Fait conformément à l'article 3, paragraphe 5, du statut du Médiateur européen [1]

Contexte de la plainte

1. Le plaignant, une organisation à but non lucratif, a participé à un projet financé par l’UE et a reçu une contribution de l’UE de 200 163,56 EUR.

2. Par lettre du 6 mars 2012, la Commission européenne (unité «Gestion financière» de la direction des ressources partagées de la DG Mobilité et transports et de la DG Énergie) a informé le plaignant qu’à la suite d’un contrôle documentaire, la Commission avait demandé le remboursement d’une partie de sa contribution financière s’élevant à 72 706,60 EUR et le paiement de dommages-intérêts d’un montant de 20 016,36 EUR. La lettre mentionnait que le plaignant était d’accord avec les conclusions du contrôle documentaire présentées dans un projet de rapport de contrôle documentaire. Le plaignant a été informé qu'il avait un mois pour faire des commentaires. Il a en outre été informé que, conformément à l’article 85 [2] des modalités d’exécution [3] du règlement financier [4], la Commission pouvait autoriser le paiement de la dette par tranches à condition que le débiteur i) s’engage à payer des intérêts pour toute la période supplémentaire autorisée et ii) constitue une garantie financière couvrant la dette en souffrance tant en principal qu’en intérêts. Si le plaignant souhaite effectuer des paiements partiels, il est conseillé de contacter l’unité Recouvrement des créances de la DG Budget dès réception de la note de débit correspondante.

3. Le 23 mars 2012, le plaignant a transmis ses observations à la Commission. Elle s’est opposée au paiement de dommages-intérêts qu’elle a jugés injustifiés. Elle a ajouté qu'elle ne pouvait pas rembourser la contribution de la Commission en raison de sa situation financière, ce qui ne lui permettait de rembourser qu'environ 4 000 euros par an. Un système de paiement échelonné serait possible s'il pouvait durer dix ans et ne faisait pas l'objet d'une garantie. Le plaignant a demandé une remise de la dette ou, à tout le moins, sa réduction à un montant adapté à sa situation financière. Si cela n'était pas possible, le plaignant courrait le risque d'être dissous. Il a souligné son engagement européen et le fait qu'il avait déjà participé à 12 études pour la Commission. Elle a fait observer qu’il serait dommage qu’une institution européenne provoque la cessation de ses activités.

4. Le 19 juillet 2012, la Commission a informé le plaignant qu’elle avait soigneusement examiné ses explications et justifications complémentaires. À titre exceptionnel et compte tenu de la situation financière difficile du plaignant, la Commission a décidé de retirer sa demande de dommages-intérêts, estimant que, dans ces circonstances, elle serait disproportionnée. Toutefois, elle n’a pas pu retirer sa demande de recouvrement de la contribution de l’UE indûment versée de 72 706 EUR liée à la TVA déclarée en tant que dépenses et coûts de personnel déclarés qui n’ont jamais été enregistrés dans les comptes, avec les frais généraux y afférents. La Commission a donc émis une note de débit correspondante. En ce qui concerne la possibilité de paiement échelonné, la Commission a conseillé au plaignant de s'adresser à l'unité Recouvrement des créances de la DG Budget.

5. Le 26 septembre 2012, le plaignant a contacté la DG Budget par téléphone. Le même jour, la Commission a confirmé par courrier électronique que, en principe, elle ne pouvait accepter le remboursement par tranches que pour une période maximale de deux ou trois ans, à condition que des intérêts moratoires sur le solde impayé soient payés et qu’une garantie soit fournie, comme l’exigent le règlement financier et l’article 85 des modalités d’exécution. Le courrier électronique précisait que la garantie pouvait être soit une garantie bancaire, soit une garantie de tiers si le garant apportait la preuve de sa solvabilité. Le plaignant a en outre été invité à indiquer à la DG Budget s’il était à ce moment-là engagé dans une autre subvention de l’UE, qui permettrait un remboursement par compensation.

6. En l’absence d’accord, la Commission a demandé à la plaignante, le 10 octobre 2012, de payer les 72 706 EUR restants dans un délai de deux semaines avec intérêts (soit un montant total de 73 146,22 EUR, majoré de 8,47 EUR par jour de retard supplémentaire à compter du 26 octobre 2012). À ce moment-là, le plaignant s'est adressé au Médiateur.

L’objet de l’enquête

7. Dans sa plainte déposée auprès du Médiateur européen, le plaignant a formulé les allégations et allégations suivantes:

Allégation :

En proposant des conditions de recouvrement que le plaignant n'est pas en mesure de remplir tant en raison de sa situation financière qu'en raison de l'impossibilité pour lui d'obtenir une garantie, la Commission a agi de manière déloyale.

Revendication :

La Commission devrait soit réduire la dette, soit autoriser le paiement par tranches correspondant aux ressources financières du plaignant. La période de remboursement devrait être plus longue et aucune garantie ne devrait être exigée car il est impossible pour le plaignant d'en obtenir une.

L'enquête

8. Le 19 octobre 2012, le plaignant a déposé sa plainte auprès du Médiateur, qu’il a complétée par des éléments de preuve le 22 octobre 2012 et a précisée par téléphone les 14 et 15 novembre 2012.

9. Le 22 novembre 2012, la Médiatrice a ouvert une enquête et invité la Commission européenne à présenter un avis sur l'allégation et la demande.

10. Le 18 mars 2013, le Médiateur a reçu l'avis de la Commission en anglais et en français.

11. Le 19 mars 2013, le Médiateur a transmis l'avis de la Commission au plaignant.

12. Le 8 avril 2013, le Médiateur a reçu les observations du plaignant sur l'avis de la Commission.

Analyse et conclusions provisoires du Médiateur

A. Allégation selon laquelle les conditions de récupération imposées par la Commission sont injustes

Arguments présentés au Médiateur

13. Dans sa plainte, le plaignant a contesté les conditions de récupération imposées par la Commission. Elle a expliqué qu’en raison de sa situation financière, elle ne pouvait pas rembourser le montant dû sur deux ou trois ans.

14. Lors d'une conversation téléphonique avec les services du Médiateur, le 15 novembre 2012, le plaignant a souligné qu'il lui était totalement impossible d'obtenir une garantie bancaire en raison du fait qu'il s'agissait d'une association. Le plaignant a insisté sur le fait que, compte tenu de sa situation financière, il n’était pas possible de rembourser le montant concerné sur une période de deux ou trois ans seulement. Par conséquent, soit la dette devrait être réduite, soit la période de recouvrement devrait être prolongée et ne pas être soumise à l'exigence d'une garantie financière.

15. Dans son avis sur la plainte, la Commission a souligné que le plaignant ne conteste pas le fait que le montant de 72 706 EUR est inéligible et doit être remboursé. Dans sa lettre du 23 mars 2012, le plaignant a expliqué qu'il lui était impossible de rembourser la dette, mais n'a pas contesté le fait que les coûts correspondants étaient inéligibles.

16. La Commission a indiqué qu’elle agissait conformément aux dispositions du contrat, du règlement financier [5] et des modalités d’exécution de ce règlement qui étaient en vigueur à l’époque. Notamment, certaines parties des coûts n’étaient pas éligibles car elles ne remplissaient pas les conditions du contrat en ce sens qu’elles n’étaient pas enregistrées dans les comptes du plaignant et que la TVA était incluse dans les déclarations de coûts.

17. La Commission a en outre souligné qu’elle avait déjà retiré sa demande de dommages-intérêts d’un montant de 20 016,36 EUR, étant donné que le plaignant éprouve des difficultés à rembourser le montant principal. Ainsi, la Commission a réduit la dette du plaignant de 22 %. En offrant au plaignant la possibilité de rembourser le montant concerné par tranches et de constituer une garantie financière, la DG Budget a agi conformément aux dispositions du règlement financier et de ses modalités d’exécution (notamment l’article 85). La Commission a reconnu que la période maximale de remboursement de trois ans ne figurait pas explicitement dans le texte du règlement financier. Elle a toutefois expliqué que la DG Budget appliquait cette période maximale parce qu’il n’était pas dans l’intérêt du débiteur de payer des intérêts moratoires sur une longue période. Dans le même temps, la Commission a souligné qu'il ne lui appartenait pas d'accorder des crédits sur une période aussi longue.

18. Dans ses observations sur l'avis de la Commission, le plaignant a fait valoir que sa situation financière n'avait pas évolué et que les conditions de la Commission ne pouvaient pas être remplies. Le plaignant a proposé l'arrangement suivant pour discussion au cours de la procédure devant le Médiateur. Elle verserait à la Commission un montant initial qui ne dépasserait pas 30 000 euros. Le montant restant serait remboursé par des paiements annuels compris entre 5 000 et 7 000 EUR.

Évaluation préliminaire du Médiateur aboutissant à une proposition de solution à l’amiable

19. Tout d'abord, le Médiateur souligne que le plaignant ne conteste pas le fait que le montant concerné devrait être remboursé à la Commission. Ce qui est donc contesté, ce ne sont que les conditions de remboursement imposées par la Commission. La Commission propose au plaignant de rembourser le montant principal de 72 706 EUR majoré d’intérêts moratoires sur trois ans, à condition qu’une garantie soit fournie. Dans ses dernières observations, le plaignant propose à son tour d’effectuer un paiement initial d’un montant maximal de 30 000 EUR, complété par des paiements annuels d’un montant maximal de 7 000 EUR. Le Médiateur estime qu'en suivant les propositions contenues dans l'offre du plaignant, la Commission agirait équitablement. Dans ces conditions, il serait possible pour le plaignant de rembourser le montant total, à l’exclusion des intérêts de retard, sur une période d’environ six ans.

20. Le Médiateur note, en ce qui concerne le nombre d’années pendant lesquelles les tranches pourraient être versées, que la Commission a reconnu que les règles applicables, notamment le règlement financier et ses modalités d’exécution (désormais les règles d’application [6]), ne constituent pas un obstacle formel au remboursement qui dure plus de trois ans. Au lieu de cela, la pratique actuelle de la Commission est fondée sur l'intérêt des débiteurs à ne pas rembourser les sommes sur de plus longues périodes et sur la considération qu'il n'appartient pas à la Commission d'accorder des crédits sur de plus longues périodes.

21. Le Médiateur note en outre que ni l’article 85 des modalités d’exécution, qui étaient applicables jusqu’au 31 décembre 2012, ni l’article 89 [7] des règles d’application, qui sont applicables depuis le 1er janvier 2013, ne prévoient de limitation du délai supplémentaire maximal de paiement.

22. À la lumière de ce qui précède, le Médiateur estime que le montant de chaque tranche et le moment du paiement relèvent totalement du pouvoir discrétionnaire de la Commission. Ce pouvoir discrétionnaire devrait être exercé dans le respect des principes d’équité et de proportionnalité. Ces deux principes exigent que les circonstances propres à chaque cas particulier soient prises en considération. En fait, il serait contraire aux principes de bonne administration d’imposer une charge excessive et disproportionnée au plaignant.

23. La Commission pourrait, là encore, tenir compte des difficultés financières du plaignant, comme elle l'a fait lorsqu'elle a retiré sa demande de dommages-intérêts au motif qu'elle aurait été disproportionnée compte tenu de la situation financière difficile du plaignant.

24. En outre, elle pourrait tenir compte d’autres facteurs comme suit. Premièrement, le plaignant a agi et coopéré de bonne foi avec la Commission tout au long de la procédure, a accepté les conclusions du contrôle documentaire et est disposé à rembourser le montant réclamé. En outre, s'il apparaît que les erreurs qui devaient être corrigées dans les documents comptables du plaignant n'étaient pas intentionnelles, l'insistance de la Commission sur les conditions actuelles de remboursement pourrait obliger le plaignant à cesser ses activités. En outre, il convient de garder à l’esprit que le plaignant a démontré son engagement européen en participant à 12 projets européens. Rien dans le dossier n'indique que cette participation n'a pas été satisfaisante. Dans ces circonstances, le Médiateur ne peut qu'être d'accord avec le plaignant sur le fait qu'il serait dommage qu'une institution européenne mette fin à ses activités. Il va sans dire que la dissolution du plaignant pourrait compromettre le recouvrement de la totalité du montant par la Commission.

25. En résumé, bien que le Médiateur reconnaisse qu'il n'appartient pas à la Commission de "donner du crédit", la Commission pourrait, selon lui, accepter le remboursement par tranches sur une période plus longue. La durée spécifique d'un tel délai devrait être déterminée en fonction des circonstances propres à chaque cas et, en particulier, lorsque les débiteurs acceptent des arrangements prévoyant également le paiement d'intérêts de retard.

26. En outre, si le plaignant participe actuellement à d'autres projets européens, les parties pourraient envisager le recouvrement d'une partie du montant total par compensation. La Médiatrice note que, bien que la Commission ait mentionné cette possibilité dans son courrier électronique du 26 septembre 2012, elle n’a pas poursuivi son action.

27. En ce qui concerne la garantie, le Médiateur note que l’article 85 des modalités d’exécution, qui étaient applicables jusqu’au 31 décembre 2012, prévoyait en effet qu’un délai de paiement supplémentaire ne pouvait être accordé que si le débiteur présentait une garantie financière couvrant la dette en souffrance tant en principal qu’en intérêts. Aucune possibilité de dérogation à cette exigence n’était expressément prévue. Toutefois, depuis le 1er janvier 2013, les modalités d'exécution ont été remplacées par des règles d'application, qui maintiennent la même exigence mais prévoient une possibilité de dérogation. En effet, conformément à l’article 89 des règles d’application,«[e]n cas exceptionnel, à la suite d’une demande du débiteur, le comptable peut renoncer à l’exigence d’une … de garantie lorsque, sur la base de son évaluation, le débiteur est disposé et en mesure d’effectuer le paiement dans le délai supplémentaire, mais n’est pas en mesure de constituer une telle garantie et se trouve dans une situation difficile». Il ressort du considérant 33 des règles d’application que cette disposition a été inspirée par la nécessité d’offrir aux comptables une plus grande flexibilité et par la nécessité de refléter le principe de proportionnalité lorsque le débiteur est effectivement disposé et en mesure d’effectuer le paiement dans le délai supplémentaire, mais n’est pas en mesure de constituer une garantie.

28. Sur la base des éléments du dossier, le Médiateur n'est pas en mesure de déterminer s'il est effectivement impossible pour le plaignant de constituer une garantie. En particulier, le Médiateur note que, bien que le plaignant ait fait valoir qu’il lui était impossible d’obtenir une garantie bancaire, il n’a fourni aucun argument particulier concernant la possibilité alternative prévue par les modalités d’exécution de l’époque et les règles d’application actuelles de fournir une garantie solidaire par un tiers. D'autre part, compte tenu du fait que le plaignant est une association à but non lucratif, de sa situation financière et du montant à couvrir par une garantie, le Médiateur ne trouve pas l'affirmation du plaignant selon laquelle il ne peut obtenir une garantie (banque) prima facie peu convaincante. En tout état de cause, il n’appartient pas au Médiateur de déterminer ce point à ce stade, mais la Commission pourrait reconsidérer, à la lumière des considérations qui précèdent, son exigence d’une garantie, qu’elle a initialement imposée en vertu des modalités d’exécution, qui ne sont plus applicables.

29. À la lumière de ce qui précède, le Médiateur présente la proposition suivante de solution à l’amiable, conformément à l’article 3, paragraphe 5, du statut du Médiateur européen.

B. Proposition de solution à l ' amiable

Compte tenu des conclusions du Médiateur, la Commission européenne pourrait rencontrer le plaignant et, sur la base de la proposition formulée par le plaignant dans ses observations sur l'avis de la Commission, examiner et examiner la possibilité: i) d'un remboursement par compensation de la dette; ii) d'une prolongation du nombre d'années pendant lesquelles les tranches pourraient être payées; et iii) d'une éventuelle dérogation à l'exigence d'une garantie.

L'Ombudsman propose d'assister à la réunion entre les deux parties, si les parties le souhaitent.

P. Nikiforos Diamandouros

Fait à Strasbourg, le 5 septembre 2013