1. Osnovne informacije

Proračun Europskog fonda za obranu (EDF) za razdoblje 2021. 2027. iznosi oko 8 milijardi EUR [1].

Cilj je Europskog fonda za obranu podupirati istraživanja i inovacije u obrambenom sektoru te promicati suradnju i suradnički pristup.

Europska komisija odgovorna je za odlučivanje o dodjeli sredstava u okviru Fonda za obranu. Pritom mu pomažu vanjski stručnjaci koji doprinose evaluaciji, etičkom preispitivanju i procjeni proračuna prijedloga.

U skladu s Uredbom o ERF-u [2] Komisija mora sastaviti popis vanjskih stručnjaka koji se odabiru na temelju njihovih vještina, iskustva i znanja, uzimajući u obzir zadaće koje će im se dodijeliti.

Komisija mora nastojati osigurati odgovarajuću rotaciju stručnjaka i odgovarajuću ravnotežu između privatnog i javnog sektora.

Obično, kada Komisija odabire i plaća vanjske stručnjake za pomoć u evaluaciji prijedloga, popisi stručnjaka objavljuju se na Komisijinu portalu Funding & Tenders Portal,[3] čime se omogućuje određeni javni nadzor. Uredbom o ERF-u izričito se odstupa od tog općeg pravila [4].

Istodobno, ne postoje javne informacije o tome kako Komisija primjenjuje pravila na:

(i) ublažavanje rizika od sukoba interesa koji mogu nastati vanjskim stručnjacima, ili

ii. Postići odgovarajuću ravnotežu u sastavu vanjskih stručnih skupina i evaluacijskih povjerenstava. To je dodatno otežano nedostatkom transparentnosti u pogledu stručnjaka.

2. Strateška inicijativa

S obzirom na nedostatak javnih informacija o odabranim vanjskim stručnjacima uključenima u etički pregled i evaluaciju projektnih prijedloga za Europski fond za obranu ^[5] Ombudsman smatra da je još važnije da Komisija provede pouzdanu unutarnju procjenu sukoba interesa imenovanih stručnjaka. S obzirom na to ombudsmanica je 9. prosinca Komisiji uputila dva pitanja:

I. Koje su mjere uspostavljene kako bi se osiguralo da sudjelovanje vanjskih stručnjaka u etičkoj provjeri i evaluaciji prijedloga za Europski fond za obranu ne dovede do rizika od sukoba interesa?

II. Koji se od kodeksa ponašanja uključenih u predložak ugovora sa stručnjacima iz poziva na podnošenje prijava kandidata za stručnjake primjenjuje na stručnjake uključene u Europski fond za obranu?

3. Odgovor

Komisija je 28. travnja 2023. odgovorila utvrđivanjem primjenjivog pravnog okvira i odgovaranjem na pitanja Ombudsmana.

Komisija je dostavila i dodatne informacije. ^[6]  

Odgovor je sažet u nastavku.

Pravni okvir

Prijedlozi ERF-ova podnose se i ocjenjuju na temelju Uredbe o ERF-ovima.^[7]

Pravni okvir za izbjegavanje sukoba interesa utvrđen je u Financijskoj uredbi EU-a.^[8] Komisija je izdala i smjernice u tom pogledu.^[9]

Izbjegavanje i procjena rizika od sukoba interesa

Postoje dvije skupine stručnjaka za ERF ^[10], odnosno stručnjaci koji pomažu u

i. evaluacija svih prihvatljivih projekata ^[11] i

Ii. Etičke provjere projekata koji su ušli u uži izbor ^[12] (osoblje Komisije provodi početnu etičku provjeru).

Obje skupine stručnjaka odabiru se iz baze podataka stručnjaka, „Expert Management Internal”, u kojoj stručnjaci mogu izraziti interes za odgovor na pozive Komisije.

Kada projektni službenici Komisije predodaberu stručnjake iz baze podataka, provode preliminarnu provjeru nepostojanja sukoba interesa.^[13]

Komisija zatim primjenjuje „korporativni pristup” u pogledu upravljanja sukobom interesa, pri čemu stručnjaci i. potvrđuju kodeks ponašanja iz ugovora koji potpisuju prije početka rada i ii. potpisivanjem izjave u sustavu za elektroničku razmjenu Funding & Tenders Portal za svaki pojedinačni prijedlog koji ocijene potvrđuju da nema sukoba interesa.

Komisija obavješćuje stručnjake i o mogućim sukobima interesa, a nekoliko provjera provodi se u kasnijim fazama postupka evaluacije.

Prije zaprimanja projektnih prijedloga svaki stručnjak mora e-poštom izjaviti da nije u sukobu interesa.^[14]

Prije nego što se prijedlog/prijedlozi dodijele stručnjaku, nadležni projektni službenik Komisije na temelju životopisa stručnjaka provjerava da stručnjaci imenovani za ocjenjivanje prijedloga nemaju istog poslodavca kao i oni koji se prijavljuju za financiranje projekata.

Projektni službenik Komisije priprema i internu bilješku u kojoj izvješćuje i detaljno opisuje načela koja je projektni službenik slijedio pri predodabiru stručnjaka, pojedinačno i u cjelini. To uključuje provjeru stručnosti, dostupnosti, očitog nepostojanja sukoba interesa i raznolikosti podrijetla. Ta se napomena zatim dostavlja nadležnom načelniku odjela.

Nakon što stručnjaci prime prijedloge, projektni službenik Komisije organizira informativni sastanak sa stručnjacima na kojem Komisija daje informacije o:

i. zadržavanje nepostojanja sukoba interesa;

ii. sukobe interesa koji proizlaze iz kodeksa ponašanja, uključujući popis mogućih slučajeva u kojima bi Komisija istražila; i

iii. kada treba obavijestiti Komisiju o mogućem sukobu, posljedicama i načinu na koji se s njime postupa.

Ako stručnjak izjavi da postoji sukob interesa, projektni službenik Komisije istražuje i uz potporu pravnog službenika iz Komisije može preporučiti isključenje stručnjaka. Zaključak je naveden u bilješci u dokumentaciji koja je registrirana u Komisijinu sustavu za upravljanje datotekama (ARES) i upućena koordinatoru poziva i njegovim rukovoditeljima.

Nakon toga stručnjaci potpisuju nekoliko dokumenata kojima potvrđuju da nisu u sukobu interesa. Softver koji se upotrebljava za upravljanje evaluacijom prijedloga također zahtijeva od stručnjaka da ponovno potvrde nepostojanje sukoba interesa.

Kodeks ponašanja

Predložak ugovora povezan s pozivom na podnošenje prijava stručnjaka u Prilogu 1. utvrđuje različite kodekse ponašanja za različite kategorije stručnjaka.[15]

Komisija je potvrdila da je kodeks ponašanja koji se primjenjuje na vanjske stručnjake ERF-a onaj pod nazivom „EVALUATORS – ALL (osim promatrača)”.

Kodeks ponašanja sadržava opću obvezu nepristranosti i njime se utvrđuju:

situacije koje će se automatski smatrati sukobom interesa od kojeg se u određenim slučajevima može odstupiti u iznimnim i propisno opravdanim okolnostima.

okolnosti koje mogu dovesti do sukoba interesa.

Nadalje, kodeksom se od vještaka zahtijeva da potpisivanjem izjave potvrdi da prije početka rada ne dolazi do sukoba interesa i da odmah obavijesti tijelo za imenovanje ako je vještak (ili je saznao) za sukob interesa.

Dodatne informacije

Komisija je izjavila da se popis stručnjaka ne objavljuje kako bi se spriječilo sljedeće:

· da stručnjaci budu pod pritiskom trećih strana i da zaštite njihovu neovisnost;

· razotkrivanje posebnog stručnog znanja stručnjaka u osjetljivom području obrambene industrije i ugrožavanje njihovih sigurnosnih kvalifikacija;

· da bi se mogla pratiti veza između stručnjaka i teme i/ili prijedloga, što bi negativno utjecalo na integritet postupka evaluacije. Postoji ograničen broj i. tema poziva i ii. ponekad prijedloga zaprimljenih u okviru tema.

Međutim, Komisija je izjavila da države članice nadziru stručnjake:

1. u programskom odboru (koji je odbor za komitologiju), gdje se popis stručnjaka koji pomažu Komisiji dijeli svake godine ^[16]; i
2. potvrđivanjem njihovih sigurnosnih vjerodajnica prije njihova imenovanja od strane nacionalnih sigurnosnih agencija, istražujući svakog stručnjaka.

4. Zaključak

Tom se inicijativom Ombudsmanu omogućilo da stekne uvid u mjere koje je Komisija uvela kako bi osigurala da sudjelovanje vanjskih stručnjaka u etičkoj provjeri i evaluaciji prijedloga za ERF ne dovede do rizika od sukoba interesa.

Ombudsmanica zahvaljuje Komisiji na odgovoru na njezina pitanja i na dostavljenim dodatnim informacijama.

Na temelju toga Ombudsman primjećuje da Komisija primjenjuje „korporativni pristup” u pogledu upravljanja sukobom interesa, koji se u velikoj mjeri oslanja na osobnu izjavu odabranih stručnjaka o svim sukobima interesa.

Ombudsmanica razumije da, osim ako službenik Komisije za projekte u preliminarnoj fazi utvrdi sukob interesa ili prije primitka projektnih prijedloga na temelju analize životopisa stručnjaka kako bi se spriječilo da ti stručnjaci ocjenjuju, primjerice, prijedloge svojih poslodavaca, Komisija ne provodi daljnju procjenu sukoba interesa.

Ombudsmanica će nastaviti pratiti razvoj događaja u tom važnom području i razmatra hoće li to pitanje ispitati u kontekstu istrage na vlastitu inicijativu.

PRIMJENA NAPOMENA

 

[1] Vidjeti: https://defence-industry-space.ec.europa.eu/eu-defence-industry/european-defence-fund-edf_en.

[2] Uredba 2021/697 o uspostavi Europskog fonda za obranu https://eur-lex.europa.eu/eli/reg/2021/697/oj

[3] U skladu s člankom 237. Financijske uredbe EU-a.

[4] Vidjeti članak 26. stavak 2. Uredbe 2021/697, u kojem se u relevantnim dijelovima navodi da „[p]odstupajući od članka 237. Financijske uredbe, popis neovisnih stručnjaka ne objavljuje se”.

[5] Vidjeti: https://www.ombudsman.europa.eu/en/opening-summary/en/163874.

[6] https://www.ombudsman.europa.eu/en/doc/correspondence/en/169355

 

[8] Uredba 2018/1046 o financijskim pravilima koja se primjenjuju na opći proračun Unije: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=celex%3A32018R1046

[9] Smjernice o izbjegavanju sukoba interesa i upravljanju njima u skladu s Financijskom uredbom

(2021/C 121/01): https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:52021XC0409(01)

[10] U skladu s člankom 26. Uredbe o ERF-u

[11] U skladu s člankom 237. Financijske uredbe

[12] U skladu s člankom 7. Uredbe o ERF-u

[13] Više informacija na stranicama 8. i 9. ove Komisije: https://www.h2020.cz/files/pracna/H2020-Vademecum- Section-on-Proposal-Submission-and-Evaluation.
U vodiču se navodi: „Ne birajte ništa od sljedećeg (jer se uvijek pretpostavlja da su u sukobu interesa):
− članovi savjetodavne skupine koju je osnovala Komisija radi savjetovanja o pripremi programa rada EU-a ili Euratoma u okviru programa Obzor 2020. u području povezanom s predmetnim pozivom
− nacionalne kontaktne točke ili osobe koje izravno rade za Europsku poduzetničku mrežu
− članovi programskog odbora programa Obzor 2020..”

[14] Upotrijebljeni tekst predloška uključuje redak: „Izjavljujem da nisam uključen ni u jedan prijedlog podnesen na evaluaciju u okviru poziva na podnošenje prijedloga u okviru ERF-a [..]”

[15] Vidjeti: https://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/experts_manual/h2020-experts-mono-contract_en.pdf

[16] Vidjeti članak 34. stavak 4. Uredbe o ERF-u iako se čini da je nadzor tog odbora ograničen na osiguravanje transparentnosti „sigurnosnih vjerodajnica” imenovanih stručnjaka.