Le contexte

1. Les retards de paiement et les retards de paiement dans les transactions commerciales ont des effets négatifs sur les contractants, en particulier sur les petites entreprises dont les flux de trésorerie sont limités ^[1]. Le 16 février 2011, le Parlement européen et le Conseil ont adopté la directive 2011/7/UE concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales afin de protéger les entreprises, et en particulier les petites et moyennes entreprises (PME), contre les retards de paiement de la part d'entreprises privées et d'autorités publiques ^[2].

2. La Commission européenne assume la responsabilité globale de la gestion du budget de l’UE. Chaque année, près de 94 % du budget de l'UE est alloué à des fonds et programmes en gestion directe, indirecte ou partagée ^[3]. Pour s’acquitter de ses tâches, la Commission doit également acheter des biens et des services au moyen d’appels d’offres. Les retards de paiement peuvent nuire à la réputation de la Commission et dissuader les PME et les petites organisations de répondre aux appels d’offres ou de participer aux programmes de financement de l’UE.

3. Depuis 1999, le Médiateur a mené quatre enquêtes d'initiative sur cette question ^[4]. Dans sa décision de clôture de l’enquête OI/2/2013/EIS, la Médiatrice a noté que le délai moyen de paiement de la Commission avait diminué en 2011 et 2012, tout comme le nombre et la valeur des retards de paiement. Étant donné que les résultats de la Commission avaient évolué positivement, il n’y avait pas lieu de poursuivre les enquêtes à ce moment-là. La Médiatrice a néanmoins estimé qu'il était nécessaire de garder cette question à l'étude et a invité la Commission à lui fournir des données statistiques sur les retards de paiement pour 2013 dès qu'elles seraient disponibles.

4. En mai 2014, la Commission a présenté les chiffres demandés, qui ont révélé que le nombre et la valeur des retards de paiement en 2013 avaient augmenté par rapport à 2012. Le Médiateur a donc décidé d'ouvrir une nouvelle enquête afin de comprendre les raisons de ces augmentations et d'évaluer les mesures correctives prises par la Commission.

L'enquête

5. La présente enquête porte sur les paiements effectués par la Commission en gestion directe et indirecte, l'accent étant mis en particulier sur les contractants privés et les bénéficiaires de subventions, qui sont plus susceptibles que les pouvoirs publics de rencontrer des difficultés en raison de retards de paiement.

6. Le Médiateur a demandé des informations sur le nombre et le pourcentage de cas dans lesquels des retards de paiement étaient survenus, l’ampleur des retards survenus, les montants concernés et les cas dans lesquels des intérêts de retard étaient versés. Le Médiateur a également demandé à la Commission pourquoi ces retards s'étaient produits et quelles mesures correctives elle prenait.

7. Le personnel du Médiateur a également effectué une inspection sur place de 16 dossiers concernant des paiements effectués par sept directions générales (DG) et une agence exécutive ^[5]. Bien que ces inspections aient été limitées en termes de nombre de DG couvertes et de dossiers examinés, elles ont fourni un aperçu utile des problèmes qui se posaient, en identifiant certaines des pratiques utiles introduites dans certains domaines ainsi que certaines pratiques problématiques. Afin de disposer des informations les plus complètes possibles, la Médiatrice a décidé de reporter l’achèvement de cette enquête jusqu’à ce que les rapports annuels d’activité de la Commission pour 2015 soient disponibles.

8. Dans le cadre de son enquête, la Médiatrice a examiné à la fois le devoir de la Commission d’assurer une bonne gestion financière, notamment en évitant les paiements irréguliers ou erronés, et le droit fondamental des contractants et des bénéficiaires à une bonne administration, notamment en veillant à ce que leurs demandes de paiement soient traitées dans un délai raisonnable. La Médiatrice a en outre estimé qu’il importait d’éviter d’imposer des charges administratives disproportionnées aux contractants et aux bénéficiaires.

Informations obtenues au cours de l'enquête

A. Respect par la Commission des délais de paiement

9. La Médiatrice a demandé et obtenu des données statistiques pour 2013, 2014 et 2015 [6].

10. En 2015, la Commission a effectué 379 220 paiements pour une valeur totale de 26,67 milliards d’EUR. La Commission a constaté que 67 805 paiements, d’un montant de 2,47 milliards d’EUR, avaient été effectués en dehors des délais légaux. Les retards de paiement en 2015 représentaient donc 17,9 % de l’ensemble des paiements de la Commission en nombre et 9,3 % en valeur.

a. Délai de paiement net de la Commission ^[7] (en jours)

 

2011	2012	2013	2014	2015
26	25	24	28	24

b. Nombre et valeur des retards de paiement

	2011	2012	2013*	2014*	2015*
Numéro	50.481	46.815	64.647	74.439	67.805
Valeur (en millions d'euros)	1.516	1.377	1.857	2.904	2.472

c. Pourcentage de retards de paiement

* Les retards de paiement sont calculés sur la base du règlement financier en vigueur pour les contrats et conventions de subvention signés à partir de 2013 et sur la base du règlement financier de 2007 pour les contrats et conventions de subvention signés avant 2013.

d. Délai moyen pour les paiements effectués en dehors des délais légaux (en jours)

11. Le délai de paiement net de la Commission a diminué depuis 2011 (à l’exception de 2014, comme expliqué ci-dessous). Depuis 2011, le nombre moyen de jours de retard de paiement a également diminué (à l’exception de 2015). D’autre part, si le pourcentage de retards de paiement a diminué en nombre entre 2009 et 2012, il a ensuite augmenté de manière significative, atteignant un sommet en 2014. Il y a eu une amélioration en 2015, mais le pourcentage reste supérieur aux niveaux de 2013.

e. Typologie des retards de paiement

*Paiements entre services et à d’autres institutions et organes de l’UE

12. Les honoraires et les remboursements aux experts - qui sont généralement des paiements de faible valeur - représentent de loin la plus grande catégorie de retards de paiement en termes de nombre (53 608 en 2015, soit 79,2 % de l'ensemble des retards de paiement). Toutefois, ils ne représentent que 33 millions d'euros, soit 1,3 % de la valeur des retards de paiement. En revanche, les subventions et les marchés publics - qui impliquent des sommes d'argent plus importantes - représentent un nombre relativement faible de paiements (10 061, soit 14,8 % de tous les retards de paiement), mais 91,9 % des retards de paiement en valeur (2,27 milliards d'euros).

13. Depuis le 1er janvier 2008 ^[8], les créanciers ont automatiquement droit à des intérêts moratoires en cas de retard de paiement, à condition que les intérêts courus dépassent 200 EUR. Si les intérêts sont inférieurs ou égaux à 200 EUR, ils ne sont payés que sur demande. Le nombre de demandes d’intérêts moratoires et le montant total des intérêts versés par la Commission ont considérablement augmenté en 2014 et 2015 en raison de l’augmentation du nombre de paiements en dehors des délais légaux.

f. Nombre de demandes d’intérêts moratoires

g. Intérêts de retard versés par la Commission (en millions d’EUR)

B. Principales raisons des moyennes plus élevées des retards de paiement

14. Dans sa première réponse à la Médiatrice, la Commission a identifié deux raisons principales à l’augmentation des moyennes des retards de paiement en 2013 et 2014: les délais de paiement plus courts introduits à partir du début de 2013 avec l'entrée en vigueur du règlement (UE, Euratom) no 966/2012 ^[9] (ci-après le «règlement financier actuel») et la pénurie de crédits de paiement [10] à laquelle la Commission a été confrontée en 2014.

Première raison principale: des délais de paiement plus serrés

15. Jusqu’au 31 décembre 2012, les délais légaux de paiement de la Commission étaient de 30 jours calendrier pour les services ou fournitures et de 45 jours calendrier pour les marchés, subventions et décisions qui ne dépendaient pas de l’approbation d’un rapport ou d’un certificat. Pour les paiements nécessitant un rapport ou un certificat, le délai de 45 jours n'a commencé à courir qu'après l'approbation du rapport. Le délai d’approbation ne pouvait dépasser 20 jours pour les contrats simples portant sur la fourniture de biens et de services, 45 jours pour les autres contrats, subventions et décisions, et 60 jours pour les cas impliquant des services techniques ou des actions particulièrement complexes à évaluer ^[11]. Le paiement peut donc prendre jusqu'à 105 jours civils dans un cas complexe où 60 jours sont nécessaires pour l'approbation d'un rapport et 45 jours supplémentaires pour effectuer le paiement.

16. Les délais et leur calcul ont été modifiés et, par conséquent, réduits par le règlement financier actuel. Aux termes de l’article 92, paragraphe 1, du règlement financier actuel, «[l]es paiements sont effectués dans les délais suivants:

a) 90 jours calendrier pour les conventions de délégation, les contrats, les conventions de subvention et les décisions impliquant des services techniques ou des actions particulièrement complexes à évaluer et dont le paiement dépend de l'approbation d'un rapport ou d'un certificat;

b) 60 jours civils pour toutes les autres conventions de délégation, contrats, conventions de subvention et décisions dont le paiement dépend de l’approbation d’un rapport ou d’un certificat;

c) 30 jours calendrier pour toutes les autres conventions de délégation, contrats, conventions de subvention et décisions».

17. Ces délais comprennent le temps nécessaire à la Commission pour évaluer et approuver toutes les pièces justificatives. Cela signifie qu'en vertu du règlement financier actuel, le délai de paiement ne peut pas dépasser 90 jours, même dans les cas les plus complexes [12].

Deuxième raison principale: pénurie de crédits de paiement en 2014

18. La deuxième raison principale expliquant l'augmentation significative des retards de paiement entre 2013 et 2014 était un manque à gagner dans les crédits de paiement convenus par l'autorité budgétaire (Parlement et Conseil). Ce problème, apparu en 2014 [13], a entraîné des retards de paiement.

19. La Médiatrice a demandé à la Commission de lui fournir le nombre et la valeur des retards de paiement dus à la pénurie de crédits de paiement en 2014 et 2015. La Commission a fourni des chiffres qui montrent que l’absence de crédits de paiement représentait 2,5 % de l’ensemble des retards de paiement en 2014 (soit 1 851 sur un total de 74 439) et 26 % en valeur (soit 755 millions d’EUR sur un total de 2,90 milliards d’EUR). Ce problème concernait principalement les subventions et les factures de marchés publics.

h. Analyse du nombre et de la valeur des retards de paiement

20. La Commission a informé la Médiatrice que, malgré les efforts qu'elle avait déployés en mai 2014 pour obtenir l'augmentation nécessaire des crédits de paiement, l'autorité budgétaire n'avait pas accepté d'autoriser les crédits de paiement avant la mi-décembre 2014. Ce faisant, elle a fourni 1,1 milliard d’EUR de moins que le montant demandé par la Commission. En conséquence, la Commission n’a pas été en mesure d’honorer tous ses engagements juridiques en 2014. La pénurie de crédits de paiement a également eu une incidence sur les chiffres de 2015; l’arriéré de paiements de 2014 a entraîné des retards au début de 2015.

21. Dans sa demande d'informations complémentaires, la Médiatrice a interrogé la Commission sur les mesures qu'elle avait prises pour atténuer les effets de cette pénurie de crédits de paiement. La Médiatrice souhaitait tout particulièrement savoir si la Commission avait donné la priorité aux bénéficiaires financièrement fragiles. En réponse à ces préoccupations, la Commission a énuméré les mesures suivantes:

i) La Commission a accordé la priorité aux demandes de paiement émanant d’entités fragiles qui couraient un risque d’insolvabilité en cas de retard de paiement (ONG, petites entreprises privées et particuliers) par rapport aux demandes de paiement émanant de grandes entreprises privées, d’organisations internationales et d’agences des États membres.

ii) La Commission a accordé la priorité aux demandes de paiement adressées à des consortiums comprenant des PME.

iii) La Commission a suspendu les paiements aux bénéficiaires moins prioritaires afin de disposer d'une réserve pour les paiements aux bénéficiaires fragiles.

iv) La Commission a accordé la priorité à un plus grand nombre de demandes de paiement de moindre importance - émanant principalement de PME et d'autres bénéficiaires fragiles - plutôt qu'à des paiements importants en faveur de bénéficiaires à faible priorité.

v) La Commission a accordé la priorité aux demandes de paiement en faveur de projets ou de bénéficiaires plus sensibles sur le plan politique.

22. Afin de donner davantage la priorité aux paiements en faveur des bénéficiaires fragiles, la Commission a mis en place d’autres mesures d’atténuation, telles que: retarder les appels à propositions, les dates de début des projets et la signature des engagements juridiques; retarder ou diminuer les paiements de préfinancement ou les avances; reporter les paiements de priorité inférieure ou effectuer des paiements partiels; le report des paiements finaux afin de faire face à de nouveaux besoins urgents; et assurer une gestion active des crédits de paiement par des virements continus entre les lignes budgétaires ^[14].

Autres raisons

23. La Commission a identifié les raisons suivantes - autres que la pénurie de crédits de paiement et les nouveaux délais légaux - pour lesquelles des retards de paiement pourraient être attribués:

• l’augmentation du nombre de paiements et leur répartition inégale au cours de l’année, conjuguée à la diminution des effectifs;
• des procédures longues pour le traitement des paiements aux experts; et
• la présentation tardive des pièces justificatives par les bénéficiaires.

24. La Commission a également attiré l'attention sur les mesures correctives suivantes qu'elle a prises:

• elle a centralisé l’enregistrement des factures au sein des DG;
• elle est passée d’une analyse séquentielle des rapports finaux des agents opérationnels et financiers à une analyse parallèle dans le même délai et avec une seule demande (si nécessaire) d’informations supplémentaires;
• elle a mis au point des outils en ligne permettant aux bénéficiaires de présenter des demandes de paiement et des pièces justificatives;
• elle a mis en place des mécanismes de suivi, tels que des rapports et des indicateurs clés de performance (ICP);
• elle a sensibilisé les agents opérationnels et financiers;
• elle a pris des mesures en vue d'une application efficace des suspensions; et
• pour un grand nombre de paiements de faible valeur, elle a rationalisé les processus financiers, centralisé les circuits financiers et, dans certains cas, transféré une partie substantielle de ces paiements vers des services spécialisés et plus efficaces pour traiter un grand nombre de paiements.

25. Enfin, la Commission a exposé les mesures suivantes qu'elle a prises pour veiller à ce que les paiements ne soient suspendus que lorsqu'il est correct de le faire:

• elle a amélioré les orientations à l’intention des demandeurs au moyen de manuels, de journées d’information et de réunions de lancement, d’instructions plus claires sur la manière de présenter les informations requises, d’ateliers internes et d’orientations à l’intention des agents opérationnels et financiers;
• il dispose de demandes normalisées d'informations complémentaires, spécifiques à chaque type de coût; et
• elle a introduit ou fait plus largement usage des paiements forfaitaires et des coûts unitaires [15] pour simplifier et accélérer le processus de paiement.

Évaluation du Médiateur

A. Déficit de crédits de paiement pour 2014

26. La Médiatrice constate que le déficit de crédits de paiement échappe au contrôle de la Commission et se félicite des mesures prises pour faire en sorte que les paiements en faveur des PME et d’autres bénéficiaires financièrement fragiles soient prioritaires. Elle note en outre qu’au-delà de l’incidence négative sur les contractants et les bénéficiaires, le fait de devoir faire face à ce déficit de crédits de paiement a entraîné des travaux administratifs supplémentaires pour la Commission.

B. Évolution des performances de la Commission

27. La Médiatrice se concentre sur les retards de paiement résultant de facteurs autres que le manque de crédits de paiement et peut être vue à l’image i) ci-dessous.

i. - Pourcentage de retards de paiement parmi tous les paiements effectués par la Commission

* À l'exclusion des retards de paiement dus à l'absence de crédits de paiement

28. La Médiatrice comprend que l’augmentation du pourcentage (en nombre global et en valeur) de retards de paiement à partir de 2013 est principalement due aux délais plus courts introduits par l’actuel règlement financier. Les performances de la Commission n’ont pas évolué négativement en termes absolus; au contraire, le délai de paiement net de la Commission a diminué au fil des ans. Dans le même temps, le Médiateur souligne que la Commission devra déployer des efforts considérables pour respecter les délais légaux actuels. Bien que les délais actuels, plus courts, contribuent à expliquer la proportion accrue de retards de paiement, ils ne peuvent pas les justifier.

C. Mesures prises par la Commission pour améliorer son processus de paiement en général

29. Avant de formuler des suggestions d’amélioration, il importe d’examiner de manière plus approfondie le fait que la situation varie considérablement au sein de la Commission, comme le montrent les rapports annuels d’activité de la Commission ^[16]. Le pourcentage de retards de paiement (en nombre) variait de moins de 3 % en 2015 pour plusieurs directions générales et agences exécutives à 24 % pour la DG Coopération internationale et développement (DEVCO). Bien que la Commission note que les performances relatives sont contrôlées par le comptable et que des mesures de suivi sont prises lorsque des problèmes sont constatés avec certaines DG, la Médiatrice observe que certaines DG ont enregistré un pourcentage élevé de retards de paiement depuis 2013. Cela ne signifie pas automatiquement que les DG ayant les moyennes les plus élevées sont les plus problématiques, car certaines gèrent des programmes de financement très complexes tandis que d’autres gèrent des contrats plus simples. Toutefois, la Commission doit accorder une attention particulière aux directions qui traitent avec les pays tiers [telles que la DG DEVCO, la DG Aide humanitaire et protection civile (DG ECHO)] ou le service des instruments de politique étrangère (FPI) dont les retards de paiement se situent entre 15 et 25 % de l’ensemble des paiements sur plusieurs années. Dans le même temps, le Médiateur reconnaît que ces directions peuvent être confrontées à des difficultés spécifiques dues au fait qu'une grande partie de leurs dépenses sont effectuées dans des pays tiers.  

30. Le Médiateur note également que certaines des mesures mentionnées par la Commission - notamment l'amélioration de la coordination entre les contrôles financiers et opérationnels et l'accélération des paiements aux experts - sont des questions récurrentes qui figuraient déjà dans les réponses à la consultation lancée par le Médiateur en 2010 dans le cadre de l'enquête d'initiative OI/1/2009/GG [17].

31. L’inspection de la Médiatrice a révélé que les retards de paiement peuvent être dus à différentes causes, tant au niveau financier qu’au niveau opérationnel: incompréhension d’une procédure de travail, manque de personnel dans un service financier, soumission tardive d’une évaluation technique par un expert externe ou approbation tardive du dossier de paiement au niveau opérationnel.

32. Au cours de l’inspection, la Médiatrice a également constaté que la Commission suivait de près ses indicateurs clés de performance (ICP) en matière de délais de paiement et que de nombreuses bonnes pratiques avaient été introduites, telles que l’utilisation systématique de listes de contrôle pour la vérification opérationnelle et financière, la création d’un centre commun de soutien aux programmes de recherche et une application plus stricte des délais lors du recours à la vérification technique externe. En ce qui concerne les paiements aux experts, qui représentent la grande majorité des retards de paiement en termes de nombre, la Commission a mis au point plusieurs outils en ligne permettant aux experts de présenter des demandes de paiement qui, selon la Médiatrice, accéléreront le processus.

33. La Médiatrice reconnaît que son inspection portait sur un nombre limité de dossiers et ne se voulait pas exhaustive. En outre, la diversité des situations entre les services de la Commission peut nécessiter des solutions différentes. Néanmoins, lors de la comparaison des pratiques dans l’ensemble de la Commission, la Médiatrice a identifié des possibilités d’amélioration dans trois domaines particuliers:

i) Renforcer encore la coopération entre les services de la Commission chargés de la partie opérationnelle des projets et les services chargés des aspects financiers. Cette question, déjà mentionnée lors de la consultation lancée par le Médiateur en 2010, a été soulevée lors de l’inspection à la DG ECHO, qui a pris des mesures pour améliorer la situation.

ii) Introduction de circuits sans papier pour le traitement des factures (certaines DG visitées par le personnel du Médiateur utilisent encore des dossiers papier). La Médiatrice comprend que des progrès sont réalisés dans ce domaine, étant donné que l’ensemble du processus de présentation des relevés de coûts et des pièces justificatives est électronique dans d’autres DG.

iii) Veiller à ce que le délai interne de la Commission de sept jours calendaires pour l’enregistrement des factures, qui constitue la première étape du processus de paiement, soit toujours respecté. Cette question est particulièrement pertinente pour la DG DEVCO et a été identifiée dans les rapports internes analysant les indicateurs clés de performance (ICP) de la DG.

34. Enfin, le contrôle a montré que la rotation du personnel au sein des unités financières et opérationnelles peut entraîner des retards dans le cas de projets complexes conçus pour durer plusieurs années. Le Médiateur reconnaît qu'il n'existe pas de solution simple ou à court terme à ce problème. Toutefois, cette question a été mentionnée lors de l’inspection de la Médiatrice comme une question importante dans le contexte général, en particulier dans le domaine de la recherche [18].

D. Gestion des suspensions

35. La Commission a recensé 26 511 suspensions ^[19] de demandes de paiement en 2015, dont 91 % ont été déclenchées par des documents manquants, des corrections, des demandes d’informations complémentaires ou la nécessité de modifier le contrat. Selon les rapports annuels d’activité de la Commission, le pourcentage de paiements suspendus (en nombre) en 2015 variait d’une DG à l’autre, passant de moins de 5 % en 2015 à 35 % dans le cas de la DG Recherche et innovation (RTD).

36. La Médiatrice est consciente du fait que les suspensions visent à éviter les paiements irréguliers ou erronés et constituent un outil fondamental pour garantir une bonne gestion financière. Les suspensions peuvent également permettre au personnel de la Commission de fournir des conseils aux bénéficiaires. Toutefois, les suspensions devraient être limitées à ce qui est strictement nécessaire étant donné que, comme les retards de paiement, de longues suspensions peuvent avoir des effets néfastes sur les petites organisations dont les flux de trésorerie sont limités. La proportion élevée de paiements suspendus dans certaines DG donne à penser que, malgré les efforts déployés par la Commission pour améliorer ses orientations et simplifier ses contrats, les bénéficiaires continuent de rencontrer des difficultés pour justifier leurs déclarations de coûts.

37. La Médiatrice note que les rapports annuels d’activité de la Commission, bien qu’ils analysent souvent le «délai net de paiement», ne fournissent pas toujours d’informations sur le «délai brut de paiement», qui inclut les périodes de suspension des paiements ^[20]. Alors que le «délai net de paiement» mesure la manière dont la Commission respecte les délais légaux, le «délai brut de paiement» mesure le temps réel que les bénéficiaires doivent attendre avant de recevoir le paiement. La publication de davantage d’informations sur le «délai brut de paiement» servirait d’indicateur utile pour mesurer les efforts déployés par la Commission pour simplifier davantage l’allocation des fonds de l’UE. Elle renforcerait également la transparence quant à l’incidence des mécanismes mis en place par la Commission pour contrôler les demandes de paiement [21]. Le Médiateur fait donc une suggestion correspondante à la Commission.

38. Enfin, la Commission a indiqué que, parmi les mesures mises en œuvre pour améliorer le processus de paiement, elle n’avait formulé «qu’une seule demande (si nécessaire) d’informations complémentaires» lors de l’analyse des rapports finaux. Toutefois, dans un cas contrôlé par les services du Médiateur, un paiement intermédiaire a été précédé de 13 demandes d’informations successives envoyées au bénéficiaire dans le cadre d’un contrôle documentaire, étalé sur plus d’un an avec de longues périodes d’inactivité administrative. Tout en soutenant l’utilisation en temps utile des suspensions en tant qu’outil fondamental pour garantir une bonne gestion financière et respecter les délais de paiement, la Médiatrice estime que, sur la base des principes de bonne administration, la Commission devrait intensifier ses efforts pour limiter le nombre de demandes successives envoyées aux bénéficiaires.

E. Paiement des intérêts de retard

39. À l'expiration des délais fixés dans le règlement financier, les créanciers, à l'exception des États membres, ont automatiquement droit à des intérêts moratoires [22]. L’article 111, paragraphe 4, des règles d’application du règlement financier [23] précise que « [t]outefois, lorsque les intérêts calculés conformément au premier alinéa sont inférieurs ou égaux à 200 EUR, ils ne sont versés au créancier que sur demande présentée dans un délai de deux mois à compter de la réception du paiement tardif».

40. Le Médiateur a examiné les dossiers dans les trois affaires pour lesquelles les intérêts moratoires payés en 2014 étaient les plus élevés. Sa conclusion est qu’aucune des affaires n’était due à une mauvaise administration, l’une ayant été déclenchée par une décision de justice et les deux autres par la pénurie de crédits de paiement.

Conclusions

41. La Médiatrice se félicite des progrès accomplis pour réduire le nombre et la valeur des retards de paiement en 2015, après le pic atteint en 2014. Elle reconnaît que le manque à gagner en crédits de paiement en 2014 échappait au contrôle de la Commission. Elle se félicite en particulier des mesures introduites par la Commission, dans ce contexte, pour donner la priorité aux bénéficiaires financièrement fragiles. Elle reconnaît en outre que le fait de devoir faire face à ce déficit de crédits de paiement a entraîné des travaux administratifs supplémentaires pour la Commission. Mis à part ce facteur exceptionnel, la Médiatrice estime que l’augmentation des moyennes des retards de paiement à partir de 2013, tant en nombre qu’en valeur, ne signifie pas que les performances de la Commission se sont détériorées en termes absolus. Elles montrent toutefois que la Commission devra intensifier ses efforts si elle veut respecter les délais légaux plus stricts en vigueur depuis janvier 2013.

42. La Médiatrice est consciente du fait que, lorsqu’elle traite des plaintes émanant de bénéficiaires ou de contractants individuels, certaines PME et ONG de plus petite taille peinent à faire face à la charge que représente le respect des exigences strictes de la Commission en matière d’information financière. Il existe un risque que les petits opérateurs soient découragés de participer à des projets financés par l'UE simplement en raison du risque de voir les coûts encourus rejetés par la Commission. Tout en appréciant la nécessité pour la Commission de se prémunir contre toute utilisation abusive des fonds de l'UE, la Médiatrice estime qu'il est possible que la Commission adapte davantage ses exigences dans le cas des petits opérateurs. En fait, il pourrait être utile que la Commission obtienne des conseils externes sur la manière dont elle pourrait adapter ses exigences afin de mieux répondre aux besoins des petits opérateurs.

43. La Médiatrice clôt donc cette enquête et fait les suggestions suivantes [24] à la Commission:

1. La Commission devrait poursuivre ses efforts pour:

• accélérer l’enregistrement des factures, qui constitue la première étape du processus de paiement;
• mieux coordonner les contrôles financiers et opérationnels;
• poursuivre le développement des soumissions sans papier et des circuits sans papier;
• étudier quelles adaptations supplémentaires sont possibles pour répondre aux besoins des petits opérateurs;
• veiller à ce que le nombre de demandes successives d'éclaircissements adressées aux bénéficiaires soit limité au strict nécessaire; et
• gérer la mobilité du personnel afin de minimiser les conséquences négatives d'une rotation excessive du personnel.

2. La Commission devrait publier davantage d’informations sur son délai de paiement brut dans ses rapports annuels d’activité.

 

Emily O'Reilly

Médiateur européen

Strasbourg, le 19/12/2016

 

 

[1] Voir, par exemple, le document économique 531 de la Commission intitulé «The Economic Impact of Late Payments», septembre 2014.

[2] Directive 2011/7/UE du Parlement européen et du Conseil du 16 février 2011 concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales (JO 2011, L 48, p. 1). La présente directive s'adresse aux États membres de l'UE, mais le Médiateur estime que la Commission, qui a élaboré la proposition, devrait montrer l'exemple.

[3] Dans le cas des programmes en gestion directe, la Commission est chargée de toutes les tâches d'exécution budgétaire. Dans le cas des programmes en gestion indirecte, la Commission confie l'exécution du budget aux pays partenaires, aux agences publiques de développement ou aux organisations internationales. Dans le cas des programmes en gestion partagée, la Commission délègue des tâches de mise en œuvre aux États membres de l’UE.

[4] Voir les enquêtes OI/5/99/(IJH)GG, clôturées le 16 février 2001; OI/5/2007/GG, clôturé le 20 juin 2008; OI/1/2009/GG, clôturé le 8 février 2001; et OI/2/2013/EIS, clôturé le 17 décembre 2013.

[5] Les dossiers contrôlés concernaient les trois cas présentant les retards de paiement les plus importants en faveur de bénéficiaires non publics en 2014, les trois cas dans lesquels le montant d’intérêts le plus élevé a été versé à des bénéficiaires privés, les trois cas dans lesquels le nombre de suspensions successives a été le plus élevé, trois cas dans lesquels des paiements tardifs ont été versés à des PME et quatre cas considérés comme exemplaires par la Commission.

[6] Pour replacer ces données dans un contexte plus large, elles ont été ajoutées, dans la mesure du possible, aux données obtenues lors des enquêtes précédentes du Médiateur. Les tableaux originaux fournis par la Commission sont disponibles sur le site web du Médiateur à l’adresse suivante: http://www.ombudsman.europa.eu/fr/cases/correspondence.faces/fr/68950/html.bookmark http://www.ombudsman.europa.eu/fr/cases/correspondence.faces/fr/68951/html.bookmark

[7] Le nombre moyen de jours qu'il faut pour effectuer un paiement, sans tenir compte des suspensions.

[8] Article 106, paragraphe 5, du règlement (CE, Euratom) n° 2342/2002 de la Commission du 23 décembre 2002 établissant les modalités d’exécution du règlement (CE, Euratom) n° 1605/2002 du Conseil portant règlement financier applicable au budget général des Communautés européennes (JO L 357, p. 1).

[9] Règlement (UE, Euratom) no 966/2012 du Parlement européen et du Conseil du 25 octobre 2012 relatif aux règles financières applicables au budget général de l’Union et abrogeant le règlement (CE, Euratom) no 1605/2002 du Conseil (JO 2012, L 298, p. 1).

[10] Le budget de l’UE se compose de «crédits d’engagement» et de «crédits de paiement». Les crédits d'engagement couvrent le coût total des obligations légales (contrats, conventions de subvention, etc.) que la Commission peut signer au cours d'un exercice. Les crédits de paiement couvrent les montants dus au cours de l'exercice en cours, résultant d'engagements juridiques signés la même année ou antérieurement.

[11] Article 106 du règlement (CE) n° 2342/2002.

[12] Le 14 septembre 2016, la Commission a présenté une proposition de nouveau règlement financier. Les dispositions relatives aux délais de paiement et au paiement des intérêts de retard restent toutefois largement inchangées.

[13] Par exemple, voir: http://europa.eu/rapid/press-release_MEMO-14-550_en.htm

[14] En outre, le 19 mai 2015, sur proposition de la Commission, le Parlement européen, le Conseil et la Commission se sont mis d'accord sur une «déclaration commune relative à un échéancier de paiement pour la période 2015-2016».

[15] Pour les coûts unitaires, le remboursement est calculé sur la base d'une quantité livrée multipliée par un coût unitaire. Les montants forfaitaires sont un montant fixe qui est remboursé lorsque les conditions de l’accord sur les activités ou les réalisations ont été remplies.

[16] Conformément à l'article 111, paragraphe 5, des règles d'application du règlement financier, les services de la Commission publient des informations sur le respect des délais de paiement dans leur rapport annuel d'activité et dans le résumé présenté au Parlement européen et au Conseil. Voir les rapports annuels d'activité pour 2015 (tableau 6 de l'annexe 3): http://ec.europa.eu/atwork/synthesis/amp/mplans2015_en.htm

[17] http://www.ombudsman.europa.eu/fr/cases/decision.faces/fr/10076/html.bookmark

[18] Dans un cas inspecté, l'Ombudsman a constaté que quatre agents de projet successifs avaient été chargés de suivre un projet entre le 1er janvier 2011 et le 30 juin 2014, ce qui représente une moyenne de moins d'un an par agent.

[19] Conformément à l'article 92, paragraphe 2, du règlement financier, les services de la Commission ont le droit de suspendre le délai de paiement si le montant de la demande de paiement n'est pas dû ou si les pièces justificatives appropriées n'ont pas été produites.

[20] Le « temps brut de paiement » n’apparaît que dans quelques-uns des rapports annuels d’activité des DG et des agences exécutives, principalement dans le domaine de la recherche.

[21] Des contrôles préalables approfondis des demandes de paiement peuvent effectivement réduire le nombre d'erreurs, mais sont également susceptibles d'augmenter le délai de paiement brut. Au contraire, les contrôles sélectifs sont susceptibles de réduire le délai de paiement brut, mais peuvent entraîner un nombre plus élevé de paiements erronés.

[22] L'objectif des intérêts moratoires est double. Premièrement, il vise à indemniser le contractant/bénéficiaire pour les coûts occasionnés par le retard de paiement (par exemple, s’il a subi une réduction de ses flux de trésorerie ou s’il a dû emprunter de l’argent entre-temps). Deuxièmement, il s’agit d’une sanction budgétaire appliquée à l’institution responsable du retard de paiement, qui sert d’incitation à payer à temps.

[23] Règlement délégué (UE) no 1268/2012 de la Commission du 29 octobre 2012 relatif aux règles d’application du règlement (UE, Euratom) no 966/2012 du Parlement européen et du Conseil relatif aux règles financières applicables au budget général de l’Union (JO 2012, L 362, p. 1).

[24] Compte tenu des variations de performance au sein de la Commission, la Médiatrice reconnaît que certaines de ces suggestions peuvent ne pas être pertinentes pour certaines DG de la Commission.