisijin službenik za projekte priprema i internu bilješku u kojoj se navode i detaljno opisuju načela koja je službenik za projekte slijedio pri predodabiru stručnjaka, pojedinačno i u cjelini. To uključuje provjeru stručnog znanja, dostupnosti, očitog nepostojanja sukoba interesa i raznolikosti podrijetla. Ova se bilješka zatim dostavlja nadležnom načelniku odjela.

Po primitku prijedloga stručnjaka Komisijin službenik za projekte organizira informativni sastanak sa stručnjacima na kojem Komisija daje informacije o:

i. održavanje nepostojanja sukoba interesa;

ii. sukobe interesa koji proizlaze iz kodeksa ponašanja, uključujući popis mogućih slučajeva u kojima bi Komisija provela istragu; i

iii. kada obavijestiti Komisiju o mogućem sukobu, posljedicama i načinu postupanja s njime.

U slučajevima kada stručnjak prijavi sukob interesa, Komisijin službenik za projekte provodi istragu i, uz potporu pravnog službenika Komisije, može preporučiti isključenje stručnjaka. Zaključak je naveden u bilješci u dokumentaciji koja je registrirana u Komisijinu sustavu za upravljanje datotekama (ARES) i upućena koordinatoru poziva i njegovim rukovoditeljima.

Nakon toga stručnjaci potpisuju nekoliko dokumenata kojima se ponovno potvrđuje da nisu u sukobu interesa. Softver koji se upotrebljava za upravljanje evaluacijom prijedloga također zahtijeva od stručnjaka da ponovno potvrde nepostojanje sukoba interesa.

Kodeks ponašanja

U predlošku ugovora povezanom s pozivom na podnošenje prijava stručnjaka u Prilogu 1. utvrđeni su različiti kodeksi ponašanja za različite kategorije stručnjaka [15].

Komisija je potvrdila da je kodeks ponašanja koji se primjenjuje na vanjske stručnjake ERF-a onaj pod nazivom „EVALUATORS – SVE (osim promatrača)”.

Kodeks ponašanja sadržava opću obvezu nepristranosti i u njemu se navodi sljedeće:

situacije koje će se automatski smatrati sukobima interesa od kojih se u određenim slučajevima može odustati u iznimnim i propisno opravdanim okolnostima.

okolnosti koje mogu dovesti do sukoba interesa.

Nadalje, kodeksom se od stručnjaka zahtijeva da potpisivanjem izjave potvrdi da prije početka rada nije došlo do sukoba interesa te da odmah obavijesti tijelo za imenovanje ako je stručnjak svjestan (ili postane) svjestan sukoba interesa.

Dodatne informacije

Komisija je izjavila da se popis stručnjaka ne objavljuje kako bi se spriječilo sljedeće:

· da treće strane vrše pritisak na stručnjake kako bi se zaštitila njihova neovisnost;

· razotkrivanje posebnog stručnog znanja stručnjaka u osjetljivom području obrambene industrije i ugrožavanje njihovih sigurnosnih kvalifikacija;

· da se može pratiti veza između stručnjaka i teme i/ili prijedloga, što negativno utječe na integritet postupka evaluacije. Postoji ograničen broj i. tema poziva i ii. prijedloga primljenih u okviru tema.

Međutim, Komisija je izjavila da države članice nadziru stručnjake:

1. u programskom odboru (koji je komitološki odbor), gdje se popis stručnjaka koji pomažu Komisiji dijeli svake godine ^[16]; i
2. potvrđivanjem njihovih sigurnosnih vjerodajnica prije nego što ih imenuju nacionalne sigurnosne agencije, istražujući svakog stručnjaka.

4. Zaključak

Ta je inicijativa ombudsmanici omogućila da dobije uvid u mjere koje je Komisija uvela kako bi osigurala da sudjelovanje vanjskih stručnjaka u etičkoj provjeri i evaluaciji prijedloga za ERF ne dovede do rizika od sukoba interesa.

Ombudsmanica zahvaljuje Komisiji na odgovoru na njezina pitanja i pruženim dodatnim informacijama.

Na temelju toga Ombudsman primjećuje da Komisija primjenjuje „korporativni pristup” u pogledu upravljanja sukobima interesa, koji se u velikoj mjeri oslanja na osobnu izjavu odabranih stručnjaka o svim sukobima interesa.

Ombudsmanica razumije da, osim ako službenik Komisije za projekte u preliminarnoj fazi utvrdi sukob interesa ili prije primitka projektnih prijedloga na temelju analize životopisa stručnjaka kako bi se spriječilo da ti stručnjaci ocjenjuju, primjerice, prijedloge svojih poslodavaca, Komisija ne provodi daljnju procjenu sukoba interesa.

Ombudsmanica će nastaviti pratiti razvoj događaja u tom važnom području i razmatra hoće li to pitanje ispitati u kontekstu istrage na vlastitu inicijativu.

NAPOMENA S OBJAŠNJENJEM

 

[1] Vidjeti: https://defence-industry-space.ec.europa.eu/eu-defence-industry/european-defence-fund-edf_en.

[2] Uredba 2021/697 o uspostavi Europskog fonda za obranu https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2021/697/oj

[3] U skladu s člankom 237. Financijske uredbe EU-a.

[4] Vidjeti članak 26. stavak 2. Uredbe 2021/697, u kojem se u njegovim relevantnim dijelovima navodi da se „[p]ristupajući od članka 237. Financijske uredbe, popis neovisnih stručnjaka ne objavljuje”.

[5] Vidjeti: https://www.ombudsman.europa.eu/en/opening-summary/en/163874.

[6] https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/169355

 

[8] Uredba 2018/1046 o financijskim pravilima koja se primjenjuju na opći proračun Unije: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=celex%3A32018R1046

[9] Smjernice o izbjegavanju i upravljanju sukobima interesa u skladu s Financijskom uredbom

(2021/C 121/01): https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:52021XC0409(01)

[10] U skladu s člankom 26. Uredbe o ERF-u

[11] U skladu s člankom 237. Financijske uredbe

[12] U skladu s člankom 7. Uredbe o ERF-u

[13] Više informacija dostupno je na stranicama 8. i 9. ovog priručnika Komisije: https://www.h2020.cz/files/pracna/H2020-Vademecum-section-on-Proposal-Submission-and-Evaluation.
U vodiču se navodi sljedeće: „Ne birajte ništa od sljedećeg (jer se uvijek pretpostavlja da su u sukobu interesa):
− članovi savjetodavne skupine koju je osnovala Komisija radi savjetovanja o pripremi programa rada EU-a ili Euratoma u okviru programa Obzor 2020. u području povezanom s predmetnim pozivom
− nacionalne kontaktne točke ili osobe koje izravno rade za Europsku poduzetničku mrežu
− članovi programskog odbora programa Obzor 2020.”

[14] Upotrijebljeni predložak uključuje redak: „Izjavljujem da ne sudjelujem ni u jednom prijedlogu podnesenom na evaluaciju u okviru poziva na podnošenje prijedloga [..] koji je naveden u ERF-u.”

[15] Vidjeti: https://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/experts_manual/h2020-experts-mono-contract_en.pdf

[16] Vidjeti članak 34. stavak 4. Uredbe o ERF-u, iako se čini da je nadzor tog odbora ograničen na osiguravanje transparentnosti „sigurnosnih kvalifikacija” imenovanih stručnjaka.