Antécédents de la plainte

1. Le plaignant, Statewatch, est une organisation à but non lucratif axée sur le suivi des libertés publiques et civiles, ainsi que sur la responsabilité et l’ouverture en Europe.

2. Le 9 novembre 2016, le plaignant a présenté une demande d’accès à des documents à la Commission européenne. La demande concernait un projet intitulé ENLETS [1] diffusant les meilleures pratiques [2]. Le plaignant souhaitait avoir accès à «tout matériel [...] détenu par la Commission dans le cadre du projet “ENLETS Disseminates Best Practices (EDBP)”, financé par le Fonds pour la sécurité intérieure [3] [et] tout matériel [...] détenu par la Commission dans le cadre du projet “ENLETS Security and Procurement (ESTP)”».

3. Le 30 novembre 2016, la Commission a envoyé un courriel au plaignant prolongeant le délai de réponse à la demande jusqu’au 21 décembre 2016.

4. Le 21 décembre 2016, la Commission a envoyé au plaignant un courriel prolongeant à nouveau le délai, cette fois jusqu’au 19 janvier 2017.

5. La Commission n'a pas répondu dans ce nouveau délai. Le 20 janvier 2017, le plaignant a écrit à la Commission et lui a posé des questions sur l’état d’avancement de l’affaire.

6. Le 24 janvier 2017, la Commission a informé le plaignant par courrier électronique que sa demande «avait été traitée, que les documents avaient été identifiés et qu’ils lui seraient envoyés sous peu».

7. Le plaignant a de nouveau écrit à la Commission le 30 janvier 2017, le 6 février 2017 et le 15 février 2017 pour lui rappeler le traitement de la demande. Ces courriels sont restés sans réponse.

8. Le plaignant s’est adressé au Médiateur le 20 février 2017.

L'enquête

9. La Médiatrice a ouvert une enquête sur le fait que la Commission n’a pas traité la demande d’accès du public aux documents du plaignant dans les délais fixés par le règlement (CE) no 1049/2001 ^[4] et n’a pas respecté les exigences du code de bonne conduite administrative de la Commission, étant donné qu’elle n’a pas répondu aux demandes du plaignant.

10. Le 21 juin 2017, l’équipe d’enquête de la Médiatrice a examiné les dossiers de la Commission relevant du champ d’application de la demande et la correspondance interne de la Commission à ce sujet. Entre-temps, le 4 avril 2017, la Commission avait accordé un accès partiel [5] à 14 documents relevant du champ d’application de la demande du plaignant. Le plaignant n’a pas demandé de réexamen de cette décision. La Médiatrice a donc limité son enquête à la question de l’absence de réponse initiale et du retard dans l’octroi de l’accès.

11. La décision du Médiateur tient compte des arguments et des points de vue avancés par les parties.

Délai de traitement de la demande par la Commission

Arguments présentés au Médiateur

12. Le plaignant a fait valoir que la Commission n'avait pas respecté le délai prévu par le règlement (CE) n° 1049/2001. En outre, le plaignant a fait valoir que la Commission n’avait pas respecté son propre code de bonne conduite administrative, étant donné qu’elle n’avait pas non plus répondu à ses questions sur l’état d’avancement de la demande.

13. Même si la Commission a accordé un accès partiel à 14 documents relevant du champ d’application de la demande du plaignant le 4 avril 2017, le plaignant souhaitait poursuivre la plainte en ce qui concerne le retard dans le traitement de sa demande. Elle a estimé que le délai de réponse à sa demande n'était pas acceptable.

14. La Commission a expliqué que le retard était dû à la lourde charge de travail de la Commission avant la pause de fin d’année, au manque de ressources disponibles et à la large portée de la demande du plaignant.

Évaluation du Médiateur

15. La Médiatrice note que le règlement (CE) no 1049/2001 prévoit un délai maximal de 30 jours ouvrables pour répondre à une demande d’accès à des documents [6]. Le règlement prévoit également le traitement des demandes importantes.

16. En l’espèce, la Commission n’a pas respecté le délai fixé dans le règlement. Elle n’a pas non plus respecté ses propres engagements ultérieurs, pris à l’égard du plaignant, de répondre à une date donnée. En outre, en violation des principes de bonne administration, elle n’a pas répondu aux demandes de renseignements du plaignant concernant l’état d’avancement de sa demande.

17. Bien que la Commission ait finalement divulgué les documents, en partie, et que le plaignant ait accepté sur le fond la position de la Commission sur la divulgation, le Médiateur considère que le non-respect du délai et l’absence de réponse aux lettres du plaignant constituent un cas de mauvaise administration. Dans ce contexte, la Médiatrice tient à préciser qu'elle attend de la Commission qu'elle respecte les délais prévus par le règlement (CE) n° 1049/2001 dans tous les cas futurs. Toutefois, elle estime qu’une recommandation, découlant de sa constatation de mauvaise administration dans ce cas particulier, ne servirait plus à rien.

Conclusion

Sur la base de l’enquête, la Médiatrice clôt cette affaire en concluant ce qui suit:

Le non-respect du délai prévu par le règlement 1049/2001 et l’absence de réponse aux lettres du plaignant constituent un cas de mauvaise administration. La Médiatrice est d’avis qu’une recommandation, découlant de sa constatation de mauvaise administration dans ce cas particulier, ne servirait plus à rien, étant donné que la divulgation appropriée des documents a finalement été effectuée.

Le plaignant et la Commission seront informés de cette décision.

Emily OʹReilly

Médiateur européen

Strasbourg, le 09/02/2018

[1] ENLETS désigne le réseau européen des services technologiques répressifs. Il a été créé en 2008 dans le but de recueillir les besoins des utilisateurs, d'analyser et de sensibiliser aux nouvelles technologies et aux meilleures pratiques, d'effectuer des analyses comparatives et de fournir des conseils au sein des services de sécurité intérieure.

[2] Entre autres questions, le projet s'est concentré sur le renseignement open source, qui concerne la police de première ligne (événements, contrôle des foules) et les enquêtes criminelles (recherche de preuves, suivi et surveillance), et le renseignement par signal (quel type de renseignement par signal est le plus efficace sur le plan opérationnel et le plus ouvert pour intégrer les capteurs (utilisés par les services répressifs, et quel type de concept sera nécessaire étant donné que de plus en plus de données sont transmises pour traitement et que plus d'informations doivent être analysées).

[3] Accord HOME/2012/ISEC/FP/C2/4000003994.

[4] Règlement (CE) n° 1049/2001 du Parlement européen et du Conseil du 30 mai 2001 relatif à l'accès du public aux documents du Parlement européen, du Conseil et de la Commission. JO 2001, L 145, p. 43.

[5] En ce qui concerne les parties qui avaient été occultées, la Commission a invoqué la protection de la sécurité publique [conformément à l’article 4, paragraphe 1, point a), du règlement (CE) no 1049/2001] et la protection des données à caractère personnel [conformément à l’article 4, paragraphe 1, point b), du règlement (CE) no 1049/2001].

[6] Conformément aux parties pertinentes de l’article 7, paragraphe 1, du règlement, «[d]ans un délai de quinze jours ouvrables à compter de l’enregistrement de la demande, l’institution soit accorde l’accès au document demandé et le fournit conformément à l’article 10 dans ce délai, soit, dans une réponse écrite, indique les raisons du refus total ou partiel et informe le demandeur de son droit de présenter une demande confirmative conformément au paragraphe 2 du présent article».

En outre, conformément à l’article 7, paragraphe 3, du même règlement, « [d]ans des cas exceptionnels, par exemple dans le cas d’une demande portant sur un document très long ou sur un très grand nombre de documents, le délai prévu au paragraphe 1 peut être prolongé de quinze jours ouvrables, pour autant que le demandeur en soit informé à l’avance et qu’une motivation détaillée soit fournie» (soulignement ajouté).