La plaignante, une organisation à but non lucratif basée en Belgique, a participé à un projet financé par l’UE qui visait à résoudre les problèmes rencontrés par les personnes âgées dans l’utilisation des solutions TIC. Un audit financier a révélé que le système utilisé par le plaignant pour enregistrer le temps de travail n'était pas fiable. En conséquence, la Commission a cherché à récupérer plus de 85 000 EUR auprès du plaignant.

La Médiatrice a enquêté sur la question et a constaté que les auditeurs avaient reconnu que le travail effectué par le plaignant sur deux «éléments livrables» spécifiques était légitime, tout comme le temps de travail concerné. Elle estime donc que la Commission n’était pas fondée à rejeter les frais de personnel liés à ces travaux. Pour remédier à cette situation, elle a recommandé à la Commission de réduire le montant qu’elle cherchait à recouvrer en conséquence.

La Commission a pleinement accepté la recommandation de la Médiatrice et a accepté de réduire le montant à recouvrer de près de 37 000 EUR. Dans ce contexte, le Médiateur a classé l’affaire. Toutefois, la Médiatrice poursuit une enquête distincte concernant le recouvrement des fonds relatifs aux autres «éléments livrables».

L’affaire concernait la résiliation d’un contrat de services par la Commission européenne. Le plaignant affirmait que la Commission n’aurait pas répondu à ses lettres, qu’elle aurait résilié le contrat de services sans motif valable et qu’elle aurait tardé à régler les factures qui lui avaient été adressées. Il demandait également à être indemnisé pour les retards de paiements et les dommages.

La Médiatrice a mené l’enquête sur ces allégations. Pour ce qui est de la première, elle a conclu que, puisque la Commission a fini par répondre aux lettres du plaignant, la question avait été réglée. En ce qui concerne la deuxième allégation, qui porte sur la présumée résiliation du contrat sans motif valable, la Médiatrice a conclu qu'il n’y avait pas eu de mauvaise administration de la part de la Commission, puisque le contrat donnait à celle-ci le droit de le résilier à tout moment et que, en tout état de cause, la Commission avait bien fourni un motif valable de résiliation. En ce qui concerne la troisième allégation, la Médiatrice a conclu qu’une solution avait été trouvée au problème des retards de paiement des factures, puisque la Commission a finalement versé au plaignant les sommes dues pour le travail effectué et qu’elle a accepté de verser des intérêts de retard. Enfin, en ce qui concerne la demande d’indemnisation, la Médiatrice a conclu qu'il n’y avait pas lieu de faire d’enquête supplémentaire sur la question, puisque la Commission a versé au plaignant une indemnité pour le préjudice subi et que le contrat ne prévoyait aucune indemnité pour aucun autre type de dommages.

L’affaire concernait le rejet par la Commission et la proposition de recouvrement de certains coûts liés à des activités sous-traitées dans le cadre d’une convention de subvention au titre du 6e PC. À la suite de l’enquête de la Médiatrice, la Commission a décidé de ne pas procéder au recouvrement des dépens pour un montant total de près de 87 000 EUR. La Commission a expliqué qu’elle avait décidé de modifier sa décision initiale au motif que le plaignant avait agi de bonne foi et conformément aux conseils qu’elle avait elle-même donnés.

Le Médiateur s'est félicité de cette nouvelle décision; néanmoins, elle a jugé regrettable que, pendant plusieurs années, la plaignante ait eu la perspective d’un recouvrement important des fonds suspendus au-dessus de celle-ci.

Le plaignant, un institut de recherche basé dans le pays Z, a participé à un projet financé par l'UE au titre du septième programme-cadre de recherche et de développement technologique.

Un audit a révélé des irrégularités dans le projet, ce qui a conduit la Commission à demander le recouvrement de plus de 300 000 euros auprès du plaignant, malgré les éclaircissements apportés sur les irrégularités. Le plaignant n'a pas été satisfait du résultat et a déposé une plainte auprès du Médiateur européen.

L'Ombudsman a enquêté sur la question et a conclu que certaines des conclusions des vérificateurs étaient erronées. Étant donné que la question la plus cruciale était de déterminer la date effective de début du projet, le Médiateur a proposé comme solution que la Commission consulte un expert pour vérifier la conclusion des auditeurs à cet égard ou ordonne un «audit technique», comme le prévoit la «convention de subvention». La Commission a accepté la solution, à condition que les frais de recrutement de l'expert soient supportés conjointement par les deux parties. Le Médiateur a demandé à la Commission et au plaignant de s'entendre sur la sélection de l'expert à désigner et a clôturé l'affaire.

La majeure partie du budget de l’UE est allouée chaque année à des fonds et programmes gérés par la Commission européenne sur une base partagée avec les États membres. En juin 2015, la Médiatrice a ouvert une enquête d’initiative concernant le respect des délais de paiement par la Commission,en mettant l’accentsur les paiements aux contractants privés et aux bénéficiaires, qui sont les plus susceptibles de souffrir du retard de paiement. Cette enquête faisait suite à quatre enquêtes antérieures sur le même sujet.

Le Médiateur a demandé des informations sur le nombre et le pourcentage de cas dans lesquels des retards de paiement sont survenus, l’ampleur des retards survenus, les montants concernés et les cas dans lesquels des intérêts de retard ont été versés. Le Médiateur a également effectué une inspection sur place afin de mieux comprendre le fonctionnement pratique du processus de paiement.

La Médiatrice note que la proportion globale de retards de paiement a augmenté depuis 2013, en raison de deux facteurs principaux. Premièrement, le règlement financier actuel, qui est entré en vigueur le 1er janvier 2013, a imposé des délais de paiement plus stricts. Deuxièmement, l’autorité budgétaire de l’UE (c’est-à-dire le Parlement et le Conseil) a limité le montant des «crédits de paiement» en 2014, c’est-à-dire les fonds alloués aux institutions pour payer les factures au cours de l’année.

La Médiatrice se félicite des progrès accomplis par la Commission dans la réduction du nombre et de la valeur des retards de paiement en 2015, après avoir atteint un sommet en 2014. Elle reconnaît que le manque à gagner en crédits de paiement était un facteur exceptionnel échappant au contrôle de la Commission. La Médiatrice note en outre que l’augmentation des moyennes des retards de paiement à partir de 2013 ne signifiait pas que les performances de la Commission s’étaient détériorées en termes absolus. Dans le même temps, la Médiatrice souligne que la Commission doit consentir des efforts considérables pour respecter les délais légaux plus stricts prévus par le règlement financier actuel.

L’inspection de la Médiatrice a montré que la Commission suit de près ses performances dans ce domaine et a élaboré de nombreuses bonnes pratiques. Toutefois, la Médiatrice est préoccupée par le fait que certaines des mesures récemment annoncées par la Commission ont déjà été évoquées en 2010 à la suite d'une consultation lancée par la Médiatrice dans le cadre d'une enquête précédente.

En juillet 2014, la Commission a rejeté la demande de la plaignante de travailler en tant qu'experte sur un projet en Indonésie parce qu'elle s'était déjà engagée à travailler sur un projet financé par l'UE au Liberia qui se déroule en même temps. La plaignante a présenté une nouvelle demande lorsque le projet au Libéria a été retardé en raison de la crise d'Ebola, soulignant qu'elle était en fait disponible pour travailler sur le projet en Indonésie.

La Médiatrice a estimé que la Commission est en droit de demander que des experts soient disponibles pour travailler exclusivement sur des projets pendant des périodes déterminées. Elle a fait remarquer que la plaignante avait déclaré qu'elle serait disponible pour travailler, à titre exclusif, sur deux projets qui se chevauchent. La plaignante n'a pas expliqué cette contradiction lorsqu'elle a présenté sa demande initiale. Sur la base des informations fournies, le Médiateur estime que la Commission a eu raison de rejeter la première demande du plaignant. En ce qui concerne la deuxième demande, la plaignante a en fait déclaré que la crise actuelle d'Ebola au Libéria signifiait qu'elle était en fait libre de travailler sur le projet en Indonésie. La Commission a ensuite réexaminé sa situation. De l'avis du Médiateur, il a rendu un jugement juste et raisonnable lorsqu'il a conclu que la plaignante n'était pas en mesure de garantir sa disponibilité. La Médiatrice conclut donc que la Commission n’a pas non plus commis d’erreur en rejetant sa deuxième demande de travail sur le projet indonésien. Cependant, il laisse des questions quant à la façon dont la Commission traite les droits des experts pris dans des crises telles que l'épidémie d'Ebola.

La Médiatrice a clôturé l’enquête en concluant à l’absence de mauvaise administration. Elle suggère à la Commission que, lorsqu’un projet doit être suspendu, elle soit prête à libérer tout expert concerné d’un engagement d’exclusivité.

L'affaire concernait le licenciement d'un chef d'équipe dans le cadre d'un projet financé par l'UE en Amérique centrale.

Le Médiateur a enquêté sur la question et a conclu que la Commission avait agi raisonnablement en permettant au bénéficiaire du projet de licencier le chef d’équipe après la signature du contrat. Le Médiateur a donc classé l'affaire.

Le plaignant avait conclu un contrat de subvention avec la Commission européenne pour le financement d'un projet en Égypte. En vertu de ce contrat, le plaignant devait fournir une garantie financière d'une banque ou d'un établissement financier établi dans l'UE afin d'obtenir le préfinancement du projet par la Commission. Après l'entrée en vigueur du contrat, il s'est avéré que le plaignant n'était pas en mesure de fournir la garantie financière requise. Pour cette raison, la Commission a résilié le contrat.

Le Médiateur a constaté que la Commission avait respecté son obligation contractuelle de consulter le plaignant avant de procéder à la résiliation du contrat. À la lumière des informations que le plaignant a fournies à la Commission sur ses capacités financières, le Médiateur a également estimé que la Commission pouvait raisonnablement comprendre que le plaignant n’aurait pas été en mesure de mettre en œuvre le projet sans préfinancement et que, par conséquent, toute consultation supplémentaire était inutile.

Le Médiateur a conclu que la Commission avait agi de manière légale et raisonnable en résiliant le contrat avec le plaignant. Toutefois, le Médiateur a suggéré que, dans les futurs contrats, la Commission envisage d'inclure, dans les clauses contractuelles types, une disposition autorisant le bénéficiaire de la subvention à renoncer au préfinancement de la Commission. Cela supprimerait l'obligation de fournir une garantie financière si le bénéficiaire était en mesure de prouver qu'il dispose des moyens financiers nécessaires à la réalisation du projet. Le Médiateur a également demandé à la Commission de veiller à toujours indiquer, dans une lettre de résiliation, la base juridique exacte de cette décision ainsi que les possibilités de recours contre celle-ci.

L'affaire concernait la décision de la Commission de ne pas accepter certains coûts déclarés par un partenaire dans le cadre d'un projet financé par l'UE. La décision de la Commission signifiait que son paiement final au consortium était réduit de la somme que ce partenaire avait reçue à titre de préfinancement. Le coordinateur a fait valoir qu'il incombait à la Commission de recouvrer les fonds indûment versés au partenaire en question.

La Médiatrice a estimé que la Commission avait traité la question correctement, car elle n'aurait pu engager un recouvrement que s'il y avait eu une dette envers l'Union. La répartition du financement entre les partenaires du projet est une question de nature différente, dans laquelle la Commission n'a aucune obligation d'intervenir. Le Médiateur n'a donc constaté aucun cas de mauvaise administration de la part de la Commission.

L'affaire concernait la décision de la Commission de déclarer inéligibles certains coûts déclarés par un partenaire à un projet financé par l'UE. Le Médiateur a enquêté sur la question et a conclu que les motifs invoqués par la Commission pour ne pas accepter les coûts en question étaient raisonnables. Le Médiateur a donc clos l’affaire en concluant à l’absence de mauvaise administration.

Le plaignant est une PME qui a participé en tant que bénéficiaire à un projet de la Commission. Elle rémunère son personnel en partie par le versement de dividendes. Lorsque la Commission a rejeté en 2014 une partie des coûts de personnel du plaignant comme étant inéligibles, le plaignant a fait valoir que la Commission avait précédemment approuvé son modèle de rémunération et que, par conséquent, elle avait une confiance légitime dans le remboursement de ses coûts de personnel en conséquence. Le plaignant s'est adressé au Médiateur.

Après avoir examiné le dossier de la Commission, le Médiateur a constaté que celle-ci n'avait pas explicitement approuvé le modèle de rémunération du plaignant et que les conditions d'existence de la confiance légitime n'étaient pas remplies. Le Médiateur a en outre estimé que la position de la Commission était juridiquement correcte et conforme à la convention de subvention. Toutefois, la Médiatrice a également estimé que la Commission aurait pu faire preuve de plus de diligence et avertir le plaignant, lors de son adhésion au projet, que son modèle de rémunération ne serait pas acceptable. Dans une autre lettre adressée au plaignant, la Commission lui a fait part de ses regrets quant à l'évolution des événements, mais a également exprimé l'espoir que le plaignant poursuivrait sa participation au projet. Le Médiateur a constaté qu'il n'y avait pas eu de mauvaise administration de la part de la Commission dans le traitement de cette affaire, même s'il était regrettable que le plaignant comprenne que son modèle de rémunération serait accepté par la Commission.