Predmet se odnosio na zahtjev za javni pristup dokumentima podnesen Europskoj komisiji u vezi s posljedicama savjetodavnog mišljenja Međunarodnog suda od 19. srpnja 2024. o trgovinskom sporazumu između EU-a i Izraela. Komisija je utvrdila „bilješku u spis” (u daljnjem tekstu: bilješka) kojoj je u cijelosti odbila pristup, pozivajući se na iznimku na temelju zakonodavstva Unije o javnom pristupu dokumentima. Konkretno, Komisija je tvrdila da se može pretpostaviti da bi otkrivanje bilješke ugrozilo zaštitu pravnog savjetovanja. Podnositelj pritužbe zatražio je od Komisije da preispita svoju odluku tvrdeći da postoji prevladavajući javni interes za objavu. Nakon što je Komisija zadržala svoje odbijanje otkrivanja bilješke, dodajući da bi se njezinim otkrivanjem ugrozila i zaštita osobnih podataka, podnositelj pritužbe obratio se Ombudsmanu.

Istražni tim Ombudsmana pregledao je sporni dokument i sastao se s predstavnicima Komisije. Predstavnici Komisije pojasnili su tijekom sastanka da je Komisija, iako se oslonila na opću pretpostavku neotkrivanja koja se, prema njezinu mišljenju, primjenjuje na sve pravne savjete koji nisu dani u okviru zakonodavnog postupka, provela i pojedinačnu ocjenu bilješke.

Ombudsmanica je utvrdila da je Komisija, pozivajući se na opću pretpostavku neotkrivanja koja bi se primjenjivala na svaki pravni savjet u bilo kojem području prava Unije sve dok se ne odnosi na zakonodavni predmet, odstupila od ustaljene sudske prakse o zaštiti pravnog savjeta i od logike na kojoj se temelji bilo koja od općih pretpostavki koje priznaju sudovi Unije.

Međutim, na temelju pregleda dokumenta i dodatnih informacija dostavljenih tijekom sastanka ombudsmanica je zaključila da je razumno da Komisija nakon pojedinačne ocjene bilješke smatra da bi njezino otkrivanje moglo ugroziti interes institucije da traži i prima iskrene, objektivne i sveobuhvatne pravne savjete. Također je smatrala da je razumno da Komisija zaključi da ne postoji prevladavajući javni interes za objavu bilješke.

Ombudsmanica je stoga zaključila predmet sa zaključkom da daljnje istrage nisu opravdane. Međutim, Ombudsmanica je izrazila žaljenje zbog toga što je sastanak bio potreban kako bi se potvrdilo da je Komisija provela pojedinačnu ocjenu bilješke i dobila objašnjenja o tome kako bi otkrivanje bilješke konkretno i stvarno ugrozilo interes institucije da traži i prima iskrene, objektivne i sveobuhvatne pravne savjete.

Predmet se odnosio na način na koji je Europska komisija postupila sa zahtjevom za javni pristup pismu članova osoblja EU-a upućenom predsjednici Komisije u vezi s njezinim stajalištem o izraelsko-palestinskom sukobu. O postojanju dopisa u medijima je izviješteno u listopadu 2023.

U odgovoru na zahtjev podnositelja pritužbe Komisija je navela da ne posjeduje nijedan dokument koji odgovara opisu dopisa. Podnositelj pritužbe zatražio je od Komisije da preispita svoje stajalište (podnošenjem ponovnog zahtjeva). Više od godinu dana kasnije Komisija je potvrdila da u trenutku podnošenja početnog zahtjeva nije imala nijedan dokument koji odgovara opisu dopisa. Međutim, Komisija je na vlastitu inicijativu registrirala novi zahtjev za javni pristup predmetnom dopisu. Nezadovoljni postupanjem s njegovim zahtjevom, podnositelj pritužbe obratio se Ombudsmanu.

U svojim preliminarnim stajalištima o predmetu ombudsmanica je smatrala da iz odluke Komisije nije jasno zašto nije mogla utvrditi traženi dokument. Ombudsmanica je nadalje napomenula da, čak i ako Komisija nije zadržala zatraženi dopis, nije jasno zašto o tome nije obavijestila podnositelja pritužbe čim je primila ponovni zahtjev, a u svakom slučaju u primjenjivim rokovima. Ombudsmanica je zauzela preliminarno stajalište da način na koji je Komisija postupala s ponovnim zahtjevom podnositelja pritužbe predstavlja nepravilnost u postupanju.

U svojem odgovoru Ombudsmanu Komisija je pojasnila da kabinet predsjednika nikad nije zaprimio traženi dopis. Umjesto toga, Komisija je 23. travnja 2024. primila zatraženi dopis kao prilog dopisu upućenom tadašnjem povjereniku za proračun i administraciju. Budući da je krajnji datum za identifikaciju dokumenata registracija početnog zahtjeva, zatraženi dopis nije bio obuhvaćen vremenskim područjem primjene zahtjeva za pristup podnositelja pritužbe. Stoga je Komisija na vlastitu inicijativu registrirala novi zahtjev. 

Ombudsmanica je utvrdila nekoliko nedostataka u načinu na koji je Komisija postupala sa zahtjevom za pristup. Prvo, ombudsmanica je bila zabrinuta zbog načina na koji je Komisija komunicirala s podnositeljem pritužbe jer podnositelj pritužbe nije primio jasne informacije o tome zašto Komisija nije mogla utvrditi dokument koji je zatražio više od godinu dana (odnosno između njegova početnog zahtjeva u listopadu 2023. i odgovora Komisije Ombudsmanu u ožujku 2025.). Kao drugo, Ombudsman je istaknuo da, iako je nesporno da je Komisija bila upoznata s postojanjem traženog dokumenta u trenutku donošenja svoje konačne odluke, ona nije ocijenila dopis s ciljem njegova mogućeg otkrivanja. Umjesto toga, zabilježio je novi zahtjev u vezi s dopisom, pozivajući se na krajnji rok za identifikaciju dokumenata u svojem poslovniku. Čini se da je takav formalistički pristup teško pomiriti s duhom zakonodavstva EU-a o javnom pristupu dokumentima te da zasigurno nije prilagođen građanima niti usmjeren na pružanje usluga. Naposljetku, Ombudsmanica je primijetila znatno kašnjenje u odgovaranju na ponovni zahtjev podnositelja pritužbe.

Ombudsmanica općenito smatra da je način na koji je Komisija postupila sa zahtjevom podnositelja pritužbe za pristup predstavljao nepravilnosti u postupanju. Međutim, s obzirom na to da je Komisija u međuvremenu donijela novu prvotnu odluku i omogućila potpuni pristup zatraženom dopisu, Ombudsman ne vidi korisnu svrhu u davanju službene preporuke.

Predmet se odnosio na zahtjev za javni pristup dokumentima Europske komisije koji se odnose na zabrinutost u vezi s profesionalnim ponašanjem članova međunarodne promatračke operacije u Albaniji. Komisija je utvrdila da je jedan dokument (dopis) obuhvaćen područjem primjene zahtjeva i odobrila mu djelomičan pristup. Odbio je pristup dijelovima dopisa zbog potrebe za zaštitom privatnosti i javnog interesa u pogledu međunarodnih odnosa EU-a.

Istražni tim Ombudsmana pregledao je dokument i potvrdio da uskraćeni dijelovi sadržavaju osobne podatke i osjetljive informacije. Ombudsmanica je smatrala da su argumenti Komisije kojima se opravdavaju redigiranja osobnih podataka razumni. Također je utvrdila da nije očito pogrešno da Komisija tvrdi da bi otkrivanje određenih osjetljivih dijelova pisma ugrozilo međunarodne odnose EU-a s Albanijom.

Ombudsmanica je stoga zatvorila istragu i utvrdila da ne postoje nepravilnosti u postupanju.