Okolnosti pritužbe

1. Podnositelj pritužbe talijanska je udruga koja je bila vodeći partner i ugovaratelj u projektu zaključenom u okviru programa TACIS [1] (dalje u tekstu „projekt”). Cilj projekta bio je uvođenje inovativnih razvojnih strategija i podupiranje posebnih socijalnih i gospodarskih projekata u dvije regije u Armeniji. Provodio se od kolovoza 2007. do prosinca 2009., a njime je upravljala Delegacija EU-a u Armeniji („Delegacija”). Projekt je dovršen krajem 2009. godine. Podnositelj pritužbe podnio je 27. travnja 2010. Delegaciji financijsko izvješće i popratni zahtjev za završno plaćanje u iznosu od približno 200 000 EUR. Delegacija je 2. lipnja 2010. i 9. srpnja 2010. zatražila pojašnjenja o izvješću podnositelja pritužbe te ga je 11. kolovoza 2010. obavijestila o određenim sumnjama koje ima u pogledu odgovora podnositelja pritužbe na izvješće. Komisija je nakon toga odlučila da će projekt revidirati privatno društvo. Revizija je provedena između 4. studenoga 2010. i 14. rujna 2011.

2. Podnositelj pritužbe obavijestio je 22. ožujka 2011. delegaciju da mu kašnjenje u izvršenju završnog plaćanja uzrokuje dodatne izdatke. Podnositelj pritužbe zatražio je informacije o trenutačnom stanju i naknadu dodatnih troškova. Završno izvješće o reviziji objavljeno je 22. studenoga 2011. U izvješću je zaključeno da su gotovo svi nastali rashodi u skladu sa Sporazumom o dodjeli bespovratnih sredstava. Delegacija je stoga 8. prosinca 2011. oslobodila konačno plaćanje.

3. Podnositelj pritužbe zatražio je 13. siječnja 2012. od Delegacije da nadoknadi bankovne troškove za koje je tvrdio da su nastali zbog kašnjenja u izvršenju konačne isplate. Dostavila je bankovni izvadak kojim se potvrđuju ukupni troškovi u iznosu od 39 850,51 EUR [2] koji se sastoje od kamata i administrativnih naknada za 2010. i 2011. Delegacija je 1. veljače 2012. odbila zahtjev podnositelja pritužbe. Dopisima od 27. i 28. veljače 2012. podnositelj pritužbe pitao je delegaciju jesu li ga njezini armenski podugovaratelji kontaktirali u vezi s određenim nalazima revizije i mjerama koje treba poduzeti u vezi s njima. Podnositelj pritužbe obavijestio je 28. veljače 2012. delegaciju da je kašnjenje u izvršenju završnog plaćanja dovelo do dodatnih troškova u iznosu od 55 930 EUR [3]. Ti su troškovi nastali tijekom sudjelovanja podnositelja pritužbe u postupku revizije. Podnositelj pritužbe zatražio je 22. ožujka 2012. od Delegacije neka pojašnjenja o inspekcijama koje je proveo u uredima armenskih partnera podnositelja pritužbe i o trenutačnom stanju projekta. Delegacija je 23. ožujka 2012. odbila zahtjev podnositelja pritužbe od 28. veljače 2012. Podnositelj pritužbe obratio se 9. kolovoza 2012. Europskom ombudsmanu.

Istraga

4. Ombudsmanica je pokrenula istragu o sljedećim navodima i povezanim tvrdnjama.

a) Delegacija nije vratila iznos od 41 629,69 EUR koji je podnositelj pritužbe imao između 1. siječnja 2010. i 30. lipnja 2012. kako bi otplatio zajam potreban za isplatu predujma projektnim partnerima do konačne isplate. Komisija bi podnositelju pritužbe trebala nadoknaditi navedeni iznos.

b) Delegacija nije nadoknadila iznos od 55 930 EUR, što predstavlja dodatne troškove podnositelja pritužbe kako bi se osigurao nastavak projekta nakon datuma njegova završetka, do završnog plaćanja. Komisija bi podnositelju pritužbe trebala nadoknaditi navedeni iznos.

c) Delegacija nije odgovorila na dopise podnositelja pritužbe od 27. i 28. veljače 2012. Komisija bi trebala odgovoriti na navedene dopise.

d) Delegacija nije odgovorila na zahtjev podnositelja pritužbe za pojašnjenje od 22. ožujka 2011. Komisija bi trebala pružiti pojašnjenja koja je podnositelj pritužbe zatražio.

5. Tijekom istrage ombudsmanica je primila mišljenje Komisije o pritužbi, a zatim i primjedbe podnositelja pritužbe kao odgovor na mišljenje Komisije. Pri provođenju istrage Ombudsman je uzeo u obzir argumente i mišljenja stranaka.

Navodni propust da se nadoknade troškovi koje je podnositelj pritužbe imao kako bi otplatio bankovni zajam i povezano potraživanje

Argumenti izneseni Europskom ombudsmanu

6. U prilog svojoj prvoj tvrdnji podnositelj pritužbe istaknuo je sljedeće: i. članak 15. stavak 2. Općih uvjeta ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava ne može se tumačiti na način da se njime dopušta neograničena ili ponovljena suspenzija roka za plaćanje; ii. zahtjevi za pojašnjenja od 2. lipnja 2010. i 9. srpnja 2010. rezultat su netočnog ispitivanja završnog izvješća koje je dostavio podnositelj pritužbe koje je provela delegacija, što je vidljivo iz konačnog ishoda vanjske revizije. Stoga trajanje ukupnih financijskih provjera projekta nije bilo razumno, a kašnjenje u izvršenju završnog plaćanja bilo je neopravdano; iii. zahtjevi za pojašnjenje rezultirali su udvostručavanjem provjera i daljnjim kašnjenjem u pokretanju vanjske revizije. Stoga trajanje ukupnih financijskih provjera projekta nije bilo razumno, a kašnjenje u izvršenju završnog plaćanja bilo je neopravdano; i iv. delegacija je predložila plaćanje predujmova armenskim partnerima koji nisu imali pristup kreditnoj liniji.

7. Kad je riječ o argumentu i., Komisija se u svojem mišljenju pozvala na članak 14.6. Općih uvjeta ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava, u kojem se izričito navodi da se kamate koje se duguju ne smatraju prihvatljivima za financiranje sredstvima Unije. Komisija je tvrdila i da je podnositelj pritužbe delegaciji dao nedostatne i nezadovoljavajuće odgovore na njezine zahtjeve za pojašnjenja. Komisija smatra da su ti zahtjevi bili dio postupka procjene usklađenosti projekta s financijskim i postupovnim okvirom EU-a, a posebno njegove usklađenosti s ugovorom o dodjeli bespovratnih sredstava. Osim toga, ti su se zahtjevi temeljili na nizu razloga za zabrinutost, kao što su nedostaci podnositelja pritužbe u upravljanju partnerstvima s partnerima u projektu, sumnje delegacije u pogledu prihvatljivosti određenih troškova podnositelja pritužbe i složena priroda projekta i povezanih manjih projekata te brojni postupci javne nabave koje je trebalo pokrenuti. Delegacija je stoga smatrala da je financijski rizik projekta visok i da će stoga biti potrebne znatne financijske provjere. U skladu s člankom 15. stavcima 2. i 3. Općih uvjeta ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava Delegacija je obustavila plaćanje preostalog iznosa za projekt od 2. lipnja 2010., datuma svojeg prvog zahtjeva za informacije i pojašnjenja, dok ne dobije zadovoljavajući i potpuni odgovor na svoje prethodne zahtjeve. Podnositelj pritužbe odgovorio je 1. srpnja i 4. kolovoza 2010. Međutim, delegacija je smatrala da su dostavljene informacije i pojašnjenja nedostatni i nezadovoljavajući. Slijedom toga, Delegacija je 11. kolovoza 2010. u skladu s člankom 15. stavcima 2. i 3. Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava odlučila provesti financijsku reviziju projekta. Prema mišljenju Komisije, obavješćivanjem podnositelja pritužbe o toj odluci suspendiran je rok za plaćanje preostalog iznosa za projekt od 11. kolovoza 2010. do završetka revizije.

8. Kad je riječ o argumentima ii. i iii., Komisija je ponovno tvrdila da su informacije koje je dostavio podnositelj pritužbe nezadovoljavajuće i da je revizija projekta trajala od 4. studenoga 2010. do 14. rujna 2011. Prema njezinu mišljenju, to trajanje nije bilo ni nerazmjerno ni pretjerano. Naime, smatrala je da je trajanje revizije opravdano složenošću projekta i nemogućnošću podnositelja pritužbe da osigura potpunu suradnju svojih partnera. Komisija je primijetila i da je odluka delegacije o pokretanju financijske revizije projekta u skladu s rokovima utvrđenima u članku 15. stavcima 2. i 3. Tim se odredbama predviđa da delegacija može zatražiti financijsku reviziju do najviše 90 dana od primitka zahtjeva za plaćanje podnositelja pritužbe, isključujući vrijeme potrebno za odgovor na zahtjeve delegacije za pojašnjenja.

9. Kad je riječ o argumentu iv., Komisija je navela da nema dokaza da se s delegacijom službeno savjetovalo prije odluke podnositelja pritužbe o isplati predujmova svojim partnerima ili da je odobrila takvu odluku. Komisija je uputila i na dopis podnositelja pritužbe od 22. ožujka 2012. u kojem je on napisao da „želi naglasiti da nije bio obvezan predvidjeti sredstva potrebna za zatvaranje projektnih aktivnosti za cjelokupno projektno partnerstvo”. Osim toga, Komisija je navela da se Delegacija nikada nije obvezala nadoknaditi bilo koji od povezanih troškova koji proizlaze iz zajmova. Dodala je da u svakom slučaju to nije mogla učiniti jer su ti troškovi očito neprihvatljivi u skladu s člankom 14. stavcima 1. i 6. Općih uvjeta i nikad nisu bili uključeni u proračun projekta. Naime, smatrala je da je pravilna provedba djelovanja isključiva odgovornost podnositelja pritužbe.

10. U svojim očitovanjima podnositelj pritužbe naveo je, kad je riječ o argumentu i., da je revizija pokazala da su nastali prihvatljivi troškovi iznosili 99,77 % prijavljenih troškova, čime je jasno dokazano da su naknadne provjere bile usmjerene na odgodu završnog plaćanja.

11. Kad je riječ o argumentima ii. i iii., podnositelj pritužbe tvrdio je da su zahtjevi delegacije za pojašnjenja posljedica nesposobnosti njezina osoblja i predrasuda prema podnositelju pritužbe. Tvrdila je i da su zahtjevi za pojašnjenja tehnički nerazumni i da sadržavaju određene netočnosti. Podnositelj pritužbe tvrdio je da zahtjevi podneseni nakon zahtjeva od 2. lipnja 2010. nisu bili usmjereni na detaljnije pojašnjenje istih pitanja, već su se odnosili na potpuno različita pitanja. Na primjer, delegacija je u svojem dopisu od 11. kolovoza 2010. istaknula moguće dvostruko plaćanje u pogledu jednog od zaposlenika podnositelja pritužbe i zatražila od revizora da provjeri to pitanje. Međutim, podnositelj pritužbe naveo je da tu navodnu nepravilnost nije moguće povezati s informacijama koje je prethodno dostavio delegaciji. Stoga je smatrala da je postupak revizije učinkovito proveden u pogledu njega te je dodala da njegovi armenski partneri, unatoč naporima podnositelja pritužbe, nisu bili voljni surađivati i nisu poslali tražene dokumente. Podnositelj pritužbe pojasnio je i da nije naveo da je revizija sama po sebi predugo trajala, nego se žalio da je delegacija pokrenula reviziju vrlo dugo nakon datuma završetka projekta. Naime, iako je revizija trajala gotovo godinu dana, završno plaćanje izvršeno je gotovo dvije godine nakon zahtjeva podnositelja pritužbe za plaćanje. U tom je pogledu podnositelj pritužbe tvrdio da je o reviziji obaviješten tek šest mjeseci nakon što je Delegaciji poslao završno financijsko izvješće.

12. Kad je riječ o argumentu iv., podnositelj pritužbe ostao je pri svojem stajalištu da je slijedio prijedlog delegacije da isplati predujmove svojim armenskim partnerima, ali je također potvrdio da ga delegacija u tom pogledu nije „prisilila”. Nadalje, uputila je na poteškoće s kojima se suočavaju lokalni partneri pri primanju bankovnih zajmova, kako je prikazano u izvješću o sastancima Upravljačkog odbora projekta.

Procjena Europskog ombudsmana

13. Ombudsmanica napominje da je Komisija uputila na članak 15. stavke 2. i 3. Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava [4]. Iako se člankom 15. stavkom 2. Komisiji omogućuje da suspendira rok za odobrenje izvješća ako su potrebna dodatna pojašnjenja, člankom 15. stavkom 3. Komisiji se daje pravo da suspendira rok za obradu zahtjeva za plaćanje ako se daljnje provjere smatraju potrebnima. Ombudsmanica se slaže sa stajalištem podnositelja pritužbe da se te odredbe ne mogu tumačiti kao da se njima javnom naručitelju dopušta odgoda plaćanja, osim ako za to postoji dobar razlog. Stoga je potrebno pažljivo ocijeniti razloge koje je Komisija iznijela kako bi opravdala relevantne suspenzije.

14. U završnom izvješću o reviziji zaključeno je da su nastali prihvatljivi troškovi iznosili 99,77 % prijavljenih troškova. Čini se da ta činjenica na prvi pogled potkrepljuje stajalište podnositelja pritužbe da provedene provjere nisu bile potrebne.

15. Međutim, trebalo bi napomenuti i da je delegacija utvrdila određene točke za koje je, prema njezinu mišljenju, potrebno dodatno pojašnjenje, kao što su i. usklađenost projekta s relevantnim ugovornim obvezama, ii. upravljanje partnerstvima s projektnim partnerima od strane podnositelja pritužbe, iii. prihvatljivost određenih troškova podnositelja pritužbe, iv. složena priroda projekta i v. znatan broj postupaka javne nabave koje je trebalo organizirati. Nadalje, u završnom izvješću o reviziji potvrđeni su određeni nedostaci u postupanju podnositelja pritužbe s projektom i zaključeno je da izvješćivanje lokalnih partnera o troškovima u svrhu pripreme cjelokupnog financijskog izvješća nije bilo sustavno te je dovelo do određenih nedostataka. Revizijom je utvrđeno i da su i. pristupi vođenju računovodstvenih evidencija bili različiti i da je u njima kao primjer navedeno da je upotreba aplikacija za izradu tablica umjesto sustava dvostrukog knjigovodstva s primjenjivim kontrolama i revizijskim tragovima bila nepouzdana, sklona visokom riziku od pogrešaka, nenamjernih izmjena, gubitka podataka i nedosljednosti; ii. neki bankovni računi povezani s projektom nisu otvoreni u ime lokalnih partnera kao pravnih osoba, već u ime direktora tih organizacija, što je predstavljalo temeljni nedostatak unutarnje kontrole; i iii. postojali su određeni nedostaci u pogledu postupka nabave. Osim toga, u njemu su utvrđeni različiti nedostaci u cjelokupnom postupku potpisivanja, provedbe i praćenja ugovora o izgradnji i plaćanja. Osim toga, sam podnositelj pritužbe priznao je određene poteškoće povezane s projektom, kao što je činjenica da njegovi partneri nisu u potpunosti surađivali s njim. Tu je poteškoću utvrdio i revizor. S obzirom na te nalaze ombudsmanica prihvaća da je odluka delegacije da zatraži dodatne informacije i, nakon toga, naruči reviziju bila razumna.

16. Kad je riječ o pitanju kašnjenja u završnom plaćanju, Ombudsmanica napominje da su bile uključene tri različite faze: (a) vrijeme prije revizije, (b) trajanje revizije i (c) vrijeme između objave završne revizije i završnog plaćanja. U pogledu točke (a) ombudsmanica ističe da je podnositelj pritužbe zatražio konačnu isplatu 27. travnja 2010., dok je delegacija 2. lipnja i 9. srpnja 2010. zatražila dodatna pojašnjenja prije nego što je 11. kolovoza 2010. obavijestila podnositelja pritužbe o svojim sumnjama u provedbu projekta i namjeri da provede reviziju. Revizija je započela 4. studenoga 2010. Drugim riječima, nakon što je delegacija zaprimila konačni zahtjev za plaćanje, odgovorila je podnositelju pritužbe i njegovim naknadnim pojašnjenjima u roku od otprilike mjesec dana svaki put. Čak i ako se uzme u obzir cijelo razdoblje koje je proteklo od podnošenja konačnog zahtjeva za plaćanje do pokretanja revizije, ništa ne upućuje na to da je došlo do prekomjernog kašnjenja. Kad je riječ o točki (b), ombudsmanica napominje da se čini da podnositelj pritužbe ne kritizira vrijeme koje je revizorima bilo potrebno za pripremu izvješća. Kad je riječ o točki (c), Ombudsman napominje da je, iako je završno izvješće o reviziji objavljeno 22. studenoga 2011., delegacija izvršila završno plaćanje 8. prosinca 2011., odnosno otprilike dva tjedna kasnije. S obzirom na navedeno ombudsmanica zaključuje da je tvrdnja podnositelja pritužbe da je došlo do nepotrebnih kašnjenja neutemeljena.

17. Naposljetku, ombudsmanica napominje da se Komisija i podnositelj pritužbe ne slažu u pogledu pitanja je li delegacija podnositelju pritužbe predložila plaćanje predujmova armenskim partnerima podnositelja pritužbe. Budući da nije postignut pisani dogovor o tom pitanju, a posebno uzimajući u obzir da je sam podnositelj pritužbe priznao da ga delegacija u tom pogledu nije prisilila, Ombudsman ne vidi razloga za daljnje razmatranje tog aspekta.

18. S obzirom na navedeno ombudsmanica zaključuje da nije moguće utvrditi nepravilnosti u postupanju u pogledu prve tvrdnje podnositelja pritužbe. Stoga se ni povezana tvrdnja podnositelja pritužbe ne može prihvatiti.

Navodni propust da se nadoknade dodatni troškovi koje je podnositelj pritužbe imao zbog osiguravanja nastavka projekta nakon datuma njegova završetka i povezani zahtjev

Argumenti izneseni Europskom ombudsmanu

19. U prilog toj tvrdnji podnositelj pritužbe naveo je da se članak 16. stavak 2. Općih uvjeta ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava [5] primjenjuje samo na provjere koje se provode nakon završetka projekta i stoga se ne primjenjuje na ovaj predmet.

20. Komisija je u svojem mišljenju odgovorila da su, u skladu s člankom 14. stavkom 1. točkom 6. Općih uvjeta ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava, prihvatljivi troškovi samo oni nastali tijekom razdoblja provedbe projekta. U tom je slučaju to razdoblje završilo 31. prosinca 2009. Komisija je također navela da su predmetni troškovi nastali dugo nakon završetka razdoblja provedbe projekta i podnošenja završnog izvješća. Stoga ih se nije moglo smatrati prihvatljivim troškovima. Nadalje, čak i da su ti troškovi bili prihvatljivi, Komisija je navela da je revizija bila posljedica nedostataka podnositelja pritužbe u pružanju dostatnih i zadovoljavajućih odgovora na zahtjeve za informacije koje je poslala delegacija. Osim toga, Komisija je istaknula da je u ovom slučaju delegacija bila ta koja je platila reviziju i revizora, dok je podnositelj pritužbe trebao samo pružiti administrativnu pomoć reviziji i, kao takav, snosio ograničene troškove. Stoga je Komisija zaključila da su troškovi koje je naveo podnositelj pritužbe u svakom slučaju pretjerani i nerazmjerni te je nadalje tvrdila da se članak 16. stavak 2. Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava primjenjuje na sve provjere koje zahtijeva Komisija, uključujući stoga reviziju provedenu u ovom slučaju prije konačne isplate.

21. Podnositelj pritužbe u svojim je očitovanjima tvrdio da su dodatni troškovi koje je imao u biti bili potrebni kako bi odgovorio na zahtjeve delegacije za dodatnu dokumentaciju te da je za njih bio potreban intenzivan rad koji je trajao više od dvije godine nakon provedbe projekta.

Procjena Europskog ombudsmana

22. Ombudsmanica napominje da je svaki posao koji je podnositelj pritužbe obavio kako bi osigurao pravilnu reviziju projekta proveden na temelju njegove pravne obveze pružanja takve pomoći u okviru relevantnog ugovora.

23. U tom pogledu Ombudsman ističe da se u članku 16. stavku 2. Općih uvjeta ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava navodi, među ostalim, da se podnositelj pritužbe obvezuje dopustiti Komisiji i svim vanjskim revizorima koji provode provjere da pregledom dokumenata ili provjerama na licu mjesta provjere provedbu aktivnosti te da prema potrebi provedu potpunu reviziju na temelju popratne dokumentacije za računovodstvenu dokumentaciju, računovodstvene dokumentacije i svih drugih dokumenata relevantnih za financiranje aktivnosti. Ništa ne upućuje na to da se ta odredba primjenjuje samo na provjere koje se provode nakon završetka projekta, kako je naveo podnositelj pritužbe.

24. Ombudsmanica stoga smatra da joj je Komisija dala dosljedan i razuman prikaz pravne osnove za njezino djelovanje i zašto smatra da je njezino stajalište o ugovornom položaju opravdano.

25. S obzirom na navedeno ombudsmanica zaključuje da se druga tvrdnja podnositelja pritužbe ne može održati. Stoga se ne može prihvatiti ni povezana tvrdnja podnositelja pritužbe.

Navodni izostanak odgovora na dopise podnositelja pritužbe od 27. i 28. veljače 2012. i povezane tvrdnje

Argumenti izneseni Europskom ombudsmanu

26. U odgovoru na treću tvrdnju podnositelja pritužbe Komisija je u svojem mišljenju navela da je, s obzirom na to da je dopis podnositelja pritužbe od 28. veljače 2012. uključivao zahtjeve koji su već podneseni u njezinu dopisu od 27. veljače 2012., namjeravala poslati jedinstveni odgovor na oba dopisa. Komisija je objasnila da je na kraju, vjerojatno zbog pogreške u arhiviranju, delegacija odgovorila na drugi dopis koji je podnositelj pritužbe poslao. Komisija se ispričala za taj nadzor i podnositelju pritužbe dostavila dodatna pojašnjenja. U tom je pogledu i. istaknuo da armenski partneri podnositelja pritužbe nikad nisu stupili u kontakt s delegacijom u vezi s nalazima revizije br. 7 (koji se odnose na pravne i porezne aspekte) i br. 9 (oblikovanje internetskih stranica); ii. izjavio je da je odgovornost podnositelja pritužbe da razmotri i provede preporuke revizije; i iii. ponovio, u vezi s nalazom br. 7, da je podnositelj pritužbe odgovoran za usklađivanje s armenskim zakonodavstvom. Nadalje, navela je da se o određenim nalazima revizije već detaljno raspravljalo, posebno tijekom završnog sastanka revizije u prostorijama Delegacije 14. rujna 2011.

27. Podnositelj pritužbe u svojim je očitovanjima naveo da vrlo sažeta objašnjenja koja je dala Komisija nisu bila zadovoljavajuća. Podnositelj pritužbe istaknuo je da je o nalazima i preporukama revizije obavijestio svoje armenske partnere i Delegaciju, ali nikad nije primio nikakav odgovor ni od jednog od njih. Nadalje, podnositelj pritužbe tvrdio je da je propisno obavijestio svoje armenske partnere o pravnim i poreznim aspektima. Činjenica da nije primila odgovor nije bila njezina odgovornost. Osim toga, podnositelj pritužbe tvrdio je da objašnjenja koja je Komisija dostavila u okviru istrage Ombudsmana nisu bila zadovoljavajuća jer Komisija nije navela koje je mjere podnositelj pritužbe trebao poduzeti.

Procjena Europskog ombudsmana

28. Kad je riječ o toj tvrdnji, Ombudsmanica napominje da je Komisija podnositelju pritužbe dostavila i sadržajni odgovor i ispriku. Nadalje, Ombudsmanica smatra da je odgovor Komisije primjeren. Čini se da podnositelj pritužbe upućuje na to da je odgovor Komisije bio nedovoljan jer nije bio odgovoran za nedostatke svojih armenskih partnera. Međutim, Ombudsman u tom pogledu ističe da je podnositelj pritužbe bio taj koji je potpisao ugovor o dodjeli bespovratnih sredstava i koji ga je stoga bio dužan uvjeriti da su njegove obveze koje proizlaze iz tog ugovora ispunjene. To znači da su se propusti njegovih partnera doista mogli pripisati podnositelju pritužbe. Nadalje, podnositelj pritužbe nije osporio izjavu Komisije da se o nekim pitanjima već raspravljalo na sastanku održanom 14. rujna 2011.

29. S obzirom na navedeno, ombudsmanica smatra da ne postoje dostatni razlozi za daljnje istrage treće tvrdnje podnositelja pritužbe i povezane tvrdnje.

Navodni izostanak odgovora na zahtjev podnositelja pritužbe za pojašnjenje od 22. ožujka 2011. i povezana tvrdnja

Argumenti izneseni Europskom ombudsmanu

30. Kad je riječ o toj tvrdnji, Komisija je u svojem mišljenju potvrdila da nije odgovorila na zahtjev podnositelja pritužbe za pojašnjenja. Komisija se ispričala zbog tog propusta i podnositelju pritužbe dostavila određena pojašnjenja. Navelo je da su i. partneri podnositelja pritužbe obavijestili o posjetu delegacije 23. travnja 2010., kao i o njegovu ishodu; ii. delegacija je ovlastila jednog od prethodnih armenskih partnera podnositelja pritužbe (čiji je ugovor s podnositeljem pritužbe istekao 31. prosinca 2009.) da nastavi sa zamjenom vozila kupljenog u okviru projekta; i iii. podnositelj pritužbe u međuvremenu je u potpunosti obaviješten o reviziji i njezinim nalazima.

31. Podnositelj pritužbe u svojim je očitovanjima naveo da je odgovor Komisije na njegov zahtjev za pojašnjenje nedostatan. Žalila se da ni njezini armenski partneri ni Delegacija nisu smatrali potrebnim obavijestiti je o provjerama na licu mjesta provedenima 23. travnja 2010. unatoč njihovoj važnosti za podnositelja pritužbe.

Procjena Europskog ombudsmana

32. Ombudsmanica ističe da je tijekom ove istrage Komisija odgovorila na zahtjev podnositelja pritužbe za pojašnjenja te se također ispričala zbog toga što to nije učinila. Nadalje, Ombudsmanica smatra da su pojašnjenja Komisije bila primjerena i napominje da podnositelj pritužbe nije iznio nijedan valjan argument kojim bi osporio stajalište Komisije u tom pogledu.

33. S obzirom na prethodno navedeno, ombudsmanica smatra da ne postoje dostatni razlozi kojima bi se opravdalo daljnje postupanje u vezi s četvrtom tvrdnjom podnositelja pritužbe i povezanom tvrdnjom.

Zaključci

Na temelju istrage o toj pritužbi Ombudsman je zaključuje sljedećim zaključcima:

Nije bilo nepravilnosti u postupanju u vezi s prvim i drugim navodima podnositelja pritužbe i povezanim tvrdnjama.

Nema razloga za daljnje ispitivanje preostalog dijela pritužbe.

Podnositelj pritužbe i Europska komisija bit će obaviješteni o toj odluci.

 

Emily O'Reilly

Sastavljeno u Strasbourgu 13. lipnja 2014.

 

---

[1] Cilj je programa TACIS promicati prijelaz na tržišno gospodarstvo i ojačati demokraciju i vladavinu prava u partnerskim državama u istočnoj Europi i srednjoj Aziji.

[2] Podnositelj pritužbe primijetio je da su 2010. kamate iznosile 14 926,77 EUR i da su bankovne naknade iznosile 2 744,99 EUR, odnosno ukupno 17 671,76 EUR. Relevantni troškovi 2011. iznosili su 19 825,66 EUR odnosno 2 353,09 EUR (ukupno 22 178,75 EUR). Podnositelj pritužbe zatim je tvrdio da je snosio dodatne troškove u iznosu od dodatnih 1 779,18 EUR za prvo polugodište 2012., čime su ukupni bankovni troškovi povećani na 41 629,69 EUR.

[3] Podnositelj pritužbe tvrdi da su se ti dodatni troškovi sastojali od: troškove telefona, uredskog pribora i druge administrativne troškove u iznosu od 9 540 EUR; troškovi osoblja u iznosu od 37 440 EUR; i troškovi službenih putovanja u iznosu od 8 950 EUR.

[4] U članku 15. stavku 2. Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava navodi se da se svako financijsko izvješće koje pošalje korisnik smatra odobrenim ako javni naručitelj u roku od 45 dana od primitka ne dostavi pisani odgovor kojem su priloženi potrebni dokumenti. Međutim, javni naručitelj ima pravo „odgoditi rok za odobrenje izvješća obavješćivanjem korisnika da se izvješće ne može odobriti i da smatra da je potrebno provesti dodatne provjere. U takvim slučajevima javni naručitelj može zatražiti pojašnjenje, izmjenu ili dodatne informacije koje se moraju dostaviti u roku od 30 dana od zahtjeva. Rok ponovno počinje teći na datum primitka traženih informacija [...]”. Nadalje, Ombudsman napominje da je člankom 15. stavkom 3. Ugovora o dodjeli bespovratnih sredstava predviđeno da javni naručitelj može suspendirati rok tako da obavijesti korisnika da je zahtjev za plaćanje neprihvatljiv, na primjer zato što javni naručitelj „smatra da je potrebno provesti daljnje provjere, uključujući provjere na licu mjesta, kako bi se osiguralo da su rashodi prihvatljivi. Rok za plaćanje ponovno počinje teći na dan kada je ispravno formuliran zahtjev za plaćanje zabilježen.

[5] U tom se članku navodi da će korisnik omogućiti Komisiji, Europskom uredu za borbu protiv prijevara, Europskom revizorskom sudu i svim vanjskim revizorima da provedu provjere ili revizije do sedam godina nakon plaćanja preostalog iznosa.

[6] U tom se članku navodi da su „prihvatljivi troškovi troškovi koji su stvarno nastali korisniku ovih bespovratnih sredstava i koji ispunjavaju sve sljedeće kriterije: nastali su tijekom provedbe aktivnosti kako je navedeno u članku 2. posebnog uvjeta, osim troškova povezanih sa završnim izvješćima i provjerom rashoda. Eventualni ugovori za robu/usluge/radove koji su korišteni/dostavljeni/isporučeni tijekom razdoblja provedbe mogu biti dodijeljeni, ali ih korisnik ili njegovi partneri nisu izvršili prije početka razdoblja provedbe aktivnosti, pod uvjetom da se poštuju odredbe Priloga IV. Ti se troškovi moraju platiti prije dovršetka završnog izvješća, b) moraju biti navedeni u procijenjenom ukupnom proračunu djelovanja, c) moraju biti potrebni za provedbu djelovanja koje je predmet bespovratnih sredstava, d) moraju biti prepoznatljivi i provjerljivi, posebno moraju biti zabilježeni u računovodstvenoj evidenciji korisnika i utvrđeni u skladu s primjenjivim računovodstvenim standardima zemlje u kojoj korisnik ima poslovni nastan te u skladu s uobičajenom praksom troškovnog računa korisnika, e) moraju biti razumni, opravdani i ispunjavati zahtjeve dobrog financijskog upravljanja, posebno u pogledu ekonomičnosti i učinkovitosti.