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Decision in case 2067/2020/MIG on the European Border and Coast Guard Agency’s (Frontex) handling of multiple requests for public access to documents made by a single applicant

Mercredi | 16 juin 2021

The case concerned how the European Border and Coast Guard Agency (Frontex) handled multiple requests for public access to documents made by a single applicant. Frontex considered that the scope of the complainant’s multiple requests, which had been made in close temporal proximity, was too extensive to be processed in parallel. It therefore proposed, as a fair solution, to put them in a queue and process them in turn. The complainant did not agree to this approach.

The Ombudsman noted that it was not clear how extensive the scope of the complainant’s requests was and how much work it would entail to assess whether the documents concerned can be released. She proposed that Frontex should immediately recommence processing the complainant’s access requests, beginning with the most urgent one, as indicated by the complainant during the inquiry. She also proposed that Frontex provide the complainant with a list of all documents at issue to enable him to determine the priority of each request.

Frontex accepted the Ombudsman’s proposal and provided the complainant with a reply to the indicated access request shortly thereafter.

The Ombudsman welcomed Frontex’s response to her proposal for a solution and closed the case, calling on Frontex to make every effort to ensure that the complainant’s access requests are now dealt with quickly. The Ombudsman also encourages Frontex, in an effort to avoid delays, to improve its communication with applicants when attempting to find a fair solution on how to process extensive requests.

Décision dans l’affaire OI/5/2020/MHZ sur le fonctionnement du mécanisme de plainte de l’Agence européenne de garde-frontières et de garde-côtes (Frontex) pour les violations présumées des droits fondamentaux et le rôle de l’agent chargé des droits fondamentaux

Mardi | 15 juin 2021

La Médiatrice a ouvert une enquête de sa propre initiative afin d’examiner la manière dont l’Agence européenne de garde-frontières et de garde-côtes (Frontex) traite les violations présumées des droits fondamentaux via son «mécanisme de plaintes», et d’aborder le rôle et l’indépendance de l’agent chargé des droits fondamentaux de Frontex à cet égard.

Dans le cadre d’une précédente enquête, la Médiatrice a recommandé la création d’un mécanisme indépendant pour traiter les plaintes concernant les opérations de Frontex. Le mécanisme de plaintes a été approuvé par les législateurs de l’UE, et est devenu opérationnel en 2016.

Avec le mécanisme de plaintes, Frontex traite les plaintes des personnes qui estiment que leurs droits fondamentaux ont été violés dans le cadre des opérations de Frontex. Le rôle de l’agent chargé des droits fondamentaux est de traiter directement les plaintes concernant les actions des membres du personnel de Frontex, ainsi que de s’assurer que les plaintes concernant le personnel des autorités nationales impliquées dans les opérations de Frontex sont traitées correctement par les autorités compétentes.

Cette enquête visait à évaluer la manière dont Frontex a mis en œuvre les nouvelles règles concernant le mécanisme de plaintes et l’agent chargé des droits fondamentaux, qui sont entrées en vigueur en novembre 2019. Elle a également cherché à évaluer l’efficacité globale du mécanisme de traitement des plaintes, dans un contexte de préoccupations publiques concernant les violations des droits fondamentaux dans le cadre des opérations de Frontex.

Depuis sa création, le mécanisme de plaintes n’a traité qu’un très faible nombre de plaintes, et aucune plainte n’a encore été déposée concernant les actions des membres du personnel de Frontex. Entre 2016 et janvier 2021, l’agent en charge des droits fondamentaux a reçu 69 plaintes, dont 22 étaient recevables. Les opérations associant des membres du personnel de différents organismes, qui relèvent de différentes autorités, il peut être difficile pour les plaignants potentiels d’identifier les auteurs présumés et de comprendre comment et à qui ils peuvent signaler les violations présumées, et de demander réparation par les voies appropriées.

Dans le cadre de cette enquête, la Médiatrice a également examiné les plaintes traitées par le mécanisme de plaintes et a identifié diverses lacunes potentielles qui pourraient compliquer le signalement des violations présumées des droits fondamentaux et la demande de réparation. L’enquête de la Médiatrice a également identifié des retards de Frontex dans la mise en œuvre de ses nouvelles obligations concernant le mécanisme de plaintes et l’agent chargé des droits fondamentaux.

Sur la base de l’enquête, la Médiatrice présente une série de suggestions d’amélioration à Frontex, en vue d’améliorer l’accessibilité du mécanisme de plainte pour les victimes potentielles de violations des droits fondamentaux et de renforcer la responsabilité des opérations de Frontex et de tous ceux qui y prennent part. Il s’agit notamment de suggestions sur la manière de permettre aux victimes potentielles de violations des droits fondamentaux d’être plus facilement informées des possibilités de recours et de signaler les incidents, ainsi que de suggestions visant à améliorer le traitement et le suivi des plaintes.