Kontekst pritužbe

1. Europska komisija objavljuje internetski imenik svojih članova osoblja koji uključuje organizacijsku shemu njezinih službi te imena i podatke za kontakt njezinih članova osoblja. Internetski imenik, koji se nalazi na internetskim stranicama Ureda za publikacije Europske unije, naziva se „EU Whoiswho”.[1]

2. Komisija je u travnju 2023. odlučila ograničiti količinu osobnih podataka stavljenih na raspolaganje javnosti u imeniku Whoiswho na rukovodeće osoblje (načelnici odjela i više). To je u praksi značilo da je Komisija uklonila imena i podatke za kontakt članova osoblja niže razine s internetskih stranica Whoiswho.

3. Podnositelj pritužbe, lobist sa sjedištem u Bruxellesu, podnio je zahtjev za javni pristup [2] dokumentima povezanima s odlukom Komisije o brisanju imena osoblja niže razine s internetske stranice Whoiswho i svim popratnim dokumentima koji su utjecali na odluku.

4. Komisija je u svibnju 2023. odgovorila na zahtjev podnositelja pritužbe. Utvrdio je da su dva dokumenta obuhvaćena područjem primjene njegova zahtjeva te je odobrio djelomičan pristup jednom dokumentu i potpuni pristup drugom. Komisija je dostavila i određene informacije o obrazloženju odluke o brisanju imena s internetskih stranica Whoiswho. Istaknuo je da se uskladio s dugogodišnjom praksom drugih institucija EU-a, posebno Europskog parlamenta i Vijeća EU-a, kao i mnogih nacionalnih uprava. Komisija je objasnila da je dužna zaštititi svoje osoblje od nepotrebnog pritiska i poštovati pravila o zaštiti podataka. Komisija je nadalje tvrdila da je nekoliko članova osoblja zatražilo da se njihovi podaci uklone s internetske stranice Whoiswho.

5. Podnositelj pritužbe zatražio je od Komisije da preispita svoju odluku (podnošenjem „potvrdnog zahtjeva”). Tvrdio je da je Komisija trebala utvrditi dodatne dokumente, posebno dokaze kojima se potkrepljuje tvrdnja Komisije da su neki članovi osoblja bili izloženi neprimjerenom pritisku i da su se žalili na to da su njihovi podaci javno dostupni. Zatražio je da Komisija ponovno potraži te dokumente, zajedno sa svim drugim studijama ili procjenama učinka koje je provela kako bi poduprla tu promjenu prakse.

6. Komisija je u srpnju 2023. odgovorila na ponovni zahtjev podnositelja pritužbe. Utvrdila je da je pet dodatnih dokumenata obuhvaćeno područjem primjene zahtjeva podnositelja pritužbe, čime je ukupan broj identificiranih dokumenata porastao na sedam. Komisija je odobrila daljnji djelomičan pristup jednom dokumentu i širok djelomičan pristup pet drugih dokumenata, uz redigiranje samo osobnih podataka. Odbio je pristup jednom dokumentu (dalje u tekstu: „dokument 3”) u cijelosti, na temelju iznimke utvrđene u zakonodavstvu EU-a o javnom pristupu dokumentima koji se odnose na zaštitu postupka odlučivanja institucije [3].

7. Nezadovoljni odlukom Komisije, podnositelj pritužbe obratio se Europskom ombudsmanu u kolovozu 2023.

Istraga

8. Ombudsmanica je pokrenula istragu o tome kako Komisija postupa sa zahtjevom podnositelja pritužbe za javni pristup dokumentima.

9. Tijekom istrage istražni tim Ombudsmana pregledao je predmetne dokumente i sastao se s predstavnicima Komisije kako bi razgovarali o tome kako su dokumenti utvrđeni.[4] Podnositelj pritužbe dostavio je svoje primjedbe na izvješće sa sastanka.

10. Nakon pregleda dokumenata Ombudsman je predložio rješenje kojim bi se Komisiji omogućio najširi mogući pristup „dokumentu 3” i provela temeljitija potraga za dokumentima.

11. Ombudsmanica je u listopadu 2023. na temelju zasebne pritužbe pokrenula još jednu istragu o odluci Komisije da s internetske stranice Whoiswho ukloni podatke za kontakt za sve osoblje ispod razine načelnika odjela.[5] Iako je usporedna istraga bila usmjerena na odluku o meritumu, ta se istraga odnosila samo na zahtjev za javni pristup.

Prijedlog Europskog ombudsmana za rješenje

12. Nakon što je njezin istražni tim pregledao dokumente i nakon procjene dodatnih objašnjenja primljenih tijekom sastanka s predstavnicima Komisije, ombudsmanica je zauzela stajalište da je Komisija trebala odobriti širi djelomičan pristup „dokumentu 3” i provesti temeljitije pretraživanje dokumenata [6].

13. Ombudsmanica je smatrala da Komisija nije na uvjerljiv način objasnila kako bi otkrivanje „dokumenta 3” ozbiljno ugrozilo njezino donošenje odluka. Dokument 3. sadržava internu razmjenu poruka e-pošte među različitim službama Glavnog tajništva Komisije u vezi s objavom imena osoblja na internetskim stranicama Whoiswho. Razmjena sadržava mišljenja i rasprave rukovoditelja, posebno o sigurnosnim pitanjima povezanima s objavom tih osobnih podataka. Ombudsmanica je smatrala da se sadržaj „dokumenta 3” ne čini osjetljivim u cijelom tekstu; nego sadržava koristan uvid u razmišljanje i obrazloženje odluke koja je u konačnici donesena.

14. Osim toga, Ombudsman je smatrao da je podnositelj pritužbe iznio uvjerljive argumente da Komisija nije utvrdila sve dokumente obuhvaćene područjem primjene njegova zahtjeva. Tijekom sastanka s istražnim timom Ombudsmana u ovom predmetu predstavnici Komisije potvrdili su da je pretraživanje relevantnih dokumenata ograničeno na Komisijin elektronički sustav za upravljanje dokumentima („ARES”) i da nisu poduzeti dodatni koraci za utvrđivanje relevantnih dokumenata.

15. Ombudsmanica je stoga predložila i. da bi Komisija trebala preispitati svoje stajalište o zahtjevu podnositelja pritužbe za javni pristup kako bi se omogućio najširi mogući pristup „dokumentu 3” i ii. da bi Komisija trebala temeljitije pretraživati dokumente povezane sa zahtjevom podnositelja pritužbe za javni pristup kako bi utvrdila sve relevantne popratne dokumente na temelju kojih je Komisija odlučila da više neće objavljivati imena svih članova osoblja EU-a na internetskim stranicama Whoiswho. Komisija bi trebala procijeniti može li se odobriti pristup novoutvrđenim dokumentima, ako postoje, u skladu s Uredbom 1049/2001.

16. Komisija je na prijedlog Ombudsmana odgovorila u srpnju 2024.[7] U svojem odgovoru pristala je odobriti širok djelomičan pristup „dokumentu 3” s ograničenim redigiranjem osobnih podataka članova osoblja koji nisu dio višeg rukovodstva.

17. Komisija nije ponovno pretražila dokumente, inzistirajući na tome da ne postoje dodatni dokumenti. Objasnila je da se, suprotno tvrdnji Ombudsmana u prijedlogu rješenja da je Komisijino pretraživanje možda bilo ograničeno na elektronički sustav za upravljanje dokumentima „ARES”, Komisija u fazi potvrđivanja savjetovala i s relevantnim članovima osoblja uključenima u reviziju politike Whoiswho (u kojoj je utvrđeno pet dodatnih dokumenata).

18. Komisija je naglasila da je podnositelj pritužbe podnio zahtjev za pristup dokumentima, a ne informacijama. Sve dodatne informacije koje se odnose, na primjer, na zahtjeve članova osoblja Komisije da se njihova imena uklone s internetske stranice Whoiswho ili na druge razloge za zabrinutost usmeno, ne bi bile obuhvaćene područjem primjene zahtjeva i definicijom „dokumenta” kako je utvrđena u Uredbi 1049/2001.

19. Podnositelj pritužbe pozdravio je rješenje koje je Ombudsman predložio i odluku Komisije da omogući širok javni pristup „dokumentu 3”. Rekao je da je, kako je prikazano u razmjeni poruka e-pošte uključenoj u „dokument 3”, internetska stranica Whoiswho korisna za utvrđivanje članova osoblja Komisije koji rade na određenom predmetu. Izrazio je zabrinutost zbog toga što je odluka Komisije o uklanjanju podataka za kontakt osoblja ugrozila transparentnost „samo zbog nekoliko slučajeva nepotrebnog pritiska”. Umjesto toga, mogla je odlučiti ukloniti samo imena određenih članova osoblja koji rade na osjetljivim predmetima, što je praksa koju je Komisija već primijenila u prošlosti.

Procjena Europskog ombudsmana nakon prijedloga rješenja

20. Ombudsmanica pozdravlja pozitivan odgovor Komisije na njezin prijedlog rješenja i širok djelomičan pristup koji je sada dala „dokumentu 3”.

21. Također prima na znanje pojašnjenja Komisije u pogledu pretraživanja dokumenata koje je provela u fazi potvrđivanja. Ombudsmanica je predložila da Komisija provede temeljitiju potragu za dokumentima, s obzirom na to da je na temelju informacija dostavljenih tijekom sastanka s predstavnicima Komisije zaključila da je potraga za dokumentima ograničena na Komisijin elektronički sustav za upravljanje dokumentima („ARES”). Međutim, Komisija je u svojem odgovoru na prijedlog rješenja pojasnila da je već provela dodatna savjetovanja s relevantnim članovima osoblja u fazi potvrđivanja. S obzirom na to, Ombudsmanica razumije da je potraga za dokumentima koju je predložila već provedena.

22. Kad je riječ o tome postoje li ili su postojali dodatni dokumenti, Ombudsmanica je već zauzela stajalište o tome da Komisija nije dostavila dokaze o neprimjerenom pritisku na članove svojeg osoblja ili o bilo kakvom savjetovanju prije nego što je odlučila ukloniti podatke za kontakt osoblja u usporednoj istrazi 1983/2023/ET [8].

Zaključak

Na temelju istrage Ombudsman zaključuje ovaj predmet sljedećim zaključkom:

Pristankom na pružanje šireg djelomičnog pristupa „dokumentu 3” Komisija je riješila pritužbu.

Podnositelj pritužbe i Europska komisija bit će obaviješteni o toj odluci.

Emily O'Reilly
Europska ombudsmanica

Strasbourg, 29. listopada 2024.

[1] Dostupno na: https://op.europa.eu/en/web/who-is-who

[2] U skladu s Uredbom 1049/2001 o javnom pristupu dokumentima Europskog parlamenta, Vijeća i Komisije: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/PDF/?uri=CELEX:32001R1049&from=EN.

[3] Članak 4. stavak 3. druga alineja Uredbe 1049/2001.

[4] Izvješće sa sastanka dostupno je ovdje: https://www.ombudsman.europa.eu/doc/inspection-report/193752

[5] Predmet 1983/2023/ET, dostupno na: https://www.ombudsman.europa.eu/en/case/en/65044. Ombudsmanica je 6. rujna 2024. zaključila istragu u predmetu 1983/2023/ET smatrajući da daljnje istrage nisu opravdane, ali izražava žaljenje zbog načina na koji je Komisija donijela odluku o tako širokom pitanju transparentnosti institucije.

[6] Cjeloviti tekst prijedloga Europskog ombudsmana za rješenje dostupan je na: https://www.ombudsman.europa.eu/solution/193750  

[7] Odgovor Komisije dostupan je na: https://www.ombudsman.europa.eu/doc/correspondence/193751

[8] Odluka o zatvaranju predmeta 1983/2023/ET dostupna je na: https://www.ombudsman.europa.eu/en/decision/en/192132