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The case concerned a request for public access to documents held by the European Border and Coast Guard Agency (Frontex) concerning return operations. The complainant specifically asked to receive the requested documents in a machine-readable format. Frontex disclosed the requested documents, but in a different format.

The Ombudsman asked Frontex to explain in more detail its reasons for providing the complainant with a non-machine readable format. In reply, Frontex disclosed the documents in a machine-readable file format.

Since Frontex settled the problem, the Ombudsman closed the inquiry.

Le plaignant, qui est journaliste, a demandé l’accès du public à tous les documents que Frontex avait divulgués, à la suite de demandes d’accès du public, au cours de la période allant de 2016 à 2018 et de la période s’étendant de novembre 2020 au jour de sa demande en décembre 2021. Il a également sollicité l’accès aux demandes précédemment formulées.

Frontex a considéré que la demande du plaignant était d’une ampleur volumineuse et lui a suggéré de la scinder en plusieurs demandes distinctes à traiter successivement. Le plaignant a refusé cette proposition et s’est adressé à la Médiatrice.

Au cours de l’enquête, le plaignant a limité sa demande aux documents déjà divulgués, que Frontex lui a transmis, mais avec un certain retard. Par conséquent, et bien que la Médiatrice ne soit pas convaincue que le traitement de la demande par Frontex était conforme aux normes que les citoyens sont en droit d’attendre des autorités de l’UE, elle a décidé de clôturer l’affaire. Toutefois, elle a demandé à Frontex de lui indiquer la manière dont, à l’avenir, l’Agence mettra à disposition dans son registre public des documents qui ont été divulgués à la suite de demandes d’accès du public.

L’affaire concernait une demande de deux chercheurs souhaitant obtenir l’accès du public à des documents relatifs aux accords informels sur le retour et la réadmission de migrants en situation irrégulière, conclus par l’UE avec six pays tiers. Le Conseil de l’UE a refusé cet accès, en faisant valoir qu’une telle divulgation pourrait porter atteinte aux relations internationales.

L’équipe d’enquête de la Médiatrice a examiné les documents en question et a obtenu des explications supplémentaires de la part du Conseil, y compris des informations confidentielles. Sur cette base et compte tenu du large pouvoir d’appréciation dont disposent les institutions de l’UE lorsqu’il s’agit d’examiner si l’intérêt public en matière de relations internationales est menacé, la Médiatrice a estimé que la décision du Conseil de refuser l’accès ne constituait pas une erreur manifeste. L’intérêt public en cause ne pouvant être supplanté par un autre intérêt public jugé plus important, la Médiatrice a clôturé l’affaire en concluant à l’absence de mauvaise administration. Cela étant, il convient de tout mettre en œuvre pour rassurer les citoyens sur le fait que les droits fondamentaux des migrants sont respectés et que des garanties adéquates sont mises en place dans le cadre du processus considéré.

L’affaire concernait une demande d’accès du public à des documents relatifs à un accord informel sur le retour et la réadmission de migrants en situation irrégulière, conclu par l’UE avec la Gambie. La Commission a refusé cet accès, en faisant valoir qu’une telle divulgation pourrait porter atteinte aux relations internationales.

L’équipe d’enquête de la Médiatrice a examiné le document en question et a par ailleurs examiné, dans le cadre d’une enquête parallèle, cinq accords similaires conclus avec d’autres pays tiers et des documents connexes. Sur la base de ces inspections et compte tenu du large pouvoir d’appréciation dont disposent les institutions de l’UE lorsqu’il s’agit d’examiner si l’intérêt public en matière de relations internationales est menacé, la Médiatrice a estimé que la décision de la Commission de refuser l’accès ne constituait pas une erreur manifeste. L’intérêt public en cause ne pouvant être supplanté par un autre intérêt public jugé plus important, la Médiatrice a clôturé l’affaire en concluant à l’absence de mauvaise administration. Elle a toutefois noté qu’il convient de tout mettre en œuvre pour rassurer les citoyens sur le fait que les droits fondamentaux des migrants sont suffisamment protégés et que des garanties adéquates sont mises en place dans le cadre du processus considéré.

Le plaignant a demandé à la Commission européenne d’avoir accès à des courriels de ses représentants établis en Grèce concernant la situation migratoire dans deux zones d’attente. Sur la base de ces courriels et d’autres informations, la Commission élabore des «rapports quotidiens» et des «rapports sur la gestion des migrations». En réponse à la demande du plaignant, la Commission a accordé un large accès aux rapports quotidiens et aux rapports sur la gestion des migrations, mais n’a pas identifié les courriels de ses représentants sur le terrain comme relevant du champ d’application de la demande.

Au cours de l’enquête, la Commission a précisé qu’elle ne considérait pas les courriels en question comme des «documents» au sens de la législation de l’Union relative à l’accès du public aux documents. La Commission a par ailleurs estimé que les courriels ne remplissaient pas les critères d’enregistrement dans son système de gestion des documents. La Commission a également confirmé que les courriels demandés par le plaignant n’existent plus, étant donné qu’ils ont été supprimés conformément à la politique de conservation applicable.

Étant donné que les courriels demandés par le plaignant étaient des «documents» au sens de la législation de l’Union relative à l’accès du public aux documents, la Commission aurait dû déterminer et évaluer si l’accès du public aux documents qui existaient encore au moment de la demande d’accès pouvait être octroyé. Le fait que la Commission ne l’ait pas fait constitue un cas de mauvaise administration.

Étant donné que la Commission a informé la Médiatrice que les documents en question n’existent plus, une recommandation demandant à la Commission de les recenser et de les évaluer à présent ne présenterait aucun intérêt et des enquêtes complémentaires sur la question ne sont pas justifiées.

La Médiatrice invite la Commission à recenser et à évaluer tous les documents relevant du champ d’application de toute demande future, conformément à la législation de l’UE sur l’accès aux documents et à la lumière de ses conclusions dans cette affaire.