Monsieur le Président,

Je vous écris pour trouver une solution à cette affaire^[1], qui se fonde sur une plainte que j’ai reçue d’un chercheur italien le 6 juin 2023. La plaignante attend une réponse de la Commission à sa demande confirmative depuis le 16 janvier 2023, ce qui implique un retard de plus d’un an.

Le plaignant a demandé l’accès du public aux documents[2] concernant les informations financières, les autorités bénéficiaires et les actions mises en œuvre dans le cadre du projet financé par l’UE intitulé «Soutienà la gestion intégrée des frontières et des migrations en Libye».

La Commission a identifié 59 documents comme relevant du champ d’application de la demande. Elle a refusé la divulgation de 55 documents dans leur intégralité, ne divulguant que quatre documents qui sont des lettres de couverture/de transmission.

Mon Bureau a ouvert une enquête sur cette plainte et, compte tenu du retard persistant, a demandé à la Commission de fournir à mon équipe d'enquêteurs des copies des documents en cause.

À la suite de l’inspection des documents, je suis d’avis que la Commission aurait dû accorder un accès partiel à ces documents avec des informations sur le mode de financement du projet. Ces parties ne semblent être couvertes par aucune des exceptions invoquées par la Commission (sécurité publique et relations internationales). Je pense que les citoyens ont le droit d'être informés de la mise en œuvre des projets financés par des fonds publics.

Une évaluation plus détaillée figure en annexe à la présente lettre.

À la lumière de ce qui précède, je souhaiterais proposer la solution suivante en l’espèce:

La Commission devrait reconsidérer sa position sur la demande du plaignant, en vue d’accorder l’accès le plus large possible aux documents contenant des informations financières, en tenant compte des arguments présentés en annexe.

Je vous saurais gré de bien vouloir répondre à ma proposition dans un délai de trois mois, à savoir le 31 mai 2024 au plus tard.

À ce stade, la proposition de solution et son annexe sont confidentielles. Mon équipe d’enquête a toutefois informé le plaignant de mon intention de rechercher une solution dans cette affaire^[3]. Veuillez noter que notre pratique habituelle consiste à envoyer une copie de la proposition de solution au plaignant pour commentaires, ainsi qu’une copie de la réponse de l’institution à celle-ci, une fois que nous aurons reçu cette réponse. Je demande donc à la Commission de nous informer si des informations contenues dans la proposition de solution ou dans sa réponse ne devraient pas être partagées avec le plaignant^[4].

Je vous prie d'agréer, Monsieur, l'expression de mes sincères

Emily O'Reilly Médiateur
européen

Strasbourg, le 5 mars 2024

Annexe : Proposition de solution du Médiateur dans l’affaire 1018/2023/NH[5]

Contexte

Le 15 juillet 2022, le plaignant a demandé à la Commission l’accès du public aux documents suivants:

«Dans le cadre du fonds fiduciaire de l’UE pour l’Afrique, le projet «Soutien à la gestion intégrée des frontières et des migrations en Libye» a été financé, pour une valeur de financement estimée à 57 millions d’euros. Le programme est mis en œuvre par le ministère italien de l'intérieur.

En vertu du droit d’accès aux documents prévu par les traités de l’UE, tel que développé dans le règlement (CE) no 1049/2001, je demande des documents qui contiennent les informations suivantes:

1) Indication du montant de la somme déployée et de la somme non encore déployée au 15.07.2022;

2) Autorités bénéficiaires des projets approuvés.

3) Actions mises en œuvre (ou à mettre en œuvre) pour atteindre les objectifs définis dans la fiche d'action.

Et les documents suivants:

4) Décrets de dépenses émis par le ministère italien de l'intérieur en ce qui concerne les actions approuvées.»

La Commission a enregistré la demande sous la référence EASE 2022/4242.

Le 7 novembre 2022, la Commission a rendu sa décision initiale sur la demande du plaignant. Elle a identifié 59 documents entrant dans le champ d’application de la demande et a fourni au plaignant une liste de documents relatifs à la mise en œuvre du projet. La Commission a accordé un accès partiel à quatre de ces documents (avec occultation de données à caractère personnel); les quatre documents sont des lettres de couverture/de transmission. Elle a refusé de divulguer les 55 documents restants dans leur intégralité.

En refusant la divulgation, la Commission a invoqué trois exceptions^[6] prévues par la législation de l’UE sur l’accès du public aux documents (règlement (CE) no 1049/2001), faisant valoir que la divulgation porterait atteinte à l’intérêt public en ce qui concerne la sécurité publique, la protection de l’intérêt public en ce qui concerne les relations internationales et la protection de la vie privée et de l’intégrité de l’individu. La Commission a fait valoir que le dossier était politiquement sensible dans la mesure où il concernait la prévention et la lutte contre le trafic de migrants et la traite des êtres humains en Libye. Elle a déclaré que la divulgation des documents serait «préjudiciable aux relations de l’UE avec ses États membres et avec les autorités libyennes» et entraverait la capacité de l’UE à apporter un soutien aux migrants vulnérables en Libye et la capacité de négociation de l’UE. Elle a également expliqué que les documents contenaient des données à caractère personnel et que le plaignant n’avait pas avancé d’objectif spécifique d’intérêt public pour justifier leur divulgation.

Le plaignant a demandé à la Commission de réexaminer sa décision, en introduisant une demande confirmative, le 21 novembre 2022.

La Commission a prolongé les délais de réponse à la demande confirmative jusqu’au 16 janvier 2023 et a ensuite envoyé une réponse d’attente car elle procédait aux consultations nécessaires. La Commission a assuré le plaignant qu'une réponse lui serait fournie dès que possible. En l’absence de réponse de la Commission, malgré plusieurs rappels, le plaignant s’est adressé au Médiateur le 6 juin 2023.

La Médiatrice a ouvert une enquête et a demandé à la Commission de répondre à la demande confirmative du plaignant dès que possible et au plus tard le 5 juillet 2023. En l’absence d’une telle réponse, l’équipe d’enquête a demandé à la Commission de fournir les documents en cause en vue d’une inspection le 25 septembre 2023.

L’évaluation préliminaire conduisant à une proposition de solution

L’examen des documents montre qu’ils peuvent être regroupés en cinq grandes catégories:

1. Rapports narratifs: 23 documents qui sont des rapports descriptifs sur l’état d’avancement du projet «Soutien à la gestion intégrée des frontières et des migrations en Libye» ; ils comprennent 15 «notesd’information narratives trimestrielles»^[7] et 8 «rapportsnarratifs intermédiaires»^[8] (certains documents sont identiques/en double).

2. Notes de transmission/lettres de couverture: 13 documents, dont quatre ont déjà été divulgués au public[9], les neuf autres restent non divulgués[10].

3. Rapports financiers: six documents[11] constitués de tableaux indiquant la ventilation des coûts du projet, soit par an, soit pour une période plus longue. Deux documents sont identiques.

4. Documents comptables: 11 documents[12] qui semblent être directement extraits du système comptable de la Commission, ABAC. Il s'agit d'ordres de paiement, de demandes de paiement, d'en-têtes de factures et d'opérations de crédit.

5. Autres documents: document 6 («Mise à jour du programme – février 2022»), document 9 («Rapport provisoire de la phase initiale – 25/11/2021») et document 49 («Addendum phase II»).

La Médiatrice est d’avis ce qui suit:

En ce qui concerne la catégorie 1 (les rapports narratifs), la Commission a invoqué les exceptions liées à la sécurité publique, aux relations internationales et à la vie privée pour ces documents. Elle a fait valoir que le dossier était politiquement sensible.

Il est difficile de comprendre comment ces exceptions pourraient s’appliquer à la catégorie 2, qui se compose de 13 notes de transmission ou lettres d’accompagnement ne contenant aucune information de fond. Quatre de ces documents ont déjà été divulgués au public avec des expurgations de données personnelles appropriées. La Commission devrait donc donner le plus large accès possible aux neuf documents restants.

En ce qui concerne la catégorie 3 (rapports financiers), les informations financières agrégées contenues dans les rapports pourraient être divulguées au public. Cela est conforme au principe général selon lequel le public a le droit de savoir comment l'argent de l'UE est dépensé. Les détails sensibles contenus dans la ventilation détaillée des coûts peuvent être facilement expurgés. Toutefois, les principales lignes budgétaires pour les dépenses réelles devraient être indiquées. Il semble donc que l’accès partiel aux rapports financiers soit normal.

Les documents de la catégorie 4 (les documents comptables) concernent trois opérations financières de 5 544 224,36 EUR, 9 783 333,33 EUR et 10 000 000 EUR. À l’exception de certaines données à caractère personnel limitées, les documents ne semblent pas relever des exceptions en matière de sécurité publique et de relations internationales invoquées par la Commission. La Commission devrait donc accorder un large accès partiel aux documents.

Les trois autres documents sont les suivants:

Le document 6 («Mise à jour du programme – février 2022» pour le projet SIBMMIL) contient des informations détaillées sur les appels d’offres et les achats mis en œuvre jusqu’à présent. Toutefois, trois lignes contiennent des informations essentielles en réponse à la demande du plaignant: le montant total dépensé pour le «volet équipement» du projet (6 687 283 EUR), le montant total prévu de 16 660 000 EUR et le montant dépensé pour la formation (3 672 000 EUR). La Commission devrait donc donner un accès partiel à ces informations spécifiques dans le document.

Le document 9 («Rapportprovisoire de la phase initiale – 25/11/2021»)concerne une activité du projet relatif à la gestion humanitaire des frontières dans le sud de la Libye qui est mis en œuvre par l’Organisation internationale pour les migrations (OIM). Ce document de 58 pages contient une évaluation de la situation géopolitique dans le sud de la Libye ainsi qu'une description de l'activité du projet et un projet de budget. Certaines parties du document sont de nature descriptive, en particulier l'introduction, la vue d'ensemble du contexte dans le sud de la Libye et le projet de budget. La Commission devrait envisager d'accorder un accès partiel à ce document.

Le document 49 («addendumphase II»)est un contrat signé entre la Commission et le ministère italien de l’intérieur modifiant la convention de délégation pour la deuxième phase du projet. Le document ne contient aucune information sensible à l'exception de certaines données personnelles. La Commission devrait accorder un large accès partiel à ce document.

[1] Conformément à l’article 2, paragraphe 10, du statut du Médiateur européen [règlement (UE) 2021/1163 du 24 juin 2021 fixant le statut et les conditions générales d’exercice des fonctions du Médiateur], disponible à l’adresse suivante: https://www.ombudsman.europa.eu/fr/legal-basis/statute/fr.

[2] Conformément aux règles énoncées dans le règlement (CE) n° 1049/2001 du Parlement européen et du Conseil du 30 mai 2001 relatif à l'accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission, disponibles à l'adresse suivante: https://eur-lex.europa.eu/legal-content/en/TXT/?uri=CELEX%3A32001R1049

[3] Conformément à l’article 2, paragraphe 10, du statut du médiateur.

[4] Si vous souhaitez soumettre des documents ou des informations que vous considérez comme confidentiels et qui ne devraient pas être divulgués au plaignant, veuillez les cocher «Confidentiel». Les e-mails cryptés peuvent être envoyés à notre boîte aux lettres dédiée.

[5] Conformément à l’article 2, paragraphe 10, du statut du Médiateur européen.

[6] Article 4, paragraphe 1, point a), premier alinéa, article 4, paragraphe 1, point a), troisième alinéa, et article 4, paragraphe 1, point b), du règlement (CE) no 1049/2001.

[7] Documents 1, 3, 4, 7, 10, 13, 20, 21, 31, 33, 34, 35, 36, 41 et 43.

[8] Documents 15, 18, 24, 28, 32, 37, 40 et 47.

[9] Documents 5, 8, 11 et 12.

[10] Documents 2, 14, 22, 25, 29, 30, 42, 44 et 46. Le document 19 est exclu de la liste. Bien qu'il s'agisse également d'une lettre d'accompagnement, elle semble contenir des éléments supplémentaires.

[11] Documents 16, 17, 23, 27, 38 et 39.

[12] Documents 45 et 50 à 59.