KAKGROUND NA KOMPLAINTU

1.         Podnositelj pritužbe francusko je IT društvo. U svibnju 2003. spojio se u skladu s francuskim pravom s drugim društvom, Atlantel Multimedia („francusko poduzeće”). Zbog toga je francusko poduzeće prestalo postojati.

2.         U skladu sa sporazumom o spajanju podnositelj pritužbe preuzeo je zadaće francuskog poduzeća u okviru projekta Mobile Adaptive Procedure (MAP), koji je podržala Glavna uprava Europske komisije za informacijsko društvo i medije („Projekt”).

3.         Projekt je proveden na temelju ugovora koji je potpisala Komisija i nekoliko lokalnih javnih subjekata i privatnih poduzeća, uključujući francusko poduzeće („izvođači”), koji su svi pripadali konzorciju. Izvođače je predvodio jedan od članova konzorcija, talijansko poduzeće („koordinator”).

4.         U skladu s člankom 3. ugovora, naslovljenim "Procijenjeni troškovi i maksimalni financijski doprinos Zajednice", Zajednica bi djelomično financirala projekt. Komisija bi, djelujući u ime Zajednice, izvršila početno plaćanje predujma, periodična plaćanja i završno plaćanje preostalog iznosa. Komisija bi sva navedena plaćanja izvršila koordinatoru, koji bi plaćanja raspodijelio među ugovarateljima u skladu s tablicom koja sadržava okvirnu raščlambu procijenjenih prihvatljivih troškova.

5.         Komisija je izvršila početno plaćanje predujma i prvo plaćanje za poslove koje su Izvođači obavljali između 1. ožujka 2002. i 28. veljače 2003.

6.         Koordinator je 16. studenoga 2004. zatražio od Komisije drugu isplatu za zadaće koje je Konzorcij obavljao između 1. ožujka 2003. i 31. svibnja 2004. Nakon toga obavijestila je Komisiju o koncentraciji podnositelja pritužbe. Stoga je Komisija navela da bi u tom pogledu trebalo potpisati izmjenu ugovora.

7.         Komisija je 8. rujna 2005. koordinatoru isplatila drugi iznos od 231 368,26 EUR. Međutim, zatražio je od koordinatora da taj iznos podijeli ugovarateljima, uz iznimku podnositelja pritužbe i drugog ugovaratelja, koji nisu navedeni u izvornom ugovoru.

8.         Podnositelj pritužbe obratio se Komisiji 7. ožujka 2007. u vezi s plaćanjem koje mu se duguje za sudjelovanje u projektu. Komisija se 11. travnja 2007. u vezi s tim pitanjem sastala s koordinatorom.

9.         Podnositelj pritužbe podnio je svoju ovu pritužbu Europskom ombudsmanu 15. listopada 2007.

10.      Dana 9. siječnja 2008., odnosno nakon što je pritužba podnesena Ombudsmanu, Komisija je potpisala izmjenu.

11.      Komisija je 14. srpnja 2008. koordinatoru isplatila preostali iznos za projekt. Dio toga primio je i podnositelj pritužbe.

PODODJELJAK MATTER INQUIRY

12.      U svojoj prvotnoj pritužbi Ombudsmanu podnositelj pritužbe iznio je sljedeće navode i tvrdnje:

Tvrdnje:

1. Komisija joj nije platila prihvatljive troškove na koje je imala pravo;
2. Komisija nije objasnila svoje kašnjenje u gore navedenom plaćanju i nije odgovorila na njezinu poruku elektroničke pošte od 7. ožujka 2007.; i

Zahtjev:

1. Komisija bi joj trebala platiti prihvatljive troškove.

13.      U svojoj daljnjoj e-poruci Ombudsmanu od 16. lipnja 2008. podnositelj pritužbe uputio je na prethodno navedenu tvrdnju. Istaknuo je da je 2003. i 2004. izvršavao zadaće u okviru projekta i da je tijekom sljedeće četiri godine snosio troškove, a da ga Komisija nije otplatila. To je bilo štetno za njegovo poslovanje. Također je smatrao da bi trebao imati pravo na „moguće zatezne kamate”[1] Komisije. Ombudsmanica je smatrala da bi se ta izjava mogla dodati kao novi element izvornoj tvrdnji podnositelja pritužbe. Na temelju dokaza prikupljenih u okviru istrage, koji su poznati i Komisiji i podnositelju pritužbe, Ombudsman je smatrao da bi mogao zauzeti stajalište o tom novom elementu bez potrebe da se obrati Komisiji radi zasebnih primjedbi.

14.      U rujnu 2008. podnositelj pritužbe obavijestio je Ombudsmana da mu je koordinator platio novčani iznos koji se smatra konačnim plaćanjem Komisije. Međutim, podnositelj pritužbe nije bio zadovoljan izračunom koordinatora.

Ombudsmanica razumije da je gore navedena zabrinutost podnositelja pritužbe usmjerena protiv koordinatora. U tom pogledu želi istaknuti da može istraživati samo pritužbe koje se odnose na nepravilnosti u postupanju institucija i tijela Zajednice. Koordinator je talijansko poduzeće i stoga Ombudsman nema ovlasti za rješavanje pitanja koja se odnose na odnos podnositelja pritužbe s koordinatorom.

15.      S obzirom na prethodno navedeno, predmet ove istrage ograničen je na izvorne navode i tvrdnje, uključujući novi aspekt opisan u točki 13. ove presude.

INQUIRY

16.      Komisija je 26. ožujka 2008. dostavila svoje mišljenje sastavljeno na engleskom jeziku. Komisija je 9. travnja 2008. dostavila prijevod svojeg mišljenja na francuski jezik, koji je proslijeđen podnositelju pritužbe s pozivom na očitovanje. Podnositelj pritužbe iznio je svoje primjedbe 3. lipnja 2008.

17.      Podnositelj pritužbe poslao je dodatne informacije 16. lipnja 2008.

18.      Komisija je 15. srpnja 2008. obavijestila službe Ombudsmana da je izvršeno završno plaćanje za projekt.

19.      Podnositelj pritužbe poslao je dodatne informacije 23. rujna 2008. tijekom telefonskog razgovora sa službama pučkog pravobranitelja, a 30. rujna 2008. elektroničkom poštom.

OMBUDSMAN-ova ANALIZA I ZAKLJUČCI

A. Tvrdnja o neplaćanju prihvatljivih troškova podnositelja pritužbe i povezani zahtjev

Argumenti izneseni Europskom ombudsmanu

20.      U izvornoj pritužbi podnositelj pritužbe tvrdio je da mu Komisija nije platila prihvatljive troškove te je tvrdio da bi to trebao učiniti. U svojoj naknadnoj poruci elektroničke pošte od 16. lipnja 2008. podnositelj pritužbe istaknuo je da je 2003. i 2004. obavljao zadaće u okviru projekta te da je snosio troškove tijekom sljedeće četiri godine, a da ga Komisija nije otplatila. To je bilo štetno za njegovo poslovanje [2].

21.      Podnositelj pritužbe izvorno je tvrdio da je dostavio relevantnu troškovnik za zadaće koje je izvršavao na temelju ugovora između 12. svibnja 2003. i 31. svibnja 2004. Međutim, Komisija nije izvršila odgovarajuće plaćanje preostalog iznosa prije nego što je podnijela pritužbu Ombudsmanu. Podnositelj pritužbe istaknuo je da je obavio radove u okviru projekta i zamijenio francusko poduzeće s kojim se spojio dok je ugovor već bio na snazi. U skladu sa sporazumom o spajanju podnositelj pritužbe imao je pravo primiti sva plaćanja dospjela na temelju ugovora [3].

22.      Komisija je u svojem mišljenju objasnila da je izvršila odgovarajuća plaćanja koordinatoru, koji je bio zadužen za njihovu raspodjelu izvođačima. Komisija je izvršila početno plaćanje predujma, a zatim prvo plaćanje za zadaće izvršene u okviru projekta prije spajanja podnositelja pritužbe. Komisija je u tom pogledu istaknula da je, suprotno obvezama koje ima na temelju ugovora, koordinatoru trebalo predugo da obavijesti Komisiju o koncentraciji između podnositelja pritužbe i francuskog poduzeća. Dodala je da je zahtjev za troškove koji je podnijelo francusko poduzeće već bio u postupku obrade u trenutku kada je Komisija obaviještena o koncentraciji.

23.      Komisija je 8. rujna 2005. zaprimila zahtjev koordinatora za drugo plaćanje kojim su obuhvaćene zadaće koje je Konzorcij izvršio između 1. ožujka 2003. i 31. svibnja 2004., odnosno nakon spajanja podnositelja pritužbe. Nakon toga Komisija je obavijestila koordinatora da se njezino drugo plaćanje ne može raspodijeliti podnositelju pritužbe i drugom ugovaratelju, koji nisu navedeni u izvornom ugovoru. Relevantnu izmjenu koja se odnosi na zamjenu francuskog poduzeća podnositeljem pritužbe prvo su morali potpisati svi ugovaratelji i Komisija prije nego što se može izvršiti drugo plaćanje. Komisija je nadalje objasnila da ne može potpisati izmjenu jer neki ugovaratelji nisu dostavili svu relevantnu dokumentaciju (od ožujka 2006. nedostaju tri dokumenta). Jedan od izvođača čak se usprotivio navedenom amandmanu.

24.      Međutim, Komisija je odlučila pokazati „određeni stupanj fleksibilnosti”. Unatoč činjenici da su dokumenti, koji su nedostajali u ožujku 2006., još uvijek nedostajali 9. siječnja 2008., potpisao je izmjenu. Komisija je 14. srpnja 2008. koordinatoru isplatila preostali iznos.

Procjena Europskog ombudsmana

25.      Ombudsmanica se slaže s Komisijom da se troškovi povezani s izvršenjem ugovora mogu platiti (i stoga biti prihvatljivi) samo ako postoji ugovorna osnova za takvo plaćanje.

26.      Izmjena ugovora potpisana je u siječnju 2008. U skladu s izmjenom [4] francusko poduzeće povuklo se iz ugovora 12. svibnja 2003. Istog je dana podnositelj pritužbe u ugovor dodan kao glavni ugovaratelj. Zbog toga su na taj datum na podnositelja pritužbe prenesena sva prava i obveze francuskog poduzeća koje proizlaze iz ugovora. U skladu s time izmijenjena je tablica s okvirnom raščlambom procijenjenih prihvatljivih troškova.

27.      Ta je izmjena Komisiji dala pravnu osnovu da izvrši odgovarajuće plaćanje podnositelju pritužbe. Iz toga slijedi da se čini da se odluka Komisije da ne plati podnositelju pritužbe prije nego što je izmjena stupila na snagu temeljila na relevantnim pravnim osnovama. S obzirom na prethodno navedeno, zahtjev podnositelja pritužbe za zatezne kamate ne može se prihvatiti.

28.      Ombudsmanica napominje, međutim, da je Komisija u siječnju 2008. mogla biti „fleksibilna” i potpisati amandman unatoč činjenici da tri dokumenta nisu podnesena. U tom pogledu ne vidi zašto Komisija to nije mogla učiniti u ožujku 2006., kada je situacija bila ista. Stoga ne razumije zašto je Komisija gotovo dvije godine pasivno čekala dokumente, a zatim je odlučila izvršiti plaćanje podnositelju pritužbe, bez obzira na činjenicu da nije primila navedene dokumente.

29.      Ombudsmanica smatra da posebna uloga koordinatora, kao predstavnika ugovaratelja, nije spriječila Komisiju da proaktivno stupi u izravan kontakt s ugovarateljima koji nisu dostavili dokumente kako bi ih se primoralo da to učine. Nadalje, ništa nije spriječilo Komisiju da, nakon što je primila e-poruku podnositelja pritužbe od 7. ožujka 2007., reagira proaktivno, kao što je to učinila tijekom istrage Ombudsmana.

30.      Ombudsmanica, međutim, napominje da je nakon pokretanja skrivene istrage o ovoj pritužbi Komisija potpisala izmjenu i izvršila plaćanje preostalog iznosa 14. srpnja 2008.

31.      S obzirom na navedeno, Ombudsmanica smatra da daljnje istrage nisu opravdane u pogledu tog aspekta predmeta.

B. Navod o neodgovaranju i neobjašnjavanju zakašnjelog plaćanja

Argumenti izneseni Europskom ombudsmanu

32.      Podnositelj pritužbe tvrdio je da Komisija nije objasnila svoje kašnjenje u izvršenju završnog plaćanja. Također je tvrdio da Komisija nije odgovorila na njezinu poruku elektroničke pošte od 7. ožujka 2007., u kojoj je, među ostalim, zatražila prethodno navedeno objašnjenje.

33.      Komisija je objasnila da su njezini razlozi za neplaćanje prijavljenih troškova " redovito objašnjeni koordinatoru telefonom, e-poštom i usmenim putem tijekom sastanaka". U skladu s ugovorom [5] koordinator je ta objašnjenja trebao proslijediti svim ugovarateljima, uključujući podnositelja pritužbe.  Nakon e-poruke podnositelja pritužbe od 7. ožujka 2007. službe Komisije sastale su se s koordinatorom 11. travnja 2007. i dostavile mu odgovore na sva pitanja koja je podnositelj pritužbe postavio u svojoj e-poruci.

Procjena Europskog ombudsmana

34.      Komisijinim Kodeksom dobrog administrativnog postupanja [6] zahtijeva se da njezino osoblje i. obrazloži odluke koje negativno utječu na građane [7] i ii. odgovori na korespondenciju građana u razumnom roku [8].

35.      U ovom je slučaju Komisija priznala da nije izravno odgovorila na e-poruku podnositelja pritužbe od 7. ožujka 2007. Komisija je objasnila da pretpostavlja da će koordinator obavijestiti podnositelja pritužbe o svojem odgovoru na predmetnu e-poruku podnositelja pritužbe i, općenito, o razlozima kašnjenja u plaćanju podnositelja pritužbe. U tom je pogledu Komisija navela da je s koordinatorom redovito raspravljala o problemima povezanima s projektom.

36.      Međutim, podnositelj pritužbe u svojoj je poruci elektroničke pošte od 7. ožujka 2007. naveo da „tri godine nakon završetka projekta i više od jedne godine nakon konačnog zahtjeva Komisije za dostavu dokumenata nije primio nikakve informacije o konačnom plaćanju”. Ako je Komisija redovito obavještavala koordinatora o razlozima neplaćanja podnositelja pritužbe, nakon primitka prethodno navedene e-poruke podnositelja pritužbe, Komisija je trebala biti razumno svjesna da te informacije nisu došle do podnositelja pritužbe.

37.      Stoga je nakon primitka navedene e-poruke Komisija bila svjesna da se ne može osloniti isključivo na koordinatora za prijenos relevantnih informacija i da bi bilo korisno izravno stupiti u kontakt s podnositeljem pritužbe. Međutim, Komisija to nije učinila te se ponovno oslonila na koordinatora kako bi obavijestila podnositelja pritužbe.

38.      Neuspjeh Komisije da izravno odgovori na e-poruku podnositelja pritužbe i da mu dostavi potrebne informacije, uključujući razloge za kašnjenje u plaćanju podnositelju pritužbe, bio je slučaj nepravilnosti u postupanju.

39.      Međutim, činjenica je da je Komisija, međutim, sa zakašnjenjem objasnila svoj razlog podnositelju pritužbe u svojem mišljenju o pritužbi. Stoga Ombudsman ne daje prijedlog prijateljskog rješenja ili nacrt preporuke. Umjesto toga, u nastavku je iznio kritičku primjedbu.

C. Zaključci

Na temelju svojih istraga u vezi s tom pritužbom Ombudsman iznosi sljedeću kritičku napomenu:

Neuspjeh Komisije da izravno odgovori na e-poruku podnositelja pritužbe i da mu dostavi potrebne informacije, uključujući razloge za kašnjenje u plaćanju podnositelju pritužbe, bio je slučaj nepravilnosti u postupanju.

Podnositelj pritužbe i Komisija bit će obaviješteni o toj odluci.

P. Nikiforos DIAMANDOUROS

Sastavljeno u Strasbourgu 9. prosinca 2008.

---

[1] Na izvornom francuskom jeziku: „Nous nous interrogeons également sur les indemnités de retard que la Commission predviđa d'ajouter aux sommes dues.”

[2] Na izvornom francuskom jeziku: „(...) les prestations effectuées pour le projet MAP datent de l'année 2003, et les dépenses ont donc du être supportées par notre société privjesak plus de 5 ans. Bien entendu ce délai de paiement est préjudiciable pour une entreprise de la taille de la notre."

[3] Sporazum o spajanju na francuskom jeziku glasi kako slijedi: „En conséquence de ladite cession, la société Alienor Net est substituée purement et simplement a la société Atlantel Multimedia pour l'exécution des contrats en cours au jour de la cession et notamment dans l'exécution du projet européen MAP.”

[4] Članak 3. druge izmjene glasi kako slijedi: "Glavni izvođač "Atlantel Multimedia" povukao se s radom 12. svibnja 2003. godine. Preambula ugovora, članak 6. ugovora i Prilog I. izmijenjeni su u skladu s tim.”

      Članak 4. druge izmjene glasi kako slijedi: „Glavni ugovaratelj Alienor Net dodan je 12. svibnja 2003. Preambula ugovora, tablica indikativne raščlambe procijenjenih prihvatljivih troškova i Prilog I. izmijenjeni su u skladu s tim.”

      Članak 5. druge izmjene glasi kako slijedi: „Sva prava i obveze glavnog ugovaratelja ‚Atlantel Multimedia’ prenose se na glavnog ugovaratelja ‚Alienor Net’ od 12. svibnja 2003. Preambula i članak 6. izmijenjeni su u skladu s tim.”

      Članak 6. druge izmjene glasi kako slijedi: „Izmijenjena je tablica okvirne raščlambe procijenjenih prihvatljivih troškova koja slijedi nakon potpisivanja ugovora (...)”

[5] Komisija je uputila na članak 2. Priloga II. ugovoru o dodjeli bespovratnih sredstava, koji glasi kako slijedi: „Koordinator projekta je posrednik između ugovaratelja i Komisije. Posebno je odgovoran za slanje Komisiji svih dokumenata i korespondencije koji se odnose na projekt.”

[6] Kodeks dobrog administrativnog ponašanja osoblja Europske komisije u odnosima s javnošću, SL L 267, str. 64.

[7] U skladu s Kodeksom Komisije: „U odluci Komisije trebalo bi navesti razloge na kojima se ona temelji te bi je trebalo priopćiti dotičnim osobama i stranama (...)”

[8] U skladu s Kodeksom Komisije " odgovor na dopis upućen Komisiji odgovor na dopis upućen Komisiji šalje se u roku od 15 radnih dana od datuma primitka dopisa nadležne službe Komisije. Ako se odgovor u biti ne može poslati u prethodno navedenom roku (...), potrebno je poslati odgovarajući odgovor.”